TIỂU LUẬN HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH TRONG CƠ QUAN

A.V Xukhômlinxki đã viết: “Nhu cầu giao tiếp là nhu cầu vĩ đại nhất trong các nhu cầu của con người, không được đặt nó ngang hàng với các loại nhu cầu khác”. Hoạt động giao tiếp là hoạt động mang tính xã hội. Tuỳ theo tính chất mối quan hệ xã hội giữa các chủ thể tham gia giao tiếp mà có cách ứng xử khác nhau. Trong hoạt động giao tiếp hành chính, tuỳ vào đối tượng giao tiếp mà người cán bộ công chức vừa phải tuân thủ những nguyên tắc của giao tiếp nói chung vừa phải chú ý tới những yêu cầu riêng của giao tiếp hành chính. Hiệu quả của hoạt động giao tiếp sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, nhóm, người lãnh đạo và hoạt động chung của tổ chức.

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài: .1 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: .2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 3.1 Đối tượng nghiên cứu: .2 3.2 Phạm vi nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: .2 Ý nghĩa khoa học tiểu luận: Kết cấu tiểu luận: NỘI DUNG CHƯƠNG .4 1.1 Các khái niệm: 1.2 Vai trò nguyên tắc giao tiếp hành 1.3 Những kỹ giao tiếp hành CHƯƠNG 2: 13 2.1 Tổng quan trường THCS Triệu Thành, huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị 13 2.2 Thực trạng kỹ giao tiếp cán bộ, công chức trường THCS Triệu Thành .18 CHƯƠNG 3: 22 3.1 Yêu cầu mục tiêu giải pháp 22 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu giao tiếp cán bộ, công chức .22 3.3 Kiến nghị, đề xuất 22 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: A.V Xukhơmlinxki viết: “Nhu cầu giao tiếp nhu cầu vĩ đại nhu cầu người, không đặt ngang hàng với loại nhu cầu khác” Hoạt động giao tiếp hoạt động mang tính xã hội Tuỳ theo tính chất mối quan hệ xã hội chủ thể tham gia giao tiếp mà có cách ứng xử khác Trong hoạt động giao tiếp hành chính, tuỳ vào đối tượng giao tiếp mà người cán công chức vừa phải tuân thủ nguyên tắc giao tiếp nói chung vừa phải ý tới yêu cầu riêng giao tiếp hành Hiệu hoạt động giao tiếp ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu hoạt động cá nhân, nhóm, người lãnh đạo hoạt động chung tổ chức Trong năm qua, với phát triển không ngừng kinh tế - xã hội, hành Việt Nam có bước tiến đáng kể theo hướng ngày đại, phục vụ ngày tốt hơn, đáp ứng đầy đủ nhu cầu nhân dân, góp phần tạo lịng tin dân quyền cấp, đặc biệt quyền sở, thắt chặt mối quan hệ Nhà nước nhân dân Công cải cách hành đạt thành tựu lớn với cải cách mang tính hệ thống tồn diện cấu tổ chức lẫn thể chế hoạt động máy hành nhà nước Để đảm bảo hành thực đại, hoạt động hiệu phục vụ nhân dân ngày tốt hơn, không nhắc đến vai trò giao tiếp lễ tân quản lý hành nhà nước Hầu hết cơng việc thuộc lợi ích cơng tiến hành thơng qua đường giao tiếp Vì vậy, chất lượng hành cơng tùy thuộc vào chất lượng trình giao tiếp tiến hành Để tiến hành giao tiếp có hiệu quả, cán bộ, cơng chức cần hiểu chất, cần biết loại giao tiếp nguyên tắc, công cụ cho giao tiếp hợp lý, dựa lợi ích Đây khơng xu hướng mà trở thành yêu cầu thiết hành đại - hành ngày mang đậm tính chất phục vụ Cả lý luận thực tiễn cho thấy để có tiến vượt bậc công cải cách hành Việt Nam thời gian qua khơng thể phủ nhận vai trị to lớn, mang tính chất định nhân tố người Tuy vậy, phải nhìn nhận cách khách quan hạn chế tồn đội ngũ cán bộ, công chức không nhỏ, mà hạn chế văn hóa ứng xử, kỹ giao tiếp hành đáng quan tâm Rất nhiều cán bộ, công chức chưa biết cười, chưa biết xin lỗi, chưa biết cám ơn giải công việc cho nhân dân, tổ chức Những biểu tiêu cực như: hách dịch, cửa quyền, gây khó dễ cho dân, coi thường nhân dân, xa cách, lãnh đạm, vô cảm với dân thường thấy qua lối ứng xử ngày trở ngại lớn cơng cải cách hành nước nhà, ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ dịch vụ cơng mà cịn tác động tiêu cực đến mối quan hệ Nhà nước – Nhân dân Chủ tịch Hồ Chí Minh có viết chống thói ba hoa người nhấn mạnh tục ngữ có câu: “học ăn, học nói, học gói, học mở” Theo Người, cán bộ, công chức cần phải học tập, rèn luyện kỹ giao tiếp để dùng quan hệ hành Trong thời kỳ hành nước nhà việc đào tạo kỹ giao tiếp hành cho cán bộ, công chức trở thành yêu cầu tất yếu Một số quan, tổ chức địa phương quan tâm tới hoạt động chưa thực mang lại hiệu cao Vậy, để nâng cao chất lượng hoạt động giao tiếp, lễ tân hành nhà nước cần đào tạo bản, cần thiết nhất, phù hợp để mang lại hiệu cho hoạt động quan, tổ chức? Để trả lời thật xác câu hỏi vừa nêu, khơng cịn cách khác phải có nhìn nhận, đánh giá thật khách quan hạn chế kỹ giao tiếp hành cán bộ, cơng chức ngày thực thi công vụ quan công quyền Trên sở lý luận thực tiễn đó, tơi chọn đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp hành cán bộ, cơng chức trường THCS Triệu Thành” làm tiểu luận phân mơn thực tập Quản trị hành Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Tiểu luận tập trung tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn hoạt động giao tiếp hành khái niệm, chất, vai trò, mối quan hệ giao tiếp, nguyên tắc kỹ cần có giao tiếp yếu tố đảm bảo hoạt động giao tiếp đạt hiệu Từ xác định thực trạng đưa định hướng, giải pháp cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động giao tiếp hành trường THCS Triệu Thành nói riêng quan hành nhà nước nói chung đạt hiệu Giúp sinh viên hiểu biết kỹ giao tiếp, lễ tân quan, tầm quan trọng công tác hoạt động hành văn phịng để áp dụng có hiệu học tập, cơng việc có liên quan sau này, đời sống thường nhật Thông qua nghiên cứu làm thay đổi đối tượng hoạt động lĩnh vực hành văn phịng có cách nhìn cụ thể, nhiều chiều, tồn diện cơng tác giao tiếp, lễ tân.Từ dễ dàng đạt mục đích, hiệu cao hoạt động giao tiếp, lễ tân quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động giao tiếp quan hành nhà nước 3.2 Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Trường THCS Triệu Thành - Thời gian: Từ 2010 đến 2015 Phương pháp nghiên cứu: Tiểu luận tiến hành dựa phương pháp: Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra Phương pháp phân tích- tổng hợp Ngồi ra, tiểu luận cịn tham khảo sách – tài liệu có liên quan, để có nhìn chuẩn xác khái qt đề tài, sâu tìm hiểu thảo luận, rút kết luận đạt yêu cầu đề trình nghiên cứu Ý nghĩa khoa học tiểu luận: Sự thành công đề tài tiểu luận “Nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp hành cán bộ, cơng chức trường THCS Triệu Thành” tài liệu tham khảo cho quan, tổ chức, đơn vị địa bàn huyện Triệu Phong nói riêng tỉnh Quảng trị nói chung nhằm đem lại nên hành văn minh, đại Sau tiến hành nghiên cứu, nhận thấy hoạt động giao tiếp đóng vai trị khơng nhỏ hoạt động quan, tổ chức Làm rõ đặc điểm công việc kỹ năng, nghệ thuật công việc nhằm đem lại hiệu cao cho công tác giao tiếp Từ thực trạng công tác giao tiếphàng ngày quan, có nhận định định hướng chung cho cơng tác trở nên hồn thiện, chuyên nghiệp Kết cấu tiểu luận: Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo tiểu luận gồm có 03 chương Chương 1: Cơ sở lý luận hoạt động giao tiếp hành Chương 2: Thực trạng hoạt động giao tiếp hành cán bộ, cơng chức trường THCS Triệu Thành Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp hành cán bộ, cơng chức NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH 1.1 Các khái niệm: 1.1.1 Giao tiếp: Trong sống, giao tiếp diễn hàng ngày tham gia vào tồn q trình hoat động người Giao tiếp sở để tạo lập mối quan hệ người với người liên kết hoạt động tập thể Thông qua giao tiếp, người hiểu nhau, trao đổi thông tin kinh nghiệm Vì giao tiếp coi phương tiện để tiến hành cơng việc có hiệu Hiện nay, nhà khoa học tùy vào phạm vi, mục đích nghiên cứu giác độ chuyên môn riêng đưa nhiều khái niệm khác hoạt động giao tiếp - Theo từ điển tâm lý học Vũ Dũng: Giao tiếp trình thiết lập phát triển tiếp xúc cá nhân, xuất phát từ nhu cầu phối hợp hành động Giao tiếp động thống nhất, tri giác tìm hiểu người khác Giao tiếp có ba khía cạnh chính: giao lưu, tác động tương hỗ tri giá - Từ điển tâm lý Nguyễn Khắc Viện: Giao tiếp trình truyền đi, phát thơng tin từ người hay nhóm cho người hay nhóm mối quan hệ tác động lẫn Thông tin hay thông điệp nguồn phát mà người nhận phải giải mã Cả hai bên vận dụng mã chung - Theo tâm lý học Trình Thị Minh Đức: Giao tiếp trao đổi tiếp xúc trao đổi thông tin người với người qua ngôn ngữ, cử chỉ, tư thế, trang phục - Tâm lý đại cương: Giao tiếp trình tiếp xúc người với người nhăm mục đích nhận thức, thơng qua trao đổi lẫn thông tin, cảm xúc, ảnh tác động qua lại lẫn Như có nhiều định nghĩa khác giao tiếp, tác giả tùy theo phương tiện nghiên cứu rút định nghĩa giao cách riêng làm bật khía cạnh Tuy nhiên, dù đứng góc độ nào, tác giả có chung nhận định: Giao tiếp hình thức đặc trưng cho mối quan hệ người với người mà qua nảy sinh tiếp xúc tâm lý biểu q trình thơng tin, hiểu biết, rung cảm, ảnh hưởng tác động qua lại lẫn Ngày nay, giao tiếp không hiểu theo nghĩa hẹp truyền thơng điệp, mà cịn việc làm cho đối tượng tham gia giao tiếp chấp nhận chung nhờ trình hai chiều Dựa quan điểm nêu trên, với phạm vi nghiên cứu đề tài chấp nhận khái niệm giao tiếp sau: Giao tiếp trình dựa trao đổi hai hay nhiều người sử dụng cử chỉ, từ ngữ… để hiểu thơng tin chuyển từ người phát tin đến người nhận tin Từ khái niệm giao tiếp phân tích chất giao tiếp gồm hai khía cạnh sau: (1) Giao tiếp q trình trao đổi thơng tin Giao tiếp khơng đơn giản q trình truyền thông điệp mà đối thoại hai chiều làm thay đổi nhận thức hai bên giao tiếp, nghĩa bao hàm chia sẻ (2) Giao tiếp trình tác động qua lại bên tham gia Cùng với trình trao đổi thơng tin, bên tham gia vào q trình giao tiếp cịn thực giao lưu tình cảm, tư tưởng Qua trình người hiểu có thay đổi định 1.1.2 Giao tiếp hành kỹ giao tiếp hành 1.1.2.1 Giao tiếp hành Giao tiếp hành hoạt động xác lập mối quan hệ tiếp xúc người với phạm vi hành nhằm thỏa mãn nhu cầu định Hoạt động giao tiếp hành diễn qua hai mối quan hệ bản: Thứ nhất, giao tiếp nội quan HCNN, bao gồm giao tiếp cấp với cấp giao tiếp CB, CC với Thứ hai, giao tiếp CB, CC đại diện cho quan HCNN với công dân tổ chức Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu tiểu luận, chủ yếu tập trung nghiên cứu đến mối quan hệ thứ hai, trình giao tiếp CB, CC với cơng dân tổ chức q trình giải cơng việc Trong quan HCNN, giao tiếp có chức chủ yếu thu, nhận trao đổi thông tin bên giao tiếp với có tính đến mục đích, tâm ý định Trên sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua tác động lẫn để hiểu tình định, có tiếng nói đem lại lợi ích nhiều cho bên tham gia Ngồi giao tiếp cịn giao lưu tư tưởng, tình cảm để phát triển nhân cách người hoàn chỉnh 1.1.2.2 Kỹ giao tiếp hành Kỹ giao tiếp hành việc người sử dụng phương tiện giao tiếp cách có hiệu hoạt động hành nhằm đạt mục tiêu quản lý Muốn thành cơng GTHC, cần phải có kỹ sử dụng ngơn ngữ, kiến thức hành chính, kỹ giao tiếp nhân nắm vững nội dung loại giao tiếp Cũng giao tiếp thông thường, GTHC bao gồm kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết kỹ phản hồi Tuy nhiên với đặc điểm, nguyên tắc GTHC nội dung việc rèn luyện kỹ có khác biệt đặc trưng riêng có Muốn có kỹ giao tiếp tốt cần phải ý đến yếu tố chủ yếu sau: xây dựng thông điệp phải nắm rõ nội dung, trình bày hợp lý chuyển tới người nhận đường thích hợp; ngồi cần ý tới môi trường xã hội giao tiếp, nghĩa xác định địa vị xã hội thân người giao tiếp với để giao tiếp quy tắc, đồng thời có phản hồi (đáp ứng) hợp lý 1.1.3 Cán bộ, công chức Theo Luật Cán bộ, công chức năm 2008: Cán công dân Việt Nam, bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ quan Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, biên chế hưởng lương từ ngân sách nhà nước Công chức công dân Việt Nam, tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh quan Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, cơng nhân quốc phịng; quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp máy lãnh đạo, quản lý đơn vị nghiệp công lập Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, biên chế hưởng lương từ ngân sách nhà nước; CC máy lãnh đạo, quản lý đơn vị nghiệp cơng lập lương bảo đảm từ quỹ lương đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật 1.2 Vai trò nguyên tắc giao tiếp hành 1.2.1 Vai trị giao tiếp hành Giao tiếp có vai trị vơ quan trọng hoạt động quản lý hành nói chung, CB, CC thường xuyên phải tiếp xúc, giải công việc hàng ngày cho công dân, tổ chức Khi xem xét vai trò GTHC cần ý tới vai trò q trình: trao đổi thơng tin, tình cảm định (1) Vai trị trao đổi thơng tin giao tiếp hành Trong q trình giải cơng việc cho cơng dân, tổ chức, người CB, CC thường xuyên phải tiếp nhận, xử lý văn bản, tin, hướng dẫn, giải thích, tuyên truyền cho nhân dân… thơng qua văn bản, lời nói, hình ảnh…, nhờ thơng tin truyền đi, hai bên hiểu chấp nhận để công việc diễn suôn sẻ, đạt hiệu mang lại lợi ích cao cho bên Nhờ có giao tiếp mà công việc giải Đặc biệt, hiệu hoạt động tiếp dân phụ thuộc lớn vào khả truyền đạt, giảng giải, thuyết phục CB, CC người dân Bên cạnh đó, thơng qua giao tiếp, cụ thể việc hướng dẫn, trao đổi…, người CB, CC giúp người dân hiểu đúng, đủ quy định Pháp luật quyền, lợi ích họ, trình tự, thủ tục bắt buộc cho công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho bên trình giải (2) Vai trị trao đổi tình cảm giao tiếp Thơng qua giao tiếp, người CB, CC nhân dân hiểu hơn, sở có chia sẻ, cảm thông, đáp ứng nhu cầu trình giải cơng việc, từ tạo nên gần gũi, tin cậy đồng cảm với Quan trọng hơn, thơng qua q trình mối quan hệ nhân dân với quyền cấp tăng cường (3) Vai trị q trình định Giao tiếp để định định giải pháp tối ưu bên tham gia giao tiếp chấp nhận thông qua trao đổi, chia sẻ nắm bắt nhu cầu, mong đợi bên Đồng thời, định đảm bảo lợi ích bên tham gia, đảm bảo nguyên tắc khác giao tiếp hành 1.2.2 Nguyên tắc giao tiếp hành Khi tiến hành hoạt động giao tiếp hành chính, người CB, CC cần đảm bảo nguyên tắc sau: - Nguyên tắc tuân theo pháp luật Đây nguyên tắc bản, bao trùm toàn hoạt động giao tiếp hành Nội dung nguyên tắc địi hỏi: Người cán bộ, cơng chức phải tn theo thủ tục, trình tự, thẩm quyền mà pháp luật quy định; vào pháp luật, sách, định cấp có thẩm quyền; Khơng quan, tổ chức, cá nhân can thiệp trái pháp luật vào q trình giao tiếp Cán bộ, cơng chức phải tuân thủ pháp luật, xử lý tình linh hoạt “có lý, có tình” trường hợp giao tiếp cụ thể, phải lấy giáo dục, thuyết phục làm - Nguyên tắc bảo đảm xác trung thực, khách quan Muốn trình giao tiếp đạt hiệu quả, cán bộ, cơng chức phải bảo đảm tính chính xác đưa tư liệu, nhận định, kết luận, định… Vì vậy, việc đảm bảo tính xác q trình tiếp xúc với chủ thể tham gia trình giao tiếp giúp cho hoạt động hành đạt hiệu cao Tính khách quan, tồn diện địi hỏi người tiến hành giao tiếp phải đánh giá trung thực tình hình vụ việc; xem xét tồn diện khía cạnh kinh tế, trị, văn hóa, xã hội vụ việc; phải đề cập đến ý nghĩa tác dụng tích cực tiêu cực vụ việc; khơng có thái độ thiên lệch bóp méo thật để có thái độ tiếp xúc với đối tượng cho phù hợp Khi giao tiếp với đối tượng, người cán bộ, công chức phải chuẩn bị kỹ tâm lý, nắm pháp luật, đảm bảo chứng đầy đủ, sẵn sàng đối thoại đấu tranh để làm sáng tỏ chân lý việc cách khách quan xác - Ngun tắc cơng khai, dân chủ Tính cơng khai giao tiếp hành thể chỗ vào thời điểm thích hợp cán bộ, cơng chức phải thông báo đầy đủ nội dung cần công khai tổ chức với nhân dân để người có trách nhiệm có liên quan biết nhằm khuyến khích tham gia nhân dân tổ chức vào hoạt động Tính dân chủ cần phải bảo đảm giao tiếp hành Cán bộ, công chức cần phải lắng nghe, tôn trọng ý kiến chủ thể có liên quan đối tượng quyền giải trình, tiếp xúc với quan, tổ chức, cá nhân cần có thái độ tơn trọng, trao đổi thơng tin xác phạm vi thẩm quyền phù hợp với quy định pháp luật Nguyên tắc công khai, dân chủ nhằm đảm bảo bình đẳng trước pháp luật mối quan hệ bên Trong hoạt động hành chính, giao tiếp cần có phong cách nhằm gây thiện cảm với đối tượng, phải đảm bảo dân chủ, công khai, gần gũi với đối tượng, qua làm cho họ thoải mái, tự tin Việc bình đẳng, dân chủ giao tiếp rút ngắn khoảng cách cán bộ, công chức đối tượng Tuy nhiên, cần phải đảm bảo nghiêm túc tơn trọng lẫn nhau, giữ vững tính lịch sự, giao tiếp có văn hóa, đồng thời tránh việc tự do, bình đẳng trớn - Nguyên tắc thận trọng, bình đẳng giao tiếp Mục đích giao tiếp làm hài lòng người dân, đối tượng tham gia vào q trình giao tiếp, nên mang tính trị, pháp lý, xã hội sâu sắc Vì thế, để hoạt động hành có hiệu thái độ, ứng xử người cán bộ, công chức phải ln chuẩn mực, ln thể bình tĩnh, tự chủ tình huống, khơng thể thái độ trịch thượng, quan cách hay nóng nảy, cáu giận Khi giao tiếp với người dân đòi hỏi người cán bộ, công chức phải biết tự kiềm chế vừa thể cởi mở, chân thành, thông cảm lại nghiêm túc, mực Trong trình thực thi cơng vụ, người CB, CC phải giao tiếp với nhiều đối tượng khác (già – trẻ, nam – nữ, người dân tộc thiểu số, trình độ thấp, tôn giáo… ) vấn đề đặt phải đảm bảo bình đẳng giao tiếp Để giải tốt vấn đề cần có cách thức tốt để thực nguyên tắc “mọi người quan trọng” nghĩa người dân phải tôn trọng đối xử tốt - Nguyên tắc chuẩn mực đạo đức Người cán bộ, công chức phải có phong cách làm việc tốt, phải coi trọng ứng xử theo tiêu chuẩn, nguyên tắc, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp Phong cách làm việc tốt người cán bộ, công chức trước hết tinh thần trách nhiệm cao cơng việc Có trách nhiệm cao có khả tạo hiệu công tác tốt Cán bộ, công chức người có chức vụ, quyền hạn, phong cách làm việc tốt người cán bộ, công chức trước hết phải biết dựa vào quần chúng, gần gũi quần chúng Mặt khác, người cán bộ, công chức phải biết phòng, chống biểu chủ quan, tác phong quan liêu, đại khái, phô trương, quan cách - Ngun tắc hài hồ lợi ích Ngun tắc thừa nhận quan niệm giao tiếp hình thức thông cảm, thống với tranh đua, đối địch Thành công giao tiếp việc chiến thắng đối tác mà đem lại lợi ích nhiều tốt cho hai bên Khi không đạt điều mong đợi, người dân thường có phản ứng mức độ khác (bực tức, buồn bã, chán nản, lịng tin, tỏ thái độ bất hợp tác, chí lăng nhục CB, CC…) Chính vậy, ngun tắc bản, quan trọng giao tiếp với nhân dân phải cố gắng đảm bảo hài hòa mặt lợi ích Ngun tắc địi hỏi CB, CC trực tiếp giao tiếp với công dân tổ chức phải ý điểm sau: phải hiểu tâm lý, mục đích người dân; phải đặt mục tiêu cho mục đích quan mục đích nhân dân thỏa mãn phần hay tồn bộ; trường hợp lợi ích họ khơng thỏa mãn phải tỏ thái độ cảm thơng, chia sẻ khơng thể có thái độ hiếu thắng thờ - Nguyên tắc tôn trọng giá trị văn hóa Giá trị văn hóa phạm trù rộng lớn với biểu đa dạng Ngồi giá trị nước (giá trị dân tộc) cịn có giá trị văn hóa nước ngồi… mà hoạt động GTHC phải quan tâm, tơn trọng Nhân giá trị văn hóa nhân loại mà số nhà nghiên cứu coi nguyên tắc giao tiếp Người CB, CC cần phải có lịng nhân ái, cảm thông, thương yêu, chia sẻ với đối tượng giao tiếp, coi vấn đề người dân vấn đề mình, có loại bỏ yếu tố tiêu cực q trình thực thi cơng vụ, nâng cao hiệu trình giao tiếp Ngồi ra, giá trị văn hóa, đạo đức người CB, CC cần, kiệm, liêm, chính, chí cơng, vơ tư, nhân dân phục vụ phải đề cao phương châm hoạt động CB, CC thời kỳ hành nước nhà 1.3 Những kỹ giao tiếp hành 1.3.1 Kỹ lắng nghe Nghe kỹ quan trọng trình giao tiếp Quá trình giao tiếp trở nên tốt bên tham gia vào giao tiếp biết lắng nghe Lắng nghe hiểu tiến trình nhận thức tồn tín hiệu đối tượng thể hiện, cho phép người đưa thông tin cách có ý thức vơ thức họ biết họ chưa hiểu Đó hành động quan sát người đối tượng nói họ khơng nói Kỹ nghe lực người nắm bắt phương tiện giao tiếp cách có hiệu đê nhằm đạt hiểu nhau, cảm thông lẫn hành động mục tiêu chung người đặt mong muốn đạt tới Phương tiện giao tiếp lắng nghe trực quan giác quan Lợi ích lắng nghe hoạt động hành chính: - Thu thập thơng tin nhiều, đầy đủ xác cho việc định hành - Giúp cán bộ, cơng chức nhận thức thân mình, nhận thức người khác giảm thiểu yếu tố cảm tính xử lý tình - Giảm nguy xung đột hoạt động hành như: Làm cho quan hệ với đối tác tốt hơn; Nhận nhiều thông tin quý báu; Hiểu biết rộng hơn, khôn ngoan hơn,… Để lắng nghe có hiệu quả, người CB, CC cần: - Bắt đầu giao tiếp thái độ tích cực nhiệt tình - Phải trì việc giao tiếp ánh mắt cách thường xuyên ngắn - Chọn cách diễn đạt điệu cử “mở” - Duy trì khoảng cách vừa phải hợp lý người nghe người nói 11 - Chú ý kết luận cách ngắn gọn, rõ ràng để người nghe nắm bắt nội dung chủ chốt mà muốn truyền đạt; - Cần quan tâm phân tích, tìm hiểu thái độ, trình độ đối tượng giao tiếp 1.3.3 Kỹ phản hồi Phản hồi hoạt động truyền thông điệp từ người nghe tới người nói sau q trình người nói trình bày Phản hồi hình thức đáp ứng trình giao tiếp Thực phản hồi nhằm mục đích làm thay đổi hay tác động đến tư tưởng, tình cảm người khác Sự phản hồi cần thiết giao tiếp, khơng chứng tỏ tập trung lắng nghe mà giúp kiểm chứng mức độ hiểu vấn đề mà người nói trình bày Kỹ phản hồi nói đến bao gồm việc thực phản hồi tiếp nhận phản hồi: - Thực phản hồi Trong trình giao tiếp việc thực phản hồi tế nhị dễ dàng thực để mang lại hiệu Có hai tiêu chuẩn để đánh giá việc thực phản hồi có hiệu là: lòng tin cậy cần thiết Lịng tin cậy: phản hồi khơng có hiệu thiếu tin cậy Sự cần thiết: thực phản hồi để đạt hiểu biết Phản hồi để kiểm tra mức độ hiểu vấn đề giao tiếp Vì vậy, phản hồi cần ngắn gọn, đầy đủ chủ đề giao tiếp Nghĩa là, phản hồi cần tập trung vào chủ đề chính, vào vấn đề quan trọng giao tiếp - Tiếp nhận phản hồi Chấp nhận phản hồi người khác giúp tự cải thiện, trưởng thành, thay đổi nâng cao hiệu cơng việc Sự chấp nhận khó khăn, thực Để tiếp nhận phản hồi hiệu cần tránh thái độ đề phòng biết cách khuyến khích người khác phản hồi (đáp ứng) Thái độ đề phịng có tác hại lớn giao tiếp, trở ngại ngăn cản tiếp nhận phản hồi khuyến khích giao tiếp Thái độ làm hại khả thỏa hiệp học hỏi lẫn nhau, làm cảm thấy khó chịu thiếu tin cậy giao tiếp Khuyến khích đáp ứng Nghĩa là, tạo điều kiện cho người khác phản hồi thông qua khuyến khích ngơn từ, biểu phi ngơn từ với thái độ khuyến khích, cởi mở, sẵn sàng tiếp nhận phản hồi Điều giúp cải thiện khả tiếp nhận phản hồi dù tích cực hay tiêu cực Rèn luyện kỹ phản hồi hiệu (1) Để chiếm lòng tin đối tượng giao tiếp cân nhắc biện pháp sau nhằm tạo khơng khí thiện cảm để giúp người ta chấp nhận: - Xem xét động Cần đặt tâm trạng có ý định giúp đỡ người khác khơng phơ trương, trả đũa hay tư lợi 12 - Thận trọng đưa lời phê bình, bình luận Tránh dùng từ nặng nề rõ ràng có ý nghĩa phê phán Cố giải vấn đề với thái độ cư xử tơn trọng thay phủ nhận toàn ý kiến, việc làm người khác Cần khéo léo tạo quân bình lời phê bình tích cực tiêu cực tạo cho đối tượng cảm giác dễ dàng tiếp nhận (2) Để loại bỏ thái độ đề phịng cần: - Tạo khơng khí trao đổi thơng tin ý kiến q trình giao tiếp - Khơng xem trích ý tưởng trích thân - Xác định tư tưởng cho thân nhiều lúc người khác mắc phải không chắn tâm trạng bất an - Không tự vệ tức cách máy móc có người khơng đồng ý với mà để người khác trình bày tưởng họ phản hồi lại (3) Khuyến khích phản hồi người khác cách: - Hãy yêu cầu người khác đáp ứng, cách xác định phương pháp hay hệ thống cụ thể (bạn muốn họ trả lời cách nào) câu hỏi mở rõ ràng Để ý tới dấu hiệu phi ngôn ngữ đối tượng giao tiếp cách yêu cầu đáp ứng - Cần dành đủ thời gian cho người khác thực phản hồi - Đền đáp lại phản hồi người khác phản hồi Trong nói, nên tỏ quan tâm tới ý kiến người khác cách đặt câu hỏi chứng tỏ bạn hiểu, thông cảm với phản hồi họ 1.3.4 Kỹ đọc Đọc kỹ quan trọng giao tiếp hành Đọc đem lại nhiều lợi ích: có thơng tin, biết ý tưởng mới, nâng cao hiểu biết Trong hoạt động hành đọc có nhiều mục đích: + Đọc để cập nhật thêm thông tin + Đọc để nắm bắt thông tin phản hồi thông tin + Đọc để biết ghi nhớ thông tin phục vụ công việc + Đọc để biết, ghi nhớ, giải công việc, hướng dẫn người khác thực + Đọc để biết, phân tích, dự đốn, định hướng, xây dựng kế hoạch 1.3.5 Kỹ viết Viết kỹ thuật quan trọng quản lý hành chính, thể hình thức giao tiếp gián tiếp thông qua ngôn ngữ viết sở văn phong hành Văn soạn thảo QLHC thông qua kỹ viết cần đảm bảo: + Về hình thức, thể thức: theo yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn (cơ chữ, cách trình bày) + Về nội dung: đảm bảo yêu cầu thông tin (chỉ đạo, thông báo, hướng dẫn …), nội dung nhấn mạnh làm rõ nhờ vào hình thức thể văn chuyển tải 13 yêu cầu nội dung công việc việc sử dụng từ ngữ nhấn mạnh, cách ngắt ý, viết hoa, in đậm…giúp người đọc hiểu ý tưởng + Về văn phong: văn phong hành (chính xác, rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu, khơng dùng thuật từ, thuật ngữ, mỹ từ, mị từ, hạn chế việc dùng thuật ngữ chuyên môn trừ trường hợp cần thiết) Tránh lan man thông tin phụ, vấn đề dẫn dắt dài không cần thiết 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TRONG HÀNH CHÍNH CỦA CÁN BỘ, CƠNG CHỨC Ở TRƯỜNG THCS TRIỆU THÀNH 2.1 Tổng quan trường THCS Triệu Thành, huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị 2.1.1 Khái quát trường THCS Triệu Thành Trường THCS Triệu Thành tiền thân trường cấp Triệu Thành thành lập từ tháng năm 1976 Từ ngày thành lập đến trường nhiều lần tách nhập Năm 1976 đến năm 1992 trường mang tên Trường PTCS Triệu Thành Năm học 1992-1993 khối cấp trường giải thế, học sinh trường chuyển học trường THCS Triệu Đông Đến năm 2007, nhân kỷ niệm 100 năm ngày sinh Tổng bí thư Lê Duẩn, trường THCS thành lập lại mang tên Trường THCS Triệu Thành theo Quyết định số 756/QĐ-UBND ngày 17 tháng năm 2007 UBND huyện Triệu Phong Về quy mơ trường lớp: Năm học 2015-2016 nhà trường có 190 học sinh với lớp, cụ thể: Khối Số lớp Số lượng HS Nữ 45 15 39 15 48 22 58 33 Tổng số: 190 85 Về số lượng chất lượng đội ngũ: Số lượng Trình độ Độ tuổi TS Nữ Th.s ĐH CĐ TC SC >50 41-50 31-40