Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Trung Tuấn

Thực trạng về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của đơn vị 2.1. Đặc điểm chung của doanh nghiệp 2.1.1. Quá trình phát triển của doanh nghiệp 2.1.2. Quá trình hình thành, phát triển của Công ty TNHH Trung Tuấn Công ty TNHH Trung Tuấn là một doanh nghiệp thơng mại chuyên kinh doanh bán buôn bán lẻ phụ tùng ô tô. Công ty đợc thành lập 10/5/1990 do Sở kế hoạch và đầu t Hà Nội cấp. Công ty có đầy đủ t cách pháp nhân có trụ sở và con dấu riêng. Trụ sở chính: 11/30 Nguyễn Đình Chiểu Hai Bà Trng Hà Nội Điện thoại: 8215632 / 9760915 Fax: 9740916 Tổng số nhân viên: 65 ngời Địa bàn hoạt động của Công ty tơng đối rộng lớn, đối tợng phục vụ của Công ty đa dạng. Công ty đợc điều hành bởi bộ máy tơng đối gọn nhẹ với Ban giám đốc và đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm và năng động trong kinh doanh. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Trung Tuấn những năm gần đây Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Tăng (giảm) về số tuyệt đối Tăng (giảm) về tỷ lệ % Số lợng hàng tiêu thụ (chiếc) 16980 19468 2488 14,7 Tổng doanh thu (đồng) 1676496905 0 1977427208 0 3009303030 17,9 Tổng lợi nhuận (đồng) 784965278 976587965 191622687 24,4 Bình quân thu nhập 1 ngời/tháng 1366000 1740338 374388 27,4 Qua biểu trên ta thấy: Tổng doanh thu bán hàng của Công ty năm sau tăng hơn năm trớc (do sản lợng tiêu thụ tăng 2488 chiếc với tỷ lệ tăng 14,7%). Doanh thu năm 2004 tăng so với năm 2003 là 17,9% số tuyệt đối 3009303030. Nh vậy Công ty đang mở rộng quy mô kinh doanh và mở rộng thị trờng tiêu thụ để tăng doanh thu vào các năm tới theo kế hoạch đặt ra. Lợi nhuận của Công ty năm 2004 tăng so với năm 2003 là 191622687 đồng với tỷ lệ tăng 24,4%. Điều này thể hiện rõ hoạt động kinh doanh của Công ty đang có lãi. Tình hình vốn của Công ty Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Số tiền (đồng) Tỷ lệ % Số tiền (đồng) Tỷ lệ % Tổng số vốn 2934871736 100 2944980364 100 Vốn cố định 934871736 31,8 939301864 31,9 Vốn lu động 2000000000 68,2 2005678500 68,1 2.1.3. Chức năng nhiệm vụ của Công ty TNHH Trung Tuấn a. Chức năng: Công ty TNHH Trung Tuấn là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính và vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Cùng với sự hỗ trợ đắc lực của phòng kế toán, bộ phận quản lý đã trực tiếp chỉ đạo cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Theo nguyên tắc Kinh doanh là đáp ứng đủ và đúng với nhu cầu cua ngời tiêu dùng, luôn luôn lấy chữ tín làm đầu. Khách hàng là trung tâm và luôn phải tạo điều kiện thuận lợi nhất để thoả mãn nhu cầu của họ. Công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình, tăng sự cạnh tranh trên thị trờng. Hiện nay, đời sống của đại đa số nhân dân ngày càng đợc cải thiện nên nhu cầu đòi hỏi ngời tiêu dùng ngày càng cao và có nhiều doanh nghiệp cùng khối t nhân cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trờng do vậy Công ty luôn thay đổi các hình thức kinh doanh, tìm kiếm nguồn hàng để có thể tiêu thụ sản phẩm của mình nhanh hơn, giúp cho việc sử dụng vốn có hiệu quả hơn. Chức năng chủ yếu của Công ty là t vấn, môi giới, bán buôn, bán lẻ mặt hàng phụ tùng ô tô. Kết quả cho thấy Công ty đã đi đúng hớng kinh doanh của mình và có lãi, bổ sung vốn kinh doanh của công ty, tăng tích luỹ quỹ trong Công ty, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện. Bên cạnh thuận lợi Công ty còn gặp phải những khó khăn: + Nền kinh tế thị trờng đang phát triển sâu rộng trên các đối thủ cạnh tranh của Công ty rất đa dạng và phức tạp. Đây là khó khăn cơ bản mà Công ty bắt buộc phải tham gia cạnh tranh để tồn tại và phát triển. + Cơ chế kinh tế của nên kinh tế thị trờng cha hoàn thiện phần nào ảnh hởng đến Công ty trong hoạt động kinh doanh. b. Nhiệm vu: - Tổ chức tốt công tác mua bán hàng hoá tại cơ sở sản xuất, gia công chế biến. - Tổ chức mạng lới bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh, các đơn vị khác và các cá nhân trong nớc. - Tổ chức tốt công tác bảo quản hàng hoá, đảm bảo lu thông hàng hoá thờng xuyên, liên tục và ổn định trên thị trờng. - Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu t mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nớc qua việc nộp ngân sách hàng năm. - Tuân thủ chính sách quản lý kinh tế Nhà nớc. c. Đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH Trung Tuấn Trong khi nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của nhà nứơc, để thích nghi với điều kiện này Công ty TNHH Trung Tuấn đã mở rộng với mọi thành phần kinh tế nh doanh nghiệp nhà nớc, doanh nghiệp t nhân, Ngoài ra, Công ty còn nhận làm đại lý, ký gửi cho nhiều thành phần khác. Trong qúa trình bán hàng, Công ty đã áp dụng phơng thức thanh toán tiền mặt, tiền hàng và thanh toán tiền hàng, hàng sau khi giao hàng nên hàng tuy bị tồn kho nhiều nhng không bị ảnh hởng. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty TNHH Trung Tuấn. a. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Công ty TNHH Trung Tuấn đợc bố trí một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và hợp lý với cơ chế thị trờng hiện nay. Việc sắp xếp nhân sự của Công ty phù hợp với trình độ, năng lực nghiệp vụ chuyên môn của từng ngời, có thể tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh để tạo ra hiệu quả kinh tế cao nhất. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đợc bố trí nh sau(bao gồm 3 phòng và 2 cửa hàng): Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty: Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH Trung Tuấn Trong đó: Ban Giám đốc Cửa hàngCửa hàng Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch + Ban Giám đốc Công ty: Bao gồm một Giám đốc và hai Phó giám đốc có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc kinh doanh của Công ty trớc Nhà nớc và pháp luật. +Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch để tìm kiếm thị trờng đầu vào và đầu ra, hỗ trợ cùng giám đốc ký kết các hợp đồng. + Phòng kế toán: Hạch toán đúng chế độ kế toán đã ban hành, phản ánh các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh kịp thời, chính xác thanh toán công nợ nhanh gọn. + Phòng kế hoạch: Tiếp nhận và điều động các công nhân viên, lập các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho Giám đốc nắm rõ thêm tình hình của doanh nghiệp. + Các cửa hàng: Bán các sản phẩm của Công ty. Mọi hoạt động trong Công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dới các bộ phận hoạt động độc lập nhng có mối liên hệ mật thiết với các bộ phận khác tạo thành một hệ thống. Nhìn chung với đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhờ sự lãnh đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo đã giúp cho Công ty kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao trong hoạt động của mình, luôn hoàn thành các nghĩa vụ và quyền lợi với ngân sách nhà nớc, chăn lo đời sống cán bộ công nhân viên. b. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Trung Tuấn. Công ty TNHH Trung Tuấn cửa hàng có tổ chức kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty nên Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán tài vụ của Công ty thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng của Công ty thực hiện theo hạch toán kế toán, theo pháp lệch, kế toán thống kê, hàng tháng, quý, năm sẽ xem xét, đánh giá quá trình kinh doanh và tình hình tài chính của từng cửa hàng. Để giúp tập hợp số liệu và làm báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp Giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh để có phơng án điều chỉnh kịp thời phù hợp với sự thay đổi của thị trờng. Giám đốc công ty đã trang bị cho phòng kế toán phần mềm tính toán. Việc áp dụng phần mềm kế toán này rất thuận lợi cho việc tìm kiếm dữ liệu, tính toán số liệu cung cấp thông tin, in báo cáo cho ban Giám đốc và nhà quản lý, nó có thể chi tiết, cụ thể từng khách hàng, dễ làm, dễ hiểu, hết tháng có thể khoá sổ trên máy. Phòng kế toán của Công ty bao gồm 4 ngời và đợc phân công chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên cụ thể nh sau: - Kế toán trởng: Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hớng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Tham mu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đôn đốc các khoản công nợ, phải thu để bảo toàn và phát triển vốn. Lập quyết toán vào mỗi quý, năm - Kế toán tổng hợp: Hàng tháng tổng hợp tờ khai thuế GTGT nộp cho cục thuế Hà Nội, làm báo cáo chi tiêu tài chính nộp cho sở Thơng Mại Hà Nội, theo dõi tài sản cố định, chi phí, báo cáo quỹ. - Kế toán thanh toán: Viết phiếu thu chi, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ phải thu, phải trả và giao dịch với ngân hàng. - Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi tiền, đi ngân hàng và nộp báo cáo. - Kế toán các cửa hàng: lập chứng từ ban đầu về hàng mua hàng bán vào sổ chi tiết hàng mua và tổng hợp hàng mua theo chủng loại đơn giá. Đồng thời phải thu thập các hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác phục vụ việc bán hàng, phân loại chúng theo từng đơn vị bán vào sổ chi tiết bán hàng và sổ tổng hợp hàng. Sơ đồ 2.3 : sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trởng Kế toán các cửa hàng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Thủ quỹ Trong ®ã: : ChØ ®¹o trùc tiÕp : ChØ ®¹o gi¸n tiÕp * Về sổ sách kế toán: Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ sách theo đúng chế độ hiện hành, bao gồm: - Sổ nhật ký chung: - Sổ cái tài khoản: - Sổ, thẻ chi tiết: * Hệ thống báo cáo: Công ty sử dụng các báo cáo tài chính nh: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo bán hàng, phục vụ nhu cầu quản trị. 2.1.5. Thực tế công tác kế toán tại Công ty TNHH Trung Tuấn. 2.1.5.1. Kế toán quá trình bán hàng. 2.1.5.1.1 Các vấn đề liên quan đến quá trình bán hàng của doanh nghiệp. * Khái niệm: Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hóa (thành phẩm, hàng hoá, vật t, lao vụ dịch vụ) tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (hàng tiền). * Các phơng thức bán hàng của doanh nghiệp đang thực hiện: Trớc hết nói đến phơng pháp hạch toán hang tồn kho. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Do vậy việc nhập xuất hàng tồn kho phải đợc ghi hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để đạt đợc mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, Công ty đã tìm đợc các biện phát đây mạnh hàng hoá bán ra đó là đa phơng thức bán hàng. Công ty TNHH Trung Tuấn đã áp dụng các phơng thức sau: a. Bán buôn trực tiếp của công ty: Khi có các nghiệp vụ bán hàng căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng, phong kinh doanh lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho. Khi đến ngày giao hàng theo hợp đồng đã ký, chủ hàng kiểm tra thủ tục và xuất hàng hoá. Công ty TNHH Trung Tuấn thuộc diện nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ do đó chứng từ sử dụng là: Hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT 3LL theo quy định số 885 ngày 16/07/1998 của Bộ Tái Chính. Hoá đơn này đợc thành lập 3 liên. - Một liên lu tại quyển. - Một liên giao cho khách hàng. - Một liên giao cho kế toán. Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho là các chứng từ phản ánh số lợng và giá trị hàng hoá xuất bán. Đó là căn cứ để thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho và thủ tục có liên quan trong quá trình bán hàng. b. Bán lẻ hàng hoá: Để có mặt hàng ở nhiều kênh tiêu thụ, ngoài phơng thức bán buôn của Công ty còn áp dụng phơng thức bán lẻ tại các cửa hàng của Công ty: Doanh nghiệp bán lẻ của Công ty chiếm một tỷ trọng lớn so với tổng doanh thu bán hàng. Tại các cửa hàng có các tổ chức kế toán riêng, kê tại các cửa hàng theo dõi và lập hoá đơn GTGT, sổ chi tiết bán hàng, bảng kê cuối tháng gửi lên cho kế toán của Công ty. Căn cứ vào các bảng kê, các nhật ký chứng từ kế toán của Công ty tập hợp vào các sổ tài khoản có liên quan. 2.1.5.1.2. Phơng pháp hạch toán và các chứng từ sử dụng. a. Ph ơng pháp hạch toán: Tại Công ty TNHH Trung Tuấn việc kế toán ban đầu gồm: - Xác định chứng từ cần sử dụng cho từng bộ phận, các chứng từ có liên quan đến quá trình bán hàng và phải đợc sử dụng theo đúng trình tự ghi chép của Bộ Tài Chính đã ban hành. - Quy định của ngời ghi chép chứng từ, việc ghi chép phải đúng, đầy đủ cả về nội dung và tính hợp pháp. - Quy định trình tự luân chuyển của chứng từ ban đầu từ quầy hàng lên phòng kế toán. Cơ sở ghi chép ban đầu gồm các chứng từ sau: + Biểu 1: Phiếu nhập kho. + Biểu 2: Phiếu xuất kho. + Biểu 3: Hoá đơn GTGT. + Biểu 4: Thẻ kho. + Biểu 5: Báo cáo bán hàng. + Biểu 6: Phiếu thu. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung và hạch toán hàng tồn kho theo phơng thức kê khai thờng xuyên. Sơ đồ 2.2: Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Các chứng từ gốc : - phiếu thu , phiếu chi - Giấy báo nợ , giấy báo có -Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng - . (Bảng tổng hợp chứng từ gốc .) Sổ kế toán chi tiết : - N-X-T kho thành phẩm (TK155) - Sổ chi tiết bán hàng - Hàng gửi đi bán (TK157) - Phải thu của KH (TK131) - D. thu bán hàng (TK511,512) - Chi phí bán hàng (TK641) - - XĐKQ bán hàng (TK911) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK 155, TK 157, TK 632, TK 511, TK 512, TK 515 TK 635, TK 641, TK 642, TK 911 Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Nhật ký chung Nhật ký bán hàng Trong đó: : Ghi cuối ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra [...]... tối đa cho công tác bán hàng Công ty đã áp dụng các phơng pháp bán hàng sau * Bán hàng trực tiếp - Bán hàng trực tiếp là: Phơng thức giao hàng cho ngời mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại phân xởng thông qua kho) của doanh nghiệp số hàng bán này khi giao cho ngời mua đợc trả tiền hay hoặc chấp nhận thanh toán Vì vậy khi sản phẩm xuất bán đợc coi là hoàn thành Đơn vị: Công ty TNHH Trung Tuấn Địa... tiền Kết chuyển doanh thu bán hàng TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có 111 111 131 131 111 88.500.000 380 272.730 750.434.000 154.000.000 23.814.150 911 1.397.020.880 1.397.020.880 Sổ cái TK 632: Sổ cái TK 632: Theo cõi phần giá trị thực tế của hàng đem đi bán Do đặc điểm của Công ty là mua hàng về bán Nên phần giá vốn hàng bán cũng chính là giá thực tế của hàng mua về, nói cách khác giá vốn là giá thực tế. .. phí bán hàng 2.6.1 Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bảo quản bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm (hàng hoá, công trình xây dựng) chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển 2.6.2 Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng đợc quản lý và hạch toán. .. cho ngời bán do không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết nh không phù hợp yêu cầu, tiêu chuẩn, tiêu chuẩn quy cách kém phẩm chất, không đúng chủng loại Đơn vị: Công ty TNHH Trung Tuấn Phòng nghiệp vụ: Kho 1 Mẫu số 01 VT Phiếu nhập kho Ngày 22/ 03/2004 Nợ TK 511.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 531 .Hàng bán bị trả lại Họ tên ngời giao hàng: Công ty TNHHTM Long Thành Nhập tại kho : Hàng hoá... trởng đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Ngời nhận hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 1(Lu tại quyển) Ngày 05 tháng 03 năm 2004 Mẫu số: 01-GTKT-3LLEK/02-B Số: N0 011801 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHHTrung Tuấn Địa chỉ: Số 11/30 Nguyễn Đình Chiểu - Hai Bà Trng - Hà Nội Điện thoại: Ngời mua hàng: Công ty TNHHTM Long Thành Hình. .. Xởng sửa chữa ô tô Nam Triều Cộng phát sinh III: Số d cuối tháng Cộng TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có 354.490.057 131 131 131 161.700.000 17.934.037 174.856.000 529.346.057 174.856.00 8.416.421.000 10.735.378.000 2.4 Kế toán trị giá vốn hàng bán Tại Công ty TNHH Trung Tuấn giá vốn hàng bán chính là giá thành xuất kho thực tế của thành phẩm hoàn thành xuất kho để bán Để tính đợc trị giá vốn thực tế. .. số 2.8 Kế toán xác định kết quả bán hàng 2.8.1 Xác định kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh kết quả cuối cung của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Kết quả kinh doanh cúa doanh nghiệp bao gồm kết quả sản xuất kinh doanh và kết quả của các hoạt đọng khác - Kết quả hoạt động kinh doanh - Kết quả hoạt động tài chính - Kết quả... 03 năm 2004 Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Ngời nộp (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý) + Số tiền quy đổi: * Gửi hàng đi bán: Gửi hàng đi bán là phơng thức mà bên bán gửi hàng cho khách hàng theo các điều kiện ghi trong hợp đồng Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, khi khách hàng thanh toấn... để bán Để tính đợc trị giá vốn thực tế hàng xuất bán, kế toán áp dụng phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền bằng cách căn cứ vào số lợng và giá trị thực tế thành phẩm tồn kho đầu thánh và nhập trong tháng Cuối tháng kế toán phản ánh Nợ TK 632.Giá vốn hàng bán Có TK 156 .Hàng hoá 2.5 Kế toán giảm trừ doanh thu Là số hàng đã coi là tiêu thụ Đã chuyển giao quyền sở hữu, đã thu tiền ngay, đợc ngời mua chấp...Các báo cáo tài chính Công ty sử dụng 3 loại biểu 1, Biểu 01: Bảng cân đối tài khoản 2, Biểu 02: Tổng kết hoạt động kinh doanh 3, Biểu 03: Thuyết minh báo cáo tài chính 2.2 Các phơng thức bán hàng Trớc khi xuất thành phẩm Công ty có chỗ dựa trên thị trờng để giải toả hàng tồn kho, phơng thức giải toả hàng trong Công ty là gửi bán đại lý Sau phơng thức này thì vốn của Công ty bị chiếm dụng khá lớn, . cán bộ công nhân viên. b. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Trung Tuấn. Công ty TNHH Trung Tuấn cửa hàng có tổ chức kế toán riêng, hạch toán. hởng. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty TNHH Trung Tuấn. a. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Công ty TNHH Trung