Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty cổ phần café mê trang – chi nhánh nha trang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH -*** - BÀI TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG Đề tài: Công tác tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty Cổ phần Café Mê Trang – Chi Nhánh Nha Trang Nha Trang, tháng năm 2021 LỜI MỞ ĐẦU Phải thấy rằng, tất quan, đơn vị, tổ chức trị, xã hội, cơng ty ngồi nước, tổ chức có phận khơng thể thiếu văn phịng Văn phịng máy quan, tổ chức giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng tổng hợp thành hai nội dung bản, là: tham mưu, tổng hợp hậu cần Chức tham mưu tổng hợp giải mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, đơn vị Văn phịng phải thu thập phân tích tổng hợp thông tin vấn đề cần giải tham vấn cho lãnh đạo tổ chức điều hành quan Chức hậu cần giải mối quan hệ văn phịng với tồn quan đơn vị Với chức văn phòng phải bảo đảm vận hành bình thường hoạt động quan, tổ chức Ngày nay, vai trò văn phòng hoạt động quan, tổ chức ngày khẳng định nhiệm vụ đặt cho văn phòng phức tạp hơn, đa dạng hơn, việc lớn nhỏ liên quan đến Văn phịng Văn phịng khơng phải cỗ máy giúp việc đơn số người thường nghĩ Văn phòng nơi tập trung cần phải có người hiểu biết, ln phấn đấu vươn lên, ln tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy, biết hy sinh thời gian cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “tham mưu - tổng hợp - phục vụ” Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cần phải quan tâm nhiều đến công tác văn phòng để hoạt động quan, đơn vị thơng suốt, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, đơn vị cần phải quan tâm, đặc biệt Xuất phát từ thực tế, phải nhận thức tồn cơng tác văn phịng yếu tố khách quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Với mong muốn tìm hiểu rõ đề này, em xin chọn chủ đề “ Công tác tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty Cổ phần Café Mê Trang” (66 Đường 2/4, Phường Vĩnh Hải, Tp Nha Trang, Khánh Hòa, Việt Nam) để làm rõ vai trò quan trọng việc quản lý văn phòng Mục Lục Mục Lục CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 1.4 Sứ mạng, giá trị niềm tin giá trị cốt lõi Xu hướng phát triển sản xuất kinh doanh nhà máy CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 10 2.2 Chức nhiệm vụ văn phòng: .11 2.3 Cơ cấu tổ chức văn phịng cơng ty Cổ phần Cafe Mê trang 13 3.1 Phòng hành - nhân 13 3.2 Phịng tài chính- kế tốn .14 2.3.3 Phòng kinh doanh 14 2.3.4 Văn phòng đại diện 15 2.4 Tình hình hoạt động văn phịng cơng ty: 15 CHƯƠNG III : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 16 3.1 Một số nhận xét chung hoạt động công ty: .16 3.2 Đánh giá chung cơng tác văn phịng .17 3.2.1.Ưu điểm 17 3.2.2 Hạn chế: 17 3.3 Những kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn phịng .18 KẾT LUẬN 20 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 1.1 Giới thiệu cơng ty Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG Tên giao dịch quốc tế : ME TRANG COFEE JOINT STOCK COMPANY (viết tắt METRANG.Co) Địa chỉ: 66 Đường 2/4, Phường Vĩnh Hải, Tp Nha Trang, Khánh Hòa, Việt Nam Mã số thuế: 4200421073 Website: http://www.metrang.com.vn Email: info@metrang.com.vn Điện thoại: +84 (58) 3831525 Hotline:1900 2070 Tài khoản tại: Ngân hàng Đầu Tư Phát Triển Giấy phép kinh doanh số 3703000265 Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tỉnh Khánh Hòa cấp ngày 22/05/2007 Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất mua bán chè, cà phê, kem Dịch vụ khách sạn ăn uống, bán đồ giải khát Vận tải hàng hóa đường Kinh doanh bất động sản Nhà máy sản xuất: Khu đất dự kiến mở rộng Khu Công Nghiệp Đắc Lộc – Xã Vĩnh Phương – Thành Phố Nha Trang 1.2 Giới thiệu chung CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG ĐƯỢC THÀNH LẬP 20/10/2000 DO ÔNG LƯƠNG THẾ HÙNG-CHỦ TỊCH HĐQT KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY SÁNG LẬP VÀ LÃNH ĐẠO Với mục tiêu xây dựng & phát triển thương hiệu cà phê Mê Trang Việt Nam trở thành thương hiệu tồn cầu, đến cơng ty có 1000 lao động trực tiếp & gián tiếp Công ty đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất với tổng vốn đầu tư gần 300 tỷ đồng, đưa dây chuyền đại bậc vào hoạt động Mạng lưới kinh doanh có mặt 63 tỉnh thành với 15 chi nhánh, 50 nhà phân phối, đại lý, hệ thống siêu thị toàn quốc mở rộng thị trường xuất sang Nga, Hàn Quốc, Mỹ, Nhật Bản, Châu Âu & nước Đông Nam Á Từ thành lập đến nay, Công ty trọng, đầu tư đáng kể cho việc nghiên cứu sản phẩm mới, đổi mẫu mã, kiểu dáng bao bì, nhãn hiệu Với sản phẩm cà phê đặc biệt người tiêu dùng yêu thích nhiều năm, Mê Trang dần hướng tới thương hiệu cà phê tốt Việt Nam Mê Trang cam kết tiếp tục cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng phục vụ người tiêu dùng, xây dựng phát triển thương hiệu vững mạnh 1.3 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty • Ngày 20/10/2000 Công ty TNHH Mê Trang thành lập Từ sở sản xuất cà phê mang tên Thế Hùng, trải qua nhiều khó khăn thử thách, đến năm 2000 công ty TNHH Mê Trang thành lập Tên Mê Trang – thực chất ghép từ địa danh Việt Nam – Buôn Mê Thuột Nha Trang Thủ phủ cà phê tiếng Việt Nam kết hợp với thành phố biển xinh đẹp nơi doanh nhân Lương Thế Hùng bắt đầu lập nghiệp • Ngày 20/10/2007 Cơng ty chuyển đổi thành Cơng ty Cổ phần Cà phê Mê Trang Chính kết hợp tinh tế hương vị nồng nàn vùng đất đỏ Bazan vị mặn mòn, tinh khiết xứ biển trầm hương đưa thương hiệu khắp nước chinh phục thị trường quốc tế Với mục tiêu “đưa thương hiệu cà phê Mê Trang Việt Nam trở thành thương hiệu toàn cầu”; năm 2007 Công ty chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang Năm 2007, Khánh thành nhà máy sản xuất đưa dây chuyền công nghệ đại tiên tiến bậc vào hoạt động Để mở rộng quy mô sản xuất, năm 2007 Mê Trang đưa vào hoạt động Nhà máy sản xuất cà phê Khu công nghiệp Đắc Lộc – Vĩnh Phương – Nha Trang Đây nhà máy sản xuất cà phê xây dựng địa bàn Khánh Hịa Bên cạnh đó, Mê Trang đầu tư hệ thống dây chuyền sản xuất khép kín với tổng giá trị lên đến 300 tỷ đồng • 20/12/2008 Khai trương quán cà phê Sạch pha phin MC Việt Nam Năm 2008, khái niệm cà phê chưa trọng, Mê Trang thương hiệu cà phê tiên phong hướng người tiêu dùng đến với sản phẩm cà phê sạch, đồng thời nâng cao ý thức sử dụng sản phẩm đảm bảo sức khỏe cộng đồng Với dây chuyền sản xuất đại, khép kín theo tiêu chuẩn quốc tế, Mê Trang cho đời dòng sản phẩm cà phê MC với chất lượng tốt hợp vị người thưởng thức Cuối năm 2008, Mê Trang khai trương quán cà phê pha phin MC Việt Nam Đây không gian thưởng thức cà phê cho tất khách hàng đam mê cà phê • Ngày 20/10/2010 Cơng ty thay đổi logo & hệ thống nhận diện thương hiệu Nằm chiến lược phát triển công ty, kỷ niệm 10 năm thành lập phát triển, Mê Trang thay đổi nhận diện thương hiệu nhằm mang tới hình ảnh chuyên nghiệp, đại động hơn, đem lại trải nghiệm tốt cho khách hàng đơng đảo người dùng Theo đó, màu sắc giao diện lấy màu nâu đậm làm chủ đạo; logo thể rõ tên công ty với màu đỏ bật trắng đồng thời thể slogan triết lý kinh doanh công ty: “Người bạn tinh thần vơ giá“ • 06/2011 Xác lập kỷ lục Việt Nam “Tấm đồ Trường Sa lớn ghép từ hạt cà phê” Không trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, đầu tư dây chuyền công nghệ đại, Mê Trang cịn ln quan tâm đến chương trình cộng đồng xã hội như: Tuyên truyền chủ quyền lãnh thổ biển đảo Việt Nam Với hiệu “Đồng hành Mê Trang hướng Trường Sa thân yêu”, Mê Trang có nhiều hoạt động tuyên truyền thiết thực Tại Festival biển Nha Trang năm 2011, Mê Trang xác lập kỷ lục Guiness Việt Nam “Tấm đồ Trường Sa lớn ghép từ hạt cà phê” “Tấm đồ đông người ghép nhất” Hiện tại, đồ trưng bày khơng gian Hồng Sa – Trường Sa Viện Hải Dương học Nha Trang • 06/2013 Triển lãm Không gian Trường Sa cạn & chương trình gây quỹ Trường Sa thân yêu Tiếp nối thành cơng chương trình “Đồng hành Mê Trang hướng Trường Sa thân yêu”, Festival biển Nha Trang năm 2013, Mê Trang xây dựng không gian Trường Sa đất liền – đưa đến cho người dân du khách hình ảnh Trường Sa thu nhỏ Từ nhân thêm tình u người vùng biển, đảo thiêng liêng tổ quốc • 06/2014 Chứng nhận HACCP cho quy trình sản xuất cà phê hạt rang xay • 01/2015 Mê Trang đầu tư phát triển dự án 300 quán cà phê Mê Trang cafe – shop 20/10/2015 Mê Trang dấu ấn 15 năm với việc trao quỹ Trường Sa thân yêu, trao học bổng cho sinh viên nghèo vượt khó Tiếp nối chiến dịch “đồng hành Mê Trang hướng Trường Sa thân yêu”, nhân lễ kỷ niệm 15 năm thành lập phát triển, Mê Trang trao tặng quỹ Vì Trường Sa thân yêu đến chiến sĩ nhân dân huyện đảo Trường Sa Nhân dịp này, Mê Trang trao tặng 10 suất học bổng sinh viên nghèo vượt khó Trường Đại học Nha Trang • Tháng 02/2017 Vinh dự đơn vị cà phê phục vụ APEC 2017 – SOM1 Tháng 11/2017 Sản phẩm cà phê Mê Trang chọn làm quà tặng thành phố Đà Nẵng tuần lễ cấp cao APEC 2017 • Tháng 2/2019 Phục vụ hội nghị thượng đỉnh Mỹ – Triều Tiên Tháng 5/2019 Ra mắt sản phẩm mới: Cà phê hạt rang MERO Ra mắt thương hiệu mới: MEVIE – chuỗi quán cà phê cao cấp Thay đổi hệ thống nhận diện thương hiệu METRANG 1.4 Sứ mạng, giá trị niềm tin giá trị cốt lõi Xu hướng phát triển sản xuất kinh doanh nhà máy SỨ MẠNG Xây dựng phát triển thương hiệu cà phê MÊ TRANG Việt Nam trở thành thương hiệu toàn cầu GIÁ TRỊ NIỀM TIN • Cà phê người bạn tin thần vơ giá! • Cà phê mang lại niềm hứng khởi cho ngày mới! • Cà phê làm sống tốt đẹp hơn! • Cà phê – Người dẫn đường nhanh nhất! • Cà phê – Tự hào thương hiệu Việt! • Giàu… nhanh với Mcafé GIÁ TRỊ CỐT LÕI Kết nối tinh thần cho tất người đam mê cà phê giới làm trở thành thị trường văn hóa cà phê XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH CỦA NHÀ MÁY Hoạt động sản xuất kinh doanh công ty hướng tới mục tiêu tạo lợi nhuận cao nhằm đảm bảo tăng trưởng kinh tế xã hội ổn định đời sống đội ngũ cán doanh nghiệp - Nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa sản phẩm - Giữ vững mở rộng thị trường nước - Mở rộng thêm mạng lưới thu mua nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng nguyên liệu đầu vào - Tăng khối lượng doanh thu tiêu thụ - Đầu tư thêm máy móc thiết bị với cơng nghệ sản xuất cao để đẩy mạnh nâng cao chất lượng, gia tăng sức mạnh cạnh tranh cho sản phẩm, nâng cao hiệu sản xuất cho công ty - Công ty ý đến công tác nâng cao đời sống cán công nhân viên doanh nghiệp - Công ty tìm kiếm hội kinh doanh khác với ý định liên doanh liên kết nhằm tăng lợi nhuận cho cơng ty CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP CƠNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 2.1 Cơ cấu tổ chức máy công ty Cơ cấu tổ chức gồm: Hội đồng quản trị Gồm thành viên (một chủ tịch, phó chủ tịch, ủy viên) cấp quản trị cao công ty Hội đồng quản trị đại hội cổ đông bầu ra, thay mặt đại hội đồng cổ đơng tồn quyền nhân danh cơng ty để định vấn đề liên quan đến quyền lợi nghĩa vụ công ty, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền đại hội cổ đông Ban kiểm sốt Do đại hội đồng cổ đơng bầu ra, người thay mặt cổ đơng kiểm sốt hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị điều hành cơng ty Tổng giám đốc: Ơng Lương Thế Hùng Là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm hoạt động hiệu sản xuất kinh doanh công ty trước hội đồng quản trị, đại diện cho pháp nhân trước quan hệ đối nội, đối ngoại công ty trước pháp luật Phó tổng giám đốc: Ơng Lương Ngọc Hưng Có nhiệm vụ hỗ trợ cho tổng giám đốc quản lý công ty, thay mặt cho tồn thể cơng ty thực kiểm tra giám sát quản lý Giám đốc thương hiệu Phòng thương hiệu trực thuộc phịng kinh doanh: Xây dựng, trì hình ảnh thương hiệu công ty thị trường, xúc tiến hoạt động hỗ trợ bán hàng Giám đốc kinh doanh Quản lý tình hình hoạt động sản xuất, bán hàng phạm vi nước Điều hành, quản lý phó giám đốc kinh doanh, giám sát viên, trưởng phòng kinh doanh Giám đốc kỹ thuật Quản lý hoạt động sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm tính an tồn hoạt động sản xuất Giám đốc chi nhánh Chức tương đương với giám đốc giới hạn chi nhánh: Quyền quản trị trưởng phòng kinh doanh, giám sát, nhân viên thị trường Phòng hành Quản lý mặt liên quan đến giấy tờ: cơng văn giấy tờ, đóng dấu cơng văn đến, cơng văn đến phịng ban Có nhiệm vụ tổ chức quản lý lao động, bao gồm vấn đề hợp đồng, bảo hộ lao động…Xây dựng thực kế hoạch tăng cường nhân Thực chương trình đào tạo nhân viên Thực cơng tác tổ chức máy hoạt động công ty Thực công tác cán bộ: Tiếp nhận, điều khiển, bố trí phù hợp với u cầu cơng tác cơng ty Giải cơng việc hành cơng ty Tham gia hội 10 đồng khen thưởng, kỹ luật, nâng lương công ty Lưu trữ, bảo mật hồ sơ, sổ sách, cơng văn Giải sách người lao động công ty 10 Giám đốc nhân Có chức tuyển dụng, bố trí lao động, trì nguồn nhân lực để ổn định sản xuất, kinh doanh 11 Giám đốc tài Có nhiệm vụ tổ chức cơng tác hạch tốn, kế tốn quản lý tài cơng ty, thu thập cung cấp thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh kỳ, chịu trách nhiệm tình hình thu chi cơng ty Phịng gồm: Kế tốn trưởng nhân viên; kế tốn thành viên có nhiệm vụ quản lý chung, tổng hợp số liệu công ty để đưa lên bảng cân đối kế tốn, bảng tính giá thành chịu trách nhiệm tài trước giám đốc 12 Phịng kế tốn Cung cấp số liệu kịp thời cho lãnh đạo, tổ chức thực cơng tác tài chính, hoạch tốn chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, lập kế hoạch tài chính, quản lý tài sản cơng ty 2.2 Chức nhiệm vụ văn phòng: Chức văn phịng • Chức tổng hợp: Là chức phân tích tổng hợp thơng tin từ nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu thông tin nội nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị đưa định quản lý kịp thời xác Trong thơng tin tổng hợp thơng qua phận tham mưu trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo • Chức tham mưu: chức nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề định đạo, điều hành cơng việc có hiệu Trong quan thủ trưởng người đạo tất cơng việc đơn vị cần phải nắm bắt hiểu rõ tất hoạt động đơn vị Bên cạnh đó, hoạt động quan diễn phạm vi không gian lớn tất ngành tham gia Vì địi hỏi phải có phận tham mưu thủ trưởng điều hành quết định quản lý • Chức hậu cần: chức tổ chức, xếp bảo đảm điều kiện, vật chất, phương tiện cho quan văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc quan, tổ chức họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị chuyến cơng tác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế mơi trường…có thể nói chức hậu cần quan trọng trình hoạt động quan đơn vị Nếu không đảm 11 bảo yếu tố đó, tiến độ cơng việc bị trì trệ, ngắt quãng làm việc thực mục tiêu quan khơng đảm bảo Tóm lại chức quan trọng chúng nhằm trì phát triển hoạt động quan nói chung nhiệm vụ văn phịng nói riêng Trong chức tổng hợp quan trọng hoạt động quan cần đến nhu cầu tối thiểu thông tin văn phịng tổng hợp trình quan trọng dể người lãnh đạo định Để thực chức mình, văn phịng phải thực hàng loạt nhiệm vụ tương ứng với chức Nhiệm vụ văn phịng: • Là công việc cụ thể thực chức văn phòng Để thực chức tổng hợp, văn phòng phải thực nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thơng tin liệu đầu vào, phân tích đánh giá xử lý thông tin để thủ trưởng định quản lý • Tổ chức cơng tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn quan văn bên gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải văn theo sách, pháp luật nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu quan đơn vị giúp thủ trưởng kiểm tra mặt pháp chế văn quan soạn thảo ban hành • Với nhiệm vụ văn phịng phải thiết lập trạm thu thông tin đầu vào qua kênh thu thức phi thức Quản lý đầu cách chặt chẽ, thông tin xử lý sử dụng để tham mưu cho cấp định quản lý, điều hành • Để thực chức tham mưu: Văn phịng phải xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, tháng, tháng, hàng tháng xếp lịch làm việc hàng tuần quan đơn vị Hoạt động quan có tốt hay khơng chương trình hoạt động văn phịng lập Văn phòng phải tham gia điều phối hoạt động tồn quan Thường xun theo dõi đơn đốc đơn vị thực chương trình theo kế hoạch đề giải vấn đề đột xuất, khó khăn trở ngại việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, đảm bảo chế độ thơng tin báo cáo lên cấp kịp thời 12 • Để thực chức hậu cần: văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch vụ Văn phòng, bố trí phương tiện lại cho cán lãnh đạo cơng ty , cho CBCNV • Quản lý tài sản có trụ sở quan nhà cửa, xe cộ, thiết bị phịng ban • Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, giữ vị trí cầu nối liên hệ với quan cấp trên, cấp ngang, cấp dối với nhân dân Văn phòng tổ chức hội nghị tiếp khách chuẩn bị cho chuyến công tác xa cho lãnh đạo, văn phòng phải quản lý công tác thi đua khen thưởng quan 2.3 Cơ cấu tổ chức văn phịng cơng ty Cổ phần Cafe Mê trang 3.1 Phịng hành - nhân Nghiên cứu, soạn thảo nội quy, quy chế tổ chức lao động nội công ty: - Giải thủ tục việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ - nhiệm, miễn nhiệm, cho việc cán công nhân Tham mưu cho Giám đốc việc giải sách, chế độ người lao động Theo dõi, giải chế độ sách bảo hiểm xã - hội , bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí Xây dựng phương án quy hoạch đội ngũ cán , lưc lượng công - nhân kỹ thuật doanh nghiệp Lập kế hoạch, chương trình đào tạo cán năm phân phối với - phòng ban nghiệp vụ thực Xây dựng định mức đơn giá lao động Tổ chức khám sức khỏe năm Quản lý sở vật chất, trang thiết bị doanh nghiệp Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị trình lên Giám đốc Thực cơng tác kiểm tra - kiểm kê tài sản Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty vấn đề liên quan đến nhân sự, - công văn, hợp đồng, quy chế áp dụng cho công ty Tham mưu cách tổ chức phòng ban, nhân theo mơ hình cơng ty Lên kế hoạch tuyển dụng phát triển nhân lực Lưu trữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng Soạn thảo văn bản, tài liệu hành lưu hành nội gửi cho - khách hàng Đón tiếp khách, đối tác Quản lý tài sản cố định bảo dưỡng tài sản công ty 13 - Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác liên quan đến trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh… 3.2 Phịng tài chính- kế tốn • Phịng tài – kế tốn lad phịng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc việc tổ chức công tác kế toán, máy kế toán đảm bảo quy định pháp luật vè cơng tác kế tốn • Thực công tác tổng hợp báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo bên cho quan nhà nước có thẩm quyền theo chức nhiệm vụ giao • Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoạt động theo quy định pháp luật • Xây dựng hệ thống kế tốn DN • Cập nhật nắm bắt luật thuế, sách thuế ban hành nhằm đáp ứng theo quy định pháp luật • Quản lý chi phí đầu vào, đầu cơng ty • Có trách nhiệm báo cáo tình hình tài cơng ty cho lãnh đạo có u cầu • Nắm bắt tình hình tài có tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo việc đưa định 2.3.3 Phòng kinh doanh Là phận tham mưu, giúp việc cho tổng giám đốc công tác bán sảm phẩm dịch vụ công ty ( cho vay, bảo lãnh, hình thức cấp tính dụng khác, huy động vốn thị trường, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết), công tác nghiên cứu phát triển sản phẩm, phát triển thị trường, công tác xây dựng mối quan hệ khách hàng • • • • • Tham mưu cho lãnh đạo chiến lược kinh doanh Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm Giám sát kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo chiến lược kinh doanh Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết 14 • • Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD Báo cáo thường xuyên tình hình chiến lược, phương án thay • cách hợp tác với khách hàng Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho sản phẩm theo giai đoạn • đối tượng khách hàng Xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu • 2.3.4 Văn phịng đại diện • Nghiên cứu thị trường nơi đặt văn phòng đại diện để có chiến lược kinh doanh phù hợp • Xem xét thực hợp đồng ký kết • Có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động văn phịng đại điện với cơng ty tổng • Xây dựng thương hiệu • Kết hợp chặt chẽ với cơng ty tổng để có phương án kịp thời • Tự lên kế hoạch có phương án tuyển dụng nhân cho chi nhánh 2.4 Tình hình hoạt động văn phịng cơng ty: Từ thực tiễn cho thấy văn phịng cơng ty cỏ phần café Mê Trang hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ quy định Văn phòng cơng ty tồn yếu tố vật chất phi vật chất phù hợp với hoạt động thông tin nhằm thực mục tiêu công ty Văn phịng nơi giúp ban giám đốc cơng ty đưa định để ứng xử với tình xảy Đồng thời, văn phịng nơi kiểm tra, giám sát hoạt động đôn đốc đơn vị công ty thực định giám đốc Công tác hoạch định nhân lực công ty thể qua hoạt động tác nghiệp lập kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo phát triển hàng năm công ty Các kế hoạch chuyên viên nhân chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai đánh giá trình thực kế hoạch Tại công ty, hoạch định nhân lực nhằm đảm bảo cho cơng ty có đủ nhân lực với phẩm chất, kỹ phù hợp để thực công việc 15 có suất, chất lượng hiệu cao Giúp cơng ty chủ động thấy trước khó khăn nhân lực quản lý nhân lực mơi trường kinh doanh tìm biện pháp khắc phục; xác định rõ khoảng cách tình trạng định hướng tương lai tổ chức nhân lực, nhận rõ hạn chế hội để phát triển nguồn nhân lực đảm bảo xếp người, việc vào thời điểm cần thiết; sẵn sàng có nhân lực phục vụ cho hoạt động, linh hoạt ứng phó với thay đổi thị trường; chủ động với thay đổi chiến lược kinh doanh doanh nghiệp; gắn kết hoạt động quản trị nhân lực lại với nhau: tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, Để tạo cho công ty có điều kiện ổn định vị trí, mục tiêu, cấu trúc… hoạt động hậu cần tham mưu văn phịng cơng ty tương đối khoa học việc lựa chọn yếu tố cấu thành nên thực thể cơng ty Vì văn phịng đầu mối công ty để tạo diều kiện, tiền đề phát triển cho cơng ty hoạt động văn phòng hướng tới việc bố trí địa điểm, xác định mục tiêu thu xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc thu xử lý thông tin, cho giao lưu hợp tác cơng ty mơi trường bên ngồi Tóm lại, xu phát triển tổ chức văn phịng trở thành yếu tố trung tâm thiếu quan đơn vị CHƯƠNG III : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 3.1 Một số nhận xét chung hoạt động công ty: Những năm gần đây, Cơng ty Cổ phần Cà phê Mê Trang có nhiều động thái công vào thị trường đông dân hành tinh thường xuyên tham gia hoạt động xúc tiến thương mại mang tầm cỡ quốc tế Công tác mở rộng mạng lưới nhà phân phối, đối tác hoạt động Trung Quốc xuất theo đường ngạch đẩy mạnh qua năm Thương hiệu cà phê Việt sải cánh trường quốc tế Hiện, Việt Nam quốc gia xuất cà phê Robusta hàng đầu giới 90% xuất cà phê thô, chưa mang lại giá trị cao Do đó, chiến lược đưa thương hiệu cà phê Mê Trang phát triển tồn cầu góp phần cổ vũ, tạo động lực cho sản phẩm cà phê chế biến Việt Nam thâm nhập ngày sâu rộng vào thị trường giới 16 Mê Trang bước xác lập hình ảnh thương hiệu cà phê Việt Nam thị trường Quốc tế Trong bối cảnh hội nhập đầy cạnh tranh doanh nghiệp Việt Nam, lấn sân nhiều doanh nghiệp quốc tế nay, khát vọng mạnh mẽ đưa thương hiệu Việt Nam chinh phục thị trường quốc tế điểm sáng Mê Trang – doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cà phê hàng đầu Việt Nam 3.2 Đánh giá chung cơng tác văn phịng Qua học tập lý thuyết chức nhiệm vụ văn phòng nghiên cứu hoạt động văn phịng cơng ty cổ phần, em nhận thấy văn phịng nói chung, văn phịng cơng ty cổ phần café Mê Trang có ưu nhược điểm sau: 3.2.1.Ưu điểm Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Công ty nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị trường để đưa công nghệ thơng tin vào ứng dụng cơng tác văn phịng: - Một số công việc thủ công loại bỏ - Cơng tác soạn thảo văn có cải tiến rõ rệt nội dung hình thức Do tiết kiệm thời gian sức lao động - Việc tính tốn trở nên xác, đơn giản, nhanh hiệu - Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ văn thực cách chặt chẽ an toàn, tuyệt đối - Việc quản lý, điều hành cơng tác văn phịng thuận lợi có hiệu 3.2.2 Hạn chế: Bên cạnh kết đạt cơng ty cịn số hạn chế cơng tác văn phịng: - Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính thống việc giải công việc - Xử lý thông tin sử dụng tin chưa thật khoa học hợp lý - Chưa ứng dụng phần mềm tối ưu công tác quản lý 17 - Trang thiết bị văn phòng chưa thật đồng Còn tồn hạn chế nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, Lãnh đạo chưa quan sát quản lý, chưa ưu tiên giải vấn đề nảy sinh cơng tác văn phịng 3.3 Những kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn phịng 3.3.1 Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin Với phương tiện trang thiết bị đại làm cho hoạt động văn phòng đạt hiệu cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng Tuy cơng ty trạng bị hệ thống máy vi tính đồng chưa sử dụng hết chức hệ thống cịn nhiều cơng việc phải làm thủ công chủ yếu soạn thảo văn truy cập mạng Để giúp cho cơng tác văn phịng cơng ty bước đại hố, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Tăng mức độ tự động hố cơng tác văn phịng tạo mức thay đổi không mức độ kỹ thuật mà cịn thay đổi thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ thành viên với cơng tác văn phịng Cần phải bổ sung thêm thiết bị lĩnh vực quản lý văn nhân in văn như: máy đăng ký văn đi, đến; máy dán, bóc phong bì, phân loại hồ sơ 3.3.2 Đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ nhân viên văn phòng Văn phòng với vai trò máy điều hành tổng hợp – khâu then chốt tạo động đơn vị Do văn phòng thiết phải đổi Đổi phải khoa học, có hệ thống Một máy văn phịng hoạt động có hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng Và yếu tố quan trọng cần thiết cơng tác tổ chức quản lý Việc tổ chức quản lý tốt động lực đẩy mạnh việc nâng cao, hồn thiện cơng tác văn phịng Cơng việc địi hỏi cán quản lý phải có đủ điều kiện như: + Người lãnh đạo trước hết phải có lực trình độ quản lý thực + Người lãnh đạo phải người làm việc hết mình, có tinh thần trách nhiệm người có tâm, phải có trách nhiệm cơng việc, có tài đối nội, đối ngoại, có lĩnh, linh hoạt hoàn cảnh Cụ thể: người lãnh đạo phải làm tốt công việc như: định hướng bước tiến công ty, xác định rõ việc cần phải làm Biết chủ động bình tĩnh đối phó thay đổi trình thực kế hoạch Lãnh đạo ln theo dõi đơn đốc, kiểm tra đánh giá kết hồn thành đơn vị cấp cách khách quan, nhằm khuyến khích tinh thần hăng say lao động cán cơng nhân viên 18 văn phịng Mặt khác trình độ lực nhân viên phải tiếp tục nâng cao Mọi hoạt động tổ chức doanh nghiệp có thực kế hoạhc hay khơng? Có đạt hiệu hay khơng? phụ thuộc vào người, chủ thể hoạt động Do vấn đề cần quan tâm đào tạo đội ngũ cán nhân viên có trình độ chun mơn cao, đáp ứng với nhu cầu việc ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào công việc, có khả làm việc, đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Nhất công việc văn phịng dường khơng đơn giản mà trái lại phức tạp đòi hỏi khéo léo Công việc giúp phần trợ giúp cho lãnh đạo định có phương án tối ưu Đây hoạt động nhằm đảm bảo cho thông tin tốt để phục vụ cho công tác quản lý Như để làm tốt vấn đề cần phải tuân thủ theo yêu cầu như: Nhanh chóng, kịp thời, xác, bí mật, đại + Đánh giá lại lao động mặt trình độ chun mơn lực + Tổ chức phân tích, đánh giá công việc số lượng lẫn mức độ phức tạp + Xem xét thực tế công việc cá nhân, phận phù hợp hay chưa Để nghiệp vụ trình độ nhân viên nói chung hay cán nhân viên văn phịng nói riêng theo kịp với xu phát triển không ngừng thời đại, lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên như: tổ chức khoá học ngắn hạn cơng tác văn phịng, bổ sung nghiệp vụ cơng tác văn phịng 3.3.3 Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thành nhiệm vụ Kinh tế phát triển nhu cầu tinh thần cao Trong nhiều trường hợp thường tinh thần quan trọng thưởng vật chất Một biện pháp chủ yếu kích thích tinh thần làm việc, khơng ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên Tinh thần làm việc nhân viên có ảnh hưởng lơn đến hiệu cơng việc Vì cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi ích họ + Tạo hội cho tất nhân viên phát huy tối đa khả tiềm tàng người họ Điều đòi hỏi nhà quản trị phải tìm hiểu cơng việc cho phù hợp với đối tượng nhân viên để họ làm việc tốt thoả mãn cao công việc Đặt người vào việc cho nhân viên cảm thấy hài lòng yêu mến cơng việc đảm nhiệm có hội thăng tiến vị trí cơng việc làm 19 + Xây dựng mối quan hệ chân thành cởi mở lãnh đạo nhân viên tạo hội cho tất nhân viên tham gia tích cực vào việc định quan trọng liên quan đến công việc họ + Tạo môi trường hài hoà, vui vẻ người hăng say làm việc hăng hái đóng góp ý kiến hay từ lãnh đạo lấy làm sở định quan sát thực tế + Ngoài quan tâm đến đời sống tinh thần cán cơng nhân nhiều hình thức phong phú như: tặng quà sinh nhật, tặng lễ cưới cho nhân viên, giúp đỡ nhân viên khó khăn đột xuất Nhân tố môi trường môi trường ảnh hưởng tới hiệu công việc Tạo môi trường để nhân viên có đủ khoan khối, hứng thú cơng việc tăng suất lao động Công ty cần bố trí phịng hợp lý khoa học gọn gàng thống mát Sắp xếp văn phịng cho việc trao đổi nhân viên với thuận tiện 3.3.4 Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Con người làm việc để mong đảm bảo sống hàng ngày Vì để nhân viên phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm trả cơng thích đáng Do cơng ty phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo công bằng, nhân viên đảm nhiệm công việc nhiều hàm lượng chất xám cao hưởng tiền lương, tiền thưởng cao ngược lại Thưởng vật chất động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình có trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu làm việc Trợ cấp cho cán công nhân viên khoản thu nhập thêm khác như: trả lương kỳ nghỉ phép, ngày lễ tết, ốm đau, hưu sức lao động… làm tốt điều làm cho nhân viên gắn bó với cơng ty làm việc tốt có nhiều sáng kiến hay Ngồi cịn có số biện pháp kích thích áp dụng chung với tất nhân viên công ty, không kể cấp quản trị gia, chun gia, cơng sức vai trị người đóng góp cho cơng ty phát triển Thơng thường sáng tạo đổi hoạt động cơng ty, có hình thức thưởng như: quà tặng đặc biệt, phần thưởng có giá trị gắn với biểu tượng công ty KẾT LUẬN Bất kỳ quan, đơn vị hay doanh nghiệp thiếu văn phịng Nó khơng trực tiếp tham gia vào q trình sản xuất lại thúc đẩy q trình hoạt động hiệu Tại cơng ty Cổ phần Cafe Mê Trang, văn phòng nơi diễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức 20 nhiệm vụ mình, văn phịng cơng ty Cổ phần Cafe Mê Trang giúp cho hoạt động Lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc định kinh doanh cách có hiệu Văn phịng cơng ty đáp ứng phần địi hỏi cơng việc kinh doanh cơng ty giai đoạn Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh giai đoạn tới cơng tác văn phòng cần phải đổi nâng cao hiệu hoạt động -HẾT- 21 ... HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 10 2.2 Chức nhiệm vụ văn phòng: .11 2.3 Cơ cấu tổ chức văn phịng cơng ty Cổ phần Cafe Mê trang 13 3.1 Phòng hành... triển tổ chức văn phịng trở thành yếu tố trung tâm thiếu quan đơn vị CHƯƠNG III : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 3.1 Một số nhận xét chung hoạt động công ty: ... nghiên cứu hoạt động văn phòng công ty cổ phần, em nhận thấy văn phịng nói chung, văn phịng cơng ty cổ phần café Mê Trang có ưu nhược điểm sau: 3.2.1.Ưu điểm Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ