8. Kết cấu của luận văn
1.3. Mối quan hệ giữa soạn thảo và ban hành văn bản với chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Mối quan hệ giữa soạn thảo và ban hành văn bản với chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy thể hiện trên một số mặt như sau:
1.3.1. Đảm bảo tính đầy đủ cho thành phần văn bản trong hồ sơ Một trong những yêu cầu của công tác văn thư ở Tỉnh ủy là phải văn bản hóa đầy đủ hoạt động của Tỉnh ủy. Các hoạt động của Tỉnh ủy đều được văn bản hóa thì khi giữ lại sẽ góp phần bảo đảm thành phần tài liệu trong hồ sơ được đầy đủ. Có thể thấy rõ điều này khi xem xét thành phần văn bản trong các hồ sơ hội nghị Thành ủy Hà Nội và hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội đã đề cập ở phần nhận xét về chất lượng hồ ở mục 1.1.1.2. Đặt giả thiết, nếu tất cả các kỳ hội nghị Thành ủy và hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội đều được ghi biên bản đầy đủ, đúng quy định và được lưu giữ đầy đủ thì sẽ không có tình trạng trong một số hồ sơ hội nghị Thành ủy và hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy không có biên bản của hội nghị.
Vì vậy, nếu ngay từ khi giải quyết công việc đã quan tâm đến việc văn bản hóa hoạt động của cơ quan và chú ý lưu giữ đầy đủ các văn bản sẽ bảo đảm đầy đủ văn bản trong các hồ sơ lưu trữ theo đúng quá trình diễn biến giải quyết công việc.
1.3.2. Đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy của văn bản trong hồ sơ Một trong những đặc điểm quan trọng nhất để phân biệt với các loại
lưu trữ là bản gốc, bản chính của văn bản, vì vậy, tài liệu lưu trữ chứa đựng những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, là tài liệu gốc, sử liệu gốc. Nếu ngay từ khâu soạn thảo và ban hành văn bản, văn bản của Tỉnh ủy không bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức, không đúng thẩm quyền theo quy định… thì sẽ không chỉ ảnh hưởng đến việc thực hiện văn bản, mà còn tác động trực tiếp đến chất lượng văn bản của hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy. Chẳng hạn, nếu văn bản giải quyết xong và đưa vào hồ sơ là những bản sao, văn bản có chữ ký chụp lại, văn bản thiếu số ký hiệu, không rõ ngày tháng năm ban hành, không đúng tác giả ban hành văn bản, không đóng dấu… thì khi khai thác văn bản trong hồ sơ lưu trữ, người ta sẽ nghi ngờ về tính chính xác và độ tin cậy của văn bản lưu trữ đó. Hoặc, theo quy định các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất của Tỉnh ủy gửi Bộ Chính trị, Ban Bí thư phải do Bí thư hoặc Phó Bí thư Tỉnh ủy ký văn bản, tuy nhiên trên văn bản lưu trữ, người ký báo cáo không phải là Bí thư hoặc Phó Bí thư, thì báo cáo đó không đảm bảo độ tin cậy, mặc dù báo cáo đó là bản chính, có đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định.
1.3.3. Đảm bảo tính chính xác cho thông tin của văn bản trong hồ sơ Một trong những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản của Tỉnh ủy là văn bản phải bảo đảm chính xác về thông tin, nếu nội dung thông tin trong văn bản không đầy đủ, không đúng với hiện thực khách quan, hoặc không được trích dẫn nguồn gốc cụ thể… sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến vai trò lãnh đạo, chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy. Chẳng hạn, nếu các huyện ủy báo cáo các tổ chức cơ sở đảng trong huyện đều làm tốt việc thí điểm chủ trương đại hội cơ sở bầu trực tiếp Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư thì Tỉnh ủy sẽ báo cáo Trung ương chỉ đạo tất cả các đại hội cơ sở trong toàn quốc bầu Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư trực tiếp đại hội, ngược lại, nếu các nơi thí điểm làm không tốt, thì chắc chắn Trung ương xem xét việc có tiếp tục chỉ đạo diện rộng nữa hay không, vì
vậy nếu báo cáo kết quả thực hiện thí điểm không trung thực, không khách quan sẽ dẫn đến các chỉ đạo của Tỉnh ủy không đúng.
Mặt khác, nếu nội dung thông tin trong văn bản chung chung sẽ làm cho văn bản đó ít có giá trị, thậm chí không có giá trị về phương diện lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Chẳng hạn, sau đợt rét đậm, rét hại, Tỉnh ủy rất cần số liệu rõ ràng, cụ thể về diện tích canh tác lúa bị hư hại, số trâu, bò bị chết… nhưng các huyện ủy lại chỉ báo cáo chung chung, không có số liệu cụ thể sẽ không phục vụ cho Tỉnh ủy trong việc đề ra các phương án khắc phục hậu quả ở từng đơn vị phù hợp.
Đối với hồ sơ lưu trữ, nếu văn bản có thông tin chính xác thì khi đưa vào hồ sơ lưu trữ sẽ giúp người khai thác có được những thông tin đầy đủ và chính xác. Chẳng hạn, nếu trong báo cáo của các Tỉnh ủy thông tin về tình hình bầu Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư cấp ủy cơ sở nhiệm kỳ 2010 – 2015 đạt kết quả tốt, phát huy được dân chủ, lựa chọn được những cán bộ có đức, có tài… thì trong nội dung chuẩn bị tham mưu cho Trung ương ban hành chỉ thị về đại hội đảng bộ các cấp tiến tới Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng sẽ tiếp tục chỉ đạo việc bầu cử ở đại hội cấp cơ sở như nhiệm kỳ trước, tuy nhiên, nếu báo cáo của các Tỉnh ủy về việc này không chính xác, tất yếu sẽ dẫn đến việc tham mưu văn bản không sát với thực tế, không phát huy được dân chủ, không chọn được những cán bộ có đức, có tài…
Như vậy, có thể nói, chất lượng văn bản lưu trữ phụ thuộc rất nhiều vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, vì vậy, để bảo đảm chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy phải không ngừng nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản trên cơ sở tìm ra và có biện pháp khắc phục những hạn chế, bất cập trong thực tiễn soạn thảo vào ban hành văn bản của Tỉnh ủy.
Chương 2
THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở MỘT SỐ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY