NGHIỆP vụ CHỨNG từ XUẤT KHẨU CAO SU tại CÔNG TY TNHH CAO SU ĐÔNG NAM á

Tóm tắt thông tin lô hàng: Công ty cao su Đông Nam Á có ký kết hợp đồng bán mủ cao su cho khách hàng ở Singapore với thông tin sơ bộ như sau:  Tên hàng: Cao su thiên nhiên LATEX HA  Số lượng: 100 MT 05 FCL  Qui cách đóng gói: đóng trong túi flexibag  Đơn giá: 1670 USDMT FOB HOCHIMINH, VIET NAM ( Incoterms 2010)  Thời gian giao hàng: đầu tháng 32017  Phương thức thanh toán: DP at sight.

NGÂN HÀNG TECHCOMBANK (6) RABOBANK SINGAPORE BRANCH (7)

ASEAN RUBBER CO., LTD

Contract (2) (1)

NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU CAO SU TẠI CÔNG TY

TNHH CAO SU ĐÔNG NAM Á

*** Tóm tắt thông tin lô hàng:

- Công ty cao su Đông Nam Á có ký kết hợp đồng bán mủ cao su cho khách hàng ở Singapore với thông tin sơ bộ như sau:

Sơ đồ: Mối liên hệ giữa các bên liên quan

(2) RABOBANK SINGAPORE BRANCH là nước nhập khẩu.

(3) CNC là hãng tàu mà bên NK chỉ định để vận chuyển hàng hóa.

SU HÒA HIỆP HƯNG về việc lấy hàng (CÔNG TY CP CAO SU HÒA HIỆP HƯNG là nhà cung cấp nội địa của CÔNG TY TNHH CAO SU ĐÔNG NAM Á)

diện cho công ty xuống nhà máy Hòa Hiệp Hưng lấy hàng.

CAO SU ĐÔNG NAM Á.

Sơ đồ thực hiện chứng từ giao nhận:

Liên hệ với hãng tàu lấy booking:

- Sau khi nhận chỉ thị của khách hàng về thông tin forwarder bên XK liên hệ với FW để

yêu cầu cấp Booking Bên XK gửi cho bên Forwarder những yêu cầu về booking với nội dung như sau:

+Số lượng cont, loại cont, thông tin tên hàng hóa, ETD, các yêu cầu khác về cont như: cont sạch, nặng, tốt

-Công ty Forwarder sẽ gửi cho ĐÔNG NAM Á lệnh cấp container rỗng (Booking

confirmation), trên lệnh cấp container sẽ thể hiện những chi tiết như sau:

sắp xếp ngày lấy hàng tại nhà máy cho phù hợp.

-Sau khi có booking, nhân viên chứng từ viết mail thông báo cho khách hàng về lịch giao hàng với thông tin Tên tàu, số chuyến, ngày ETD / ETA.

(Booking confirmation đính kèm)

Liên hệ với nhà cung cấp – nhà xe:

Liên hệ nhà cung cấp (Công ty TNHH Hòa Hiệp Hưng)

- Thanh toán với nhà cung cấp:

+ Bộ phận kế toán sẽ làm việc với ngân hàng để thanh toán tiền hàng cho nhà máy (Công

ty TNHH Hòa Hiệp Hưng) vào ngày lấy hàng.

Liên hệ với nhà xe:

- Nhân viên liên hệ với nhà xe để đặt ngày lấy hàng Cung cấp cho nhà xe thông tin như: số lượng hàng, loại hàng, ngày lấy hàng cụ thể.

- Cung cấp cho nhà xe booking của hàng tàu.

- Nhà xe sẽ cầm booking tàu, Lệnh lấy container rỗng (Booking sau khi đã duyệt lệnh) xuống depot theo chỉ định của hàng tàu để lấy container rỗng.

(Phiếu giao nhận container rỗng đính kèm)

- Nhà xe sẽ sắp xếp xe và báo cho công ty thông tin người đại diện nhận hàng, thông tin các

số xe Dựa vào thông tin nhà xe cung cấp nhân viên chứng từ sẽ lập giấy giới thiệu có xác nhận chữ ký và con dấu của công ty và fax xuống cho nhà máy để nhận hàng.

Đóng hàng tại kho:

- Sau khi nhà xe lấy cont rỗng sẽ chạy đến kho của bên cung cấp túi Flexibag dán túi flexibag (túi để chứa mủ cao su) và lên nhà máy lấy hàng.

- Khi bơm đủ số lượng hàng 20 tấn/ container, thủ kho sẽ đóng cửa cont/ bấm seal.

- Nhà xe có nhiệm vụ chụp hình cửa cont/ seal cung cấp cho nhân viên xnk để đăng ký làm hàng trên eport qua mạng, khai VGM (Verified Gross Mass) và khai hải quan trước khi hạ container có hàng.

- Đối với hàng xuất, chủ hàng phải khai VGM cho mỗi cont hàng Hàng hóa không khai VGM sẽ không được đưa lên tàu VGM bao gồm trọng lượng GW của hàng hóa cộng với trọng lượng của vỏ cont (tare) ngoài cửa cont có thể hiện.

(Phiếu đăng ký làm hàng, VGM đính kèm)

- Sau đó, xe sẽ chạy về cảng để hạ container có hàng tại cảng Cát Lái

(Phiếu hạ bãi chờ xuất đính kèm)

2.3.4 Khai báo hải quan cho lô hàng xuất khẩu.

Thái Sơn.

khách hàng nhiều lần, có tờ khai tương tự thì chỉ cần vào tờ khai cũ, copy lại để khai nhanh hơn.

6

7

( Giao diện tờ khai đính kèm)

Chuẩn bị bộ chứng từ theo yêu cầu khách hàng:

 Vận đơn đường biển: (sử dùng master BL)

Sau khi có số cont/ seal nhân viên chứng từ sẽ làm và gửi chi tiết B/L cho forwarder

để họ làm việc với hãng tàu và phát hành MBL nháp cho công ty.

Sau khi có B/L nháp thì nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra thật kỹ các thông tin trên B/L xem đã chính xác hay chưa và yêu cầu chỉnh sửa nếu có sai sót.

Hãng tàu thường qui định thời gian chỉnh sửa B/L là vào ngày tàu chạy nếu có bất kỳ việc chỉnh sửa sau ngày tàu chạy hoặc theo ngày hãng tàu đã thông báo trước sẽ bị tính phí từ 40-45 USD/ lần.

( B/L đính kèm)

 Giấy chứng nhận Hun trùng (FUMIGATION CERTIPHYCATE)

Hun trùng là phun một lượng chất hóa học khử trùng để chắc chắn hàng hóa không có

vi sinh vật như mối, mọt… trong quá trình vận chuyển sang nước nhập khẩu.

Công ty hun trùng mà ĐNÁ lựa chọn là Công Ty Cổ Phần Khử Trùng VN - Chi Nhánh TP HCM.

Sau khi có số cont báo cho đơn vị hun trùng cùng với thông tin về cảng nhập khẩu, giờ closing time để bên hun trùng sắp xếp hun trùng.

Nhân viên chứng từ sẽ gửi B/L nháp cho công ty hun trùng để họ có căn cứ làm chứng thư nháp gửi cho khách hàng kiểm tra.

Sau khi nhân viên chứng từ kiểm tra nội dung trên chứng thư đúng thì xác nhận lại với bên công ty hun trùng để cấp chứng thư gốc.

( Chứng thư hun trùng đính kèm)

 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (PHYTOSANITARY CERTIPHYCATE)

Chứng thư do Chi cục kiểm dịch vùng 2 (28 Mạc Đĩnh Chi, P Đakao, Q 1, Tp Hcm) trực thuộc Cục Bảo vệ thực vật - Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn cấp cho chủ hàng, xác nhận hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật đã được kiểm tra và xử

lý chống các bệnh dịch, nấm độc, sâu bọ có hại cho người, động vật và cây trồng.

Để có được chứng thư ta phải thực hiện các bước đăng ký sau:

- Bước 1: Nộp Hợp đồng + Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật

- Bước 2: Nộp B/L nháp + Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật sẽ được khai qua mạng trước, sau đó in giấy chứng thư nháp đó cùng với B/L cho bên kiểm dịch thực vật Họ sẽ dựa vào chứng thư phyto nháp phát hành chứng thư chính thức.

- Bước 3: Lấy chứng thư ( khoảng 02 ngày sau khi nộp Bước 2)

Lưu ý: thực hiện bước 1 trước khi đóng hàng tại cảng Vì nếu như lô hàng bị kiểm

tra thì khi đóng hàng nhân viên giao nhận hiện trường phải liên hệ với bên Chi cục kiểm dịch để họ kiểm tra hàng hóa tại cảng đóng hàng.

Ngày cấp chứng thư có thể trùng với ngày tàu chạy hoặc sau ngày tàu chạy.

( Chứng thư phyto đính kèm )

 Giấy chứng nhận xuất xứ (CERTIFICATE OF ORIGINAL)

- Loại C/O cấp cho khách hàng là C/O form B (chỉ có giá trị chứng minh xuất xứ, không

TP.HCM - VCCI (171 Võ Thị Sáu, Phường 7, Quận 3, TP.HCM).

Các loại giấy tờ trong bộ hồ sơ xin C/O theo thứ tự:

7 Tờ khai xuất khẩu (1 bản gốc để đối chiếu + 1 bản sao y)

8 Hóa đơn đầu vào ( 1 bản sao y)

9 Bảng kê khai nguyên liệu sử dụng.

- C/O sẽ được cấp trong vòng 01 ngày kề từ ngày nộp.

hình ảnh bên dưới sau đó in kê khai đơn xin CO nộp cùng với BCT đã chuẩn bị như phía trên.

 Hóa đơn thương mại (COMMERCIAL INVOICE)

- Là chứng từ do người bán lập ra, ghi rõ tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá hàng hóa bằng số và bằng chữ và điều kiện cơ sở giao hàng, thông tin ngân hàng phục

Người bán phát hàng phiếu đóng gói để chỉ ra cách thức đóng gói hàng hóa của lô hàng

Lô hàng được đóng trong01 túi flexibag chứa trong 01 container, 20 tấn/ cont.

( Quantity and weight guarantee đính kèm)

 Chứng nhận chất lượng (CERTIFICATE OF QUALITY)

Người bán phát hành để xác nhận và chịu trách nhiệm vê số chất lượng hàng giao.

Xuất trình chứng từ cho ngân hàng

- Phương thức thanh toán được sử dụng trong hợp đồng này là nhờ thu kèm chứng

từ (D/P: Documentary Against Payment )

- Hối phiếu ( BILL OF EXCHANGE)

- Là mệnh lệnh đòi tiền vô điều kiện do cao su Đông Nam Á phát hành để đòi tiền nhà nhập khẩu là SRITRANG.

( Hối phiếu đính kèm)

CAO SU ĐÔNG NAM Á sau khi giao hàng cho SRITRANG, sẽ lập bộ chứng từ nhờ Ngân hàng TECHCOMBANK thu hộ tiền, bộ chứng từ gồm có hối phiếu và các chứng từ kèm theo để đòi tiền SRI TRANG.

Phân công nhiệm vụ từng cá nhân:

Huỳnh Cao Long: tóm tắt thông tin lô hàng

Nguyễn Ngọc Chuyền: Mối liên hệ giữa các bên liên quan Nguyễn Thị Kim Thoa: sơ đồ thực hiện chứng từ giao nhận Trần Thị Kiều Trang: viết về kí kết hợp đồng, lấy booking Trần Thị Khánh Linh: liên hệ nhà cung cấp, nhà xe

Nguyễn Thị Nhật Vy: khai báo hải quan

Lê Thị Kim Ngọc: Viết về làm B/L, Fumi

Huỳnh Thị Phương Hạnh: Viết về C/O

Bùi Diệu Linh: Các chứng từ còn lại

2, Jalan Kasuarina 8 Bandar Botani

41200 Klang Selangor MALAYSIA

Flexitanks Fitting &

Loading Report

Date * : 6-Mar-17 Job No * : HCM/FLT/ARC 002/17 Customer : ASEAN RUBBER CO., LTD

Shipper * : ASEAN RUBBER CO., LTD

Vessel * : HS OCEANO 172XKN SI No * : Booking Ref * : ASC0161477 Depot * : IBLV's warehouse

Port of Loading * : HOCHIMINH Etd * :

10-Mar-17 Port of Discharge * : SHANTOU Eta * :

We are please to inform you that the following IBC have been fitted into the following container and thereafter, loaded with cargo, dated loaded and quantity loaded as follows;

No * Flexitank *

No

Container / Seal No

Notice: Type of Flexibags: Top Loading/ Top Discharging Valve.

Flexitank(s) was (were) fitted by: Mr Van

IBLV Team

Mai Trang - Cellphone 0918 021 272

IBL FLEXITANK SDN BHD.

Tel: 08 3945 0013 Fax: 08 3945 3178

List prepare by: Ms Loan

(This is a computer generated document No signatures are required)

HO CHI MINH CITYPhone:

Receipt:

Port Of Loading: HO CHI MINH CITY Cut-Off Date/Time: 08-MAR-2017 02:00 AMLoading Terminal: CAT LAI PORT VGM Cut-Off Date/Time: 08-MAR-2017 02:01 PM

Final Place Of Delivery:

Remarks: HS OCEANO VOY 172XKN - ETD Fri 10-Mar

(All times are in local time)

CUT OFF AT CAT LAI ON THU 1400HRSVGM =SI cut off: 12:00 Noon Thursday PLS REFER REMARK ON NEXT PAGE

Merchant Haulage By: Road Eqp Available Date: 05-MAR-17 Time:

Quantity: 5 x 20'ST HS Commodity: Natural rubber latex, whether

Net Weight: 28000 KGM Gross Weight: 39000 KGM

CMAU0904487 / CMAU0493513 / CMAU2135294 / CMAU1902508 /

HO CHI MINH CITY

Contact:Windy-Vu Thi Tu Uyen (Ms)Phone No: 06503769317

Remarks:

VIET NAMRemark: CAP CONT NANG DUOI 5 TUOI DONG HANG FLEXIBAGGROSS WEIGHT NOT MORE 24(exceptional for this case) tons per unitAll cost if any damage due to leakage we will hold

shipper fully liable.Re-stow or re-handling flexitank to bill under customer’s account if required/needed.The Packer ensures that the filling valve is secured in the closed position

PLEASE NOTE:

1) HƯỚNG DẪN DUYỆT LỆNH CẤP CONTAINER RỖNG QUA EMAIL, Chúng tôi sẽ thay thế thủ tục duyệt lệnh

qua email có hiệu lực từ ngày 01/10/2016 như sau:

-Bước 1: Sau khi khách hàng nhận được Booking Confirmation trực tiếp từ Bộ phận Dịch vụ Khách

hàng, khách hàng tiến hành duyệt lệnh trực tiếp bằng cách gởi email duyệt lệnh vào địa chỉ:

sgn.emptyrelease@cma-cgm.com Tiêu đề trên email được gởi theo mẫu sau đây

SỐ BOOKING/TÊN KHÁCH HÀNG/SỐ LUỢNG VÀ LOẠI CONTAINER/NGÀY LẤY CONTAINER HOẶC NGÀY

ĐÓNG BÃI TẠI CẢNG (NẾU LÀ HÀNG ĐÓNG BÃI TẠI CẢNG, VUI LÒNG CUNG CẤP NƠI ĐÓNG BÃI)// ĐỘ

THÔNG GIÓ (Ventilation: Closed or Open: %, M3/H) [Nếu đây là Container Lạnh-Nhiệt độ dương]

-Bước 2: Người phụ trách Bộ phận Quản lý Container sẽ tiến hành duyệt lệnh theo Booking Confirmation,

và chỉ định Nơi giao Container rỗng qua Email Khách hàng sẽ mang Booking Confirmation xuống depot chỉ định để lấy Cotainer rỗng

a) Niêm chì Container (Seal) sẽ được giao trực tiếp tại Nơi giao Container rỗng Ngoại trừ, Nơi giao Container

rỗng được chỉ định tại: Cảng Cát Lái VICT, Tân Cảng Hiệp Phước, CMIT, TCIT, TCTT, thì Niêm chì (Seal) sẽ được giao tại Bãi Tâm Cảng Depot

(Địa chỉ: No 938/180 Nguyen Thi Dinh Str, Thanh My Loi Ward, Dist 2, HCMC - Tel: +84-8-37422408; FAX: +84-8- 37422406)

b) CMA Hotline: (84)-0987319654 Số điện thoại này chỉ hỗ trợ các vấn đề liên quan đến duyệt lệnh và lấy

Container rỗng tại các depot

c) Giờ làm việc: Thứ Hai > Thứ Sáu (từ 08H00 đến 17H00)

Các vấn đề duyệt lệnh và phát Lệnh Cấp Rỗng (Empty Releasing Order) phát sinh mới vào Ngày Thứ Bảy chỉ được giảiquyết vào Ngày Thứ Hai tới

d) Nếu khách hàng chỉnh sửa Booking (Số lượng container, Loại container, Ngày ETD, ), khách hàng cần thông

báo ngay cho Bộ phận duyệt lệnh để hủy duyệt lệnh cũ và duyệt lệnh lại mới cho Booking đã được chỉnh sửa

2).STANDARD TARIFF & FREE TIME OF EXPORT DDSM: Detention, Demurrage, Storage, Reefer Monitoring Charges 2.1).Dry Equipment 20’/40’/45’ (D&D per cal day): First 3 days free Detention & First 5 days free Demurrage

2.2).Dry Equipment 20’/40’/45’ (Storage per cal day): First 7 days free

2.3).Special Equipment 20’/40’ (D&D per cal day): First 6 days free Merged D&D

2.4).Special Equipment 20’/40’ (Storage per cal day): First 3 days free

2.5).Reefer 20’/40’ (D&D per cal day): First 3 days free Detention & First 3 days free Demurrage

2.6).Reefer 20’/40’ (Storage per cal day): First 3 days free

2.7).Reefer Plugging 20’/40’ (Reefer Monitoring per cal day):

+) Entering the terminal before 12:00 noon: First 2 days free

+) Entering the terminal after 12:00 noon: First 3 days free

*) Standard D&D Tariff for Vietnam:

Please refer to HO webpages of CMA Group though this URL link: http://cma-cgm.com.vn/tariffs/detention

*) Calculation Method:

+) Separated Detention&Demurrage: Detention being counted from the pick-up date of empty container(s) till the off date of laden container(s); Demurrage being counted from the drop-off date of laden container(s) till the sailing date (ETD)

drop-+) Merged Detention&Demurrage: being counted from the pick-up date of empty container(s) till the sailing date (ETD).+) Storage: being counted from the drop-off date of full container(s) till the sailing date

+) Reefer Plugging: being counted from the gate-in date of full container (with the Limit Rule of Time-12:00 noon) till the loading date, including both calculation dates of start and stop

+) Special Equipment includes: Open-top, Flat-rack, Plat-form, Ventilated, Tank, Open-side, DG & Non-

standard dry containers

3).DEADLINE OF SHIPPING INSTRUCTION/ BILL OF LADING:

Booking Number: ASC0161477

-Final S/I and Amendment of Bill of Lading can be submitted on these ecommerce channels: MUST (CMA Group)/ EDI / INTTRA/ CARGO SMART/ GTNEXUS Manual S/I needs sending to Documentation Team: ssc.vndocumentation@cma- cgm.com

-Standard deadline of S/I submission: please refer to this URL link:

http://cma-cgm.com.vn/content/shipping-instruction-vgm-submission-si-vgm-cut-time

-Late Payment Fee: Applicable for prepaid freights (ocean freight, local surcharges) which have not been settled

within 7 days from the ship departure (ETD) From the 8th day onward, late payment charge will be applied

-B/L Pick-up: Within 7 days from the actual sailing date, customers can acquire Seaway B/L, after this time, the

only request for Original B/L or Surrendered B/L is acceptable

4).DEADLINE OF VGM SUBMISSION/ VGM INSTRUCTION:

*) Shipper is to submit 01 electronic copy to CMA CGM and 01 hardcopy to the Terminal Operator

-Standard deadline of VGM submission: please refer to this URL link:

http://cma-cgm.com.vn/content/shipping-instruction-vgm-submission-si-vgm-cut-time

-Guidelines for VGM Transmission via EDI platforms: please refer to this URL link:

http://cma-cgm.com.vn/content/ecommerce-guidelines-ebooking-esi-online-documentation-evgm

-Transmission of VGM by EDI platforms will be free of charge

-Manual methods of VGM submission (incl by email) is not encouraged & Manual VGM Fee will be applied as per the standard tariff Manual VGM needs sending to VGM Dedicated Team: ssc.vgm@cma-cgm.com

*) No VGM = NO LOAD CMA CGM will comply with VGM requirements and as such if the Verified Gross Mass is not provided by the Shipper or by a person duly authorized by the shipper, the container will not be loaded onboard the ship

*) Shipper’s fully responsible to provide correct VGM data timely, CMA CGM will not verify them again

Shipper’s fully responsible for all costs incurred due to no VGM or late VGM

submission and potential penalties for non-compliance will be determined by Local Authorities

5).SHIPPING TERMS AND CONDITIONS OF VESSEL, BOOKING, EQUIPMENT AND DOCUMENTATION:

-Transit Time, Closing Time, Vessel’s Berthing, ETA/ETD are only estimated and able to change without prior notice.-The carrier reserves the right to substitute the named and/or performing vessel(s) with another vessel at any

time

-The booking confirmation is just for the acknowledgement of booked shipment, it subjects to the availability of

ship-space (slot) and equipment (container)

-Unless you contact us for any correction/change of booking information timely, we assume all booking

information/ details/ shipping conditions showing on this booking confirmation are totally correct and applied for

this consignment

-You must check the condition of container(s) before picking up, remove all DG Labels (if any) before stuffing Non- hazardous commodity

-Hazardous commodity must be declared properly & getting the prior approval from the Carrier Any wrong DG

labels affixing on the export container(s) is subject to the shut-out/ additional cost/ surcharges arising

-Letter of Indemnity (LOI) must be submitted to the carrier if the temperature of reefer container(s) varies over 3

Celsius Degree for the frozen commodity or more than 2 Celsius Degree for the perishable commodity

Such commodities will not be loaded onboard till we receive the written confirmation from the shipper

-The carrier reserves the right to hold the shipper responsible for any disputes/ consequence/ loss arising from

any discrepancy/ inaccuracy of information provided, and from the container(s) not being sealed properly

following the ISO/PAS-17712 Standard

-For the consignment being booked with the freight terms: “Freight Collect", you must guarantee & be responsible for all the payment of freights and surcharges payable by the consignee/ receiver, if all pending/

unpaid for more than three (03) consecutive days after the discharge date CMA CGM group reserves the right to refuse the issuance of Bill Lading and/or delivery of cargo if DDSM charges are not settled timely

-To serve the clients better, VAT invoices will be issued at Estimated Time of Departure (ETD) If customer

information to be showed on invoice is different from the provided information before, please inform

Invoicing Team at: sgn.exinvoice@cma-cgm.com right when submitting (e)SI Any request of changes later will be charged for Invoice Cancellation Fee per B/L

(Để phục vụ khách hàng nhanh chóng, hóa đơn sẽ được xuất vào ngày tàu chạy (ETD) Nếu thông tin khách hàng yêucầu thể hiện trên hóa đơn khác với thông tin đã cung cấp, vui lòng thông báo cho

Bộ Phận Xuất Hóa Đơn-sgn.exinvoice@cma-cgm.com ngay khi gửi chi tiết làm B/L Mọi yêu cầu thay đổi sau đó sẽ bị gánh chịu phí hủy và xuất lại hóa đơn cho mỗi B/L)

6).CARRIER’S MAIN CLAUSE: The shipment shall be covered, governed by and subject to the terms and conditions being stipulated on CMA-CGM Bill of Lading, announced throughout CMA-CGM agencies and

published available on the website of CMA CGM Group: http://www.cma-cgm.com/