Thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán hàng và

Thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Nguyễn Ngọc. A Khỏi quỏt về quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc. Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc được thành lập 04/08/2008 chuyên phân phối các loại thiết bị tin học phục vụ cho các ngành trong cả nước. Tên Công ty: Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc Trụ sở chính: Số 7 Lô 5 Khu Đền Lừ 1 – P Hoàng Văn Thụ - Q Hoàng Mai – Hà Nội Địa chỉ kinh doanh : số 32 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội Điện Thoại : 04 5378839, 045378840 Công ty Nguyễn Ngọc đã và đang là một trong những công ty Tin học, Viễn thông hàng đầu của Việt Nam với một đội ngũ nhân viên có chất lượng, quy mô hoạt động kinh doanh lớn và là đại lý của nhiều hãng máy tính có tên tuổi, là công ty được khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực. Bên cạnh đó, Cụng ty cũn cung cấp thiết bị điện tử viễn thông , thiết bị cá nhân , kỹ thuật số , điện thoại di động , máy văn phũng .Các hoạt động của Nguyễn Ngọc không tập trung chính vào lĩnh vực thương mại 1. Đặc điểm và hoạt động kinh doanh ở công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc - Các hoạt động của công ty chia làm 04 lĩnh vực chính: + Kinh doanh dự án. + Phân phối sản phẩm tin học, viễn thông. + Cung cấp giải pháp Tin học, viễn thông + Kinh doanh bán lẻ các sản phẩm Tin học, Viễn thông và thiết bị văn phòng. *Đặc điểm kinh doanh: Ngày nay trong thời kỳ kinh tế thị trường, công nghệ thông tin ngày càng phát triển nhu cầu về thiết bị văn phòng: máy tính, máy in tăng rất nhanh. Khoa học kỹ thuật phát triển, máy vi tính ra đời người ta thay thế việc lưu trữ các số liệu, tài liệu viết trên giấy bằng việc lưu trữ trong máy tính, tìm hiểu và cập nhật thông tin nhanh nhất. Đây chính là một thuận lợi để cho công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc cần phải nắm bắt kịp thời để nâng cao hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình. Công tác kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau: + Phương thức kinh doanh: bán buôn, bán lẻ. + Hình thức hoạt động: Kinh doanh và phục vụ. + Lĩnh vực hoạt động: trong nước. + Mạng lưới hoạt động: Rộng khắp trên địa bàn thành phố Hà Nội và một số tỉnh như Lai Chõu, Sơn La, Hoa Bỡnh, Lạng Sơn, Ninh Bỡnh… + Phương thức thanh toán: có hai hình thức thanh toán ngay và thanh toán chậm. + Công tác giao nhận và vận chuyển hàng: hầu hết việc giao hàng được thực hiện ngay tại kho của công ty, trường hợp khách hàng yêu cầu giao tận nơi công ty có đội ngũ nhân viên thị trường vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách. Tình hình kinh doanh của công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: ĐVT: đồng Chỉ Tiêu 5 tháng 2008 1.Doanh thu bán hàng 19.252.487.280 2. Lợi nhuận trước thuế 182.713.270 3.Lợi nhuận sau thuế 51.159.716 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc. Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc. *Ban lãnh đạo công ty : Bao gồm 10 người là lãnh đạo, giám đốc, trưởng phòng của các phòng, trung tâm, chịu sự điều hành trực tiếp của Chủ tịch hội đồng thành viên. Có nhiệm vụ xây dựng và hoạch định chiến lược kinh doanh, dịch vụ cho công ty. * Phòng nhân sự: Bao gồm 3 người chịu trách nhiệm trực tiếp trước phó Giám Đốc công ty. Có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý hồ sơ, cán bộ, nhân viên, theo dõi chấm công, chế độ bảo hiểm nghỉ phép, ốm đau, sinh sản,… tư vấn phó Giám đốc về phát triển nhân sự. *Phòng tổng hợp: 11 người 02 nhân viên bảo vệ: Bảo vệ coi giữ tài sản của công ty và khách hàng đến liên hệ công tác. 07 nhân viên giao nhận hàng và thu ngân. 02 nhân viên lái xe phục vụ lãnh đạo và vận chuyển *Phòng kinh doanh: 05 nhân viên kinh doanh phục vụ cho việc phân phối sản phẩm đến các đại lý *Phòng tài chính: 06 nhân viên theo dõi công nợ, làm thuế và giao dịch Ngân Hàng Giám Đốc P. XNK P. Kế Toán P Bán lẻP. Tổng hợp P.Giám Đốc P.Giám Đốc P. Kinh doanh P Dự án P DVKỹ Thuật P. Nhân Sự * Phòng bán lẻ 04 nhân viên bán lẻ phục vụ khách hàng đến mua hàng tại gian hàng trưng bày của công ty. * Phòng dự án: 03 nhân viên tư vấn dự án chuyên đi làm các dự án phục vụ cơ quan và doanh nghiệp * Phòng dịch vụ và kỹ thuật: 16 nhân viên 02 nhân viên kỹ thuật hệ thống và mạng làm nhiệm vụ tích hợp và hỗ trợ hệ thống 02 nhân viên kỹ thuật phần mềm phát triển các chương trình ứng dụng 04 nhân viên triển khai lắp đặt dự án và khách lẻ 02 nhân viên kỹ thuật phần cứng máy tính 06 nhân viên làm dịch vụ bảo trì máy tính, máy in và các thiết bị khác. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty là mô hình trực tuyến chức năng, có ưu điểm thực hiện tốt nguyên tắc một thủ trưởng, trực tiếp lãnh đạo từng bộ phận độc lập nhau, do đó tận dụng được hết năng lực của mỗi cán bộ công nhân viên, lại có thời gian nghiên cứu chiến lược hoạt động kinh doanh cho từng đơn vị độc lập. 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán KT NH và TSCĐ quỹ vàVVvàTSCD Thủ quỹ b ỏ khung n ày KT bán hàng KT tổng hợp giám đốc KT trưởng KT thuế Hình2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty * Kế toán trưởng: điều hành bộ phận kế toán của công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra mọi chế độ tài chính và chế độ hoạch toán, kiểm tra và lập báo cáo tài chính theo chế độ của nhà nước và của doanh nghiệp quy định. Ngoài ra kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình của công ty và tham mưu cho giám đốc. * Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, giám sát tất cả các kế toán thành viên. Tập hợp thông tin từ kế toán viên làm cầu nối với kế toán trưởng. Chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện các nghiệp vụ kế toán chung các khoản thanh toán và các công việc chung trong phòng kế toán, đồng thời thực hiện công việc quản lý hồ sơ khách hàng, hợp đồng kinh tế, . * Kế toán ngân hàng và TSCĐ: theo dõi chặt chẽ các khoản tiền gửi ngân hàng, các hoạt động rút tiền, gửi tiền. Theo dõi và thực hiện việc tính khấu hao tài sản cố định, quản lý tài sản cố định về mua mới, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, tình hình trích nộp khấu hao tài sản cố định. * Thủ quỹ: Rút tiền từ ngân hàng về quỹ. Tổ chức thu tiền và chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi do kế toán thành lập. * Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra phát sinh trong tháng và năm, tiến hành lập báo cáo thuế hàng tháng, quản lý hóa đơn GTGT, phiếu nhập, phiếu xuất kho, lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối chiếu các khoản thu nộp với cơ quan nhà nước và thực hiện các công việc khác khi được giao. * Kế toán bán hàng: Tiến hành theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, xác định doanh thu, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. 3.2. Các chính sách kế toán của công ty - Chế độ kế toán áp dụng: QĐ số 48/2006/QĐ-BTC - Niên độ kế toán tại đơn vị : từ ngày 01/01 đến 31/12. - Kì kế toán : công ty hạch toán theo tháng - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: khê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nộp thuế GTGT : phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao đường thẳng. Đơn vị tiền tệ : VNĐ Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung trên phần mềm fast 2006. Chương Trỡnh phần mềm kế toỏn Fast 2006à một chương trỡnh tớch hợp nhiều chức năng tạo điều kiện và tiện lợi sử dụng cho người sử dụng. Với sự chỉ dẫn đơn giản, rừ rang,những chức năng này giỳp người sử dụng nhanh chúng, dễ dàng tiếp cận chương trỡnh và hết sức thoải mỏi trong cụng việc ngày Quy trình hạch toán, xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ và cung cấp thông tin kế toán của công ty đều được thực hiện trên máy. Căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ kế toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự sau : Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức NKC Chứng từ gốc Phần mềm kế toán B. Thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 1. Cụng tỏc tổ chức quản lý chung về bỏn hàng Các mặt hàng kinh doanh và đặc điểm của nó tạị công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc là doanh nghiệp thương mại chủ yếu kinh doanh mặt hàng , phong phó bao gåm: + Máy tính xách tay HP DV6000, HP DV5000,HP DV5T… + Máy tính xách tay Sony NR220, Sony CS110,Sony NR498… + Máy tính xách tay Compaq V6700, Compaq C700… + Máy tính xách tay Dell 1525, Dell M640… 2. Các phương thức bán hàng Hiện nay công ty bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp theo hai hình thức: + Bán buôn + Bán lẻ hàng hoá Bán buôn trực tiếp qua kho: Đây là hình thức bán hàng được áp dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh của công ty, lượng hàng hoá bán ra nhiều và chiếm phần lớn trong doanh thu bán hàng của công ty. Số cái Sổ nhật ký chung Báo cáo t i chínhà Theo hình thức này, khách hàng mua hàng với khối lượng lớn do đó khối lượng hàng hoá bán ra lớn, công ty có thể thu hồi vốn nhanh, thuận tiện đẩy nhanh vòng quay vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Với phương thức này, hàng hoá mua về đem nhập kho sau đó mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đến tận kho công ty để nhận hàng hoặc công ty chuyển hàng đến tận nơi cho khách theo yêu cầu. Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại kho công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Đây là căn cứ chủ yếu nhất để bên giao hàng hoặc khi phát sinh các tranh chấp kinh tế sẽ dễ dàng giải quyết. Mặt khác, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác bán hàng nói riêng và công tác kinh doanh của công ty. Bán lẻ hàng hoá : Bán lẻ hàng hoá được thực hiện tại cửa hàng của công ty. Doanh số bán lẻ cũng lớn so với doanh số bán buôn nó cũng góp phần nâng cao doanh số bán hàng của công ty và thông qua cửa hàng bán lẻ nhằm giới thiệu sản phẩm, quảng bá sản phẩm, hàng hoá của công ty sớm biến chúng trở nên thân thuộc với người tiêu dùng, tăng uy tín, sức cạnh tranh sản phẩm hàng hoá trên thị trường. Mặt khác, phương thức bán lẻ hàng hoá giúp công ty nhanh chóng thu được tiền của khách hàng ngay tại thời điểm giao hàng cho khách. Nhờ vậy tình hình tài chính của công ty được ổn định và đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của công ty. 3. Phương thức và hình thức thanh toán. Trong quá trình tiêu thụ công ty có rất nhiều bạn hàng vì vậy ngoài việc lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp, công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc còn đa dạng hoá các phương thức thanh toán nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, cũng như là công ty. Tuỳ theo tình hình tài chính của công ty mà công ty có thể lựa chọn phương thức thanh toán khác nhau cho phù hợp. Hiện nay công ty cho phép khách hàng có thể lựa chọn các phương thức thanh toán sau: - Thanh toán ngay: Khách hàng đã nhận đủ số hàng cần mua và thanh toán trực tiếp số tiền hàng. Phương thức này áp dụng chủ yếu với khách hàng không thường xuyên và mua hàng với số lượng ít. - Thanh toán sau: Hình thức này áp dụng với những khách hàng truyền thống, khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty. - Ngoài ra khách hàng còn sử dụng các hình thức thanh toán sau: - Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh toán áp dụng chủ yếu ở công ty, khi khách hàng lấy hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt. - Thanh toán thông qua ngân hàng: áp dụng đối với khách hàng ở xa công ty. Đối với khách hàng truyền thống thì gửi hàng sau đó mới chuyển tiền, còn đối với khách hàng lần đầu tiên lấy hàng của công ty thì chuyển tiền xong mới chuyển hàng. - Khách hàng ứng trước tiền hàng: hình thức này áp dụng với khách hàng lần đầu tiên mua hàng của công ty hoặc hàng hoá khi khách hàng có nhu cầu nhưng hiện tại công ty chưa có phải đặt hàng. Để mở rộng thị trường tiêu thụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty còn áp dụng các biện pháp khuyến khích việc tiêu thụ như thực hiện các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại với khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán ngay. Nhìn chung bằng các phương thức và hình thức thanh toán nhanh gọn, các chính sách giá cả mềm dẻo và linh hoạt cùng những phương thức bán hàng hợp lý, Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc đang ngày càng thu hút được số lượng lớn khách hàng đồng thời khẳng định vị thế của mình trên thị trường với doanh số bán hàng, lợi nhuận của công ty tăng nhanh. Công ty có rất nhiều đơn vị khách hàng, do vậy để thuận tiện cho việc quản lý nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khi sử dụng phần mềm kế toán máy, công ty đã tiến hành mã hoá các đơn vị khách hàng. Việc mã hoá được sử dụng ngay từ đầu khi sử dụng phầm mềm kế toán. Các đơn vị khách hàng của công ty được mã hoá như sau: 4. Đặc điểm kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 4.1 Kế toán bán hàng 4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng *Nội dung: doanh thu bán hàng là số tiền cung cấp hàng hoá dịch vụ mà công ty thu được, khách hàng không bao gồm thuế GTGT đầu ra. * Chứng từ sử dụng: Để xác định doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và các chứng từ thanh toán có liên quan * Tài khoản sử dụng: Hiện nay để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng TK511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ * Quy trình hạch toán: - Đối với phương thức bán buôn theo hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa khách hàng và công ty, công ty chuyển hàng tới nơi tiêu thụ, khách hàng có thể thanh toán ngay, thanh toán trước 30% giá trị hợp đồng. Số còn lại sẽ được thanh toán sau. Bên bán lập phiếu xuất, hoá đơn GTGT thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại cuống Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Ví dụ: Ngày 05/11/2008 Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc đã ký hợp đồng bán máy tính xách tay Sony Vaio VGN SZ430 cho Công ty CP Tập Đoàn Đại Cường .Tổng giá thanh toán đã bao gồm cả thuế GTGT 5% Là 98.229.390đ.Khách hàng thanh toán 30% bằng chuyển khoản và thanh toán 70% sau 5 ngày, Công ty giao hàng tận nơI cho khách hàng . ở nghiệp vụ phát sinh trên kế toán lập phiếu xuất kho, hóa đơn GTGTnhư sau: [...]... công nhiệm vụ hợp lý khoa học, áp dụng phương pháp và công cụ hạch toán hiện đại nhằm nâng cao năng xuất lao động kế toán - Đảm bảo sự đoàn kết chặt chẽ giữa hạch toán kế toán, thống kê và nghiệp vụ Xây dựng và thực hiện tốt ngay từ đầu hạch toán nghiệp vụ là cơ sở quan trọng giúp hạch toán vốn trong quá trình kinh doanh 2 Nhiệm vụ và đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán. .. trừ doanh thu bán hàng của công ty bao gồm : Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại • Kế toán nghiệp vụ chiết khấu thương mại Công ty không hạch toán riêng nghiệp vụ chiết khấu thương mại mà tính luôn vào giá bán cho khách hàng Hiện nay công ty hạch toán nghiệp vụ chiết khấu thương mại cho các khách hàng mua hàng với số lượng lớn Cuối tháng, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp số lượng... đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng cả về số lượng lẫn chất lượng Mặt khác công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh nói riêng của công ty cũng không ngừng được hoàn thiện vì nó đảm bảo cuung cấp thông tin đầy đủ kịp thời để nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng và hợp lý Qua tìm hiểu thực tế cho thấy tổ chức công tác kế toán của công ty đã đáp ứng được yêu... bốc xếp cần hạch toán riêng cho hai quá trình mua hàng và bán hàng Khi mua hàng các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng từ nơi nhận về kho của công ty, công ty nên đưa vào TK 1562 – chi phí thu mua hàng để từ đó xác định đúng đắn trị giá vốn của hàng nhập xuất bán Đề xuất 2: về hình thức tổ chức công tác kế toán Công ty nên thường xuyên bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ kế toán biết cách xử... tính thống nhất về mặt phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận liên quan cũng như giữa các nội dung của công tác kế toán, đồng thời đảm bảo cho số liêu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý rõ ràng và rễ hiểu Tổ chức kế toán của công ty hiện nay tương đối phù hợp với đIều kiện thực tế của công ty - Quá trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ bán hàng nói chung là... của doanh nghiệp đó Việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh là khâu cuối cùng và rất quan trọng Đến cuối tháng sau khi hạch toán đầy đủ được doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tổng hợp tiến hành xác định kết quả kết quả tiêu thụ, máy tính sẽ tự động kết chuyển và nhập vào Sổ cái TK 911 Kết quả kinh doanh của công ty được xác định cụ thể... nay công ty chưa áp dụng phương pháp dự phòng phải thu khó đòi, một phương pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán Bên cạnh đó cũng cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Thứ hai : Về tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp: công ty không hạch toán đầy đủ nội dung của 2 tài khoản này là trái với quy định chế độ kế toán hiện hành Bên cạnh đó công ty không thực. .. loại Do đó kế toán không có số liệu để hạch toán lãi, lỗ cho từng loại hàng hoá 3 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại công ty Thứ nhất: Về các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dở, phí mỡ L/C, Trung tâm nên hạch toán riêng vào TK 1562 ” Chi phí mua hàng hoá” nhằm phản ánh đúng trị giá vốn thực tế của hàng nhập... định kết quả Đây là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vì vậy hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả là hết sức cần thiết, hoàn thiện cả về nội dung lẫn phương pháp kế toán cho phù hợp với công ty • Giải pháp cụ thể: Với mong muốn được góp một phần công sức của mình vào việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết qủa sản xuất kinh doanh làm cho kế toán. .. 511,632,641,642,911 … kế toán tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty tháng 11/2008 như sau: Phần III : Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc Trong đơn vị kinh doanh thương mại, nghiệp vụ mua hàng, bán hàng là những nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, liên tục Trong quá trình diễn ra hoạt động mua bán sẽ liên . Thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Nguyễn Ngọc. A Khỏi quỏt về quỏ. động lập kế hoạch mua và bán hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác bán hàng nói riêng và công tác kinh doanh của công ty. Bán lẻ hàng hoá : Bán lẻ hàng hoá