Các nhân tố môi trường bên trong...16 Chương 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI...18 3
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Mã sinh viên : 11D130242
Trang 2
HÀ NỘI - 2015
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập tại trường Đại học thương mại cũng như thời gianthực tập tại công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội, em đã được cácthầy cô trong khoa Thương mại quốc tế và Ban giám đốc cùng các anh chị nhânviên trong Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp
Vì vậy, em xin chân thành cảm ơn các thầy, các cô khoa Thương mại quốctế- trường Đại học Thương mại, đã tận tình chỉ dạy em những kiến thức cơ bản vàhữu ích trong công việc thực tế tại nơi em thực tập cũng như trong quá trình nghiêncứu phân tích và viết khóa luận Và em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt tới Th.S TrươngQuang Minh người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận này
Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo, cùng anh chị nhânviên trong Công ty, đã tạo điều kiện cho em thực tập tại Công ty cũng như cung cấpcho em những thông tin thực tế để em hoàn thành khóa luận
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội ngày, 14 tháng 04 năm 2015
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Lan Anh
Trang 4MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2
1.3 Mục đích nghiên cứu 3
1.4 Đối tượng nghiên cứu 3
1.5 Phạm vi nghiên cứu 3
1.6 Phương pháp nghiên cứu 4
1.7 Kết cấu của khóa luận 5
Chương 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 6
2.1 Một số lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 6
2.1.1 Giao nhận hàng hóa quốc tế 6
2.1.2 Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 7
2.1.3 Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 9
2.2 Công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.10 2.2.1 Lập kế hoạch giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 10
2.2.2 Tổ chức thực hiện giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 10
2.2.3 Giám sát, điều hành giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 13
Trang 52.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển 14
2.3.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài 14
2.3.2 Các nhân tố môi trường bên trong 16
Chương 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI 18
3.1 Giới thiệu về Công ty 18
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty 18
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty 18
3.1.3 Chức năng và nhiệm vụ 19
3.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty 21
3.2.1 Hoạt động kinh doanh chung 21
3.2.2 Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 22
3.3 Thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty 23
3.3.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty.23 3.3.2 Tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty 23
3.3.3 Giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty 28
3.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty 29
3.4.1 Những thành tựu đạt được 29
3.4.2 Những mặt còn hạn chế 30
Trang 6Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI 33
4.1 Định hướng của Công ty 33
4.1.1 Định hướng chung của Công ty 33
4.1.2 Quan điểm quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 34
4.2 Giải pháp cụ thể và đề xuất kiến nghị 34
4.2.1 Giải pháp cụ thể 34
4.2.2 Kiến nghị 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trang 7DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty 19
Sơ đồ 3.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổphần Hàng hải MACS 24Bảng 3.1 Báo cáo kết quả kinh doanh của MACS- chi nhánh Hà Nội năm 2014 21Bảng 3.2 Giá trị giao nhận hàng hoá bằng đường biển của MACS- chi nhánh 22
Hà Nội 22Bảng 3.3 Thực trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chinhánh MACS Hà Nội 24Bảng 3.4 Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàngnhập khẩu của Chi nhánh MACS- Hà Nội 25
Trang 8Vận đơnVận đơn nhàVận đơn chủ
2 CFR Cost & Freight Tiền hàng ,và cước phí (theo
Incoterm)
3 CIF Cost, Insurance & Freight Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí
(Theo Incoterm)
4 CFS Certificate of Free Sale Giấy chứng nhận lưu hành tự do
5 C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
7 FCL Full Container Load Hàng nguyên Container
8 FIATA International Federration
of Freight Forwarders Association
Liên đoàn các hiệp hội giao nhận
và kho vận quốc tế
9 FOB Free on Boad Giao hàng lên tàu (theo Incoterm)
10 ICD Inland Container Depot Cảng thông quan nội địa (cảng
cạn)
12 LCL Less than Container Load Hàng lẻ
13 NOR Notice of Readiness Thông báo hàng đến
14 VISABA Viet Nam Ship Agents &
Brokers Association
Hiệp hội đại lý và môi giới hàng hải Việt Nam
15 XNK Xuất nhập khẩu
Trang 9Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI
1.1 Tính cấp thiết của đề tài.
Hòa cùng với xu thế khu vực hóa và toàn cầu hóa về hợp tác kinh tế đang nổitrội, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, với tính phụ thuộc lẫnnhau về kinh tế và thương mại giữa các quốc gia ngày càng sâu sắc, Việt Nam đã vàđang không ngừng cố gắng đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa-hiện đại hóa đấtnước đưa nền kinh tế hòa nhập vào nền kinh tế thế giới
Trong bối cảnh đó, hoạt động xuất nhập khẩu sẽ là hoạt động chủ lực, có vaitrò quyết định trong việc hội nhập kinh tế của Việt Nam Để hoạt động này thực sựmang lại hiệu quả kinh tế cao cần phải có những chiến lược phát triển hợp lý màmột trong số đó là đẩy mạnh giao nhận hàng nhập khẩu Đây là một hoạt động phụtrợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động nhập khẩu Dịch vụ giao nhậnhàng nhập khẩu làm đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển hàng hóa của hàng hóanhập khẩu, làm phong phú thêm các mặt hàng trong nước
Trong lĩnh vực giao nhận, giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển làphương thức có nhiều ưu điểm như chuyên chở được hàng hóa có khối lượng lớn,cồng kềnh, trên những tuyến đường xa, giúp tiết kiệm chi phí Nghiệp vụ giao nhậnhàng nhập khẩu bằng đường biển là một quy trình phức tạp bao gồm nhiều khâutrong mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng, hãng tàu, cơ quan cấp giấy phép,hải quan, cảng vụ… Nên các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận cũng mắcnhiều lỗi như chậm tiến độ giao hàng, sai sót trong chuẩn bị chứng từ và các tài liệu
có liên quan, hàng hóa bị hỏng hóc, mất mát, giao sai, vướng mắc về thủ tục hảiquan, chậm trễ trong toàn quy trình do thiếu khả năng quản lý nguồn lực Những tácđộng này ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và hạn chế
sự phát triển của ngành giao nhận vận tải việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh quốc
tế gay gắt như hiện nay
Công ty Cổ phần hàng hải MACS là một doanh nghiệp hoạt động trong nhiềulĩnh vực, trong đó giao nhận hoạt động chủ lực do vậy công ty cũng không tránhkhỏi những khó khăn chung của ngành Chính vì vậy, việc phân tích, nghiên cứu,đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Trang 10tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động đó là một vấn đềthực tiễn mang tính cấp thiết Việc tiếp cận quy trình giao nhận hàng nhập khẩu củacông ty nhưng ở góc độ quản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng một cách tổngquát, khoa học, từ đó có thể có cách đánh giá, điều chỉnh những sai sót hiệu quả hơn
và mang tính thống nhất trong cả quá trình Nghiên cứu trên góc độ quản trị cũnggiúp nâng cao năng lực quản lý của nhà quản tri, giúp họ điều phối những nguồn lựccho quy trình hớp lý hơn
Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại công ty Cổ phần hàng hải MACS vàdựa trên những kiến thức đã được trang bị ở trường, em xin chọn đề tài: “Quản trị quy trìnhgiao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần hàng hải MACS- chinhánh Hà Nội” giai đoạn 2011-2014 làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bao gồm nhiều khâu, nhiều bên liên quan
do vậy công tác quản trị quy trình lại càng khó khăn và phức tạp Không những thế,giao nhận hàng hóa bằng đường biển trong XNK hiện nay rất phổ biến, chiếmkhoảng 80% trong giao nhận quốc tế, vì thế mà đối với các doanh nghiệp làm giaonhận thì giao nhận đường biển rất được quan tâm, chú trọng, nó bao gồm các khâunhư thuê phương tiện vận chuyển, khai báo hải quan, lập bộ chứng từ…đòi hỏi phảiđảm bảo được các quy tắc và những yêu cầu về độ an toàn, chính xác và quyền lợicủa các bên liên quan
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu thì cũng có một vài đề tài khóa luận cóliên quan như :
- “ Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK chuyên chở bằng đường
biển tại công ty kho vận ngoại thương VIETRANS”- khóa luận tốt nghiệp năm 2007
của Trương Thị Hương Giang, Khoa Thương Mại Quốc Tế
- " Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị giao nhận hàng hóa
XNK bằng đường biển tại công ty cổ phần VINAFCO”- khóa luận tốt nghiệp năm
2008 của Vũ Thúy Hằng, Khoa Thương Mại Quốc Tế
Cả 2 bài viết này đều có điểm chung đó là các phân tích lập luận chưa có cơ sởvững chắc, phần lớn là chỉ dựa vào các dữ liệu thứ cấp, chưa có điều tra thực tếthông qua các câu hỏi trắc nghiệm và phỏng vấn Mặt khác trong phần tình hình
Trang 11giao nhận của Công ty các nghiên cứu này cũng chỉ nêu lại như trong lý thuyết, do
đó tình hình hoạt động của Công ty chưa nêu được rõ rang nên giải pháp đưa racũng còn nhiều hạn chế và thiếu sót
Từ năm 2009, Nhà trường đã có những thay đổi mới trong quy cách làm khóaluận nên các khóa luận sau này có những thay đổi tích cực Ví dụ như:
- “Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng container của Công
ty TNHH Royal Cargo”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của Hoàng Thị Phương
Biên , Khoa Thương Mại Quốc Tế
- “Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển tại Công ty
Cổ phần vận tải OVC”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của Ngô Thị Thúy Duyên,
Khoa Thương Mại Quốc Tế
Các khóa luận này đã tiếp cận được cả dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nênphân tích có độ chính xác cao hơn, cho chúng ta cái nhìn cụ thể và đa chiều hơn vềthực trạng của Công ty và đưa ra các giải pháp thiết thực để nâng cao nghiệp vụgiao nhận
1.3 Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa được các cơ sở lý luận cơ bản về quản trị quy trình giao nhận
hàng nhập khẩu bằng bằng đường biển
- Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường
biển của Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội một cách toàn diện
và chính xác hơn
- Đề xuất một số giải pháp đối với Công ty và đưa ra một số kiến nghị nhằm
hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa XNK bằngđường biển của Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội, góp phầnnâng cao hiệu quả hoạt động, nâng cao khả năng cạnh tranh cho Công ty
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu về hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩubằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội tronggiai đoạn 2011-2014
1.5 Phạm vi nghiên cứu
- Về mặt không gian nghiên cứu: Luận văn tập trung tìm hiểu và nghiên cứu
trên giác độ vi mô, tức là nghiên cứu quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập
Trang 12khẩu bằng đường biển của một doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Cổ phần Hàng hảiMACS- Chi nhánh Hà Nội.
- Về mặt thời gian nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu quản trị quy
trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Hànghải MACS- Chi nhánh Hà Nội trong giai đoạn 2011- 2014
1.6 Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu thông qua quá trình điều tra trắcnghiệm và phỏng vấn các anh chị làm việc trong Công ty
1.6.1.2 Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp
Đối với nguồn dữ liệu thu thập từ nội bộ Công ty:
Dữ liệu thứ cấp cung cấp những số liệu cụ thể về tình hình kinh doanh của đơn
vị, những số liệu này được thu thập từ phòng kế toán, phòng gian nhận của Công ty
Đối với nguồn dữ liệu thu thập từ bên ngoài:
Những dữ liệu này được thu thập chủ yếu qua internet, khóa luận các nămtrước,các báo, tập san và tạp chí chuyên ngành
1.6.2 Phương pháp sàng lọc và phân tích dữ liệu
1.6.2.1 Đối với dữ liệu sơ cấp
Sau khi thu thập phiếu điều tra trắc nghiệm và ghi chép nhật ký phỏng vấnchuyên gia, em đã tiến hành tổng hợp các dữ liệu sơ cấp và phân tích kết quảthu được
1.6.2.2 Đối với dữ liệu thứ cấp
- Dữ liệu thu thập được từ nguồn nội bộ Công ty: tiến hành tập trung phân
tích những số liệu kế toán từ 2011 đến 2014
- Dữ liệu thu thập được từ bên ngoài: được dùng làm cơ sở để nghiên cứu mở
rộng vấn đề Tuy nhiên do đặc tính đa dạng của nguồn dữ liệu này, vì vậy, nhữngthông tin được sử dụng trong luận văn đã được sàng lọc một cách kỹ càng, nhằmtránh tình trạng thông tin không chính xác, gây ảnh hưởng đến hiệu quả nghiên cứuvấn đề
Trang 131.7 Kết cấu của khóa luận
Trong bài khóa luận, ngoài các phần như: Lời cảm ơn, Danh mục bảng biểu,Danh mục từ viết tắt, Tài liệu tham khảo, và Phụ lục, nội dung của Luận văn gồm 4chương sau:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập
khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội
Chương 2: Một số vấn đề lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập
khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình giao
nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chinhánh Hà Nội
Trang 14Chương 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO
NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2.1 Một số lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.1 Giao nhận hàng hóa quốc tế
2.1.1.1 Khái niệm về giao nhận và người giao nhận
* Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA vềdịch vụ giao nhận, thì dịch vụ giao nhậnđược định nghĩa như là bất ký loại dịch vụnào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phốihàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụtrên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng
từ liên quan đến hàng hoá
Theo Luật thương mại Việt Nam năm 2005 thì giao nhận hàng hoá là hành vithương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi,
tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác cóliên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vậntải hoặc của người giao nhậnkhác
Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liênquan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng(người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)
* Khái niệm về người giao nhận
Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chởtheo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Người giao nhậncũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảoquản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”
Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng,người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanhdịch vụ giao nhận hàng hóa Theo luật Thương mại Việt Nam thì người làm dịch vụgiao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụgiao nhận hàng hóa
Trang 152.1.2 Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.1.2.1 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
- Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể
do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với ngườivận tải (tàu) Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thácphải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp
dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận vớicảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng
- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tầu, cảng nhậnhàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng
- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trìnhnhững chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cáchliên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ Ví dụ: vậnđơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan
Trang 16- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của các bên tham gia vào hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hoá với cảng
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hoá và tàu
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nạicác bên có liên quan
- Thanh toán các chi phí cho cảng
* Nhiệm vụ của người giao nhận
- Khi người giao nhận đóng vai trò là người môi giới hải quan:
Người giao nhận sẽ chuẩn bị tất cả các thủ tục, chứng từ cần thiết cho việcthông quan hàng hóa xuất nhập khẩu theo đúng quy chế quản lý hàng hóa xuất nhậpkhẩu của các nước
- Khi người giao nhận đảm nhận công việc như một đại lý (agent):
Trước đây người giao nhận không đảm nhận vai trò của người chuyên chở.Anh ta chỉ họat động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chởnhư là một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng Người giao nhận
sẽ hoạt động theo sự ủy thác của người gửi hàng hoặc người chuyên chở và nhậnthù lao theo hợp đồng ủy thác
-Khi người giao nhận đóng vai trò là người gom hàng (cargo consolidator):Dịch vụ này đã xuất hiện rất sớm ở châu Âu, chủ yếu phục vụ cho đường sắt.Đặc biệt trong vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng càng không thểthiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL) Khi làngười gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là những người chuyên chởhoặc đại lý
Trang 17-Khi người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở (carrier):
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là trực tiếp kí hợpđồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ nơi gửi hàngtới nơi nhận hàng Người giao nhận đóng vai trò là người kí chuyên chở theo hợpđồng (contracting carrier), nếu anh ta kí hợp đồng mà không thực hiện việc chuyênchở Trường hợp người giao nhận trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyênchở thực tế (performing carrier)
2.1.2.3 Các chứng từ sử dụng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiệnthiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồithường
Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường như:
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC)
- Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC)
- Biên bản hàng hư hỏng đổ bỡ (Cargo outum report- COR)
- Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)
- Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng
- Biên bản giám định của công ty bảo hiểm
- Thư khiếu nại
- Thư dự kháng (Letter of reservation)
2.1.3 Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.3.1 Quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế
Quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế là một hoạt động có chức năng quản trịchung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóatừ nơi giao hàng hóa đến nơinhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận, giám sát
và điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế
2.1.3.2 Vai trò của quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế
* Đối với chủ hàng: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế
giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao điđúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận
Trang 18* Đối với người giao nhận: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa
quốc tế giúp giao, nhận hàng hóa đúng thời hạn, đủ số lượng, đảm bảo yêu cầutrong hợp đồng với các bên liên quan, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh
* Đối với người vận chuyển: Thực hiện tốt quản trị giao nhận hàng hóa quốc
tế giúp hoàn thành hợp đồng vận chuyển, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thuđược lợi nhuận
2.2 Công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Lập kế hoạch giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
* Ý nghĩa việc lập kế hoạch
- Việc lập một kế hoạch giao nhận tốt sẽ giúp cho hàng hóa được giao đúng thờigian, hàng hóa được chuyên chở một cách tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất
- Lập kế hoạch giao nhận tốt sẽ định hướng cho các hoạt động của quá trìnhgiao nhận, xác định rõ nội dung công việc vào từng thời điểm và yêu cầu với cácnội dung công việc đó
- Lập kế hoạch giao nhận tốt sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc đưa
2.2.2 Tổ chức thực hiện giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
* Chuẩn bị cho quá trình giao nhận hàng hóa
- Chuẩn bị thông tin
- Lựa chọn người giao nhận
Tiêu chí lựa chọn người giao nhận:
+ Thế mạnh và kinh nghiệm liên quan đến ngành hàng hóa cần giao nhận+ Mức độ sẵn sang hỗ trợ chủ hàng trong quá trình giao nhận
+ Các dịch vụ phụ trợ
+ Tổng chi phí dành cho lô hàng
* Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Trang 19Bước 1:Chuẩn bị để nhận hàng
- Khai thác chứng từ
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng
của người bán (nếu mua FOB, CFR)
- Lập phương án giao nhận hàng
- Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp…
- Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ
tục giao nhận tay ba hay dưới cần cẩu ở cảng
Bước 2: Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển
Làm thủ tục hàng nhập khẩu
- Xin giấy phép nhập khẩu (Import License), nếu có.
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
- Nộp thuế nhập khẩu (nếu có).
Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng với người vận tải
- Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng.
- Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến)
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao tay ba), vàkiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng)
- Xuất trình Vận đơn gốc cho đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu
- Kiểm tra sơ bộ hầm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trongtrước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container)
- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán với tàu theo từng B/L hoặc toàn tàu
Hàng không lưu kho, bãi cảng
- Chủ hàng nhận trực tiếp từ tàu và lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình
nhân hàng, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời Hải quan kiểm hóa
- Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì phải mời Hải quan áp tải.
Hàng phải lưu kho, bãi cảng
- Cảng nhận hàng từ tàu:
+ Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm)
Trang 20+ Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (Cán bộ giao nhân phảicung cảng lập)
+ Đưa hàng về kho bãi
- Cảng giao hàng cho chủ hàng
+ Khi nhận được thông báo hàng đến, người nhận phải mang O.B/L, giấy giớithiệu đến hãng tàu để làm lệnh giao hàng (D/O- Delivery Order) Khai báo Hảiquan và nộp thuế nhập khẩu
+ Nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai
+ Xuất trình biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến vănphòng quản lý tàu tại cảng để xác nhân D/O và tìm vị trí hàng (tại đây lưu 1 bản D/O)
+ Mang 2 bản D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho.+ Chuyển phiếu xuất kho đến kho cảng để nhận hàng, làm thủ tục hải quan vànộp thuế nhập khẩu ( nếu có)
+ Chở hàng về kho riêng của mình
Hàng nguyên container (FCL)
- Khi nhận đc Notice of Arrival, người nhận mang O.B/L và giấy giới thiệu
của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O
- Mang D/O đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm
hóa (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm trahải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt)
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến
văn phòng quản lý để xác nhận D/O
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
Hàng lẻ container (LCL)
- Chủ hàng mang O.B/L hoặc H.B/L đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom
hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp
và lấy biên lai Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing List đếnvăn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O Chủ hàng xuống kho tìm vị tríhàng, tại kho lưu 1 D/O, mang 2 D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làmphiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho ch chủ hàng
Trang 21- Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách
riêng hàng hóa để chờ Hải quan kiểm tra Sau khi Hải quan xác nhận “Hoànthành thủ tục Hải quan”, hàng được xuất kho mang ra khỏi cảng để đưa về khocủa chủ hàng
Bước 3: Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng
- Biên bản kiểm tra sơ bộ – Survey Record
- Thư dự kháng – Letter of Indemnity/ Reservation (LOR) (Thay thế cho
Notice of Claim)
- Biên bản hư hỏng đổ vỡ – Cargo outturn Report (COR)
- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu – Report on receipt of Cargo
(ROROC)
- Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với sơ lược khai – Certificate of
Shortover landed Cargo and Outturn Report (CSC)
- Biên bản giám định – Survey Report/ Certificate of Servey
Bước 4: Quyết toán
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận
- Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan về
tổn thất hàng hóa (nếu có), và theo dõi kết quả khiếu nại của mình
2.2.3 Giám sát, điều hành giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
* Nội dung kiểm tra, giám sát
- Là việc kiểm tra giám sát tình hình thực hiện giao hàng của Công ty để dảmbảo tránh sự chậm trễ hoặc sai sót trong toàn quy trình giao hàng Kiểm tra giám sát
ở các nội dung:
+ Khối lượng hàng hóa: Chủng loại, số lượng của từng chủng loại
+ Chất lượng hàng hóa: sự tuân thủ về chất lượng, nơi cung cấp bao bì…+ Chỉ định tàu cảng: đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng, bốc hàng, đặc điểmcủa tuyến vận chuyển…
+ Lịch nhận hàng: lịch trình nhận hàng, số lần nhận, thời điểm nhận hàng…+ Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác
+ Cước phí: thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí
Trang 22+ Thanh toán tiền cước: tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanhtoán, chứng từ cho mỗi lần thanh toán.
- Các phương pháp giám sát quy trình:
+ Hồ sơ theo dõi
+ Phiếu giám sát
* Nội dung điều hành
- Là việc đề ra và thực hiện những quy định của những vấn đề không tínhtrước phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện nhận hàng Điều hành quá trìnhgiao hàng phải tập trung giải quyết các vấn đề sau:
+ Chất lượng: Giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy địnhtrong hợp đồng
+ Tùy chọn số lượng: Đề cập đến giải quyết việc tăng giảm số lượng hàng hóaquy định trong hợp đồng và mức giá cước áp dụng đối với số lượng tăng giảm đó.+ Hợp đồng vận tải: Khi ký hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phátsinh trong khi bốc hàng lên tàu, hay dỡ hàng ra khỏi tàu
+ Hợp đồng bảo hiểm (nếu có): Thông báo, thực hiện các thủ tục khiếu nạicông ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất
+ Khiếu nại và tranh chấp: Vì với vai trò là bên thứ ba giữa người bán vàngười mua nên công ty có nghĩa vụ tham gia khi khách hàng cần trong việc giảiquyết tranh chấp Khi đó công ty cần thu thập thông tin cần thiết cho khách hàng,cùng khách hàng giải quyết
2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài
* Biến động kinh tế thế giới
Trong mấy năm trở lại đây, tình hình thế giới có nhiều biến động lớn trên tất
cả những lĩnh vực kinh tế và đời sống Đầu tiên phải kể đến xu hướng toàn cầu hóa
và hội nhập kinh tế quốc tế Tiêu biểu là sự kiện năm 2006, Việt Nam đã trở thànhthành viên chính thức thứ 150 của Tổ chức Thương mại thế giới WTO Hay sắp tớiđây, Việt Nam sẽ chính thức thực hiện PPP như đã cam kết và gia nhập cồng đồngAsean Để tăng cường hội nhập, các nước đang phát triển trong đó có Việt Nam
Trang 23đang đứng trước những yêu cầu mở cửa thị trường dịch vụ giao nhận Trước cơ hộiphát triển và sự cạnh tranh gay gắt trong tương lai, công ty phải có những chiếnlược dài hạn, giải pháp hoàn thiện tốt hơn nữa công tác quản trị quy trình giao nhậnhàng để nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường Bên cạnh đó cónhững dấu hiệu biến động như giá vàng, giá dầu tăng cao, thị trường chứngkhoán chao đảo, động đất sóng thần, chiến tranh,… làm ảnh hưởng tới tình hìnhXNK trên thế giới
* Cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước
Hiện nay Nhà nước có những chính sách thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy
sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó Cơ chế ở đây bao gồmtất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung Chínhphủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhậpkhẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như áp mức thuế suất 0%cho hàng xuất khẩu, đổi mới Luật Hải quan, luật thuế XNK, thuế VAT,…
Đối với chính sách về hải quan, nếu như trước đây bên hải quan sẽ giúp chủhàng khai hải quan, thì bây giờ trách nhiệm khai hải quan thuộc về chủ hàng Điềunày khiến dịch vụ khai thuê hải quan rất phát triển, mà người thành thạo trong lĩnhvực này không ai khác là người giao nhận Từ đó vị trí của người giao nhận càngđược nâng cao
* Đối thủ cạnh tranh
Theo thống kê ước tính có khoảng hơn 1000 doanh nghiệp tham gia vào thịtrường kinh doanh dịch vụ giao nhận tại Việt Nam Trong đó 80% là các doanhnghiệp tư nhân, đa phần các doanh nghiệp có quy mô nhỏ bé, hạn chế vốn và côngnghệ.Ngoài ra, rất nhiều các tập đoàn logistics lớn đã có mặt tại nước ta với quy môlớn, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, kinh nghiêmk lâu năm và khả năng cung ứngtoàn bộ chuỗi dịch vụ logistic trong đó bao gồm cả dịch vụ giao nhận hàng hóa, họ
là đối thủ cạnh tranh lớn đối với các công ty trong nước
* Cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, hạ tầng thông tin
Đa số các công ty giao nhận của Việt Nam đều có nguồn vốn hạn chế đẫn đếnkhó khăn trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và phương tiện kỹ thuật chủ yếu phải đithuê, mượn làm cho chi phí phải trả rất lớn, lợi nhuận giảm Kinh doanh dịch vụ
Trang 24giao nhận không thể không nói tới vai trò của công nghệ thông tin, bởi lẽ đây là đặcthù của ngành Mọi hoạt động của ngành: tìm kiếm khách hàng, liên lạc hãng tàukhông thể không thông qua công nghệ thông tin Công nghệ thông tin hiện đại sẽ là
ưu thế cạnh tranh của công ty Do đó việc trang bị các phương tiện kỹ thuật cao,phục vụ cho việc tìm kiếm, truyền tải, bảo mật thông tin là rất cần thiết
2.3.2 Các nhân tố môi trường bên trong
* Chất lượng nhân sự
Nhân sự ngành giao nhận phải có chuyên môn vững vàng về xu hướng pháttriển của thị trường giá cước, thành thạo những điều khoản, thuật ngữ trong hợpđồng ngoại thương, nghiệp vụ thuê tàu, nắm vững luật hàng hải quốc tế, các tậpquán thương mại, xếp dỡ hàng hóa của các nước khác nhau và các thủ tục, yêu cầu
cụ thể với việc giao nhận hàng hóa XNK của từng loại hàng hóa, trên từng tuyếnđường vận chuyển Chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận cóthể gây thiệt hại to lớn cho doanh nghiệp, một sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng có thểdẫn đến sự tranh chấp không đáng có Điều này có nghĩa là chất lượng nhân sự sẽ làyếu tố cạnh tranh quan trọng trên thị trường kinh doanh dịch vụ giao nhận
Đặc biệt hơn với vận tải biển, chuyên chở những hàng hóa siêu trường, siêutrọng, mức độ rủi ro cao hơn các phương tiện vận tải khác thì chất lượng nhân sự lạicàng đóng vai trò vô cùng quan trọng Quản trị quy trình giao hàng nhập khẩu bằngđường biển có nghĩa là quản trị nhân sự thực hiện quy trình đó, đặc biệt là khâu tỏchức nhận hàng
* Năng lực, cơ chế quản lý
Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch, chỉ đạo thực hiện và giámsát hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nênnăng lực quản lý là yếu tố tiên quyết quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình Mộtnhà quản trị giỏi sẽ thiết lập một kế hoạch và tổ chức giao nhận hàng nhập khẩubằng đường biển phù hợp với môi trường kinh doanh và tận dụng được tối đa nguồnlực hữu hạn của doanh nghiệp Năng lực quản lý tốt giúp nhà quản trị có được tầmnhìn rộng, từ đó dự đoán những biến động có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời tiếntrình giao nhận, đảm bảo được những mục tiêu đề ra
Trang 25* Nguồn lực tài chính
Hầu hết các Công ty giao nhận tại Việt Nam còn hạn chế về vốn kinh doanh
do vậy sẽ rất khó khăn khi muốn quảng bá, phát triển và mở rộng hoạt động kinhdoanh của mình Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường đang đua nhau phát triển nhưhiện nay, vấn đề vốn đầu tư vào các hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp
là một vấn đề cần thiết, không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có
Trang 26Chương 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI.
3.1 Giới thiệu về Công ty
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty
Thông qua Quyết định của Bộ Giao Thông Vận Tải, Công ty Cổ Phần HàngHải MACS (MACS SHIPPING CORPORATION) đã được thành lập vào tháng 3năm 1994 MACS là một đơn vị trực thuộc Cục Hàng Hải Việt Nam(VINAMARINE) - cơ quan thay mặt Chính phủ quản lý toàn bộ hoạt động của nềnCông nghiệp Hàng hải Việt Nam
-Tên gọi đầy đủ bằng Tiếng Việt:CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS.
- Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: MACS SHIPPING CORPORATION.
- Tên Công ty viết tắt: MACS SHIPPING CORP.
- Địa chỉ: Số 89 Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.
- Điện thoại: (08) 38243 215 – (08) 38243 216
- Fax: (08) 38244 107
- Email: info@macsvietnam.com.vn
- Website:www.macsvietnam.com.vn
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty
- Các chi nhánh/ văn phòng đại diện của Công ty:
+ Chi nhánh Hà Nội ( MACS HANOI).
+ Chi nhánh Hải Phòng (MACS HAIPHONG).
+ Chi nhánh Quảng Ninh ( MACS QUANGNINH)
+ Chi nhánh Đà Nẵng ( MACS DANANG)
+ Chi nhánh Nha Trang ( MACS NHATRANH)
+ Chi nhánh Vũng Tàu ( MACS VUNGTAU
- Chi nhánh MACS Hà Nội:
+ Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà INFISCO, Số 9 Nguyên Hồng, Ba Đình, Hà Nội.