THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TẠI CÔNG TY CP XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN KINH TẾ EDC

Tuy nhiên đối với Công ty cổ phần xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế EDC thì các doanh nghiệp luôn luôn an tâm vì EDC là một trong những nhà tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu ở Việt

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TẠI CÔNG TY CP XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN KINH TẾ - EDC

TRẦN MINH BẢO CHÂU

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỂ NHẬN BẰNG CỬ NHÂN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 07/2010

Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học Khoa Kinh Tế, trường Đại

Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Thực trạng và Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội chợ triển lãm tại Công ty CP Xúc

tiến thương mại và Phát triển kinh tế (EDC) ” do Trần Minh Bảo Châu, sinh viên

khóa 32, ngành Quản trị kinh doanh, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày _

Tiêu Nguyên Thảo Người hướng dẫn,

Xin cho tôi gửi những lời tri ân chân thành đến những người thầy, người cô đã giảng dạy và truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu làm hành trang cho tôi vững bước vào đời Đặc biệt, tôi xin cảm ơn người thầy vui tính và thân thiện đã giúp tôi trong suốt quá trình tôi tiến hành nghiên cứu và thực hiên đề tài, thầy Tiêu Nguyên Thảo

Khi Luận văn này hoàn tất, tôi không thể không gửi lời biết ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên Công ty EDC vì họ đã tạo cơ hội cho tôi được tham gia trực tiếp vào các hoạt động tổ chức Hội chợ, đồng thời đã luôn nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi để tôi có được những kiến thức thực tế mà hoàn thành luận văn này

Và cuối cùng, xin cám ơn những người bạn của tôi, các bạn đã bên tôi những lúc tôi khó khăn, vực tôi lên những lúc tôi vấp ngã và cho tôi nụ cười những lúc tôi buồn chán Đặc biệt cám ơn BT, người đã luôn yêu thương, chăm sóc và lo lắng cho tôi, luôn động viên và giúp đỡ tôi mọi lúc tôi cần đến

Xin cảm ơn! Cảm ơn tất cả mọi người vì những gì tốt đẹp nhất mọi người đã dành cho tôi

Trần Minh Bảo Châu

NỘI DUNG TÓM TẮT

TRẦN MINH BẢO CHÂU Tháng 07 năm 2010 “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội chợ triển lãm tại Công ty CP Xúc tiến thương mại và Phát triển kinh tế (EDC)”

TRAN MINH BAO CHAU July 2010 “The situation and solutions to

enhance organizational effectiveness Expo at Economic Development and

Commercial Promotion Corp (EDC)”

Khóa luận được thực hiện nhằm làm rõ hơn các khái niệm về hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm giúp mọi người có cái nhìn toàn diện về lĩnh vực này tại Việt Nam Đây không còn là những hoạt động mới mẻ nhưng tầm quan trọng và hiệu quả

mà nó mang lại vẫn chưa được nhận thức đúng mức Bằng các phương pháp so sánh

và phương pháp luận để phân tích tình hình hoạt động kinh doanh tổ chức hội chợ tại Công ty CP xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế (EDC), tôi đã trình bày những lợi ích kinh tế mà hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm đem lại cho Công ty

Đồng thời, trong giới hạn hiểu biết của mình, tôi đã trình bày một cách cơ bản nhất quy trình tổ chức hội chợ triển lãm trong khóa luận này cùng với việc vận dụng các kiến thức đã học tôi đã đề xuất một số ý kiến nhằm giúp công ty nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội chợ triển lãm trong hiện tại và thời gian sắp tới

1.3.2 Không gian nghiên cứu 2

2.1 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu có liên quan 4

2.2 Tổng quan về Công ty cổ phần xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế

2.2.5 Đánh giá chung về tình hình hoạt động của công ty hiện nay 9

NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 11

3.1 Cơ sở lý luận 11

3.1.1 Khái niệm về hội chợ triển lãm 11

3.1.2 Những đặc trưng cơ bản của hội chợ triển lãm 14

3.1.3 Chức năng và vai trò của hội chợ triển lãm 14

3.2.2 Phương pháp phân tích số liệu (Phương pháp so sánh) 20

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 22

4.1 Tình hình hoạt động của công ty trong 5 năm gần đây (2005-2009) 22

4.1.1 Hoạt động của công ty và kết quả đạt được trong 5 năm vừa qua 22

4.1.2 Cơ cấu thị trường và phạm vi hoạt động của công ty 24

4.2 Đánh giá về khả năng tổ chức HCTL của công ty và hoạt động tham gia

4.2.1 Đánh giá về khả năng tổ chức HCTL của công ty 26

4.2.2 Đánh giá về hoạt động tham gia HCTL của các doanh nghiệp Việt

4.3 Các tác nhân ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện của công ty 30

4.5 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức HCTL 42

4.5.1 Xúc tiến việc nghiên cứu thị trường và quảng cáo 42

4.5.2 Hoàn thiện quy trình tổ chức hội chợ triển lãm và phát triển các loại

4.5.3 Công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chất lượng người lao động 49

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 52

5.1 Kết luận 52

5.2.3 Đối với Công ty CP Xúc tiến thương mại và Phát triển kinh tế (EDC)54

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 

AUSTRADE Ủy Ban Thương Mại Úc (The Australian Trade Commission)

ĐBSCL Đồng Bằng Sông Cửu Long

EDC Economic Development and Commercial Promotion Corporation EXPO Cuộc Triển Lãm (Exposition)

HCTL Hội Chợ Triển Lãm

HĐQT Hội Đồng Quản Trị

HIECC Trung Tâm Triển Lãm Quốc Tế (Ho Chi Minh City International

Exhibition) HSBC Tập Đoàn Ngân Hàng Hồng Kông và Thượng Hải (The Hong

Kong and Shanghai Banking Corporation) HTV Đài Truyền Hình Thành Phố Hồ Chí Minh (Ho Chi Minh City

Television) IMF Quỹ Tiền Tệ Quốc Tế (International Monetary Fund)

ITC Trung Tâm Thương Mại Quốc Tế (International Trade Center) JETRO Tổ Chức Ngoại Thương Nhật Bản (Japan External Trade

Organization)

MRD J.S.C Công Ty Cổ Phần Nghiên Cứu Phát Triển Thị Trường Hồng Tâm

TNHH Trách Nhiệm Hữu Hạn

TP HCM Thành Phố Hồ Chí Minh

VIETTRADE Cục Xúc Tiến Thương Mại (Vietnam Trade Promotion Agency) VTV Đài Truyền Hình Việt Nam (VietNam Television)

WB Ngân Hàng Thế Giới ( World Bank)

WTO Tổ Chức Thương Mại Thế Giới (World Trade Organization)

XD & TM Xây Dựng Và Thương Mại

XTTM Xúc Tiến Thương Mại

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 4.1 Biểu đồ doanh thu của Công ty EDC qua 5 năm 2005 – 2009 23

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 1 Brochure HCTL Kinh tế Nông nghiệp ĐBSCL

Phụ lục 2 Thư mời tham dự HCTL Kinh tế Nông nghiệp ĐBSCL

Phụ lục 3 Thư chào mừng tham gia HCTL Kinh tế Nông nghiệp ĐBSCL Phụ lục 4 Sơ đồ các gian hàng trong HCTL Kinh tế Nông nghiệp ĐBSCL Phụ lục 5 Bản đăng ký tham gia HCTL Kinh tế Nông nghiệp ĐBSCL Phụ lục 6 Bản đăng ký sử dụng điện và thuê vật dụng

Phụ lục 7 Thiệp mời Lễ Khai mạc HCTL Kinh tế Nông nghiệp ĐBSCL Phụ lục 8 Thiệp mời tham quan HCTL Kinh tế Nông nghiệp ĐBSCL Phụ lục 9 Một số hình ảnh tại HCTL Kinh tế Nông nghiệp ĐBSCL

Nhằm phát huy năng lực cạnh tranh của mình, các doanh nghiệp ngoài việc nâng cao khả năng tài chính, chất lượng sản phẩm, trình độ nguồn nhân lực,… thì họ còn tìm đến các công ty tổ chức sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh của mình cũng như đem sản phẩm của họ đến gần với công chúng hơn Và hội chợ triển lãm (HCTL) là nơi lý tưởng để thực hiện điều đó

Các chuyên gia tiếp thị tỏ ra rất ủng hộ phương thức kết hợp các triển lãm thương mại, các sự kiện ngoài triển lãm và các cuộc hội thảo, bởi vì tất cả những hoạt động đó có thể thúc đẩy các cuộc gặp gỡ và tạo được mối quan hệ trực tiếp giữa doanh nghiệp với đối tác và khách hàng tương lai Đồng thời, thế giới ngày nay với sự phổ biến của Internet và điện thoại đã vô tình biến HCTL và các sự kiện liên quan trở thành cách thức hiệu quả và hiếm hoi để con người liên hệ trực tiếp với nhau

Hiện nay đa số các doanh nghiệp đã nhận thức được tầm quan trọng của điều này nên hoạt động tổ chức HCTL ở Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ Đây là

cơ hội rất lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam nhưng cũng là thách thức không nhỏ đối với họ trong việc lựa chọn HCTL và nhà tổ chức phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao khi tham gia Tuy nhiên đối với Công ty cổ phần xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế (EDC) thì các doanh nghiệp luôn luôn an tâm vì EDC là một trong những nhà

tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu ở Việt Nam thường xuyên tổ chức các kỳ HCTL quốc

tế và chuyên đề trong nước đem lại hiệu quả kinh tế cao cho các doanh nghiệp tham gia và các đối tác của họ

Từ thực trạng trên, tôi chọn đề tài “Thực trạng và Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội chợ triển lãm của Công ty cổ phần xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế (EDC)” nhằm đi sâu vào tìm hiểu phương pháp tổ chức HCTL và hiệu quả kinh tế của HCTL đem lại cho công ty cùng với các doanh nghiệp tham gia và người tiêu dùng

Do kiến thức và thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên trong quá trình thực hiện

đề tài không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong sự đóng góp của các thầy cô, các anh chị trong công ty và toàn bộ các bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Đánh giá thực trạng hoạt động của công ty trong 5 năm gần đây và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến những hoạt động đó

- Hệ thống hóa các vấn đề và đi sâu tìm hiểu về công tác tổ chức HCTL

- Bước đầu vận dụng các kiến thức đã học để đề xuất ý kiến nhằm giúp công ty nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội chợ triển lãm trong thời gian tới

1.3 Phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Những vấn đề liên quan đến việc tổ chức HCTL

Công ty cổ phần xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế (EDC) và các hoạtđộng tổ chức HCTL tại công ty

1.3.2 Không gian nghiên cứu

Văn phòng Công ty cổ phần xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế (EDC)

1.3.3 Thời gian nghiên cứu

Trong thời gian thực tập tại Công ty EDC (từ tháng 3 đến tháng 6 năm 2010)

1.4 Cấu trúc luận văn

Nội dung chính của bài báo cáo được chia làm 5 chương:

- Chương 1: Đặt vấn đề

Nêu các vấn đề tổng quát để thực hiện chuyên đề, sự cần thiết thực hiện đề tài cũng như lý do chọn công ty để thực tập Bên cạnh đó mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu của chuyên đề cũng được trình bày trong chương này

- Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu

Bao gồm các khái niệm cơ bản và các vấn đề liên quan đến hoạt động tổ chức Hội chợ triển lãm; đồng thời đưa ra phương pháp nghiên cứu chuyên đề

- Chương 4: Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Trình bày kết quả nghiên cứu về tình hình kinh doanh dịch vụ tổ chức HCTL tại Công ty cổ phần xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế (EDC) trong 5 năm gần đây Trên cơ sở số liệu thu thập được sẽ tiến hành phân tích, đánh giá kết quả các hoạt động

tổ chức HCTL.Từ những nhận định trên sẽ tìm hiểu những nhân tố, yếu tố nào ảnh hưởng đến kết quả đó; đồng thời trình bày những hiểu biết về công tác tổ chức HCTL

và hệ thống hóa các vấn đề nhằm khái quát Quy trình tổ chức HCTL Cuối cùng sẽ đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức Hội chợ do công

ty thực hiện

- Chương 5: Kết luận và kiến nghị

Tổng hợp các kết quả đạt được từ quá trình nghiên cứu để đưa ra những ý kiến đánh giá và đóng góp cho công ty về công tác tổ chức hội chợ trong thời gian tới

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu có liên quan

HCTL không còn là một khái niệm quá mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam nhưng số lượng các tài liệu, đặc biệt là các khóa luận về đề tài này không nhiều Tại trường Đại học Nông lâm TP.HCM chỉ có duy nhất 1 khóa luận tốt nghiệp về đề tài tổ chức sự kiện mà trong đó có nhắc đến HCTL

Trần Hữu Nhân, 2008 Nghiên cứu quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch tổ

chức sự kiện “Toàn cảnh Công nghệ thông tin - truyền thông tại Việt Nam 2007” tại công ty MRD J.S.C Luận văn tốt nghiệp đại học, Khoa Kinh tế, Đại học Nông lâm

TP.HCM, 2008 Luận văn này chỉ đề cập đến hoạt động tổ chức sự kiện là chủ yếu, còn đối với hoạt động tổ chức HCTL chỉ nhắc đến 1 phần nhỏ như sau: “Hội chợ và các lễ hội luôn là sự kiện thu hút sự chú ý của mọi người và cực kỳ phức tạp trong công tác tổ chức Chủ đề, các hoạt động giải trí, cách thiết kế và trình bày sản phẩm phải thống nhất và đồng bộ với nhau Các cuộc triển lãm nghệ thuật luôn phụ thuộc vào cách trình diễn và trưng bày.”

Bên cạnh đó, tôi cũng đã tham khảo luận văn của sinh viên trường Cao đẳng kinh tế đối ngoại đã từng thực tập tại Công ty EDC:

Trương Thị Ngọc Hạnh, 2008 Chiến lược Marketing để phát triển dịch vụ tổ

chức Hội chợ triển lãm của Công ty CP Xúc tiến thương mại và Phát triển kinh tế (EDC) Luận văn tốt nghiệp Cao đẳng, Khoa Quản trị kinh doanh, Cao đẳng kinh tế

đối ngoại, TP.HCM, 2008 Luận văn chủ yếu phân tích các chiến lược marketing nhằm phát triển dịch vụ tổ chức HCTL, đồng thời cũng đưa ra được quy trình tổ chức HCTL nhưng còn khá sơ sài, chưa đi vào bản chất của hoạt động tổ chức HCTL

Do đó, khi nghiên cứu về quy trình tổ chức HCTL, tôi đã tham khảo khá nhiều quyển sách, và đặc biệt là Luật thương mại để tìm hiểu về các khái niệm, nguyên tắc tổ

chức hoạt động của HCTL Tuy nhiên, mỗi tài liệu chỉ đề cập đến 1 vấn đề nào đó trong quy trình tổ chức HCTL, cũng như cung cấp phần nào cơ sở lý luận và phương pháp khoa học phục vụ cho quá trình nghiên cứu nên cần phải được tổng hợp một cách cẩn thận và có khoa học

Các tài liệu đã được tham khảo như sau:

Trần Minh Huy, 2009 Phân tích kinh doanh Đại học Nông lâm TP.HCM

Giáo trình đã trình bày đầy đủ các khái niệm và cung cấp hệ thống các chỉ tiêu phân tích và phương pháp tính toán nhằm phục vụ cho việc đánh giá tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Trần Đình Lý, 2009 Quản trị Marketing Đại học Nông lâm TP.HCM Giáo

trình cung cấp những khái niệm, nguyên lý và kỹ thuật cần thiết để có thể hoạch định chiến lược tiếp thị cho doanh nghiệp theo hướng thị trường

Lưu Văn Nghiêm, 2000 Tổ chức sự kiện Đại học kinh tế Quốc dân, Hà Nội

Sách đã tổng hợp những kiến thức về tổ chức sự kiện nhưng nội dung khá cứng nhắc

và mang tính lý thuyết cao, còn nặng về tính liệt kê

Võ Mạnh Quý, 2008 Quảng cáo và xúc tiến bán hàng Cao đẳng kinh tế đối

ngoại, TP.HCM Trình bày những khái niệm cơ bản về quảng cáo và xúc tiến bán hàng, trong đó có hoạt động HCTL

Luật thương mại, 2008 Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2008 Mục 4,

Chương IV của Luật thương mại trình bày khái niệm về HCTL và quy định các quyền, nghĩa vụ của các chủ thể tham gia HCTL cũng như các sản phẩm, dịch vụ được phép buôn bán, trưng bày tại HCTL

Ngoài ra còn có các bài báo, bài viết đăng trên các website cùng với các tài liệu

về hoạt động tổ chức HCTL do Công ty EDC cung cấp Nội dung của các tài liệu này được sử dụng xuyên suốt trong khóa luận và sẽ được ghi trong phần tài liệu tham khảo

ở cuối khóa luận

2.2 Tổng quan về Công ty cổ phần xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế (EDC)

2.2.1 Vài nét khái quát về công ty

Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Xúc tiến Thương mại và Phát triển Kinh tế Tên giao dịch quốc tế: Economic Development and Commercial Promotion Corp (EDC)

Logo công ty:

Địa chỉ: 28/1/21 Phan Đình Giót, P.2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Điện Thoại: (848) 38421640 – 38450488 Fax: (848) 811 3090

Website: www.edcfair.vn Email: edcfair@vnn.vn

Người đại diện pháp lý: Ông Nguyễn Đình Anh

Chức vụ: Chủ tịch HĐQT - Giám đốc

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103000601 do sở Kế hoạch và Đầu

Tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 14/09/2001

Ngành nghề kinh doanh:

- Tổ chức HCTL, xúc tiến thương mại, đầu tư, tổ chức hội nghị, hội thảo

và các sự kiện thương mại trong nước

- Thực hiện các chương trình quãng cáo, quảng bá thương hiệu, sản phẩm

- Thiết kế, dàn dựng, trang trí gian hàng, khu trưng bày, giới thiệu hàng hóa HCTL

- Thiết kế in ấn và dịch vụ liên quan đến ngành in ấn

- Xuất nhập khẩu ủy thác, kê khai hải quan, giao nhận hàng nội địa, quốc

tế

- Tổ chức biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp

Chương trình HCTL hàng năm được tố chức với nhiếu chủ đề: công nghiệp, nông nghiệp, thương mại …

b) Quá trình phát triển

Những năm đầu thành lập trên cơ chế thị trường với kế hoạch tạo dựng uy tín, thương hiệu trong lĩnh vực tổ chức HCTL, Công ty EDC có sức cạnh tranh chưa cao trên thương trường nên còn gặp nhiều khó khăn, doanh thu hàng năm còn khiêm tốn

Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh tại khu vực miền Bắc, ngay từ khi mới thành lập, Công ty đã mở văn phòng đại diện tại thủ đô Hà Nội

Năm 2002, Công ty lần đầu tiên tổ chức các Hội Chợ: Hội chợ xuân 2002, Hội chợ Điện – Điện tử, Hội chợ Thương mại Sài Gỏn tại thành phố Hồ Chí Minh Đây là những hoạt động đầu tiên đánh dấu sự xuất hiện của công ty trên thương trường

Trong suốt 10 năm kể từ khi thành lập, công ty đã tổ chức nhiều loại hình HCTL phong phú và đạt được những thành công nhất định, được lãnh đạo các Bộ, ngành đánh giá rất cao Với nỗ lực của đội ngũ cán bộ nhân viên, công ty đã từng bước tạo dựng được một thương hiệu trong lĩnh vực tổ chức HCTL, một lĩnh vực ngày càng phát triển trong thời kỳ hội nhập

2.2.3 Chức năng nhiệm vụ

a) Chức năng

- Tổ chức HCTL, dịch vụ quảng cáo

- Thực hiện các dịch vụ liên quan đến HCTL và quảng cáo

- Tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm

- Tổ chức biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp

b) Nhiệm vụ

- Xây dựng và tổ chức sự kiện có hiệu quả các kế hoạch kinh doanh

- Đảm bảo hạch toán đầy đủ theo kế hoạch

- Thực hiện đúng các chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà Nước

- Tuân thủ đúng, đầy đủ các nghị định, quy định, văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động của Công ty

- Nâng cao chất lượng dịch vụ trên thị trường

- Nâng cao cơ hội nghề nghiệp và mức sống của cán bộ, nhân viên của công ty

NHÓM KD3

NHÓM

KD 2 NHÓM  

KD1  

- Ban giám đốc: gồm 01 Giám Đốc và 02 phó Giám Đốc

+ Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng kinh tế Giám dốc cũng là người đại diện pháp lý và chịu trách nhiệm trước Pháp luật về mọi hoạt động của công ty

+Phó giám đốc phụ trách kế hoạch -tài chính: là người trợ giúp cho giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch tài chính cho từng kỳ hội chợ, được giám đốc ủy quyền theo dõi và ký duyệt các khoản phát sinh tài chính của công ty Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về nhiệm vụ được phân công, hoành thành nhiệm vụ Giám đốc giao phó theo đúng yêu cầu

+Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh: là người trợ giúp cho Giám Đốc

về việc tổ chức kinh doanh, sắp xếp phân công kế hoạch, phân nhóm tại bộ phận kinh doanh để tối ưu hóa hiệu quả công việc

- Phòng Hành Chính: Tổ chức thực hiện và quản lý các hồ sơ, văn bản pháp lý

theo thủ tục và nguyên tắc, theo dõi tình hình quản lý nhân sự, tiêp nhận, lưu trữ các

hồ sơ, công văn Ngoài ra bộ phận này còn có trách nhiệm theo dõi việc chấm công của cán bộ nhân viên trong công ty

- Phòng Kế Toán: Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát toàn bộ tài sản, tiền bạc

của công ty, phân tích các hoạt động tài chính : tổ chức, ghi chép tổng hợp, tính toán chính xác và trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty Lập đầy đủ và gửi đúng kỳ hạn các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước

- Phòng kinh doanh: Tham mưu và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh

của Ban Giám Đốc Quan hệ tiếp cận với các đơn vị, doanh nghiệp để ký kết hợp đồng phát triển kinh doanh, tìm kiếm và mở rộng thị trường, đồng thời duy trì và bảo vệ khách hàng truyền thống của Công ty

2.2.5 Đánh giá chung về tình hình hoạt động của công ty hiện nay

Sau 10 năm hoạt động với nhiều khó khăn và thách thức, hiện nay công ty đã

có vị thế vững chắc trên thị trường và nhiều kinh nghiệm trong công tác tổ chức HCTL Đồng thời với việc sở hữu đội ngũ nhân viên nhiệt tình, sáng tạo, luôn chủ động trong công việc, công ty ngày càng bước lên những tầm cao mới trong hoạt động

tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức HCTL nói riêng Lấy phương châm hoạt động ngày càng chuyên nghiệp, công ty đã, đang và sẽ không ngừng hoàn thiện mình trong công tác chuẩn bị và tổ chức những hội chợ uy tín và chất lượng nhằm tạo nên những

cơ hội lý tưởng để các doanh nghiệp mở rộng quan hệ đối tác, khách hàng… thông qua những cuộc gặp gỡ và tiếp xúc cá nhân

2.2.6 Phương hướng hoạt động trong thời gian tới

Để đẩy mạnh hơn nữa chương trình xúc tiến thương mại mà trong đó HCTL giữ vai trò quan trọng, trong năm 2010 và 2011 công ty EDC sẽ tổ chức những hoạt động như sau:

- Năm 2010:

1 Hội chợ mua sắm Xuân 2010 tại TP.HCM

2 Hội chợ tháng khuyến mại 2010 tại TP.HCM

3 Hội chợ Nông nghiệp Quốc tế 2010 tại Đồng Nai

4 Hội chợ triển lãm thương hiệu Việt Nam 2010 tại TP.HCM

5 Hội chợ triển lãm Bò sữa 2010 tại TP.HCM

- Năm 2011

1 Hội chợ Mua sắm Xuân 2011 tại TP.HCM

2 Hội chợ Tháng khuyến mại 2011 tại TP.HCM

3 Hội chợ Nông nghiệp Việt Nam 2011 tại Đồng Nai

4 Hội chợ triển lãm Thương hiệu Việt Nam 2011 tại TP.HCM

5 Festival lúa gạo Việt Nam 2011 tại Hậu Giang

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

- Tổ chức

Việc tổ chức hội chợ thường do thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ - triển lãm thương mại thực hiện; hoặc do một tổ chức, cơ quan, hiệp hội nào đó đứng ra tổ chức nhằm hỗ trợ các thương nhân (doanh nghiệp) xúc tiến ký kết hợp đồng tiêu thụ hàng hoá Thông thường, các cơ quan này là cơ quan xúc tiến thương mại của quốc gia hay địa phương, dùng ngân sách hay quỹ để hỗ trợ, tại Việt Nam là VIETRADE (Cục Xúc tiến thương mại thuộc Bộ Công Thương), tại Nhật Bản là JETRO, tại Australia là AUSTRADE…

Chủ thể tham gia trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ tại các hội chợ, triển lãm thương mại thường là các thương nhân với mục tiêu tìm đối tác; do đó đối tượng khách hàng mà thương nhân hướng tới chủ yếu cũng là bạn hàng

Hội chợ thường được tổ chức thành các gian hàng (diện tích lớn hoặc nhỏ, nhưng quy chuẩn tối thiểu là 3m x 3m) để các thương nhân giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của mình tại đó

Nhà tổ chức đứng ra mời, kêu gọi, tập hợp các thương nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại; sau đó sắp xếp họ vào các vị trí gian hàng tại địa điểm của mình hoặc tự mình đi thuê Các thương nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại phải trả phí gian hàng cho nhà tổ chức Trong trường hợp nhà tổ chức là một cơ quan nhà nước, các thương nhân tham gia thường được miễn phí hoặc giảm một phần chi phí so với khi tham gia hội chợ, triển lãm thương mại mà nhà tổ chức là thương nhân

Tại Việt Nam, nhiều hội chợ được tổ chức là nơi trực tiếp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ; là nơi người tiêu dùng mua sắm trực tiếp tại các gian hàng Các hội chợ chuyên ngành thường diễn ra ngắn hơn so với các hội chợ đa ngành Các hội chợ đa ngành hoặc hàng tiêu dùng, hay tổng hợp thường kéo dài 7 - 10 ngày Đặc biệt các hội chợ Xuân phục vụ nhu cầu mua sắm dịp Tết Nguyên đán thường kéo dài 2 tuần Các hội chợ chuyên ngành chỉ diễn ra 2 - 4 ngày vì doanh nghiệp tham gia và đối tượng tiếp cận cũng hẹp hơn

b) Triển lãm

Triển lãm là việc tổ chức trưng bày vật phẩm, tranh ảnh hoặc hàng hoá tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá đến mọi người trong xã hội, cộng đồng

Triển lãm có hai loại chính cần phân biệt rõ: triển lãm thương mại và triển lãm phi thương mại Trong khi triển lãm thương mại được hiểu theo khái niệm giống như hội chợ thì triển lãm phi thương mại là các triển lãm trưng bày, giới thiệu quảng bá, vật phẩm, hình ảnh đến mọi người trong xã hội, cộng đồng, không vì mục đích xúc tiến ký kết hợp đồng tiêu thụ hàng hoá hay trực tiếp tiêu thụ hàng hoá Các triển lãm phi thương mại thường vì mục tiêu tuyên truyền, quảng bá chính trị hoặc văn hoá

Ví dụ cho các trường hợp này là:

• Triển lãm thành tựu kinh tế quốc dân

• Triển lãm ảnh nghệ thuật, tranh cổ động

• Triển lãm trưng bày hàng giả: nhằm giúp người tiêu dùng nhận diện và phân biệt hàng giả với hàng thật

Triển lãm thành tựu thường do các cơ quan, tổ chức của nhà nước đứng ra thực hiện chủ yếu vì mục đích chính trị Các triển lãm tranh ảnh, vì đặc thù của vật phẩm trưng bày, thường được trưng bày như các phòng tranh, không tổ chức thành các gian hàng

Ngoài ra, ta có thể tham khảo thêm khái niệm về hội chợ, triển lãm thương mại

do Luật thương mại Việt Nam quy định tại chương IV, mục 4, điều 129 như sau: “Hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại được thực hiện tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ.”

Như vậy, qua các khái niệm trên ta có thể hiểu rằng hội chợ triển lãm là một trong những loại hình xúc tiến thương mại, được diễn ra dưới hình thức một thị trường hoạt động tập trung tại một địa điểm nhất định trong một khoảng thời gian nhất định,

mà tại đó các nhà sản xuất kinh doanh trưng bày, quảng bá và bán sản phẩm hàng hoá của mình nhằm giới thiệu trực tiếp với người tiêu dùng, tìm kiếm đối tác làm ăn, ký kết hợp đồng và kêu gọi đầu tư

Xét về bản chất, hội chợ và triển lãm đều có mục đích là quảng cáo, giới thiệu các sản phẩm hàng hoá trực tiếp ra thị trường Nhưng trong hội chợ thì các nhà tham gia được phép bán sản phẩm hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng, còn trong triển lãm các nhà tham gia chỉ cần quảng bá thương hiệu sản phẩm và hàng hóa của mình đến với người tiêu dùng là chính Chính vì vậy đối tượng chính tham gia triển lãm chủ yếu là các nhà sản xuất, nhà cung ứng hoặc đại lý của họ, còn tham gia hội chợ thì cả nhà sản xuất và kinh doanh thương mại Đối với các sự kiện vừa triển lãm vừa hội chợ thì thời gian diễn ra hội chợ thường bao giờ cũng dài hơn thời gian triển lãm, vì mục tiêu chính của triển lãm là chỉ tập trung quảng cáo giới thiệu sản phẩm trong một vài ngày đầu theo kế hoạch, còn sau đó là tổ chức hội chợ thương mại nên cần nhiều thời gian để có thể đạt được một trong những mục tiêu chính là doanh thu và lợi nhuận bán hàng

3.1.2 Những đặc trưng cơ bản của hội chợ triển lãm

a) Địa điểm và thời gian

Địa điểm và thời gian của hội chợ, triển lãm không quy định rõ ràng mà phụ thuộc chủ yếu vào tính chất của từng cuộc hội chợ, triển lãm:

- Địa điểm phải là ở các khu đô thị lớn, có mặt bằng rộng, thuận tiện giao thông vận tải, đảm bảo các điều kiện thông tin, cơ sở hạ tầng, an ninh

- Thời gian tổ chức HCTL thường kéo dài từ 4 đến 7 ngày tùy theo tính chất, nội dung của HCTL là tổng hợp hay chuyên nghành

b) Hoạt động hội chợ triển lãm

Đây là hình thức xúc tiến thương mại trực tiếp, tiếp nhận nhiều nguồn thông tin các đối thủ cạnh tranh, những đánh giá về sản phẩm từ người tiêu dùng và thông tin từ những bạn hàng hiện tại cũng như tiềm năng, có thể xác định một cách tương đối vị thế của các doanh nghiệp trên thị trường và tìm kiếm cơ hội dẫn đến ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết và đầu tư

Về phía nhà tổ chức, HCTL là loại hình kinh doanh dịch vụ trên cơ sở tổ chức

và cho thuê các sản phẩm của mình như: Thuê địa điểm, gian hàng trưng bày, thiết bị giàn dựng, dịch vụ vận tải hàng hoá đến và ra khỏi hội chợ triển lãm Ngoài ra, Ban tổ chức HCTL còn tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và các hoạt động hỗ trợ kèm theo như hội thi, diễn đàn giao lưu, hoạt náo, văn nghệ phục vụ khách tham quan

3.1.3 Chức năng và vai trò của hội chợ triển lãm

a) Chức năng

Hội chợ triển lãm là loại hình hoạt động với nhiều chức năng quan trọng và tổng hợp bao gồm các chức năng sau đây:

- Chức năng thông tin:

+ Thông tin về giá cả: Tại hội chợ triển lãm các nhà sản xuất kinh doanh bao giờ cũng đưa ra giá cả chính xác về sản phẩm hàng hoá của mình Thông qua đó các nhà doanh nghiệp nắm bắt được giá cả trên thị trường một cách nhanh nhạy, so sánh giá sản phẩm của mình với giá của các sản phẩm khác cùng loại trên thị trường, từ đó nghiên cứu và đề ra chiến lược cạnh tranh về giá

+ Thông tin về chất lượng sản phẩm: Để quảng cáo về sản phẩm các nhà doanh nghiệp phải bằng cách này hay cách khác thông tin cho khách hàng biết tính năng, tác dụng của sản phẩm, công nghệ chế tạo sản phẩm và các chỉ tiêu

kỹ thuật, chỉ tiêu chất luợng và các giấy tờ có liên quan đến sự kiểm nghiệm của các cơ quan chức năng đối với các chỉ tiêu này (ví dụ giấy chứng chỉ chất lượng ISO 9000, các huân huy chương )

+ Thông tin về cung - cầu: Tham gia hội chợ triển lãm có nhiều sản phẩm cùng loại hoặc các sản phẩm thay thế, qua đó các nhà doanh nghiệp cũng như nhà quản lý vĩ mô có thể dánh giá lượng cung của sản phẩm trên thị trường Hội chợ triển lãm là thị trường thu nhỏ phản ánh khả năng tiêu thụ trên thị trường lớn, giúp các nhà doanh nghiệp tính toán đánh giá mức độ chênh lệch cung-cầu để điều chỉnh chiến lược sản xuất kinh doanh hiện tại và tương lai của mình

+ Thông tin về kiểu dáng sản phẩm: Cùng một loại sản phẩm có thể có rất nhiều kiểu dáng, mẫu mã khác nhau Hội chợ triển lãm là nơi các nhà doanh nghiệp đưa đến trình diễn các loại kiểu dáng mẫu mã sản phẩm mới nhất của mình, người tiêu dùng dựa vào thị hiếu, sở thích để lựa chọn các sản phẩm qua

đó các nhà doanh nghiệp ra quyết định sản xuất loại kiểu dáng nào, mẫu mã nào

là phù hợp

+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Tham gia hội chợ cùng với sản phẩm của doanh nghiệp là các sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh Đây là điều kiện tốt nhất giúp các nhà doanh nghiệp đánh giá được khả năng của các đối thủ trong nghành trên nhiều phương diện: giá cả, sản phẩm, khách hàng, xúc tiến

+ Thông tin về đầu tư, nghiên cứu và quản lý vĩ mô: Trong các hội chợ triển lãm thường tổ chức các hội thảo, hội nghị do ban tổ chức hoặc khách hàng chủ trì, các nhà đầu tư, nhà sản xuất và nhà quản lý chính sách nhận được nhiều thông tin liên quan đến khả năng đầu tư, khuyến khích sản xuất, tư vấn và chính sách quản lý vĩ mô

- Chức năng thương mại:

Hoạt động hội chợ triển lãm tạo điều kiện không chỉ để các nhà sản xuất và người tiêu dùng gặp gỡ, trao đổi thông tin thông qua hoạt động mua bán mà quan trọng hơn là tạo môi trường xúc tiến thương mại trong nước và quốc tế Hội chợ là nơi góp mặt của các doanh nghiệp lớn với nhiều chủng loại sản phẩm hàng hoá, phản ánh mức độ cung-cầu của nền kinh tế về các sản phẩm một cách đáng tin cậygiúp các nhà sản xuất chú trọng đến việc sản xuất ra những sản phẩm mà xã hội cần chứ không phải mang quảng cáo và bán những sản phẩm truyền thống mình có Quan trọng hơn là trong điều kiện xu hướng toàn cầu hoá ngày càng gia tăng cùng với tốc độ phát triển chóng mặt của khoa học công nghệ thì chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại, quan hệ kinh tế, quốc tế mở rộng, hoạt động hội chợ triển lãm tạo môi trường thuận lợi cho việc hợp tác làm ăn không chỉ giữa các nhà sản xuất mà còn ở cấp chính phủ giữa các quốc gia

- Chức năng quảng cáo:

Hội chợ triển lãm đóng vai trò rất quan trọng trong quảng cáo Quảng cáo có nhiều hình thức, phương thức thể hiện Thông qua quảng cáo, các nhà sản xuất thông tin cho đối tác, người tiêu dùng về tiềm lực của mình, định hướng, nhu cầu và các sản phẩm, xác định được vị thế của doanh nghiệp mình trên thị trường trong nước và quốc

Trong hội chợ triển lãm, cùng một lưu lượng khách hàng đông, họ có thể trực tiếp nghe, nhìn, cầm, nắm hoặc dùng thử nhờ đó những nhận xét, đánh giá của họ về sản phẩm thường chính xác Quảng cáo trong hội chợ triển lãm cũng thể hiện trình độ văn minh tiếp thị của doanh nghiệp thông qua cách trang trí gian hàng và trưng bày sản phẩm cũng như trình độ giao tiếp, phương thức bán hàng của nhân viên

+ Hợp tác đầu tư, nghiên cứu thiết kế và tư vấn (tăng khả năng sản xuất)

b) Vai trò của hoạt động hội chợ triển lãm

- Đối với nền kinh tế quốc dân

+ Tạo mối liên kết: Giữa các doanh nghiệp, giữa các nghành, các vùng nhằm phát huy thế mạnh tiềm năng của từng doanh nghiệp, từng nghành và vùng kinh tế Trong liên kết kinh tế mỗi doanh nghiệp đều cố gắng biến tiềm lực của doanh nghiệp mình thành lợi thế so sánh Hội chợ triển lãm là cầu nối cho các doanh nghiệp gặp gỡ tìm hiểu để liên kết với nhau tạo ra sức mạnh cạnh tranh cho mình và nền kinh tế nói chung

+ Tạo mặt bằng giá: Thông qua hội chợ triển lãm người ta xác định được mặt bằng giá của các sản phẩm, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, phán đoán được lượng khách hàng tiềm năng và sức mua của thị trường

+ Tạo môi trường đầu tư: Nhờ chức năng kích thích sản xuất, nhu cầu phát triển sản xuất tăng, vốn và công nghệ tăng và đây là cơ hội cho các nhà đầu tư khai thác

+ Hội nhập quốc tế: Thông qua hội chợ triển lãm quốc tế, bạn bè quốc tế không chỉ biết được các sản phẩm truyền thống của dân tộc mà quan trọng hơn

là họ hiểu thêm về văn hoá, lối sống cũng như tiềm năng kinh tế, con người của đất nước mình Mặt khác, các nhà doanh nghiệp, nhà quản lý trong nước còn tiếp xúc với những công nghệ tiên tiến, học hỏi được kinh nghiệm quản lý từ các nước phát triển Góp phần tăng cường mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực

- Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Hội chợ triển lãm là một trong những bộ phận quan trọng trong chính sách xúc tiến của doanh nghiệp Chính vì vậy, tham gia hội chợ triển lãm là một trong các

phương pháp hiệu quả đối với việc đẩy mạnh công tác này:

+ Hỗ chợ cho chiến lược Marketing của doanh nghiệp: Tham gia hội chợ triển lãm giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn nữa kế hoạch Marketing của mình, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động Marketing đã thực hiện Từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một chính sách xúc tiến phù hợp, kết hợp với hình ảnh về sản phẩm như một sản phẩm chất lượng cao

+ Tiếp cận các khách hàng: Một cuộc hội chợ triển lãm được tổ chức tốt

sẽ quy tụ được một lưu lượng lớn các khách hàng, cho phép doanh nghiệp trực tiếp giới thiệu hàng hoá, tiếp xúc với khách hàng, hướng dẫn cách sử dụng, giúp họ yên tâm khi quyết định mua hàng, đồng thời nhận được những thông tin phản hồi tại chỗ

+ Mở rộng thị trường, xâm nhập thị trường mới: Tham gia các cuộc hội chợ triển lãm ở thị trường này giúp các doanh nghiệp rút ngắn được thời gian tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu, phong tục, lối sống của khách hàng thông qua các cuộc tiếp xúc trực tiếp ngay tại hội chợ triển lãm

+ Củng cố danh tiếng, hình ảnh của doanh nghiệp: Thông qua hoạt động

hội chợ triển lãm các doanh nghiệp khuyếch trương hình ảnh về doanh nghiệp mình, giới thiệu với khách hàng về lịch sử phát triển, năng lực, uy tín, triển vọng lĩnh vực kinh doanh Nhờ đó, doanh nghiệp để lại một "ấn tượng tốt" đối với khách hàng và có ảnh hưởng nhất định đến quyết định mua hàng trong tương lai của các khách hàng

+ Quan sát, tìm hiểu về sự cạnh tranh trong nghành: Một lợi ích quan trọng mà các cuộc hội chợ triển lãm mang lại cho các doanh nghiệp tham gia là

họ có cơ hội đánh giá về các đối thủ cạnh tranh Phân tích được cường độ cạnh tranh trong nghành thông qua số lượng và kết cấu các đối tượng cạnh tranh, đồng thời nhận biết được đối tượng cạnh tranh trực tiếp Phân tích lợi thế cạnh tranh và khả năng cạnh tranh của họ để xây dựng chiến lược phù hợp cho hướng đi của mình

+ Xúc tiến hợp tác, đầu tư: Tham gia hội chợ triển lãm, doanh nghiệp có rất nhiều cơ hội để ký kết hợp đồng, đàm phán, kêu gọi đầu tư và liên kết kinh

tế với các nhà sản xuất khác Tổ chức hoặc tham gia các cuộc hội thảo, hội nghị trong hội chợ triển lãm, doanh nghiệp sẽ có cơ hội nắm bắt các nguồn thông tin quý giá từ các cuộc bàn luận, đối thoại về các chủ đề liên quan đến lĩnh vực của mình

3.1.4 Phân loại hội chợ triển lãm

Hội chợ triển lãm rất đa dạng về thể loại do tính phong phú của hoạt động kinh

tế, trên thực tế người ta chưa có một tiêu chuẩn chính thức nào để định nghĩa và phân loại các cuộc hội chợ triển lãm ngoài cái tên gọi của chúng Để giúp chúng ta nhận biết

và phân biệt một cách tương đối, hội chợ triển lãm thường phân thành các loại như sau:

a) Phân loại theo chu kỳ:

- Hội chợ triển lãm định kỳ: Thường tổ chức hàng năm hoặc vài năm một lần vào một thời gian và địa điểm nhất định Hội chợ triển lãm loại này thường có quy mô lớn, có uy tín, khách tham gia đông và quen thuộc, giới thiệu những sản phẩm có thị trường lớn

- Hội chợ triển lãm không định kỳ: Được tổ chức nhằm đáp ứng những nhu cầu của các doanh nghiệp có sản phẩm ở các thị trường hẹp hơn như các địa phương, các nghành kinh tế Các hội chợ triển lãm này thường có sự phối hợp chặt chẽ và có sự hỗ trợ của địa phương hoặc nghành có liên quan, thường quy mô không lớn

b) Phân loại theo ngành hàng:

- Hội chợ triển lãm tổng hợp: Với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp trong nước và quốc tế thuộc nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau nhằm giới thiệu và bán sản phẩm như: Hội chợ Thương mại, Hội chợ Xuân, Hội chợ triển lãm Humburg

- Hội chợ triển lãm chuyên ngành: Mục tiêu của loại hội chợ triển lãm này là giới thiệu sản phẩm của một lĩnh vực kinh tế nào đó trong nền kinh tế như: Hội chợ Công nghiệp, Triển lãm Môi trường, Hội chợ triển lãm ngành Hoá chất…

c) Phân loại theo phạm vi tổ chức:

- Hội chợ triển lãm quốc tế: Được tổ chức trong nước hoặc ở nước ngoài với sự tham gia của khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau Theo nội dung thì có thể là hội

chợ tổng hợp hay hội chợ chuyên nghành, định kỳ hay bất thường như: Triển lãm Hàng không Pháp, Hội chợ Thương mại Humburg (Đức), Hội chợ quốc tế hàng Công nghiệp Việt Nam tháng 10, Triển lãm quốc tế "TECOM" về viễn thông tháng 11, Hội chợ thương mại quốc tế EXPO tháng tư hàng năm ở Việt Nam

- Hội chợ triển lãm trong nước: Khách tham gia chỉ gồm các doanh nghiệp trong nước nhằm xúc tiến bán hàng, hay phát huy nội lực của các doanh nghiệp nội địa như Hội chợ Xuân, Hội chợ Thời trang, Hội chợ Hàng tiêu dùng

- Hội chợ triển lãm địa phương: Được tổ chức trong phạm vi của tỉnh, thành phố hoặc một địa phương nào đó với sự tham gia của các doanh nghiệp trong địa phương đó nhằm khuyến khích phát triển kinh tế địa phương, mở rộng quan hệ với các địa phương khác và hợp tác liên doanh

3.2 Phương pháp nghiên cứu

3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu

a) Nghiên cứu tại bàn

Thu thập những dữ liệu có sẵn và liên quan đến chuyên đề bằng cách xem xét

và trích lọc những dữ liệu thứ cấp, các loại sách, các bài báo, các trang điện tử (website) về hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm kết hợp với các tài liệu do giáo viên hướng dẫn cung cấp

b) Nghiên cứu thực địa

Quá trình thực tập tại công ty EDC đã cho tôi nhiều cơ hội va chạm thực tế, thậm chí với sự giúp đỡ của các nhân viên trong công ty tôi còn được tham gia trực tiếp vào công tác tổ chức HCTL tại Vĩnh Long Từ đó, tôi đã thu thập được rất nhiều thông tin làm cơ sở cho việc phân tích tình hình hoạt động của công ty trong lĩnh vực

tổ chức HCTL

3.2.2 Phương pháp phân tích số liệu (Phương pháp so sánh)

Trong phạm vi khóa luận này có sử dụng phương pháp so sánh nhằm nghiên cứu mức độ tăng (giảm) về doanh thu cũng như nhận xét về tỉ lệ hoàn thành kế hoạch doanh thu của công ty CP xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế (EDC) Đây là phương pháp đòi hỏi phải có ít nhất 2 chỉ tiêu hoặc 2 đại lượng thống nhất về nội dung, phương pháp tính toán, thời gian và đơn vị đo lường nên sẽ tiến hành phân tích các số liệu trong 5 năm gần đây, cụ thể là từ năm 2005 - 2009 Bên cạnh đó, tùy thuộc

vào mục đích phân tích mà ta có thể lựa chọn 1 trong 2 tiêu thức sau (hoặc kết hợp cả

2 tiêu thức) trong quá trình tiến hành phân tích :

- So sánh thực tế đạt được so với kế hoạch, định mức để đánh giá tình hình thực hiện, mục tiêu đặt ra có đạt được hay không

- So sánh giữa số liệu thực tế kỳ này với số liệu thực tế kỳ trước hoặc các kỳ trước để xác định xu hướng và tốc độ phát triển

Ngoài ra, về kỹ thuật so sánh cũng có 2 loại như sau:

- So sánh về số tuyệt đối: là việc xác định chênh lệch giữa trị số của chỉ tiêu kỳ phân tích với trị số của kỳ gốc, cho thấy sự biến động về số tuyệt đối của hiện tượng

- So sánh bằng số tương đối: là việc xác định số % tăng (giảm) giữa thực tế so với kỳ gốc hoặc tỷ trọng của một hiện tượng trong tổng thể quy mô chung, cho thấy tốc độ phát triển hoặc kết cấu, mức độ phổ biến cúa hiện tượng Ta

có công thức tính như sau:

y1 – y0

t = * 100%

Trong đó, t: tốc độ tăng (giảm) so với năm trước

y0: chỉ tiêu năm trước

y1: chỉ tiêu năm sau

 

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

4.1 Tình hình hoạt động của công ty trong 5 năm gần đây (2005-2009)

4.1.1 Hoạt động của công ty và kết quả đạt được trong 5 năm vừa qua

Xét trong khoảng thời gian từ năm 2005 đến năm 2009, Công ty EDC đã tổ

chức tổng cộng 17 kỳ Hội chợ, kết quả cụ thể được phản ánh trong Bảng 4.1 sau đây:

Bảng 4.1 Kết quả kinh doanh hoạt động tổ chức HCTL của Công ty EDC qua 5

năm 2005- 2009

Doanh thu

kế hoạch (Ngàn đồng)

Doanh thu thực tế (Ngàn đồng)

Chênh lệch (Ngàn đồng)

Tỷ lệ hoàn thành

kế hoạch (%)

2005

HCTM Xuân Ât Dậu 2005 1.600.000 1.665.089 65.089 104 HCTL Công nghiệp Quốc tế 2005 1.750.000 2.032.590 282.590 116

HC Thương mại 2005 1.500.000 1.496.250 -3.750 100 HCTL Nông nghiệp Quốc tế 2005 1.500.000 1.466.750 -33.250 98

Cộng năm 2008 7.300.000 7.847.650 547.650 108

2009

Hội chợ Mua sắm Xuân 2009 1.800.000 2.542.000 742.000 141 HCTL Nông nghiệp Việt Nam 2009 2.300.000 2.361.500 61.500 103 Festival Lúa gạo Việt Nam 2009 1.800.000 2.104.500 304.500 117 Hội chợ Tháng khuyến mãi 2009 1.600.000 1.850.800 250.800 116

Cộng năm 2009 7.500.000 8.858.800 1.358.800 118

Nguồn: Phòng kế toán

Qua Bảng 4.1 , ta có thể xây dựng đuợc biểu đồ doanh thu như sau

Hình 4.1 Biểu đồ doanh thu của Công ty EDC qua 5 năm 2005 – 2009

Nguồn: Kết quả tổng hợp Qua Hình 4.1, ta thấy rằng doanh thu của Công ty EDC đạt được qua mỗi năm hầu như tăng liên tục, chỉ riêng năm 2006 do Công ty chỉ tiến hành tổ chức 2 Hội chợ nên doanh thu giảm so với năm 2005 là 1.922.792 ngàn đồng Sau năm 2006, doanh thu tăng liên tục và các giá trị tăng như sau: doanh thu năm 2007 tăng 1.652.495 ngàn đồng so với năm 2006, doanh thu năm 2008 tăng 1.457.268 ngàn đồng so với năm

2007, doanh thu năm 2009 tăng 1.011.150 ngàn đồng so với năm 2008 Các mức chênh lệch trên cho thấy rằng, xét về mặt doanh thu, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty đã có sự ổn định tương đối trong mức tăng doanh thu

Dựa vào Bảng 4.1, ta có thể thấy tỷ lệ hoàn thành kế hoạch của Công ty EDC trong 5 năm gần đây chỉ có năm 2007 là không hoàn thành chỉ tiêu về doanh thu mà Công ty đặt ra Các năm còn lại là năm 2005, năm 2006, năm 2008, năm 2009 Công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch với tỷ lệ hoàn thành kế hoạch lần lượt là 105%, 128%, 108%, 118% Trong đó, đáng chú ý nhất là năm 2006, Công ty chỉ tổ chức 2 Hội chợ khiến doanh thu giảm nhưng lại có tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cao nhất và năm

2007 là năm có giá trị tăng doanh thu cao nhất, nhưng lại không hoàn thành kế hoạch doanh thu

Có thể thấy rằng trong 5 năm vừa qua, Công ty đã tổ chức 17 Hội chợ nhưng chỉ có 3 chủ đề có thể nói là chủ lực của Công ty: HCTL Công nghiệp Quốc tế, HCTL

Nông nghiệp Quốc tế và Hội chợ Mua sắm Xuân Trong đó, chỉ có Hội chợ Mua sắm Xuân là luôn luôn hoàn thành doanh thu như kế hoạch và tỷ lệ hoàn thành ngày càng càng tăng cao kể từ sau năm 2007 Bên cạnh đó, nguồn doanh thu từ HCTL Công nghiệp Quốc tế lại không ổn định Năm 2006 HCTL Công nghiệp Quốc tế có doanh thu tăng so với năm 2005 nhưng 2 năm tiếp theo là 2007 và 2008, doanh thu hội chợ này không hoàn thành kế hoạch dẫn đến kết quả là năm 2009 Công ty không tiếp tục

tổ chức hội chợ này Đồng thời HCTL Nông nghiệp Quốc tế lại không có sự ổn định

về tỷ lệ hoàn thành kế hoạch Năm 2005 và năm 2007 hội chợ này không hoàn thành

kế hoạch daonh thu, chỉ có năm 2008 là tỷ lệ hoàn thành kế hoạch là 110% Như vậy, vấn đề đặt ra cho Công ty EDC là phải tìm ra giải pháp và phương hướng cụ thể trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả HCTL Nông nghiệp và HCTL Công nghiệp Quốc tế đồng thời với việc duy trì và phát triển Hội chợ Xuân hàng năm

4.1.2 Cơ cấu thị trường và phạm vi hoạt động của công ty

a) Cơ cấu thị trường và phạm vi hoạt động hiện nay

Với nhiều chủ đề HCTL đa dạng phục vụ cho các tổ chức, đơn vị và doanh nghiệp hoạt động trong nhiều ngành khác nhau như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại,… phạm vi thị trường của công ty trải dài từ Bắc tới Nam với mục tiêu đáp ứng nhu cầu XTTM của các doanh nghiệp khắp mọi miền đất nước Bên cạnh đó, công ty cũng khai thác thị trường nước ngoài như Mỹ, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc, Thái Lan,…

Cơ cấu thị trường của công ty thể hiện qua Hình 4.2 và Hình 4.3 như sau:

Hình 4.2 Cơ cấu thị trường chung

Nguồn: Phòng kế toán

20%

80%

Hiện nay, việc tổ chức và tham gia hội chợ triển lãm ở nước ngoài của công ty chủ yếu thực hiện ở một số thị trường quen thuộc như: Singapore, Nhật, Trung quốc, Nhiều thị trường nhập khẩu quan trọng của Việt Nam bị bỏ sót do kinh phí hạn hẹp, công ty phụ thuộc rất nhiều vào các nguồn tài trợ từ phía nước ngoài khi tham gia hoặc tổ chức cuộc hội chợ triển lãm ở nước ngoài Có nhiều thị trường tiềm năng nhưng công ty không thể tham gia vì không nhận được sự hỗ trợ về kinh phí Chính vì vậy, việc mở rộng thị trường ở nước ngoài cũng đi đôi với việc xây dựng một cơ chế tài chính linh hoạt nhằm tạo tiềm lực trong việc tham gia tổ chức hội chợ triển lãm ở nước ngoài, tăng cường tìm kiếm các nguồn tài trợ từ các tổ chức có quan hệ để hỗ trợ tốt nhất các mục tiêu đề ra

Hình 4.3 Cơ cấu thị trường trong nước

Nguồn: Phòng kế toán Hiện nay, các hội chợ triển lãm trong nước chỉ được công ty tiến hành ở hai thành phố chính là thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội mặc dù nhu cầu về hội chợ triển lãm ở các khu vực khác trong cả nước là rất lớn Đặc biệt, trong một vài năm gần đây nhu cầu về hội chợ triển lãm có quy mô lớn tổ chức ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh có xu hướng giảm trong khi nhu cầu về các hội chợ triển lãm có quy mô vừa và nhỏ, mang tính chuyên đề cao tại các địa phương khác nhau lại tăng Chẳng hạn, rất nhiều hội chợ triển lãm được tổ chức ở Cần Thơ, Đà Nẵng thu hút đông đảo các doanh nghiệp trong, ngoài nước và khách tham quan Do vậy, trong thời gian sắp tới công ty

10%

10%

80%

cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan ban ngành địa phương nhằm tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm ở các địa phương có tiềm năng

b) Định hướng chung về phát triển thị trường của Công ty

- Đối với thị trường trong nước:

Hiện nay, khách hàng của Công ty chủ yếu vẫn là các doanh nghiệp trong nước tập trung chủ yếu tại thành phố Hồ Chí Minh và một số tỉnh, thành đồng bằng Nam bộ Thị trường các tỉnh phía Bắc, vùng Cao nguyên, các tỉnh miền Trung sẽ được quan tâm và tăng cường khai thác, phối hợp tổ chức hàng năm Để làm được điều này đòi hỏi công ty phải năng động hơn nữa trong việc khai phá các thị trường tiềm năng

- Đối với thị trường nước ngoài:

Đây là thị trường vô cùng rộng lớn bao gồm các nước đang có đầu tư vào Việt Nam và một số nước có quan hệ xuất nhập khẩu như: Các nước trong Liên minh Châu

Âu, các nước trong khối ASEAN, Mỹ, Nhật bản, Trung quốc, Hàn quốc, Đài loan, Singapore, Australia v.v Hiện tại, công ty đã có một số khách hàng quen thuộc trong

số này, nhưng còn quá ít so với tiềm năng có thể đạt tới Trong thời gian tới các khu vực này vẫn là thị trường mục tiêu, cần thắt chặt hơn nữa mối quan hệ vốn có đồng thời phát triển và mở rộng các mối quan hệ mới với các tổ chức hoạt động xúc tiến

4.2 Đánh giá về khả năng tổ chức HCTL của công ty và hoạt động tham gia HCTL của các doanh nghiệp Việt Nam

4.2.1 Đánh giá về khả năng tổ chức HCTL của công ty

Với mục tiêu tổ chức được nhiều cuộc hội chợ triển lãm với quy mô ngày càng lớn, chất lượng không ngừng được nâng cao nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường, yêu cầu phát triển của nền kinh tế đất nước trong điều kện mới, trong những năm qua Công ty CP xúc tiến thương mại và phát triển kinh tế (EDC) đã không ngừng nỗ lực nhằm thực hiện tốt những hoạt động chính của mình Có được kết quả như vậy là nhờ công ty đã không ngừng nâng cao cải tiến chất lượng nội dung tổ chức của hoạt động này thông qua một số chính sách cụ thể

a) Chính sách tiếp thị:

Tiếp thị là một khâu quan trọng và tốn công sức trong kết quả của hoạt động hội chợ triển lãm Tiếp thị trong hội chợ triển lãm là nhằm truyền tải thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác đến khách hàng, tư vấn và thuyết phục để khách

hàng tham gia Công ty thực hiện chính sách này thông qua nhiều biện pháp và hình thức:

- Giao cho phòng kinh doanh khảo sát thị trường, lên kế hoạch tổ chức, đến trực tiếp các doanh nghiệp quảng cáo và mời khách hàng

- Thiết lập một hệ thống công tác viên chuyên mời khách tham gia các cuộc hội chợ triển lãm do công ty tổ chức

- Công ty xây dựng một bản thông tin báo chí gồm những nội dung như thời gian, địa điểm, quy mô tổ chức, các hoạt động sẽ diễn ra tại HCTL và đăng trên các tờ báo, tạp chí sau: Báo Tuổi trẻ, Báo Thanh niên, Báo Nông nghiệp, Báo Doanh nhân Sài Gòn, Thời báo Kinh tế Việt Nam, Tạp chí Công nghiệp, Tạp chí Nông nghiệp, Báo Sài Gòn giải phóng… và các tờ báo địa phương nếu HCTL diễn ra ở các tỉnh thành khác ngoài TP.HCM

- In ấn phát hành thư mời, tạp chí và các ấn phẩm trong nước và ngoài nước

b) Chính sách hợp tác và liên kết:

- Các Bộ, Ngành, Trung ương là cơ quan quản lý Nhà nước quản lý đông đảo các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau, đông đảo các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau họ hiểu và nắm bắt tương đối chính xác về thị trường của ngành mình và có sức tác động nhất định đến các doanh nghiệp Phối hợp với các đối tác này để khai thác thị trường cho hội chợ triển lãm chuyên đề, chuyên nghành

- Phối hợp tổ chức với các địa phương, nơi quản lý một vùng rộng lớn với hàng triệu dân, kinh tế đang trên đà phát triển tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm thương mại

- Hợp tác với các tổ chức nước ngoài như: Hiệp hội người Hoa, hiệp hội thương mại Đức, Hoa Kỳ, Úc, Nhật Bản

chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, tổ chức diễn đàn, hoạt động thương mại, xét thưởng nhằm củng cố và nâng cao uy tín tổ chức

- Nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, hoàn thiện công tác tổ chức tạo thuận lợi cho khách hàng, chuyên môn hoá lực lượng bảo vệ

- Nâng cao chất lượng các dịch vụ cùng với việc giảm giá cho thuê

Như vậy từ chỗ chưa có kinh nghiệm và chuyên môn về tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm trong cơ chế thị trường, đặc biệt là tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm có khách quốc tế tham gia và chuyên đề quốc tế tại Việt Nam, công ty đã vừa làm vừa học vừa tự đào tạo học hỏi chuyên môn kinh nghiệm của bạn bè trong nước và quốc tế Đến nay đã hình thành được đội ngũ cán bộ chuyên môn tương đối hoàn chỉnh, có kiến thức ngoại ngữ và kinh nghiệm nghề nghiệp để đủ sức tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm có quy mô lớn ở trong nước và ngoài nước

Tuy nhiên trong quá trình tổ chức một cuộc hội chợ triển lãm, nhiệm vụ của nhà

tổ chức không chỉ dừng lại ở việc cho thuê mặt bằng, gian hàng, cung cấp các loại dịch

vụ cần thiết mà còn phải hết sức chú trọng tới vấn đề cung cấp thông tin kinh tế xã hội, khoa học kỹ thuật và thị trường hàng hoá cho mọi đối tượng liên quan như các nhà đầu tư, nhà sản xuất kinh doanh, người tiêu dùng đây là một công việc hết sức quan trọng nhằm tạo ra sức hấp dẫn của mỗi cuộc hội chợ triển lãm để thu hút khách hàng tới nhiều hơn Chẳng hạn, khi tổ chức một cuộc hội chợ triển lãm các doanh nghiệp Việt Nam muốn qua đó tìm kiếm ở bạn hàng nước ngoài có công nghệ phù hợp nhằm phục vụ cho nhu cầu nâng cao sản xuất kinh doanh của mình, họ rất muốn được nhà tổ chức tư vấn giúp đỡ họ gặp gỡ phía đối tác mà họ chưa biết để trực tiếp bàn bạc hợp tác trên cơ sở hiểu biết như công nghệ đó là mới hay cũ, các đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ưu nhược điểm gì, vị trí và uy tín của đối tác trên thương trường như thế nào

từ đó nâng cao hiệu quả của quá trình giao dịch thương mại Để làm được vai trò là cầu nối trong lĩnh vực này thì nhà tổ chức phải luôn luôn cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết, xử lý có hiệu quả để rồi cung cấp cho các đối tượng có nhu cầu

4.2.2 Đánh giá về hoạt động tham gia HCTL của các doanh nghiệp Việt Nam

Hội chợ triển lãm đã giúp các doanh nghiệp Việt Nam rất nhiều trong công tác khai thác và tìm kiếm bạn hàng trong nước và quốc tế, đặc biệt là thông qua các hội chợ thương mại quốc tế và những triển lãm ở nước ngoài Trong hoạt động xúc tiến