Tổ chức khoa học tài liệu của các sở đã nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh bắc kạn thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Hoàng Thị Điệp TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ ĐÃ NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2020 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Hoàng Thị Điệp TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ ĐÃ NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Nguyễn Liên Hương XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận TS Nguyễn Liên Hương Hà Nội - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Tổ chức khoa học tài liệu sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn - Thực trạng giải pháp” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn tơi có tham khảo số kết nghiên cứu, viết nhà khoa học, học viên sử dụng số thông tin văn Nhà nước thích Cơng trình chưa tác giả công bố Lời cam đoan thật, sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Bắc Kạn, ngày tháng năm 2020 TÁC GIẢ Hoàng Thị Điệp MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Nguồn tư liệu tài liệu tham khảo 11 Đóng góp đề tài 12 Bố cục đề tài 12 Chƣơng CƠ SỞ U N V CƠ SỞ P P VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ƢU TRỮ 15 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 15 1.1.1 Một số khái niệm liên quan 15 1.1.2 Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 17 1.1.3 Mục đích, ý nghĩa cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 20 1.2 Cơ sở pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 21 1.3 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn 26 Tiểu kết chương 27 Chƣơng T ỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ ĐÃ NỘP V O ƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN 28 2.1 Tổng quan tỉnh Bắc Kạn 28 2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn 31 2.2.1 Vị trí, chức 31 2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 32 2.2.3 Tổ chức máy 33 2.3 Nguồn tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn 33 2.4 Ý nghĩa tài liệu Sở 35 2.5 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu Sở vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 38 2.6 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Sở Lưu trữ lịch sử 44 2.6.1 Công tác phân loại tài liệu 44 2.6.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 66 2.6.3 Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 63 2.7 Một số nhận xét, đánh giá tình hình tổ chức khoa học tài liệu Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn 68 2.7.1 Những kết đạt 68 2.7.2 Hạn chế 69 2.7.3 Nguyên nhân 70 Tiểu kết chương 72 Chƣơng GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA CÁC SỞ ĐÃ NỘP V O ƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN 73 3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu 73 3.1.1 Thực phân loại hệ thống hóa tài liệu theo khung phân loại 73 3.1.2 Sử dụng kết hợp công cụ xác định giá trị tài liệu 75 3.1.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 77 3.2 Các giải pháp hỗ trợ 81 3.2.1 Giải pháp tổ chức 81 3.2.2 Giải pháp tổ chức triển khai thực văn pháp luật 87 3.2.3 Giải pháp đầu tư sở vật chất, trang thiết bị 90 Tiểu kết chương 92 KẾT LU N 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU ý chọn đề tài Tại khoản 3, điều Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp” Thực tiễn chứng minh tài liệu lưu trữ nguồn lực thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng phát triển quốc gia giới.Tài liệu sử dụng công cụ để xây dựng củng cố chế độ trị; nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế - xã hội; góp phần giữ gìn phát huy tinh hoa văn hóa dân tộc Trải qua thời kỳ lịch sử, tài liệu lưu trữ hình thành ngày nhiều Tuy nhiên, công tác lưu trữ phải đối diện với nhiều khó khăn, thách thức, lên khó khăn, thách thức là: Tình trạng kho lưu trữ chưa đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định gây khó khăn việc thu thập, tổ chức khoa học tài liệu; Lượng tài liệu tồn đọng, tích đống quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nhiều, nguy mát hư hỏng tài liệu cao Để tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần tổ chức khai thác sử dụng hiệu Do tài liệu phơng lưu trữ cần tổ chức khoa học trước thu thập, bổ sung vào kho Lưu trữ lịch sử Việc tổ chức khoa học tài liệu quan trọng, đảm bảo tài liệu phân loại, xác định giá trị, hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu Khi việc tổ chức khoa học tài liệu thực tốt đáp ứng nhu cầu thông tin ngày cao người Ngày tháng 11 năm 1996, kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX nghị chia tỉnh Bắc Thái để tái lập tỉnh Bắc Kạn tỉnh Thái Nguyên Sau tách tỉnh hệ thống quan thuộc tỉnh Bắc Kạn thành lập vào hoạt động Tài liệu quan sản sinh lập thành phông lưu trữ Sau gần 20 năm tái thành lập, với phát triển tỉnh gia tăng khối lượng tài liệu lưu trữ, phải kể đến khối tài liệu sở thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Tính từ thời điểm ngày 01 tháng 01 năm 2019 đến nay, Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn) đơn vị thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước giải thể thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn sở phận nghiệp lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, Phòng Quản lý văn thư lưu trữ thuộc Chi cục sáp nhập với Phòng Cải cách hành thành Phịng Cải cách hành - Văn thư lưu trữ Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử bảo quản khối lượng tài liệu khơng lớn có giá trị nhiều mặt bao gồm tài liệu 15 phông/khối tài liệu sau: Ủy ban Hành tỉnh Bắc Kạn, Khối tài liệu thành tích kháng chiến chống Mỹ (chuyển từ Phơng Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Thái), Khối tài liệu thành tích kháng chiến chống Mỹ liên quan đến huyện Ba Bể, Ngân Sơn (Chuyển từ Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng), khối tài liệu thi đua khen thưởng kháng chiến, UBND tỉnh Bắc Kạn, UBND huyện Ba Bể, Cục thuế tỉnh Bắc Kạn Sở (Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Giao thông Vận tải, Sở Lao động Thương binh Xã hội, Sở Tư pháp, Sở Công nghiệp Khoa học công nghệ Môi trường) Phần lớn hồ sơ, tài liệu thuộc phông thu thập vào kho Lưu trữ lịch sử tỉnh từ trước Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ Do hồ sơ ghi thời hạn bảo quản “lâu dài” cần xác định giá trị lại nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu phông lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu vấn đề có ý nghĩa thiết thực mặt lý luận thực tiễn, cần nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu thực tốt tạo tiền đề cho tài liệu lưu trữ phát huy giá trị Qua trình công tác, nhận thấy việc tổ chức khoa học tài liệu Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn nhiều tồn tại, hạn chế như: thiếu kho tàng, trang thiết bị phục vụ cho việc tổ chức khoa học tài liệu; công tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học; cơng tác xác định giá trị chưa quan tâm thoả đáng, khối tài liệu có giá trị thấp chiếm số lượng lớn kho mà chưa có hướng giải quyết; nhiều hồ sơ, tài liệu chưa xác định thời hạn bảo quản cụ thể Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu cịn số lượng thể loại, thiếu tính thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ Qua khảo sát số Sở có tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn thấy kho Lưu trữ quan tài liệu thuộc giai đoạn nộp vào kho Lưu trữ lịch sử Điều có nghĩa hồ sơ, tài liệu Lưu trữ lịch sử chưa đầy đủ Nếu khơng có biện pháp giải hạn chế nêu trên, cơng tác lưu trữ nói chung việc tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn nói riêng khó đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu giai đoạn sau Là viên chức cơng tác Phịng Thu thập - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm vấn đề này, sau tham gia khóa đào tạo cao học lưu trữ học với kinh nghiệm thực tế qua nhiệm vụ công tác Phòng Thu thập Chỉnh lý thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, nhận thấy kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn tài liệu số Sở chưa tổ chức khoa học Tơi mong muốn góp phần giải vấn đề Theo việc nghiên cứu giải pháp tổ chức khoa học tài liệu Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn cần thiết, có ý nghĩa thiết thực cơng tác lưu trữ địa phương giúp cho thân hiểu rõ vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Xuất phát từ lý trên, chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn - Thực trạng giải pháp” làm đề tài luận văn thạc sỹ Qua đề tài tác giả mong muốn góp phần nhỏ công tác tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh, góp phần quản lý chặt chẽ, bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả, phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng bảo vệ đất nước Từ thực tiễn quản lý công tác văn thư, lưu trữ địa phương, đồng thời học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học, tác giả nhận thấy kết từ đề tài có ý nghĩa thiết thực trước hết cho công tác Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn nói riêng công tác lưu trữ tỉnh Bắc Kạn nói chung Đồng thời kết nghiên cứu phần dùng cho Lưu trữ lịch sử địa phương khác tham khảo, góp phần nâng cao chất lượng ngành lưu trữ nước ta Mục tiêu nghiên cứu đề tài Thực đề tài này, hướng đến giải mục tiêu sau: - Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Sở bảo quản Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn - Hai là, đề xuất giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệucủa Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Để đạt mục tiêu đề ra, luận văn tập trung giải nhiệm vụ sau đây: - Thứ nhất, hệ thống hóa sở lý luận, sở pháp lý hành Nhà nước tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ lịch sử địa phương; - Thứ hai, khảo sát thực trạng tài liệu Sở bảo quản Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn; - Thứ ba, nhận xét, đánh giá khó khăn, bất cập, tồn tại, hạn chế việc tổ chức khoa học phông lưu trữ sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn; - Thứ tư, phân tích cần thiết, tính cấp thiết đề xuất giải pháp tổ chức khoa học tài liệu sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài - Về đối tượng nghiên cứu: + Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi nội dung: Luận văn giải vấn đề tổ chức khoa học tài liệu Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, cụ thể phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ + Phạm vi thời gian: Năm 2012 đến năm 2020 (năm 2012 thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn) + Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Sở nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Phƣơng pháp nghiên cứu Với nhiệm vụ đặt ra, nghiên cứu đề tài, lựa chọn phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin nhận thức khoa học phương pháp nghiên cứu khoa học lưu trữ: Các phương pháp giúp cho người nghiên cứu có đối chiếu lý luận thực tiễn cách biện chứng, từ có cách nhìn vấn đề cách tồn diện, sở cho đánh kết mà đề tài đưa Hai phương pháp vận dụng suốt trình nghiên cứu để làm sáng tỏ chất tìm mối liên hệ phổ biến vấn đề đề cập Bên cạnh đó, phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp so sánh, đối chiếu, phương pháp khảo sát, vấn chúng tơi sử dụng q trình nghiên cứu đề tài Cụ thể: 77 Hồ sơ cơng trình xây dựng nhóm B,C sửa chữa lớn 78 Hồ sơ sửa chữa nhỏ công trình 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 Tài liệu khoa học công nghệ Tập văn hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ ngành, quan Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học quan tổ chức Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ dài hạn, hàng năm Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ quý, tháng, tháng báo cáo công tác khoa học, công nghệ hàng tháng Hồ sơ hoạt động Hội đồng khoa học ngành, quan Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước cấp bộ, ngành Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp sở Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích cấp nhà nước, cấp Bộ, ngànhđược công nhận Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích cấp sở cơng nhận Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn ngành Theo tuổi thọ cơng trình 15 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 50 năm Vĩnh viễn 20 năm năm 70 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 3/TTBXDngày 25/7/2013 quy định chi tiết số nội dung quản lý chất lượng cơng trình xây dựng (tại Điều 28) 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ ngành, quan Các báo cáo khoa học chuyên đề quan thực để tham gia hội thảo khoa học Hồ sơ xây dựng quản lý sở liệu ngành, quan Tài liệu hợp tác quốc tế Tập văn hợp tác quốc tế gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế quan chủ trì Kế hoạch, báo cáo cơng tác hợp tác quốc tế dài hạn, hàng năm Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế quý, tháng, tháng Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế ngành, quan Hồ sơ việc thiết lập quan hệ hợp tác với quan, tổ chức nước Hồ sơ gia nhập thành viên hiệp hội, tổ chức quốc tế Hồ sơ việc tham gia hoạt động hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …) Hồ sơ niên liễm (khoản tiền mà thành viên đóng hàng năm cho tổ chức theo quy định), đóng góp cho hiệp hội, tổ chức quốc tế Hồ sơ đoàn - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát … Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát … Thư, điện, thiếp chúc mừng quan, tổ chức nước Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 Công văn trao đổi công tác hợp tác quốc tế Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo Tập văn tra giải khiếu nại, tố cáo gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn tra giải khiếu nại, tố cáo Kế hoạch, báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo dài hạn, hàng năm Kế hoạch, báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo quý, tháng, tháng Báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo hàng tháng Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng hàng năm Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng tháng, quý, tháng Hồ sơ tra vụ việc nghiêm trọng Hồ sơ tra vụ việc khác Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo nghiêm trọng Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo khác Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm - Tài liệu khác Tài liệu thi đua, khen thưởng Tập văn thi đua, khen thưởng gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn thi đua, khen thưởng 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 Hồ sơ hội nghị thi đua quan chủ trì tổ chức Kế hoạch, báo cáo cơng tác thi đua, khen thưởng dài hạn, hàng năm Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng quý, tháng, tháng Báo cáo công tác thi đua, khen thưởng hàng tháng Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân: - Các hình thức khen thưởng Chủ tịch Nước Thủ tướng Chính phủ - Các hình thức khen thưởng Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh tương đương - Các hình thức khen thưởng người đứng đầu quan, tổ chức Hồ sơ khen thưởng người nước 10 Tài liệu pháp chế Tập văn công tác pháp chế gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác pháp chế quan chủ trì Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp luật Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chếdài hạn, hàng năm Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế quý, tháng, tháng Báo cáo công tác pháp chế hàng tháng Hồ sơ thẩm định văn quy phạm pháp luật Hồ sơ việc góp ý xây dựng văn quy phạm pháp luật quan khác chủ trì Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm 50 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn năm 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 Hồ sơ việc rà soát văn quy phạm pháp luật 11 Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở 11.1 Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ Tập văn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ Hồ sơ hội nghị cơng tác hành văn phòng, văn thư, lưu trữ quan tổ chức Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ giai đoạn, hàng năm Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ q, tháng, tháng Hồ sơ thực cải cách hành Hồ sơ lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước ngành, quan Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …) Hồ sơ quản lý sử dụng dấu Tập lưu, sổ đăng ký văn quan: - Văn quy phạm pháp luật - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn khác 149 Sổ đăng ký văn đến 11.2 Tài liệu quản trị công sở Tập văn công tác quản trị công sở 150 gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 10 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 50 năm 20 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy chế công tác quản trị công sở Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn hóa cơng sở Hồ sơ cơng tác quốc phịng tồn dân, dân qn tự vệ quan Hồ sơ phòng chống cháy, nổ, thiên tai … quan Hồ sơ công tác bảo vệ trụ sở quan Hồ sơ sử dụng, vận hành ơtơ, máy móc, thiết bị quan Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phịng phẩm Hồ sơ cơng tác y tế quan 12 Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ Tập văn chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành văn quản lý chuyên môn nghiệp vụ Hồ sơ hội nghị chuyên môn nghiệp vụ quan tổ chức Kế hoạch, báo cáo chuyên môn nghiệp vụ quan, đơn vị trực thuộc, đối tượng thuoộc phạm vi quản lý - Hàng năm - Quý, tháng, tháng - Tháng Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hoạt động chuyên môn nghiệp vụ - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo quý, tháng, tháng, công văn trao đổi Hồ sơ xây dựng, quản lý tổ chức thực chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn 11 Vĩnh viễn 20 năm 10 năm 10 năm 20 năm 20 năm Theo tuổi thọ thiết bị năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Hồ sơ giải vụ việc hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ 167 - Vụ việc quan trọng - Vụ việc khác 166 168 Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề 169 Sổ sách quản lý chuyên môn nghiệp vụ 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 Hồ sơ, tài liệu khác công tác chuyên mơn 13 Tài liệu tổ chức Đảng Đồn thể quan 13.1 Tài liệu tổ chức Đảng Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đảng cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Quý, tháng, tháng - Tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị Trung ương cấp ủy Đảng Hồ sơ thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên Hồ sơ đảng viên Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 12 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Tham khảo Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành liên quan Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 70 năm 70 năm 20 năm 13.2 Tài liệu tổ chức Cơng đồn Tập văn đạo, hướng dẫn tổ 182 chức Cơng đồn cấp gửi chung đến quan (Hồ sơ nguyên tắc) 183 Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ 184 - Quý, tháng, tháng - Tháng 185 186 187 188 189 190 191 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị tổ chức Cơng đồn Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức Cơng đồn Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm quan Sổ sách 13.3 Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp gửi chung đến quan (Hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Quý, tháng, tháng - Tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động 192 lớn, thực nghị Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên Tài liệu tổ chức, nhân hoạt 193 động Đoàn Thanh niên quan 194 Sổ sách 13 Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm năm Vĩnh viễn 70 năm 20 năm 20 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm TRUNG TÂM LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN SỔ ĐĂNG KÝ MỤC LỤC HỒ SƠ TRUNG TÂM LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN SỔ ĐĂNG KÝ MỤC LỤC HỒ SƠ Hƣớng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ Số thứ tự đăng ký mục lục: Ghi số thứ tự đăng ký mục lục hồ sơ lưu trữ Số thứ tự ghi lần cho mục lục hồ sơ Trường hợp mục lục hồ sơ bị loại khỏi Sổ đăng ký mục lục hồ sơ số thứ tự bỏ trống Phơng số: Ghi số phông quy định Sổ đăng ký phông lưu trữ Mục lục số: Ghi số mục lục hồ sơ quy định phạm vi phông Tên mục lục hồ sơ: Ghi tên gọi đầy đủ mục lục hồ sơ Thời gian tài liệu mục lục: Ghi năm bắt đầu năm kết thúc tài liệu thống kê mục lục hồ sơ Số lượng đơn vị bảo quản: Ghi số lượng đơn vị bảo quản thống kê mục lục hồ sơ Số tờ mục lục: Ghi số lượng tờ mục lục hồ sơ Số mục lục: Ghi số lượng mục lục hồ sơ có lưu trữ Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản tài liệu có mục lục hồ sơ 10 Ghi chú: Ghi việc huỷ, thay đổi chuyển giao mục lục hồ sơ nơi khác Số thứ tự đăng Phông Mục ký số lục số Tên mục lục hồ sơ mục Thời gian Số lượng tài đơn vị bảo liệu quản Số tờ mục lục Số Thời mục hạn bảo lục quản lục Mục lục hồ sơ phơng Uỷ ban Hành 01 01 01 tỉnh Bắc Kạn từ năm 1950 đến năm 1965 Mục lục hồ sơ phông Uỷ ban nhân 02 02 01 dân tỉnh Bắc Kạn từ năm 1997 đến năm 2003 Mục lục hồ sơ phông Uỷ ban nhân 03 02 02 dân tỉnh Bắc Kạn từ năm 2004 đến năm 2007 Mục lục hồ sơ phông Sở Nội vụ 04 03 01 tỉnh Bắc Kạn từ năm 1997 đến năm 2011 05 1950 1965 1997 2003 2004 2007 1997 2011 1053 92 01 1284 116 01 1168 105 01 794 75 01 Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Ghi TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN SỔ THỐNG KÊ DANH SÁCH CÁC PHÔNG LƯU TRỮ STT 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Tên phông Thời gian tài liệu Uỷ ban Hành tỉnh Bắc Kạn 1950 Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn 1997 Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn 1997 Sở Lao động Thương binh Xã hội tỉnh Bắc Kạn Sở Tài tỉnh Bắc Kạn Sở Giao thông Vận tải tỉnh Bắc Kạn Sở Công nghiệp Khoa học công nghệ Môi trường Sở Tư pháp tỉnh Bắc Kạn Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Bắc Kạn Sở Xây dựng tỉnh Bắc Kạn Khối lượng tài liệu (mét giá) Tình trạng tài liệu Chế độ sử dụng 9,9 Nhiều văn giấy rách, chữ bị mờ Tài liệu hạn chế sử dụng 1965 2007 116,3 19,8 2011 1997 2005 04 1997 2004 1997 2004 8,9 35,8 1997 2004 1,6 1997 2002 1,2 1997 2004 15,5 1997 2004 16,6 Ghi 11 12 13 14 15 Cục Thuế tỉnh Bắc Kạn 1997 Uỷ ban nhân dân huyện Ba Bể 1965 Khối tài liệu thành tích kháng chiến chống Mỹ (chuyển từ Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Thái) Khối tài liệu thành tích kháng chiến chống Mỹ liên quan đến huyện Ba Bể, Ngân Sơn (Chuyển từ Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng) Khối tài liệu thi đua khen thưởng kháng chiến 1,7 2004 8,7 2000 1983 0,8 1984 1972 0,7 1997 1997 5,9 2006 ... dẫn tổ chức khoa học tài liệu Sở nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Lưu trữ quan sở (các sở nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn) tham khảo để thực tốt việc tổ chức khoa học. .. giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Sở bảo quản Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn - Hai là, đề xuất giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệucủa Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn. .. túc triển khai thực 25 1.3 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu sở nộp vào ƣu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn Tổ chức khoa học tài liệu Sở nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thực chất tổ chức, săp xếp