QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN tại CÔNG TY cổ PHẦN GIAO NHẬN vận tải TNLOGISTICS và GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ

Các bước thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNLogistics 2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu Sau khi nhận bộ phận kinh doanh tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng, lúc này khách hàng sẽ cung cấp cho TNLogistics (sau đây viết tắt là TNL) một bộ chứng từ để nhận hàng thường bao gồm những chứng từ chính sau : Vận đơn đường biển (Bill of lading ) Hóa đơn thương mại (Invoice) Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa (Packing list) Hợp đồng ngoại thương (Contract ) Và một số chứng từ khác tùy theo chủng loại hàng hóa Thông thường, bộ chứng từ được gửi đến công ty đều đã được khách hàng kiểm tra trước tính hợp lệ cũng như chỉnh sửa những sai sót. Tuy nhiên, khi bên TNL nhận được bộ chứng từ, nhận viên giao nhận phụ trách lô hàng sẽ kiểm tra lại những nội dung quan trọng của chứng từ như tên người gửi, tên người nhận, tên tàu , ngày tàu đến, ngày tàu đi, số container, số seal, chi tiết hàng hóa, cũng như sự phù hợp và thống nhất của các chứng từ trước khi lên tờ khai làm thủ tục để việc giao nhận về sau được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận lợi. Nếu trong quá trình kiểm tra nhân viên giao nhận thấy có sự sai sót, nhầm lẫn, thì sẽ báo ngay cho phía khách hàng để công ty khách hàng yêu cầu các bên có liên quan chỉnh sửa lại chứng từ cho phù hợp. Bên cạnh đó, dựa vào kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của mình, ban lãnh đạo công ty TNL cũng có thể tư vấn cho phía khách hàng hoặc có thể sửa chữa một số chứng từ nếu như được sự đồng ý của công ty khách hàng.

Trang QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI TNLOGISTICS VÀ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN .2 GIAO NHẬN VẬN TẢI TOÀN NAM (TNLogistics) 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty .2 1.1.1 Giới thiệu sơ lược công ty .2 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển công ty 1.1.3 Chức nhiệm vụ công ty 1.1.3.1 Mục tiêu công ty 1.1.3.2 Chức năng: .3 1.1.3.3 Nhiệm vụ: 1.1.4 Cơ cấu tổ chức công ty 1.1.4.1 Sơ đồ tổ chức máy công ty 1.1.4.2 Các chi nhánh văn phịng Cơng ty 1.1.4.3 Nhiệm vụ chức phòng ban .5 1.2 Tình hình kết hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần vận tải giao nhận Toàn Nam năm 2011-2013 Đơn vị tính: triệu đồng Hình 1.2: Biểu đồ cấu số dịch vụ công ty từ năm 2011-2013 CHƯƠNG II .12 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNLogistics .12 2.2 Các bước thực quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNLogistics 12 2.2.1 Nhận kiểm tra chứng từ nhập 12 Trang 2.2.2 Lấy lệnh giao hàng .14 2.2.3 Thực thủ tục hải quan 16 2.2.3.1 Khai hải quan điện tử .16 Bước 5: In tờ khai 20 2.2.3.2 Thực thủ tục hải quan cảng .20 2.2.4 Nhận hàng cảng 25 2.2.4.1 Hàng FCL giao thẳng: .25 2.2.4.2 Hàng FCL rút ruột: 26 2.2.6 Lập hồ sơ khiếu nại (nếu có) 29 2.2.6.1 Lập hồ sơ khiếu nại người bán 29 2.2.6.2 Lập hồ sơ khiếu nại người cảng/ chuyên chở 30 2.2.6.3 Lập hồ sơ khiếu nại người bảo hiểm .31 2.3 Ưu nhược điểm quy trình 33 2.3.1 Ưu điểm .33 2.3.2 Nhược điểm: 34 CHƯƠNG III .35 3.1 Về phía cơng ty .35 3.2 Vế phía nhà nước 37 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 Trang CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI TỒN NAM (TNLogistics) 1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty 1.1.1 Giới thiệu sơ lược công ty Công ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Tồn Nam cịn có tên giao dịch TNLogistics Đại diện pháp luật ông Nguyễn Bảo Trị với giấy phép kinh doanh mã số thuế 0305610169 cấp ngày 08/04/2008, công ty vào hoạt động vào ngày 01/04/2008 Thông tin chi tiết công ty: - Tên công ty: Cơng ty Cổ phần Giao Nhận Vận Tải Tồn Nam - Tên giao dịch: TN FREIGHT FROWARDING CORP - Tên viết tắt: TNLOGISTICS - Mã số thuế: 0305610169 - Địa : 84/54 Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 08.6296 9191/2/3/4 - Fax: 08.6296 9190 - Email: document@tnlogistics.vn - Vốn kinh doanh: 1.600.000.000 Đồng - Tài khoản: Tại ngân hàng ACB - Logo:  Ngành, nghề kinh doanh công ty: - Đại lý vận tải hàng hóa đường biển; - Đại lý vận tải hàng hóa đường hàng khơng; - Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa; - Mơi giới thương mại; - Dịch vụ chuyển phát nhanh toàn cầu; Trang - Dịch vụ khai thuê hải quan tư vấn thuế 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty thành lập vào ngày 26-03-2004 với tên TNLOGISTICS CORP, vốn đầu tư 1500 USD, thành lập theo định số 4103009776 ngày 26/03/2004 Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp, hoạt động lĩnh vực thương mại, môi giới hải quan vận tải đường Đứng đầu ông Nguyễn Bảo Trị (chức vụ: Giám đốc) Sau năm hoạt động, với lượng khách hàng ngày gia tăng, dẫn đến nhu cầu tăng vốn mở rộng quy mô Vào năm 2008, công ty trở thành công ty cổ phần với lĩnh vực hoạt động môi giới, vận tải đường khai th hải quan Cơng ty Tồn Nam (TNLogistics) đối tác nước biết đến người bạn đồng hành đáng tin cậy Với tiêu chí giá hợp lý, thời gian vận chuyển nhanh nhất, an toàn bảo đảm, Toàn Nam (TNLogistics) phát triển mạnh mẽ không ngừng hoàn thiện chất lượng dịch vụ, phát triển sản phẩm logistics mới, nâng cao lực cạnh tranh thị trường nước quốc tế, khẳng định thương hiệu lĩnh vực cung cấp giải pháp logistics, phục vụ tốt cho khách hàng 1.1.3 Chức nhiệm vụ công ty 1.1.3.1 Mục tiêu công ty - Liên tục nghiên cứu phát triển sản phẩm, dịch vụ cải tiến chất lương sản phẩm dịch vụ nhằm đáp ứng tối đa mong đợi nhu cầu phát triển không ngừng khách hàng - Mục tiêu phấn đấu Toàn Nam cung cấp cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ bảo đảm chất lượng, giải pháp quản trị chuyền cung ứng đáng tin cậy dịch vụ khách hàng tốt - Toàn Nam cam kết phát triển bền vững mức tăng trưởng hàng năm nhằm gia tăng giá trị cổ đông thành viên công ty 1.1.3.2 Chức năng: Công ty Cổ phần Giao Nhận Vận Tải Tồn Nam có nhiệm vụ khai thác, thực dịch vụ vận tải hàng hóa qua phương thức vận tải nước, khai thuê hải quan, môi giới cước tàu, kinh doanh vận tải bốc xếp, lưu kho bĩa, bảo quản hàng hóa siêu Trang trường, siêu trọng hàng hóa thông thường, trực tiếp xuất nhận ủy thác xuất nhập hàng hóa ngành khác 1.1.3.3 Nhiệm vụ: - Hiểu thấu đáo tiềm kỳ vọng khách hàng - Xây dựng tổ chức thực kế hoạch kinh doanh xuất nhập - Khai thác hàng hóa, khai thác phương tiện nước để thực dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa, xuất nhập có hiệu - Tổ chức khai thác kinh doanh vận tải, bốc xếp, lắp đặt hàng siêu trường, siêu trọng kể việc lưu kho bãi, bảo quản loại hàng thông thường theo yêu cầu khách hàng - Nhận ủy thác xuất nhập hàng hóa ngành khác theo yêu cầu khách hàng - Tổ chức khai thác dịch vụ đại lý hàng hải, dịch vụ khai thuê hải quan, đại lý vận chuyển quốc tế, mơi giới, th tàu, - Thực sách lao động, chế độ quản lý tài sản công ty, thực phân phối lợi tức theo lao động kết hợp với lợi ích nhà nước lợi ích tập thể Đào tạo bổi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật để nâng cao lực cho cán bộ, cơng nhận viên tồn cơng ty 1.1.4 Cơ cấu tổ chức công ty 1.1.4.1 Sơ đồ tổ chức máy công ty TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM GIÁM ĐỐC ĐỐC ĐIỀU ĐIỀU HÀNH HÀNH TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH TRƯỞNG PHÒNG LOGISTICS NHÂN VIÊN PHÒNG KINH CÁC NHÂN VIÊN PHỊNG DOANH DOANH LOGISTICS LOGISTICS KẾ TỐN TRƯỞNG CÁC NHÂN VIÊN PHỊNG KẾ TỐN TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG PHỊNG Operation Operation CÁC NHÂN VIÊN PHÒNG OPERATION OPERATION (Nguồn: www.tnlogistics.vn) Trang 1.1.4.2 Các chi nhánh văn phịng Cơng ty BÌNH BÌNH DƯƠNG DƯƠNG KHU KHU CƠNG CƠNG NGHIỆP NGHIỆP MỸ MỸ PHƯỚC PHƯỚC LONG LONG AN AN ĐỒNG ĐỒNG NAI NAI NHƠN NHƠN TRẠCH TRẠCH 22 BẾN BẾN LỨC LỨC THÀNH THÀNH PHỐ PHỐ CẦN THƠ CẦN THƠ TRỤ SỞ CHÍNH THÀNH THÀNH PHỐ PHỐ ĐÀ ĐÀ NẴNG NẴNG TẠI TPHCM (Nguồn: www.tnlogistics.vn) 1.1.4.3 Nhiệm vụ chức phòng ban  Ban Giám Đốc: Bao gồm Tổng Giám Đốc Giám Đốc điều hành, có quyền thỏa thuận định vấn đề về: + Các sách, chủ trương nhà nước ban hành liên quan đến ngành nghề công ty kinh doanh + Các mặt hoạt động kinh doanh công ty  Tổng Giám Đốc : - Là người đứng đầu công ty, có nhiệm vụ tổ chức điều hành tồn hoạt động công ty - Trực tiếp ký kết hợp đồng kinh tế, lao động, thu chi tốn tài - Tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, điều động xếp cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiễm, khen thưởng, kỷ luật, cán công nhận viên công ty, tiếp nhận tuyển dụng lao động thời vụ, dài hạn  Giám Đốc điều hành : Trang - Được tổng giám đốc phân công phụ trách số lĩnh vực chịu trách nhiệm trước cơng ty lĩnh vực - Trong số trường hợp giám đốc điều hành thay Tổng Giám Đốc định cấp mình, đồng thời báo cáo xin ý kiến Tổng Giám Đốc để giải  Phòng kinh doanh: - Tăng cường tìm kiếm khách hàng mới, trì chăm sóc khách hàng cũ đặc biệt khách hàng tiềm công ty - Báo cáo doanh thu cho ban giám đốc hàng tuần, hàng tháng,quí, năm - Phối hợp với phòng ban chức để nâng cao hiệu kinh doanh - Tiếp xúc đàm phán với đối tác nước để ký hợp đồng liên doanh liên kết hợp đồng ngoại thương - Đảm trách việc thưc dịch vụ xuất nhập khẩu, nhận ủy thác xuất nhập cho đơn vị kinh tế khác Nghiên cứu, đề kế hoạch, chiến lược kinh doanh hoạt động logistics biện pháp thực để mang lại hiệu cao  Phòng Logistics: đứng đầu trưởng phòng − Chịu trách nhiệm điều hành quản lý phòng Giao nhận vận tải − Thu hút, thiết lập mối quan hệ với khách hàng để mở rộng thị trường phát triển công ty − Giữ vững trì mối quan hệ với khách hàng bạn hàng lớn − Liên hệ với hãng tàu lớn giới để phát triển tốt thị trường vận tải quốc tế − Hướng dẫn quản lý nhân viên cấp dưới, giái vấn đề phát sinh xảy đặc biệt với Hải quan, Các đối tác nước, khách hàng − Lên kế hoạch ngắn hạn dài hạn; đặt chương trình mục tiêu để thúc đẩy doanh số cách tốt − Chịu trách nhiệm cơng việc chung tồn phịng trước ban Giám đốc, đưa kế hoạch hòan thành tiêu Ban Giám Đốc đề  Phòng Kế Tốn: Trang − Đây phận có nhiêm vụ giải vấn đề tài hình thành trình luân chuyển ngoại thương, kinh doanh với đơn vị kinh tế − Tổ chức phân phối vốn cho hợp lý − Tham mưu cho ban giám đốc bảo quản nguồn vốn, sử dụng vốn tài sản khác công ty mốt cách hợp lý đạt hiệu cao, tiết kiệm chi phí tăng lợi nhuận Gíup ban giám đốc phân tích tình hình tài − Thực khoản thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước thời hạn quy định giúp ban giám đốc thưc hiên tài theo pháp luật  Phịng Operation: − Liên hệ trực tiếp với hãng tàu lịch trình vận chuyển, đặt chỗ cho khách hàng qua hãng tàu hàng xuất yêu cầu Theo dõi lịch trình vận chuyển hàng hóa để đưa hàng đến cảng đến an tồn Phát hành vận đơn đường biển cho khách hàng − Theo dõi lịch trình, thơng tin lơ hàng nhập từ phía đầu nước ngồi hàng đến cảng Việt Nam Phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng 1.2 Tình hình kết hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần vận tải giao nhận Toàn Nam năm 2011-2013 NĂM 2011 Năm Doanh thu Tỷ lệ (%) Đơn vị tính: Triệu đồng NĂM 2012 Doanh thu Dịch vụ Tỷ lệ (%) NĂM 2013 Doanh thu Tỷ lệ (%) Đại lý hãng tàu 2.905,45 33,53 3.425,3 32,28 4.035,4 29,30 Khai thuê hải quan 1.401,2 16,17 1.392,7 13,12 1.518,35 11,02 Vận tải nội địa 2.551,5 29,45 3.186,98 30,03 4.267,7 30,98 Thuê kho bãi 1.806,9 20,85 2.606,34 24,56 3.953,5 28,70 Tổng cộng 8.665,05 100 10.611,32 100 13.774,95 100 Bảng 1.1: Bảng báo cáo doanh thu số loại hình dịch vụ cơng ty năm 2011-2013 Trang Đơn vị tính: triệu đồng (Nguồn: Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu) Hình 1.1: Biểu đồ thể doanh thu số loại hình dịch vụ cơng ty từ năm 2011-2013 Qua bảng số liệu biểu đồ ta thấy tình hình hoạt động cơng ty có xu hướng tăng qua năm đặc biệt tăng mạnh giai đoạn từ 2012 đến 2013, nhìn chung tăng có giảm nhẹ doanh thu loại hình dịch vụ khai thuê hải quan từ 1.401,2tr đồng (năm 2011) xuống 1.392,7tr đồng (năm 2012) sau tăng trở lại đạt mức 1.518.35tr đồng (năm 2013) Ở loại hình dịch vụ cịn lại đại lý hãng tàu, vận tải nội địa thuê kho bãi nhìn chung tăng nhanh qua năm, dịch vụ đại lý hãng tàu đạt mức 3.425,3tr đồng năm 2012 tức tăng 519,85tr đồng so với năm 2011 2.905,45tr đồng đà tăng trưởng cán mốc 4.035,4tr đồng (tăng 610,1tr đồng) năm 2013 Dịch vụ vận tải nội địa góp phần lớn vào xu tăng chung loại hình dịch vụ cơng ty, năm 2011 loại hình dịch vụ đạt mức 2.551,5tr đồng năm sau doanh thu tăng thêm 24,9% năm 2012 67,26% năm 2013 với doanh thu 3.186,98tr đồng 4.267,7tr đồng Còn dịch vụ thuê kho bãi loại hình dịch vụ tăng nhanh tất dịch vụ mà công ty cung cấp, giai đoạn từ năm 2011-2012 doanh thu loại hình dịch vụ đạt mức 10.611,32tr đồng tức tăng 799,44tr đồng so với năm 2011 tăng 1.347,16tr đồng giai đoạn 2012-2013 Trang 10 Hình 1.2: Biểu đồ cấu số dịch vụ công ty từ năm 2011-2013 Qua biểu đồ ta nhận thấy cấu loại hình dịch vụ thuê kho bãi vận tải nội địa qua năm từ 2011-2013 chiếm tỷ trọng cao có xu hướng tăng khơng nhiều với mức tăng sau: - Dịch vụ thuê kho bãi: với mức tăng 3,71% năm 2011-2012 4,14% năm 2012-2013 - Dịch vụ vận tải nội địa: với mức tăng 0,59% năm 2011-2012 0,95% năm 2012-2013 Cịn loại hình dịch vụ đại lý hãng tàu chiếm tỷ trọng lớn đến 33,53% năm 2011 vào năm sau lại giảm 1,25% năm 2012 giảm mạnh 4,24% năm 2013 Ở dịch vụ khai thuê hải quan gặp phải tình trạng tương tự, chiếm tỷ trọng thấp 16,17% năm 2011 giảm 13,12% năm 2012 tiếp tục giảm sâu mức 11,02% năm 2013 Đơn vị tính: Triệu đồng (Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Trang 28 thể tình trạng container Nhân viên giao nhận cầm phiếu giấy cược container đến đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cược 2.2.4.2 Hàng FCL rút ruột: Bước 1: Nhân viên giao nhận mang D/O, tờ khai đến văn phòng trưởng khu bãi hàng để xin rút ruột, trưởng khu bãi nhập máy đóng dấu lên lệnh giao hàng Sau nhân viên giao nhận ghi biển số xe tải lên D/O đưa xe vào bãi container Lưu ý: Nếu lơ hàng cần phải đối chiếu Manifest phải mang D/O, B/L, tờ khai để đối chiếu trước Bước 2: Sau nhân viên giao nhận mang D/O đóng dấu, tờ khai cơng văn xin rút ruột bãi đến văn phòng huy khu bãi hàng khu điều độ bãi gặp phó huy khu bãi để xin rút ruột Phó huy khu bãi xem xét vị trí container có phù hợp để rút ruột khơng đồng ý cho phép rút ruột ghi " Được phép rút ruột bãi, " ký tên lên D/O Lưu ý: Nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra vị trí container cần rút ruột máy tính trước xem có thuận lợi khơng, khơng liên hệ với nhân viên điều khiển xe nâng hạ container để di chuyển container đến vị trì thích hợp trước cho xe tải đứng chờ vị trí để tránh việc container bị di chuyển lần nữa; sau thực bước Bước 3: Nhân viên giao nhận qua quầy thương vụ thu ngân khu điều độ đóng tiền chọn hình thức rút ruột công nhân hay xe nâng (giả sử rút ruột công nhân) Bước 4: Tiếp đến nhân viên giao nhận cầm D/O có ghi " Được phép rút ruột bãi ." nộp quầy văn phòng khu bãi hàng để làm phiếu cắt seal điều động công nhân Lưu ý: Sau làm phiếu cắt seal điều động, nhân viên giao nhận ghi lại số điện thoại cơng nhân xác nhận tình trạng container tổ trưởng tổ công nhân để tiện liên lạc Bước 5: Đến vị trí container cần rút ruột, u cầu cơng nhân cắt seal cắt seal container đưa phiếu cắt seal cho họ Sau liên hệ với tổ trưởng tổ công nhân bốc xếp để tiến hành rút ruột đưa phiếu điều động cho tổ trưởng tổ công nhân Trang 29 Bước 6: Khi rút ruột xong nhân viên giao nhận liên hệ với công nhân kiểm container sau rút ruột, công nhân kiểm tra tình trạng container sau rút hàng ghi phiếu " Xác nhận tình trạng container", có ghi số container số xe tải chở hàng sau rút ruột Bước 7: Cầm phiếu "Xác nhận tình trạng container" quay trở lại khu điều độ bãi đến quầy văn phòng khu bãi hàng đưa phiếu này, văn phòng khu bãi hàng in " Phiếu xuất nhập bãi" (3 liên) ghi biển số xe tải số kiện hàng rút Bước 8: Nhân viên giao nhận mang " Phiếu xuất nhập bãi" tờ khai trở lại văn phòng trưởng khu bãi hàng để tưởng khu bãi ký xác nhận tiến hành lý cổng Bước 9: Nhân viên giao nhận cầm " Phiếu xuất nhập bãi" tờ khai qua Hải quan lý cổng, Hải quan lý đóng dấu lên " Phiếu xuất nhập bãi" trả lại cho nhân viên giao nhận Lưu ý: Tránh lý cổng vào lúc cuối hành vào khoản thời gian thường đông, gây chậm trể cho việc đưa hàng khỏi cảng Bước 10: Giao " Phiếu xuất nhập bãi" cho tài xế để trình cho Hải quan cổng lúc ra, Hải quan cổng giữ lại hai liên, trả lại liên màu đỏ nhân viên giao nhận tiến hành làm biên bàn giao giao cho tài xế Biên gồm có nội dung giống nhau, bên ký tên giữ 2.2.5 Hàng LCL: Sau em xin phân tích chứng từ kèm theo để làm rõ quy trình nhận hàng LCL nhập cảng ( Tờ khai nhập số: 21907) - Do lơ hàng loại hình nhập đầu tư việc thông quan thực số Hàm Nghi - Chi cục hải quan hàng đầu tư, gia công, sản xuất xuất Bước 1: Nhân viên giao nhận mang D/O Master D/O House đến phòng thương vụ kho - gần cổng C cảng Cát Lái để đóng tiền in phiếu xuất kho (4 liên) Bước 2: Tiếp đến cầm phiếu xuất kho, tờ khai gốc, tờ khai photo D/O house đến " Văn phòng hải quan kho", Viên chức hải quan đóng dấu hải quan giám sát lên tờ khai vị trí ô 36 Lưu ý: tờ khai photo D/O house hải quan giám sát lưu lại Trang 30 Bước 3: Nhân viên giao nhận đến kho, cửa xuất hàng ghi " Phiếu xuất kho", kho số cửa xuất số 12 đưa phiếu xuất kho cho nhân viên cửa kho Nhân viên liên hệ với xe nâng chở hàng đặt cửa sau kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa đủ số lượng ghi phiếu xuất kho yêu cầu nhân viên giao nhận ghi lên phiếu xuất kho trường hợp "Đã nhận đủ 12 kiện nguyên " số xe vận chuyển Sau lưu lại liên phiếu xuất kho Bước 4: Tiếp đến nhân viên giao nhận tiến hành lý cổng cho tờ khai Khi lý cổng, Hải quan cổng đóng dấu lên tờ phiếu xuất kho Cuối đưa xe khỏi cảng, nhân viên giao nhận trình phiếu xuất kho có đóng dấu cho nhân viên kiểm sốt cổng, lưu lại liên trả lại liên màu xanh Sau nhân viên giao nhận tiến hành làm biên bàn giao giao cho tài xế Biên gồm có nội dung giống nhau, bên ký tên giữ 2.2.6 Lập hồ sơ khiếu nại (nếu có) 2.2.6.1 Lập hồ sơ khiếu nại người bán - Các trường hợp khiếu nại người bán:  Giao hàng chậm  Giao hàng trễ  Hàng hóa khơng phù hợp với hợp đồng  Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách  Khơng giao giao chậm tài liệu kỹ thuật - Bộ hồ sơ khiếu nại người bán:  Thư khiếu nại lập thành văn (bao gồm nội dung: tên, địa bên khiếu nại; sở pháp lý việc khiếu nại; lý khiếu nại; yêu sách cụ thể người bán)  Các chứng từ kèm theo (Hợp đồng, vận đơn, biên giám định chứng minh lỗi người xuất khẩu) - Thời hạn khiếu nại: Điều 318 Luật Thương Mại 2005: Thời hạn khiếu nại bên thỏa thuận, khơng có thỏa thuận thời hạn khiếu nại quy định sau: Trang 31  Ba tháng kể từ ngày giao hàng khiếu nại số lượng  Sáu tháng kể từ ngày giao hàng khiếu nại chất lượng hàng hóa Trong trường hợp có bảo hành thời hạn khiếu nại ba tháng, kể từ ngày hết thời hạn bảo hành  Chín tháng kể từ ngày bên vi phạm phải hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng trường hợp có bảo hành kể từ ngày hết thời hạn bảo hành khiếu nại vi phạm khác 2.2.6.2 Lập hồ sơ khiếu nại người cảng/ chuyên chở - Các trường hợp khiếu nại người chuyên chở (Điều - CÔNG ƯỚC CÚA LIÊN HIỆP QUỐC VỀ CHUYÊN CHỞ HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN, 1978 ):  Người chuyên chở chịu trách nhiệm thiệt hại hàng hóa bị mát hư hỏng việc chậm giao hàng; cố gây mát, hư hỏng chậm giao hàng xảy hàng hóa thuộc trách nhiệm người chuyên chở Trừ người chuyên chở chứng minh thân mình, người làm cơng người đại lý áp dụng biện pháp hợp lý, cần thiết để tránh cố hậu  Giao hàng chậm hàng không giao cảng dỡ hàng quy định hợp đồng vận tải đường biển thời gian thỏa thuận rõ ràng, khơng có thỏa thuận vậy, thời gian hớp lý địi hỏi người chun chở cần mẫn, có xét đến hồn cảnh việc  Có quyền khiếu nại việc hàng coi hàng hóa bị mất, hàng khơng giao theo quy định Điều 4, vòng 60 ngày liên tục tiếp sau ngày hết hạn giao hàng  Khi lỗi lầm sơ suất người chuyên chở, người làm công đại lý người chuyên chở với nguyên nhân khác gây mát, hư hỏng chậm giao hàng, người chuyên chở chịu trách nhiệm phạm vi việc mát, hư hỏng chậm giao hàng xảy lỗi sơ suất đó, với điều kiện người Trang 32 chuyên chở chứng minh phần mát, hư hỏng chậm giao hàng không lỗi sơ suất gây nên - Đối tượng khiếu nại:  Người chuyên chở  Người chuyên chở cuối  Người chuyên chở mà đoạn chuyên chở họ hàng hóa bị tổn thất - Bộ hồ sơ khiếu nại người chuyên chở:  Đơn thư khiếu nại  Vận đơn gốc (Original B/L)  Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)  Phiếu đóng gói (Packing List)  Biên kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trường hợp hàng bị thiếu hụt mác  Biên hàng đỗ vỡ tàu gây (COR) trường hợp hàng hóa bị hư hỏng  Thông báo mát tổn thất hàng (Notice of Loss or Damage) thư dự kháng bỏa lưu quyền khiếu nại (Letter of Reservation)  Biên giám định tổn thất hàng (Survey Report) trường hợp hàng hóa bị hư hỏng  Các biên bản, giấy tờ chứng minh lỗi người vận chuyển chứng từ, tài liệu liên quan khác (nếu có) 2.2.6.3 Lập hồ sơ khiếu nại người bảo hiểm - Các trường hợp khiếu nại người bảo hiểm:  Người nhập có quyền khiếu nại cơng ty bảo hiểm để đòi bồi thường thiệt hại, tổn thất xảy cho đối tượng bảo hiểm - Bộ hồ sơ khiếu nại người bảo hiểm:  Thư khiếu nại lập thành văn Trang 33  Đơn bảo hiểm giấy chứng nhận bảo hiểm (bản chính)  Vận đơn đường biển gốc  Hóa đơn thương mại kèm bảng kê chi tiết hàng hóa, phiếu ghi trọng lượng số lượng hàng hóa  Các yêu cầu, tính tốn số tiền khiếu nại  Các chứng từ khác kèm theo (tùy theo trường hợp khiếu nại khác nhau): * Đối với hàng hóa bị hư hỏng hay mát: + Biên giám định công ty bảo hiểm đại lý bảo hiểm cấp + Biên đổ vỡ hư hỏng tàu gây (COR - Cargo Outturn Report) * Đối với hàng hóa bị thiếu ngun kiện: + Biên kết tốn nhận hàng với tàu (ROROC - Report on Receipt of Cargo) + Giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC - Certificate of Short Landed Cargo) * Đối với tổn thất chung: + Văn tuyên bố tổn thất chung chủ tàu + Biên giám định tổn thất chung + Bản tính tốn phân bổ tổn thất chung * Đối với hàng hóa bị tổn thất tồn bộ: + Thư thơng báo người chun chở tổn thất tồn + Xác nhận người chuyên chở lô hàng xếp lên tàu - Một số lưu ý thực khiếu nại người bảo hiểm:  Quyền đòi bồi thường người bảo hiểm hết hiệu lực sau 1-2 năm trường hợp vận chuyển ven biển kể từ ngày (Điều 24, quy tắc 1992)  Tổn thất phải thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm Trang 34  Thời hạn khiếu nại: Hàng phương tiện tích tháng so với thời gian dự tính tàu đến nơi ghi hợp đồng bảo hiểm (nếu khiếu nại tích)  Phải làm thủ tục cần thiết để bảo lưu quyền khiếu nại người bảo hiểm bên thứ 2.3 Ưu nhược điểm quy trình 2.3.1 Ưu điểm  Dịch vụ lĩnh vực ln địi hỏi cao nguồn nhân lực Cơng ty TNLogistics có đội ngũ nhân viên trẻ, động, hết lịng cơng việc ln lấy hài lịng khách hàng làm thước đo mức độ hồn thành cơng việc Do đó, chất lượng dịch vụ cơng ty ln ổn định  Ngoài với tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiệu Họ giải công việc cách nhanh chóng, rõ ràng có phản hồi từ phía khách hàng bên liên quan để có câu trả lời thoả đáng Chính mà cơng ty ln tín nhiệm đối tác có lượng khách hàng ổn định  Môi trường làm việc yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu cơng việc người có ảnh hưởng định đến yếu tố ban lãnh đạo cơng ty TNLogistics có ban lãnh đạo ln thân thiện, nhiệt tình tạo hội khuyến khích nhân viên phát huy lực thân, thường xuyên tiếp xúc, lắng nghe tạo mối quan hệ tốt công việc Hơn nữa, với quản lý gọn nhọ hiệu tạo điều kiện cho cơng ty tiết kiệm chi phí nên hoạt động kinh donah công ty phát triển  Cơng việc phân cơng rõ ràng Nhờ thông tin liên quan như: lịch tàu, giá cước hãng tàu; sách, thủ tục khu vực địa lý phận theo dõi đầy đủ, xác, kịp thời  Cơng ty có vị trí thuận lợi nằm trung tâm thành phố nên thuận lợi việc tìm kiếm đối tác  Cơng ty tìm khối lượng khách hàng ổn định nước nhờ vào linh hoạt chế thị trường công ty, nắm bắt hội làm ăn phát huy uy tín thương trường Theo công ty tạo Trang 35 mối quan hệ tốt với ngân hàng nên tiết kiệm chi phí thời gian việc cung cấp tín dụng toán  Hiện dịch vụ công ty mạnh với nhiều đối tác từ Hãng tàu lớn Mearsk, Evergreen, Hapag Loyd, SITC, CMA-CGM có quan hệ vững chắc, lâu dài với hãng tàu hợp đồng tàu chợ dài hạn nên giá cước công ty cạnh tranh  Việt Nam gia nhập vào tổ chức thương mại giới tạo điều kiện cho hoạt động ngoại thương phát triển mạnh, điều mở nhiều hội kinh doanh vận tải quốc tế công ty 2.3.2 Nhược điểm:  Bộ phận Marketing chưa hình thành công ty, công tác nghiên cứu thăm dò đối tác thụ động nên việc thu nhập thơng tin đối tác ngồi nước thơng tin đối thủ cạnh tranh cịn hạn chế Một mặt yếu gây ảnh hưởng xấu mặt lâu dài đến hoạt động kinh doanh công ty  Công ty thành lập vài năm việc định vị hình ảnh tạo lòng tin cho đối tác khách hàng bước dài đầy thử thách đặt cho công ty  Là doanh nghiệp non trẻ, TNLogistics chịu cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh tương tự  Các nhân viên sale chưa nắm bắt tình hình kinh doanh khả tốn khách hàng dẫn đến việc toán chậm, chiếm dụng vốn công ty  Việc tiếp nhận hồ sơ chậm trễ, nguyên nhân việc chậm trễ người xuất gửi không đầy đủ chứng từ cần thiết sai sót thơng tin chứng từ Trang 36 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI TỒN NAM 3.1 Về phía cơng ty - Thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh công ty việc giành khách hàng, muốn rút ngắn thời gian điều trước tiên cần làm phải có phối hợp chặt chẽ phịng ban cơng ty để làm điều phận kinh doanh, phận kho vận, phận giao nhận, phải thường xuyên liên lạc trao đổi thông tin cho qua hệ thống mạng điện thoại, hệ thống mạng vi tính nội bộ… - Các phịng ban cần thường xun tổ chức họp chung nhằm rút kinh nghiệm vấn đề phát sinh, thảo luận đưa hướng giải khắc phục hậu Các phịng ban có liên quan phải ln phối hợp với để đảm bảo hồn thành nhiệm vụ mình, nhiệm vụ chung tồn cơng ty cách tốt - Bộ phận giao nhận: phải nhanh chóng tiến hành làm thủ tục nhận hàng nhận phiếu yêu cầu từ phận kinh doanh, nhằm tránh tình trạng tồn đọng cơng việc, nhân viên giao nhận cần thu thập đầy đủ thông tin lô hàng trước làm thủ tục nhận hàng Đồng thời thường xuyên liên lạc với phận kinh doanh công ty để thông báo tiến độ công việc vướng mắc phát sinh, chủ động liên lạc với phận kho vận để giao hàng vào kho cho khách hàng - Bộ phận kinh doanh phận kho vận: cần hỗ trợ tích cực cho phận giao nhận có hàng hóa cần nhận, phận kinh doanh phải thông báo sớm, làm phiếu yêu cầu kèm theo đầy đủ chứng từ liên quan đến lô hàng gởi cho phòng giao nhận Bộ phận kho vận phải chuẩn bị, xếp phương tiện vận tải nhận hàng kết hợp với nhân viên giao nhận đưa hàng kho cho khách hàng cách nhanh an toàn - Ngoài cần ý đến khâu thơng quan cho hàng hóa (nhất hàng nhập khẩu) khâu nhiều thời gian Do để tiến hành thơng quan cho Trang 37 hàng hóa nhanh chóng địi hỏi nhân viên giao nhận cần chuẩn bị hồ sơ hải quan cho đầy đủ, hợp lệ xuất trình theo quy định, đồng thời cần nắm vững qui trình, thủ tục nhận hàng bãi, cảng chứa hàng qui định hành có liên quan Lúc nhận thấy cần thiết kiểm tra hàng khâu ban đầu giúp người giao nhận chủ động biết cần chuẩn bị chứng từ cần thiết hợp lệ nhằm tránh sai sót nhằm tạo điều kiện cho q trình giao nhận diễn nhanh hơn, tốn - Nâng cao trình độ nghiệp vụ ngoại thương, ngoại ngữ cho nhân viên Công ty tổ chức lớp học quan hay gửi nhân viên theo học lớp bồi dưỡng ngắn hạn Marketing xuất nhập khẩu, tạo điều kiện thuận lợi, khuyến khích nhân viên tự đào tạo tìm tịi - Tổ chức thi đua cơng tác, bình chọn nhân viên giỏi có mức thưởng xứng đáng để khuyến khích nỗ lực họ - Cần phải bổ sung nhân viên có kiến thức nghiệp vụ Ngày đội ngũ nhân viên trường thường có nghiệp vụ, nắm vững phương thức toán lực lượng dễ dàng tìm thấy - Cơng ty cần tuyển thêm lực lượng nhân viên cho việc thành lập phận Marketing riêng biệt, có chuyên môn sâu lĩnh vực Marketting vận tải quốc tế Lực lượng phải đội ngũ nhân viên trẻ, động sáng tạo cơng việc Phịng Marketing cần có trưởng phịng nhân viên phối hợp với việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, quảng bá sản phẩm, tìm kiếm thị trường mới, quan trọng phải xây dựng thương hiệu cơng ty, tất góp phần vào việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập cho chi nhánh - Cơng ty cần có mối quan hệ với đối tác logistics nước để phối hợp cách chặt chẽ để hàng từ kho tới kho cho khách hàng cách tiện lợi - Về việc vận chuyển công ty cần tìm hiểu đặc tính riêng biệt hàng hóa cần vận chuyển Việc tìm hiểu đặc tính hàng hóa cần vận chuyển đến cho chủ hàng có ý nghĩa quan trọng Đối với mặt hàng Trang 38 lô hàng khô, có tính hút ẩm hàng vải nhập trình vận chuyển bảo quản phải đảm bảo độ ẩm tiêu chuẩn Do việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu đặc tính riêng hàng hóa để bố trí xếp phương tiện tổ chức trình chuyên chở đảm bảo cho công ty thực tốt khâu giao hàng cho chủ hàng 3.2 Vế phía nhà nước - Chính sách hỗ trợ vay vốn cho doanh nghiệp ngân hàng nhà nước ngân hàng cổ phần chưa thông thống ngân hàng nước ngồi rào cản làm cho doanh nghiệp nhiều hội - Nhà nước nên đẩy mạnh phát triển hiệp hội thương mại để doanh nghiệp xuất nhập cơng ty giao nhận có hội gặp gỡ, hợp tác kinh doanh, tạo điều kiện cho công ty giao nhận giới thiệu dịch vụ với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, tạo hội cho ngành giao nhận phát triển theo chiều sâu - Cần ổn định giá xăng dầu có biến động phải thông báo điều chỉnh giá xăng dầu tăng giảm trước thời gian định đủ để doanh nghiệp linh động điều chỉnh giá dịch vụ phù hợp hoàn cảnh nhằm giảm thiểu tối đa tổn thất cho cơng ty giao nhận chi phí vận tải nội địa - Lạm phát ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp có nhu cầu vốn tốn Do đó, nhà nước nên có sách điều chỉnh tỷ giá hối đoái thời gian hợp lý, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp xuất nhập cơng ty giao nhận nói riêng ngành xuất nhập nói chung - Các quan hải quan cần nâng cao trình độ nghiệp vụ, phẩm chất cán hải quan cách thường xuyên tổ chức tra hải quan để xử lý vi phạm góp phần hạn chế tiêu cực - Thành lập tổ chức hiệp hội thống quy trình, quy định cảng, Chi cục, cửa nhằm tránh tiêu cực, làm doanh nghiệp lúng túng công tác giao nhận quy định khác quan nhà nước Điều tạo thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động thông quan hàng hóa - Cơ quan hải quan cần phải nâng cấp hệ thống mạng hải quan để doanh nghiệp thực khai báo thuận lợi tránh tình trạng tắc nghẽn hay rớt mạng ảnh hưởng Trang 39 quy trình nhận hàng cảng Ngồi ra, Hải quan nâng cấp trang web, thường xuyên cập nhật thông tin, tài liệu để doanh nghiệp tìm kiếm thông tin cần thiết cách dễ dàng - Nhà nước cần tận dụng lợi đường bờ biển dài để phát triển cảng biển trở thành cảng biển quốc tế, tránh tình trạng ùn tắc cảng vào mùa cao điểm Đồng thời đầu tư xây dựng , phát triển sở hạ tầng để thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa nội địa Trang 40 KẾT LUẬN Hoạt động nhập hàng hóa có vai trị quan trọng kinh tế Nó cho phép nâng cao chất lượng hàng hóa, hạ giá thành sản phẩm, tạo tính cạnh tranh hàng hóa nước ta thúc đẩy việc xuất hàng hóa, đồng thời giúp Việt Nam tham gia tích cực vào q trình chun mơn hóa phân cơng lao động quốc tế Qua hoạt động tiếp cận với công nghệ, khoa học kỹ thuật tiên tiến, góp phần đẩy nhanh tiến trình cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước, q trình hội nhập nước ta với nước khu vực toàn giới Sự phát triển ngành vận tải biển Việt Nam góp phần đưa Việt Nam hội nhập vào kinh tế giới với phát triển ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển Nhận thức điều này, Cơng ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Toàn Nam, thành lập khơng lâu, cịn gặp nhiều vấn đề khó khăn với tâm vận dụng kết hợp nguồn lực đạo Ban giám đốc, động sáng tạo tồn thể cán cơng nhân viên, Cơng ty cố gắng cách hiệu việc tổ chức thực đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nhằm ổn định phát triển, khẳng định vị chỗ đứng thị trường nước Đối với thân em, thời gian thực tập Công ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Toàn Nam mang đến cho em hội thực để tiếp xúc với công việc môi trường làm việc thực tế, em học tập nhiều kiến thức, rút ngắn khoảng cách từ lý thuyết đến thực hành Với nhận xét kiến nghị thân, em hy vọng đóng góp phần vào việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh Công ty thời gian tới Nhưng kiến thức kinh nghiệm hạn chế mình, viết em cịn nhiều thiếu sót Em mong nhận bảo, giúp đỡ thầy, cô anh chị công ty để em có hiểu biết thấu đáo trình học tập làm việc sau Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Việt Tuấn tận tình hướng dẫn để em hồn thành tốt báo cáo Em xin cảm ơn anh Nguyễn Bảo Trị Giám đốc cơng ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Tồn Nam, anh Đồn Văn Hùng anh chị cơng ty nhiệt tình giúp đỡ Trang 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Thực hành tổng hợp kinh doanh xuất nhập Thạc sĩ Nguyễn Việt Tuấn - Thạc sĩ Lý Văn Diệu - Thạc sĩ Tăng Tú Ngọc, năm 2012 Giáo trình Nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập Thạc sĩ Nguyễn Việt Tuấn - Thạc sĩ Lý Văn Diệu Bảo hiểm hàng hoá xuất nhập - Thạc sĩ Nguyễn Việt Tuấn Trang web: www.thuongmai.com Trang 42 PHỤ LỤC (CÁC CHỨNG TỪ KÈM THEO) ... NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI TOÀN NAM (TNLogistics) 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNLogistics Nhận kiểm... VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI TỒN NAM (TNLogistics) 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 1.1.1 Giới thiệu sơ lược công ty Công ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Tồn Nam cịn có tên giao. .. trưởng hàng năm nhằm gia tăng giá trị cổ đông thành viên công ty 1.1.3.2 Chức năng: Công ty Cổ phần Giao Nhận Vận Tải Tồn Nam có nhiệm vụ khai thác, thực dịch vụ vận tải hàng hóa qua phương thức vận