… Nơi nhận:
- ..(7)..
- Lưu Văn phòng Tỉnh ủy.
T/M . .(5). . . .(6). .
(chữ ký và đóng dấu) Họ và tên
Hướng dẫn cách ghi các mẫu đề xuất:
(1) ghi tác giả ban hành văn bản là Tỉnh ủy hoặc Ban Thường vụ Tỉnh ủy và tên riêng của tỉnh, ví dụ :
- đối với văn bản của Tỉnh ủy, ghi :
TỈNH ỦY THÁI NGUYÊN - đối với văn bản của Ban Thường vụ, ghi như sau :
TỈNH ỦY QUẢNG NINH BAN THƯỜNG VỤ (2) ghi số văn bản theo thể loại và nhiệm kỳ cấp ủy.
(3) địa điểm ban hành văn bản.
(4) trích yếu nội dung văn bản.
(5) tác giả ban hành là Tỉnh ủy hoặc Ban Thường vụ Tỉnh ủy
(6) chức vụ của người có thẩm quyền ký văn bản, chỉ ghi chức vụ đối với người ký văn bản là Bí thư hoặc Phó Bí thư.
(7) nơi nhận văn bản.
3.2.3. Văn phòng Trung ương Đảng nghiên cứu, ban hành quy định viết hoa, viết tắt và chính tả trên văn bản của Đảng.
Ngoài chức năng là phương tiện, là công cụ phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, văn bản của Đảng còn là sản phẩm văn hóa, hàm chứa nhiều giá trị văn hóa của Đảng và dân tộc, vì vậy, để bảo đảm sự thống nhất và tính chuẩn mực của văn bản của Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng sớm nghiên cứu ban hành quy định viết hoa và chính tả trên văn bản của Đảng. Đây cũng là đề nghị của nhiều cơ quan, tổ chức Đảng.
Về cách viết hoa, quy định nguyên tắc viết hoa trong văn bản của Đảng. Trong quá trình xác định các nguyên tắc viết hoa trong văn bản của Đảng có thể tham khảo quy định viết hoa trong văn bản hành chính ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19-01-2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Theo chúng tôi cần quy định cách viết hoa đối với một số trường hợp cụ thể sau đây:
Đối với tên người, viết hoa tất cả các chữ cái đầu của các âm tiết họ, đệm và tên, ví dụ: Nguyễn Thăng Long, Trần Hương Lan, Đặng Thu Thảo, Võ Hoài Nam...
Đối với tên địa danh, viết hoa tất cả các chữ cái đầu của các âm tiết địa danh, ví dụ: Hà Nội, Đà Nẵng, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên...
Đối với chức vụ, viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu chức vụ, ví dụ: Bí thư, Ủy viên, Chủ nhiệm, Trưởng ban, Chánh văn phòng... Riêng cấp phó thì viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu và viết hoa âm tiết đầu của chức vụ cấp trưởng, ví dụ: Phó Bí thư, Phó Trưởng Ban, Phó Chánh văn phòng, Phó Trưởng phòng, Phó Chủ nhiệm...
Đối với tên cơ quan Đảng, viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu tên gọi cơ quan Đảng và chữ cái đầu của âm tiết đầu tên riêng của cơ quan Đảng, ví dụ: Văn phòng, Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo, Ban Dân vận, Ủy ban Kiểm tra, Ban Nội chính. Đối với các cấp ủy trực thuộc, viết hoa viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu cấp ủy, tên riêng của cấp ủy viết hoa như tên địa danh hoặc tên gọi của cơ quan, tổ chức, ví dụ: Huyện ủy Đông Anh, Thị ủy Cửa Lò, Đảng ủy khối Dân chính đảng, Đảng ủy khối các cơ quan tỉnh, Đảng đoàn Mặt trận Tổ quốc, Ban cán sự đảng Ủy ban nhân dân...
Đối với tên cơ quan chính quyền, viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu tên cơ quan, ví dụ: Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân... Đối với các sở, ngành, viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu tên gọi sở, ngành và chữ cái đầu của âm tiết đầu tên riêng sở, ngành, ví dụ: Sở Tài chính, Sở Giáo dục, Sở Nội vụ, Sở Ngoại vụ, Sở Y tế, Sở Tư pháp... Trường hợp tên riêng sở, ngành là cụm từ ghép, thì viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu từng cụm từ ghép thành tên sơ, ngành, ví dụ: Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Kế hoạch và Đầu tư...
Ngoài ra, cũng cần quy định cụ thể với những từ, cụm từ đặc biệt, như:
+ Các ngày lễ, tết: Tết Giáp Ngọ, Lễ Vu lan, Quốc tế lao động, Chiến thắng Điện Biên Phủ, Giải phóng miền Nam, Cách mạng Tháng Tám...;
+ Tên gọi các tôn giáo: Nho giáo, Phật giáo, Hồi giáo, Thiên Chúa giáo, Hòa hảo, Cao Đài...;
+ Tên gọi cơ quan thông tấn, báo chí: báo Nhân Dân, báo Hà Nội mới, báo Hải Phòng, báo Thái Nguyên, Thông tấn xã Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, Đài Phát thanh và Truyền hình Nghệ An;
+ Tên gọi các cơ quan đặc biệt: Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ, Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư v.v..
Về viết tắt
Để tăng lượng thông tin trên văn bản của Đảng, nên quy định việc viết tắt trên văn bản của Đảng đối với những từ ngữ thông dụng. Theo chúng tôi, Văn phòng Trung ương Đảng ban hành hướng dẫn viết tắt trên văn bản của Đảng, kèm theo bảng chữ viết tắt cụ thể. Cấu tạo bảng chữ viết tắt trên văn bản của Đảng như sau:
STT Từ ngữ đầy đủ Viết tắt
1- Tên cơ quan, tổ chức
1.1- Tên cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị
1 Ban Chấp hành Trung ương BCHTW
2 Bộ Chính trị BCT
3 Ban Bí thư BBT
4 Mặt trận Tổ quốc MTTQ
5 Hội đồng nhân dân HĐND
6 Ủy ban nhân dân UBND
...
Về chính tả, sử dụng đúng chính tả theo quy định về chính tả tiếng Việt, Từ điển Tiếng Việt và Từ điển Chính tả tiếng Việt của Hoàng Phê, trong đó quy định cụ thể đối với một số trường hợp như:
- Nguyên âm “i” cuối âm tiết được viết là “i”: hi, ki, li, mi, ti..., trừ
“uy” vẫn viết là tuy, luy... (không viết là tui, lui...).
- Đối với những âm tiết có 2 nguyên âm thì bỏ dấu ở nguyên âm thứ hai, ví dụ: toàn quốc, hoàn thành, toàn vẹn, loáng thoáng, thoảng qua, thỉnh thoảng... Riêng âm “uy” thì bỏ dấu ở nguyên âm “u”, ví dụ: ủy viên, ủy ban, ủy nhiệm, thủy triều, hạ thủy, biên thùy...
- Trước các dấu chấm (.), dấu hai chấm (:), dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;) không có khoảng trống...
- Sau dấu chấm (.), sau dấu chấm hỏi (?), sau dấu chấm than (!); sau dấu ba chấm (…), sau dấu hai chấm (:), sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và đầu dòng: viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất.
3.2.4. Các Tỉnh ủy hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn về quản lý văn bản, về soạn thảo và ban hành văn bản.
Để thực hiện thống nhất quy định của Trung ương về văn bản của Đảng trong phạm vi Tỉnh ủy hoặc đảng bộ tỉnh, các Tỉnh ủy cần kiểm tra, rà soát lại hệ thống văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn liên quan đến quản lý văn bản, soạn thảo và ban hành văn bản như:
- Quy trình soạn thảo văn bản của Tỉnh ủy;
- Quy định về trình tự, thủ tục trình ký văn bản của Tỉnh ủy;
- Hướng dẫn kỹ thuật trình bày các loại văn bản của Tỉnh ủy;
- Quy định nơi nhận văn bản của Tỉnh ủy;
- Mẫu văn bản chủ yếu, thường dùng của Tỉnh ủy;
- v.v..
3.3. Bố trí đủ số lượng, nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ chuyên viên biên tập văn bản
Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh từng khẳng định: “Cán bộ là cái gốc của mọi công việc, công việc thành công hay thất bại đều ở cán bộ tốt hay kém” [18, tr.487]. Nghị quyết hội nghị lần thứ ba Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII) về chiến lược cán bộ thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước chỉ rõ: “Cán bộ là nhân tố quyết định sự thành bại của cách mạng, gắn liền với vận mệnh của Đảng, của đất nước và chế độ, là khâu then chốt trong công tác xây dựng Đảng”.
Mục tiêu đặt ra đối với công tác cán bộ biên tập văn bản của Tỉnh ủy là:
bố trí đủ số lượng, đào tạo, bồi dưỡng chuyên viên vừa có phẩm chất đạo đức cách mạng, trung thành tuyệt đối với mục tiêu, lý tưởng của Đảng, với Tổ quốc, vừa có trình độ lý luận chính trị, chuyên môn, năng lực thực tiễn, nhất là năng lực công tác đảng, kỹ năng biên soạn văn bản của Đảng, đáp ứng tiêu chuẩn chức danh cán bộ.
Để đạt được mục tiêu nêu trên cần tăng cường đào tạo, bồi dưỡng về kỹ năng soạn thảo văn bản của Đảng đối với đội ngũ chuyên viên các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy theo hướng:
- Đưa nội dung nghiên cứu, tìm hiểu về soạn thảo văn bản của Đảng vào nội dung tập sự công việc của cán bộ mới được tuyển dụng, điều động về công tác tại các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy.
- Định kỳ hằng năm, Tỉnh ủy hoặc từng cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy tổ chức tập huấn về kỹ năng biên soạn văn bản của Đảng cho đội ngũ chuyên viên. Về nội dung, tập trung giới thiệu một số chuyên đề về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, về kỹ năng biên tập văn bản, về sử dụng tiếng Việt trong văn bản hành chính...; về cách thức tổ chức: học viên vừa được nghe lý thuyết, vừa được thực hành soạn thảo một số loại văn bản chủ yếu, thường dùng của Tỉnh ủy để các báo cáo viên sửa chữa trực tiếp trên lớp.
- Văn phòng Trung ương Đảng phối hợp với Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia, các trường chính trị tỉnh, thành phố, các Văn phòng Tỉnh ủy... tổ chức các lớp bồi dưỡng theo địa phương, hoặc vùng, có thể tổ chức các lớp bồi dưỡng về soạn thảo văn bản riêng hoặc kết hợp trong các lớp bồi dưỡng kiến thức về công tác văn phòng của Đảng.
Ngoài giảng viên của các học viện, nhà trường, tăng cương mời các báo
cáo viên là những người có nhiều kinh nghiệm soạn thảo văn bản của Đảng để trao đổi kinh nghiệm soạn thảo văn bản của Đảng.
3.4. Cải tiến một số khâu trong soạn thảo và ban hành văn bản Một trong những giải pháp quan trọng để nâng cao chất lượng văn bản là cải tiến quy trình soạn thảo và ban hành văn bản sao cho hợp lý, hiệu quả. Đây là những nội dung được nhiều người quan tâm, nhất là những nhà quản lý, những chuyên viên, song lại là công việc rất khó khăn và phức tạp vì nó liên quan đến nhiều khâu, nhiều người, nhiều bộ phận. Vấn đề đặt ra là cải tiến cái gì và cải tiến như thế nào?
Chúng tôi xin đề xuất một số nội dung cụ thể như sau:
Thứ nhất, để thuận tiện cho việc đăng ký, quản lý, theo dõi và tra tìm văn bản, và phù hợp với đề xuất về cách ghi tác giả ban hành văn bản, đề nghị khắc và sử dụng dấu của Ban Thường vụ Tỉnh ủy riêng, không dùng chung với tác giả là Tỉnh ủy. Dấu của Ban Thường vụ Tỉnh ủy được sử dụng để đóng trên các văn bản do Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành. Mẫu dấu cần được quy định bổ sung trong hệ thống mẫu dấu của tổ chức Đảng ban hành kèm theo Quyết định số 296-QĐ/TW, ngày 30/3/2010 của Ban Bí thư Trung ương Đảng để thực hiện thống nhất trong cả nước.
Thứ hai, thực hiện đồng bộ quy trình xử lý văn bản trên mạng ở tất cả các Tỉnh ủy.
Hiện nay, cùng với hệ thống trang thiết bị tin học đã được đầu tư, mạng thông tin diện rộng của Đảng đã kết nối và vận hành thông suốt từ Trung ương đến cơ sở, do đó, các Tỉnh ủy cần khai thác các tiện ích và phát huy vai trò của hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động của các cấp ủy. Trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, thực hiện việc xử lý công việc và quy trình soạn thảo văn bản trên mạng, từ khi dự thảo
được hình thành, đến việc xin ý kiến, đóng góp ý kiến, tổng hợp ý kiến, giải trình, và sau cùng là trình ký văn bản.
Thứ ba, cài đặt bộ mẫu các thể loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy trên từng máy tính làm việc của chuyên viên để tạo thuận lợi cho việc soạn thảo văn bản và bảo đảm sự thống nhất trong các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy.
Hai là, thực hiện đầy đủ và nghiêm túc quy định gửi nhận văn bản trên mạng trên mạng thông tin diện rộng theo Quy định số 01- QĐ/VPTW, ngày 07-4-2011 của Văn phòng Trung ương Đảng.
3.5. Bảo đảm điều kiện vật chất cho việc soạn thảo và ban hành văn bản
Để bảo đảm điều kiện vật chất cho việc nâng cao chất lượng văn bản soạn thảo, chúng tôi đề xuất một số vấn đề cụ thể sau:
Trước hết, mỗi Tỉnh ủy cần có quy định về chế độ bồi dưỡng soạn thảo văn bản của Tỉnh ủy. Trên thực tế, soạn thảo, biên tập văn bản là công việc lao động rất nặng nhọc, nhiều văn bản soạn thảo đòi hỏi cán bộ phải có sự tích lũy kinh nghiệm, tập trung trí tuệ, công sức để soạn ra những văn bản có chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, do đó việc quy định chế độ bồi dưỡng soạn thảo văn bản của Tỉnh ủy là hết sức cần thiết. Kinh phí đó có thể được sử dụng vào việc nghiên cứu, khảo sát, hội thảo, xin ý kiến, vật tư, văn phòng phẩm và phương tiện ban hành văn bản... đặc biệt là bồi dưỡng trực tiếp cho cán bộ biên soạn văn bản. Quy định đó cần quy định cụ thể loại văn bản nào thì được bồi dưỡng, mức bồi dưỡng ra sao, tỷ lệ phần trăm bồi dưỡng trực tiếp cho người soạn thảo văn bản như thế nào...
Theo chúng tôi, các loại văn bản cần bồi dưỡng soạn thảo gồm: nghị quyết, chỉ thị, kết luận, quyết định về chủ trương công tác, thông báo các
Thường trực Tình ủy, báo cáo tổng kết công tác năm, báo cáo tổng kết thực hiện chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, của Tỉnh ủy, báo cáo khảo sát phục vụ các chuyên đề nghiên cứu, công văn chỉ đạo của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, hoặc Thường trực Tỉnh ủy.
Hai là, cùng với việc đầu tư trang thiết bị làm việc như bàn, ghế, tủ, máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax..., các Tỉnh ủy cần đầu tư trang bị thêm một số phương tiện, mua một số phần mềm chuyên dụng phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, như:
- Máy scan để quét các văn bản cần thiết làm tư liệu, hoặc tận dụng nội dung đã có để tránh việc phải soạn thảo lại.
- Phần mềm nhận dạng văn bản giúp cho việc nhận dạng và chuyển thông tin văn bản từ dạng ảnh sang dạng chữ, số, bảng biểu.
- Phần mềm tổng hợp, đây là một phần mềm trợ giúp đắc lực cho việc biên soạn văn bản, nhất là đối với việc biên tập, tổng hợp ý kiến.
- Phần mềm soát, sửa lỗi chính tả tiếng Việt.