Trong bất kỳ lĩnh vực nào, để tạo sự thống nhất, quy củ đòi hỏi phải có một hệ thống văn bản quy định, quy chế đồng bộ, đầy đủ tạo cơ sở pháp lý và làm khuôn mẫu để thực hiện. Để góp phần khắc phục những hạn chế đã nêu ở chương 2, nâng cao chất lượng văn bản phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy và nâng cao chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, chúng tôi cho rằng cần tiếp tục bổ sung, sửa đổi và xây dựng mới một số văn bản như sau:
3.2.1. Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu ban hành văn bản bổ sung, sửa đổi Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể
thức văn bản của Đảng, trong đó cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung sau đây:
- Về thể loại:
+ Phân chia hệ thống văn bản của Đảng hiện nay thành hai hệ thống là hệ thống văn bản lãnh đạo, chỉ đạo và hệ thống văn bản hành chính thông thường, trong đó: Hệ thống văn bản lãnh đạo, chỉ đạo là những văn bản có nội dung quan trọng, thể hiện chủ trương, đường lối, chính sách của các cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, như: nghị quyết, chỉ thị, quyết định, kết luận, quy chế, quy định...; Hệ thống văn bản hành chính thông thường là những văn bản có tính chất báo cáo tình hình, thông tin, thông báo, ghi lại diễn biến sự việc, liên hệ, giao dịch…, như: báo cáo, tờ trình, đề án, chương trình, thông báo, biên bản, công văn…
Việc chia thành hai hệ thống văn bản như vậy có tác dụng giúp cho việc định hướng đúng đắn quá trình sử dụng văn bản ngay từ khi tiếp nhận và thi hành văn bản cũng như việc soạn thảo, ban hành, lập hồ sơ và lưu giữ để sử dụng lâu dài, từ đó sẽ có những biện pháp xử lý theo những yêu cầu khác nhau.
+ Nghiên cứu, bãi bỏ thể loại “thông tri” trong hệ thống văn bản của Đảng, bởi vì: nếu với mục đích để chỉ đạo thực hiện một chủ trương, nhiệm vụ cụ thể nào đó có thể sử dụng các thể loại văn bản khác, như:
chỉ thị, quyết định; còn nếu để giải thích, hướng dẫn thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị… của cấp ủy, có thể sử dụng thể loại hướng dẫn. Mặt khác kết quả điều tra, khảo sát cũng cho thấy, tần suất sử dụng thể loại thông tri thấp, ít Tỉnh ủy ban hành, trong nhiều trường hợp thông tri lại được sử dụng như một văn bản hành chính thông thường.
+ Quy định các quy chế, quy định của Đảng ban hành độc lập như các thể loại văn bản khác, không cần sử dụng thể loại quyết định để ban
giảm giấy tờ; đồng thời khắc phục được tình trạng không thống nhất, có tỉnh ban hành quy chế, quy định độc lập, có tỉnh ban hành quy chế, quy định kèm theo quyết định, thậm chí có quy định, quy chế ban hành kèm theo quyết định vẫn trình bày thể thức như quyết định, có đầy đủ cả chữ ký, con dấu của cơ quan ban hành văn bản.
+ Hướng dẫn rõ hơn về thể loại văn bản của Đảng, nhất là cách định nghĩa và mục đích sử dụng từng thể loại văn bản, trường hợp nào thì sử dụng thể loại văn bản nào, loại công việc gì thì sử dụng loại văn bản nào… Đây là vấn đề khó, cần có sự đầu tư, nghiên cứu công phu, nếu hướng dẫn được cụ thể sẽ khắc phục được sự lúng túng và tình trạng cùng một loại việc nhưng có thể sử dụng các thể loại văn bản khác nhau như chúng tôi đã đề cập ở chương 2.
- Về thẩm quyền ban hành, không quy định “quy hoạch” là một thể loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Tỉnh ủy, bởi vì, kết quả điều tra, khảo sát cũng cho thấy, các Tỉnh ủy trong 13 năm với 3 nhiệm kỳ liên tiếp đều không ban hành thể loại văn bản này; mặt khác, nếu với mục đích ban hành văn bản để xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp cho một vấn đề, một lĩnh vực trong một khoảng thời gian nhất định có thể sử dụng thể loại khác như kế hoạch hoặc đề án.
- Về thể thức:
+ Hiện nay, theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, “văn bản của Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố, đảng bộ trực thuộc Trung ương và của Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thành ủy, Đảng ủy trực thuộc Trung ương ghi chung là Tỉnh ủy, Thành ủy, Đảng ủy” [40, tr. 97], trong thực tế, các Tỉnh ủy đã thực hiện nghiêm túc hướng dẫn này, tuy nhiên, Tỉnh ủy và Ban Thường vụ Tỉnh ủy là hai cơ quan khác nhau, mỗi cơ quan có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng, việc ghi chung một tác giả ban hành văn bản gây khó khăn cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân
trong việc thi hành, quản lý, theo dõi văn bản, cho đến việc lập hồ sơ, biên mục văn bản. Ngoài ra, do không tách biệt hai tác giả ban hành văn bản là Tỉnh ủy và Ban Thường vụ Tỉnh ủy, nên trong một số trường hợp phải ghi rõ tên cơ quan ban hành văn bản ở tên gọi và trích yếu nội dung văn bản. Vì vậy, chúng tôi đề xuất hướng dẫn ghi tác giả ban hành đối với văn bản của Tỉnh ủy riêng, văn bản của Ban Thường vụ Tỉnh ủy riêng.
Đối với văn bản của Tỉnh ủy, ghi tên cơ quan ban hành như hiện nay, là Tỉnh ủy, ví dụ:
TỈNH ỦY QUẢNG NINH
*
Đối với văn bản của Ban Thường vụ Tỉnh ủy, ghi tên cơ quan ban hành văn bản là Ban Thường vụ và ghi tên cơ quan cấp trên trực tiếp bầu ra Ban Thường vụ là Tỉnh ủy, ví dụ:
TỈNH ỦY THÁI NGUYÊN BAN THƯỜNG VỤ
*
+ Hướng dẫn cách ghi ký hiệu tên loại văn bản quyết định riêng, quy định riêng. Theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, ký hiệu tên loại văn bản của hai thể loại “quyết định và quy định ghi chung là: QĐ” [40, tr. 104], tuy nhiên, nếu ghi như vậy sẽ làm giảm tác dụng của ký hiệu tên loại văn bản, gây khó khăn cho việc chỉ dẫn, tra cứu và phân loại văn bản. Vì vậy, chúng tôi đề xuất tách ký hiệu của tên loại quyết định ghi riêng, tên loại quy định ghi riêng, cụ thể:
Đối với tên loại quyết định ghi là: QĐ Đối với tên loại quy định ghi là: QĐi
Cùng với hệ thống số văn bản, việc ghi ký hiệu tên loại văn bản như
phân loại và tra cứu văn bản được dễ dàng và thuận tiện” [31, tr. 128]
đối với cả hai thể loại văn bản quyết định và quy định.
Ngoài ra, bổ sung thêm hướng dẫn ghi ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản đối với văn bản do Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành là BTV.
+ Hướng dẫn cách ghi tên gọi và trích yếu nội dung với một số loại văn bản cụ thể như sau:
Đối với các báo cáo tháng…, báo cáo quý…, báo cáo 6 tháng đầu năm…, báo cáo tổng kết năm… ghi đầy đủ là: báo cáo sơ kết công tác tháng…, báo cáo sơ kết công tác quý…, báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm…, báo cáo tổng kết công tác năm…, ví dụ:
BÁO CÁO
sơ kết công tác quý I năm 2013 hoặc:
BÁO CÁO
tổng kết công tác năm 2013
Đối với các chương trình công tác, chương trình làm việc hằng tháng, hằng quý, hằng năm, và cả nhiệm kỳ, ghi là chương trình công tác, ví dụ:
CHƯƠNG TRÌNH
công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Tỉnh ủy năm 2014 Đối với các thông báo giới thiệu chức danh, chữ ký ghi là thông báo giới thiệu chức danh cán bộ, ví dụ:
THÔNG BÁO
giới thiệu chức danh cán bộ
Đối với các công văn mời họp, mời hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực, hội nghị cán bộ… ghi trích yếu là về việc mời họp, ví dụ:
Về việc mời họp
+ Để bảo đảm tính cân đối và tính thẩm mỹ của nội dung văn bản, cách trình bày phần nội dung văn bản, cụ thể là:
Đối với khoảng cách giữa các đoạn văn bản (spacing): 4 - 6pt;
khoảng cách giữa các dòng (line spacing): 20 – 22pt; lùi đầu dòng (special): 1cm; mật độ chữ để ở chế độ bình thường.
Đối với các đề mục, mục, tiểu mục sử dụng ký hiệu phân loại thập tiến bằng chữ số Ảrập, không sử dụng chữ số La Mã, ví dụ: 1, 2, 3…;
1.1, 1.2, 1.3…; 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3… Đối với các văn bản lớn, có nhiều nội dung, trước khi ghi các đề mục, mục, tiểu mục, có thể phân loại thành các phần, các chương, ví dụ: phần thứ nhất, phần thứ hai, phần thứ ba…, chương 1, chương 2, chương 3… Cách sử dụng kiểu chữ để trình bày các đề mục như sau:
Phần thứ nhất: ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN...