Các bước thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNLogistics 2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu Sau khi nhận bộ phận kinh doanh tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng, lúc này khách hàng sẽ cung cấp cho TNLogistics (sau đây viết tắt là TNL) một bộ chứng từ để nhận hàng thường bao gồm những chứng từ chính sau : Vận đơn đường biển (Bill of lading ) Hóa đơn thương mại (Invoice) Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa (Packing list) Hợp đồng ngoại thương (Contract ) Và một số chứng từ khác tùy theo chủng loại hàng hóa Thông thường, bộ chứng từ được gửi đến công ty đều đã được khách hàng kiểm tra trước tính hợp lệ cũng như chỉnh sửa những sai sót. Tuy nhiên, khi bên TNL nhận được bộ chứng từ, nhận viên giao nhận phụ trách lô hàng sẽ kiểm tra lại những nội dung quan trọng của chứng từ như tên người gửi, tên người nhận, tên tàu , ngày tàu đến, ngày tàu đi, số container, số seal, chi tiết hàng hóa, cũng như sự phù hợp và thống nhất của các chứng từ trước khi lên tờ khai làm thủ tục để việc giao nhận về sau được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận lợi. Nếu trong quá trình kiểm tra nhân viên giao nhận thấy có sự sai sót, nhầm lẫn, thì sẽ báo ngay cho phía khách hàng để công ty khách hàng yêu cầu các bên có liên quan chỉnh sửa lại chứng từ cho phù hợp. Bên cạnh đó, dựa vào kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của mình, ban lãnh đạo công ty TNL cũng có thể tư vấn cho phía khách hàng hoặc có thể sửa chữa một số chứng từ nếu như được sự đồng ý của công ty khách hàng.
Trang 1QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO
NHẬN VẬN TẢI TNLOGISTICS VÀ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ
CHƯƠNG I 2
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN 2
GIAO NHẬN VẬN TẢI TOÀN NAM 2
(TNLogistics) 2
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 2
1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty 2
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty 3
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 3
1.1.3.1 Mục tiêu của công ty 3
1.1.3.2 Chức năng: 3
1.1.3.3 Nhiệm vụ: 4
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty 4
1.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty 4
1.1.4.2 Các chi nhánh và văn phòng của Công ty 5
1.1.4.3 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban 5
1.2 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần vận tải và giao nhận Toàn Nam các năm 2011-2013 7
Đơn vị tính: triệu đồng 8
Hình 1.2: Biểu đồ cơ cấu một số dịch vụ của công ty từ năm 2011-2013 9
CHƯƠNG II 12
2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của công ty TNLogistics .12 2.2 Các bước thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNLogistics 12
2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu 12
Trang 2
2.2.2 Lấy lệnh giao hàng 14
2.2.3 Thực hiện thủ tục hải quan 16
2.2.3.1 Khai hải quan điện tử 16
Bước 5: In tờ khai 20
2.2.3.2 Thực hiện thủ tục hải quan tại cảng 20
2.2.4 Nhận hàng tại cảng 25
2.2.4.1 Hàng FCL giao thẳng: 25
2.2.4.2 Hàng FCL rút ruột: 26
2.2.6 Lập hồ sơ khiếu nại (nếu có) 29
2.2.6.1 Lập hồ sơ khiếu nại người bán 29
2.2.6.2 Lập hồ sơ khiếu nại người cảng/ chuyên chở 30
2.2.6.3 Lập hồ sơ khiếu nại người bảo hiểm 31
2.3 Ưu và nhược điểm của quy trình 33
2.3.1 Ưu điểm 33
2.3.2 Nhược điểm: 34
CHƯƠNG III 35
3.1 Về phía công ty 35
3.2 Vế phía nhà nước 37
KẾT LUẬN 39
TÀI LIỆU THAM KHẢO 40
Trang 3
CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI TOÀN NAM
(TNLogistics)
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty
1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty
Công ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Toàn Nam còn có tên giao dịch làTNLogistics Đại diện pháp luật là ông Nguyễn Bảo Trị với giấy phép kinh doanh và mã
số thuế là 0305610169 được cấp ngày 08/04/2008, công ty đi vào hoạt động vào ngày01/04/2008 Thông tin chi tiết về công ty:
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Giao Nhận Vận Tải Toàn Nam
- Tên giao dịch: TN FREIGHT FROWARDING CORP
- Tên viết tắt: TNLOGISTICS
Ngành, nghề kinh doanh của công ty:
- Đại lý vận tải hàng hóa đường biển;
- Đại lý vận tải hàng hóa đường hàng không;
- Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa;
- Môi giới thương mại;
- Dịch vụ chuyển phát nhanh toàn cầu;
Trang 4
- Dịch vụ khai thuê hải quan và tư vấn thuế.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty được thành lập vào ngày 26-03-2004 với tên TNLOGISTICS CORP, vốnđầu tư là 1500 USD, thành lập theo quyết định số 4103009776 ngày 26/03/2004 do Sở
Kế Hoạch Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp, hoạt động trong lĩnh vực thương mại,môi giới hải quan và vận tải đường bộ Đứng đầu là ông Nguyễn Bảo Trị (chức vụ: Giámđốc) Sau 3 năm hoạt động, cùng với lượng khách hàng ngày càng gia tăng, dẫn đến nhucầu tăng vốn và mở rộng quy mô Vào năm 2008, công ty trở thành công ty cổ phần vớilĩnh vực hoạt động là môi giới, vận tải đường bộ và khai thuê hải quan
Công ty Toàn Nam (TNLogistics) đang được các đối tác trong và ngoài nước biếtđến như là một người bạn đồng hành đáng tin cậy Với tiêu chí giá cả hợp lý, thời gianvận chuyển nhanh nhất, an toàn bảo đảm, Toàn Nam (TNLogistics) đã và đang phát triểnmạnh mẽ và sẽ luôn không ngừng hoàn thiện chất lượng các dịch vụ, phát triển các sảnphẩm logistics mới, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế,khẳng định thương hiệu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp logistics, phục vụ tốt nhất chokhách hàng
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
1.1.3.1 Mục tiêu của công ty
- Liên tục nghiên cứu phát triển sản phẩm, dịch vụ mới cũng như cải tiến chất lương sản phẩm dịch vụ nhằm đáp ứng tối đa sự mong đợi và nhu cầu phát triển không ngừng của khách hàng
- Mục tiêu phấn đấu của Toàn Nam là luôn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ bảo đảm chất lượng, các giải pháp quản trị chuyền cung ứng đáng tin cậy và dịch
Trang 5trường, siêu trọng và hàng hóa thông thường, được trực tiếp xuất khẩu và nhận ủy thácxuất nhập khẩu hàng hóa của các ngành khác.
1.1.3.3 Nhiệm vụ:
- Hiểu thấu đáo tiềm năng và kỳ vọng của khách hàng
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu
- Khai thác hàng hóa, khai thác phương tiện trong và ngoài nước để thực hiện các dịch vụvận tải hàng hóa nội địa, xuất nhập khẩu có hiệu quả
- Tổ chức khai thác kinh doanh vận tải, bốc xếp, lắp đặt hàng siêu trường, siêu trọng kể
cả việc lưu kho bãi, bảo quản các loại hàng thông thường theo yêu cầu của khách hàng
- Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa của các ngành khác theo yêu cầu của kháchhàng
- Tổ chức khai thác các dịch vụ đại lý hàng hải, dịch vụ khai thuê hải quan, đại lý vậnchuyển quốc tế, môi giới, thuê tàu,
- Thực hiện chính sách lao động, chế độ quản lý tài sản của các công ty, thực hiện phânphối lợi tức theo lao động kết hợp với lợi ích của nhà nước và lợi ích của tập thể Đào tạobổi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật để nâng cao năng lực cho cán bộ, công nhận viên toàn côngty
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty
1.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
TRƯỞNG PHÒNG LOGISTICS
TRƯỞNG PHÒNG Operation
CÁC NHÂN VIÊN PHÒNG LOGISTICS
CÁC NHÂN VIÊN PHÒNG
LOGISTICS
CÁC NHÂN VIÊN PHÒNG KẾ TOÁN
CÁC NHÂN VIÊN PHÒNG KẾ TOÁN
CÁC NHÂN VIÊN PHÒNG OPERATION
CÁC NHÂN VIÊN PHÒNG
OPERATION (Nguồn: www.tnlogistics.vn)
Trang 61.1.4.2 Các chi nhánh và văn phòng của Công ty
(Nguồn: www.tnlogistics.vn) 1.1.4.3 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
- Trực tiếp ký kết hợp đồng kinh tế, lao động, thu chi và quyết toán tài chính
- Tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, điều động sắp xếp cán bộ, bổ nhiệm, miễnnhiễm, khen thưởng, kỷ luật, đối với cán bộ công nhận viên trong công ty, tiếpnhận tuyển dụng lao động thời vụ, dài hạn
Giám Đốc điều hành :
TRỤ SỞ CHÍNH TẠI TPHCM
TRỤ SỞ CHÍNH TẠI TPHCM
LONG AN BẾN LỨC
BÌNH DƯƠNG KHU CÔNG NGHIỆP MỸ PHƯỚC
BÌNH DƯƠNG KHU CÔNG NGHIỆP MỸ PHƯỚC
ĐỒNG NAI NHƠN TRẠCH 2
ĐỒNG NAI NHƠN TRẠCH 2
THÀNH PHỐ
ĐÀ NẴNG
THÀNH PHỐ
ĐÀ NẴNG
Trang 7- Được tổng giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực và chịu trách nhiệmtrước công ty về những lĩnh vực đó.
- Trong một số trường hợp giám đốc điều hành có thể thay Tổng Giám Đốc quyếtđịnh đối với cấp dưới của mình, đồng thời báo cáo xin ý kiến Tổng Giám Đốc đểgiải quyết
Phòng kinh doanh:
- Tăng cường tìm kiếm khách hàng mới, duy trì chăm sóc khách hàng cũ đặc biệt làkhách hàng tiềm năng của công ty
- Báo cáo doanh thu cho ban giám đốc hàng tuần, hàng tháng,quí, năm
- Phối hợp với các phòng ban chức năng để nâng cao hiệu quả kinh doanh
- Tiếp xúc đàm phán với các đối tác trong và ngoài nước để ký hợp đồng liên doanhliên kết và hợp đồng ngoại thương
- Đảm trách việc thưc hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu, nhận ủy thác xuất nhậpkhẩu cho các đơn vị kinh tế khác
Nghiên cứu, đề ra kế hoạch, chiến lược kinh doanh hoạt động logistics và các biện phápthực hiện để mang lại hiệu quả cao nhất
Phòng Logistics: đứng đầu là trưởng phòng
− Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý phòng Giao nhận vận tải
− Thu hút, thiết lập các mối quan hệ với khách hàng để mở rộng thị trường phát triểncông ty
− Giữ vững và duy trì các mối quan hệ với các khách hàng và bạn hàng lớn
− Liên hệ được với các hãng tàu lớn trên thế giới để phát triển tốt nhất thị trườngvận tải quốc tế
− Hướng dẫn quản lý nhân viên cấp dưới, giái quyết mọi vấn đề phát sinh khi xảy rađặc biệt với Hải quan, Các đối tác trong và ngoài nước, và khách hàng
− Lên các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn; đặt ra các chương trình mục tiêu để thúcđẩy doanh số một cách tốt nhất
− Chịu trách nhiệm về công việc chung của toàn phòng trước ban Giám đốc, đưa ra
các kế hoạch và hòan thành các chỉ tiêu do Ban Giám Đốc đề ra.
Phòng Kế Toán:
Trang 8
− Đây là bộ phận có nhiêm vụ giải quyết những vấn đề tài chính hình thànhtrong quá trình luân chuyển ngoại thương, kinh doanh với các đơn vị kinh tế
− Tổ chức và phân phối vốn sao cho hợp lý
− Tham mưu cho ban giám đốc về bảo quản nguồn vốn, sử dụng vốn và các tài sảnkhác của công ty mốt cách hợp lý và đạt hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí và tăng lợinhuận Gíup ban giám đốc phân tích tình hình tài chính
− Thực hiện các khoản thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước đúng thời hạn quyđịnh và giúp ban giám đốc thưc hiên tài chính theo đúng pháp luật
Phòng Operation:
− Liên hệ trực tiếp với các hãng tàu về lịch trình vận chuyển, đặt chỗ cho kháchhàng qua các hãng tàu đối với hàng xuất khẩu khi được yêu cầu Theo dõi lịchtrình vận chuyển của hàng hóa để đưa hàng đến cảng đến an toàn Phát hành vậnđơn đường biển cho khách hàng
− Theo dõi lịch trình, thông tin của lô hàng nhập từ phía đầu nước ngoài cho đến khihàng về đến cảng Việt Nam Phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng
1.2 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần vận tải và giao nhận Toàn Nam các năm 2011-2013.
Doanh thu Tỷ lệ (%) Doanh thu Tỷ lệ
(%) Doanh thu
Tỷ lệ (%) Đại lý hãng tàu 2.905,45 33,53 3.425,3 32,28 4.035,4 29,30 Khai thuê hải quan 1.401,2 16,17 1.392,7 13,12 1.518,35 11,02 Vận tải nội địa 2.551,5 29,45 3.186,98 30,03 4.267,7 30,98 Thuê kho bãi 1.806,9 20,85 2.606,34 24,56 3.953,5 28,70
Đơn vị tính: Triệu đồng
Trang 9Đơn vị tính: triệu đồng (Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu)
Hình
đồ thể hiện doanh thu một số loại hình dịch vụ chính của công ty từ năm 2011-2013
Qua bảng số liệu và biểu đồ ta thấy tình hình hoạt động của công ty có xu hướngtăng đều qua các năm đặc biệt tăng mạnh ở giai đoạn từ 2012 đến 2013, mặc dù nhìnchung tăng nhưng vẫn có sự giảm nhẹ về doanh thu ở loại hình dịch vụ khai thuê hảiquan từ 1.401,2tr đồng (năm 2011) xuống 1.392,7tr đồng (năm 2012) rồi sau đó tăng trởlại và đạt mức 1.518.35tr đồng (năm 2013) Ở 3 loại hình dịch vụ còn lại là đại lý hãngtàu, vận tải nội địa và thuê kho bãi nhìn chung đều tăng nhanh qua các năm, dịch vụ đại
lý hãng tàu đạt mức 3.425,3tr đồng năm 2012 tức tăng 519,85tr đồng so với năm 2011 là2.905,45tr đồng và vẫn trên đà tăng trưởng cán mốc 4.035,4tr đồng (tăng 610,1tr đồng)năm 2013 Dịch vụ vận tải nội địa cũng góp phần lớn vào xu thế tăng chung của các loạihình dịch vụ công ty, nếu như ở năm 2011 loại hình dịch vụ này chỉ đạt mức 2.551,5trđồng thì 2 năm sau đó doanh thu đã tăng thêm 24,9% năm 2012 và 67,26% năm 2013 vớidoanh thu lần lượt là 3.186,98tr đồng và 4.267,7tr đồng Còn đối với dịch vụ thuê kho bãiđây là loại hình dịch vụ tăng nhanh nhất trong tất cả các dịch vụ mà công ty cung cấp,trong giai đoạn từ năm 2011-2012 doanh thu của loại hình dịch vụ này đã đạt mức10.611,32tr đồng tức tăng 799,44tr đồng so với năm 2011 và tăng 1.347,16tr đồng giaiđoạn 2012-2013
Trang 10
Đơn vị tính: Triệu đồng
10648 9102
12618 11072
16725 15179
Hình 1.2: Biểu đồ cơ cấu một số dịch vụ của công ty từ năm 2011-2013
Qua biểu đồ trên ta có thể nhận thấy cơ cấu của 2 loại hình dịch vụ thuê kho bãi và vậntải nội địa qua 3 năm từ 2011-2013 chiếm tỷ trọng cao và có xu hướng tăng nhưng khôngnhiều với các mức tăng lần lượt như sau:
- Dịch vụ thuê kho bãi: với các mức tăng là 3,71% năm 2011-2012 và 4,14% năm2012-2013
- Dịch vụ vận tải nội địa: với các mức tăng là 0,59% năm 2011-2012 và 0,95% năm2012-2013
Còn loại hình dịch vụ đại lý hãng tàu tuy chiếm tỷ trọng khá lớn đến 33,53% năm 2011nhưng vào 2 năm sau đó thì lại giảm 1,25% năm 2012 và giảm mạnh 4,24% năm 2013 Ởdịch vụ khai thuê hải quan cũng gặp phải tình trạng tương tự, chiếm tỷ trọng thấp chỉ16,17% năm 2011 rồi giảm còn 13,12% năm 2012 và tiếp tục giảm sâu ở mức 11,02%năm 2013
(Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu)
Trang 11
Hình 1.3: Biểu đồ doanh thu và chi phí của công ty qua các năm 2011-2013
Từ biểu đồ ta có thể nhìn thấydoanh thu công ty qua 3 năm đều tăng, cụ thể là năm 2012tăng 1.970tr đồng, năm 2013 doanh thu tăng mạnh với mức tăng là 4.107tr đồng và đạtngưỡng 16.725tr đồng Tuy nhiên ta nhận thấy một điều là đi kèm với việc doanh thutăng nhanh thì chi phí cũng tăng theo từ mức 9.102tr đồng năm 2011 lên 11.072tr đồngnăm 2012 và chạm mốc 15.170tr đồng vào năm 2013 Vì vậy suy cho cùng dù doanh thutăng thì theo đó là chi phí tăng cao làm cho mức tăng lợi nhuận thấp dẫn đến lợi nhuậncông ty qua 3 năm hầu như không thay đổi nhiều
(Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu)
Hình 1.4: Biểu đồ cơ cấu khách hàng của công ty qua các năm 2011-2013
Biểu đồ đã cho ta thấy một bức tranh tổng thể về cơ cấu khách hàng của công ty, qua đó
ta nhận thấy 3 khách hàng lớn là : Altamode, Phước Bình và Trinity VN chiếm tỷ trọngkhá lớn trên tổng cơ cấu khách hàng qua các năm lần lượt là 59,32% năm 2011, 59,25%năm 2012, 62,20% năm 2013 Tuy nhiên ở nhóm khách hàng khác, cũng nắm giữ một tỷ
lệ không nhỏ Sau đây chúng ta sẽ đi vào cụ thể từng từng khách hàng:
− Altamode: Chiếm tỷ trọng qua 3 năm lần lượt là 22,25% (năm 2011), 22,15%(năm 2012) và 22,88% (năm 2013), nhìn chung có các mức tăng giảm nhưngkhông lớn
− Phước Bình: 20,39% năm 2011, 17,89% năm 2012 và 18,77% năm 2013, tỷ trọngqua các năm có xu hướng tăng giảm không ổn định, vào năm 2011-2012 tỷ trọnggiảm mạnh 2,51% nhưng sau đó lại tăng nhẹ 0,88% năm 2013
Trang 12
− Trinity VN: 16,68% năm 2011, 19,21% năm 2012, 20,55% năm 2013, ở giai đoạnnăm 2011-2012 ta nhận thấy có sự tăng trưởng nhanh trong cơ cấu khách hàngđánh dấu mức tăng mạnh 2,52% và vào năm sau đó xu hướng tăng này vẫn còntiếp tục tuy nhiên tốc độ dường như giảm xuống chỉ còn 1,35% vào năm 2013.
− Khách hàng khác: Đây là nhóm khách hàng chiếm tỷ trọng lớn, lần lượt là 40,68%năm 2011, 40,75% năm 2012 và 37,80% năm 2013, ở nhóm khách hàng khác tachứng kiến sự tăng giảm không ổn định nếu như ở giai đoạn 2011-2012 tỷ trọng
có tăng nhẹ 0,07% thì một năm sau đó lại giảm sâu 2,95% năm 2013 Nhìn chungtrong 3 năm nhóm khách hàng khác có xu hướng giảm nhanh
Trang 13
2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Sau khi nhận bộ phận kinh doanh tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng, lúcnày khách hàng sẽ cung cấp cho TNLogistics (sau đây viết tắt là TNL) một bộ chứng từ
để nhận hàng thường bao gồm những chứng từ chính sau :
Vận đơn đường biển (Bill of lading )
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa (Packing list)
Hợp đồng ngoại thương (Contract )
Và một số chứng từ khác tùy theo chủng loại hàng hóa
Thông thường, bộ chứng từ được gửi đến công ty đều đã được khách hàng kiểm tra trướctính hợp lệ cũng như chỉnh sửa những sai sót Tuy nhiên, khi bên TNL nhận được bộchứng từ, nhận viên giao nhận phụ trách lô hàng sẽ kiểm tra lại những nội dung quantrọng của chứng từ như tên người gửi, tên người nhận, tên tàu , ngày tàu đến, ngày tàu đi,
Khai hải quan điện tử
Khai hải quan điện tử
Thực hiện thủ tục hải quan tại cảng
Thực hiện thủ tục hải quan tại cảng
Nhận hàng tại cảng
Nhận hàng tại cảng
Kiểm tra hàng nhập khẩu
Kiểm tra hàng nhập khẩu
Lập hồ sơ khiếu
nại (nếu có)
Lập hồ sơ khiếu
nại (nếu có)
Trang 14số container, số seal, chi tiết hàng hóa, cũng như sự phù hợp và thống nhất của các chứng
từ trước khi lên tờ khai làm thủ tục để việc giao nhận về sau được tiến hành một cáchnhanh chóng và thuận lợi Nếu trong quá trình kiểm tra nhân viên giao nhận thấy có sựsai sót, nhầm lẫn, thì sẽ báo ngay cho phía khách hàng để công ty khách hàng yêu cầu cácbên có liên quan chỉnh sửa lại chứng từ cho phù hợp
Bên cạnh đó, dựa vào kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của mình, ban lãnh đạo công
ty TNL cũng có thể tư vấn cho phía khách hàng hoặc có thể sửa chữa một số chứng từnếu như được sự đồng ý của công ty khách hàng
Phân tích một hợp đồng nhập khẩu cụ thể kèm theo:
TOWN, GRAND CAYMAN, GAYMAN BRITISH WEST INDIES
Người nhập khẩu: Công ty TNHH TM & SX Hùng Nghiệp
Địa chỉ: ấp 27 Đinh Bộ Lĩnh, phường 24, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh,Việt Nam
Mặt hàng: Phụ gia dùng cho dầu khoáng, xuất xứ Ấn Độ
Ngày hợp đồng: 27/02/2014
Điều kiện giao hàng: CIF
Phương thức thanh toán: TT
Lượng hàng được đóng đầy một container 20 feet
Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái/TP.HCM
* Đối với lô hàng nhập khẩu nguyên container đường biển thì bộ chứng từ gồm:
Hợp đồng thương mại (Sale contract)
Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list)
Vận đơn đường biển (Non- negotiable waybill)
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Giấy giới thiệu của chủ hàng
Thông báo hàng đến
Trang 15
* Chi tiết các chứng từ cần kiểm tra như sau:
Thứ nhất: Hóa đơn thương mại
Số và ngày của hóa đơn
Tên và địa chỉ của các bên mua bán
Mô tả hàng hóa như: tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá
Phương thức thanh toán
Thứ hai: Bảng kê chi tiết hàng hóa
Quy cách đóng gói, loại bao bì
Đơn vị tính
Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì
Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng)
Thứ ba: Bill of lading
Nhận được giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc (B/L) hoặc vận đơn
" Surrender" và giấy giới thiệu cùng chứng minh nhân dân (tùy từng hãng tàu) đóng phí
và đổi Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) Tại văn phòng đại diện, nhân viên giaonhận đóng phí, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã sốthuế của doanh nghiệp trên hóa đơn có chính xác hay không)
Sau khi nhận D/O nhân viên giao nhận kiểm tra, đối chiếu nội dung của D/O với vận đơnnhằm phát hiện sai sót (nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị
Trang 16hiệu lực Do đó khi nhận lệnh nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn ngaykhi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu như sau: tên tàu, số vận đơn, tên và địachỉ người nhận hàng, người gửi hàng, tên hàng, loại hàng, cảng bốc, cảng dỡ, số lượnghàng hóa Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý đến thời hạn hiệu lực của D/O trongvấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container để sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành thủ tục nhậnhàng tránh tình trạng phát sinh sinh thêm phí, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.
Lưu ý: Nếu như dự định sẽ thông quan cho lô hàng trong ngày và lô hàng đó là hàng
nguyên container giao thẳng thì nhân viên giao nhận làm Giấy cược container theo mẫucủa hãng tàu và đóng tiền cược, sau đó nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu "giao thẳng" hay
"giao nguyên container" lên 4 lệnh giao hàng (D/O), tuy nhiên nếu là hàng rút ruột thìkhác ở chỗ nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu "rút ruột tại bãi", bên cạnh đó ở một số hãngtàu lớn như Evergreen dù là hàng giao thẳng hay rút ruột thì hãng tàu cũng đều yêu cầuđóng phí cược container Đối với lô hàng phải đối chiếu Manufest thì khi đi lấy D/O nhânviên giao nhận xin lại vận đơn (B/L) từ hãng tàu để tiện cho việc đối chiếu và làm thủ tụchải quan sau này
Còn đối với lô hàng này, hàng được đóng đầy trong một container 20 feet Người giaonhận và chủ hàng đã thỏa thuận giao nguyên container về kho riêng của chủ hàng nênngười giao nhận sẽ phải lên hãng tàu đóng tiền cược container và đóng dấu giao thẳng lênD/O Hãng tàu đóng dấu “Lệnh giao thẳng” lên D/O và người giao nhận phải viết “giấycam kết mượn container” theo mẫu của hãng tàu cung cấp và đóng tiền cược cho sốlượng container đã mượn mà ở đây là 300.000 đồng Trên “giấy cam kết mượn container”quy định rõ container rỗng sẽ được trả tại bãi nào trong trường hợp này là cảng Cát Lái.Hãng tàu không thu cước phí trong vòng 3 ngày đầu đối với container thường, nếu quáhạn vẫn chưa trả container thì phải đóng tiền lưu container theo mức quy định của hãngtàu được thể trong "giấy cam kết mượn container" Số tiền cược container sẽ được hãngtàu trả lại nguyên vẹn nếu khi trả container về bãi trong tình trạng container vẫn nguyêntrạng và sạch như lúc mượn Ngược lại số tiền này sẽ bị trừ bớt nếu container bị hư hỏnghoặc dơ bẩn so với lúc mượn
2.2.3 Thực hiện thủ tục hải quan
2.2.3.1 Khai hải quan điện tử
Trang 17
Tiếp sau đó nhân viên bộ phận chứng từ sẽ tiến hành khai báo Hải quan điện tử bao gồm các bước sau :
Bước 1: Lập tờ khai hải quan điện tử:
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS 4.0, đăngnhập bằng tài khoản của công ty Cổ phần Phân bón và Hóa chất Dầu khí Đông Nam Bộ
Chọn trong Tab "Hệ thống " => "Chọn đơn vị hải quan " => xuất hiện cửa sổ "Chọn đơn
vị hải quan khai báo ", lựa chọn tên đơn vị Hải quan xong sau đó click nút "Chọn"; cũngtrong Tab "Hệ thống " => chọn " Thông tin doanh nghiệp" => xuất hiện cửa sổ " Thôngtin doanh nghiệp" => chọn " Đăng ký thông tin doanh nghiệp" => cửa sổ đăng ký hiện ra,điền đầy đủ thông tin vào rồi chọn đồng ý => Cửa sổ kiểm tra lại thông tin doanh nghiệpxuất hiện, kiểm tra lại các thông tin nếu như đã chính xác click chọn đồng ý => chọn "Đăng ký trực tuyến" Sau khi đã khai báo thông tin doanh nghiệp cũng như chọn đơn vịHải quan xong, chọn Tab " Tờ khai xuất nhập khẩu" => chọn " Đăng ký mời tờ khai nhậpkhẩu"
Trang 18
=> cửa sổ " Tờ khai nhập khẩu kinh doanh" xuất hiện, nhân viên giao nhận lần lượt điềnđầy đủ các thông tin như: Người xuất khẩu, loại hình, giấy phép (nếu có), hợp đồng, hóađơn thương mại,
Lưu ý: Trên giao diện thông tin chung của tờ khai, người khai Hải quan cần chú ý
một số đến các tiêu chí có màu xám như:
Tiêu chí số 1: Người NK (Mã)
Tiêu chí số 9: Phương tiện vận tải
Tiêu chí số 10: Vận tải đơn
Tiêu chí số 12: Cảng, địa điểm xếp hàng
Tiêu chí số 13: Cảng, địa điểm dỡ hàng
Trang 19
Một số tiêu chí như: Số TK; Ngày ĐK; Số TN; Ngày TN; STT.
Người khai Hải quan không nhập dữ liệu vào các tiêu chí này, những tiêu chí này sẽđược nhập từ các chứng từ khác hoặc cơ quan Hải quan sẽ trả về
Bước 2: Nhập các chứng từ kèm theo tờ khai:
- Người khai Hải quan tiến hành khai thông tin vận tải đơn trước bằng cách vàomục “Vận tải đơn”
Người khai hải quan thực hiện khai đầy đủ các mục cần thiết trên vận đơn như:
Loại vận đơn: Đường biển
Trang 20Một số tiêu chí trên vận đơn sẽ được chuyển đến thông tin chung của tờ khai Khi nhậpxong thông tin của vận đơn, ta bấm nút “ghi” và chọn “ok”.
- Tiếp theo ta sẽ nhập đến danh sách hàng tờ khai:
Danh sách hàng gồm 1 loại hàng, người khai hải quan khai chi tiết lần lượt các tiêu chí:
Tên hàng hóa: Phụ gia dùng cho dầu khoáng (Scale Inhibitor)
Đơn giá nguyên tệ: 2.5 USD
Trị giá nguyên tệ: 42.750 USD
Tổng thuế giá trị gia tăng: 899.289.999 VND
Tổng tiền thuế: 899.289.000 VND
Trang 21
- Sau đó nhập tờ khai trị giá: Chọn Tab "Chứng từ kèm theo" => chọn tờ khai trị giáPP1 Màn hình xuất hiện danh sách các mặt hàng áp dụng tờ khai trị giá PhươngPháp 1 Để thêm mới chọn nút "Thêm mới", để sửa chọn nút "Chi tiết"
Tiếp đến nhân viên giao nhận sẽ nhập các chứng từ kèm theo như: hóa đơn thươngmại, hợp đồng ngoại thương
Bước 3: Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết thì chọn nút "Khai báo"
chương trình sẽ gửi tờ khai đến Hải quan, nhấn nút "Yes" để tiến hành khai báo dữ liệuđến chi cục Hải quan Nếu không có lỗi xảy ra, chương trình sẽ trả về số tiếp nhận cho tờkhai đó
Bước 4: Sau khi nhân viên truyền thông tin đến Hải quan Viên chức Hải quan sẽ
cấp số, nhân viên giao nhận chọn tờ khai đó ra và chọn nút " Lấy phản hồi từ Hải quan"
để nhận thông tin trả về từ phía Hải quan: số tờ khai, ngày đăng ký, và kết quả phânluồng
Ở lô hàng này kết quả phân luồng tờ khai thuộc luồng vàng
Bước 5: In tờ khai
Sau khi tờ khai được phân luồng, nhân viên sẽ chọn nút In TK để in nội dung tờkhai thành 2 bản, liên hệ với khách hàng để xin chữ ký và dấu mộc đem đến cơ quan Hảiquan để ký thông quan hàng hóa
2.2.3.2 Thực hiện thủ tục hải quan tại cảng