Nghiên cứu thực trạng và giải pháp về soạn thảo và ban hành văn bản để nâng cao hiệu quả lãnh đạo và chất lượng hồ sơ phông lưu trữ của tỉnh, thành ủy trực thuộc trung ương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ ĐỖ QUỐC TOÁN NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội, năm 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ ĐỖ QUỐC TOÁN NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Hướng dẫn khoa học: PGS Vương Đình Quyền Hà Nội, năm 2013 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: MỐI QUAN HỆ GIỮA VIỆC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN VỚI CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, quan hệ công tác Tỉnh ủy, Thành ủy 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2 Cơ cấu tổ chức 1.1.3 Quan hệ công tác 1.2 Chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy 1.2.1 Các loại hồ sơ chủ yếu phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy 1.2.2 Các yếu tố bảo đảm chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy 1.3 Mối quan hệ soạn thảo ban hành văn với chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy 1.3.1 Đảm bảo tính đầy đủ cho thành phần tài liệu hồ sơ 1.3.2 Đảm bảo tính pháp lý độ tin cậy tài liệu hồ sơ 1.3.3 Đảm bảo tính xác cho thơng tin tài liệu hồ sơ CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở MỘT SỐ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY 2.1 Các quy định, hướng dẫn soạn thảo ban hành văn 2.1.1 Quy định, hướng dẫn Trung ương 2.1.2 Quy định, hướng dẫn Tỉnh ủy, Thành ủy 2.2 Các loại văn thuộc thẩm quyền ban hành Tỉnh ủy, Thành ủy 2.2.1 Phương thức lãnh đạo văn Đảng 2.2.2 Các loại văn Tỉnh ủy, Thành ủy ban hành 2.3 Tình hình soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy, Thành ủy Trang 10 12 15 19 26 37 37 38 40 43 44 45 2.3.1 Tổ chức soạn thảo văn 2.3.2 Quy trình soạn thảo văn 2.3.3 Chất lượng văn soạn thảo 2.3.4 Ban hành văn 2.4 Nhận xét chung soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy, Thành ủy 2.4.1 Những tác động ảnh hưởng tích cực đến chất lượng hồ sơ lưu trữ 2.4.2 Những hạn chế, bất cập ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ lưu trữ 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế, bất cập CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỂ GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY 3.1 Nâng cao nhận thức vị trí, vai trò văn việc soạn thảo ban hành văn 3.2 Bổ sung, hoàn thiện hệ thống quy định, hướng dẫn soạn thảo ban hanh văn 3.3 Bố trí đủ số lượng, nâng cao trình độ, lực đội ngũ cán biên tập văn 3.4 Cải tiến số khâu soạn thảo ban hành văn 3.5 Bảo đảm điều kiện vật chất cho việc soạn thảo ban hành văn KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 57 62 89 92 93 94 97 100 122 124 125 127 129 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết luận văn Tỉnh ủy, Thành ủy quan lãnh đạo Đảng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Trong trình hoạt động mình, Tỉnh ủy, Thành ủy trực thuộc Trung ương ban hành văn lãnh đạo, đạo, phối hợp, điều hành lĩnh vực đời sống xã hội địa phương, từ cơng tác xây dựng Đảng đến chủ trương, sách phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng, vấn đề tơn giáo, dân tộc, hoạt động đối ngoại… Tuy nhiên, thực tiễn, nhiều nguyên nhân khác nhau, việc soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy, Thành ủy có điểm chưa thống nhất, bộc lộ số hạn chế, bất cập, ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung chất lượng văn bản, đến việc theo dõi, giải văn sau ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy Nhận thấy, việc nghiên cứu mối quan hệ soạn thảo ban hành văn với chất lượng hồ sơ đánh giá thực trạng soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy, Thành ủy để từ đề giải pháp góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ phơng lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy vấn đề cần thiết, có nhiều ý nghĩa thực tiễn, lẽ, phơng lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy có nhiều thành phần tài liệu, văn Tỉnh ủy, Thành ủy ban hành phận chủ yếu phận hợp thành quan trọng nhất, có giá trị nhất, phản ánh chức năng, nhiệm vụ kết hoạt động mặt đơn vị hình thành phơng, đó, tác giả chọn đề tài “Nghiên cứu thực trạng giải pháp soạn thảo ban hành văn để nâng cao chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy trực thuộc Trung ương” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành lưu trữ Mục tiêu nghiên cứu luận văn Đề tài nhằm giải mục tiêu sau đây: Thứ nhất, làm rõ tiêu chí đánh giá chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy mối quan hệ việc soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy, Thành ủy với chất lượng hồ sơ Thứ hai, khảo sát thực trạng soạn thảo ban hành văn số Tỉnh ủy, Thành ủy trực thuộc Trung ương1 phân tích tác động chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy Thứ ba, đề xuất số giải pháp soạn thảo ban hành văn để góp phần phục vụ hiệu hoạt động lãnh đạo nâng cao chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy Để thực mục tiêu đề tài, tác giả thực nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ tổ chức Tỉnh ủy - Nghiên cứu văn quy định, hướng dẫn Trung ương, Văn phòng Trung ương, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương, Tỉnh ủy soạn thảo ban hành văn - Khảo sát, đánh giá thực trạng soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy giai đoạn 2005 – 2013 - Khảo sát, đánh giá chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy giai đoạn 2006 – 2010 - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn Dưới đây, cụm từ “Tỉnh ủy, Thành ủy trực thuộc Trung ương” cụm từ “Tỉnh ủy, Thành ủy” viết gọn “Tỉnh ủy” (trừ tiêu đề đề mục, mục, tiểu mục) Đối tượng nghiên cứu luận văn chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy thực trạng soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy Phạm vi nghiên cứu khảo sát: luận văn tập trung nghiên cứu khảo sát công tác tổ chức soạn thảo, ban hành văn văn ban hành từ năm 2005 đến 2013 Tỉnh ủy, Thành ủy: Hà Nam, Hải Phòng, Thái Nguyên, Đồng Nai, Hậu Giang, Hà Nội, Khánh Hòa, Sơn La, Tuyên Quang, Bắc Giang, Đồng Nai, Hưng Yên, Bình Thuận, Tp Hồ Chí Minh, Đăk Lăk, Đăk Nơng, Thái Ngun, Cao Bằng, Bến Tre, Hòa Bình, Điện Biên, Nghệ An Riêng việc khảo sát chất lượng hồ sơ thực hồ sơ phông lưu trữ Thành ủy Hà Nội giai đoạn 2006 - 2010 Phương pháp nghiên cứu Cùng với việc vận dụng nguyên lý chủ nghĩa Mác – Lênin, sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ, để nghiên cứu đề tài, sử dụng số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau đây: Phương pháp khảo sát thực tế vận dụng để thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho việc đánh giá chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, thực trạng soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy Phương pháp phân tích tổng hợp vận dụng phân tích lý luận thực tiễn làm sáng tỏ cần thiết phải nâng cao chất lượng văn bản, chất lượng hồ sơ; nghiên cứu, phân tích vừa khái qt, vừa cụ thể để tìm chung, riêng việc soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy Phương pháp hệ thống vận dụng để phân tích, đánh giá hệ thống văn Tỉnh ủy ban hành; đồng thời để nghiên cứu tổng thể việc soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy Phương pháp phân tích chức vận dụng để phân tích chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy, mối quan hệ cơng tác Tỉnh ủy, từ liên hệ đến việc soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy Phương pháp so sánh vận dụng đối chiếu lý luận thực tiễn, thực tiễn Tỉnh ủy với nhau, soạn thảo ban hành thể loại văn với thể loại văn khác Tỉnh ủy Tình hình nghiên cứu Cho đến nay, có nhiều cơng trình nghiên cứu văn bản, soạn thảo ban hành văn lập hồ sơ Về giáo trình sách chun khảo, kể đến số sách tiêu biểu như: Công tác lưu trữ Việt Nam (Nxb Khoa học xã hội, 1987); Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (Nxb Đại học giáo dục chuyên nghiệp, 1990); Lý luận phương pháp công tác văn thư PGS Vương Đình Quyền (Nxb Đại học Quốc gia, 2007); Hướng dẫn soạn thảo văn cơng tác văn phòng quan đảng, nhà nước GS TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia 2009); Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước (tái lần thứ năm có sửa chữa, bổ sung) GS TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia, 2010)… Về luận văn thạc sĩ, kể đến như: Hồn thiện hệ thống văn quản lý hành nhà nước cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương giai đoạn Bùi Xuân Lự (2000); Hoàn thiện việc xây dựng, ban hành văn Quốc hội Văn phòng Quốc hội giai đoạn Đỗ Thị Thanh (2003); Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phơng lưu trữ UBND Thành phố Hà Nội Lê Thị Thu Hương (2006); Lập hồ sơ hành ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, thực trạng giải pháp Lê Thị Hà (2006); Nghiên cứu chuẩn hóa thể thức văn doanh nghiệp quốc doanh Nguyễn Hồng Duy (2007); Văn phong văn quản lý Ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam Đỗ Thị Thanh Như (2007); Công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng Nguyễn Văn Tâm (2008); Hoàn thiện Kỹ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lượng công an nhân dân, Bộ Công an Đàm Thị Lan Anh (2010)… Nghiên cứu văn Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng chủ trì triển khai số đề tài khoa học như: Chuẩn hóa hệ thống văn Đảng Cộng sản Việt Nam (1996), Mẫu văn Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương (1999), Mẫu văn chủ yếu, thường dùng cấp ủy văn phòng cấp ủy địa phương, sở (2004)… Qua nghiên cứu giáo trình, sách chuyên khảo, luận văn thạc sỹ cơng trình nghiên cứu cho thấy, việc nghiên cứu thực trạng giải pháp soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy vấn đề chưa có cơng trình khoa học nghiên cứu Các nguồn tài liệu tham khảo Bên cạnh sách, tài liệu chuyên khảo, luận văn cao học, nguồn tài liệu tham khảo q trình thực đề tài văn đạo, hướng dẫn Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng công tác văn thư, lưu trữ, soạn thảo ban hành văn Đặc biệt, nguồn tư liệu tham khảo quan trọng văn Tỉnh ủy ban hành Ngoài ra, báo cáo Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, văn phòng Tỉnh ủy, văn Tỉnh ủy gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng tư liệu bổ trợ trình thực đề tài Ý nghĩa khoa học thực tiễn luận văn 3.2.3 Văn phòng Trung ương Đảng nghiên cứu, ban hành quy định viết hoa, viết tắt tả văn Đảng Ngoài chức phương tiện, công cụ phục vụ hoạt động quan, tổ chức Đảng, văn Đảng sản phẩm văn hóa, hàm chứa nhiều giá trị văn hóa Đảng dân tộc, vậy, để bảo đảm thống tính chuẩn mực văn Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng sớm nghiên cứu ban hành quy định viết hoa tả văn Đảng Đây đề nghị nhiều quan, tổ chức Đảng Về cách viết hoa, quy định nguyên tắc viết hoa văn Đảng Trong trình xác định nguyên tắc viết hoa văn Đảng tham khảo quy định viết hoa văn hành ban hành kèm theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19-01-2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Theo cần quy định cách viết hoa số trường hợp cụ thể sau đây: Đối với tên người, viết hoa tất chữ đầu âm tiết họ, đệm tên, ví dụ: Nguyễn Thăng Long, Trần Hương Lan, Đặng Thu Thảo, Võ Hoài Nam Đối với tên địa danh, viết hoa tất chữ đầu âm tiết địa danh, ví dụ: Hà Nội, Đà Nẵng, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên Đối với chức vụ, viết hoa chữ đầu âm tiết đầu chức vụ, ví dụ: Bí thư, Ủy viên, Chủ nhiệm, Trưởng ban, Chánh văn phòng Riêng cấp phó viết hoa chữ đầu âm tiết đầu viết hoa âm tiết đầu chức vụ cấp trưởng, ví dụ: Phó Bí thư, Phó Trưởng Ban, Phó Chánh văn phòng, Phó Trưởng phòng, Phó Chủ nhiệm 121 Đối với tên quan Đảng, viết hoa chữ đầu âm tiết đầu tên gọi quan Đảng chữ đầu âm tiết đầu tên riêng quan Đảng, ví dụ: Văn phòng, Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo, Ban Dân vận, Ủy ban Kiểm tra, Ban Nội Đối với cấp ủy trực thuộc, viết hoa viết hoa chữ đầu âm tiết đầu cấp ủy, tên riêng cấp ủy viết hoa tên địa danh tên gọi quan, tổ chức, ví dụ: Huyện ủy Đơng Anh, Thị ủy Cửa Lò, Đảng ủy khối Dân đảng, Đảng ủy khối quan tỉnh, Đảng đoàn Mặt trận Tổ quốc, Ban cán đảng Ủy ban nhân dân Đối với tên quan quyền, viết hoa chữ đầu âm tiết đầu tên quan, ví dụ: Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân Đối với sở, ngành, viết hoa chữ đầu âm tiết đầu tên gọi sở, ngành chữ đầu âm tiết đầu tên riêng sở, ngành, ví dụ: Sở Tài chính, Sở Giáo dục, Sở Nội vụ, Sở Ngoại vụ, Sở Y tế, Sở Tư pháp Trường hợp tên riêng sở, ngành cụm từ ghép, viết hoa chữ đầu âm tiết đầu cụm từ ghép thành tên sơ, ngành, ví dụ: Sở Giáo dục Đào tạo, Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Sở Tài nguyên Môi trường, Sở Kế hoạch Đầu tư Ngoài ra, cần quy định cụ thể với từ, cụm từ đặc biệt, như: + Các ngày lễ, tết: Tết Giáp Ngọ, Lễ Vu lan, Quốc tế lao động, Chiến thắng Điện Biên Phủ, Giải phóng miền Nam, Cách mạng Tháng Tám ; + Tên gọi tôn giáo: Nho giáo, Phật giáo, Hồi giáo, Thiên Chúa giáo, Hòa hảo, Cao Đài ; + Tên gọi quan thơng tấn, báo chí: báo Nhân Dân, báo Hà Nội mới, báo Hải Phòng, báo Thái Nguyên, Thơng xã Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, Đài Phát Truyền hình Nghệ An; 122 + Tên gọi quan đặc biệt: Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ, Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư v.v Về viết tắt Để tăng lượng thông tin văn Đảng, nên quy định việc viết tắt văn Đảng từ ngữ thông dụng Theo chúng tơi, Văn phòng Trung ương Đảng ban hành hướng dẫn viết tắt văn Đảng, kèm theo bảng chữ viết tắt cụ thể Cấu tạo bảng chữ viết tắt văn Đảng sau: STT Từ ngữ đầy đủ 1- Tên quan, tổ chức 1.1- Tên quan, tổ chức hệ thống trị Ban Chấp hành Trung ương Bộ Chính trị Ban Bí thư Mặt trận Tổ quốc Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Viết tắt BCHTW BCT BBT MTTQ HĐND UBND Về tả, sử dụng tả theo quy định tả tiếng Việt, Từ điển Tiếng Việt Từ điển Chính tả tiếng Việt Hồng Phê, quy định cụ thể số trường hợp như: - Nguyên âm “i” cuối âm tiết viết “i”: hi, ki, li, mi, ti , trừ “uy” viết tuy, luy (không viết tui, lui ) - Đối với âm tiết có nguyên âm bỏ dấu nguyên âm thứ hai, ví dụ: tồn quốc, hồn thành, tồn vẹn, lống thống, thoảng qua, Riêng âm “uy” bỏ dấu nguyên âm “u”, ví dụ: ủy viên, ủy ban, ủy nhiệm, thủy triều, hạ thủy, biên thùy 123 - Trước dấu chấm (.), dấu hai chấm (:), dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;) khoảng trống - Sau dấu chấm (.), sau dấu chấm hỏi (?), sau dấu chấm than (!); sau dấu ba chấm (…), sau dấu hai chấm (:), sau dấu hai chấm ngoặc kép (: “…”) đầu dòng: viết hoa chữ đầu âm tiết thứ 3.2.4 Các Tỉnh ủy hoàn thiện hệ thống văn quy định, quy chế, hướng dẫn quản lý văn bản, soạn thảo ban hành văn Để thực thống quy định Trung ương văn Đảng phạm vi Tỉnh ủy đảng tỉnh, Tỉnh ủy cần kiểm tra, rà soát lại hệ thống văn quy định, quy chế, hướng dẫn liên quan đến quản lý văn bản, soạn thảo ban hành văn như: - Quy trình soạn thảo văn Tỉnh ủy; - Quy định trình tự, thủ tục trình ký văn Tỉnh ủy; - Hướng dẫn kỹ thuật trình bày loại văn Tỉnh ủy; - Quy định nơi nhận văn Tỉnh ủy; - Mẫu văn chủ yếu, thường dùng Tỉnh ủy; - v.v 3.3 Bố trí đủ số lượng, nâng cao trình độ, lực đội ngũ chuyên viên biên tập văn Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định: “Cán gốc công việc, công việc thành công hay thất bại cán tốt hay kém” [18, tr.487] Nghị hội nghị lần thứ ba Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII) chiến lược cán thời kỳ đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước rõ: “Cán nhân tố định thành bại cách mạng, gắn liền với vận mệnh Đảng, đất nước chế độ, khâu then chốt công tác xây dựng Đảng” 124 Mục tiêu đặt công tác cán biên tập văn Tỉnh ủy là: bố trí đủ số lượng, đào tạo, bồi dưỡng chuyên viên vừa có phẩm chất đạo đức cách mạng, trung thành tuyệt mục tiêu, lý tưởng Đảng, với Tổ quốc, vừa có trình độ lý luận trị, chun mơn, lực thực tiễn, lực công tác đảng, kỹ biên soạn văn Đảng, đáp ứng tiêu chuẩn chức danh cán Để đạt mục tiêu nêu cần tăng cường đào tạo, bồi dưỡng kỹ soạn thảo văn Đảng đội ngũ chuyên viên quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy theo hướng: - Đưa nội dung nghiên cứu, tìm hiểu soạn thảo văn Đảng vào nội dung tập công việc cán tuyển dụng, điều động công tác quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy - Định kỳ năm, Tỉnh ủy quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy tổ chức tập huấn kỹ biên soạn văn Đảng cho đội ngũ chuyên viên Về nội dung, tập trung giới thiệu số chuyên đề thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng, kỹ biên tập văn bản, sử dụng tiếng Việt văn hành ; cách thức tổ chức: học viên vừa nghe lý thuyết, vừa thực hành soạn thảo số loại văn chủ yếu, thường dùng Tỉnh ủy để báo cáo viên sửa chữa trực tiếp lớp - Văn phòng Trung ương Đảng phối hợp với Học viện Chính trị Hành Quốc gia, trường trị tỉnh, thành phố, Văn phòng Tỉnh ủy tổ chức lớp bồi dưỡng theo địa phương, vùng, tổ chức lớp bồi dưỡng soạn thảo văn riêng kết hợp lớp bồi dưỡng kiến thức cơng tác văn phòng Đảng Ngồi giảng viên học viện, nhà trường, tăng cương mời báo 125 cáo viên người có nhiều kinh nghiệm soạn thảo văn Đảng để trao đổi kinh nghiệm soạn thảo văn Đảng 3.4 Cải tiến số khâu soạn thảo ban hành văn Một giải pháp quan trọng để nâng cao chất lượng văn cải tiến quy trình soạn thảo ban hành văn cho hợp lý, hiệu Đây nội dung nhiều người quan tâm, nhà quản lý, chun viên, song lại cơng việc khó khăn phức tạp liên quan đến nhiều khâu, nhiều người, nhiều phận Vấn đề đặt cải tiến cải tiến nào? Chúng xin đề xuất số nội dung cụ thể sau: Thứ nhất, để thuận tiện cho việc đăng ký, quản lý, theo dõi tra tìm văn bản, phù hợp với đề xuất cách ghi tác giả ban hành văn bản, đề nghị khắc sử dụng dấu Ban Thường vụ Tỉnh ủy riêng, không dùng chung với tác giả Tỉnh ủy Dấu Ban Thường vụ Tỉnh ủy sử dụng để đóng văn Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành Mẫu dấu cần quy định bổ sung hệ thống mẫu dấu tổ chức Đảng ban hành kèm theo Quyết định số 296-QĐ/TW, ngày 30/3/2010 Ban Bí thư Trung ương Đảng để thực thống nước Thứ hai, thực đồng quy trình xử lý văn mạng tất Tỉnh ủy Hiện nay, với hệ thống trang thiết bị tin học đầu tư, mạng thông tin diện rộng Đảng kết nối vận hành thông suốt từ Trung ương đến sở, đó, Tỉnh ủy cần khai thác tiện ích phát huy vai trò hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động cấp ủy Trong việc soạn thảo ban hành văn bản, thực việc xử lý công việc quy trình soạn thảo văn mạng, từ dự thảo 126 hình thành, đến việc xin ý kiến, đóng góp ý kiến, tổng hợp ý kiến, giải trình, sau trình ký văn Thứ ba, cài đặt mẫu thể loại văn thuộc thẩm quyền ban hành Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy máy tính làm việc chuyên viên để tạo thuận lợi cho việc soạn thảo văn bảo đảm thống quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy Hai là, thực đầy đủ nghiêm túc quy định gửi nhận văn mạng mạng thông tin diện rộng theo Quy định số 01QĐ/VPTW, ngày 07-4-2011 Văn phòng Trung ương Đảng 3.5 Bảo đảm điều kiện vật chất cho việc soạn thảo ban hành văn Để bảo đảm điều kiện vật chất cho việc nâng cao chất lượng văn soạn thảo, đề xuất số vấn đề cụ thể sau: Trước hết, Tỉnh ủy cần có quy định chế độ bồi dưỡng soạn thảo văn Tỉnh ủy Trên thực tế, soạn thảo, biên tập văn công việc lao động nặng nhọc, nhiều văn soạn thảo đòi hỏi cán phải có tích lũy kinh nghiệm, tập trung trí tuệ, cơng sức để soạn văn có chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, đạo Tỉnh ủy, việc quy định chế độ bồi dưỡng soạn thảo văn Tỉnh ủy cần thiết Kinh phí sử dụng vào việc nghiên cứu, khảo sát, hội thảo, xin ý kiến, vật tư, văn phòng phẩm phương tiện ban hành văn đặc biệt bồi dưỡng trực tiếp cho cán biên soạn văn Quy định cần quy định cụ thể loại văn bồi dưỡng, mức bồi dưỡng sao, tỷ lệ phần trăm bồi dưỡng trực tiếp cho người soạn thảo văn Theo chúng tôi, loại văn cần bồi dưỡng soạn thảo gồm: nghị quyết, thị, kết luận, định chủ trương công tác, thông báo ý kiến đạo, ý kiến kết luận Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, 127 Thường trực Tình ủy, báo cáo tổng kết công tác năm, báo cáo tổng kết thực thị, nghị Trung ương, Tỉnh ủy, báo cáo khảo sát phục vụ chuyên đề nghiên cứu, công văn đạo Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy Hai là, với việc đầu tư trang thiết bị làm việc bàn, ghế, tủ, máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax , Tỉnh ủy cần đầu tư trang bị thêm số phương tiện, mua số phần mềm chuyên dụng phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, như: - Máy scan để quét văn cần thiết làm tư liệu, tận dụng nội dung có để tránh việc phải soạn thảo lại - Phần mềm nhận dạng văn giúp cho việc nhận dạng chuyển thông tin văn từ dạng ảnh sang dạng chữ, số, bảng biểu - Phần mềm tổng hợp, phần mềm trợ giúp đắc lực cho việc biên soạn văn bản, việc biên tập, tổng hợp ý kiến - Phần mềm soát, sửa lỗi tả tiếng Việt 128 KẾT LUẬN Cơng đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước diễn bối cảnh quốc tế hình hình nước có thuận lợi có khơng khó khăn, thách thức, đòi hỏi Tỉnh ủy phải không ngừng nâng cao lực lãnh đạo, đạo, điều hành phải thường xuyên, bao quát, kịp thời sâu sát Chính yêu cầu đặt cho quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện để đáp ứng chức tham mưu, phục vụ lãnh đạo Tỉnh ủy tất lĩnh vực, có tham mưu xây dựng văn Tuy nhiên, thực trạng có số bất cập quy trình soạn thảo văn bản, quy trình ban hành văn bản, số lượng, trình độ, lực cán biên tập nhiều yếu tố khác nêu luận văn ảnh hưởng đến chất lượng văn soạn thảo, từ ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu công tác lãnh đạo cấp ủy chất lượng văn Phông lưu trữ Tỉnh ủy Để khắc phục giải hạn chế, bất cập nêu, luận văn đề xuất số giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện quy trình soạn thảo ban hành văn để nâng cao chất lượng văn Tỉnh ủy Các giải pháp nêu luận văn xuất phát từ khảo sát thực tế tình hình quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy Chúng cho rằng, việc thực giải pháp đảm bảo thống trình thực quy trình soạn thảo ban hành văn quan chuyên trách tham mưu, giúp việc nước, góp phần nâng cao chất lượng văn phông lưu trữ Tỉnh ủy Cũng cần lưu ý rằng, việc áp dụng giải pháp phải thực đồng phải bảo đảm phù hợp với điều kiện đặc thù, tình 129 hình cụ thể Tỉnh ủy, tránh coi nhẹ tuyệt đối hóa giải pháp q trình thực Tóm lại, nâng cao chất lượng văn Tỉnh ủy yêu cầu cấp thiết tình hình nay, vấn đề lớn khó, giải pháp đề xuất chắn nhiều hạn chế Vì vậy, kết nghiên cứu luận văn bước đầu, hy vọng vấn đề mà luận văn đặt tiếp tục nghiên cứu, mở rộng sâu sắc nhằm không ngừng nâng cao chất lượng văn bản, phục vụ tốt lãnh đạo, đạo Tỉnh ủy góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy./ 130 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh (1995), Xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước, Nhà xuất Lao động, Hà Nội Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Quyết định số 183-QĐ/TW, ngày 08-5-2013 chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy ban nội Tỉnh ủy trực thuộc Trung ương Lưu Lưu trữ quan Văn phòng Trung ương Đảng Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Quyết định số 219-QĐ/TW, ngày 27-12-2013 chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy, Thành ủy Lưu Lưu trữ quan Văn phòng Trung ương Đảng Ban Chấp hành Đảng tỉnh, thành phố, Quy chế làm việc nhiệm kỳ 2010 – 2015 tỉnh, Thành ủy: Hà Nội, Đà Nẵng, Vĩnh Phúc, Đồng Nai, Hưng Yên, Bình Thuận, Cao Bằng, Bến Tre Lưu lưu trữ quan Văn phòng Trung ương Đảng Ban Tổ chức Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam (2012), Quy định, hướng dẫn thi hành Điều lệ Đảng Tạp chí Xây dựng Đảng, Hà Nội Bộ Khoa học Công nghệ, Quyết định số 20/2002/QĐ-BKHCN, ngày 31-12-2002 việc ban hành Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700:2002) văn quản lý nhà nước - mẫu trình bày Lưu Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08-4-2004 công tác văn thư Lưu Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn 131 Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội 10 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Công văn số 184CV/CLT, ngày 15-3-2005 ban hành mẫu văn cấp ủy văn phòng cấp ủy địa phương, sở Lưu Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 11 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Thơng báo tình hình cơng tác văn thư, lưu trữ Tỉnh ủy từ năm 2001 đến 2013 Lưu Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 12 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2004), Công tác văn thư lưu trữ, TS Dương Văn Khảm (chủ biên), Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 13 Nguyễn Đăng Dung, Hoàng Trọng Phiến (1998), Hướng dẫn soạn thảo văn bản, Nxb Thống kê, Hà Nội 14 Hồng Hà (2008), Văn phòng cấp ủy cần làm tốt cơng tác thơng tin, văn phục vụ cấp ủy, Tạp chí Văn phòng cấp ủy, số 13, tr 10-12 15 Trần Hà (1996), Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Trẻ, Hồ Chí Minh 16 Tơ Tử Hạ (chủ biên) (2009), Từ điển Hành chính, Nxb Lao động – Xã hội, Hà Nội 17 Nguyễn Văn Hiền (2011), Tham mưu thông qua biên tập văn – vài kinh nghiệm, Tạp chí Văn phòng cấp ủy, số 46, tr 13-15 18 Hồ Chí Minh tồn tập (1984), Nxb Sự thật, Hà Nội, tập 19 Hồ Chí Minh tồn tập (2002), Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, tập 20 Hồ Chí Minh tồn tập (2002), Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, tập 21 Lê Thanh Hùng (2013), Vấn đề đóng dấu vào gốc: quy định, 132 thực tế áp dụng số kiến nghị, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr 7-9 22 TS Lê Văn Hùng (2008), Một số kinh nghiệm biên tập văn Đảng, Tạp chí Văn phòng cấp ủy, số 13, tr 23-25 23 Lê Văn In, Phạm Hưng (1997), Phương pháp soạn thảo văn hành Nhà xuất Đại học Quốc gia, Hà Nội 24 PGS.TS Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nxb Văn hóa thơng tin, Hà Nội 25 Đặng Trung Kiên (2012), Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn quan đảng cấp huyện, Tạp chí Văn phòng cấp ủy, số 60, tr 9-12 26 GS Nguyễn Lân (1988), Từ điển từ ngữ Hán Việt, Nxb Văn học, Hà Nội 27 Lưu Văn Phòng (2012), Hiểu cho khái niệm “Văn bản”, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 2, tr 4-6 28 Quốc hội Nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2013), Hiến pháp, http://vietlaw.gov.vn/LAWNET/ 29 Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2011), Luật Lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 30 Nguyễn Ngọc Q (2008), Nâng cao vị trí, vai trò hệ thống văn Đảng công cải cách hành hội nhập quốc tế, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9, tr 9-10 31 PGS Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 32 Vương Đình Quyền (2004), Thể thức văn thể thức văn quản lý nhà nước - số vấn đề lý luận thực tiễn, Tạp chí Văn 133 thư, Lưu trữ Việt Nam, số 33 GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2009), Hướng dẫn soạn thảo văn cơng tác văn phòng quan Đảng, Nhà nước Nxb Chính trị - Hành chính, Hà Nội 34 Trung tâm Từ điển học (2010), Từ điển tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng, Đà Nẵng 35 Văn phòng Tỉnh ủy, báo cáo tình hình cơng tác văn phòng, văn thư, lưu trữ Tỉnh ủy từ năm 2001 đến năm 2013 36 Văn phòng Trung ương Đảng (1996), đề tài Chuẩn hóa hệ thống văn Đảng Cộng sản Việt Nam, Mã số KX-02/VPTW, nhóm tác giả Nguyễn Văn Lanh (chủ nhiệm), Đàm Hải Hàm, Nguyễn Thị Nhân, Hồ Mẫu Ngoạt, Hoàng Quốc Tuấn, Nguyễn Thế Nhị thực Lưu Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 37 Văn phòng Trung ương Đảng (2011), Quy định số 01-QĐ/VPTWW, ngày 07-4-2011 việc gửi, nhận văn mạng thông tin diện rộng Đảng Lưu lưu trữ quan Văn phòng Trung ương Đảng 38 Văn phòng Trung ương Đảng (2001), Về cơng tác văn phòng cấp ủy Đảng (tái bản, có bổ sung, sửa đổi), Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 39 Văn phòng Trung ương Đảng (2004), đề án Nghiên cứu ứng dụng mẫu số loại văn chủ yếu, thường dùng cấp ủy văn phòng cấp ủy địa phương, sở, Mã số KHVP-04-01, nhóm tác giả: Trần Minh Hồng (chủ nhiệm), Đàm Hải Hàm, Đỗ Quốc Tốn, Nguyễn Thị Hồng Phượng thực Lưu Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 40 Văn phòng Trung ương Đảng (2010), Văn đạo, hướng dẫn cơng tác văn phòng cấp ủy (tái có sửa chữa, bổ sung), Hà Nội 134 41 Văn phòng Trung ương Đảng (2012), Tài liệu nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy, Nxb Chính trị - Hành chính, Hà Nội 42 Văn phòng Trung ương Đảng (2012), Tập giảng công tác văn thư, lưu trữ (Dùng lớp bồi dưỡng cho cán quan Đảng, tổ chức trị - xã hội), Hà Nội 43 Văn phòng Trung ương Đảng: báo cáo tổng kết cơng tác văn thư, lưu trữ Đảng từ năm 1997 đến năm 2012 Lưu Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 44 Văn phòng Trung ương Đảng: báo cáo Hội nghị cơng tác văn phòng toàn quốc tháng 11-2013 Lưu lưu trữ quan Văn phòng Trung ương Đảng 45 Văn phòng Trung ương Đảng, Quy định số 01-QĐ/VPTWW, ngày 07-4-2011 việc gửi, nhận văn mạng thông tin diện rộng Đảng Lưu lưu trữ quan Văn phòng Trung ương Đảng 46 Văn phòng Trung ương Đảng, Quy định số 29-QĐ/VPTWW, ngày 25-12-2013 công tác văn thư Tỉnh ủy, Thành ủy, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương Lưu lưu trữ quan Văn phòng Trung ương Đảng 47 TS Nguyễn Thị Thu Vân (2008): Nhận dạng lỗi ngữ văn hành chính, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9, tr 2-5 48 Ths Lê Quang Vĩnh (2008), Một số vấn đề cải cách thủ tục hành Đảng, Tạp chí Văn phòng cấp ủy, số 15, tr 8-10 135 ... XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ ĐỖ QUỐC TOÁN NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG... soạn thảo ban hành văn với chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy Chương 2: Thực trạng soạn thảo ban hành văn số Tỉnh ủy, Thành ủy Chương 3: Một số giải pháp chủ yếu soạn thảo ban hành. .. chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy Nhận thấy, việc nghiên cứu mối quan hệ soạn thảo ban hành văn với chất lượng hồ sơ đánh giá thực trạng soạn thảo ban hành văn Tỉnh ủy, Thành ủy