Hiện nay bên cạnh các ưu điểm đạt được, qua công tác kiểm tra thường xuyên của chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh nhận thấy rằng công tác lưu trữ tại các sở, ngành tại Vĩnh Phúc vẫn còn bộc
Trang 1t
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
====================
CAO ĐỨC BỘ
THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CỦA CÁC SỞ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ học
HÀ NỘI, 2015
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ====================
CAO ĐỨC BỘ
THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CỦA CÁC SỞ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Luận văn Thạc sĩ khoa học chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 60320301
Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm
HÀ NỘI, 2015
Trang 3MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 5
1 Tính cấp thiết của đề tài 5
2 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài 8
3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 8
4 Đối tượng nghiên cứu 9
5 Lịch sử nghiên cứu 9
6 Các nguồn tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined.
7 Phương pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined.
8 Bố cục nội dung luận văn Error! Bookmark not defined Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC Error! Bookmark
not defined
1.1 Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined
1.1.1 Khái niệm về thu thập tài liệu Error! Bookmark not defined 1.1.2 Tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ Error! Bookmark
not defined.
1.1.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not
defined.
1.1.4 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Error! Bookmark not
defined.
1.1.5 Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay Error! Bookmark not defined
1.2 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Vĩnh Phúc Error! Bookmark not defined
Trang 41.2.1 Sơ lược lịch sử hình thành của các sở, ban, ngành Error! Bookmark not
defined.
1.2.2 Vị trí và chức năng của các Sở Error! Bookmark not defined 1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của các Sở Error! Bookmark not defined 1.2.4 Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của các Sở Error! Bookmark not
defined.
1.2.5 Công tác Văn thư - Lưu trữ của các Sở Error! Bookmark not defined
1.3 Thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lưu trữ cấp Sở thuộc tỉnh Vĩnh Phúc Error! Bookmark not defined Tiểu kết chương 1 Error! Bookmark not defined Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÁC SỞ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC Error!
Bookmark not defined
2.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ tổ chức bộ máy của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc Error! Bookmark not defined
2.1.1 Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc Error! Bookmark not defined 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Error! Bookmark
not defined.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Error! Bookmark not
defined
2.2 Những quy định của cơ quan có thẩm quyền về thu thập tài liệu vào lưu trữ Error! Bookmark not defined 2.3 Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Error! Bookmark not defined
2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Error!
Bookmark not defined.
2.3.2 Cơ sở vật chất và tình hình bảo quản tài liệu của Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Error! Bookmark not defined 2.3.3 Đội ngũ cán bộ của lưu trữ tỉnh Vĩnh PhúcError! Bookmark not defined.
Trang 52.3.4 Các nghiệp vụ lưu trữ của Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Error! Bookmark not
defined
2.4 Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Error! Bookmark not defined
2.4.1 Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Error! Bookmark not defined 2.4.2 Danh mục mẫu thành phần tài liệu của các Sở nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Error! Bookmark not defined
2.5 Tình hình thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Error! Bookmark not defined
2.5.1 Những chỉ đạo, hướng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Sở vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Error! Bookmark not defined 2.5.2 Tổ Chức thực hiện Error! Bookmark not defined
2.6 Đánh giá kết quả và hạn chế Error! Bookmark not defined Tiểu kết chương 2 Error! Bookmark not defined Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ THU THẬP TÀI LIỆU CỦA CÁC
SỞ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC Error! Bookmark not
defined
3.1 Một số giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Error! Bookmark not defined
3.1.1 Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu Error!
Bookmark not defined.
3.2.2 Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ Error!
Bookmark not defined.
3.2.3 Nghiên cứu, xác định rõ các loại tài liệu có giá trị lịch sử phải thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh Error! Bookmark not defined 3.2.4 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của Phòng nghiệp vụ lưu trữ
Error! Bookmark not defined.
Trang 63.2.5 Lưu trữ lịch sử tỉnh cần tích cực, chủ động mở các lớp tập huấn về thu thập, bổ sung tài liệu Error! Bookmark not defined 3.2.6 Nghiên cứu các quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử
Error! Bookmark not defined
Tiểu kết chương 3 Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO 10 PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined.
Trang 7PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn luôn coi trọng công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình Ngày nay, với những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin có trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành,
do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến
to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc Nội dung của tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, các cơ quan, tổ chức Vì vậy, công tác lưu trữ còn giúp các
cơ quan, tổ chức trong việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết những bài học và rút ra những kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh…
Bộ máy hành chính Nhà nước là yếu tố quan trọng nhất của nền hành chính nhà nước và được tổ chức thành một hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương Trong hệ thống các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thì các sở, ban, ngành thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa
Trang 8tỉnh và pháp luật cho phép và thuộc cơ quan quản lý có thẩm quyền riêng, thực hiện chức năng giúp nhà nước quản lý thống nhất các vấn đề về kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của đất nước Đây là một lĩnh vực quản lý rộng có tính hệ thống với nhiều vấn đề hết sức phức tạp, khó khăn và nhạy cảm đòi hỏi sự nhạy bén, linh động trước những diến biến khó lường của tình hình trong nước và quốc tế
Trong những năm qua được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, tỉnh Vĩnh Phúc đã đạt được những thành tựu to lớn trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước, kết cấu cơ sở hạ tầng giao thông được chú trọng, môi trường đầu tư thuận lợi, các vấn đề về y tế, văn hóa, giáo dục được quan tâm đúng mức, bộ mặt đời sống nhân dân trên địa bàn tỉnh ngày càng được nâng cao,Vĩnh Phúc luôn nằm trong tốp đầu so với các tỉnh khác về nhiều chỉ số phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, đặc biệt về lĩnh vực thu hút các dự án đầu tư nước ngoài, đây là yếu tố quan trọng nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế trên địa bàn của tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng và có ý nghĩa to lớn đối với quá trình xây dựng và phát triển đất nước trong nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng và Nhà nước đã đề ra Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay cũng đang đứng trước nhiều thách thức của nền kinh tế thị trường, trong quá trình xây dựng phát triển kinh tế - văn hóa
và xã hội của tỉnh như: thất thoát, lãng phí đặc biệt là vấn đề tham nhũng, lợi dụng chức vụ quyền hạn gây hậu quả nghiêm trọng, các vấn đề về đầu tư nước ngoài, y tế, giáo dục vẫn còn những tồn tại nhật định cần khắc phục … Tất cả những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ Bởi vậy, cùng với các loại tài liệu lưu trữ hình thành ở các cơ quan quản lý Nhà nước khác nhau trong tỉnh , thì khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động tại các sở, ngành của tỉnh Vĩnh Phúc là nguồn tài liệu lưu trữ hết sức có giá trị trên nhiều phương diện điều này không chỉ trong hoạt động của riêng từng sở, ngành mà còn có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển chung của tỉnh và đất nước Chính vì thế, việc thu thập, bổ sung và bảo quản an toàn khối tài liệu
Trang 9này là một nhiệm vụ quan trọng và không chỉ là trách nhiệm của từng sở, ngành
và Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc mà còn là trách nhiệm và sự phối hợp đồng bộ của cả một hệ thống, của nhiều cơ quan quản lý nhà nước khác của tỉnh và đất nước Hiện nay bên cạnh các ưu điểm đạt được, qua công tác kiểm tra thường xuyên của chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh nhận thấy rằng công tác lưu trữ tại các sở, ngành tại Vĩnh Phúc vẫn còn bộc lộ những hạn chế nhất định
về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ như: công tác thu thập, nộp lưu hồ sơ tài liệu về lưu trữ cơ quan chưa thực hiện theo quy định, chưa có hệ thống văn bản hoàn chỉnh quy định về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập và bổ sung tài liệu nói riêng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao nộp còn bó gói, chưa được lập thành hồ sơ Mặt khác, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực hiện và giải quyết công việc tại tất cả các sở, ngành nên khối lượng tài liệu điện tử đang được hình thành nhanh , nhưng trên thực tế tại các lưu trữ của các Sở, cũng như Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh phúc chưa có một phương pháp hữu hiệu đề thu thập và quản lý hiệu quả khối tài liệu này Từ đó,
đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát,
hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao,qua những vấn đề thực tiễn này, tác giả quyết định chọn đề tài
“ Thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn thạc sỹ chuyên ngành “ Lưu trữ
học ” của mình Thông qua đề tài này tác giả hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý của các sở, ngành, cũng như các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khác tại Vĩnh Phúc hiểu và quan tâm tới công tác lưu trữ của cơ quan mình hơn nữa, đồng thời Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý về công tác lưu trữ, đặc biệt là thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, nhằm hướng tới một sự nghiệp lưu trữ nói chung của cả nước
Trang 102 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
Trong đề tài này, luận văn tập trung nghiên cứu các mục tiêu và nhiệm vụ chính sau:
* Mục tiêu của đề tài:
- Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ và một vài nhận xét trong giai đoạn hiện nay
- Nghiên cứu về nguồn và danh mục thành phần tài liệu của các Sở thuộc diện thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc
* Nhiệm vụ của đề tài:
- Tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu tại lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc
- Đề xuất các giải pháp, biện pháp để công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử đạt hiệu quả cao nhất
3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Cùng với hệ thống các cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác thì các
sở, ban, ngành giữ một vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội của Vĩnh Phúc, khối các cơ quan này có phạm vi hoạt động rộng, chức năng, nhiệm vụ có ảnh hưởng tới nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội Bởi vậy, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành là một trong những nguồn tài liệu lưu trữ quan trọng cần được thu thập, bảo quản chu đáo trong kho lưu trữ để tránh mất mát, hư hỏng tài liệu Nhận thức được tầm quan trọng này chi Cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng, ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Mặt khác, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một lĩnh vực nghiên cứu rộng Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này tác giả chỉ tập trung vào nghiên cứu các vấn đề như sau:
- Nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các sở, ngành của tỉnh Vĩnh Phúc
Trang 11- Nghiên cứu về thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Đặc biệt là những thành phần tài liệu lưu trữ hình thành trong chính quá trình hoạt động của các Sở thuộc danh mục tài liệu phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn)
4 Đối tƣợng nghiên cứu
Những đối tượng mà chúng tôi tập trung nghiên cứu trong luận văn là các nguồn bổ sung và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh và thực trạng thực hiện vấn đề này ở tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian vừa qua
5 Lịch sử nghiên cứu
Công tác lưu trữ đặc biệt là thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ có thể khẳng định rằng đây là vấn đề không còn mới và đã có rất nhiều bài viết, công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến Tuy nhiên, ở mỗi công trình nghiên cứu
đề cập đến những khía cạnh và những vấn đề khác nhau, cơ quan cụ thể khác nhau và mức độ khác nhau do đó chúng ta có thể hoàn toàn nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề theo cách riêng của đề tài Các công trình nghiên cứu đều đi vào nghiên cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng lớn cho việc vận dụng trong hoạt động của cơ quan Dưới đây là các công trình nghiên cứu đề cập tới những vấn đề về thu thập, bổ sung tài liệu như:
Trong cuốn giáo trình về chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình
Quyền và Nguyễn Văn Thâm đã thể hiện từng khâu nhiệm vụ như sau: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu
Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các khía cạnh, các vấn đề cụ thể của tài liệu lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ
sung tài liệu nói riêng, thí dụ: “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào