Kỹ năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch công việc hay hoạch định công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Tài liệu lập kế hoạch công việc của các nhà quản lý cấp trung và cấp cao. Rất cần thiết trong việc định hướng công việc và kinh doanh của công ty.

Kỹ lập kế hoạch Bài viết chia sẻ kiến thức hoạch định lập kế hoạch công việc chi tiết Đây Kỹ mềm quan trọng người cấp quản lý Lập kế hoạch công việc hay hoạch định cơng việc q trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Tài liệu lập kế hoạch công việc nhà quản lý cấp trung cấp cao Rất cần thiết việc định hướng công việc kinh doanh công ty Khái niệm hoạch định cơng việc Hoạch định q trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Nó liên hệ với phương tiện với mục đích Tất người quản lý cần hiểu thực công việc hoạch định Ý nghĩa việc hoạch định  Tư có hệ thống để tiên liệu tình quản lý  Phối hợp nguồn lực tổ chức hữu hiệu  Tập trung vào mục tiêu sách tổ chức  Nắm vững nhiệm vụ tổ chức để phối hợp với quản lý viên khác  Sẵn sàng ứng phó đối phó với thay đổi mơi trường bên  Phát triển hữu hiệu tiêu chuẩn kiểm tra Xác định công việc Khi bắt đầu công việc mới, làm để triển khai công việc hồn hảo? Nếu bạn khơng có phương pháp để xác định đầy đủ yếu tố, bạn bỏ sót nhiều nội dung cơng việc Đó yếu điểm việc hoạch định công việc gây nhiều cố, phát sinh, tốn thất bại Để tránh tình trạng xác định nội dung công việc với phương cách định hướng công việc 5W H 2C 5M sau  Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc: 1W (Why)  Xác định nội dung công việc: 2W (What)  Xác định nơi thực hiện: 3W (Where)  Xác định bắt đầu, chấm dứt, tiến độ 4W (When)  Xác định làm gì, có trách nhiệm 5W (Who)  Xác định phương cách thức thực 1H (How)  Xác định phương pháp kiểm soát: 1C (Control)  Xác định phương pháp kiểm tra: 1C (Check)  Xác định nguồn lực thực 5M 3.1 Xác định mục tiêu yêu cầu - 1W - Why 1W - Why: Khi phải làm công việc, điều mà bạn quan tâm là:  Tại bạn phải làm cơng việc này?  Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận bạn?  Hậu bạn không thực chúng? Why (tại sao?) 1W 5W Khi bạn thực cơng việc điều bạn nên xem xét why với nội dung Xác định yêu cầu, mục tiêu giúp bạn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối 3.2 Xác định nội dung công việc - 2W - What 2W - What? Nội dung cơng việc gì? Hãy bước để thực công việc giao Bạn rằng, bước sau khách hàng bước công việc trước 3.3 Xác định công việc thực đâu - 3W - Where 3W - Where: đâu, bao gồm câu hỏi sau:  Cơng việc thực đâu?  Giao hàng địa điểm nào?  Kiểm tra phận nào?  Testing công đoạn nào? 3.4 Xác định công việc thực - 4W - When 4W - When: Cơng việc thực nào, giao, kết thúc Để xác định thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng công việc Áp dụng nguyên tắc khẩn cấp, quan trọng Eisenhower:  Công việc quan trọng khẩn cấp,  Công việc không quan trọng khẩn cấp,  Công việc quan trọng không khẩn cấp,  Công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn nên xác định ưu tiên thực công việc theo ưu tiên xác định 3.5 Xác định thực công việc - 5W - Who 5W - Who: Ai, bao gồm khía cạnh sau:  Ai làm việc  Ai kiểm tra  Ai hỗ trợ  Ai chịu trách nhiệm 3.6 Xác định phương pháp thực - 1H - How 1H - How: nghĩa nào? Nó bao gồm nội dung:  Tài liệu hướng dẫn thực (cách thức thực cơng việc)?  Tiêu chuẩn gì?  Nếu có máy móc cách thức vận hành nào?  Công cụ thiết bị cần thiết gì?  Những kỹ đặc biệt cần thiết cho cơng việc?  Cần hướng dẫn đào tạo để thực công việc? 3.7 Xác định phương pháp kiểm soát - 1C - Control Cách thức kiểm soát liên quan đến:  Cơng việc có đặc tính gì?  Làm để đo lường đặc tính đó?  Đo lường dụng cụ, máy móc nào?  Có điểm kiểm sốt điểm kiểm soát trọng yếu (Xem chi tiết qua tài liệu MBP – Management By Process - phương pháp quản lý theo trình) 3.8 Xác định phương pháp kiểm tra - 2C - Check Phương pháp kiểm tra liên quan đến nội dung sau:  Có bước công việc cần phải kiểm tra Thông thường có cơng việc cần số lượng tương tự bước phải kiểm tra  Tần suất kiểm tra nào? Việc kiểm tra thực lần hay thường xuyên (nếu lần?)  Ai tiến hành kiểm tra?  Những điểm kiểm tra trọng yếu?  Trong DN khơng thể có đầy đủ nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất công đoạn, tiến hành kiểm tra điểm trọng yếu (quan trọng nhất)  Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức điểm kiểm tra chiếm 20 % số lượng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót 3.9 Xác định nguồn lực - 5M Nhiều kế hoạch thường trọng đến công việc mà lại không trọng đến nguồn lực, mà có nguồn lực đảm bảo cho kế hoạch khả thi Nguồn lực bao gồm yếu tố:  Manpower = Nguồn nhân lực  Money = Tài  Material = Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng  Machine = Máy móc/cơng nghệ  Method = Phương pháp, quy trình làm việc 3.9.1.Manpower - 1M Manpower - Nhân lực - Bao gồm nội dung:  Những thực cơng việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?  Ai hỗ trợ?  Ai kiểm tra?  Nếu cần nguồn phòng ngừa có đủ nguồn lực người để hỗ trợ khơng? 3.9.2.Money - Tài - 2M Money - Tài - Bao gồm việc soạn ngân sách dự đốn cho cơng đoạn cơng việc  Ngân sách dự trù cho thiết bị cần thiết  Ngân sách dự trù cho nhân lực  Ngân sách dự cho dịch vụ  Ngân sách tuần, tháng, quý năm 3.9.3.Material - Nguyên Vật liệu - 3M Material - Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm yếu tố:  Xác định tiêu chuẩn NVL  Tiêu chuẩn nhà cung ứng  Xác định phương pháp giao hàng  Thời hạn giao hàng 3.9.4.Machine - Máy móc, cơng nghệ, kỹ thuật - 4M Machine - Máy móc  Thiết kế  Bảo hành  Năng xuất  Độ tin cậy  Nhà sản xuất  Hướng dẫn, đào tạo  Dụng cụ cần thiết, đặt biệt  Quy trình cài đặt 3.9.5.Method - Phương pháp, quy trình  Phương pháp thực  Phương cách xây dựng quy trình (Chỉ thị, áp đặt hay xây dựng với cọng tác?)  Làm đánh giá hữu hiệu?  Làm kiểm soát?  Phương pháp dự phòng? Phân loại  Hoạch định chiến lược  Hoạch định tác nghiệp  Hoạch định dự án  Mục tiêu  Hoạch định năm  Hoạch định tháng  Hoạch định tuần  Hoạch định kế hoạch dự phòng 4.1 Hoạch định chiến lược 4.1.1.Đặc điểm  Thời hạn: vài năm  Khuôn khổ: rộng  Mục tiêu: chi tiết 4.1.2.Q trình hoạch định chiến lược  Nhận thức hội  Xác định mục tiêu  Phát triển tiền đề  Xác định phương án lựa chọn  Đánh giá phương án  Lựa chọn phương án tối ưu (sử dụng công cụ SWOT)  Hoạch định kế hoạch phụ trợ  Lượng hóa hoạch định ngân quỹ 4.1.3.Đầu hoạch định chiến lược  Một kế hoạch kinh doanh  Kế hoạch phát triển công ty 4.2 Hoạch định tác nghiệp 4.2.1.Đặc điểm  Thời hạn: ngày, tuần, tháng  Khuôn khổ: hẹp  Mục tiêu: chi tiết xác định 4.2.2.Đầu hoạch định tác nghiệp  Hệ thống tài liệu hoạt động tổ chức như:  Các loại sổ tay, cẩm nang  Quy trình hoạt động  Các quy định  Các sách  Hướng dẫn công việc  Các biểu mẫu  Các kế hoạch thực mục tiêu, dự án ngắn hạn 4.3 Hoạch định dự án  Xác định yêu cầu dự án  Xác định quy trình  Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án  Xây dựng kế hoạch thực dự án theo sơ đồ Gantt 4.4 Mục tiêu  Phân loại mục tiêu  Điều kiện mục tiêu  Lập kế hoạch thực mục tiêu 4.4.1.Phân loại mục tiêu  Mục tiêu cấp công ty, phận, cá nhân  Theo Peter Drucker, mục tiêu công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn sau:  Tồn tăng trưởng  Lợi nhuận  Phân bổ nguồn lực rủi ro  Năng suất  Vi cạnh tranh  Phát triển nguồn lực  Phát triển công nghệ  Trách nhịêm xã hội 4.4.2.Điều kiện mục tiêu Điều kiện mục tiêu cần đảm bảo yêu cầu nguyên tắc SMART Nguyên tắc Smart thiết lập mục tiêu  Specific – Cụ thể, dễ hiểu  Measurable – Đo lường  Achievable – Vừa sức  Realistic – Relevant - Thực tế  Time-Bound – Có thời hạn 4.4.2.1 Specific – Cụ thể, dễ hiểu  Chỉ tiêu phải thật cụ thể định hướng cho hoạt động tương lai  Đừng nói mục tiêu bạn dẫn đầu thị trường đối thủ chiếm 40 % thị phần  Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41%-42% thị phần, từ bạn biết phải cố đạt % 4.4.2.2 Measurable – Đo lường  Chỉ tiêu mà không đo lường khơng biết có đạt hay không?  Đừng ghi: "phải trả lời thư khách hàng có thể" Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngày nhận 4.4.2.3 Achievable – Vừa sức  Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, đừng đặt tiêu loại khơng thể đạt  Nếu bạn khơng có giọng ca trời phú đừng đặt tiêu trở thành siêu Giữ trọng lượng mức lý tưởng 45kg vừa sức 4.4.2.4 Realistics – Thực tế  Đây tiêu chí đo lường cân khả thực so vối nguồn lực doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc )  Đừng đặt tiêu giảm 20 kg tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg vòng tháng, khơng thực tế 4.4.2.5 Timebound – Có thời hạn  Mọi cơng việc phải có thời hạn hồn thành, khơng bị trì hỗn  Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho mục tiêu khác 4.4.3.Kế hoạch thực mục tiêu - Gant Chart Có thể sử dụng biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch Một công cụ hiệu phần mềm Microsoft project 4.5 Hoạch định kế hoạch năm Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:  Từ chiến lược công ty  Từ dự án tham gia  Từ mục tiêu công ty mục tiêu phận công ty giao  Từ nhiệm vụ theo chức nhiệm vụ phận Nội dung kế hoạch công tác năm:  Nội dung mục tiêu công việc  Thời gian thực  Mức độ quan trọng công viêc (để giúp phận đặt trọng tâm vào cơng tác đánh giá công việc cuối năm) 4.6 Hoạch định kế hoạch tháng Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng  Các công việc kế hoạch năm  Các cơng việc tháng trước tồn  Các công việc phát sinh công ty giao 4.6.1.Nội dung kế hoạch tháng  Các công việc quan trọng tháng  Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực  Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tháng làm tháng sau) 4.7 Hoạch định kế hoạch tuần Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:  Các công việc kế hoạch tháng  Các công việc tuần trước chưa thực xong  Các công việc phát sinh công ty giao thêm 4.7.1.Nội dung kế hoạch tuần  Các công việc quan trọng tuần  Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi (yêu cầu kết quả)  Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tuần làm tuần sau) 4.8 Hoạch định kế hoạch dự phòng - Contingency Planning Mọi doanh nghiệp bị tác động kiện bất ngờ khơng có cách ứng phó đắn dẫn đến việc doanh nghiệp bị thua lỗ Hoạch định kế hoạch dự phòng cách tiếp cận dự phòng cho tình khác xảy gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp Chẳng hạn rủi ro kĩ thuật làm sập máy chủ, chuyến hàng bị dự án lớn khơng tốn khiến doanh nghiệp bị đảo lộn tức Khơng riêng kiện tiêu cực, mà kiện tích cực làm gián đoạn hoạt động doanh nghiệp, chẳng hạn đơn đặt hàng lớn, hoạch định kế hoạch dự phòng tốt giải điều 4.8.1 Tầm quan trọng hoạch định kế hoạch dự phòng Mọi doanh nghiệp có khả xảy tình gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động Nếu phản ứng tình kém, có tác động mạnh mẽ đến tương lai doanh nghiệp, chẳng hạn khách hàng, liệu chí doanh nghiệp 4.8.2.Lập hoạch định kế hoạch dự phòng Hoạch định kế hoạch dự phòng hoạt động chuỗi kiện dựa mức độ ưu tiên  Đầu tiên, lập danh sách kiện lớn có khả khiến q trình kinh doanh trở nên tồi tệ Xây dựng cách ứng phó riêng cho kiện Doanh nghiệp chuẩn bị bước hành động doanh nghiệp thực sau kiện xảy ra?  Sau doanh nghiệp có kịch cách ứng phó giấy, lúc đặt ưu tiên Trong trường hợp khủng hoảng tài chính, bước dự phòng quan trọng nhất? Những tài sản bán sử dụng làm tài sản chấp cho khoản vay tạm thời hạn mức tín dụng?  Sắp xếp thứ theo thứ tự quan trọng, sau biến cố thực xảy ra, kế hoạch dự phòng sẵn sàng để thực 4.8.3.Thực hoạch định kế hoạch dự phòng Sau hoạch định kế hoạch dự phòng hồn thành, phân phối cho tất người có vai trò kiện có kế hoạch Cần tổ chức họp lên kế hoạch chi tiết, để người biết vai trò có chuyện xảy Điều quan trọng phải có phương pháp theo dõi xác định cho kế hoạch doanh nghiệp, để bước cần thực hoàn thành để kế hoạch xem xét cách đặn Một nhóm nên định chịu trách nhiệm kế hoạch thường xuyên họp với (ít hàng năm thường xuyên vào thời điểm bắt đầu) Tại họp, kế hoạch cần xem xét để hoàn thiện rủi ro bị thay đổi cần xác định phân tích Các kế hoạch giảm thiểu cần xem xét để đảm bảo chúng thực Khi kế hoạch cập nhật, tóm tắt thay đổi tạo kế hoạch tóm tắt sửa đổi phân phối cho tất người có vai trò kiện có kế hoạch  ... 4.4.3 .Kế hoạch thực mục tiêu - Gant Chart Có thể sử dụng biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch Một công cụ hiệu phần mềm Microsoft project 4.5 Hoạch định kế hoạch năm Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch. .. phòng? Phân loại  Hoạch định chiến lược  Hoạch định tác nghiệp  Hoạch định dự án  Mục tiêu  Hoạch định năm  Hoạch định tháng  Hoạch định tuần  Hoạch định kế hoạch dự phòng 4.1 Hoạch định chiến... thực xảy ra, kế hoạch dự phòng sẵn sàng để thực 4.8.3.Thực hoạch định kế hoạch dự phòng Sau hoạch định kế hoạch dự phòng hồn thành, phân phối cho tất người có vai trò kiện có kế hoạch Cần tổ