(Luận văn thạc sĩ) nghiên cứu trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại công ty cổ phần nhiệt điện phả lại (hải dương)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** -*** BÙI QUỲNH TRANG NGHIÊN CỨU TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN HĨA DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHIỆT ĐIỆN PHẢ LẠI (HẢI DƢƠNG) LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Hà Nội – Năm 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** -*** BÙI QUỲNH TRANG NGHIÊN CỨU TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHIỆT ĐIỆN PHẢ LẠI (HẢI DƢƠNG) Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS CAM ANH TUẤN Hà Nội – Năm 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu trách nhiệm văn phịng việc tổ chức thực văn hóa doanh nghiệp Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại (Hải Dương)” cơng trình nghiên cứu tơi Trong cơng trình nghiên cứu này, tơi có tham khảo kết nhiều cơng trình nghiên cứu khác có trích theo quy định Cơng trình chưa công bố phương tiện Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học nội dung nghiên cứu đề tài HỌC VIÊN Bùi Quỳnh Trang LỜI CÁM ƠN Trong trình nghiên cứu thực đề tài, gặp nhiều khó khăn việc thu thập nghiên cứu tài liệu, song nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình tạo điều kiện từ phía Cơng ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại (Hải Dương); thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng- trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), đặc biệt người hướng dẫn khoa học – TS Cam Anh Tuấn Qua đây, xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc quan tâm, giúp đỡ quý báu Với kinh nghiệm thực tế cịn nhiều hạn chế, đề tài “ Nghiên cứu trách nhiệm văn phòng việc tổ chức thực văn hóa doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại (Hải Dương)” tơi khơng tránh khỏi thiếu xót, tác giả mong nhận đóng góp quý Thầy cô giáo, quan bạn đọc để luận văn tơi hồn thiện có sở để phát triển hướng nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn! HỌC VIÊN Bùi Quỳnh Trang MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CÁM ƠN ii MỤC LỤC i DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT iii DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG iv MỞ ĐẦU…………………………………………………………………………………………………… ……………………1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nguồn tư liệu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Kết cấu luận văn CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan văn hóa doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm văn hóa 1.1.2 Khái niệm văn hóa doanh nghiệp 1.1.3 Tác động văn hóa doanh nghiệp tới phát triển doanh nghiệp 16 1.1.4 Tổ chức thực văn hóa doanh nghiệp 18 1.2 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng 20 1.2.1 Khái niệm “Văn phòng” 20 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 21 1.3 Vai trò văn phòng tổ chức thực văn hóa doanh nghiệp 25 CHƢƠNG THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ PHÁT TRIỂN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP PPC 34 2.1 Khái quát Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại Văn phòng PPC 34 i 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển PPC 34 2.1.2 Chức nhiệm vụ văn phòng PPC 36 2.2 Quá trình tổ chức thực văn hóa doanh nghiệp PPC 41 2.3 Kết thực VHDN PPC 44 2.3.1 Ban hành văn xây dựng VHDN PPC 45 2.3.2 Các biểu trực quan 46 2.3.3 Các biểu phi trực quan 53 2.4 Vai trò văn phòng việc tổ chức thực VHDN PPC 58 2.4.1 Văn phòng tham gia với lãnh đạo đặt số định hướng tầm nhìn mang tính chiến lược PPC 60 2.4.2 Văn phịng tổ chức khóa đào tạo VHDN 62 2.4.3 Văn phịng phụ trách số cơng tác khác 63 2.4.4 Phát triển VHDN PPC 67 CHƢƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI PPC 73 3.1 Nhận xét VHDN trách nhiệm văn phòng việc tổ chức thực VHDN PPC 73 3.1.1 Nhận xét VHDN PPC 73 3.1.2 Nhận xét trách nhiệm văn phòng việc tổ chức thực VHDN PPC 74 3.2 Nguyên nhân 76 3.3 Một số giải pháp nâng cao trách nhiệm văn phòng tổ chức thực VHDN PPC 77 3.3.1 Xác định rõ trách nhiệm văn phòng tổ chức thực VHDN 77 3.3.2 Xác định chế phối hợp với phận có liên quan 83 3.3.3 Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân 84 3.3.4 Giải pháp đại hóa trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật 84 KẾT LUẬN 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 89 ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PPC Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại EVN Tập đồn Điện lực Việt Nam VHDN Văn hóa doanh nghiệp CBCNV Cán bộ, công nhân viên GENCO2 Tổng công ty phát điện iii DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức PPC Hình 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Hình 2.3 Biểu đồ cấu trình độ học vấn đội ngũ nhân viên Văn phịng Hình 2.4 Kết nghiên cứu mức độ hài lịng văn hóa doanh nghiệp PPC Hình 2.5 Sổ tay Tài liệu VHDN PPC Hình 2.6 Trích yếu số điều VHDN Hình 2.7 Cảnh quan bên trang thiết bị văn phịng Bảng 1.1 Sơ đồ cấp độ văn hóa doanh nghiệp iv MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Sự cạnh tranh gay gắt kinh tế thị trường xu hướng tồn cầu hóa, buộc doanh nghiệp để tồn phát triển phải quan tâm đến việc xây dựng, phát triển VHDN Một doanh nghiệp xây dựng văn hóa phù hợp, tính sắc cao yếu tố định đến việc thành công doanh nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh Điều đồng thời địi hỏi doanh nghiệp phải ln trì nề nếp văn hóa, phát huy lực thúc đẩy đóng góp tất người vào việc đạt mục tiêu chung tổ chức Văn phịng coi hình ảnh đại diện quan, doanh nghiệp Văn phịng có trách nhiệm việc tham mưu, điều hành công việc doanh nghiệp, thường xun kiện tồn máy, xây dựng đội ngũ cơng chức văn phịng; bước đại hóa cơng tác hành văn phịng Đối với việc xây dựng VHDN, văn phòng giữ vai trò quan trọng việc xây dựng, tổ chức thực VHDN khứ, trì phát triển VHDN tương lai Thực hiê ̣n chủ trương của Tâ ̣p đoàn Điê ̣n lực Viê ̣t Nam , Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại (tên viế t tắ t là PPC ) đã xây dựng văn hóa doanh nghiê ̣p từ năm 2014 Bên ca ̣nh nhiề u thành tựu , VHDN Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại số hạn chế thực việc chấp hành kỷ luật lao động; ý thức trách nhiệm công việc giao chưa cao Hạn chế phầ n nào làm ảnh hưởng đến hiệu công việc của từng cán bô ̣ , nhân viên và đ ến hiǹ h ảnh của doanh nghiê ̣ p Hiện tượng đùn đẩy trách nhiệm cơng tác, thiếu nhiệt tình cơng việc, tâm lý làm cho có, làm cho xong việc… diễn Với tư cách phận đóng vai trò quan trọng tổ chức thực VHDN PPC, văn phịng có đóng góp định phủ nhận Tuy nhiên, đội ngũ quản lý doanh nghiệp nói chung lãnh đạo văn phịng nói riêng chưa thực nhận thức đầy đủ trách nhiệm phận văn phòng việc tổ chức thực hiện, phát triển trì VHDN PPC Điều đồng thời nguyên nhân dẫn đến VHDN PPC tồn nhiều điểm cần khắc phục Do vâ ̣y, định lựa chọn đề tài “ Nghiên cứu trách nhiê ̣m của văn phòng viê ̣c tổ chức thực văn hóa doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Nhiê ̣t điê ̣n Phả Laị (Hải Dương)” làm luận văn thạc sĩ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tại nhiều trường đại học Việt Nam, nội dung liên quan đến VHDN đưa vào chương trình giảng dạy để trang bị kiến thức cho nguồn nhân lực tương lai Học viện Hành quốc gia, Trường đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh… cho thấy tầm quan trọng việc đào tạo trang bị kiến thức VHDN Tại Việt Nam, có số cơng trình nghiên cứu đề tài VHDN, cụ thể: Luận văn Thạc sỹ kinh tế tác giả Đỗ Thị Thanh Tâm Trường Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh với đề tài “Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho doanh nghiệp Việt Nam xu hội nhập kinh tế quốc tế” (2006), đề tài đúc kết kinh nghiệm mang tính chất lý luận, nhận biết số vấn đề tồn kiến nghị giải pháp xây dựng VHDN doanh nghiệp Việt Nam Khóa luận tốt nghiệp tác giả Hoàng Ngọc Anh với đề tài “Xây dựng văn hóa doanh nghiệp Việt Nam: thực trạng giải pháp hoàn thiện” (2010) đưa số mẫu hình văn hóa tổng hợp thành tựu văn hóa tiêu biểu từ thực trạng doanh nghiệp Việt Nam, góp phần bổ sung vào hệ thống giải pháp nâng cao hiệu thực thi VHDN Việt Nam Luận văn Thạc sĩ Quản lý công tác giả Ngô Thị Kim Thanh với đề tài “Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam, đề tài đánh giá sở lý luận thực trạng văn hóa VNPT, từ đưa giải pháp mặt quản lý đạo để xây dựng văn hóa VNPT kể vào hiệu làm việc cán bộ, công nhân viên Việc tăng cường sở vật chất, trang thiết bị tiên tiến đại góp phần nâng cao hiệu suất lao động, đồng thời nâng cao chất lượng đào tạo, đảm bảo chất lượng đội ngũ lao động đáp ứng tốt với yêu cầu phát triển kinh tế xã hội xu hội nhập Bên cạnh đó, sở vật chất đại, chuyên nghiệp, cách trí cơng sở gọn gàng, ngăn nắp, sẽ, quy định góp phần tạo nên nét đẹp VHDN Trong điều kiện nay, phòng ban PPC cịn theo mơ hình văn phịng truyền thống, bố trí tách biệt Vì vậy, Văn phần cần lấy ý kiến, đề xuất, mong muốn CBCNV tồn đơn vị để tổng hợp, báo cáo, tham mưu xin ý kiến từ lãnh đạo việc lập kế hoạch sử dụng sở vật chất, trang thiết bị văn phòng cho hiệu quả, tiết kiệm tránh lãng phí Bên cạnh đó, Văn phịng cần quan tâm đến lập kế hoạch việc đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ CBCNV nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ tiếp cận với trang thiết bị đại khai thác hiệu nhằm phục vụ tốt trình thực thi cơng vụ Xây dựng sở vật chất kỹ thuật, đầu tư trang thiết bị sở để có VHDN tốt đẹp, phong phú Một môi trường làm việc đẹp, đại thể mặt PPC cách nhìn nhận xã hội mà cịn động lực, mơi trường giúp cho phát triển cá nhân PPC Trong bối cảnh nay, VHDN vừa mục tiêu đồng thời “bước đệm” cần thiết quan trọng để phát triển doanh nghiệp Trách nhiệm văn phịng đóng vai trị quan trọng việc góp phần xây dựng VHDN chuyên nghiệp, đại, vững mạnh, tạo giá đỡ cần thiết để thực tạo sắc riêng, thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội 85 TIỂU KẾT CHƢƠNG Văn phòng thực tốt vai trò tổ chức thực VHDN yêu cầu thiết yếu việc trì phát triển VHDN PPC Trong trình thực hiện, người cần tuân thủ nguyên tắc đảm bảo tính kế thừa, phát huy nét đẹp giá trị cốt lõi nội PPC đồng thời tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp với đối tác, khách hàng, bên PPC qua nguyên tắc hoạt động ứng xử, giao tiếp CBCNV qua trình thực nhiệm vụ Trên sở đánh giá việc tổ chức thực VHDN chương 2, tác giả nghiên cứu đưa giải pháp để triển khai tốt tổ chức thực VHDN văn phòng PPC Chương đưa nội dung định hướng giải pháp để nâng cao trách nhiệm văn phòng tổ chức thực VHDN PPC qua góp phần phát huy tính trách nhiệm ý thức cán bộ, công nhân viên việc thực nhiệm vụ giao Đây chương có ý nghĩa quan trọng, đưa giải pháp cụ thể, thiết thực, văn phịng cần phải có tự giác, tinh thần trách nhiệm toàn thể CBCNV nhằm tạo nên VHDN tốt đẹp 86 KẾT LUẬN Từ việc nghiên cứu chọn lọc tổng hợp lý luận VHDN, luận văn đưa khung lý luận để làm sở nghiên cứu Qua việc khảo sát, nghiên cứu VHDN thông qua điều tra xã hội học Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại (Hải Dương) thấy trải qua ….xây dựng trưởng thành, PPC bước tạo lập sắc riêng so với đơn vị khác Tổng Công ty… Thế mạnh ban đầu PPC có ý chí tâm lớn Lãnh đạo, tập hợp đội ngũ cán quản lý chủ chốt với trình độ chun mơn cao mảng kỹ thuật, công nghệ, kinh doanh, tài chính, pháp luật quản lý nội bộ, đủ sức thực công việc theo phương thức quản lý ISO với tài liệu chất lượng xây dựng Nhờ có VHDN mà tinh thần, thái độ làm việc, đoàn kết, kỷ luật đồng tâm khẳng định kết sản xuất kinh doanh Cơng ty Tuy nhiên văn hóa PPC cịn nhiều lỗ hổng chưa quan tâm phát triển mức Qua phân tích, đánh giá yếu tố cấu thành nên văn hóa PPC, tác giả nhận thấy giá trị văn hóa thể tầng bề nổi, giá trị văn hóa vơ hình chưa thực rõ nét, CBCNV chưa nhận thức đầy đủ giá trị văn hóa vơ hình Do đó, PPC cần phải xây dựng biện pháp cụ thể để phát triển VHDN như: Nâng cao văn hóa đội ngũ cán quản trị, hoàn thiện cấu tổ chức, phát triển biểu trực quan Đồng thời phải phát triển yếu tố vơ hình, giá trị cốt lõi tạo nên VHDN xác định rõ tầm nhìn, sứ mệnh, triết lý kinh doanh giá trị cốt lõi Công ty Như thấy vai trị tổ chức văn hố doanh nghiệp quan trọng Thơng qua tổ chức văn hố Cơng ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại thấy điểm mạnh hạn chế mà cần nghiên cứu để xây dựng phát huy văn hố doanh nghiệp cơng ty ngày hiệu Mặc dù tơi cố gắng hồn thành luận văn phạm vi, khả cho phép luận văn 87 cịn nhiều điều cần phải chỉnh sửa sâu phân tích hết khía cạnh, chi tiết có liên quan khơng tránh khỏi sai sót Hạn chế luận văn câu hỏi khảo sát chưa nhiều, mẫu nghiên cứu nhỏ Khi đánh giá việc thực VHDN công ty nhìn khía cạnh nội (người lao động báo cáo SXKD), chưa xem xét góc nhìn bên liên quan khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, tổ chức xã hội chưa ước lượng việc thực VHDN Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại tác động đến kết hoạt động doanh nghiệp Vì vậy, hội cho người nghiên cứu sau thiết kế câu hỏi chi tiết hơn, khảo sát khách hàng bên liên quan ước lượng tác động trách nhiệm xã hội doanh nghiệp đến kết doanh nghiệp phương pháp thống kê Tơi kính mong nhận đóng góp ý kiến, tận tình bảo Q Thầy Cơ bạn học viên để luận văn hoàn thiện có tính khả thi cao áp dụng thực tế Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại (Hải Dương) 88 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Dương Thị Liễu (2011), Giáo trình văn hóa kinh doanh, Trường Đại học kinh tế quốc dân, Khoa Quản trị kinh doanh, NXB Đại học kinh tế quốc dân [2] Đào Xuân Chúc, (2006), Tập giảng Quản trị hành văn phịng, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội [3] Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, (2005), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê [4] Đỗ Thị Phi Hồi (2011), Giáo trình văn hóa doanh nghiệp, NXB Tài [5] Hồ Chí Minh (1993), Hồ Chí Minh tồn tập, tập – NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội [6] Kỷ yếu hội thảo khoa học, (2005), Quản trị văn phòng – Lý luận thực tiễn, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội [7] Nguyễn Mạnh Quân (2015), Giáo trình Đạo đức kinh doanh văn hóa cơng ty, NXB Đại học kinh tế quốc dân [8] Nguyễn Hữu Tri, (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật [9] Trần Thị Vân Hoa (2009), Văn hóa doanh nghiệp, NXB Đại học kinh tế quốc dân [10] Ngơ Kim Thanh (2012), Giáo trình quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học kinh tế quốc dân [111] Đỗ Thị Thanh Tâm, (2006) Xây dựng VHDN cho doanh nghiệp Việt Nam xu hội nhập kinh tế quốc tế Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh [12] Nguyễn Hữu Tri (2013), Giáo trình Quản trị học, NXB Khoa học xã hội [13] Nguyễn Thùy Trang, (2014), Văn hóa doanh nghiệp cơng ty cổ phần tập đồn Mai Linh: Thực trạng giải pháp Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội [14] Tài liệu văn hóa doanh nghiệp PPC Tài liệu nƣớc ngoài: 89 [15] Fons Trompenaars& Charles Hampden Turner (2006), Chinh phục đợt sóng văn hóa, NXB Tri thức – Dẫn theo Dương Thị Liễu (2011), Giáo trình văn hóa kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế quốc dân Internet [16] Website: www.evn.com.vn [17] Website: www.vnexpress.com.vn [18] Website: http://ppc.evn.vn/ [19] Website: www.vanhoadoanhnghiep.vn 90 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN HĨA DOANH NGHIỆP Tên tơi Bùi Quỳnh Trang – Hiện học viên Cao học ngành Quản trị văn phịng Khóa 2016 – 2018 trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội Phiếu khảo sát nằm khuôn khổ luận văn thạc sĩ đề tài “Nghiên cứu trách nhiệm văn phòng việc tổ chức thực văn hóa doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại (Hải Dương)” Để phục vụ cho việc khảo sát trách nhiệm văn phòng việc tổ chức thực văn hóa doanh nghiệp, kính mong anh/chị điền thông tin vào bảng hỏi tích dấu X vào trả lời Mỗi câu trả lời anh/chị có giá trị đưa cách xác nghiêm túc Mọi thông tin, ý kiến phục vụ cho trình khảo sát mà khơng phục vụ vào mục đích khác Các thơng tin xử lý khuyết danh Xin chân thành cảm ơn hợp tác anh/chị! I THÔNG TIN VỀ ANH/ CHỊ Giới tính: Độ tuổi: Nam Nữ Nhóm