Thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh vĩnh phúc thực trạng và giải pháp

t ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ==================== CAO ĐỨC BỘ THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ học HÀ NỘI, 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ==================== CAO ĐỨC BỘ THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Luận văn Thạc sĩ khoa học chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 60320301 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm HÀ NỘI, 2015 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Phạm vi nghiên cứu đề tài .8 Đối tƣợng nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Các nguồn tài liệu tham khảo 11 Phƣơng pháp nghiên cứu 11 Bố cục nội dung luận văn 12 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC 14 1.1 Cở sở lý luận thực tiễn thu thập tài liệu lƣu trữ 14 1.1.1 Khái niệm thu thập tài liệu 14 1.1.2 Tầm quan trọng công tác thu thập tài liệu lưu trữ 15 1.1.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .16 1.1.4 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 1.1.5 Yêu cầu công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ giai đoạn 19 1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Vĩnh Phúc 20 1.2.1 Sơ lược lịch sử hình thành sở, ban, ngành .20 1.2.2 Vị trí chức Sở 20 1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn Sở 21 1.2.4 Cơ cấu tổ chức chế độ làm việc Sở 23 1.2.5 Công tác Văn thư - Lưu trữ Sở 24 1.3 Thành phần, nội dung, đặc điểm giá trị tài liệu lƣu trữ cấp Sở thuộc tỉnh Vĩnh Phúc 29 Tiểu kết chƣơng 32 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC .33 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Chi cục văn thƣ lƣu trữ tỉnh Vĩnh Phúc 33 2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành phát triển Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc 33 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh 34 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh 36 2.2 Những quy định quan có thẩm quyền thu thập tài liệu vào lƣu trữ 36 2.3 Kho lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc 39 2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc 39 2.3.2 Cơ sở vật chất tình hình bảo quản tài liệu Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc 40 2.3.3 Đội ngũ cán lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc 43 2.3.4 Các nghiệp vụ lưu trữ Kho lưu trữ lịch sử tỉnh .45 2.4 Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lƣu trữ lịch sử tỉnh 49 2.4.1 Danh mục quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc .49 2.4.2 Danh mục mẫu thành phần tài liệu Sở nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc .52 2.5 Tình hình thu thập tài liệu lƣu trữ Sở vào Kho lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc 66 2.5.1 Những đạo, hướng dẫn công tác thu thập, bổ sung tài liệu Sở vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh 67 2.5.2 Tổ Chức thực 69 2.6 Đánh giá kết hạn chế 70 Tiểu kết chƣơng 73 Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ THU THẬP TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC 76 3.1 Một số giải pháp thu thập tài liệu Sở vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc .76 3.1.1 Bổ sung, hoàn chỉnh quy định thu thập, bổ sung tài liệu 76 3.2.2 Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán .78 3.2.3 Nghiên cứu, xác định rõ loại tài liệu có giá trị lịch sử phải thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh 80 3.2.4 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm Phòng nghiệp vụ lưu trữ 81 3.2.5 Lưu trữ lịch sử tỉnh cần tích cực, chủ động mở lớp tập huấn thu thập, bổ sung tài liệu 83 3.2.6 Nghiên cứu quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử 84 Tiểu kết chƣơng 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 PHỤ LỤC 93 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi trọng công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, với yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thông tin có tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Tài liệu lưu trữ tài sản vô quý báu dân tộc, chứa đựng thông tin khứ, ghi lại thành tựu lao động nhân dân thời kỳ lịch sử khác nhau, kiện lịch sử cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hoá tiếng Do vậy, công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp tổ chức tốt giúp quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán q trình thực cơng việc Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng học quý báu trình phát triển quốc gia, quan, tổ chức Vì vậy, cơng tác lưu trữ cịn giúp quan, tổ chức việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho hệ cán quan, tổng kết học rút kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất, kinh doanh… Bộ máy hành Nhà nước yếu tố quan trọng hành nhà nước tổ chức thành hệ thống quan hành nhà nước từ trung ương tới địa phương Trong hệ thống quan quản lý hành Nhà nước sở, ban, ngành thực nhiệm vụ tham mưu giúp UBND cấp tỉnh thực chức quản lý Nhà nước ngành, lĩnh vực địa phương, thực số nhiệm vụ khác theo ủy quyền UBND cấp tỉnh pháp luật cho phép thuộc quan quản lý có thẩm quyền riêng, thực chức giúp nhà nước quản lý thống vấn đề kinh tế, trị, văn hóa xã hội đất nước Đây lĩnh vực quản lý rộng có tính hệ thống với nhiều vấn đề phức tạp, khó khăn nhạy cảm địi hỏi nhạy bén, linh động trước diến biến khó lường tình hình nước quốc tế Trong năm qua quan tâm đạo trực tiếp Đảng, Nhà nước, Chính phủ, tỉnh Vĩnh Phúc đạt thành tựu to lớn công xây dựng phát triển đất nước, kết cấu sở hạ tầng giao thông trọng, môi trường đầu tư thuận lợi, vấn đề y tế, văn hóa, giáo dục quan tâm mức, mặt đời sống nhân dân địa bàn tỉnh ngày nâng cao,Vĩnh Phúc nằm tốp đầu so với tỉnh khác nhiều số phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, đặc biệt lĩnh vực thu hút dự án đầu tư nước ngoài, yếu tố quan trọng nhằm thúc đẩy phát triển kinh tế địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng có ý nghĩa to lớn trình xây dựng phát triển đất nước kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng Nhà nước đề Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt tỉnh Vĩnh Phúc đứng trước nhiều thách thức kinh tế thị trường, trình xây dựng phát triển kinh tế - văn hóa xã hội tỉnh như: thất thốt, lãng phí đặc biệt vấn đề tham nhũng, lợi dụng chức vụ quyền hạn gây hậu nghiêm trọng, vấn đề đầu tư nước ngoài, y tế, giáo dục tồn nhật định cần khắc phục … Tất vấn đề nêu phản ánh rõ nét tài liệu lưu trữ Bởi vậy, với loại tài liệu lưu trữ hình thành quan quản lý Nhà nước khác tỉnh , khối tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động sở, ngành tỉnh Vĩnh Phúc nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều phương diện điều không hoạt động riêng sở, ngành mà cịn có ý nghĩa to lớn phát triển chung tỉnh đất nước Chính thế, việc thu thập, bổ sung bảo quản an toàn khối tài liệu nhiệm vụ quan trọng không trách nhiệm sở, ngành Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc mà trách nhiệm phối hợp đồng hệ thống, nhiều quan quản lý nhà nước khác tỉnh đất nước Hiện bên cạnh ưu điểm đạt được, qua công tác kiểm tra thường xuyên chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh nhận thấy công tác lưu trữ sở, ngành Vĩnh Phúc bộc lộ hạn chế định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ như: công tác thu thập, nộp lưu hồ sơ tài liệu lưu trữ quan chưa thực theo quy định, chưa có hệ thống văn hồn chỉnh quy định cơng tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập bổ sung tài liệu nói riêng, thành phần giao nộp cịn thiếu, chưa hồn chỉnh, nhiều tài liệu giao nộp cịn bó gói, chưa lập thành hồ sơ Mặt khác, với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ, đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin trình thực giải cơng việc tất sở, ngành nên khối lượng tài liệu điện tử hình thành nhanh , thực tế lưu trữ Sở, Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh phúc chưa có phương pháp hữu hiệu đề thu thập quản lý hiệu khối tài liệu Từ đó, dẫn đến hậu tránh khỏi tài liệu bị thất lạc, mát, hư hỏng việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu cao,qua vấn đề thực tiễn này, tác giả định chọn đề tài “ Thu thập tài liệu lƣu trữ Sở vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc - Thực trạng giải pháp” làm luận văn thạc sỹ chuyên ngành “ Lưu trữ học ” Thơng qua đề tài tác giả hy vọng cấp lãnh đạo, quản lý sở, ngành, quan quản lý hành Nhà nước khác Vĩnh Phúc hiểu quan tâm tới cơng tác lưu trữ quan nữa, đồng thời Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn pháp lý công tác lưu trữ, đặc biệt thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, nhằm hướng tới nghiệp lưu trữ nói chung nước Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Trong đề tài này, luận văn tập trung nghiên cứu mục tiêu nhiệm vụ sau: * Mục tiêu đề tài: - Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ vài nhận xét giai đoạn - Nghiên cứu nguồn danh mục thành phần tài liệu Sở thuộc diện thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc * Nhiệm vụ đề tài: - Tìm hiểu, đánh giá thực trạng cơng tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc - Đề xuất giải pháp, biện pháp để công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Sở vào lưu trữ lịch sử đạt hiệu cao Phạm vi nghiên cứu đề tài Cùng với hệ thống quan quản lý hành nhà nước khác sở, ban, ngành giữ vai trò quan trọng phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội Vĩnh Phúc, khối quan có phạm vi hoạt động rộng, chức năng, nhiệm vụ có ảnh hưởng tới nhiều lĩnh vực hoạt động khác xã hội Bởi vậy, tài liệu hình thành trình hoạt động sở, ban, ngành nguồn tài liệu lưu trữ quan trọng cần thu thập, bảo quản chu đáo kho lưu trữ để tránh mát, hư hỏng tài liệu Nhận thức tầm quan trọng chi Cục Văn thư – Lưu trữ tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng, ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Mặt khác, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lĩnh vực nghiên cứu rộng Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu luận văn tác giả tập trung vào nghiên cứu vấn đề sau: - Nghiên cứu tổ chức quản lý công tác lưu trữ sở, ngành tỉnh Vĩnh Phúc - Nghiên cứu thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Đặc biệt thành phần tài liệu lưu trữ hình thành q trình hoạt động Sở thuộc danh mục tài liệu phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (tài liệu hành chính, tài liệu chun mơn, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn) Đối tƣợng nghiên cứu Những đối tượng mà tập trung nghiên cứu luận văn nguồn bổ sung thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh thực trạng thực vấn đề tỉnh Vĩnh Phúc thời gian vừa qua Lịch sử nghiên cứu Công tác lưu trữ đặc biệt thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ khẳng định vấn đề khơng cịn có nhiều viết, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập đến Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu đề cập đến khía cạnh vấn đề khác nhau, quan cụ thể khác mức độ khác hồn tồn nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề theo cách riêng đề tài Các cơng trình nghiên cứu vào nghiên cứu vấn đề khía cạnh định quan định, có tác dụng lớn cho việc vận dụng hoạt động quan Dưới cơng trình nghiên cứu đề cập tới vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu như: Trong giáo trình chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm thể khâu nhiệm vụ sau: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung tổ chức công cụ tra cứu Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành vào nghiên cứu khía cạnh, vấn đề cụ thể tài liệu lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng, thí dụ: “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (Chủ nhiệm); “Lý luận không chuyên môn ngành nghề đào tạo, Duy có Sở Giao thơng vận tải bố trí làm cơng tác lưu trữ, cịn lại đơn vị khác hầu hết bố trí cán làm cơng tác Văn thư Lưu trữ kiêm nhiệm Do vậy, chưa nắm hết khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ nên hiệu công việc chưa cao Hầu hết chưa qua trường lớp quy lưu trữ, lớp bồi dưỡng chuyên môn chưa mở thường xuyên để cập nhật kiến thức lưu trữ, chưa có chế độ kiểm tra công việc cán lưu trữ Do vậy, nhận thức số cán công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ xem nhẹ, mơ hồ, tài liệu đến thời hạn nộp lưu chưa đưa vào lưu trữ hành quan, tình trạng tồn đọng tài liệu phịng chun mơn nhiều Mặt khác, chế độ nghỉ ngơi, lương, thưởng, phụ cấp độc hại bổ sung phụ cấp thu hút cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác, văn thư, lưu trữ cịn chưa tương xứng gây nên tình trạng chán nản, khơng n tâm công tác dừng chân tạm thời lại tìm cách chuyển sang chỗ khác, vị trí khác Muốn khắc phục tình trạng vấn đề nan giải, khó khăn Song khơng phải bất khả thi mà hồn tồn thực có quan tâm cấp lãnh đạo có chế độ tổng thể, hồn chỉnh cơng tác cán Đầu tiên, phải có chế độ tuyển dụng chặt chẽ, cơng khai, tránh tình trạng mập mờ, thân quen để đưa cán khơng có chất lượng vào đảm nhận cơng việc Thứ hai, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh cần có xem xét, nghiên cứu để có chế độ đãi ngộ, nghỉ ngơi tương xứng để tạo nên yên tâm, vững tin để công tác cống hiến cho cơng việc Vì công việc thầm lặng, âm thầm cống hiến cho xã hội Vấn đề thu nhập cần phải thỏa đáng, đủ cho sống tương đối so với xã hội, đặc biệt cơng việc có nhiều độc hại, tiếp xúc với động bên ngồi Khơng cán lưu trữ phải chật vật với sống, lo toan mức cho sống Để cán lưu trữ yên tâm công tác phấn đấu cho phát triển nghiệp 79 Theo chúng tơi biện pháp quan trọng giải pháp đưa có khoa học tới đâu vấn đề tổ chức mặt người không khoa học gây trì truệ trình thực công việc Qua khảo sát, thấy công tác Lưu trữ sở chưa quan tâm mức Do vậy, việc bố trí cán làm việc chưa chuyên môn, kiêm nhiệm nhiều cơng việc để khắc phục tình trạng để nâng cao hiệu công việc Chúng đề xuất công tác tổ chức đội ngũ cán làm lưu trữ sở phải trọng đầu tư quan tâm 3.2.3 Nghiên cứu, xác định rõ loại tài liệu có giá trị lịch sử phải thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thu thập tài liệu vào lưu trữ nghiệp vụ quan trọng có tính định tới nghiệp vụ lưu trữ khác Do vậy, quan tiến hành thu thập phải xây dựng danh mục quan nguồn nộp lưu danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vấn đề Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc thực theo quy định Vẫn biết việc chọn tài liệu có giá trị lịch sử tỉnh, khơng thể tìm, chọn cụ thể tài liệu có giá trị hình thành Sở Tuy nhiên, tất loại tài liệu hình thành Sở giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Vì thực tế Lưu trữ lịch sử vào bảng danh mục mẫu thành phần tài liệu Sở nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc UBND tỉnh ban hành ngày 29 tháng năm 2009 để tiến hành thu thập tài liệu có nhiều tài liệu có giá trị hành cần bảo quản lưu trữ quan Do vậy, cở sở vào bảng danh mục mẫu thành phần tài liệu Sở thuộc diện giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đồng thời kết hợp việc xác định rõ loại, nhóm tài liệu có giá trị lịch sử cần thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh góp phần nâng cao chất lượng nguồn tài liệu nộp lưu Mặt khác, tính chất quản lý phạm vi hoạt động chuyên môn sở khác nên thành phần tài liệu hình thành Sở đa dạng có giá trị thực tiễn khác nhau, bao gồm hai nhóm nhóm tài liệu hành phổ biến chung nhóm tài liệu 80 chun mơn đặc thù sở Chính tài liệu lưu trữ hình thành Sở chiếm số lượng lớn, có nhiều loại tài liệu quan trọng có giá trị cao tài liệu chương trình, kế hoạch, báo cáo đơn vị; tài liệu tra, kiểm tra; tài liệu sáng kiến, cải tiến, ứng dụng khoa học – công nghệ; tài liệu thẩm định thiết kế cơng trình; tài liệu lưu trữ điện tử… Các loại tài liệu cần bảo quản an toàn để thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng sau nhiệm vụ quan trọng Trong năm qua, công tác lưu trữ Sở hầu hết tổ chức tốt, việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử sở thực đầy đủ theo kế hoạch Tuy nhiên, số tồn như: nhiều hồ sơ tài liệu giao nộp cịn tình trạng bó gói, thiếu nhiều tài liệu có giá trị cao, giao nộp tài liệu có giá trị hành, gây khó khăn cho cơng tác bảo quản khai thác sử dụng sau Để khắc phục tình trạng lưu trữ Sở lưu trữ lịch sử tỉnh cần phối hợp để nghiên cứu dựa bảng danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu sở thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh, vào sở thực tiễn công việc mà tài liệu hình thành tính pháp lý loại tài liệu từ để xác định rõ nhóm, loại tài liệu có giá trị lịch sử tính pháp lý cao, lập theo mục lục hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quy định giải pháp quan trọng Như nâng cao chất lượng tài liệu nộp lưu hiệu công tác thu thập tài liệu Sở, quan khác nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ có giá trị hiệu khai thác sử dụng tài liệu sau 3.2.4 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm Phòng nghiệp vụ lưu trữ Qua khảo sát thấy rằng, chi Cục văn thư- Lưu trữ tỉnh đạt nhiều thành tựu nghiệp phát triển công tác lưu trữ tỉnh Chi Cục luôn tham mưu đề xuất cho UBND tỉnh xây dựng ban hành nhiều văn để đạo, điều hành công tác văn thư lưu trữ, công tác thu thập bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh bước quan 81 tâm, ý Chính vậy, hàng năm Kho lưu trữ lịch sử tiến hành thu thập khối lượng tương đối lớn hoàn thiện tài liệu sở, ngành đơn vị khác thuộc đối tượng nguồn nộp lưu Công tác vào nề nếp, ý thức cán bộ, viên chức thay đổi nhiều Đạt thành tích nhờ quan tâm thường xuyên UBND tỉnh, chi Cục văn thư – Lưu trữ, lãnh đạo sở, ngành, quan chuyên môn khác cố gắng không ngừng cán phòng lưu trữ Tuy nhiên, phải thừa nhận công tác Lưu trữ lịch sử tỉnh tồn nhiều hạn chế, nhiều vấn đề cần khắc phục để tiếp tục đạt kết cao thời gian tới Ở đây, đặc biệt sâu vào công tác thu thập, bổ sung tài liệu Sở vào lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc Vấn đề lên Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa thu thập đầy đủ thành phần tài liệu tất đơn vị nguồn nộp lưu, khối tài liệu không ngừng gia tăng Sở Hàng năm, tài liệu không thu thập lưu trữ hành để phân loại , chỉnh lý để nộp lưu trữ lịch sử tỉnh, số đơn vị tài liệu nộp lưu cịn tình trạng lộn xộn chưa lập hồ sơ, đơn vị chưa nghiêm túc việc nộp lưu… điều nhiều nguyên nhân xét góc độ trách nhiệm lưu trữ lịch sử tỉnh phải làm để hạn chế tình trạng đem lại kết cao hoạt động thu thập Trách nhiệm lưu trữ tỉnh làm tương đối tốt thời gian vừa qua cần tiếp tục làm tốt thời gian tới, cụ thể số khía cạnh sau : Thứ nhất, Lưu trữ tỉnh phải xây dựng phương án định kỳ đột xuất tiến hành kiểm tra công tác lưu trữ đơn vị nguồn nộp lưu Đồng thời báo cáo kết công tác kiểm tra với chi Cục văn thư lưu trữ, báo cáo Sở Nội vụ Thông qua công tác kiểm tra này, ý thức cán bộ, viên chức công tác lưu trữ Sở tốt Đặc biệt việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Qua đó, nhắc nhở, đơn đốc, chỉnh sửa việc sai quy định cán viên chức 82 Thứ hai, cần lập kế hoạch phương pháp thu thập hồ sơ, lưu trữ Sở vào lưu trữ lịch sử cách rõ ràng, khoa học Công tác lưu trữ lịch sử tỉnh thực tốt thời gian qua làm cho công tác thu thập, bổ sung đạt nhiều kết Trong thời gian tới, lưu trữ lịch sử tỉnh cần tập trung xây dựng kế hoạch chi tiết, cụ thể đặc biệt có phương pháp tốt để thu thập hồn chỉnh tài liệu đơn vị Thứ ba, lưu trữ lịch sử tỉnh cần tư vấn với lãnh đạo quan phụ trách chuyên môn mà cụ thể Sở Nội vụ, tham mưu, đề xuất UBND tỉnh vấn đề liên quan đến kinh phí cho hoạt động thu thập đặc biệt hình thức xử lý đơn vị cố tình khơng thực tốt công tác thu thập 3.2.5 Lưu trữ lịch sử tỉnh cần tích cực, chủ động mở lớp tập huấn thu thập, bổ sung tài liệu Trước tiến hành công việc mà cán tập dượt, làm quen trước việc vô quan trọng Như tránh sai sót, hạn chế thiệt hại xảy Tập huấn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vấn đề quan trọng mà quan quản lý lưu trữ cần có quan tâm, đạo thường xuyên, liên tục Bởi biện pháp hữu hiệu giúp cán lưu trữ tiến hành thu thập biết phải làm Từ đó, thực công việc cách thống Nhưng thực tế đáng lo ngại hầu hết buổi tập huấn chưa đạt chất lượng cao, người tham gia tập huấn coi nhẹ chủ để tập huấn, nội dung buổi tập huấn thường tản mạn khơng vào trọng tâm chưa sôi Để khắc phục vấn đề này, xin đưa số nội dung chủ yếu cần thiết buổi tập huấn Lưu trữ lịch sử tỉnh cần chủ động xây dựng kế hoạch chi tiết đợt tập huấn; Kế hoạch tập huấn phải xây dựng khoa học theo chuyên đề, nội dung cụ thể có trọng tâm ; Chuyên đề buổi tập huấn phải có tính mới, đáp ứng thực tế cơng việc (ví dụ như: chuyên đề tổ 83 chức quản lý tài liệu điện tử) Có vậy, tính hiệu từ đợt tập huấn nâng cao 3.2.6 Nghiên cứu quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử Hiện nay, phát triển khoa học kỹ thuật bên cạnh tài liệu truyền thống tài liệu lưu trữ điện tử xuất đa dạng Nhưng để tổ chức quản lý tốt khối tài liệu quan chức cần xây dựng vấn đề pháp lý hoàn chỉnh văn pháp luật liên quan tới tài liệu lưu trữ điện tử như: thừa nhận tài liệu điện tử thủ tục, thẩm quyền lưu trữ tài liệu, thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ, hệ thống luật pháp bảo vệ đời tư tiếp cận khai thác thông tin… Vào tháng năm 2004, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức buổi Hội thảo Sarbica về: “Chính sách thực tiễn xác định giá trị bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử” Đây hội cho học hỏi kinh nghiệm nước giới thu thập tài liệu điện tử Tại buổi hội thảo này, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đưa báo cáo giới thiệu số nét tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin, việc hình thành hồ sơ tài liệu điện tử công tác quản lý tài liệu điện tử Việt Nam Trong có việc xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử Báo cáo đề cập đến vấn đề: Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đầu tư nghiên cứu số đề tài khoa học nghiên cứu xác định thành phần tài liệu điện tử nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia; nghiên cứu nguyên tắc, phương pháp lựa chọn, quản lý khai thác tài liệu điện tử thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Trên sở kết nghiên cứu hợp tác số quan có liên quan, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước soạn thảo trình quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành văn đạo hướng dẫn việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Trong có việc xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử” Qua thấy Cục có quan tâm đặc biệt tài liệu điện tử Đây loại hình tài liệu hình thành phát triển mạnh xã hội 84 Dự báo, quan điểm mục tiêu: quy hoạch ngành văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030 phải phù hợp với quy hoạch ngành văn thư lưu trữ theo Quyết định số 579/KH- BNV ngày 26 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ, phù hợp với quy hoạch phát triển tổng thể tỉnh Đại diện Sở Nội vụ nhấn mạnh: quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc tạo nên chuyển biến công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ, góp phần đẩy mạnh hoạt động nghiệp; huy động nguồn lực, thực lưu trữ truyền thống song hành với lưu trữ điện tử … phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Về phía Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, bắt đầu tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu điện tử Đầu tiên cần có nghiên cứu, phối hợp với Sở, Ngành khác có liên quan, sở thực đạo, hướng dẫn Nhà nước công tác nhằm thu thập, bổ sung tài liệu cách khoa học Để làm điều này, trước hết, Bộ cần tuyển dụng cán làm công tác lưu trữ chuyên trách với chuyên ngành đào tạo, có trình độ từ đại học trở lên Những cán này, ngồi trình độ chun mơn, họ cần phải có kiến thức ngoại ngữ tin học để đáp ứng nhu cầu công tác lưu trữ tình hình Bên cạnh đó, Kho lưu trữ lịch sử tỉnh cần đề xuất UBND tỉnh có chiến lược đầu tư kinh phí để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trang bị thiết bị cần thiết dể bảo quản sử dụng tài liệu điện tử Có thể nói rằng, tương lai, với phát triển vũ bão công nghệ thông tin, tài liệu điện tử hình thành hoạt động sở, ngành quan khác không dừng lại loại mà không ngừng tăng lên số lượng chất lượng Nếu không xây dựng chiến lược dài hạn từ Kho lưu trữ lịch sử Vĩnh Phúc gặp khó khăn cơng tác thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu điện tử sau 85 86 Tiểu kết chƣơng Để góp phần nâng cao tính hiệu cơng tác thu thập tài liệu lưu trữ Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh tác giả đưa số giải pháp như: bổ sung, hồn chỉnh quy định thu thập, bổ sung tài liệu; tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ; nghiên cứu xác định rõ tài liệu có giá trị lịch sử cần phải thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh; giải pháp liên quan đến trách nhiệm lưu trữ lịch sử tỉnh; tích cực mở lớp tập huấn thu thập, bổ sung tài liệu cuối nghiên cứu quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử Trong giải pháp nêu theo tác giả giải pháp liên quan tới vấn đề nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác lưu trữ quan trọng Việc phân bổ, xếp, bố trí, điều động cán phải thật khoa học, chun mơn nghiệp vụ, qua khảo sát thực tế hầu hết cán làm công tác lưu trữ Sở kiệm nhiệm, tính hiệu cơng việc khơng cao Bởi vì, dù có đưa giải pháp có khoa học tới đâu vấn đề tổ chức mặt người khơng hiệu gây trì truệ thực công việc Mặt khác, lưu trữ lịch sử cần tích cực, chủ động mở lớp tập huấn lưu trữ để cán bổi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng u cầu cơng tác lưu trữ tình hình Đặc biệt quy định thu thập quản lý tài liệu điện tử 87 Phần kết luận Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ nghiệp vụ quan trọng cơng tác lưu trữ nói chung Đây khâu nghiệp vụ có tính định tới nghiệp vụ lưu trữ khác có tổ chức tốt hay khơng Do việc nghiên cứu, tìm hiểu cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Sở quan đơn vị khác nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc vấn đề quan trọng cấp thiết, để bảo quản an tồn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ công xây dựng phát triển kinh tế, văn hóa xã hội tỉnh Vĩnh Phúc nước Thu thập tài liệu vào lưu trữ vấn đề khơng mẻ có nhiều viết, cơng trình đề cấp đến vấn đề nhiên cơng trình đề cập đến khía cạnh khác nhau, quan cụ thể khác mức độ khác Qua trình bày trên, tác giả xin tổng kết lại vấn đề mà luận văn đề cập sau: Thứ nhất, luận văn tập trung làm rõ vấn đề lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Sở , thành phần, nội dung, đặc điểm giá trị tài liệu lưu trữ Sở ,mặt khác luận văn trình bày khái quát sở lý luận, thực tiễn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Đây vấn đề mang tính phương pháp luận tạo sở, nguyên tắc cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trên sở người làm cơng tác lưu trữ nắm lý luận, hiểu nguyên tắc, giải thích khúc mắc q trình thực cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Điều có giá trị to lớn, có ý nghĩa thiết thực hạn chế sai sót người làm cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Để đưa lý luận tác giả tập trung phân tích, tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau, đặc biệt từ giáo trình, giảng thầy cơng trình nghiên cứu đồng thời tóm tắt lại cách đọng, súc tích để giúp độc giả dễ tiếp cận vấn đề 88 Thứ hai, luận văn sâu khảo sát lịch sử hình thành phát triển Chi cục Văn thư – Lưu trữ , Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Đặc biệt tập trung nhiều thời gian để khảo sát khối tài liệu, thành phần tài liệu, nguồn nộp lưu Sở vào Lưu trữ lịch sử làm bật thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu kết công tác đồng thời đưa nhận định tồn tại, hạn chế mà công tác thu thập, bổ sung tài liệu Sở vào Lưu trữ lịch sử cần khắc phục thời gian tới Đây sở để chúng tơi đưa giải pháp chương Thứ ba, luận văn sâu phân tích giải pháp mà Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh cần nghiên cứu áp dụng để nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu Đây giải pháp mà theo bản, lâu dài hữu hiệu Bên cạnh luận văn ý nhấn mạnh đến yếu tố người cho nhân tố hàng đầu định chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Tất biện pháp góp phần đưa cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng nghiệp lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc nói chung phát triển theo kịp xu hướng phát triển chung lưu trữ nước giới tình hình mai sau 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ, Thông tư số 02/2010/TT- BNV ngày 28 tháng năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp; 2.Bộ Nội vụ, Thông tư số: 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 01 năm 2012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Bộ Nội vụ, Thông tư số: 04/2013/TT - BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức; Bộ Tài chính, Thơng tư số: 30/2004/TT - BTC, ngày 07 tháng 04 năm 2004 việc hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khác sử dụng tài liệu lưu trữ; Chính phủ, Nghị định số: 111/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 quy định chi tiết số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004; Chính phủ, Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Chính phủ, Nghị định số: 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 việc Quy định chi tiết việc thi hành số điều Luật Lưu trữ; Cục Lưu trữ nhà nước, Từ điển lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992; Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nôi; 10 Đào Xuân Chúc (2002), “Vấn đề thu thập tổ chức khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện ảnh” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 01; 90 11 Hoàng Minh Cường Nguyễn Đăng Hải (1993), việc xây dựng phương án hệ thống hóa hồ sơ tài liệu, phông lưu trữ ủy ban nhân dân tỉnh Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4; 12 Nguyễn Văn Hàm (2003), Lý luận thức tiễn công tác lưu trữ nhìn nhận từ thực tiễn Việt Nam, Tạp chí Khoa học, Đại học quốc gia Hà Nội, số 3; 13 Nguyễn Thị Minh Hạnh (2006), Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu công tác thu thập tổ chưc khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc, tư liệu Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc; 14 Trần Quang Hồng (2002), Bổ sung tài liệu lưu trữ vào trung tâm lưu trữ tỉnh - thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành lưu trữ, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội, Tư liệu Khoa LTH QTVP; 15 UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Công văn số 1045/UBND –LTr ngày 05/4/2007 việc thực Chỉ thị số 05/2007/CT –TTg Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; 16 UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Công văn số 1061/UBND –LTr ngày 09/4/2007 việc thực đạo điểm việc thu hồi tài liệu lưu trữ; 17 UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Để án số 3247/ĐA – BCDD05 ngày 12/8/2009 Ban đạo thực Chỉ thị 05/2007/CT- TTg Thủ tướng Chính phủ giải tài liệu tồn đọng sở, ban , ngành; UBND huyện, thành phố, thị xã giai đoạn 2009 -2012; 18 UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Quyết định số 39/2009/QĐ – UBND ngày 04/6/2009 việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu sở,ban,ngành thuộc UBND tỉnh nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; 19 UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Quyết định số 1749/ QĐ- UBND ngày 04/6/2008 việc ban hành danh mục quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; 91 20 UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Quyết định số 749, 752/ QĐ – CT ngày 07/3/2008 việc Chỉ định quan nộp tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử UBND tỉnh Vĩnh Phúc năm 2008; 21 UBND tỉnh, Quyết định số 2594/QĐ –CT ngày 13/8/2009 việc cấp kinh phí … cho cơng tác chỉnh lý, bảo quản tài liệu sở, ngành; 22 UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Kế hoạch số 3072/KH – UBND ngày 30/08/2007 việc triển khai thực Chỉ thị số 05/2007/CT –TTg Thủ tướng phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quyết định số 3069/QĐ – UBND ngày 26/10/2007 UBND tỉnh thành lập Ban đạo thực Chỉ thị số 05/2007/CT –TTg ngày 02/03/2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; 23 UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Kế hoạch số 1043/KH – UBND ngày 20/3/2008 thu thập, chỉnh lý bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2008- 2010; 24 UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Kế hoạch số 1679/KH – UBND ngày 29/4/2010 kiểm tra chéo công tác Văn thư – Lưu trữ sở, ban, ngành năm 2009 2012; 25 Ủy ban Thường vụ Quốc Hội, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội,2004; 26 Vũ Thị Phụng ( 2004), Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh thực trạng giải pháp, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, Số 05; 27 Vũ Thị Phụng (2006), Nghiệp vụ lưu trữ , Nhà xuất Hà Nội; 28 Quốc hội: Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13, Cổng thơng tin điện tử Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam; 29 http://www.archives.gov.vn; 92 PHỤ LỤC Bộ Nội vụ, Thông tư số 02/2010/TT- BNV ngày 28 tháng năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp; Chính phủ, Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Quyết định số: 16/2010/QĐ- UBND ngày tháng năm 2010 UBND tỉnh Vĩnh Phúc việc thành lập Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc; Quyết định số: 1749/ QĐ- UBND ngày tháng năm 2008 UBND tỉnh Vĩnh Phúc việc ban hành danh mục quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh; 93 ... tồn cơng tác Chƣơng Một số giải pháp thu thập tài liệu Sở vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Trên cở sở phân tích thực trạng ưu điểm tồn công tác thu thập tài liệu Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh, ... sung tài liệu lưu trữ cấp Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc nội dung nghiên cứu chương 32 Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC 2.1... THẬP TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC 76 3.1 Một số giải pháp thu thập tài liệu Sở vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc .76 3.1.1 Bổ sung, hoàn chỉnh quy định thu