Một số vấn đề về xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty FPT

Tiểu luận "Một số vấn đề về xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty FPT".

Lời nói đầu

Chủ trơng của Đảng và Nhà nớc ta trong công cuộc Công nghiệp hoá Hiện đại hoá bao gồm cả việc phát triển công nghệ tin học, một ngành mớimẻ ở Việt Nam nhng không phải là ngành mới mẻ trên thế giới Để rút ngắnkhoảng cách với các nớc phát triển, chúng ta đã có những khuyến khích đốivới nền công nghệ non trẻ này Là một công ty công nghệ tin học ra đời đầutiên tại Việt Nam, Công ty Phát triển và đầu t công nghệ (The Corporation forFinancing and Promoting Technology-FPT) đã nhận đợc sự cổ vũ từ Trung -ơng về mọi mặt Công ty phát triển đầu t công nghệ -FPT là một đơn vị hoạtđộng trong lĩnh vực tin học vào loại lớn nhất nớc ta hiện nay Chỉ với hơn 10năm kinh nghiệm hoạt động nhng công ty FPT đã vơn ra nhiều quốc gia trênthế giới Tuy tuổi đời còn non trẻ nhng hiện nay công ty FPT với đội ngũ cánbộ tài năng và nhiệt huyết đã trở thành một cánh tay đắc lực của Đảng và Nhànớc trong công cuộc Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nớc Công ty FPT đãtrở thành lá cờ đầu trong phong trào phổ cập tin học cho mọi tầng lớp nhândân và sớm phát hiện, nuôi dỡng khích lệ những mầm non tài năng cho đất n-ớc Hệ thống phân phối của công ty phát triển rộng rãi trên khắp cả nớc vớidoanh thu ngày càng cao.

-Xây dựng Kế hoạch kinh doanh là một vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏiphải tính đến các vấn đề thuận lợi và khó khăn bên trong và bên ngoài trên cơsở chiến lợc kinh doanh đã đề ra sao cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quảcao nhất Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải nắm đợc những xu thế đang thayđổi, tìm ra những yếu tố then chốt đảm bảo thành công, biết khai thác những -u thế tơng đối, hiểu đợc những điểm mạnh, điểm yếu của mình và của các đốithủ cạnh tranh, hiểu đợc mong muốn của khách hàng và khả năng đáp ứngcủa công ty, biết cách tiếp cận thị trờng nhằm tìm ra các cơ hội kinh doanh, từđó vạch ra kế hoạch kinh doanh đúng đắn Nhận thức đợc tầm quan trọng củaviệc lập kế hoạch kinh doanh đối với hoạt động sản xuất kinh doanh và sự

phát triển của công ty, em đã chọn đề tài: "Một số vấn đề về xây dựng và

thực hiện Kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của côngty FPT" thông qua tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận, phơng pháp

luận và phơng pháp cụ thể để xây dựng kế hoạch kinh doanh trong doanhnghiệp thơng mại, nghiên cứu cơ sở hình thành các chính sách, biện pháp vềchỉ đạo, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tinhọc của công ty FPT Bên cạnh đó, em cũng tập trung phân tích thực trạng

tình hình xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty FPT trongthời gian từ năm 1997 đến nay, nhận thức đợc mặt mạnh cũng nh mặt yếu cầnkhắc phục của công ty, qua đó đề ra những giải pháp nhằm xây dựng đợc kếhoạch kinh doanh đúng đắn, hiệu quả hơn Đối tợng nghiên cứu trong khoáluận là kế hoạch kinh doanh, cụ thể là kế hoạch lu chuyển mặt hàng máy tínhvà các thiết bị tin học cuả công ty FPT Phạm vi nghiên cứu của khoá luận là:- Về mặt không gian: Tổng công ty Phát triển và Đầu t công nghệ - FPT.- Về mặt thời gian: Từ năm 1997 đến nay.

Nội dung chính của khoá luận thể hiện trong 3 chơng:

Chơng I: Vai trò, nội dung của công tác xây dựng và thực hiện kế

hoạch kinh doanh của một doanh nghiệp thơng mại.

Chơng II: Phân tích tình hình xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh

doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty FPT.

Chơng III: Giải pháp nâng cao hiệu quả của việc xây dựng và thực

hiện kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty FPT.Em xin chân thành cảm ơn thạc sỹ Đặng Thị Lan đã tận tình h ớng dẫnem và các anh chị, đặc biệt là anh Việt ở phòng kế hoạch kinh doanh củacông ty FPT đã giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành khoá luận tốt nghiệp.Dù đã cố gắng hết sức nhng do điều kiện thời gian cũng nh khả năng còn hạnchế, chắc hẳn khoá luận của em còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận đợcsự góp ý và chỉ bảo của các thầy cô và các bạn Em xin chân thành cảm ơn.

Chơng Một

Vai trò, nội dung của công tác xây dựng

và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của doanhnghiệp thơng mại

I Vai trò của kế hoạch kinh doanh trong hoạt động của doanhnghiệp thơng mại

1 Tính tất yếu và bản chất của kế hoạch kinh doanh ở doanhnghiệp thơng mại

Kế hoạch kinh doanh đợc coi là một văn bản trong đó phác thảo ranhững gì sẽ làm trong thời gian tới: những gì mua vào, sản xuất, bán ra và báncho ai, cần nguồn nhân lực, vật lực nh thế nào để công ty tồn tại và phát triển[1].

Sự chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang xây dựng cơ chếthị trờng có sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc đã và đang đặt ra nhiều vấn đề vềlý luận và thực tiễn cần phải nghiên cứu và giải quyết Một trong những vấnđề đó là lĩnh vực kế hoạch hóa Trong những năm chuyển đổi vừa qua có

không ít những ý kiến bàn luận về vai trò và sự tồn tại khách quan của côngtác này Những ý kiến không hoàn toàn thống nhất với nhau mà thậm chí còntrái ngợc nhau Có ý kiến cho rằng: trong nền kinh tế thị trờng, trong cơ chếquản lý mới nh hiện nay kế hoạch hóa không thể tồn tại, công tác này chỉthích hợp trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp Một số ý kiến khác lạicho rằng: giờ đây khi thị trờng trực tiếp điều tiết và chỉ dẫn cho các doanhnghiệp trong các hoạt động nhằm giải quyết những vấn đề kinh tế cơ bản, dùtrong điều kiện nào công tác kế hoạch hóa nói chung và công tác kế hoạchhóa trong doanh nghiệp nói riêng vẫn tồn tại nh một khâu, một bộ phận củahoạt động quản lý và là một trong những yếu tố cấu thành của cơ chế quản lý.Khi môi trờng và điều kiện hoạt động thay đổi, cùng với các bộ phận kháccủa cơ chế quản lý mới, công tác kế hoạch hóa cũng cần đợc nghiên cứu vàđổi mới.

Những bài học thực tiễn trong cơ chế cũ không phải ít, với cơ chế điềuhành cứng nhắc từ trên xuống thể hiện ở các chỉ tiêu pháp lệnh thông qua hệthống kế hoạch pháp lệnh đã để lại một sự ăn mòn trong công tác xây dựng kếhoạch kinh doanh của các công ty mà cho đến nay vẫn còn cha xoá nhòa đợc.Hậu quả của cơ chế cũ đã làm cho các doanh nghiệp không biết đến thị trờng,đi ngợc lại với các quy luật của thị trờng nh: quy luật cung cầu, quy luật giácả và do đó điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thiếu linh hoạt, nhàsản xuất không biết đến nhu cầu của ngời tiêu dùng, sản xuất và kinh doanhkhông gắn liền với hiệu quả kinh tế Trong giai đoạn này các doanh nghiệpchỉ quan tâm đến việc có hoàn thành kế hoạch đợc giao hay không[11] Trongkhi đó, cơ chế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt giữa các đơn vị kinh tế thìhiệu quả kinh tế là mục tiêu hàng đầu Kế hoạch cho phép các doanh nghiệpbiết đến hớng đi trong thời gian sắp tới, nó không chỉ quan tâm đến vấn đề tàichính mà còn phải xem xét đến các hoạt động khác của công ty: thị trờng,khách hàng, sự biến động của môi trờng kinh doanh và những thay đổi cóthể xảy ra Ngoài ra kế hoạch còn là cơ sở để ngân hàng xem xét có nên chocông ty vay vốn để sản xuất kinh doanh hay không Trong trờng hợp đó kếhoạch kinh doanh thực sự có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp.

Thực tế hoạt động quản lý của doanh nghiệp trong những năm vừa quađã đem lại những bài học kinh nghiệm quý giá rằng nếu coi thờng các yêucầu của công tác kế hoạch, của phơng thức hạch toán kinh doanh sẽ dẫn đếncách làm tuỳ tiện, thiếu kỷ cơng, mạnh ai nấy làm, không thể kiểm soát hết đ-ợc Thực tế này đã dẫn đến một thực trạng thiếu ổn định trong công tác quản

lý và kế hoạch hóa doanh nghiệp: khi thì quá dân chủ, khi thì quá cứng nhắc,làm cho các hoạt động kém linh hoạt.

Những bài học kinh nghiệm thực tế từ những nớc có nền kinh tế thị ờng phát triển cùng với những kết quả ban đầu trong những năm đổi mới đãphần nào khẳng định rằng: Sự tồn tại của công tác kế hoạch hóa trong cơ chếmới này là một tất yếu khách quan cần phải đợc tăng cờng và đổi mới Kếhoạch hóa là yêu cầu của bản thân quá trình lao động của con ngời và gắn liềnvới quá trình đó [5] Trên thực tế, các nớc có nền kinh tế thị trờng phát triểnrất quan tâm đến công tác kế hoạch ở cấp công ty Họ đánh giá đúng vai trò,vị trí, xác định rõ chức năng và tổ chức nghiên cứu, thực thi nhiều giải phápnhằm thực hiện hoàn chỉnh công tác này Qua những thử nghiệm và đánh giá,các nhà kinh tế học nhận định rằng: hoạt động kế hoạch hóa công ty là sự cầnthiết nhằm thực hiện hai mục đích là tận dụng các cơ hội để tăng khả năngthành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tránhcác rủi ro, đe dọa của môi trờng đến các doanh nghiệp Và thực tế ngày naytrong các doanh nghiệp, công tác kế hoạch hoá đã đợc quan tâm hàng đầu bởihoạt động này giúp cho các đơn vị kinh tế hoạch định các mục tiêu hoạt động,dự báo các khả năng và nguồn lực của doanh nghiệp, xây dựng và đánh giácác phơng án, hoạt động nhằm thực hiện các mục tiêu sản xuất kinh doanh đãđặt ra cho năm kế hoạch.

tr-Ra đời từ sự phát triển của sản xuất và phân công lao động xã hội,doanh nghiệp thơng mại trở thành một bộ phận trung gian độc lập giữa sảnxuất và tiêu dùng, thực hiện chức năng phục vụ nhu cầu của sản xuất, tiêudùng về các loại hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân, phát hiện nhu cầu vềhàng hóa và dịch vụ trên thị trờng và tìm mọi cách để thỏa mãn các nhu cầuđó [1] Sự thành công trong kinh doanh chỉ đến với doanh nghiệp khi doanhnghiệp biết phối hợp tốt nhất các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.Kế hoạch kinh doanh là một công cụ, một yếu tố để tổ chức và quản trị cáchoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sao cho có hiệu quả Kế hoạch kinhdoanh có chức năng chủ yếu là tính toán các nguồn tiềm năng, dự kiến khaithác các khả năng có thể huy động và phối hợp các nguồn tiềm năng ấy theonhững định hớng chiến lợc đã định để tạo ra một cơ cấu hợp lý thúc đẩy tăngtrởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố trên tổng thể.

2 Các bộ phận cấu thành kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

Với vai trò là công cụ quản trị quan trọng nhằm đạt đợc các mục tiêuđề ra của doanh nghiệp, kế hoạch bao gồm 3 bộ phận cơ bản: kế hoạch hoámục tiêu phát triển, kế hoạch hoá nguồn lực và biện pháp đạt đợc mục tiêu, kếhoạch hoá chính sách xã hội và phân phối các kết quả đạt đợc [4].

2.1 Kế hoạch hoá mục tiêu của doanh nghiệp

Là việc doanh nghiệp đề ra các kết quả kinh doanh cần phấn đấu để đạtđợc trong thời gian kế hoạch.Các chỉ tiêu của kế hoạch mục tiêu là các kếtquả kinh doanh tổng hợp của doanh nghiệp nh sản lợng, doanh thu lợi nhuận,các khoản nộp ngân sách nhà nớc đối với các doanh nghiệp nhà nớc… Yêucầu đối với các chỉ tiêu này đợc căn cứ vào mối quan hệ tác động giữa chúng,xuất phát từ tình hình thực tế các năm trớc, tháng trớc, xuất phát từ nhu cầuthị trờng qua kết quả nghiên cứu thị trờng, từ kế hoạch của Nhà nớc giao (đốivới các doanh nghiệp nhà nớc).

Quá trình xây dựng mục tiêu là tính toán và phân tích chỉ số tuyệt đối,tơng đối của từng chỉ tiêu tổng quát và các bộ phận cấu thành chỉ tiêu đồngthời phân tích tỉ trọng các bộ phận cấu thành nhằm rút ra các giải pháp chínhxác, đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp.

2.2 Kế hoạch các nguồn lực và biện pháp để đạt đợc mục tiêu

Để đạt đợc mục tiêu đề ra, doanh nghiệp cần phải có các nguồn lực(con ngời, vốn, công nghệ, đất đai ) làm giàu cho quá trình sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Nguồn lực này không phải lúc nào doanh nghiệpcũng có sẵn mà phải huy động Chính vì vậy mà ngay từ khi triển khai thựchiện kế hoạch doanh nghiệp cần phải có chính sách từng bớc huy động cácnguồn lực với chất lợng cần thiết cho việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.Bên cạnh đó là việc hệ thống hoá các chính sách Marketing, chính sách tiêuthụ sản phẩm, chính sách phát triển các dịch vụ nhằm đẩy nhanh tốc độhoàn thành kế hoạch Kế hoạch nguồn lực phải xuất phát từ kế hoạch mụctiêu, lấy kế hoạch làm cơ sở cho các quá trình tính toán, xây dựng kế hoạch.

Giữa kế hoạch mục tiêu và kế hoạch nguồn nhân lực cho sự phát triểncó mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau Kế hoạch mục tiêu là cơ sở cho kế hoạchnguồn nhân lực và ngợc lại kế hoạch nguồn nhân lực là điều kiện để có thểđạt đợc kế hoạch mục tiêu [3] Nếu các nguồn lực không cho phép thì các chỉsố của kế hoạch mục tiêu bắt buộc phải giảm bớt Ngợc lại nếu nguồn lực huy

động đợc vợt qua sự cần thiết để hoàn thành kế hoạch có thể dẫn đến sự lãngphí nguồn lực, đặc biệt là yếu tố con ngời.

Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch trong kế hoạch nguồn nhân lực là việcxác định các thông số kỹ thuật, kinh tế hay các thông số về nguồn lực cần đạtđợc trong thời gian tới Kế hoạch đầu t cần có sự chi tiêu, cụ thể tránh sựchồng chéo, chậm trễ hay lãng phí.

2.3 Kế hoạch các chính sách xã hội và phân phối kết quả kinhdoanh

Là việc hoàn thành các nghĩa vụ đối với Nhà nớc (nếu là doanh nghiệpNhà nớc), việc thực hiện các hoạt động mang tính chất tích cực nâng cao phúclợi cho ngời lao động trong đó chủ yếu là chính sách an toàn lao động, thởng,trợ cấp, giúp đỡ ngời lao động lúc khó khăn Việc thực hiện các chính sáchnày đợc thực hiện bằng cách trích lập các quỹ dành cho ngời lao động Cácquỹ này đợc tài trợ bởi kết quả tài chính mà doanh nghiệp đạt đợc Các kếtquả tài chính này có thể chịu biến động từ môi trờng kinh doanh Tuy nhiêncần có sự phân chia theo đúng tỷ lệ nhằm đạt đợc những mục tiêu nhất định.

Yêu cầu của kế hoạch phân phối kết quả kinh doanh là phải xử lý thoảđáng các mối quan hệ giữa Nhà nớc, doanh nghiệp và ngời lao động [11].Trong nội bộ doanh nghiệp, khi phân bổ vào các quỹ cũng cần có sự tơngxứng thích đáng với vai trò và tầm quan trọng của mỗi quỹ Việc xử lý thoảđáng các mối quan hệ bên ngoài và bên trong doanh nghiệp có tác dụng rấtlớn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

3 Các loại hình kế hoạch kinh doanh ở doanh nghiệp và mối quanhệ giữa các loại kế hoạch kinh doanh đó

* Căn cứ vào tiêu thức thời gian, kế hoạch kinh doanh bao gồm [5]:

- Kế hoạch chiến lợc (thờng đợc gọi là chiến lợc)

Nhằm xác định các lĩnh vực mà công ty sẽ tham gia, đa dạng hóa hoặccải thiện hoạt động trên các lĩnh vực hiện tại, xác định các mục tiêu và cácgiải pháp dài hạn cho các vấn đề chính, đầu t nghiên cứu phát triển, con ng-ời

- Kế hoạch trung hạn.

Thờng kéo dài 2 đến 3 năm nhằm phác thảo chơng trình trung hạn đểthực hiện kế hoạch hóa dài hạn, tức là để đảm bảo tính khả thi lĩnh vực mụctiêu, chính sách và giải pháp đợc hoạch định trong chiến lợc đã chọn.

- Chơng trình kế hoạch hàng năm.

Tuỳ theo cách tiếp cận của kế hoạch chiến lợc và kế hoạch trung hạn,cách cụ thể hoá các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng năm có thể đợc xácđịnh theo chơng trình hoặc các phơng án kế hoạch năm Cho dù kế hoạch nămđợc xác định nh thế nào thì bản chất của nó là sự cụ thể hóa nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh căn cứ vào định hớng mục tiêu chiến lợc và các kế hoạchtrung hạn, kết quả nghiên cứu điều tra các căn cứ, xây dựng kế hoạch phù hợpvới điều kiện của kế hoạch năm.

* Căn cứ vào mối quan hệ giữa các loại hoạt động kế hoạch hóaphạm vi doanh nghiệp có:

- Bộ phận kế hoạch mục tiêu.

Đây là bộ phận kế hoạch quan trọng nhất của doanh nghiệp, có nhiệmvụ hoạch định các mục tiêu về sản xuất, thị trờng quy mô và cơ cấu các hoạtđộng sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó bộ phận kế hoạch mục tiêu cũng xácđịnh các mục tiêu tài chính cơ bản nhằm xác định hiệu quả hoạt động sảnxuất kinh doanh gắn liền với từng phơng án đợc hoạch định.

- Các kế hoạch điều kiện, hỗ trợ về vốn, vật t, nhân lực, tiền lơng xácđịnh phơng hớng huy động khai thác các khả năng nguồn lực nhằm thực hiệncó hiệu quả các phơng án kế hoạch mục tiêu và gắn liền với kế hoạch mụctiêu Việc xác định các kế hoạch này nhằm đảm bảo tính đồng thời trong mụctiêu, giải pháp và điều kiện thực hiện các kế hoạch quản lý Độ dài thời gianvà các yêu cầu của kế hoạch mục tiêu sẽ quyết định các vấn đề tơng lai củacác kế hoạch điều kiện Cuối cùng việc xây dựng, thực hiện các kế hoạch điềukiện là nhằm đảm bảo và nâng cao tính khả thi của các phơng án và các ch-ơng trình kế hoạch của doanh nghiệp.

4 Vai trò của kế hoạch kinh doanh trong hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp thơng mại

Trong phạm vi doanh nghiệp, kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan

trọng của quản lý doanh nghiệp Theo Henry Foyol “Doanh nghiệp chỉ thuđợc kết quả khi nó đợc hớng dẫn bởi một chơng trình hoạt động, một kếhoạch nhất định nhằm xác định rõ: Sản xuất cái gì? Sản xuất bằng cáchnào? Bán cho ai? Với nguồn tài chính nào?”

Trớc kia, trong cơ chế bao cấp, các chỉ tiêu kế hoạch đợc các cơ quancấp trên giao xuống theo nhiệm vụ của từng ngành, do đó thờng không sát vớithực tế của doanh nghiệp, trong quá trình thực hiện phải có sự điều chỉnh mới

có thể thực hiện đợc, làm cho vai trò của kế hoạch bị hạ thấp trong quản lýdoanh nghiệp Từ khi nền kinh tế nớc ta chuyển sang “cơ chế thị trờng có sựquản lý của Nhà nớc theo định hớng XHCN“ (Đại hội Đảng toàn quốc lần thứVI - năm 1986) mới thực sự tạo ra môi trờng cho kế hoạch hoạt động, nghĩa làkế hoạch phải xuất phát từ nhu cầu thị trờng, khả năng thực tế của doanhnghiệp và trong điều kiện pháp luật cho phép Xuất phát từ những cơ sở này,kế hoạch thực sự trở thành công cụ quản lý quan trọng nhằm xác định nhiệmvụ và mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân trong quá trình thực hiệncác nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.

Xét một cách cụ thể, công cụ quản lý của kế hoạch đợc thể hiện trêncác mặt cơ bản sau:

- Thứ nhất: Trong lĩnh vực kinh doanh, kế hoạch tạo ra thế chủ động

(tức là tạo ra một sự định hớng) Chủ động khai thác mọi nguồn khả năngtiềm tàng về vốn, vật t, máy móc thiết bị, lao động hiện có, chủ động trongviệc mua sắm hàng hoá, trong việc đổi mới thiết bị và công nghệ, chủ độngtrong việc liên doanh, hợp tác kinh doanh với các đối tác khác, trong việc tìmthị trờng tiêu thụ, thị trờng nguyên vật liệu đầu vào

- Thứ hai: Kế hoạch giảm đợc sự chồng chéo và những hoạt động lãng

phí Kế hoạch không chỉ đơn thuần là các mục tiêu, là những hớng đi củadoanh nghiệp mà nó còn thể hiện các cách để đạt mục tiêu đó Kế hoạch chỉra trách nhiệm và nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận trong việc thựchiện mục tiêu kinh doanh, do vậy hiện tợng chồng chéo, lãng phí đợc giảmđến mức thấp nhất, góp phần đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

- Thứ ba: Kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho

công tác kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Nếu một doanh nghiệp màkhông biết rõ phải đạt tới cái gì và đạt đợc bằng cách nào thì đơng nhiênkhông thể xác định liệu nó đã thực hiện đợc mục tiêu hay cha và cũng khôngcó những biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra Vì vậy,không có kế hoạch thì cũng không có kiểm tra.

Tóm lại: Chức năng kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm

của mọi quá trình quản lý trong doanh nghiệp Việc vạch ra các kế hoạch hiệuquả là chiếc chìa khoá vàng đem lại sự thành công cho doanh nghiệp.

II Nội dung của công tác xây dựng và tổ chức thực hiện kếhoạch kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại

1 Nghiên cứu thị trờng, tìm kiếm cơ hội hấp dẫn và xác định mụctiêu kinh doanh của doanh nghiệp

1.1 Nghiên cứu thị trờng, tìm kiếm cơ hội hấp dẫn

Công việc đầu tiên khi xây dựng một kế hoạch kinh doanh là nghiêncứu thị trờng bởi vì doanh nghiệp thơng mại là một tác nhân trên thị trờng màthị trờng luôn biến động, phức tạp và thay đổi không ngừng Mục đích củaviệc nghiên cứu thị trờng là tìm ra những cơ hội hấp dẫn để từ đó có thể khaithác cơ hội đó một cách hiệu quả nhất[13].

Mỗi loại hàng hoá có một nguồn sản xuất, nguồn cung ứng khác nhau,có đặc tính lý hoá cơ học khác nhau và phục vụ nhu cầu tiêu dùng khác nhau.Do đó nó có tính chất đặc thù không giống nhau Khi nghiên cứu thị trờng,doanh nghiệp sẽ nghiên cứu thị trờng nguồn hàng và thị trờng tiêu thụ sảnphẩm Qua quá trình nghiên cứu thị trờng, doanh nghiệp sẽ tìm thấy các cơhội kinh doanh của mình, đó là sự xuất hiện nhu cầu bán của các nhà cungứng, nhu cầu mua những hàng hoá mà doanh nghiệp định kinh doanh, từ đódoanh nghiệp tìm ra những cơ hội hấp dẫn, đó là nhu cầu cung ứng của nhà

sản xuất và nhu cầu mua của khách hàng đã và sẽ xuất hiện trên thị trờng phù

hợp với mục tiêu, tiềm lực của doanh nghiệp Do đó doanh nghiệp có thể khaithác để xây dựng cho mình một kế hoạch kinh doanh hoàn hảo.

1.2 Xác định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp1.2.1 Phân tích hệ thống mục tiêu

Khi hoạch định mục tiêu cho hoạt động kinh doanh, nhà quản trị phảiphân tích các yếu tố ngoại lai tác động lẫn nhau Có ba xu hớng tác động giữacác mục tiêu [4]:

* Khuynh hớng đồng thuận: Tức là việc thực hiện một mục tiêu nào đó

sẽ dẫn đến đạt cả mục tiêu khác Loại mục tiêu này doanh nghiệp cần có lựcđể đạt đợc Chẳng hạn để đạt đợc mục tiêu hạ thấp chi phí sẽ dẫn đến việc đạtmục tiêu lợi nhuận.

* Khuynh hớng đối nghịch: Tức là việc theo đuổi mục tiêu này có thể

làm thất bại các mục tiêu khác Chẳng hạn, nếu đặt mục tiêu hạ thấp chi phísẽ ảnh hởng đến mục tiêu tăng thu nhập cho ngời lao động.

* Khuynh hớng vô can: có những mục tiêu mà khi thực hiện nó không

ảnh hởng đến việc thực hiện các mục tiêu khác.

1.2.2 Hoạch định mục tiêu

Khi hoạch định mục tiêu của doanh nghiệp cần lu ý:

- Phân tích các yếu tố khách quan tác động đến tình hình kinh doanh.- Xác định số lợng mục tiêu phù hợp với thời kỳ kinh doanh, phân tíchmối quan hệ giữa các mục tiêu.

2 Phơng pháp xây dựng kế hoạch và tính toán các chỉ tiêu kếhoạch

2.1 Giới thiệu chung về phơng pháp lập kế hoạch

- Xác định mục tiêu kinh doanh

Trớc hết xác định mục tiêu tổng quát của hoạt động kinh doanh toàndoanh nghiệp Sau đó xác định mục tiêu cho các cấp dới Dù ở cấp độ nàomục tiêu cũng phải đáp ứng các vấn đề: cái đích cần đạt tới, trật tự u tiên, thờigian cần thiết để tiến hành, thời điểm cần thiết để kết thúc Mục tiêu tổngquát chỉ rõ phơng hớng của kế hoạch và là căn cứ để xác định mục tiêu bộphận Mục tiêu bộ phận chính sẽ kiểm soát mục tiêu bộ phận phụ và cứ thếcho đến mục tiêu bộ phận thấp nhất.

- Soát xét các tiền đề căn cứ

Đây là bớc quan trọng trong quá trình hoạch định kế hoạch, đó là việchình thành, mở rộng và đạt đợc sự nhất trí để sử dụng các tiền đề cấp thiết choviệc lập kế hoạch Các tiền đề đó liên quan trực tiếp đến kết quả phân tích, vềmôi trờng, điều kiện kinh doanh và nội bộ doanh nghiệp Các dự báo quantrọng có liên quan tới loại thị trờng, số lợng và cơ cấu sản phẩm, các triểnkhai kỹ thuật công nghệ, chính sách tài chính, môi trờng chính trị, pháp luật,xã hội Trên thực tế một nguyên tắc cơ bản trong xây dựng kế hoạch là cá

nhân đợc giao nhiệm vụ xây dựng kế hoạch càng hiểu biết sâu trong việc sửdụng các tiền đề hợp lý thì việc xây dựng sẽ càng đợc phối hợp chặt chẽ hơn.

- Hoạch định phơng án kinh doanh

Các mục tiêu thờng đợc thực hiện bằng nhiều con đờng khác nhau, ứngvới mỗi con đờng có thể xác định một phơng án kinh doanh tơng ứng Tuynhiên, yêu cầu cơ bản của bớc này không phải là tìm ra mọi phơng án mà làgiảm bớt phơng án cần lựa chọn để sao cho có phơng án nhiều triển vọng nhấtđợc đa ra phân tích với các điểm mạnh yếu đã đợc xác định.

- Đánh giá các phơng án dựa vào mục tiêu cần đạt đợc

Sau khi tìm đợc các phơng án và điểm mạnh điểm yếu của chúng làviệc định hớng các phơng án, căn cứ và mục tiêu từ đó tiến hành đánh giá sosánh các phơng án với nhau.

- Lựa chọn phơng án kinh doanh

Sau khi so sánh các phơng án với nhau ta chọn ra phơng án tối u nhấtđối với doanh nghiệp Đây là thời điểm phơng án đợc chấp nhận Trên thực tếdoanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phơng án tối u và một số phơngán dự phòng.

- Xây dựng phơng án kế hoạch hỗ trợ

Các kế hoạch hỗ trợ đợc xác định trên cơ sở phơng án đã xác địnhtrong dài hạn, đó là việc xác định các chính sách, biện pháp, chiến lợc dàihạn Còn trong ngắn hạn là việc xác định các kế hoạch, điều kiện về vốn, laođộng, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu nhằm thực hiện có hiệu quả phơngán kinh doanh.

- Lợng hoá phơng án thông qua việc lập các ngân quỹ

Kế hoạch sau khi đã đợc xây dựng xong và công bố sử dụng phải đợc ợng hoá bằng tiền Ngân quỹ chung của doanh nghiệp biểu thị toàn bộ thunhập và chi phí với lợi nhuận hoặc số d tổng hợp Nếu thực hiện tốt, ngân quỹsẽ là phơng tiện tốt nhất để kết hợp các bộ phận khác nhau và tiêu chuẩn quantrọng để đo lờng sự thăng tiến của kế hoạch [5].

l-2.2 Các phơng pháp xây dựng kế hoạch kinh doanh

* Phơng pháp cân đối

Đợc thực hiện qua các bớc sau

- Bớc 1 Xác định nhu cầu về các yếu tố kinh doanh để thực hiện các

mục tiêu kinh doanh dự kiến.

- Bớc 2 Xác định khả năng bao gồm khả năng đã có và chắc chắn sẽ có

của doanh nghiệp về các yếu tố kinh doanh.

- Bớc 3 Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố kinh doanh.

Cân đối đợc thực hiện là cân đối động và đợc thực hiện liên hoàn, tức làtiến hành cân đối liên tiếp nhau để liên tục bổ sung, điều chỉnh phơng án chophù hợp với thay đổi của môi trờng Trong đó thực hiện cân đối từng yếu tố tr-ớc khi tiến hành cân đối tổng hợp.

Các giai đoạnThâm nhậpTăng trởngChín muồiSuy thoái

Vị trí trên thị trờng Dẫn đầuBị cạnh tranhBán ít dầnBị chặn

Mức doanh thu Tăng chậmTăng nhanhTăng chậmGiảm

Nguồn: [2]

Mỗi sản phẩm khi xuất hiện trên thị trờng đều có tính chất thời điểm,đến thời gian nào đó nó sẽ bị thị trờng từ chối Ngời hoạch định kế hoạch kinhdoanh sẽ quyết định chỉ kinh doanh loại mặt hàng nào Do đó việc phân tíchchu kỳ sống của sản phẩm là một phơng pháp kế hoạch quan trọng Thông th-ờng chu kỳ sống của sản phẩm là thời gian từ khi sản phẩm xuất hiện trên thịtrờng cho đến khi biến mất trên thị trờng Các giai đoạn cụ thể đợc thể hiệntóm tắt trong bảng 1.

3 Xác lập các điều kiện thực hiện chỉ tiêu kế hoạch

Từ trớc tới nay, trong bất kỳ doanh nghiệp nào để tồn tại và phát triểnđều không thể thiếu đợc công tác kế hoạch Kế hoạch giúp cho doanh nghiệpcó thể xác định đợc mục tiêu đúng đắn, đa ra những chính sách biện phápthích hợp để đạt đợc mục tiêu đề ra Công tác lập kế hoạch có thể nói là sựbắc cầu từ hiện tại tới tơng lai Kế hoạch là chức năng đầu tiên của công tácquản trị doanh nghiệp, nó vạch ra con đờng phát triển của doanh nghiệp Trêncơ sở đó những ngời lãnh đạo sẽ đề ra các chính sách, các biện pháp để thựchiện mục tiêu đề ra.

Riêng đối với doanh nghiệp thơng mại, khi tiến hành kinh doanh thờngphải lập nhiều kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh Một kế hoạch hoạtđộng cơ bản mà doanh nghiệp thơng mại phải lập và thực hiện là kế hoạch luchuyển hàng hoá [1] Đây là kế hoạch hoạt động kinh doanh chủ yếu củadoanh nghiệp thơng mại Kế hoạch này phản ánh chức năng nhiệm vụ quantrọng nhất, đặc trng nhất của doanh nghiệp thơng mại là lu chuyển hàng hóatừ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng Kế hoạch lu chuyển hàng hoá củadoanh nghiệp thơng mại phản ánh toàn bộ khối lợng công việc nghiệp vụ chủyếu của doanh nghiệp: mua vào, bán ra và dự trữ hàng hóa Đây vừa là mụctiêu vừa là điều kiện để doanh nghiệp thơng mại đạt đợc mục đích trong hoạtđộng kinh doanh Hơn nữa, các chỉ tiêu kế hoạch lu chuyển hàng hoá còn làcăn cứ quan trọng để xây dựng các kế hoạch khác [15].

3.1 Kế hoạch mua hàng

Nhiệm vụ cơ bản chủ yếu nhất của doanh nghiệp thơng mại là đảm bảocung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những loại hàng hóa cần thiết đủ về số l -ợng, tốt về chất lợng, kịp thời gian yêu cầu và thuận lợi cho khách hàng Đểthực hiện đợc nhiệm vụ cơ bản đó, các doanh nghiệp thơng mại phải tổ chứctốt công tác tạo nguồn và mua hàng cho doanh nghiệp.

Nguồn hàng của doanh nghiệp là toàn bộ khối lợng và cơ cấu hàng hóathích hợp với nhu cầu khách hàng đã có khả năng mua đợc trong thời kỳ kếhoạch.

Để có nguồn hàng tốt và ổn định, doanh nghiệp thơng mại phải tổ chứccông tác tạo nguồn hàng Tổ chức tốt công tác tạo nguồn hàng là toàn bộnhững hoạt động nghiệp vụ nhằm tạo ra nguồn hàng để đảm bảo cung ứngđầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, cỡ loại, màu sắc cho nhu cầukhách hàng [3].

3.2 Kế hoạch bán hàng

Kế hoạch bán hàng có ý nghĩa quan trọng, nó ảnh hởng đến thành cônghay thất bại trong kinh doanh của doanh nghiệp Có lập kế hoạch bán hàng thìdoanh nghiệp mới có khả năng nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng và chủ động đốiphó đợc với những diễn biến phức tạp để chuẩn bị kế hoạch sản xuất kinhdoanh hợp lý nhằm phục vụ nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất, đem lạilợi nhuận kinh doanh cao nhất có thể.

Bán hàng là nhiệm vụ trung tâm, quan trọng nhất của doanh nghiệp ơng mại, là mục tiêu của hoạt động kinh doanh Vì vậy, mọi hoạt động củadoanh nghiệp thơng mại phải phục vụ cho việc bán hàng đợc nhiều, đợcnhanh, thu hút đợc ngày càng nhiều khách hàng, giảm đợc chi phí bán hàngđể đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.

th-Hoạt động bán hàng đợc thực hiện theo chiến lợc và kế hoạch kinhdoanh đã đặt ra, hàng hoá của doanh nghiệp đợc khách hàng chấp nhận, uy tíncủa doanh nghiệp đợc củng cố trên thơng trờng Bán hàng là khâu có quan hệmật thiết với khách hàng, ảnh hởng đến niềm tin, uy tín và sự tái nhu cầu củangời tiêu dùng Do vậy đó là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ của các doanhnghiệp với các đối thủ cạnh tranh Kết quả bán hàng phản ánh kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh sự đúng đắn của mụctiêu chiến lợc, kế hoạch kinh doanh Thị trờng luôn luôn biến động vì thế việcxây dựng một kế hoạch bán hàng luôn mang tính thời sự cấp bách, nó là mốiquan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân.

3.3 Kế hoạch dự trữ hàng hoá

Dự trữ tồn tại nhằm đảm bảo sự sinh tồn và phát triển của hàng hoá.Còn lu thông hàng hoá thì còn tồn tại dự trữ hàng hoá Dự trữ hàng hoá ởdoanh nghiệp thơng mại đợc hình thành một cánh khách quan do yêu cầu [4]:

- Bảo đảm cho bán hàng đợc diễn ra liên tục, nh vậy dự trữ phải đạt đếnmột quy mô nhất định Việc tích tụ hàng nh vậy đợc coi là điều kiện cần thiếtcho việc bán hàng.

- Dự trữ không chỉ để bán hàng liên tục mà còn đáp ứng yêu cầu mởrộng lu thông không ngừng và trong trờng hợp này quy mô dự trữ phải lớnhơn quy mô trung bình của lợng cầu, nếu không sẽ không thoả mãn đợc lợngcầu vợt quá quy mô trung bình đó.

- Dự trữ còn cần thiết để đảm bảo thời gian đổi mới bản thân dự trữ củadoanh nghiệp Bởi vì trong hoạt động kinh doanh, dự trữ không ngừng đợc chỉra và để đổi mới dự trữ đó cần phải có thời gian đặt hàng và chuyển sản phẩmđến.

- Dự trữ của doanh nghiệp thơng mại do yêu cầu thực hiện các chínhsách văn hoá xã hội.

Các Mác đã khẳng định: “Chỉ nhờ hình thành dự trữ mới đảm bảo đợctính chất thờng xuyên liên tục của quá trình lu thông và do đó cả quá trình táisản xuất” Nh vậy một trong những điều kiện quan trọng để đảm bảo cho hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại đợc diễn ra liên tục và đạt hiệuquả cao là kế hoạch dự trữ hàng hoá phù hợp.

4 Lập kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại

4.1 Căn cứ lập kế hoạch kinh doanh

Để lập kế hoạch kinh doanh đúng đắn, khoa học và thực tế, doanhnghiệp cần phải dựa vào những tiêu thức nhất định có liên quan đến toàn bộhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đó là việc xác định các căn cứ vàdựa vào đó để tiến hành lập kế hoạch cho phù hợp Doanh nghiệp cần dựa vàocác căn cứ sau:

* Căn cứ vào các dự báo khả năng phát triển kinh doanh của doanhnghiệp kỳ kế hoạch về thị trờng và khách hàng có nhu cầu và khả năng về mặthàng kinh doanh.

* Căn cứ vào chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại, của thịtrờng mục tiêu.

* Căn cứ vào kết quả điều tra nắm bắt nhu cầu khách hàng, phát triểnthị trờng, và khả năng biến động của nguồn hàng.

* Căn cứ vào phân tích khả năng cung ứng hàng hoá của doanh nghiệpcạnh tranh và mặt hàng thay thế.

* Căn cứ vào các đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá đã đợc ký kếtvới khách hàng Đây là văn bản có tính pháp quy cần phải tuân thủ một cánhnghiêm ngặt để đảm bảo thực hiện mục tiêu nhiệm vụ và uy tín của doanhnghiệp với khách hàng và bạn hàng.

* Đối thủ cạnh tranh cũng là yếu tố quan trọng để xây dựng kế hoạchbán ra của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thờng xuyên so sánh sản phẩm,giá cả với các đối thủ gần gũi để dành thế chủ động kinh doanh.

* Các căn cứ khác cũng đợc tính tới khi xây dựng kế hoạnh kinh doanh:dự kiến về tăng chi phí lu thông, sự thay đổi về tính chất các kênh phân phối,khả năng thu hút thêm các khách hàng mới, khả năng mở rộng địa bàn tiêuthụ sản phẩm của doanh nghiệp, những chính sách điều tiết vĩ mô của Nhà n-ớc với các loại sản phẩm mà doanh nghiệp dự kiến nhập, xuất

4.2 Trình tự lập kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh do phòng kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệpthơng mại lập dới sự chỉ đạo của giám đốc phụ trách kinh doanh Kế hoạchkinh doanh đợc lập theo ba bớc[6]:

Bớc 2:

- Trực tiếp tính toán các chỉ tiêu.

- Cân đối các mặt hàng từ chi tiết đến tổng hợp.

- Phát hiện và dự kiến các biện pháp khắc phục sự mất cân đối.

Bớc 3:

Trình duyệt, quyết định kế hoạch chính thức.

Kế hoạch kinh doanh lập ra phải đợc trình và bảo vệ trớc ban lãnh đạocủa doanh nghiệp hoặc hội đồng quản trị Kế hoạch chính thức đợc bắt đầu từkhi ban lãnh đạo doanh nghiệp nhất trí và giao bằng văn bản cho các bộ phậncác phòng ban thực hiện.

5 Tổ chức thực hiện và đánh giá thực hiện kế hoạch kinh doanh

Công tác kế hoạch nghiệp vụ kinh doanh ở các doanh nghiệp thơng mạilà toàn bộ các hoạt động diễn ra hàng ngày về lập và tổ chức thực hiện kếhoạch kinh doanh nhằm đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của thị trờng với chiphí kinh doanh thấp nhất và đảm bảo kinh doanh có lãi.

5.2 Xác định các nguồn hàng kinh doanh

Trên cơ sở nắm chắc nhu cầu thị trờng, các doanh nghiệp thơng mạiphải xác định các nguồn hàng để thoả mãn những nhu cầu đó Đối với cácdoanh nghiệp thơng mại trong nền kinh tế thị trờng, cần tính đến nguồn hàngchủ yếu:

- Nguồn hàng tồn kho đầu kỳ ở các doanh nghiệp thơng mại, xác địnhtheo phơng pháp ớc tính.

- Nguồn hàng thu gom không tập trung - nguồn hàng này đợc xác địnhtrên cơ sở những số liệu cụ thể về hàng hoá thu gom, về danh mục mặt hàng,giá cả

- Nguồn hàng thu gom tập trung- nguồn hàng này đợc hình thành đốivới các doanh nghiệp thực hiện đơn hàng Nhà nớc Nguồn tập trung thờng đ-ợc xác định theo phơng pháp cân đối.

- Nguồn hàng gia công - lợng hàng thu gom từ nguồn này phụ thuộcvào giá trị sản phẩm làm gia từ các nguyên vật liệu của doanh nghiệp thơngmại.

5.3 Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch lập ra có tiến độ và cân đối, nhng nó mới chỉ là khả năng.Vấn đề là biến nó thành hiện thực Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng và đ-ợc thực hiện nh sau [6]:

- Ký kết hợp đồng kinh tế mua bán hàng hoá.- Phổ biến thành nhiệm vụ đến cán bộ thực hiện.

- Đôn đốc kiểm tra giải quyết những mất cân đối, khó khăn phát sinhkhi thực hiện.

- Phải theo dõi sát sao kịp thời tình hình thực hiện kế hoạch: sơ kết tìnhhình thực hiện, kịp thời phổ biến kinh nghiệm, sửa chữa những khuyết điểm.

- Điều chỉnh kế hoạch: các chỉ tiêu đề ra không có tính khả thi thì cầnphải điều chỉnh kịp thời đồng thời bổ sung vào kế hoạch những khả năng kinhdoanh mới có.

III Các nhân tố cơ bản ảnh hởng đến việc xây dựng và thựchiện kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại

Kế hoạch kinh doanh sẽ đợc kiểm nghiệm bởi thực tế Đó là quá trìnhtriển khai và thực hiện kế hoạch Quá trình này có thể đợc thực hiện tốt, đạthoặc vợt kế hoạch đặt ra Nhng cũng có thể các chỉ tiêu đợc thực hiện thấphơn so với kế hoạch đề ra Nếu nh kế hoạch đã đợc coi là tơng đối chính xácvà sát với diễn biến thực tế thì rõ ràng trong quá trình thực hiện kế hoạch kinhdoanh sẽ có nhiều nhân tố tác động đến làm thay đổi các chỉ tiêu Các nhân tốnày có thể có trong nội tại doanh nghiệp hoặc do môi trờng kinh doanh bênngoài (nhân tố chủ quan hoặc khách quan).

1 Nhân tố chủ quan

- Tiềm lực tài chính của doanh nghiệp

Đây là yếu tố tổng hợp phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp Căn cứvào khối lợng vốn (vốn chủ sở hữu, vốn huy động ) mà doanh nghiệp xây

dựng một kế hoạch kinh doanh phù hợp, cùng với khả năng quản lý, đầu t cóhiệu quả nguồn vốn để thực hiện kế hoạch kinh doanh đó[15].

- Tiềm năng con ngời của doanh nghiệp

Cấu trúc tổ chức, hiệu quả của hệ thống quản lý và công nghệ quản lýtác động trực tiếp đến việc xây dựng kế hoạch kinh doanh Chủ thể thực hiệnkế hoạch kinh doanh chính là đội ngũ thực hiện công tác mua hàng, dự trữ,bán hàng Nh vậy nó đòi hỏi phải có mối liên kết hỗ trợ nhau trong quá trìnhthực hiện giữa các phòng ban, tổ chức Kế hoạch kinh doanh sẽ không thựchiện đợc nếu mối quan hệ này lỏng lẻo, ai làm việc nấy không có sự thốngnhất, đoàn kết cùng hớng tới mục tiêu của công ty Hơn nữa, chế độ thởngphạt tác động không nhỏ đến quá trình thực hiện kế hoạch kinh doanh củacông ty Ngay từ khi triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh, nếu nh công tykhông đề ra chế độ thởng phạt nghiêm minh cũng nh không có hình thứckhuyến khích họ thực hiện phần trách nhiệm của mình thì sẽ dẫn đến tìnhtrạng các phòng ban, bộ phận, từng nhân viên không nghiêm túc, thờ ơ vớicông việc [7] Điều này dẫn đến việc kế hoạch kinh doanh không đợc thựchiện nh đã đề ra.

2 Nhân tố khách quan

Nếu một công ty nắm chắc đợc môi trờng kinh doanh của mình sẽ chắcchắn hơn trong việc đảm bảo các mục tiêu đã đề ra trong chiến lợc kinhdoanh Các yếu tố thuộc môi trờng kinh doanh ảnh hởng đến kế hoạch kinhdoanh của doanh nghiệp:

- Chính trị và pháp luật

Để thành công trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh,doanh nghiệp phải phân tích, dự đoán về chính trị pháp luật cùng xu hớng vậnđộng của nó bao gồm: sự ổn định về đờng lối chính trị, đờng lối ngoại giao,sự cân bằng các chính sách của Nhà nớc, chiến lợc phát triển kinh tế củaĐảng và Chính phủ, sự điều tiết và khuynh hớng can thiệp của Chính phủ vàođời sống kinh tế.

- Kỹ thuật và công nghệ

Cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân, tiến bộ kỹ thuật vàkhả năng ứng dụng kỹ thuật trong hoạt động kinh doanh, chiến lợc phát triểnkỹ thuật công nghệ của nền kinh tế.

- Yếu tố văn hoá, xã hội

Dân số và xu hớng vận động, sự di chuyển dân c, thu nhập và phân bốthu nhập của các hộ gia đình, việc làm và vấn đề phát triển việc làm, đặc điểmtâm sinh lý.

- Môi trờng tự nhiên và cơ sở hạ tầng

Nguyên liệu, năng lợng, mức độ ô nhiễm cũng nh đờng sá, phơng tiệngiao thông, kho tàng, bến bãi, cửa hàng

Ngoài ra còn có các yếu tố khách quan ở cấp độ vi mô nh: ngời cungứng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, trung gian thơng mại và công chúngcũng tác động đến việc xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh của doanhnghiệp thơng mại.

Tóm lại, trong quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh,doanh nghiệp luôn phải đối đầu với các nhân tố gây tác động xấu đến kết quả.Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn nghiên cứu, phân tích và xác định đ-ợc các nhân tố ảnh hởng để từ đó có thể biến nó trở thành những ảnh hởngtích cực, hạn chế các tác động xấu của nó Một điều căn bản là kế hoạch làđịnh hớng tốt nhng việc thực hiện kế hoạch thì phải thực sự linh hoạt tuỳ vàotừng thời điểm kinh doanh.

Chơng Hai

Phân tích tình hình xây dựng Và thực hiện kế hoạchkinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công

ty phát triển và đầu t công nghệ - FPTI Giới thiệu khái quát về công ty FPT

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

1.1 Từ khi thành lập đến khi đổi tên thành Công ty Phát triển vàĐầu t công nghệ (1988-1993)

Năm 1986, Đại hội VI của Đảng đã họp đề ra đờng lối mới toàn diệnmở ra bớc ngoặt trong sự nghiệp xây dựng CNXH ở nớc ta Nhiệm vụ trớcmắt là phải nhanh chóng xoá bỏ quan liêu bao cấp, phải tìm cách tháo gỡ khókhăn, ổn định đời sống nhân dân, từng bớc phát triển kinh tế văn hoá xã hội,thúc đẩy hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ Cùng với sự hình thànhcủa chiến lợc Công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc, ngày 13/9/1988 công tyFPT đã chính thức ra đời với tên khai sinh là Công ty Công nghệ chế biếnthực phẩm (The Food Processing Technology Company - viết tắt là FPT) trựcthuộc Viện nghiên cứu Công nghệ Quốc gia [7].

Công ty đợc sinh ra không chỉ là kết quả của hớng đổi mới mà trực tiếptừ óc năng động, sáng tạo biết tìm tòi của những nhà khoa học lãnh đạo Việnkhoa học Việt Nam Ban đầu thành lập công ty chỉ có 12 ngời chia làm banhóm: nhóm Cơ học, nhóm Cơ điện lạnh và nhóm Tin học Với đội ngũ năngđộng, nhiệt huyết công ty FPT đã dám vay vốn để thực hiện hợp đồng quantrọng nhất của FPT trong những năm 1988-1990 Năm 1989, công ty đã kýhợp đồng máy tính lớn đầu tiên với viện Hàn lâm khoa học Liên Xô Nhờ hợpđồng này FPT đã tạo đợc sự đột biến lớn về tiềm lực kinh tế cũng nh tạo tiềnđề cho sự phát triển của công ty sau này Cũng trong năm 1989, FPT mở vănphòng đại diện tại Moscow, xây dựng thị trờng tin học trong nớc, tin học hoáphòng vé Quốc tế của Việt Nam Airlines (giải pháp tin học đầu tiên của FPT).Ngày 13/3/1990, chi nhánh FPT thành phố Hồ Chí Minh thành lập,đánh dấu một bớc phát triển lớn của FPT Giai đoạn ra đời của FPT-HCMcũng là giai đoạn FPT ngừng hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ thực phẩmmà chuyển hớng sang kinh doanh với mũi nhọn chủ đạo là tin học Ngày27/10/1990 FPT đổi tên thành Công ty Phát triển và đầu t công nghệ - FPT vớitên giao dịch quốc tế: The Corporation for Finacing and PromotingTechnology.

Năm 1991, FPT công bố giải pháp tin học hoá nghiệp vụ ngân hàng.Năm 1992 FPT trở thành đại lý độc quyền của Olivetti tại thị trờng Việt Namvà công bố sản phẩm phần mềm kế toán doanh nghiệp Đến năm 1993, côngty ứng dụng công nghệ Client-server vào chơng trình quản lý ngân hàng.Ngày 29/9/1993, Chính phủ ra nghị định 65/CP sát nhập Viện nghiên cứucông nghệ quốc gia và Viện Năng lợng nguyên tử quốc gia thành Bộ Khoahọc công nghệ môi trờng, do vậy từ năm 1994 đến nay FPT là thành viên củaBộ khoa học Công nghệ môi trờng [16].

1.2 Giai đoạn phát triển "thần tốc" (1994-1998)

Năm 1994, FPT trở thành đại lý phân phối chính thức của Compaq tạiViệt Nam đồng thời xây dựng thành công hệ thống quản lý thu thuế cấp cụcDINATAX Cũng trong năm này FPT đã bớc một bớc đầu tiên trên con đờngxuất khẩu phần mềm của mình: nhiều bộ phận khác nhau đợc thành lập nh:Xí nghiệp giải pháp phần mềm, Trung tâm hệ thống thông tin, Trung tâmphân phối máy tính và thiết bị văn phòng, Trung tâm môi trờng Đến năm1996, FPT trở thành công ty tin học số một tại Việt Nam và đợc BộKHCN&MT giao cho qui hoạch, lập dự án Khu công nghệ cao Hoà Lạc và làđối tác huy động các nguồn vốn xây dựng khu công nghệ này Ngoài ra, côngty còn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm Microsoft, đồng thời cũng làđại lý đầu tiên cung cấp các dịch vụ Compaq, nhà sửa chữa màn hình vi tínhCompaq duy nhất tại Việt Nam Cùng trong năm này trụ sở chính của công tychuyển về 37 Láng Hạ ở đây, công ty triển khai thành công hệ thống mạngInternet quốc gia giai đoạn I và xây dựng mạng thông tin Trí tuệ Việt Nam,mạng diện rộng đầu tiên ở Việt Nam.

Năm 1997, Oracle chỉ định FPT làm đại lý phân phối chính thức chosản phẩm của mình tại Việt Nam Với nỗ lực của mình, FPT trở thành nhàcung cấp dịch vụ Internet (ISP) và thông tin Internet (ICP) đầu tiên ở ViệtNam.

Năm 1998, FPT nhận làm đại lý cho một hãng sản xuất máy in lớn nhấttrên thế giới Hewlett Packard Phải nói là trong năm này FPT đã gặt hái đợcnhiều danh hiệu cao quý: đợc Nhà nớc trao tặng Huân chơng Lao động hạngII, đợc bạn đọc báo PC WORLD bình chọn là công ty tin học đợc kháchhàng tín nhiệm nhất, thêm vào đó sản phẩm Smartbank (phần mềm dành chocác ngân hàng thơng mại) đạt huy chơng vàng tại triển lãm Computer WorldExpo’98 [7].

1.3 Giai đoạn từ 1999 đến nay

Xác định mục tiêu chiến lợc cho giai đoạn phát triển tiếp theo của mìnhlà "toàn cầu hoá", trong đó công nghệ phần mềm, với trọng tâm là phần mềmxuất khẩu đóng vai trò quan trọng, trong tháng 1/1999, FPT thành lập trungtâm phần mềm chiến lợc số 1 FPT và trung tâm bảo đảm chất lợng FPT.Tháng 4/1999, bạn đọc tạp chí PC WORLD lần thứ 2 liên tiếp bình chọn FPTlà công ty tin học đợc khách hàng tín nhiệm nhất và là một trong hai nhà cungcấp dịch vụ Internet có uy tín nhất Việt Nam.

Tại Computer World Expo’99 FPT đạt 4 huy chơng vàng:

- Huy chơng vàng cho công ty có doanh số phần mềm hơn 1,5 tỷ VNĐ- Huy chơng vàng cho sản phẩm phần mềm có doanh số hơn 500 triệuVNĐ

- Hai Huy chơng vàng cho hai sản phẩm phần mềm có nhiều ngời sửdụng (CD ROM từ Sài Gòn đến thành phố Hồ Chí Minh và phần mềm Trí tuệViệt Nam) [6]

Bên cạnh việc cộng tác với các hãng cung cấp thiết bị tin học lớn nh:Samsung với màn hình Syncmaster, Novell Lotus, D-link, Motorola, Ericsson,tháng 6 năm 1999 FPT ký hợp đồng xuất khẩu phần mềm với thị trờng BắcMỹ Tháng 8/1999 công ty đợc Bộ Thơng Mại khen thởng vì thành tích xuấtkhẩu phần mềm Năm 2000 công ty mở trung tâm đào tạo lập trình viên quốctế FPT APTECH COMPUTER EDUCATION tại Hà Nội và thành phố HồChí Minh Năm 2001 công ty thành lập Trung tâm phát triển thơng mại quốctế và mở chi nhánh công ty tại ấn Độ Sau đó, công ty ký thoả thuận hợp tácvới khoa Công nghệ Đại học Quốc gia Hà Nội về đào tạo nguồn nhân lực choxuất khẩu phần mềm Đến ngày 25/12/2001 công ty khai trơng trung tâm tàinăng công nghệ trẻ FPT.

Đầu năm 2001, FPT đặt văn phòng đại diện của mình tại khu côngnghệ SiliconValley Hoa Kỳ Ngày 17/2/2001, FPT đợc BVQI - tổ chức quốctế chuyên đánh giá chất lợng của Anh công nhận và cấp chứng chỉ chất lợngquốc tế ISO 9001 cho tất cả các quá trình [19] Tiếp tục dồn nỗ lực vào mụctiêu xuất khẩu phần mềm của mình FPT đã ký nhiều hợp đồng gia công xuấtkhẩu phần mềm với các công ty của Mỹ Ngày 22/3/2001 công ty ký hợpđồng xuất khẩu phần mềm đầu tiên với thị trờng châu Âu (tập đoàn HaveyNash của Anh đóng tại Bỉ) trị giá 500 ngàn USD [16]

Hơn 14 năm phát triển, ngày nay FPT đã thực sự lớn mạnh, nhiều côngty hàng đầu thế giới hiện chiếm lĩnh vị trí nhất nhì trên thị trờng Việt Namđều có sự hợp tác và giúp đỡ rất lớn của FPT Với những ý tởng mạnh bạotrong kinh doanh và công nghệ FPT đã góp phần không nhỏ vào ngành côngnghệ non trẻ của Việt Nam Có đợc điều này là nhờ nhiệt huyết và sự năngđộng, sáng tạo của các thành viên trong công ty với mục tiêu đợc vạch ra từnhững ngày đầu:

"FPT mong muốn trở thành một tổ chức kiểu mới, giàu mạnh bằng nỗlực trong sáng tạo khoa học, kỹ thuật công nghệ, góp phần hng thịnh quốcgia, đem lại cho mỗi thành viên điều kiện phát triển đầy đủ nhất và một cuộcsống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần".

2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty

2.1 Chức năng và nhiệm vụ

Công ty FPT là một công ty kinh doanh các thiết bị tin học, viễn thông,chuyển giao công nghệ, thiết bị điện, thiết bị công nghiệp và môi trờng Cácmặt hàng kinh doanh của công ty có hàm lợng công nghệ cao, luôn luôn thayđổi nên công ty thờng xuyên nghiên cứu thị trờng, nâng cao chất lợng kinhdoanh nhằm chiếm lĩnh thị trờng, đồng thời quản lý công tác xây dựng kếhoạch kinh doanh, công tác tài chính kế toán, lu chuyển hàng hoá, liên doanhliên kết và các hoạt động khác.Chức năng của công ty thể hiện trong các lĩnhvực sau:

- Nghiên cứu, thiết kế, sản xuất, chuyển giao công nghệ tin học và ứngdụng vào các công nghệ khác; xuất nhập khẩu các thiết bị, sản phẩm côngnghệ tin học và công nghệ khác; liên doanh liên kết với các đơn vị trong vàngoài nớc; tổ chức dịch vụ để phát triển và đầu t công nghệ.

- Xuất nhập khẩu và kinh doanh máy điện thoại cầm tay, di động, máynhắn tin và các thiết bị viễn thông khác.

- Cung cấp dịch vụ Internet công cộng (ISP); Dịch vụ t vấn đầu t nớcngoài.

- Đào tạo nguồn nhân lực chuyên sâu cho công nghiệp phát triển phầnmềm.

Là một doanh nghiệp Nhà nớc, công ty phải thực hiện đầy đủ các nghĩavụ đối với Nhà nớc (nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài sản khác) Công typhải kinh doanh theo đúng ngành nghề đăng ký, đầu t, phát triển và nâng caohiệu quả sử dụng vốn.

2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Đội ngũ cán bộ của FPT tăng trởng nhanh về số lợng và chất lợng.Ngày đầu thành lập với số ngời thực chất cha đến 10 ngời nhng đến năm 2001số thành viên của FPT đã tăng lên thành 980 ngời Sự tăng trởng về nhân lực

cho thấy công ty đang ngày càng mở rộng qui mô phát triển (hình 1)

Hình 1: Nhân sự qua các năm từ 1988 đến 2001Nguồn: [ 11]

Đặc điểm tuyển nhân viên của FPT là công ty thờng tuyển các sinhviên mới ra trờng, có năng lực Mặc dù là một công ty công nghệ lâu đời nhấtở Việt Nam nhng FPT lại là công ty trẻ nhất với tuổi đời trung bình của cácthành viên trong công ty là 28 tuổi.

3 Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 1993 đến nay

3.1 Tốc độ tăng trởng doanh thu

Có đông đảo khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, doanh thucủa công ty không ngừng tăng lên trong 14 năm qua Khởi đầu với mức vốngần nh bằng 0 thậm chí đến năm 1993 vốn đăng ký của công ty chỉ có 600triệu VNĐ Nhng đến năm 2000 doanh thu của công ty đã tăng lên con số 592tỷ VNĐ (tơng đơng với 42 triệu USD) Tốc độ tăng trởng của công ty trong12năm qua khoảng 70%, kể từ mức khởi đầu vốn của công ty đã tăng khoảng85%/năm Nộp ngân sách Nhà nớc trong vòng 12 năm (giai đoạn từ 1988-2000) hơn 100 tỷ VNĐ, riêng năm 1997 công ty nộp cho ngân sách Nhà nớc18 tỷ VNĐ [6].

Tỷ lệ tăng doamh thu của riêng các sản phẩm tin học so với tổng doanhthu cũng tăng qua các năm Năm 1993, doanh thu tin học chỉ đạt 5 triệu USDnhng đến năm 2001 con số này đã đạt 45 triệu USD, thực tế đã chứng minh sự

tăng trởng vợt bậc này, FPT đã cung cấp, lắp đặt và hỗ trợ hoạt động cho gần1000 mạng máy tính ở Việt Nam, góp phần tích cực vào việc xây dựng cơ sởhạ tầng cho ngành điện tử viễn thông Việt Nam (xem hình 2) Chỉ tính riêng

trong năm 1997, Trung tâm thông tin của FPT đã triển khai hệ thống thông tincho khách hàng tại 377 điểm trong cả nớc, ngoài ra khoảng 50% hệ thốngthông tin của Đảng và Chính phủ là do FPT triển khai trên qui mô toàn quốc.

Tổng doanh thuDoanh thu Tin hoc

Hình 2: Doanh thu qua các năm từ 1993 đến 2001Nguồn: [7]

3.2 Các mặt hàng của công ty

Cũng nh các công ty tin học khác, FPT là một công ty kinh doanh ơng mại và dịch vụ tin học Hiện nay ở Việt Nam, cha có công ty nào có khảnăng sản xuất máy vi tính cũng nh các thiết bị phụ kiện của nó, các công tytin học chỉ làm nhiệm vụ phân phối lại các sản phẩm tin học của các công tynớc ngoài Các máy vi tính trên thị trờng Việt nam chủ yếu sản xuất từ các n-ớc Đông Nam á nh: Singapore, Đài Loan, Hàn Quốc, Malaysia và một lợngđợc sản xuất từ Mỹ và Châu Âu Để nâng cao uy tín của mình trên thị trờng,FPT chủ trơng phân phối sản phẩm của các hãng sản xuất máy tính hàng đầu

th-thế giới đặc biệt là các hãng của Mỹ với phơng châm: "Mang đến cho khách

hàng giải pháp công nghệ hữu hiệu nhất".

3.2.1 Máy tính [16], [17]:

- IBM, COMPAQ, Samsung, Olivetti, Parkard Bell Các đời máy tínhvà tốc độ truyền dữ liệu (từ 33 MHz đến 850 MHz):

- 486 SX 33 MHz, - 486 DX66, 100 MHz,

- 586 DX133, DX166, DX266,

- Pentium 133, 166, 200, 233 MHz,

- Pentium II, III (từ 200 MHz  850 MHz),

* Máy tính xách tay (Notebook) từ đời 486 đến Pentium III

* Laptop: PC là loại máy tính cá nhân mà chúng ta vẫn gặp hàng ngàychỉ dùng cho một ngời hoặc dùng làm trạm làm việc cho một số ngời.

* Các dòng máy chủ:

- PC server: Là loại máy thông dụng nhất trên thị trờng Việt Nam hiệnnay dùng để quản trị mạng cục bộ (LAN-Local Area Network), chỉ có thểdùng quản trị dữ liệu cho một công ty.

- Main frame: Là loại máy quản trị mạng rộng (WAN - Wide AreaNetwork) dùng làm máy chủ cho hệ thống đòi hỏi các tốc độ xử lý cao, khảnăng truyền dữ liệu lớn và có lu lợng thông tin lớn.

- Midrange: Cũng là máy quản trị mạng rộng nhng với qui mô nhỏ hẹp,dùng cho công ty lớn, tốc độ truyền dữ liệu cao, tốc độ xử lý dữ liệu lớn.

- Mini: Là loại máy dùng làm máy chủ cho một mạmg trung bình(MAN - Middle Area Network) dùng để quản trị mạng cho công ty lớn haymột số công ty có nhu cầu về thông tin dữ liệu không giới hạn trong nội bộcông ty.

+ Máy quét (Scanner)

Chất lợng sản phẩm luôn đợc công ty coi trọng hàng đầu theo nguyên

tắc: "Chỉ đa ra thị trờng những sản phẩm đợc a chuộng" Do vậy các sản

phẩm của công ty đều có chất lợng cao và luôn thoả mãn nhu cầu thị trờngngay cả những khách hàng khó tính nh các chuyên gia công nghệ Thànhcông đó chính là nhờ sự bổ sung những mặt hàng mới đợc công ty thực hiệnmột cách thờng xuyên Sản phẩm công nghệ là sản phẩm của trí tuệ nên nóthay đổi một cách thờng xuyên để ngày càng đạt đợc các tính năng siêu việtnhằm phục vụ tối đa cho cuộc sống của con ngời Sự thay đổi này thờng tập

trung ở các hãng máy tính lớn trên thế giới nh: IBM, Compaq, Samsung hayOracle, FPT luôn nỗ lực tìm kiếm và mang về cho thị trờng máy tính ViệtNam các sản phẩm mới nhất với tính năng ngày càng cao Mỗi nhãn hiệu sảnphẩm mà công ty đa ra đều thể hiện tính độc đáo về chất lợng kiểu dáng, kíchcỡ riêng của sản phẩm có thể đáp ứng thị hiếu của ngời tiêu dùng Với việc đadạng hóa sản phẩm, công ty đã không chỉ thoả mãn đợc nhiều thị hiếu phongphú của thị trờng mà còn phủ kín đợc những khe hở của thị trờng và ngănchặn sự xâm nhập của đối thủ cạnh tranh Mở rộng danh mục sản phẩmkhông có nghĩa là công ty không giữ những sản phẩm chủ đạo (nh sản phẩmcủa hãng Compaq chiếm 70% tổng sản phẩm bán ra, IBM 11% và Samsung9%) Các sản phẩm này luôn là những sản phẩm thu hút đợc nhiều kháchhàng nhất, thờng xuyên xuất hiện tiên phong và đảm bảo lợi nhuận lớn nhất,làm nên tên tuổi và hình ảnh của công ty và do đó là những sản phẩm quyếtđịnh đến thắng lợi của công ty.

II Tình hình xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanhmáy tính và các thiết bị tin học của công ty

1 Trình tự tổ chức công tác lập kế hoạch kinh doanh máy tính vàcác thiết bị tin học của công ty FPT

Công ty Phát triển và Đầu t công nghệ FPT chuyên kinh doanh các mặthàng máy tính và các thiết bị tin học, do vậy mục đích đặt ra cho công ty là:đẩy mạnh công cuộc tin học hoá trong cả nớc, phổ cập tin học cho các tầnglớp dân chúng, u tiên đặc biệt cho ngành giáo dục, tham gia phát triển các ứngdụng tin học phục vụ công cuộc Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nớc vàphục vụ nhu cầu sử dụng tin học trong nhân dân.

Phòng Kế hoạch kinh doanh của FPT chia làm nhiều bộ phận, mỗi bộphận chịu trách nhiệm thực hiện một dòng sản phẩm trong đó chủ yếu là máytính và các thiết bị tin học của công ty, đứng đầu các bộ phận này là các Cánbộ hỗ trợ sản phẩm hay giám đốc sản phẩm Căn cứ vào chiến lợc của côngty, các giám đốc sản phẩm đặt hàng dựa vào nhu cầu thị trờng và nhu cầu củacác bộ phận, nh FIS, FHO, FIT, Các bộ phận này cùng FPT dự thầu cácdòng sản phẩm ở ngân hàng, kho bạc và các công ty khác sau đó lập kế hoạchthầu và gửi yêu cầu lên bộ phận lập kế hoạch kinh doanh Các hãng có chínhsách u đãi khác nhau đối với từng dự án Việc lập kế hoạch kinh doanh diễnra theo trình tự sau:

Bớc 1 Thu thập thông tin

Các giám đốc sản phẩm nghiên cứu thị trờng sản phẩm mình đảmnhiệm, thị trờng mua của công ty FPT liên quan chặt chẽ đến thị trờng tin họctrên thế giới, nguồn hàng chính của công ty là nhập khẩu từ nớc ngoài đặcbiệt là từ các hãng của Mỹ Qua đó họ thu thập, phân tích và xử lý số liệu bêntrong nội bộ công ty và bên ngoài thị trờng.

Trong nội bộ doanh nghiệp, thu thập các thông tin từ các bản báo cáo,bản kê khai sản phẩm trong các kỳ trớc Từ bên ngoài thị trờng, thu thập cácthông tin về các nhà cung cấp, nhu cầu của thị trờng về dòng sản phẩm này,khả năng tiêu thụ sản phẩm, các đối thủ cạnh tranh, tâm lý thị hiếu ngời tiêudùng hay cả những vấn đề về môi trờng kinh tế, chính trị, văn hoá có liênquan đến hoạt động kinh doanh sản phẩm này, trong đó đặc biệt quan trọng làmôi trờng kinh doanh của những nhà cung ứng đầu vào cho FPT Để có đợccác thông tin trên, các giám đốc sản phẩm có thể thu thập qua sách báo, tạpchí chuyên ngành tin học, qua các phơng tiện thông tin đại chúng, trao đổi vớinhững nhà cung ứng, nhà phân phối, các khách hàng Họ có thể khuyếnkhích những ngời phân phối bán lẻ thông báo cho mình những thông tin quantrọng Ngoài ra, có thể mua thông tin từ các nhà cung cấp thông tin hoặc cóthể xây dựng một đội ngũ chuyên trách về thu thập thông tin và phổ biếnthông tin hàng ngày Các thông tin thu thập đợc phải tạo điều kiện dễ dàngcho việc đa ra các quyết định cơ bản.

Bớc 2 Xây dựng mục tiêu

Căn cứ các thông tin đã phân tích và xử lý ở bớc 1, các giám đốc sảnphẩm phải xác định mục tiêu cần thực hiện trong kỳ kế hoạch Các mục tiêunày phải phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của công ty cũng nh khả năngthực tế của công ty Các mục tiêu có thể là: duy trì và mở rộng thị trờngtruyền thống, xâm nhập thị trờng mới, tăng số lợng máy tính xách tay, cácthiết bị hỗ trợ, tối đa hoá doanh thu, tối đa hoá lợi nhuận hay cũng có thể làtiêu thụ hết hàng ứ đọng [6] Một mục tiêu kế hoạch đúng đắn sẽ đảm bảotính cụ thể, định hớng, tính khả thi và tính hệ thống.

Bớc 3 Lên kế hoạch

Sau khi xác định đợc các mục tiêu, họ bắt đầu đi vào lập kế hoạch mua,bán các sản phẩm của mình theo tháng, quý hoặc năm tùy thuộc vào mặt hàngvà thời kỳ kinh doanh.

Bớc 4 Đánh giá, kiểm tra kế hoạch

Trởng phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành kiểm tra, đánh giá và điềuchỉnh nếu cần thiết và bảo vệ kế hoạch kinh doanh này trớc Ban Giám đốctheo nội dung các qui định của tiêu chuẩn ISO 9002 Sau đó giao nhiệm vụđến từng cán bộ, công nhân viên thực thi các kế hoạch đề ra, bao gồm các bộphận: hợp đồng, thanh toán, vận chuyển bảo hiểm,

2 Xây dựng và thực hiện kế hoạch mua hàng

2.1 Xây dựng kế hoạch mua hàng

Thông thờng vào ngày 15 hàng tháng, các giám đốc sản phẩm lập kếhoạch kinh doanh cho tháng sau, trong trờng hợp đặc biệt nh mức tiêu thụtăng đột biến làm cho lợng hàng trong kho giảm đến mức báo động thì trởngphòng kế hoạch kinh doanh lập tức yêu cầu giám đốc sản phẩm lập kế hoạchmua vào nếu có nguy cơ thiếu hụt, hoặc kế hoạch thúc đẩy hoạt động bánhàng nếu ứ đọng hàng [7]

Thị trờng mua máy tính và các thiết bị hỗ trợ của công ty FPT liên quanchặt chẽ với thị trờng tin học thế giới Nguồn chính của công ty là nhập khẩutừ nớc ngoài đặc biệt là từ các hãng của Mỹ Xác định mặt hàng chủ yếu là"máy hiệu" nên công ty đã thiết lập mối quan hệ đối tác với hàng loạt cáccông ty tin học hàng đầu thế giới Năm 1994, FPT ký hợp đồng làm đại lýphân phối cho IBM về sản phẩm máy tính để bàn, thiết bị mạng, máy chủ AS/400, RS6000 Đến nay, FPT đã trở thành đại lý bán IBM lớn nhất với trên50% doanh số bán của IBM tại Việt Nam [17] Năm 1995, FPT trở thành đạilý phân phối của hãng Compaq và cũng nhanh chóng trở thành đại lý lớn nhất.FPT làm bạn hàng và đại lý phân phối sản phẩm UPS cho hãng APC của Mỹ[16] Đối với sản phẩm cho mạng máy tính, FPT đặt quan hệ với D-Link,3COM là những hãng dẫn đầu về sản phẩm mạng trên thế giới Ngoài nhữnghãng chính trên, công ty FPT còn làm đại lý và bạn hàng với nhiều hãng khácnh: Hewlett Packard, Intel, Cisco

2.2 Thực hiện kế hoạch mua hàng

Với qui mô ngày càng mở rộng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng củakhách hàng lợng nhập máy tính của công ty đặc biệt là các hãng máy chủ đạođều tăng qua các năm Lợng máy Compaq nhập vào năm 1999 tăng 20,6% sovới năm 1998, năm 2000 so với năm 1999 tăng ít hơn (8,2%) nhng đến năm2001 lợng máy Compaq công ty nhập vào tăng vọt lên 42,23% so với năm2000 [8] Máy tính của hãng IBM công ty nhập vào cũng tăng đều qua các

năm nhng với số lợng ít hơn Sự tăng giảm của lợng nhập máy tính của cáchãng khác có phần không ổn định nh hai hãng chính trên.

Các thiết bị máy tính và thiết bị tin học mà công ty nhập vào từ cáchãng có uy tín lớn trên thị trờng, đặc biệt là thiết bị mạng chủ yếu là củaAMP sau đó là các hãng 3COM và D-Link, trong đó AMP chiếm 79,4%,3COM chiếm 11,7%, AMP chiếm 8,18% [10].

Các tháng trong năm 2001 kế hoạch nhập máy tính từ các hãng đợc lậpkhá sát với nhu cầu của thị trờng, tuy nhiên việc thực hiện về lợng vợt kếhoạch đề ra một lợng nhỏ Việc lập kế hoạch về mặt giá trị đòi hỏi ngời lập kếhoạch phải nắm rõ tình hình tài chính cho phép cũng nh chi phí cho một đơnvị hàng hoá [10] Ví dụ cách xác định chi phí nhập một máy 486/DX của IBMnh sau:

- Giá nhập máy: 1000 USD/bộ

- Bảo hiểm tránh rủi ro: 0,3%/bộ = 3 USD/bộ- Thuế nhập khẩu: 5%/ bộ = 50 USD/bộ

- Tổng chi phí 5% trong đó đã có lãi 0,5% = 52,5 USD/bộNh vậy chi nhập vào: 1000 + 3 + 50 + 52,5 = 1105,5 USD/bộ

Chi phí khi nhập máy loại này sẽ là chi phí cho một bộ nhân với số bộnằm trong kế hoạch nhập Tơng tự, ta có kế hoạch về giá trị đối với các loạimáy khác

Lợng nhập máy và thiết bị rất ít vào tháng 1, tháng 2 (xem bảng 2).

Do thời gian này theo phong tục của nhân dân ta là đầu năm lịch dơngnhng lại là cuối năm lịch âm, nhu cầu mua sắm của ngời tiêu dùng cũng nhcác cơ quan đoàn thể về mặt hàng máy tính là rất ít, họ chuẩn bị kết thúc nămcũ, đón tết Nguyên đán Đến 3 tháng 3, 4, 5 lợng nhập máy và thiết bị lại tăng

để đáp ứng mức tăng lợng cầu trên trờng (xem bảng 3).

Bảng 2 Lợng nhập máy tính và các thiết bị tin học của công tytrong tháng 1, 2 năm 2001

Mặt hàng theo

n-ớc sản xuấtĐơnvịtính

Thực hiện tháng báo cáo

(tháng 1 năm 2001)Luỹ kế từ đầu năm đến hếttháng báo cáo

Số lợngTrị giáSố lợngTrị giá

ớc sản xuất

Thực hiện tháng báo cáo(tháng 2 năm 2001)

Luỹ kế từ đầu năm đến hếttháng báo cáo

Thực hiện tháng báo cáo

(tháng 3 năm 2001)Luỹ kế từ đầu năm đếnhết tháng báo cáo

Số lợngTrị giáSố lợngTrị giá

Máy vi tính:

1,383,968.00131,203.00Phụ kiện máy tính:

XingapoMalaysiaMỹĐài LoanThái Lan

2,700.00

Pháp1025,843.371025,843.37Máy in:

ớc sản xuất

Thực hiện tháng báo cáo(tháng 4 năm 2001)

Luỹ kế từ đầu năm đếnhết tháng báo cáo

Số lợngTrị giáSố lợngTrị giá

Máy vi tính:

2,476,614.00131,203.00Phụ kiện máy tính:

XingapoMalaysiaMỹĐài LoanThái LanPháp

2,700.0025,843.37Máy in:

ớc sản xuất

Thực hiện tháng báo cáo(tháng 5 năm 2001)

Luỹ kế từ đầu năm đếnhết tháng báo cáo

Số lợngTrị giáSố lợngTrị giá

Máy vi tính:

2,910,660.00131,203.00Phụ kiện máy tính:

XingapoMalaysiaMỹĐài LoanThái LanPhápCanadaHàn Quốc

642.004,069.40Máy in:

ớc sản xuấtĐơnvịtính

Thực hiện tháng báo cáo

(tháng 6 năm 2001)Luỹ kế từ đầu năm đếnhết tháng báo cáo

Số lợngTrị giáSố lợngTrị giá

Máy vi tính: bộ 116230,605.003,2033,272,648.00

3,114,575.00

Phụ kiện máy tính:Xingapo

MalaysiaMỹĐài LoanThái LanPhápCanadaHàn Quốcúc

Các nớc khác

Máy in:Xingapo

Thực hiện tháng báo cáo

(tháng 7 năm 2001)Luỹ kế từ đầu năm đếnhết tháng báo cáo

Số lợngTrị giáSố lợngTrị giá

Máy vi tính:

Phụ kiện máy tính:

XingapoMalaysiaMỹĐài LoanThái LanPhápCanadaHàn Quốcúc

642.004,069.4094,261.25Máy in:

tiếp bảng 4Mặt hàng theo nớc

sản xuất

Thực hiện tháng báo cáo(tháng 8 năm 2001)

Luỹ kế từ đầu năm đếnhết tháng báo cáo

Số lợngTrị giáSố lợngTrị giá

Máy vi tính:

Phụ kiện máy tính: chiếc 2,242381,126.7916,6102,289,368.94