Thực trạng về tổ chức Công tác kế toán bán hàng và kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Nguyễn Ngọc

Thực trạng về tổ chức Công tác kế toán bán hàng và kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Nguyễn Ngọc.A Khái quát về quỏ trình hình thành và phỏt triển của Công ty

Thực trạng về tổ chức Công tác kế toán bán hàng và kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Nguyễn Ngọc.

A Khái quát về quỏ trình hình thành và phỏt triển của Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc.

Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc được thành lập 04/08/2008 chuyênphân phối các loại thiết bị tin học phục vụ cho các ngành trong cả nước

Tên Công ty: Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc

Trụ sở chính: Số 7 Lô 5 Khu Đền Lừ 1 – P Hoàng Văn Thụ - Q Hoàng Mai– Hà Nội

Địa chỉ kinh doanh : số 32 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội

Điện Thoại : 04 5378839, 045378840

Công ty Nguyễn Ngọc đã và đang là một trong những công ty Tin học, Viễnthông hàng đầu của Việt Nam với một đội ngũ nhân viên có chất lượng, quy môhoạt động kinh doanh lớn và là đại lý của nhiều hãng máy tính có tên tuổi, là công

ty được khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực Bên cạnh đó, Công ty cũn cungcấp thiết bị điện tử viễn thông , thiết bị cá nhân , kỹ thuật số , điện thoại di động ,máy văn phũng Các hoạt động của Nguyễn Ngọc không tập trung chớnh vào lĩnhvực thương mại

1 Đặc điểm và hoạt động kinh doanh ở công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc

- Các hoạt động của công ty chia làm 04 lĩnh vực chính:

 Kinh doanh dự án

 Phân phối sản phẩm tin học, viễn thông

 Cung cấp giải pháp Tin học, viễn thông

 Kinh doanh bán lẻ các sản phẩm Tin học, Viễn thông và thiết bị vănphòng

*Đặc điểm kinh doanh:

Ngày nay trong thời kỳ kinh tế thị trường, công nghệ thông tin ngày càngphát triển nhu cầu về thiết bị văn phòng: máy tính, máy in tăng rất nhanh Khoahọc kỹ thuật phát triển, máy vi tính ra đời người ta thay thế việc lưu trữ các số liệu,

tài liệu viết trên giấy bằng việc lưu trữ trong máy tính, tìm hiểu và cập nhật thôngtin nhanh nhất Đây chính là một thuận lợi để cho công ty TNHH Tin Học NguyễnNgọc cần phải nắm bắt kịp thời để nâng cao hơn nữa hoạt động kinh doanh củamình.

Công tác kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau:

 Phương thức kinh doanh: bán buôn, bán lẻ

 Hình thức hoạt động: Kinh doanh và phục vụ

 Lĩnh vực hoạt động: trong nước

 Mạng lưới hoạt động: Rộng khắp trên địa bàn thành phố Hà Nội vàmột số tỉnh như Lai Chõu, Sơn La, Hoa Bình, Lạng Sơn, Ninh Bình…

 Phương thức thanh toán: có hai hình thức thanh toán ngay và thanhtoán chậm

 Công tác giao nhận và vận chuyển hàng: hầu hết việc giao hàng được thựchiện ngay tại kho của công ty, trường hợp khách hàng yêu cầu giao tận nơi công ty cóđội ngũ nhân viên thị trường vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách

Tình hình kinh doanh của công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau:

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc.

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Tin Học

Nguyễn Ngọc.

*Ban lãnh đạo công ty :

Bao gồm 10 người là lãnh đạo, giám đốc, trưởng phòng của các phòng, trungtâm, chịu sự điều hành trực tiếp của Chủ tịch hội đồng thành viên Có nhiệm vụxây dựng và hoạch định chiến lược kinh doanh, dịch vụ cho công ty

* Phòng nhân sự:

Bao gồm 3 người chịu trách nhiệm trực tiếp trước phó Giám Đốc công ty

Có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý hồ sơ, cán bộ, nhân viên, theo dõi chấm công,chế độ bảo hiểm nghỉ phép, ốm đau, sinh sản,… tư vấn phó Giám đốc về pháttriển nhân sự

*Phòng tổng hợp: 11 người

02 nhân viên bảo vệ: Bảo vệ coi giữ tài sản của công ty và khách hàng đếnliên hệ công tác

07 nhân viên giao nhận hàng và thu ngân

02 nhân viên lái xe phục vụ lãnh đạo và vận chuyển

* Phòng dịch vụ và kỹ thuật: 16 nhân viên

02 nhân viên kỹ thuật hệ thống và mạng làm nhiệm vụ tích hợp và hỗ trợ hệthống

02 nhân viên kỹ thuật phần mềm phát triển các chương trình ứng dụng

04 nhân viên triển khai lắp đặt dự án và khách lẻ

02 nhân viên kỹ thuật phần cứng máy tính

06 nhân viên làm dịch vụ bảo trì máy tính, máy in và các thiết bị khác

Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty là mô hình trực tuyến chức năng, có ưuđiểm thực hiện tốt nguyên tắc một thủ trưởng, trực tiếp lãnh đạo từng bộ phận độc lậpnhau, do đó tận dụng được hết năng lực của mỗi cán bộ công nhân viên, lại có thờigian nghiên cứu chiến lược hoạt động kinh doanh cho từng đơn vị độc lập

KT NH và TSCĐ

quỹ

vàVVvàTSCD

Thủ quỹ

b ỏ khung n ày KT bán hàng

KT tổng hợp giám đốc

KT trưởng

KT thuế

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc

* Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, giám sát tất cả các kế toán thành viên Tậphợp thông tin từ kế toán viên làm cầu nối với kế toán trưởng Chịu trách nhiệmkiểm tra và thực hiện các nghiệp vụ kế toán chung các khoản thanh toán và cáccông việc chung trong phòng kế toán, đồng thời thực hiện công việc quản lý hồ sơkhách hàng, hợp đồng kinh tế,

* Kế toán ngân hàng và TSCĐ: theo dõi chặt chẽ các khoản tiền gửi ngânhàng, các hoạt động rút tiền, gửi tiền Theo dõi và thực hiện việc tính khấu hao tàisản cố định, quản lý tài sản cố định về mua mới, thanh lý, nhượng bán tài sản cốđịnh, tình hình trích nộp khấu hao tài sản cố định

* Thủ quỹ: Rút tiền từ ngân hàng về quỹ Tổ chức thu tiền và chi tiền khi cóphiếu thu, phiếu chi do kế toán thành lập

* Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra phátsinh trong tháng và năm, tiến hành lập báo cáo thuế hàng tháng, quản lý hóa đơnGTGT, phiếu nhập, phiếu xuất kho, lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đốichiếu các khoản thu nộp với cơ quan nhà nước và thực hiện các công việc khác khiđược giao.

* Kế toán bán hàng: Tiến hành theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụhàng hóa, xác định doanh thu, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng

3.2 Các chính sách kế toán của công ty

- Chế độ kế toán áp dụng: QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

- Niên độ kế toán tại đơn vị : từ ngày 01/01 đến 31/12

- Kì kế toán : công ty hạch toán theo tháng

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: khê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền

- Phương pháp nộp thuế GTGT : phương pháp khấu trừ

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao đườngthẳng

Đơn vị tiền tệ : VNĐ

Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung trên phầnmềm fast 2006 Chương Trình phần mềm kế toán Fast 2006à một chương trìnhtớch hợp nhiều chức năng tạo điều kiện và tiện lợi sử dụng cho người sử dụng Với

sự chỉ dẫn đơn giản, rừ rang,những chức năng này giỳp người sử dụng nhanhchúng, dễ dàng tiếp cận chương trình và hết sức thoải mỏi trong Công việc ngày

Quy trình hạch toán, xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ và cung cấpthông tin kế toán của công ty đều được thực hiện trên máy Căn cứ vào chứng từgốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ kế toán ghi sổ các nghiệp vụkinh tế phát sinh theo trình tự sau :

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức NKC

B Thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc

1 Công tác tổ chức quản lý chung về bán hàng

Các mặt hàng kinh doanh và đặc điểm của nú tạị Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc

Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc là doanh nghiệp thương mại chủ yếukinh doanh mặt hàng , phong phú bao gồm:

+ Máy tính xách tay HP DV6000, HP DV5000,HP DV5T…

+ Máy tính xách tay Sony NR220, Sony CS110,Sony NR498…

+ Máy tính xách tay Compaq V6700, Compaq C700…

+ Máy tính xách tay Dell 1525, Dell M640…

Chứng từ gốc

+ Bán lẻ hàng hoá

Bán buôn trực tiếp qua kho:

Đây là hình thức bán hàng được áp dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanhcủa công ty, lượng hàng hoá bán ra nhiều và chiếm phần lớn trong doanh thu bánhàng của công ty

Theo hình thức này, khách hàng mua hàng với khối lượng lớn do đó khốilượng hàng hoá bán ra lớn, công ty có thể thu hồi vốn nhanh, thuận tiện đẩy nhanhvòng quay vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty

Với phương thức này, hàng hoá mua về đem nhập kho sau đó mới bán chokhách hàng Khách hàng có thể đến tận kho công ty để nhận hàng hoặc công tychuyển hàng đến tận nơi cho khách theo yêu cầu Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bánbuôn hàng hoá tại kho công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặthàng của khách hàng Đây là căn cứ chủ yếu nhất để bên giao hàng hoặc khi phátsinh các tranh chấp kinh tế sẽ dễ dàng giải quyết Mặt khác, công ty có thể chủđộng lập kế hoạch mua và bán hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác bán hàng nóiriêng và công tác kinh doanh của công ty

Bán lẻ hàng hoá :

Bán lẻ hàng hoá được thực hiện tại cửa hàng của công ty Doanh số bán lẻcũng lớn so với doanh số bán buôn nó cũng góp phần nâng cao doanh số bán hàngcủa công ty và thông qua cửa hàng bán lẻ nhằm giới thiệu sản phẩm, quảng bá sảnphẩm, hàng hoá của công ty sớm biến chúng trở nên thân thuộc với người tiêudùng, tăng uy tín, sức cạnh tranh sản phẩm hàng hoá trên thị trường

Mặt khác, phương thức bán lẻ hàng hoá giúp công ty nhanh chóng thu đượctiền của khách hàng ngay tại thời điểm giao hàng cho khách Nhờ vậy tình hình tàichính của công ty được ổn định và đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh củacông ty

3 Phương thức và hình thức thanh toán.

Trong quá trình tiêu thụ công ty có rất nhiều bạn hàng vì vậy ngoài việc lựachọn phương thức bán hàng phù hợp, công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc còn đadạng hoá các phương thức thanh toán nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi chokhách hàng, cũng như là công ty Tuỳ theo tình hình tài chính của công ty mà công ty

có thể lựa chọn phương thức thanh toán khác nhau cho phù hợp Hiện nay công ty chophép khách hàng có thể lựa chọn các phương thức thanh toán sau:

- Thanh toán ngay: Khách hàng đã nhận đủ số hàng cần mua và thanh toántrực tiếp số tiền hàng Phương thức này áp dụng chủ yếu với khách hàngkhông thường xuyên và mua hàng với số lượng ít

- Thanh toán sau: Hình thức này áp dụng với những khách hàng truyềnthống, khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty

- Ngoài ra khách hàng còn sử dụng các hình thức thanh toán sau:

- Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh toán áp dụng chủ yếu

ở công ty, khi khách hàng lấy hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt

- Thanh toán thông qua ngân hàng: áp dụng đối với khách hàng ở xa công

ty Đối với khách hàng truyền thống thì gửi hàng sau đó mới chuyển tiền, còn đốivới khách hàng lần đầu tiên lấy hàng của công ty thì chuyển tiền xong mới chuyểnhàng

- Khách hàng ứng trước tiền hàng: hình thức này áp dụng với khách hànglần đầu tiên mua hàng của công ty hoặc hàng hoá khi khách hàng có nhu cầunhưng hiện tại công ty chưa có phải đặt hàng

Để mở rộng thị trường tiêu thụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty còn

áp dụng các biện pháp khuyến khích việc tiêu thụ như thực hiện các khoản giảmgiá, chiết khấu thương mại với khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toánngay

Nhìn chung bằng các phương thức và hình thức thanh toán nhanh gọn, cácchính sách giá cả mềm dẻo và linh hoạt cùng những phương thức bán hàng hợp lý,Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc đang ngày càng thu hút được số lượng lớnkhách hàng đồng thời khẳng định vị thế của mình trên thị trường với doanh số bánhàng, lợi nhuận của công ty tăng nhanh

Công ty có rất nhiều đơn vị khách hàng, do vậy để thuận tiện cho việc quản

lý nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khi sử dụng phần mềm kế toán máy,công ty đã tiến hành mã hoá các đơn vị khách hàng Việc mã hoá được sử dụngngay từ đầu khi sử dụng phầm mềm kế toán Các đơn vị khách hàng của công tyđược mã hoá như sau:

4 Đặc điểm kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc

4.1 Kế toán bán hàng

4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng

*Nội dung: doanh thu bán hàng là số tiền cung cấp hàng hoá dịch vụ mà

công ty thu được, khách hàng không bao gồm thuế GTGT đầu ra

* Chứng từ sử dụng: Để xác định doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào

hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và các chứng từ thanh toán có liên quan

* Tài khoản sử dụng:

Hiện nay để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng TK511- doanhthu bán hàng và cung cấp dịch vụ

* Quy trình hạch toán:

- Đối với phương thức bán buôn theo hợp đồng kinh tế

Căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa khách hàng và công ty, công ty chuyểnhàng tới nơi tiêu thụ, khách hàng có thể thanh toán ngay, thanh toán trước 30%giá trị hợp đồng Số còn lại sẽ được thanh toán sau Bên bán lập phiếu xuất,hoá đơn GTGT thành 3 liên:

Liên 1: Lưu tại cuốngLiên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán

Vớ dụ: Ngày 05/11/2008 Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc đã ký hợp

đồng bán máy tính xách tay Sony Vaio VGN SZ430 cho Công ty CP TậpĐoàn Đại Cường Tổng giá thanh toán đã bao gồm cả thuế GTGT 5% Là98.229.390đ.Khách hàng thanh toán 30% bằng chuyển khoản và thanh toán70% sau 5 ngày, Công ty giao hàng tận nơI cho khách hàng

ở nghiệp vụ phát sinh trên kế toán lập phiếu xuất kho, hóa đơnGTGTnhư sau:

Biểu số 01

PHIẾU XUẤT KHO

Số : 98Ngày 05/11/2008Người nhận : Nguyễn Thanh Tùng

Lý do xuất kho : Xuất bán hàng cho Công ty CP Tập Đoàn Đại CườngXuất tại kho : Công ty

Thành Tiền

01 So _ SZ430 Máy tính xách tay

sony – Vaio VGNSZ430

Số tiền ghi bằng chữ : Chín mươI ba triệu năm trăm năm mươI mốt nghìn tám trăm đồng

( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)

Biểu số 02

Hóa Đơn GTGT) Mẫu số: 01 GTGT-3LLLiờn 3 (dựng thanh toán ) AR/00-B

Ngày 05 thỏng 11 năm 2008 No: 078251

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc

Đại chỉ: Số 7, Lô 5 Khu Đền Lừ 1, P Hoàng Văn Thụ – Quận Hoàng Mai – Hà Nội

Số tài khoản:…… Ngân Hàng đầu tư và Phát Triển Việt Nam – CN Đông Đô

Điện Thoại : 04 35378840 MST : 0102852211

Họ Tên Người mua hàng

T ờn đ ơn v ị : Công ty CP Tập Đoàn Đại Cường

Địa chỉ : Khu Công Nghiệp Nguyễn Đức Cảnh – TP Thỏi Bình - Tỉnh Thỏi

1 Máy tính xách Cỏi 05 18.710.360 93.551.800

Cộng tiền hàng 93.551.800

Thuế Suất GTGT: 05% Tiền Thuế GTGT: 4.677.590

Tổng tiền thanh toán: 98.229.390

Số tiền viết bằng chữ: Chín mươI tám triệu hai trăm hai mươI chín nghìn ba trăm chínmươI đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT,giấy báo có của ngân hàng, giấy báo nợ của khách hàng để phán ánh doanh thu bán hàng

Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo có của ngân hàng kế toán căn

cứ vào đó ghi nợ TK 112 và ghi có cho TK 131 Đồng thời , căn cứ vào sổcông nợ ghi giảm nợ phảI thu cho Công ty CP Tập đoàn Đại Cường tươngứng với số tiền đó thanh toán

Kế toán ghi như sau:

Nợ TK 131 (Công ty CP Tập Đoàn Đại Cường) : 98.229.390

Xuất bán cho chị Mai –Long Biên Xuất bán hàng cho khách 1111 51111 12.300.000 05/11

0021531

Xuất bán cho công ty CP Tập

Cường

Xuất bán hàng cho khách 13111 51111

93.551.80 0

0021547

Xuất bán cho Công ty JSC – TháI Nguyên

Xuất bán hàng cho

42.540.16 0

76.000.00 0

Tổng Cộng : 4.214.444.762

( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên)

Sau khi lên “Nhật ký bán hàng” kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái TK511theođịnh khoản.

Ví dụ: Với nhật ký bán hàng tháng 11/2008, kế toán vào sổ cái TK511

( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên)

4.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.

Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng của công ty bao gồm : Chiết khấuthương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại

 Kế toán nghiệp vụ chiết khấu thương mại

Công ty không hạch toán riêng nghiệp vụ chiết khấu thương mại mà tínhluôn vào giá bán cho khách hàng

Hiện nay công ty hạch toán nghiệp vụ chiết khấu thương mại cho các kháchhàng mua hàng với số lượng lớn Cuối tháng, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp số lượng

mà các khách hàng đã mua trong tháng, với những khách hàng nào mua nhiều đạt đếnmức nhất định mà công ty đề ra thì sẽ được hưởng chiết khấu Chiết khấu này sẽ đượctính luôn vào giá bán trên hóa đơn đầu tiên của tháng sau

 Kế toán nghiệp vụ giảm giá hàng bán:

Nghiệp vụ giảm giá hàng bán xảy ra khi hàng bán bị kém phẩm chất, khôngđúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn … đã ghi trong hợp đồng Khi đó, căn

cứ giấy đề nghị giảm giá của khách hàng được giám đốc phê duyệt kế toán nhập

dữ liệu vào máy theo mã khách hàng được hưởng giảm giá rồi máy tự động kếtchuyển dữ liệu vào sổ chi tiết TK5111, TK532 và sổ cái TK532

 Kế toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại :

Tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc, trường hợp hàng bán bị trả lạixảy ra khi khách hàng yêu cầu được trả lại hàng do có lý do nào đó như vi phạmhợp đồng, hàng kém phẩm chất hoặc hàng không đúng chủng loại, quy cách ghitrong hợp đồng Khách hàng sẽ lập một đơn đề nghị nhập lại hàng Trong đơn phảiđầy đủ họ tên, địa chỉ khách hàng, lí do trả lại…

Khi khách hàng trả lại hàng mua, nếu ban giám đốc xem xét lý do và nếuđồng ý thì kế toán bán hàng sẽ kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, sau đóthực hiện kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK511, TK531, số liệu hàng bán bị trảlại cũng thể hiện rõ trên bảng kê chi tiết số 8 (Nợ TK156, Có TK 632), Bảng kê số

11 (Nợ TK531 có TK131), và Nhật ký chứng từ số 8 (Nợ TK511,Có TK 531)

Do trong tháng11 năm 2008 công ty không phát sinh các khoản làm giảm trừdoanh thu bán hàng nên không có số liệu thực tế cho phần hành trên