SKKN áp dụng mô hình 5s trong công tác quản lý tại trường THCS định tân

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH TRƯỜNG THCS ĐỊNH TÂN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S TRONG CƠNG TÁC QUẢN LÍ TẠI TRƯỜNG THCS ĐỊNH TÂN” Người thực hiện: Bùi Văn Hùng Chức vụ: Hiệu trưởng Đơn vị: Trường THCS Định Tân Yên Định - Thanh hóa SKKN thuộc lĩnh mực: Quản lí PHẦN I: MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài: Trong công đổi đất nước nay, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Đối với ngành Giáo dục Đào tạo, thực Nghị Trung ương khóa VIII chủ trương Đảng, Nhà nước định hướng chiến lược phát triển Giáo dục đào tạo thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa, lĩnh vực giáo dục đào tạo đạt thành tựu quan trọng, góp phần to lớn vào nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Chúng ta xây dựng hệ thống giáo dục đào tạo tương đối hoàn chỉnh từ mầm non đến đại học Cơ sở vật chất, thiết bị giáo dục, đào tạo cải thiện rõ rệt bước đại hóa Số lượng học sinh, sinh viên tăng nhanh, giáo dục đại học giáo dục nghề nghiệp Chất lượng giáo dục đào tạo có tiến Đội ngũ nhà giáo cán quản lý giáo dục phát triển số lượng chất lượng, với cấu ngày hợp lý, cơng tác xã hội hóa giáo dục đẩy mạnh, phát triển giáo dục đào tạo có nhiều chuyển biến tích cực Hồ nhập với xu cơng tác quản lý giáo dục nhà trường đổi mạnh mẽ với ứng dụng công nghệ thông tin mơ hình quản lí đại giới đem lại hiệu cao hoạt động Nhằm xây dựng môi trường làm việc sẽ, ngăn nắp; nâng cao ý thức kỷ luật nhà trường; chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn nhà trường doanh nghiệp giới áp dụng mơ hình 5S vào q trình quản lí, q trình sản xuất đem lại hiệu cao công việc, đặc biệt Nhật Bản áp dụng hiệu mơ hình Mơ hình 5S có nhiều nghiên cứu nhiều lợi ích áp dụng quản lí nhà trường, đơn vị, nhà trường doanh nghiệp song việc áp dụng quản lí, phát triển nhà trường điều mẻ Nhận thức vấn đề trên, định chọn đề tài: “Áp dụng mơ hình 5S cơng tác quản lí Trường THCS Định Tân” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm tập trung nghiên cứu tìm hiểu phân tích khái niệm mơ hình 5S bước áp dụng mơ hình nhà trường để đổi cơng tác quản lí nâng cao hiệu cơng việc Mục đích nghiên cứu Để cải tiến môi trường làm việc theo phong cách 5S biết đến phưong pháp tổ chức xếp hồ sơ tài liệu nơi làm việc tốt trở nên phổ biến lý sau: Chỗ làm việc trở nên ngăn nắp hơn; Mọi người nhà trường dễ dàng nhận kết thay đổi tích cực; Kết tăng cường phát huy sáng kiến; Mọi người cảm thấy thoải mái làm việc; Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn hơn; Mọi người cảm thấy tự hào ngăn nắp nơi làm việc Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu tập trung nghiên cứu khái niệm mơ hình thực hành 5S bước áp dụng mơ hình vào việc xếp hồ sơ sổ sách, đồ dùng dạy học, đồ dùng sinh hoạt phòng học, phòng chức năng, phòng làm việc Trường THCS Định Tân Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp nghiên cứu thực chứng với mục đích so sánh thực trạng mơi trường làm việc nhà trường với ưu điểm 5S thấy 5S cách làm hiệu để huy động người, cải tiến môi trường làm việc nâng cao suất hiệu cơng việc từ xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc PHẦN II: NỘI DUNG Cơ sở lí luận 5S chương trình nâng cao suất phổ biến Nhật Bản trở nên phổ biến nhiều nước khác, Việt Nam nhà trường mà số quan hành sử dụng công cụ 5S cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt 5S xuất phát từ nhu cầu: Đảm bảo sức khoẻ nhân viên; Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trình làm việc; Tạo tinh thần bầu khơng khí làm việc cởi mở; Nâng cao chất lượng sống; Nâng cao suất Bắt nguồn từ truyền thống Nhật bản, nơi, công việc, người Nhật cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác người thực cơng việc Người Nhật ln tìm cách cho người cơng nhân thực gắn bó với cơng việc Lợi ích 5S mang lại có nơi làm việc trở nên ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ ln sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an tồn Cán cơng nhân viên tự hào nơi làm việc ngăn nắp, đem lại hiệu cao công việc Khi thực 5S thành công nhà trường, thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc, vật dụng cần thiết xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sẽ, bảo dưỡng, bảo quản Từ hoạt động 5S nâng cao tinh thần tập thể, tạo hồ đồng người, qua người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm ý thức công việc Thực trạng, kết thực trạng 2.1 Thực trạng Khi chưa áp dụng mơ hình 5S vào hoạt động việc bố trí tài liệu, hồ sơ giấy tờ đồ dùng hàng ngày chưa logic, giữ lại tất thứ cần thiết khơng cần thiết Kết có tay thứ khơng sử dụng Tại chưa có ngăn nắp nhiều vật dụng cất giữ, lưu trữ chưa khoa học, khơng biết có gì, cần tìm khơng mà tìm phải mua dù có sẵn Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa khơng có tác dụng, mặt khác không chọn lọc, chuẩn bị thường giữ lại thứ sử dụng khơng sử dụng, thứ sử dụng khơng sẵn sàng, lưu trữ lẫn lộn làm thời gian tìm kiếm, ảnh hưởng đến chất lượng công việc Môi trường làm việc chưa khoa học tạo cho ta cảm giác bề bộn, vệ sinh không tốt tạo thành cho ta thói quen khơng quan tâm, làm có u cầu có đồn kiểm tra 2.2 Kết Quá trình tiến hàng áp dụng 5S nhà trường thành lập Tổ đánh giá 5S có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn 5S tới toàn thể CBGVNV nhà trường Ngoài Tổ đánh giá 5S thực việc đánh giá thực trạng hạng mục đưa vào triển khai áp dụng 5S Sau đánh giá lại toàn hạng mục, kết cho thấy, việc triển khai 5S cần thiết nhằm cải thiện nâng cao chất lượng cơng việc Tồn thể CBGVNV nhà trường áp dụng góc làm việc cá nhân Bắt đầu từ việc Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ, kết thể vị trí làm việc người So sánh với hình ảnh trước áp dụng 5S kết mang lại khả quan Các phòng làm việc xếp khoa học khơng bừa bộn với tài liệu, đồ dùng … Cùng với việc xếp lại góc làm việc cá nhân, phòng quy hoạch lại toàn tủ đựng tài liệu, đồ dùng Tất tài liệu cho vào cặp file xếp gọn gàng vào tủ, thay bày hết bàn làm việc trước Đối với khu phòng chức năng, phòng kho quy hoạch lại cách gọn gàng, ngăn nắp có quy định vị trí rõ ràng cho đồ dùng giúp cho người quản lý dễ dàng quản lý dễ phát bất thường (thiếu hụt, để khơng vị trí…) Đối với khu vực sinh hoạt chung như: Văn phòng, phòng hành chính, nhà vệ sinh, khu vực hành lang kiểm tra thường xuyên có đánh giá hàng ngày việc áp dụng 5S Sau thời gian thực áp dụng 5S, Các phòng làm việc, phòng chức năng, phòng kho… nhận kết khả quan Tuy nhiên, để thành công việc thực 5S cần có tâm Tồn cán bộ, giáo viên nhân viên lãnh đạo Việc thực phải liên tục, thực thói quen có ý thức hay 5S “Săn sóc – Sẵn sàng” Việc thực 5S hàng ngày giúp trì gọn gàng sẽ, giảm thiểu lãng phí như: thời gian, cơng sức, chi phí … giúp cho tăng suất chất lượng công việc mang lại môi trường sạch, tạo cảm hứng làm việc cho tất người 3 Nghiên cứu các giải pháp thực hiện: 3.1 Khái niệm 5S 5S bắt nguồn từ từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu Shitsuke Trong tiếng Anh, 5S dịch sang từ tương ứng Sort, Straighten, Shine, Systemise Sustain Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc Sẵn sàng 3.1.1 Sàng lọc (Seiri) Sàng lọc có nghĩa phân loại, tổ chức vật dụng theo trật tự Đây bước nhà trường cần làm thực hành 5S Nội dung Sàng lọc phân loại, di dời vật dụng không cần thiết nơi làm việc Khi xem lại phòng làm việc mình, hồ sơ lưu trữ hay thiết bị đồ dùng dạy học, bạn nhận thấy vật dụng không ghi xác nơi lưu trữ, nhiều thứ khơng cần thiết cho công việc lưu giữ lại Do đó, nhiệm vụ Sàng lọc phân loại các vật dụng cần thiết vật dụng khơng cần thiết, từ di dời lý vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên môi trường làm việc khoa học Một cách thông dụng để thực việc “Sàng lọc” sử dụng “thẻ đỏ”, vật dụng không cần thiết cho công việc gắn thẻ Kết thúc trình người phụ trách phận có vật dụng gắn thẻ đỏ xem khu vực Sau việc đưa định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng theo cách định Với hoạt động Sàng lọc, thứ phân loại cách khoa học, từ giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường làm việc an tồn 3.1.2 Sắp xếp (Seiton) Seiton có nghĩa xếp thứ gọn gàng có trật tự Vì vậy, du nhập vào Việt Nam, Seiton gọi Sắp xếp Sau loại bỏ vật dụng khơng cần thiết cơng việc tổ chức vật dụng lại cách hiệu theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy dễ trả lại Thông thường việc bắt đầu việc xem xét công dụng tần suất sử dụng vật dụng lại, từ định nên để chúng gần hay không? Cần để chúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, cơng việc cần phải thực dựa việc phân tích trình tự cho giảm thiểu thời gian di chuyển trình hệ thống Ở bước này, vật dụng cần xác định vị trí cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “một vị trí cho vật dụng, vật dụng có vị trí nhất” Một điểm cần ý thực Sâp xếp vật dụng nên đánh số dán nhãn tên giúp CBGVNV nhà trường dễ dàng nhận biết tìm kiếm Với hoạt động Sắp xếp, môi trường làm việc trở nên thuận tiện, gọn gàng thơng thống hơn, khuyến khích tinh thần làm việc người 3.1.3 Sạch (Seiso) Sạch có nghĩa làm vệ sinh giữ nơi làm việc Cơng việc phần giữ gìn tồn nhà trường Giữ gìn thực thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể vệ sinh hàng ngày đồ dùng, vật dụng nơi làm việc Sạch hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, đồng thời nâng cao xác máy móc thiết bị (do ảnh hưởng bụi bẩn) Phát động chương trình “5 phút Sạch sẽ” cuối ngày làm việc giúp cho người thấm nhuần tư tưởng Sạch sẽ, trì thường xuyên Vệ sinh không để giữ gìn vệ sinh nhà trường mà kiểm tra đồ dùng, thiết bị từ phát vấn đề bụi bẩn hư hỏng đồ dùng thiết bị… Nhờ đó, nhanh chóng tìm giải pháp cho vấn đề đảm bảo hiệu hoạt động sử dụng Sau áp dụng chữ S đầu tiên, nhà trường đạt kết đáng ngạc nhiên, góp phần nâng cao hiệu cơng việc 3.1.4 Săn sóc (Seiketsu) Săn sóc với mục đích trì kết hoạt động 3S Mục tiêu Săn sóc trì hoạt động 3S lâu dài, khơng phải phong trào thời Do vậy, xác định q trình cần thiết để đảm bảo tính xác vơ cần thiết để trì thành hoạt động trước Bên cạnh nhà trường nên đưa quy định, nội quy, kế hoạch… để kiểm sốt phát triển việc thực 5S Một điểm quan trọng nội dung S4 hoạt động kiểm tra, đánh giá hoạt động mà nhà trường thực được, đồng thời tổ chức thi đua giúp nâng cao ý thức người việc thực hành 5S Bằng việc phát triển Săn sóc, hoạt động 3S cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đặt tiến tới hoàn thiện 5S nhà trường 3.1.5 Sẵn sàng (Shitsuke) Sẵn sàng hoạt động cuối 5S Nó hiểu rèn luyện, tạo nên thói quen, nề nếp, tác phong cho người thực 5S Khi nhà trường thực hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc cách thường xuyên hiệu quả, hiểu nhà trường trì tốt 5S Tuy nhiên, đơn thực mà khơng có nâng cấp dần dần, hệ thống 5S xuống không mang lại hiệu cho nhà trường Như vậy, Sẵn sàng hiểu đào tạo người tuân theo thói quan làm viêc tốt giám sát nghiêm ngặt nội quy nơi làm việc Để người sẵn sàng thực 5S, nhà trường cần xây dựng chương trình đào tạo thực hành thường xuyên cho nhân viên Bên cạnh đó, người lãnh đạo, quản lý nhà trường cần gương cho người làm theo việc học tập thực hành 5S Như vậy, nội dung Sẵn sàng, việc đào tạo Sẵn sàng điểm quan trọng nhất, giúp hoạt động 5S trì phát triển đến mức cao nhất, từ góp phần nâng cao suất chất lượng công việc 3.2 Giải pháp tổ chức thực hiện: Để triển khai thành cơng 5S nhà trường cần có kế hoạch cụ thể phù hợp với hoàn cảnh thực tế Đây khơng phải phong trào mang tính ngắn hạn, muốn thấy hiệu cần phải trải qua trình gồm bước: Chuẩn bị; Thơng báo thức Lãnh đạo nhà trường; Toàn cán bộ, giáo viên, nhân viên học sinh thực tổng vệ sinh; Thực Sàng lọc, Sắp xếp Sạch hàng ngày; Đánh giá định kỳ 5S 3.2.1 Chuẩn bị Bước chuẩn bị bước quan trọng trình triển khai hệ thống quản lý tổ chức, nhà trường Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, phải đối mặt với nhiều nguy thất bại Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị yếu tố then chốt giúp nhà trường tiếp cận phát triển hoạt động 5S Quá trình chuẩn bị gồm nội dung sau: - Lãnh đạo nhà trường cần hiểu triết lý lợi ích thực hành 5S - Lãnh đạo nhà trường cán chủ chốt tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng 5S nhà trường, đơn vị, nhà trường, doanh nghiệp (nếu có thể) - Lãnh đạo nhà trường cam kết thực 5S tổ chức - Thành lập ban đạo 5S - Chỉ định cán trách nhiệm hoạt động 5S - Tổ chức đào tạo cho người có trách nhiệm cán hướng dẫn thực - Lập kế hoạch thực 5S Có thể nói, bước chuẩn bị, thiết lập ban đạo 5S, việc tổ chức đào tạo xây dựng kế hoạch nội dung chủ đạo Một yếu tố quan trọng giúp trình triển khai 5S thành công cam kết lãnh đạo Việc cam kết đảm bảo nguồn lực tồn q trình thực hiện, nhóm đạo 5S cần phải có tham gia Lãnh đạo nhà trường đại diện tất tổ nhóm có liên quan tổ chức Bên cạnh đó, việc đào tạo lý thuyết học hỏi kinh nghiệm từ tổ chức trước việc thực hành 5S giúp nhà trường tiếp cận 5S dễ dàng Bằng chuyến tham quan thực tế, cán ban đạo 5S nhận thấy lợi ích 5S cách thức mà nhà trường vận dụng thành công Nội dung cuối bước chuẩn bị xây dựng kế hoạch chi tiết Khi thiết lập kế hoạch thực hiện, cần ý số vấn đề sau: Dự tính thời gian cho tồn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời gian cụ thể cho hoạt động Thông thường kế hoạch triển khai 5S kéo dài từ 1-2 năm, nhà trường khác nhau, thời gian trình khác biệt tùy vào hoàn cảnh, điều kiện nhà trường Nội dung cơng việc nên xây dựng chi tiết cho tổ nhóm, khu vực Nội dung cơng việc chi tiết việc thực kiểm soát tiến độ dễ dàng Chỉ định người trách nhiệm cho hoạt động 5S phận Nhũng người chịu trách nhiệm tuyên truyền, giám sát điều phối hoạt động tổ nhóm Do vậy, điều phối viên cần đào tạo sâu sắc 3.2.2 Thông báo thức lãnh đạo Đây hoạt động nhằm thức phát động chương trình 5S tổ chức, nhà trường Trong quản lý, Lãnh đạo nhà trường người có ảnh hưởng lớn đến ý thức nhân viên; thơng báo thức Lãnh đạo nhà trường thể tâm thực chương trình 5S nhà trường mình, khuyến khích tinh thần, trách nhiệm CBGVNV trình thực Bên cạnh đó, Lãnh đạo nhà trường cần phải cam kết thực tham gia trực tiếp vào hoạt động 5S với nhân viên, chương trình 5S trì phát triển bền vững nhà trường Để CBGVNV hiểu rõ chương trình thực hành 5S, thơng báo thức lãnh cần bao gồm nội dung sau: - Thông báo thức chương trình thực hành 5S - Trình bày mục tiêu chương trình 5S - Cơng bố thành lập ban đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân cơng nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm khu vực - Lập công cụ tuyên truyền băng rôn biểu ngữ, bảng tin… - Tổ chức đào tạo nội dung 5S cho người Trong q trình thơng báo thức, việc phổ biến phương hướng, mục tiêu chương trình thực 5S quan trọng Nó giúp CBGVNV dần định hướng phương pháp cách thức thực hoạt động 5S bước Sau đó, ban đạo 5S xem xét hệ thống lại tổ chức ban, từ xây dựng sơ đồ tổ chức thực 5S để thuận tiện việc kiểm soát, quản lý tổ nhóm.Ngồi ra, thiết lập quy định quan trọng trình thực 5S Những quy định có vai trò hướng dẫn hoạt động 5S cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu hoạt động Để CBGVNV dễ dàng hiểu ghi nhớ quy định, chúng nên thể hình ảnh hay sơ đồ trưng bày chỗ bất dễ nhìn Sau nhân viên nắm rõ mục tiêu phương hướng chương trình 5S, việc tổ chức đào tạo cho tồn CBGVNV nhà trường tiến hành.Thông qua chương trình đào tạo, nhà trường lồng ghép phổ biến quy định, quy chuẩn cho hoạt động 5S phương thức hiệu áp phích, băng rơn, hiệu 3.2.3 Thực Sàng lọc Trong 5S, sàng lọc vật dụng không cần thiết tiền đề để thực chữa S Mục đích sàng lọc di dời vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc, tránh tái xuất chúng không cần đến, hướng tới nâng cao hệ số sử dụng hiệu suất khơng gian làm việc, góp phần cải tiến suất Trong bước Sàng lọc, nhà trường cần thực nội dung sau: - Lập tiêu chuẩn loại bỏ vật dụng không cần thiết - Sàng lọc sơ để loại bỏ thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh - Xác định phân loại thứ không cần thiết loại bỏ chúng - Thực công tác sàng lọc với phong trào tổng vệ sinh kiểm kê đồ dùng thiết bị lần năm nhằm loại bỏ triệt để vật dụng khơng cần thiết, tránh lãng phí cơng việc Đồng thời, việc tìm ngun nhân dẫn đến xuất vật dụng dư thừa cần thiết giúp nhà trường ngăn ngừa tái diễn Dựa vào nguyên nhân trên, nhà trường đưa kế hoạch thích hợp nhằm ngăn ngừa tái xuất vật dụng không cần thiết môi trường làm việc, giảm bớt công việc sàng lọc 3.2.4 Thực Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch Sẵn sàng hàng ngày Thực Sàng lọc Sau thực sàng lọc ban đầu, nhà trường cần tiếp tục hoạt động để tận dụng chỗ làm việc hiệu Đồng thời ban đạo 5S Lãnh đạo nhà trường nên vận động, triển khai cải tiến địa điểm phương pháp lưu giữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tạo nên mơi trường làm việc thuận tiện Thực Sắp xếp Sau sàng lọc, hoạt động Sắp xếp thực có nghĩa xếp, bố trí đồ vật cần thiết cách gọn gàng cho dễ lấy Các nguyên tắc Sắp xếp bao gồm: - Mỗi đồ vật bố trí chỗ riêng - Tất vật dụng vị trí chúng cần thể cách ghi nhãn có hệ thống - Đặt đồ vật cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm - Sắp xếp vật dụng cho xử lý, vận chuyển dễ dàng Đối với cơng cụ, thiết bị văn phòng phẩm, nên bố trí hợp lý, phù hợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả Các vật dụng thường xuyên sử dụng nên để gần nơi làm việc nhất, vật dùng tới để xa thứ khơng cần dùng tới phải lưu giữ cất vào kho riêng có dấu hiệu nhận biết QUI ĐỊNH SẮP XẾP Ghi STT Nội dung Cách thức xếp Sơ đồ vị trí khu vực phòng Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho thành làm việc, khu viên tổ nhóm bổ vị trí số nơi lưu vực lối trữ hồ sơ, tài liệu, VPP phục vụ cho công tác chung Qui định loại liệu lưu trữ ổ cá nhân Qui định (ổ H) loại liệu lưu trữ ổ chung xếp liệu Sắp xếp theo dạng thư mục, tên folder máy tính thể nội dung bên Qui định Bàn làm việc cá nhân phải xếp ngăn nắp, xếp hồ sơ tài gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày bàn liệu: giải làm việcphải để nơi qui định sau quyết, chưa chiều tan ca giải quyết, 1.Đang giải quyết: giải quyết, lưu Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng trữ cơng việc thời gian Có dán nhãn hồ sơ “Đang giái quyết” Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm STT Nội dung Cách thức xếp Ghi Chưa qiải quyết: Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng cơng việc thời gian Có dán nhãn hồ sơ “Chưa giái quyết” Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm Đã giải quyết: Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo khóa học, theo thời gian theo đơn vị hợp tác Qui định xếp hồ sơ tài liệu: lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu tài liệu tham khảo Qui định xếp lưu giữ sử dụng VPP Lưu hồ sơ, giấy tờ - Sắp xếp rõ ràng theo tên tài liệu,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngồi mục lục bên File để dễ tìm - Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo xếp phân loại rõ ràng theo đơn vị Các loại văn phòng phẩm sử dụng bàn làm việc phải: cần thiết cho công việc, để ngăn nắp, thuận tiện, dễ lấy Qui định thời gian lưu theo S1 Vị trí lưu: phân bổ số tủ lưu trữ theo nhóm chức Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết theo tổ nhóm, theo màu Tiến hành Sạch Sạch có nghĩa dọn vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc, máy móc, thiết bị Thực vệ sinh hàng ngày làm cho môi trường làm việc sẽ, gọn gàng, tạo thoải mái an toàn cho nhân viên làm việc, khuyến khích sáng tạo Ngồi ra, nhờ nơi làm việc sẽ, việc áp dụng quản lớp trực nhà trường trở nên dễ dàng hơn, góp phần nâng cao suất Bên cạnh tác dụng hỗ trợ quản lý trực quan, Sạch đóng góp vai trò quan trọng việc bảo trì đồ dùng, thiết bị Khi thực Sạch sẽ, nhân viên hay người sử dụng đồ dùng lau chùi kiểm tra, nhờ phát bất thường Từ đó, khắc phục kịp thời nhằm sử dụng hiệu cho lần sau Các công việc chủ yếu Sạch là: - Phân chia khu vực trách nhiệm Ban đạo phân cơng trách nhiệm làm khu vực dựa vào vị trí làm việc người, phận, thiết lập đồ khu vực bảng kiểm tra 5S để kiểm soát việc dọn vệ sinh thuận tiện - Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh 10 - Tiến hành thực vệ sinh Trước làm vệ sinh, cần xác định phương hướng làm vệ sinh nhằm tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu hoạt động Khi thực vệ sinh, nên nhớ nguyên tắc: “Vệ sinh Kiểm tra” - Tiến hành cải tiến vệ sinh Luôn ý cải tiến giúp giảm thời gian vệ sinh, dễ dàng vệ sinh vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối đa nguồn bẩn - Đề quy định, hiệu việc giữ gìn vệ sinh.Một hiệu phổ biến nhà trường ‘5 phút làm 5S ngày” giúp hoạt động 5S trì hàng ngày Thực Sẵn sàng Khi thực thường xuyên hoat động 3S mang lại hiệu lớn, thực Sẵn sàng Để trì nâng cao 5S, nhà trường sử dụng số phương pháp hữu ích sau: Thứ nhất, ban Lãnh đạo nhà trường đánh giá hoạt động 5S Khi thực hiện, ban Lãnh đạo nhà trường cần phải cam kết đánh giá thường xuyên hoạt động 5S Cũng giống hệ thống quản lý khác, 5S cần có hệ thống quy định, tài liệu liên quan để đánh giá chuẩn xác hoạt động 5S Hệ thống tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm: - Chính sách, mục tiêu kế hoạch thực 5S - Sơ đồ tổ chức 5S - Các quy định 3S - Tư liệu đào tạo - Tài liệu quảng bá 5S - Bảng tin 5S - Cơ chế khen thưởng cho việc thực hành 5S - Quy định đánh giá việc thực 5S Thứ hai, tổ chức thi đua tổ nhóm nhà trường Thứ ba, tạo phong trào thi đua nhà trường 5S Tiến hành Sẵn sàng tạo thói quen, nâng cao ý thức tự giác công nhân viên việc thực 3S Khi thực 3S thường xuyên, làm 3S dần trở thành phần thiếu công việc hàng ngày nhân viên Mục tiêu cuối Sẵn sàng hay 5S đưa triết lý 5S vào văn hóa nhà trường, từ nâng cao hình ảnh nhà trường 3.2.5 Đánh giá định kỳ 5S Để hoạt động 5S trì lâu dài mang lại hiệu lớn cải tiến suất, chất lượng, việc đánh giá định kỳ cần thiết Nội dung bước cần ý: - Lập kế hoạch đánh giá khích lệ hoạt động 5S - Cán đánh giá thường xuyên hoạt động 5S - Phát động phong trào thi đua tổ nhóm 5S - Trao thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân thực tốt 5S - Tổ chức tham quan việc thực 5S quan, tổ chức khác 11 - Tổ chức thi đua 5S tổ nhóm, phòng làm việc để hồn thiện chương trình 5S Trong q trình đánh giá, việc xây dựng bảng tiêu chí đánh giá vấn đề cần ý hàng đầu Tùy thuộc vào điều kiện nhà trường, tiêu chí đánh giá thực 5S thiết lập cho phù hợp Trong thực tế, việc phát động phong trào thực 5S khơng q khó trì phát triển dài hạn lại vấn đề khó khăn nhà trường Việt Nam Ở hầu hết nhà trường, ý thức kỷ luật nhân viên cơng việc chưa cao, kiểm tra, đánh giá thường xuyên giai đoạn đầu giúp triết lý 5S dần trở thành thói quen họ Ngồi ra, dựa vào quy mơ nhà trường, thiết lập đợt kiểm tra, giám sát lớn nhỏ khác để đánh giá hoạt động Sau 5S trở thành thói quen nhân viên, việc đánh giá cần thực định kỳ lần/năm để cải tiến chương trình 5S lên mức độ hiệu Ngoài hoạt động kiểm tra đánh giá, nhà trường cần quan tâm đến việc khen thưởng cho phận, cá nhân thực tốt 5S Đây hình thức khích lệ hiệu trình áp dụng 5S nhà trường Bên cạnh đó, tổ chức tham quan, giao lưu kinh nghiệm với quan áp dụng mô hình góp phần thúc đẩy tinh thần nhân viên việc phát triển 5S lâu dài Kết thu từ 5S 5S phương pháp lại mang lại hiệu cao giúp trường xây dựng môi trường làm việc sẽ, khoa học Khi thực 5S thành cơng nhà trường, tạo thay đổi kỳ diệu Những thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc, vật dụng cần thiết xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc, đồ dùng thiết bị trở nên sẽ, bảo dưỡng, bảo quản Sau thực 5S, vật dụng xếp cách khoa học, dễ dàng tìm thấy trả lại, vậy, nhân viên nhà trường tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm Từ hoạt động chung, 5S nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích hồ đồng người, qua người làm việc có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm ý thức với cơng việc Bên cạnh đó, phòng học, phòng chức năng, phòng sinh hoạt chung đồ dùng, thiết bị nhà trường vệ sinh sẽ, bảo quản sử dụng hiệu Tóm lại, thực hành 5S giúp nhà trường xây dựng môi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, mang lại hiệu cao cơng việc, khuyến khích phát huy sáng tạo cho người phát triển kỷ luật văn hóa nhà trường PHẦN III: KẾT LUẬN Kết luận 5S phương pháp mang lại hiệu cao công tác cải tiến môi trường làm việc nhà trường Hiểu rõ đươc định nghĩa 5S xác 12 định bước áp dụng sở lý luận quan trọng cho nhà trường bước đầu triển khai áp dụng 5S Hiện 5S phổ biến nhiều quốc gia giới học giả nhiều nước quan tâm Các nước có cơng nghiệp phát triển Nhật, Mỹ, Úc nhiều nước khác áp dụng phương pháp hiệu này.Trên giới, 5S khơng đề tài mới, nhiên Việt Nam, số lượng tài liệu, nghiên cứu tiếng Việt lý thuyết xem xét thực trạng nước chưa nhiều Tại Việt Nam, 5S dừng mức giới thiệu áp dụng số quan, nghiên cứu tơi cố gắng trình bày khái quát tổng quan lý thuyết 5S, tạo tiền đề cho nghiên cứu xem xét thực trạng áp dụng 5S nhà trường Đề xuất – Kiến nghị: Việc ứng dụng 5S vào cơng tác giáo dục mẻ đòi hỏi nhiều điều kiện sở vật chất lực đội ngũ CBGV, NV nhà trường Việc áp dụng mơ hình 5S tương lai chuyên gia đánh giá mang lại hiệu cao thay đổi thực trạng áp dụng 5S điều kiện Do đó, để đẩy mạnh việc ứng dụng 5S việc thực nhiệm vụ giáo dục cần có quan tâm đầu tư nhiều cấp, ngành sở vật chất cho nhà trường nâng cấp phòng chức năng, tủ đụng tài liệu, hồ sơ, đồ dùng, thiết bị dạy học nhằm tạo điều kiện để nhà trường thực tốt nhiệm vụ nâng cao chất lượng giáo dục Định Tân, ngày 15 tháng năm 2017 XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Tôi xin cam đoan sáng kiến Kinh nghiệm viết, không chép nội dung người khác Người làm SKKN Bùi Văn Hùng 13 MỤC LỤC NỘI DUNG PHẦN I: MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu PHẦN II: NỘI DUNG Cơ sở lí luận Thực trạng, kết thực trạng 2.1 Thực trạng 2.2 Kết Nghiên cứu các giải pháp thực 3.1 Khái niệm 5S 3.1.1 Sàng lọc (Seiri) 3.1.2 Sắp xếp (Seiton) 3.1.3 Sạch (Seiso) 3.1.4 Săn sóc (Seiketsu) 3.1.5 Sẵn sàng (Shitsuke) 3.2 Giải pháp tổ chức thực 3.2.1 Chuẩn bị 3.2.2 Thơng báo thức lãnh đạo 3.2.3 Thực Sàng lọc 3.2.4 Thực Sàng lọc, Sắp xếp Sạch hàng ngày 3.2.5 Đánh giá định kỳ 5S Kết thu từ 5S PHẦN III: KẾT LUẬN Kết luận Đề xuất – Kiến nghị 14 TRANG 1 2 2 2 4 5 6 8 12 12 12 12 13 ... Áp dụng mơ hình 5S cơng tác quản lí Trường THCS Định Tân làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm tập trung nghiên cứu tìm hiểu phân tích khái niệm mơ hình 5S bước áp dụng mơ hình nhà trường để đổi công. .. văn hóa nhà trường PHẦN III: KẾT LUẬN Kết luận 5S phương pháp mang lại hiệu cao công tác cải tiến môi trường làm việc nhà trường Hiểu rõ đươc định nghĩa 5S xác 12 định bước áp dụng sở lý luận quan... hình Mơ hình 5S có nhiều nghiên cứu nhiều lợi ích áp dụng quản lí nhà trường, đơn vị, nhà trường doanh nghiệp song việc áp dụng quản lí, phát triển nhà trường điều mẻ Nhận thức vấn đề trên, định