8. Kết cấu của luận văn
1.2. Chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, tài liệu phần lớn được lập theo đặc trưng vấn đề, sự việc. Loại hồ sơ này gồm các văn bản có liên quan về một vấn đề, một sự việc, hay cá nhân. Các hồ sơ chủ yếu thường là: hồ sơ hội nghị Tỉnh ủy, hồ sơ hội nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy, hồ sơ hội nghị Thường trực Tỉnh ủy; hồ sơ thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh ủy; hồ sơ thực hiện các chủ trương công tác; hồ sơ vụ việc; hồ sơ cán bộ, đảng viên…; ví dụ:
Hồ sơ Hội nghị cán bộ chủ chốt Thành phố Hà Nội tổng kết 4 năm
NQ/TW của Bộ Chính trị về công tác tư pháp [Hồ sơ số 215, hộp số 881, Kho Lưu trữ Thành ủy Hà Nội], gồm các văn bản:
- Tờ trình của Văn phòng Thành ủy tổ chức hội nghị.
- Giấy mời tổ chức Hội nghị cán bộ chủ chốt Thành phố ngày 25-5- 2006 tại Phòng khách Thành ủy, nhà số 9 Ngô Quyền.
- Chương trình Hội nghị.
- Báo cáo của Ban Pháp chế Hội đồng Nhân dân Thành phố tổng kết thực hiện Nghị quyết số 08-NQ/TW, ngày 02-01-2002 của Bộ Chính trị về một số nhiệm vụ trọng tâm công tác tư pháp thời gian tới.
- Báo cáo của Thành ủy tổng kết 4 năm thực hiện Nghị quyết số 08- NQ/TW và triển khai Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị về công tác tư pháp.
- Đề án của Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2010.
- Kế hoạch của Ủy ban Nhân dân Thành phố triển khai thực hiện Đề án số 06-ĐA/TU của Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2010.
- Phát biểu khai mạc hội nghị của Thường trực Thành ủy.
- Phát biểu của Công an Thành phố.
- Báo cáo tham luận của Chánh án Tòa án Nhân dân Thành phố.
- Phát biểu của PGS. TS. LS. Phạm Hồng Hải, Chủ nhiệm Đoàn Luật sư Thành phố.
- Tham luận của Huyện ủy Thanh Trì.
- Tham luận của đồng chí Hoàng Mạnh Hùng, Chánh án Tòa án Nhân dân Quận Cầu Giấy.
- Nghị quyết của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020.
- Phát biểu của đồng chí Trần Đức Lương, Ủy viên Bộ Chính trị, Chủ tịch Nước, Trưởng ban chỉ đạo Cải cách tư pháp Trung ương.
- Phát biểu kết luận Hội nghị của Thường trực Thành ủy.
Hồ sơ thực hiện Đề án số 16-ĐA/TU, ngày 26-7-2002 của Thành ủy Hà Nội về đổi mới và nâng cao chất lượng hệ thống chính trị ở xã, phường, thị trấn [Hồ sơ số 658, hộp số 970, Kho Lưu trữ Thành ủy Hà Nội], gồm các tài liệu:
- Công văn của Ban Tổ chức Thành ủy về việc báo cáo Thường trực Thành ủy và xin ý kiến hoàn chỉnh dự thảo Chương trình hành động để phục vụ hội nghị Thành ủy.
- Tờ trình của Tổ công tác Đề án về việc tổ chức hội nghị.
- Công văn của Quận ủy Hoàn Kiếm về việc đánh giá kết quả thực hiện Đề án.
- Báo cáo của Quận ủy Hoàn Kiếm đánh giá kết quả thực hiện Đề án.
- Quyết định của Quận ủy Hoàn Kiếm về việc kiện toàn Ban chỉ đạo thực hiện Đề án của Quận Hoàn Kiếm.
- Quyết định của Quận ủy Hoàn Kiếm về việc thành lập Tổ công tác giúp việc Ban chỉ đạo thực hiện Đề án của Quận Hoàn Kiếm.
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Quận ủy Cầu Giấy.
- Chương trình nâng cao chất lượng hệ thống chính trị của Quận ủy Hai Bà Trưng.
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Quận ủy Tây Hồ.
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Quận ủy Long Biên.
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Sở Công Nghiệp.
- Công văn của Sở Nội vụ về việc xây dựng đề cương báo cáo sơ kết Đề án.
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Ban Chấp hành Hội Nông dân Thành phố.
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Ban Thường vụ Hội Liên hiệp Phụ nữ Thành phố.
Hồ sơ về việc đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và chất lượng đảng viên của Đảng bộ Thành phố Hà Nội [Hồ sơ số 702, hộp số 975, Kho Lưu trữ Thành ủy Hà Nội], gồm các tài liệu như sau:
- Hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương về đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên.
- Báo cáo của Ban Tổ chức Thành ủy kết quả đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên năm 2007.
- Công văn của Ban Tổ chức Thành ủy về việc lấy ý kiến gợi ý đánh giá tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên, kiểm điểm, tự phê bình và phê bình hằng năm đối với tập thể và cá nhân cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp.
- Báo cáo đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và chất lượng đảng viên của Quận ủy Ba Đình.
- Kế hoạch thực hiện đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và chất lượng đảng viên của Quận ủy Thanh Xuân.
- Kế hoạch kiểm tra thi hành Điều lệ Đảng, đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và chất lượng đảng viên năm 2006 của Quận ủy Thanh Xuân.
- Thông báo kết quả đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng năm 2006 của Quận ủy Đống Đa.
- Báo cáo kết quả đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng năm 2003 - 2005 của Ban Tổ chức Quận ủy Ba Đình.
- Kế hoạch thực hiện đánh giá chất lượng tổ chức có sở Đảng và đảng viên năm 2007, kiểm điểm tập thể cấp ủy, tập thể lãnh đạo, cán bộ lãnh đạo quản lý cuối năm 2007 của Đảng ủy Bưu điện Thành phố.
- Báo cáo kết quả đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng năm 2003 – 2005 của Đảng ủy Khối các trường đại học, cao đẳng Thành phố.
- Báo cáo sơ kết 3 năm thực hiện hướng dẫn về đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên của Đảng ủy Văn phòng Thành ủy.
- Kế hoạch đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên năm 2006 của Đảng ủy Văn phòng Thành ủy.
- Nghị quyết về việc đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên năm 2006 của Đảng ủy Văn phòng Thành ủy.
- Quyết định công nhận kết quả đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng năm 2005 của Đảng ủy Tổng Công ty Xây dựng Thăng Long.
Hồ sơ về việc xử lý những sai phạm của lãnh đạo Ban quản lý Quảng trường… về vụ tham nhũng đất đai [Hồ sơ số 216, hộp số 70, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội], có các tài liệu:
- Kết luận của Thanh tra tp. Hà Nội thanh tra tại Ban quản lý Quảng trường.
- Về việc xem xét về một số ý kiến chưa nhất trí với bản kết luận.
- Về việc kết quả thanh tra Ban quản lý Quảng trường.
- Công văn về việc kiến nghị xử lý những sai phạm của lãnh đạo Ban quản lý Quảng trường.
- Kết luận về việc xem xét báo cáo ngày 18-01-1996 của Đảng ủy
- Báo cáo về việc vi phạm của tập thể Đảng ủy và các đảng ủy viên tại Đảng bộ Ban quản lý Quảng trường.
- Quyết định đình chỉ công tác của đồng chí Nguyễn Văn A.
- Báo cáo đề nghị thi hành kỷ luật đối với đồng chí Nguyễn Văn A.
- Báo cáo về việc giải quyết đơn tố cáo đối với lãnh đạo Ban quản lý Quảng trường.
Trong phông lưu trữ Tỉnh ủy cũng có loại hồ sơ được lập gồm các văn bản có một số đặc điểm chung như: cùng tên gọi văn bản, cùng tác giả ban hành văn bản, cùng thời gian ban hành. Các đặc điểm này thường được kết hợp với nhau khi lập hồ sơ, ví dụ:
Thông tri của Thành ủy Hà Nội năm 2006 – 2008 [Hồ sơ số 432, hộp số 924, Kho Lưu trữ Thành ủy Hà Nội]. Trong hồ sơ này, văn bản có các đặc điểm chung là cùng tên gọi “thông tri”, cùng do Thành ủy Hà Nội ban hành, và trong cùng thời gian từ năm 2006 đến năm 2008, cụ thể gồm:
- Thông tri về việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức đón Tết nguyên đán Bính Tuất và những ngày lễ lớn năm 2006.
- Thông tri về việc lãnh đạo Đại hội Cựu Chiến binh Thành phố nhiệm kỳ IV (2007 – 2011).
- Thông tri về việc thực hiện Quyết định số 84-QĐ/TW, ngày 01- 10-2003 của Ban Bí thư Trung ương.
- Thông tri về việc tăng cường sự lãnh đạo của các cấp ủy đảng đối với công tác xây dựng lực lượng công an Thủ đô trong giai đoạn mới.
- Thông tri về việc lãnh đạo thực hiện “Quy chế Mặt trận Tổ quốc Việt Nam giám sát cán bộ, công chức, đảng viên ở khu dân cư”.
- Thông tri về việc diễn tập vận hành cơ chế Nghị quyết số 02- NQ/TW của Bộ Chính trị thực hiện nhiệm vụ quốc phòng – an ninh ở địa phương đối với Quận Long Biên, Huyện Sóc Sơn, Huyện Đông Anh.
Hoặc:
Tờ trình của Thành ủy năm 2006 – 2008 [Hồ sơ số 436, hộp số 924, Kho Lưu trữ Thành ủy Hà Nội]. Trong hồ sơ này, văn bản có cùng tên gọi “tờ trình”, của cùng tác giả là Thành ủy Hà Nội, và trong cùng thời gian từ năm 2006 đến năm 2008, cụ thể:
- Tờ trình về việc tổ chức hội nghị sơ kết 3 năm thực hiện Đề án số 16-ĐA/TU, ngày 26-7-2002 của Thành ủy về đổi mới và nâng cao chất lượng hệ thống chính trị ở cơ sở xã, phường, thị trấn.
- Tờ trình về việc đề nghị khen thưởng Huân chương Hồ Chí Minh.
- Tờ trình về việc xin ý kiến Thủ tướng Chính phủ cho chủ trương, cải tạo trụ sở cơ quan Thành ủy Hà Nội.
- Tờ trình về việc đề nghị truy tặng Huân chương Hồ Chí Minh.
- Tờ trình về việc xin ý kiến Thủ tướng Chính phủ cho phép Thành ủy Hà Nội triển khai một số cơ chế đặc thù trong việc xây dựng trụ sở cơ quan Thành ủy Hà Nội.
- Tờ trình về việc thành lập Đảng bộ Khối các trường đại học – cao đẳng Hà Nội.
- Tờ trình về việc dự toán kinh phí thi tuyển công chức cơ quan Đảng, Mặt trận Tổ quốc, đoàn thể năm 2007.
- Tờ trình về việc các đoàn lãnh đạo Thành phố đi thăm và chúc Tết các tỉnh Hà Tây, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Hưng Yên, Ninh Bình.
- Tờ trình về việc sửa đổi quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra
1.2.2. Các yếu tố bảo đảm chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
1.2.2.1. Các tiêu chí chủ yếu đánh giá chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Một hồ sơ có chất lượng phải bảo đảm các tiêu chí sau đây:
- Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Tỉnh ủy.
Tỉnh ủy có chức năng, nhiệm vụ được quy định trong Điều lệ Đảng và quy định của Trung ương Đảng, vì vậy, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh ủy tất yếu phải phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Chẳng hạn, Tỉnh ủy có nhiệm vụ trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư dự kiến nhân sự để giới thiệu ứng cử, đề cử hoặc rút khỏi các chức danh chủ chốt ở tỉnh, do đó hình thành những văn bản phản ánh quá trình thực hiện quy trình, thủ tục giới thiệu nhân sự để ứng cử, đề cử hoặc cho rút khỏi các chức danh lãnh đạo chủ chốt của tỉnh.
Những văn bản này được tập hợp thành các hồ sơ phản ánh một trong những phương thức lãnh đạo của Đảng là công tác cán bộ và thể hiện vai trò lãnh đạo của Tỉnh ủy ở địa phương.
Nói cách khác, nếu văn bản trong các hồ sơ không phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Tỉnh ủy – cơ quan đơn vị hình thành phông lưu trữ Tỉnh ủy thì các hồ sơ đó sẽ không có giá trị, thậm chí không thuộc thành phần tài liệu của phông lưu trữ Tỉnh ủy.
- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm mối liên hệ khách quan với nhau.
Mỗi văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh ủy đều có vai trò riêng, song giữa các văn bản luôn có mối liên hệ mật thiết với nhau, tương hỗ nhau, vì vậy, những văn bản được lựa chọn đưa vào hồ sơ phải bảo đảm mối liên hệ khách quan, không phụ thuộc vào ý chí chủ
quan của người lập hồ sơ. Nếu tôn trọng mối liên hệ khách quan đó thì các hồ sơ sẽ phản ánh đầy đủ sự việc, hiện tượng, vấn đề... làm cho hồ sơ không chỉ có giá trị trong quá trình giải quyết công việc, mà còn phục vụ nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
- Văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị.
Ngay khi được sản sinh ra, mỗi văn bản đã có giá trị tự thân, tuy nhiên trong số văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh ủy, có những văn bản chỉ có ý nghĩa giải quyết công việc, kết thúc công việc thì không còn giá trị; và có những văn bản có cả ý nghĩa lâu dài và giá trị lịch sử. Vấn đề đặt ra khi lập hồ sơ là phải lựa chọn những văn bản có sự tương đồng về giá trị để đưa vào hồ sơ. Tuy nhiên, việc xem xét giá trị của văn bản cần được đặt trong mối liên hệ với các văn bản khác trong hồ sơ, tránh việc xem xét giá trị cho từng văn bản rời lẻ, bởi vì không ít hồ sơ có những văn bản liên quan mật thiết với nhau và chính sự liên quan mật thiết ấy tạo thành giá trị của hồ sơ đó.
- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm đúng thể thức văn bản.
Để bảo đảm giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu, cùng với sự chính xác về nội dung, văn bản đưa vào hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy cần phải bảo đảm đúng thể thức theo quy định. Đối với văn bản của Tỉnh ủy, phải có đủ các thành phần thể thức bắt buộc như: Tiêu đề, tên cơ quan ban hành văn bản, địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, số và ký hiệu của văn bản, tên gọi và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, thể thức đề ký, chữ ký người có thẩm quyền và dấu của Tỉnh ủy, nơi nhận văn bản. Ngoài ra, trong một số trường hợp, người ký văn bản có thể sử dụng thêm các thành phần thể thức bổ sung như: độ khẩn, độ mật, phạm vi phổ biến... Khi tập hợp văn bản đưa vào hồ sơ, những văn bản có đầy đủ thể thức sẽ là những văn bản được ưu
tiên lựa chọn, ngược lại, những văn bản không đảm bảo thể thức sẽ bị loại ra khỏi hồ sơ.
- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác.
Biên mục hồ sơ là một trong những nội dung của việc lập hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung của văn bản trong hồ sơ. Biên mục hồ sơ bao gồm biên mục bên trong và ngoài bìa hồ sơ. Hồ sơ được biên mục đầy đủ, chính xác sẽ phục vụ việc tra cứu và quản lý văn bản được nhanh chóng, thuận tiện, do đó, biên mục hồ sơ là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hồ sơ.
1.2.2.2. Một số nhận xét về chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Căn cứ các tiêu chí đánh giá chất lượng hồ sơ nêu trên và kết quả khảo sát hồ sơ trong Phông lưu trữ Thành ủy Hà Nội giai đoạn 2006 - 2010, chúng tôi có một số nhận xét sau đây:
(1) Các hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy được lập chủ yếu theo sự hình thành tự nhiên trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo nguyên tắc làm việc của Tỉnh ủy. Cụ thể:
- Nhóm các hồ sơ hội nghị cấp ủy: Đây là các hồ sơ phản ánh sự làm việc của Tỉnh ủy theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, các chủ trương công tác lớn đều được bàn bạc và quyết định tại hội nghị cấp ủy. Tùy theo thẩm quyền, mỗi cơ quan lãnh đạo có thẩm quyền bàn và quyết định những công việc khác nhau. Trong một hội nghị cấp ủy có thể bàn bạc và quyết định một hoặc nhiều nội dung công việc. Ví dụ:
+ Hồ sơ hội nghị Thành ủy lần thứ nhất (họp ngày 22-12-2005) bầu Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư, Ủy ban Kiểm tra và Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Thành ủy khóa XIV [Hồ sơ số 52, hộp số 862, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
+ Hồ sơ hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy họp ngày 08-3-2006 thảo luận dự thảo Quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Thành ủy, dự thảo Chương trình “Đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực của chính quyền các cấp” [Hồ sơ số 70, hộp số 866, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
+ Hồ sơ hội nghị Thường trực Thành ủy họp ngày 20-02-2006 về tình hình, tiến độ triển khai một số công trình thuộc 3 cụm công trình trọng điểm của thành phố; về công tác chuẩn bị phục vụ Hội nghị APEC 2006 [Hồ sơ số 118, hộp số 871, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
- Nhóm các hồ sơ triển khai thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh ủy: Đây là các hồ sơ phản ánh việc lãnh đạo thực hiện nghị quyết đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh ủy. Ví dụ:
+ Chương trình hành động thực hiện Nghị quết Đại hội đại biểu lần thứ X của Đảng [Hồ sơ số 567, hộp số 954, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
+ Hồ sơ thực hiện Đề án số 16-ĐA/TU của Thành ủy Hà Nội về
“Đổi mới và nâng cao chất lượng hệ thống chính trị ở xã, phường, thị trấn” [Hồ sơ số 658, hộp số 970, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
- Nhóm các hồ sơ lưu công văn đi: Đây là các hồ sơ tập văn bản đi của Tỉnh ủy ban hành trong quá trình lãnh đạo chính quyền, đoàn thể và nhân dân trong tỉnh. Ví dụ:
+ Biên bản của Thành ủy Hà Nội năm 2006 – 2008 [Hồ sơ số 295, hộp số 889, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
+ Quyết định của Thành ủy Hà Nội về việc chuẩn y Ban Chấp hành Đảng bộ và ủy viên Ban Thường vụ các đảng ủy cơ sở năm 2006 - 2008 [Hồ sơ số 376, hộp số 916, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].