III.1.2.1 Nhận và xử lí thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau: • Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp ( nếu hàng tươi sống , rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh:20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”).Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…. • Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại. • Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xem xét báo giá cước cho khách hàng đó biết. • Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp. III.1.2.2 Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường. Ví dụ: Hãng tàu Hanjin, OOCL, ZIM line… có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Âu và Mỹ. Trong khi đó hãng tàu TS line, Wanhai, Evergeen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á. III.1.2.3 Chào giá cho khách hàng Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết. III.1.2.4 Chấp nhận giá Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gởi booking request ( yêu cầu dặt chổ) cho bộ phận kinh doanh. Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy… III.1.2.5 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng.Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng ( port of delivery), cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( losing time)… Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển container Công ty Minh Khuê III.1.2 Diễn giải quy trình giao nhận III.1.2.1 Nhận xử lí thơng tin khách hàng đăng ký dịch vụ Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng sau: • Loại hàng: Căn vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp ( hàng tươi sống , hàng; hàng bách hóa nơng sản chọn cont khơ: 20’DC, 40’DC 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”).Cũng quy định n phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an tồn thực phẩm, hàng gỗ phải khử trùng… • Cảng đi, cảng đến: Đây yếu tố định giá cước vận chuyển khoảng cách vận chuyển gần, thời gian vận chuyển ng • Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu khách hàng đến cảng mà nhân viên kinh doanh tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ hãng t khách hàng quen sử dụng dịch vụ hãng tàu cho hàng hóa cơng ty xem xét báo giá cước cho khách hàng biết • Thời gian dự kiến xuất hàng để cơng ty tìm lịch trình tàu chạy phù hợp III.1.2.2 Liên hệ với hãng tàu để hỏi cước lịch trình vận chuyển Căn vào thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh liên hệ với hãng tàu để hỏi giá lịch trình tàu chạy phù hợp h mạnh riêng tuyến đường Ví dụ: Hãng tàu Hanjin, OOCL, ZIM line… mạnh tuyến Châu Âu Mỹ Trong hãng tàu TS line, Wanhai, Evergeen, NYK III.1.2.3 Chào giá cho khách hàng Nhân viên kinh doanh vào giá chào hãng tàu, tính tốn chi phí tiến hành chào giá cho khách hàng Các giao dịch liên quan đến giá thiết III.1.2.4 Chấp nhận giá Nếu giá cước lịch trình tàu chạy đưa khách hàng chấp nhận khách hàng gởi booking request ( yêu cầu dặt chổ) cho phận kinh liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng bãi contain (hạ container cảng thơng quan cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy… III.1.2.5 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ Bộ phận kinh doanh booking request khách hàng gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ Sau hãng tàu xác nhận việ gởi booking confirmation hay gọi Lệnh cấp container rỗng.Lệnh cấp container rỗng chứa đựng thông tin cần thiết sau: Số booking, ( port of delivery), cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, cắt máng( losing time)… Sau có booking confirmation hãng tàu, nhân viên kinh doanh gởi booking cho khách hàng để họ xếp đóng hàng làm thủ tục thơ Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan vận chuyển nội địa cơng ty khách hàng gởi lệnh cấp container rỗng, thông t giao nhận công ty Sau tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận theo dõi phối hợp với khách hàng để xếp đưa container rỗng đến đóng vào container cảng Sau tiến hành làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất Lập booking profile Nhân viên kinh doanh lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin lô hàng chuyển cho phận chứng từ theo dõi tiếp Những thông tin - Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax - Tên hãng tàu - Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy - Điều khoản toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau - Giá mua, giá bán, phụ phí liên quan… ( freight collect) III.1.2.6 Chuẩn bị chứng từ hàng hóa xuất III.1.2.6.1 Chuẩn bị hàng hóa Bước cơng ty khơng làm mà người xuất làm III.1.2.6.2 Chuẩn bị phương tiện vận tải Nhân viên giao nhận đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ hãng tàu ( thường cảng hãng tàu định) để đổi lệnh lấy container giao nhận hồ sơ gồm : packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên điều độ cảng cho phép lấy container rỗ Nhân viên giao nhận giao hồ sơ cho tài xế kéo container đến bãi định hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng duyệt, conttainer rỗng vận chuyển đến kho người xuất đóng hàng Sau đóng hàng xong vận chuyển container có hàng hạ bãi cảng chờ xếp hàng ( theo booking confirm) đóng phí hạ container cho cản III.1.2.6.3 Chuẩn bị chứng từ khai hải quan Hồ sơ hải quan gồm + Tờ khai hải quan : chính( dành cho người xuất khẩu, dành cho hải quan lưu) + Hợp đồng mua bán hàng hóa :1 + Hóa đơn thương mại (invoice) : + Phiếu đóng gói (packing list) : + Giấy phép đăng ký kinh doanh : y kèm đối chiếu ( doanh ngiệp xuất lần đầu) + Giấy giới thiệu công ty xuất : Nếu mặt hàng xuất hàng thực phẩm phải đăng lý kiểm dịch, hồ sơ gồm có : + giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu trung tâm đăng ký kiểm dịch thực vật + Hợp đồng ngoại thương ( y) + invoice ( ) + packing list ( ) + Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có) + Vận đơn (vận đơn nộp sau tàu chạy để lấy chứng thư) Khi chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang hồ sơ đến quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch Nhân viên tiếp nhận giấy đăng ký Khi hàng đến cảng, nhân viên giao nhận đưa nhân viên kiểm dịch đến vị trí container tiến hành kiểm tra hàng Hàng cấp chứng t nhận tình trạng hàng hóa đảm bảo an tồn vệ sinh thực phẩm III.1.2.7 Thông quan hàng xuất III.1.2.7.1 Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử Dựa chứng từ mà khách hàng cung cấp thông tin hàng hóa mà cơng ty thu thập như: + Hợp đồng thương mại + Invoice + Packing lish +… Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử « ECUSKD » để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng Nếu truyền thành cơng hệ thố khai phân luồng hàng hóa Nhờ bước cải tiến mà thời gian làm thủ tục nhanh so với thủ cơng trước nhân viên hải quan khơng phải - Phân luồng hàng hóa có luồng + Luồng xanh : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Cán hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, xuất + Luồng vàng : Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ đượ quan « làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất + Luồng đỏ : Hồ sơ chuyển qua phận kiểm tra thực tế hàng hóa Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất t kiểm tra hàng hóa với khai báo tờ khai chứng từ liên quan, cán hải quan bấm niêm phong hải quan vào container ghi sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan « làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất Lưu ý : Đăng ký làm thủ tục cửa truyền số liệu vào cửa Những tiêu chí cần thiết tờ khai xuất Ví dụ: Tờ khai hải quan điện tử hàng xuất Cơng ty Cổ phần Gỗ Vương Ngọc o Ơ số 1: Người xuất khẩu: 3600662593 CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ VƯƠNG NGỌC Số 9, KCN Tam Phước, TP Biên Hòa,Đồng Nai (Mã số thuế công ty Xuất khơng cần thiết phải có) o Ơ số 2: Người nhập khẩu: PT MEGA VEKTOR ADIKARYA BLOCK B2 No 11 JL PANGERAN JAYAKARTA 73 10730 JAKARTA INDONESIA o Ô số 3: Để tên người uỷ thác ( có) o Ô số 4: Đại lý làm thủ tục hải quan ( có) o Ơ số 5: Loại hình xuất tuỳ thuộc vào mục đích xuất công ty Trong trường hợp Xuất Đầu tư Kinh doanh.(XKD05) o Ô số 6: Giấy phép ( có) Trong truờng hợp khơng có giấy phép kinh doanh o Ô số 7: Hợp đồng số: 016VNW/2010 Ngày:10/12/2010 o Ơ số 8: Hố đơn thương mại số: 016VNW/2011 Ngày: 30/05/2011 o Ô số 9: Cảng xếp hàng: C048 Cảng Cát Lái/ TPHCM o Ô số 10:Nước nhập khẩu: ID (Indonesia) o Ô số 11: Điều kiện giao hàng: CFR o Ơ số 12:Phương thức tốn: TT o Ô số 13: Đồng tiền toán: USD o Ô số 14: Tỷ giá tính thuế: 20.643 o Ơ số 15: Kết phân luồng hướng dẫn làm thủ tục Hải Quan (Luồng Xanh) Chấp nhận thông quan Chấn nhận thông quan sở thông tin khai hải quan điện tử.Đề nghị doanh nghiệp xuất trình tờ khai hải quan điện tử in để xác nhận Ô 11 o Ơ số 16: Chứng từ Hải Quan trước (Nếu có) o Ơ số 17: Tên hàng quy cách phẩm chất: Gạch lát đất nung:410x200x14 mm Gạch lát đất nung:410x200x40 mm (Ơ khai báo mặt hàng, nhiều mặt hàng thể phụ lục tờ khai) o Ô số 18 : Mã số hàng hoá: 6904900000 6904900000 (Nếu nhiều loại hàng hoá mã số hàng hố khác Vì lên tờ khai cần tra cứu mã số hàng hoá cách kỹ lưỡng biể hàng.) o Ô số 19 : Xuất xứ Việt Nam Việt Nam o Ô số 20 : Số lượng 9.360 3.360 o Ô số 21: Đơn vị tính VIEN VIEN o Ô số 22: Đơn giá nguyên tệ 1,43 ( Dựa vào hợp đồng ngoại thương hóa đơn thương mại) o Ô số 23 : Trị giá nguyên tệ 13.384,8 16.800 F=920 Cộng: 31.104,80 o Ô số 24: Thuế nhập gồm có: - Trị giá tính thuế 276.302.426 346.802.400 - Thuế suất(%) - (Tiền thuế qui đổi sang VNĐ thể rõ) o Ô số 25: Thu khác gồm có: - Tỷ lệ (%) - Số tiền o Ô số 26: Tổng số tiền thuế thu khác ( 24+25) - Bằng số: - Bằng chữ: o Ô số 27: Tổng trọng lượng: 47.962 kg, NW: 47184.00 kg Tổng số container: Cont 20:2 Tổng số kiện: 28 Số hiệu kiện, cont: + Số cont: + Số seal: o Ô số 28:Ghi chép khác: Số hiệu tàu: Số chuyến: o Ơ số 29: Xác nhận giải phóng hàng/ đưa hàng bảo quản (nếu có) o Ơ số 30: Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm trước Pháp Luật nội dung khai báo tờ khai (Giám đốc Công ty xuất ký tên, đóng dấu) o Ơ số 31: Xác nhận qua khu vực giám sát o Ô số 32: Xác nhận thơng quan o Ơ số 33: Xác nhận thực xuất (Chi tiết chứng từ đính kèm sau báo cáo) III.1.2.7.2 Làm thủ tục Hải Quan cảng Chia thành trường hợp: a) Trường hợp 1: Hàng hóa xuất miễn kiểm ( luồng xanh) Bước : Đăng ký mở tờ khai xuất - Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên đóng dấu xác nhận - Sau đó, mang chứng từ bao gồm: + Giấy giới thiệu + tờ khai Hải Quan + packing list - Hải quan tiếp nhận hồ sơ nhân viên công ty tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan doanh nghiệp việc kê khai tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng xem hàng xuất có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng - Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai chuyển sang phận trả tờ khai (Khi nộp tờ khai nhân viên giao nhận se phí kẹp vơ tờ khai từ 50.000 đến 200.000đ, nhiều tùy trường hợp) Bước 2: Trả tờ khai - Nhân viên giao nhận mua tem ( lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai - Hải quan sau kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận tờ khai giữ lại tờ khai dán tem Bước 3: Thanh lý hải quan bãi - Nhân viên giao nhận photo tờ khai đến Hải quan lý hàng xuất Cát Lái để lý - Nhân viên mang tờ khai thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc - Sau đó, nộp tờ khai ( photo gốc để kiểm tra) phòng lí - Hải quan lí kiểm tra đóng dấu xác nhận trả lại tờ khai gốc (Khi lý nhân viên giao nhận phí chi cho Hải quan lý 10.000đ/1 cont Cty Vương Ngọc có cont 20.000đ phí khơng có hóa đơn mà dạng tiền bồi dưỡng) Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất - Căn vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu - Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu - Hải quan trả lại tờ khai phiếu xác nhận vào sổ tàu Kết thúc trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất cảng Hàng hóa xếp lên tàu theo kế hoạch hãng tàu Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước đến Closing time không hàng rớt lại không xuất thông quan b) Trường hợp 2: Hàng hóa xuất kiểm hóa ( luồng đỏ ) Bước : Đăng ký mở tờ khai xuất - Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in bản), mang tở khai đến cho khách hàng kí tên đóng dấu xác nhận - Sau đó, mang chứng từ bao gồm: + Giấy giới thiệu + tờ khai Hải Quan + Hợp đồng thương mại ( y) + Invoice ( chính) + Packing list ( chính) - Hải quan tiếp nhận hồ sơ nhân viên công ty tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan doanh nghiệp việc kê khai tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không xem hàng xuất có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng - Sau đó, Hải quan đóng dấu chuyển phận kiểm hóa Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất - Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa phận chuyển bãi rút ruột container - Nhân viên giao nhận xem kết phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa - Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal liên lạc với Hải quan kiểm hóa xem cắt seal kiểm tra hàng hóa (5%,10% tùy - Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal ( gồm seal Hải quan hãng tàu) xin giấy xác nhận seal phận cắt/bấm Bước 3: Trả tờ khai - Nhân viên giao nhận mua tem ( lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai - Hải quan sau kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận chứng từ bao gồm: + tờ khai giữ lại tờ khai dán tem + Hợp đồng thương mại ( y) + Invoice ( chính) + Packing list ( chính) Bước 4: Thanh lý hải quan bãi - Nhân viên mang tờ khai thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/ seal, tàu/chuyến lên tờ khai - Nhận viên giao nhận photo tờ khai Hải quan điện tử Sau đó, nộp tờ khai ( photo gốc để kiểm tra) phòng lí - Hải quan lí kiểm tra đóng dấu xác nhận trả lại tờ khai gốc Bước 5: Vào sổ tàu hàng xuất - Căn vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu - Nhân viên giao nhận nộp tờ khai phiếu xác nhận seal để Hải quan vào sổ tàu - Hải quan trả lại tờ khai phiếu xác nhận vào sổ tàu Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất cảng Hàng hóa xếp lên tàu theo kế hoạch hãng tàu Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước đến Closing time không hàng rớt lại không xuất thông quan III.1.2.8 Phát hành vận đơn III.1.2.8.1 Trường hợp 1: Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế công ty Nhân viên giao nhận chuyển hồ sơ cho phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lơ hàng để lập chứng từ hàng xuất Công việc cụ thể nhân viên chứng từ sau: - Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa - Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật xếp container lên tàu - Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn Nội dung vận đơn gồm chi tiết sau : Số vận đơn (B/L no) Người gửi hàng(Shipper) Người nhận hàng(Consignee) Tên tàu\ số chuyến(vessel\voy) Cảng xếp hàng(Port of loading) Cảng dỡ hàng(Port of discharge) Nơi giao hàng(Place of delivery) Điều kiện vận chuyển hàng :CY\Door Ngày xếp hàng lên tàu :Shipped on board date……(Những thông tin tên tàu số chuyến cảng đi, cảng đến phải trùng khớp với booking Số container\số kẹp chì( container\ Seal no) Số lượng container(number of container) Mơ tả hàng hóa(Descreption of goods) Số kiện( number of package) Trọng lượng hàng bì(Gross weight) Nơi phát hành vận đơn(place and date of issue : Tên, trụ sở người chuyên chở đại lí : Đại lí giao nhận cảng đến Minh Khuê(Delivery Agent) : Điều khoản cước phí(freight and charges) Số lượng vận đơn gốc (No Of original B(s)/L) : Chữ ký người chuyên chở hay đại lý người chuyên chở : Các điều kiện, điều khoản trách nhiệm chuyên chở, thường in sẵn mặt sau vận đơn, khơng thương lượng được, có thỏa thuận thuê chuyên chở phải tìm hiểu kỹ điều khoản phía sau vận đơn, hiểu quy ước quốc tế điều chỉnh vận đơn Người gửi hàng chịu trách nhiệm cân đong, đo đếm đóng hàng vào container niêm phong kẹp chì trước giao cho ngườ số lượng, chất lượng hàng hóa bên container, vận đơn thường có ghi « said to contain » « Shipper’s load » « count and se chịu trách nhiệm) Sau có đầy đủ thông tin trên, phận chứng từ hàng xuất phát hành vận đơn (HB/L) cho người gửi hàng gửi vận đơn nháp cho k sau Đồng thời, gửi thông tin cho hãng tàu liên quan phát hành vận đơn cho Minh Khuê (MB/L) Trong : Shipper : Consignee : Loại B/L phát hành, thông thường Bill Surrender or seaway bill Những thơng tin lại HB/L Sau có MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm tra đối chiếu lại HB/L MB/L xem có khác biệt khơng để chỉnh sửa (nếu có) III.1.2.8.2 Trường hợp 2: khách hàng khơng sử dụng dịch vụ quốc tế cơng ty Nếu khơng nhân viên giao nhận chuyển hồ sơ( sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn Sau hàng xếp lên tàu, lấy vận đơn có ký tên đóng dấu người chuyên chở đại lý hộ nhân viên giao nhận s hàng thực xuất Để doanh nghiệp lấy làm sở hoạch toán với quan( thuế, ngân hàng ) III.1.2.9 Thực xuất tờ khai Sau tàu chạy, Hãng tàu gửi vận đơn cho phận chứng từ công ty Bộ phận chứng từ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuấ Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất III.1.2.10 Gửi chứng từ cho đại lí nước ngồi Sau hồn tất chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ gửi thông báo mô tả sơ lược lô hàng vận chuyển :Shipper/ Consigne ngày dự kiến đến), Số vận đơn (HB/L,MB/L), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill…), hợp đồng, invoice, packing list cho đại lý liên quan HB/L,MB/L III.1.2.11 Lập chứng từ kế toán lưu hồ sơ III.1.2.11.1 Lập chứng từ kết toán Dựa vào booking Profile, điều khoản cước phí trả trước (freight prepaid) nên nhân viên chứng từ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàn nợ Chỉ người gửi hàng tốn cước phí khoản phí liên quan ( THC, Bill fee, Seal fee…) nhân viên chứng từ cấp phát vận Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ làm Debit note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý cảng Nam nhận vận đơn III.1.2.11.2 Quyết toán lưu hồ sơ Sau hồn thành xong thủ tục thơng quan vào sổ người giao nhận phải : Kiểm tra xếp lại chứng từ thành hoàn chỉnh, người giao nhận trả chứng từ lại cho khách công ty lưu lại Đồng thời, k cho khách hàng, dành cho cơng ty » Trên gồm : khoản chi phí mà cơng ty nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyể vào giấy báo nợ Người giao nhận mang toàn chứng từ vứi debit note toán với khách hàng ... địa công ty khách hàng gởi lệnh cấp container rỗng, thông t giao nhận công ty Sau tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận theo dõi phối hợp với khách hàng để xếp đưa container rỗng đến đóng vào container. .. giải quy trình giao nhận III.1.2.1 Nhận xử lí thơng tin khách hàng đăng ký dịch vụ Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng sau: • Loại hàng: Căn vào loại hàng, số lượng hàng. .. kiểm hóa Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất - Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa phận chuyển bãi rút ruột container - Nhân viên giao nhận xem kết phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa