2.4.1. Những tác động và ảnh hưởng tốt đến chất lượng hồ sơ lưu trữ - Các Văn phòng Tỉnh ủy đã quan tâm tham mưu cho Tỉnh ủy và trực tiếp ban hành quy định về công tác văn thư, trong đó có nội dung về soạn thảo và ban hành văn bản ở Tỉnh ủy; ở một số Tỉnh ủy còn ban hành quy định riêng về quy trình soạn thảo văn bản của Tỉnh ủy, quy định về ký văn bản, về việc gửi nhận, xử lý văn bản trên mạng… như chúng tôi đã trình bày ở trang 44.
- Thể loại, thẩm quyền, thể thức văn bản của Tỉnh ủy ngày càng chính xác, thống nhất theo quy định của Trung ương và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Nội dung văn bản của Tỉnh ủy đã phản ánh đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Tỉnh ủy, văn phong sáng sủa, rõ ràng, mạch lạc, xưng hô chuẩn mực, sử dụng câu từ đúng ngữ pháp, đúng chính tả… từ đó góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ trong Phông lưu trữ Tỉnh ủy.
Thực tế cho thấy, những văn bản được soạn thảo ban hành có chất lượng, không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến việc xử lý công việc, phục vụ hiệu quả sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy mà còn góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ nói chung, đặc biệt là các hồ sơ tên gọi của Tỉnh ủy trong các Phông lưu trữ Tỉnh ủy. Kết quả điều tra, khảo sát hồ sơ tên gọi trong Phông lưu trữ Tỉnh ủy cho thấy, văn bản do Tỉnh ủy ban hành trong thời gian gần đây đã phản ánh toàn diện việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Tỉnh ủy, văn bản trong các hồ sơ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, được tập hợp đầy đủ hình thành những hồ sơ tên gọi hoàn chỉnh; các văn bản tên gọi đều bảo đảm giá trị pháp lý, có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của Tỉnh ủy và được ban hành và giải
quyết theo đúng quy trình thủ tục hiện hành. Càng về sau, hồ sơ tên gọi càng đầy đủ và tăng về khối lượng, chiếm tỷ lệ càng cao trong tổng số tài liệu của Phông lưu trữ Tỉnh ủy.
- Việc tổ chức phân công soạn thảo văn bản đã phát huy được vai trò của các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy và trí tuệ của cán bộ chuyên viên ở các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ngày càng được thực hiện theo hướng khoa học, hiệu quả hơn.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở nên phổ biến, nhất là việc đăng ký, gửi nhận, theo dõi văn bản; một số Văn phòng Tỉnh ủy đã triển khai số hóa văn bản, chuyển giao, xử lý văn bản trên mạng; một số Văn phòng Tỉnh ủy đã xây dựng và cài đặt mẫu văn bản của Tỉnh ủy và Văn phòng Tỉnh ủy để tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo văn bản của cán bộ, chuyên viên.
2.4.2. Những hạn chế, bất cập ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ lưu trữ
- Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn của Trung ương về văn bản nói chung, về soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng chưa hoàn thiện, chậm được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình hiện nay, Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01-10-1997 của Bộ Chính trị về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, ban hành và thực hiện từ năm 1997 đến nay chưa được tổng kết, đánh giá lại, Quy định số 403-QĐ/VPTW, ngày 22-10-1984 của Văn phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư ở Văn phòng Tỉnh ủy, đặc khu ủy, sau 30 năm mới được sửa đổi, thay thế…; còn thiếu những văn bản hướng dẫn cụ thể về thể loại văn bản, về bố cục văn bản, về chính tả,
chưa chú ý quy chế, quy trình hóa về soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy, còn thiếu những hướng dẫn cụ thể phù hợp đặc điểm lãnh đạo, chỉ đạo của mỗi Tỉnh ủy…
- Việc thực hiện quy định, hướng dẫn đã ban hành của Trung ương, Văn phòng Trung ương và các Tỉnh ủy có nơi, có lúc chưa thật nghiêm túc, vẫn còn những sai sót, ban hành một số thể loại không có trong quy định; một số thành phần thể thức văn bản trình bày chưa thống nhất do ngay từ khâu soạn thảo ở chuyên viên, kiểm tra ở văn thư hay ký duyệt phát hành ở lãnh đạo.
- Bố cục của một số văn bản chưa hợp lý, chưa phù hợp với tên loại văn bản; một số văn bản còn có lỗi chính tả; cách viết hoa, viết tắt chưa chính xác và thống nhất giữa các văn bản của các Tỉnh ủy.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở một số Tỉnh ủy chưa thật hợp lý, có nơi chưa chặt chẽ.
- Vẫn còn tình trạng chưa đóng dấu vào văn bản do cơ quan phát hành lưu ở văn thư; việc thực hiện quy định gửi nhận văn bản trên mạng chưa nghiêm, nhiều Tỉnh ủy chưa sử dụng phông chữ unicode, không gửi tệp tin *dpf....
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế, bất cập
- Nhận thức của cán bộ và nhất là cán bộ lãnh đạo một số Tỉnh ủy, cơ quan tham chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy về vị trí, tầm quan trọng của văn bản, việc soạn thảo và ban hành văn bản chưa đầy đủ, từ đó chưa quan tâm đầu tư đúng mức trên cả phương diện chỉ đạo và tổ chức thực hiện. Ý thức chấp hành các quy định, hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản của cán bộ, chuyên viên chưa cao.
- Việc tổng kết, đánh giá công tác văn bản của Đảng nói chung, soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng chưa được quan tâm tiến hành thường
xuyên. Đã hơn 15 năm, Văn phòng Trung ương Đảng chưa tổng kết thực hiện Quy định của Bộ Chính trị về văn bản của Đảng, chính vì vậy, một số bất cập, vướng mắc, không thống nhất trong thực tiễn chưa được xem xét một cách đầy đủ; ở các Tỉnh ủy, việc sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ chưa được thực hiện thường xuyên, nhiều Tỉnh ủy chưa tổ chức được các hội nghị sơ kết, tổng kết riêng về công tác văn thư, lưu trữ, và về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
- Việc tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư nói chung, vấn đề văn bản rói riêng chưa được chú ý đúng mức. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan giúp Bộ Chính trị, Ban Bí thư và lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng, thực hiện chế độ kiểm tra, hướng dẫn các Văn phòng Tỉnh ủy chưa thường xuyên, có những địa phương 5 – 7 năm mới trở lại một lần; nhiều Văn phòng Tỉnh ủy chú trọng kiểm tra, hướng dẫn các cấp ủy huyện và cơ sở hơn là các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy.
- Việc tuyên truyền, phổ biến nội dung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn bản, về soạn thảo và ban hành văn bản Đảng chưa thường xuyên, không ít chuyên viên chưa nắm vững các văn bản quy định, hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản, nhất là chuyên viên các ban tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy. Mặt khác, không ít cán bộ chuyên viên cầu thị, có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu để làm tốt công việc nhưng nhiều khi không biết tìm các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng ở đâu.
- Chuyên viên soạn thảo văn bản ở các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc ở nhiều Tỉnh ủy còn thiếu về số lượng, một bộ phận chuyên viên thiếu kỹ năng soạn thảo văn bản của Đảng.
- Cán bộ kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, về văn
nghiệm thực tiễn, trong nhiều trường hợp, cán bộ hướng dẫn không giải đáp rõ những vấn đề nghiệp vụ cho cán bộ, chuyên viên được hướng dẫn.
- Việc đầu tư kinh phí trang cấp phương tiện hiện đại hóa công tác văn thư chưa được quan tâm đúng mức.
*
Kết quả điều tra số lượng tài liệu lưu trữ trong 3 nhiệm kỳ 2001 – 2005, 2005 – 2010, 2010 – nay của một số Tỉnh ủy cho thấy, tỷ lệ tài liệu do Tỉnh ủy ban hành trong tổng số tài liệu có giá trị lưu trữ lâu dài hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh ủy ở mỗi nhiệm kỳ có sự khác nhau, và có xu hướng ngày càng tăng.
Nhiệm kỳ 2001 - 2005
Nhiệm kỳ 2005 - 2010
Nhiệm kỳ 2010 - nay Phông lưu trữ
Tỉnh ủy Tổng
số TL (cặp)
TL của Tỉnh
ủy (cặp)
Tỷ lệ (%)
Tổng số TL
(cặp) TL của Tỉnh
ủy (cặp)
Tỷ lệ (%)
Tổng số TL
(cặp) TL của Tỉnh
ủy (cặp)
Tỷ lệ (%)
Đăk Nông 38 12 31,7 96 30 32,0 77 17 45,3 Đồng Nai 176 65 36,9 214 112 52,3 150 75 50,0
Hà Giang 50 19 38,0 39 17 43,5 28 13 46,4
Hậu Giang 14 4 28,5 75 21 28,0 82 17 20,7
Tp. Hồ Chí Minh 800 14 1,75 960 56 6,2 1000 40 4,0 Thái Nguyên 128 18 14,0 205 22 10,7 158 19 12,0
(Nguồn: Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy các tỉnh: Đăk Nông, Đồng Nai, Hà Giang, Hậu Giang, Tp. Hồ Chí Minh, Thái Nguyên).
Vì vậy, xét cả trên phương diện ý nghĩa của văn bản và phương diện khối lượng văn bản, cần thiết phải nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản để góp phần bảo đảm chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy vì đây là nguồn sử liệu có giá trị đặc biệt để phục vụ trực tiếp sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy cũng như nghiên lịch sử Đảng bộ tỉnh, lịch sử địa phương.
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU VỀ SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỂ GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY