QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS CHI NHÁNH HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực TH.S TRƯƠNG QUANG MINH NGUYỄN THỊ LAN ANH Lớp: K47E5 Mã sinh viên : 11D130242 HÀ NỘI - 2015 LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập trường Đại học thương mại thời gian thực tập công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội, em thầy cô khoa Thương mại quốc tế Ban giám đốc anh chị nhân viên Công ty giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Vì vậy, em xin chân thành cảm ơn thầy, cô khoa Thương mại quốc tếtrường Đại học Thương mại, tận tình dạy em kiến thức hữu ích công việc thực tế nơi em thực tập trình nghiên cứu phân tích viết khóa luận Và em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt tới Th.S Trương Quang Minh người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo, anh chị nhân viên Công ty, tạo điều kiện cho em thực tập Công ty cung cấp cho em thông tin thực tế để em hoàn thành khóa luận Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội ngày, 14 tháng 04 năm 2015 Sinh viên thực Nguyễn Thị Lan Anh MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu B/L H.B/L M.B/L CFR Tên tiếng Anh Bill of Lading House Bill of Lading Master Bill of Lading Cost & Freight CIF Cost, Insurance & Freight CFS C/O D/O FCL FIATA Certificate of Free Sale Certificate of Origin Delivery Order Full Container Load International Federration of Freight Forwarders Association 10 FOB ICD Free on Boad Inland Container Depot 11 12 13 14 L/C LCL NOR VISABA 15 XNK Letter of Credit Less than Container Load Notice of Readiness Viet Nam Ship Agents & Brokers Association Xuất nhập Ý nghĩa Vận đơn Vận đơn nhà Vận đơn chủ Tiền hàng ,và cước phí (theo Incoterm) Tiền hàng, bảo hiểm cước phí (Theo Incoterm) Giấy chứng nhận lưu hành tự Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Thông báo hàng đến Hàng nguyên Container Liên đoàn hiệp hội giao nhận kho vận quốc tế Giao hàng lên tàu (theo Incoterm) Cảng thông quan nội địa (cảng cạn) Thư tín dụng Hàng lẻ Thông báo hàng đến Hiệp hội đại lý môi giới hàng hải Việt Nam Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI 1.1 Tính cấp thiết đề tài Hòa với xu khu vực hóa toàn cầu hóa hợp tác kinh tế trội, với phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường, với tính phụ thuộc lẫn kinh tế thương mại quốc gia ngày sâu sắc, Việt Nam không ngừng cố gắng đẩy mạnh nghiệp công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước đưa kinh tế hòa nhập vào kinh tế giới Trong bối cảnh đó, hoạt động xuất nhập hoạt động chủ lực, có vai trò định việc hội nhập kinh tế Việt Nam Để hoạt động thực mang lại hiệu kinh tế cao cần phải có chiến lược phát triển hợp lý mà số đẩy mạnh giao nhận hàng nhập Đây hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động nhập Dịch vụ giao nhận hàng nhập làm đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển hàng hóa hàng hóa nhập khẩu, làm phong phú thêm mặt hàng nước Trong lĩnh vực giao nhận, giao nhận hàng nhập đường biển phương thức có nhiều ưu điểm chuyên chở hàng hóa có khối lượng lớn, cồng kềnh, tuyến đường xa, giúp tiết kiệm chi phí Nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường biển quy trình phức tạp bao gồm nhiều khâu mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng, hãng tàu, quan cấp giấy phép, hải quan, cảng vụ… Nên doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận mắc nhiều lỗi chậm tiến độ giao hàng, sai sót chuẩn bị chứng từ tài liệu có liên quan, hàng hóa bị hỏng hóc, mát, giao sai, vướng mắc thủ tục hải quan, chậm trễ toàn quy trình thiếu khả quản lý nguồn lực Những tác động ảnh hưởng tiêu cực đến kết kinh doanh doanh nghiệp hạn chế phát triển ngành giao nhận vận tải việt Nam bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt Công ty Cổ phần hàng hải MACS doanh nghiệp hoạt động nhiều lĩnh vực, giao nhận hoạt động chủ lực công ty không tránh khỏi khó khăn chung ngành Chính vậy, việc phân tích, nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty, từ đưa giải pháp nâng cao hiệu hoạt động vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết Việc tiếp cận quy trình giao nhận hàng nhập công ty góc độ quản trị giúp nhìn nhận thực trạng cách tổng quát, khoa học, từ có cách đánh giá, điều chỉnh sai sót hiệu mang tính thống trình Nghiên cứu góc độ quản trị giúp nâng cao lực quản lý nhà quản tri, giúp họ điều phối nguồn lực cho quy trình hớp lý Từ thực tế trên, qua trình thực tập công ty Cổ phần hàng hải MACS dựa kiến thức trang bị trường, em xin chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội” giai đoạn 2011-2014 làm đề tài khóa luận tốt nghiệp 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Quy trình giao nhận hàng nhập bao gồm nhiều khâu, nhiều bên liên quan công tác quản trị quy trình lại khó khăn phức tạp Không thế, giao nhận hàng hóa đường biển XNK phổ biến, chiếm khoảng 80% giao nhận quốc tế, mà doanh nghiệp làm giao nhận giao nhận đường biển quan tâm, trọng, bao gồm khâu thuê phương tiện vận chuyển, khai báo hải quan, lập chứng từ…đòi hỏi phải đảm bảo quy tắc yêu cầu độ an toàn, xác quyền lợi bên liên quan Qua trình tìm hiểu nghiên cứu có vài đề tài khóa luận có liên quan : - “ Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK chuyên chở đường biển công ty kho vận ngoại thương VIETRANS”- khóa luận tốt nghiệp năm 2007 Trương Thị Hương Giang, Khoa Thương Mại Quốc Tế - " Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển công ty cổ phần VINAFCO”- khóa luận tốt nghiệp năm 2008 Vũ Thúy Hằng, Khoa Thương Mại Quốc Tế Cả viết có điểm chung phân tích lập luận chưa có sở vững chắc, phần lớn dựa vào liệu thứ cấp, chưa có điều tra thực tế thông qua câu hỏi trắc nghiệm vấn Mặt khác phần tình hình giao nhận Công ty nghiên cứu nêu lại lý thuyết, tình hình hoạt động Công ty chưa nêu rõ rang nên giải pháp đưa nhiều hạn chế thiếu sót Từ năm 2009, Nhà trường có thay đổi quy cách làm khóa luận nên khóa luận sau có thay đổi tích cực Ví dụ như: - “Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK container Công ty TNHH Royal Cargo”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 Hoàng Thị Phương Biên , Khoa Thương Mại Quốc Tế - “Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển Công ty Cổ phần vận tải OVC”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 Ngô Thị Thúy Duyên, Khoa Thương Mại Quốc Tế Các khóa luận tiếp cận liệu thứ cấp liệu sơ cấp nên phân tích có độ xác cao hơn, cho nhìn cụ thể đa chiều thực trạng Công ty đưa giải pháp thiết thực để nâng cao nghiệp vụ giao nhận 1.3 Mục đích nghiên cứu - Hệ thống hóa sở lý luận quản trị quy trình giao nhận hàng nhập bằng đường biển - Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội cách toàn diện xác - Đề xuất số giải pháp Công ty đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa XNK đường biển Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội, góp phần nâng cao hiệu hoạt động, nâng cao khả cạnh tranh cho Công ty 1.4 Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2011-2014 1.5 Phạm vi nghiên cứu - Về mặt không gian nghiên cứu: Luận văn tập trung tìm hiểu nghiên cứu giác độ vi mô, tức nghiên cứu quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển doanh nghiệp, cụ thể Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội - Về mặt thời gian nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty Cổ phần Hàng hải MACSChi nhánh Hà Nội giai đoạn 2011- 2014 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.6.1 Phương pháp thu thập liệu 1.6.1.1 Phương pháp thu thập liệu sơ cấp Dữ liệu thứ cấp thu thập chủ yếu thông qua trình điều tra trắc nghiệm vấn anh chị làm việc Công ty 1.6.1.2 Phương pháp nghiên cứu liệu thứ cấp  Đối với nguồn liệu thu thập từ nội Công ty: Dữ liệu thứ cấp cung cấp số liệu cụ thể tình hình kinh doanh đơn vị, số liệu thu thập từ phòng kế toán, phòng gian nhận Công ty  Đối với nguồn liệu thu thập từ bên ngoài: Những liệu thu thập chủ yếu qua internet, khóa luận năm trước,các báo, tập san tạp chí chuyên ngành 1.6.2 Phương pháp sàng lọc phân tích liệu 1.6.2.1 Đối với liệu sơ cấp Sau thu thập phiếu điều tra trắc nghiệm ghi chép nhật ký vấn chuyên gia, em tiến hành tổng hợp liệu sơ cấp phân tích kết thu 1.6.2.2 Đối với liệu thứ cấp - Dữ liệu thu thập từ nguồn nội Công ty: tiến hành tập trung phân tích số liệu kế toán từ 2011 đến 2014 - Dữ liệu thu thập từ bên ngoài: dùng làm sở để nghiên cứu mở rộng vấn đề Tuy nhiên đặc tính đa dạng nguồn liệu này, vậy, thông tin sử dụng luận văn sàng lọc cách kỹ càng, nhằm tránh tình trạng thông tin không xác, gây ảnh hưởng đến hiệu nghiên cứu vấn đề 10 nhiều quốc gia giới, tạo nên thông suốt, nhanh chóng uy tín giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển Coi mối quan hệ nguồn lực góp phần thuận lợi cho đội ngũ quản trị Công ty trình quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển 3.4.2 Những mặt hạn chế Trong quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty, dù nhà quản trị, nhân viên MACS nỗ lực để làm tốt công việc có liên quan đến nghiệp vụ nhận hàng, song tránh khỏi tồn tại, vướng mắc phát sinh thực chúng 3.4.2.1 Thời gian, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định Đây tồn mà thân doanh nghiệp giao nhận mắc phải Đặc biệt với nhận hàng hóa nhập đường biển lại tồn lớn • Phát sinh khâu chuẩn bị chứng từ: Vì chủ quan xuất phát trực tiếp từ người phụ trách Công ty Khi chuẩn bị chứng từ để khai báo Hải quan, nhân viên MACS kiểm tra không kỹ, làm thiếu chứng từ khai báo sai sót thông số loại chứng từ khác Đây lỗi dễ mắc phải chứng từ bao gồm nhiều loại giấy tờ kèm theo nhiều khoản mục Các thông số khai báo không khớp dù điều khoản nhỏ gây nhiều thời gian làm thủ tục hải quan bị Hải quan trả lại phải thời gian sửa chữa hoàn thiện lại chứng từ dẫn đến chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới bước trình nhận hàng nhập Đôi khi, chứng từ bị thiếu lại bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song nhân viên Công ty không kịp thời phát để thông báo cho khách hàng bổ sung, trình đọ nghiệp vụ nhân viên vào nghề chưa vững để xử lý kịp thời thiếu sót • Phát sinh khâu nhận hàng nhập khẩu: Nếu nhận viên MACS không ý cẩn thận kiểm tra, giám sát trình nhận hàng làm phát sinh nhiều sai sót nhận hàng không đúng, không đủ, thiếu trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói không phẩm chất, quy cách, 37 nhận nhầm hàng… Khi bên đối tác chủ hàng yêu cầu bổ sung thay hàng hóa nhận sai, từ làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết • Phát sinh khâu vận chuyển hàng hóa: Trong trình vận chuyển hàng hóa nhiều gặp trở ngại dự định, chẳng hạn thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt…, kích cỡ tàu chở hàng từ nước lớn, không sâu vào cảng Khi đó, hãng tàu kết hợp với cảng để có cách giải hợp lý, thời gian hàng bị tồn đợi hay xảy khiến hàng nhập chậm lại Tiến độ nhận hàng bị chậm việc phối hợp phận tham gia trực tiếp vào quy trình giao nhận thiếu nhịp nhàng, chưa có phói hợp ăn ý nhân viên phụ trách khâu khác ( nhân viên làm chứng từ, nhận viên kiểm hàng, nhận viên vận chuyển hàng, phận thuê tàu,…) Ngoài ra, nguyên nhân khách quan làm ảnh hưởng tới tiến độ nhận hàng nhập chuyên chở đường biển như: - Trong làm thủ tục hải quan, cán Hải quan gây khó khăn trình làm thủ tục khai hải quan, thuế noppj cho cán hải quan phải vòng qua kho bạc Nhà nước - Do hãng đại lý gửi NOR xuống muộn tàu đến trễ - Do nhà thầu phụ đến nhận hàng chậm so với thời gian quy định 3.4.2.2 Trong trình nhận hàng, hàng bị hư hỏng, đổ vỡ Nhận hàng hóa nhập đường biển cần đến phối hợp nhiều khâu khác có khâu phải tác động trực tiếp lên hàng hóa khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, vận chuyển hàng…Chúng nhiều liên quan, ảnh hưởng nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ…làm giảm chất lượng nhận hàng công ty 3.4.2.3 Trình độ đội ngũ cán hạn chế, hiệu làm việc chưa cao Tại MACS, đội ngũ lao động đánh giá trình độ non yếu, thiếu kỹ hiểu biết cần thiết nên chưa đáp ứng yêu cầu hội nhập Thực tế hoạt động MACS cho thấy sai sót thiệt hại gay cho Công ty hầu hết nhận viên thiếu kinh nghiệm hạn chế trình độ chuyên môn Và bên cạnh đó, hiệu làm việc chưa phản ánh thực lực 38 Công ty Trong trình tuyển dụng, Công ty chưa thực ý đến chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm thực tế nhân viên Mặc dù phần lớn số nhân viên Công ty tốt nghiệp trình đọ đại học khối kinh tế quản trị kinh doanh, số hầu hết biết ngoại ngữ, có người chưa thông thạo ngoại ngữ 3.4.3.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật không thường xuyên nâng cao, đổi Do yếu kém, hỏng hóc thường xuyên trang thiết bị, máy móc văn phòng, sở vật chất kỹ thuật dẫn đến việc thực quản trị quy trình nhận hàng nhập gặp nhiều khó khăn, chưa đại hóa Hạn chế xuất phát từ nguyên nhân Công ty hạn chế tài để đầu tư cho trang thiết bị kỹ thuật Công ty Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI 4.1 Định hướng Công ty 4.1.1 Định hướng chung Công ty Để tăng cường hiệu hoạt động kinh doanh, MACS đề mục tiêu giữ vững tỷ lệ lãi doanh thu năm mức từ 10%- 20% Trong hoạt động giao nhận hàng hóa XNK đường biển cố gắng đóng góp khoảng 50%- 60% so với toàn hoạt động Công ty Để thực mục tiêu khó khăn này, Công ty nỗ lực trì mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng nhu cầu khách hàng mục tiêu doanh nghiệp XNK vừa nhỏ nước Cùng với đó, Công ty xác định cho phương hướng phát triển sau: - Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa sở vật chất, kho bãi, đổi thiết bị phương tiện vận tải bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận 39 - Xây dựng, thực chế điều hành kinh doanh, chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khả cạnh tranh thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống - Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, trọng tới thị trường Trung Quốc, Châu Âu, Mỹ, tìm kiếm khả mở rộng ngành nghề - Nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức, chủ yếu trọng vào phương thức giao nhận đường biển sở khai thác triệt để mạnh sẵn có kinh doanh hệ thống sở vật chất kỹ thuật kho tàng, bến bãi, đội ngũ cán đào tạo có kinh nghiệm - Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ phòng ban văn phòng công ty, văn phòng với chi nhánh chi nhánh với lợi ích chung lợi ích đơn vị - Thường xuyên tổ chức hội thảo, đưa chương trình đào tạo ngắn hạn cho cán nhân viên để truyền đạt kinh nghiệm, hoàn thiện trình độ nghiệp vụ nâng cao ý thức trách nhiệm Công ty 4.1.2 Quan điểm quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Ngoài định hướng chung Công ty thời gian tới, Công ty đưa phương hướng nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Đó hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty, đồng thời đơn giản hóa đại hóa việc thực quy trình 4.2 Giải pháp cụ thể đề xuất kiến nghị 4.2.1 Giải pháp cụ thể * Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo Hải quan, chứng từ giao nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải… Nếu công ty không đủ chứng từ cần thiết, nhân viên MACS nhận hàng hạn Do đó, làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ giúp cho quy trình nhận hàng thông suốt, dễ dàng Công ty 40 nên có giải pháp cụ thể để tăng cường trách nhiệm nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như: - Phân công hai người thực công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhằm phát kịp thời thiếu sót khâu chuẩn bị chứng từ Nếu có chi tiết, số liệu chưa rõ phải có trao đổi lại với khách hàng bêb liên quan, kịp thời bổ sung chứng từ thiếu sót không phù hợp - Cần phân công người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía quan chức để kịp thời phổ biến có bổ sung, điều chỉnh phù hợp với chứng từ cần thiết * Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan Sau chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên MACs tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập - Đối với khâu tính thuế: Các biện pháp để thực tốt khâu là: + Khi tiến hành tra áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên công ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà làm thủ tục + Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật văn hướng dẫn thực việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa XNK Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng Hải quan cho mặt hàng nhập + Khó khăn chủ quan xuất phát từ phía cán hải quan thiếu trình độ, thiện chí động tiếp nhận chứng từ lô hàng nhập công ty, hàng hóa khó xác định mã thuế Khi đó, MACS cần đến nhân viên thực động, giỏi chuyên môn, phản ứng nhanh với tình huống, có tạo dựng mối quan hệ tốt, dành lại thiện cảm tin tưởng cán hải quan, giúp công việc nhận hàng nhập thực trôi chảy - Đối với kiểm hóa: Đây khâu định hàng hóa có phép nhập hay không, nhân viên Công ty cần làm tốt khâu 41 + Chủ động liên lạc phối hợp với cán kiểm hoá thực tốt bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa giao cho chủ hàng thời gian giải phóng hàng kịp thời cho kho, bãi, cảng + Phân công cán phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững mặt hàng nhập có chuẩn bị tốt cho phương án giải trình trường hợp bị hỉa quan chất vấn * Hoàn thiện công tác nhận kiểm tra hàng Hàng hóa cần kiểm tra kỹ xem có phù hợp chất lượng, phù hợp với chứng từ giao, đồng thời có với điều khoản hợp đồng hay không Khâu kiểm háo có thực tốt đảm bảo cho công ty bảo vệ quyền lợi có xác nhận có vấn đề phát sinh chất lượng, số lượng hàng - Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa đâu, nội dung mà nhân viên MACS phải lưu ý Bởi cần sai sót nhỏ thời gian địa điểm diễn công tác kiểm nghiệm làm chậm lại trình nhận hàng Địa điểm kiểm nghiệm kho khách hàng, kho cảng… vào lúc sau - nhận hàng Công ty phải chủ động mời cán quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng cho có thuận tiện thời gian địa điểm nhận hàng Cấn cử thêm cán chuyên trách Công ty hỗ trợ giám sát việc kiểm tra để tránh đổ vỡ, hư hỏng không đáng có thời điểm nhận kiểm hàng Vì vậy, cán có chuyên môn, hiểu biết mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, - hiểu lĩnh vực kiểm hàng nên lựa chọn Kiểm tra hàng trình nhận hàng phải xác Nhận viên cần kiểm tra tên hàng xem có hợp đồng, so sánh đối chiếu cẩn thận với packing list danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng khác nên dễ bị nhầm - lẫn Số lượng chất lượng hàng hai yếu tố cần đặc biệt quan tâm Nhân viên Công ty cần vào thảo hợp đồng chứng từ có liên quan để kiểm tra lại cho xác Quá trình kiểm hàng cần kiểm tra số mẫu tiêu biểu để đảm bảo - trọng lượng khối lượng hàng sai lệch phạm vi cho phép Kiểm tra cẩn thận bao bì mã ký hiệu bao bì sản phẩm (nếu có) phải lưu ý nhân viên MACS kiểm hàng để chắn hàng nhận 42 nguyên vẹn Nếu bao bì bị rách hay ký mã hiệu thiếu cần phải bỏ hàng kiểm tra lại đồng thời có bổ sung, sửa chữa, thay thấy cần thiết * Hoàn thiện công tác nhận hàng với tàu Nghiệp vụ nhận hàng nhập đường biển yêu cầu phải thực nhanh chóng, tiết kiệm chi phí thời gian khách hàng theo địa điểm thời gian định đảm bảo hàng hóa trước sau nhập có chất lượng số lượng Để nhận hàng tiến độ mà khách hàng Công ty yêu cầu nhân viên MACS phải nỗ lực nhiều, lên kế hoạch cụ thể, làm bước chắn theo vạch ra, không làm tắt không xem nhẹ khâu nào, đồng thời phải có phối hợp nhịp nhàng khâu, bước Trong nhiều trường hợp tàu đến trễ việc chuẩn bị cho công tác nhận hàng với tàu xong khiến nhiều xe người điều động phải chờ đợi cảng, gây lãng phí nguồn lực nhiều thời giancho nhận hàng Cũng có nguyên nhân khác mà việc nhận hàng chậm lại gây không khó khăn, tổn thất cho Công ty Để khcs phục rủi ro này, Công ty cần: - Làm tôt khâu chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa, chuyên chở hàng… Thường xuyên giữ liên lạc với nhà ủy thác để họ cung cấp thông tin chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng - Lên lịch nhận hàng phù hợp với tàu đến Theo dõi diễn biến, hành trình tàu chuyên chở để có thông tin sớm nhất, kịp thời có ứng phó cần thiết - Nên cân nhắc cử người lãnh đạo phụ trách hợp đồng nhận hàng để người chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, móc nối khâu quy trình nhận hàng thuận lợi, kịp tiến độ * Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình Con người trung tâm hoạt động, tổ chức muốn mạnh phải có người tài Để MACS phát triển lâu dài, Công ty cần phải không ngừng nâng cao trình độ đội ngũ lao động Trước hết trình độ nghiệp vụ, cho dù nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm nghiệp vụ vai trò Công ty việc đào tạo đội ngũ lao động phủ nhận Công ty cần thường xuyên tổ chức 43 khóa học nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, nghiệp vụ toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm luật pháp cho cán kinh doanh Thực phương châm kết hợp đào tạo ngắn hạn dài hạn, vừa học hỏi, vừa tích lũy kinh nghiệm Bên cạnh đó, Công ty cần cử cán nước học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, tham gia khóa học hiệp hội tổ chức khoa học hàng nguy hiểm FIATA, khóa học nghiệp vụ VISABA Đây điều kiện để cán Công ty cọ sát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng, thực giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng Ngay từ khâu tuyển dụng, Công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình Có thuận lợi cho khâu đào tạo sau Việc nâng cao ý thức cho cán nhân viên quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu công việc Đó tinh thần trách nhiệm, tư sáng tạo công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, sở vật chất kỹ thuật Công ty Muốn vậy, Công ty cần đưa sách thưởng phạt rõ ràng để nâng cao tinh thần tự giác, đãi ngộ với người có tài, có sáng kiến cải tiến công việc Công ty cần áp dụng sách sử dụng lao động người, việc, lãnh đạo phải gương mẫu, ý thức trách nhiệm cao với công việc Đưa hình thức khiển trách kỷ luật tương xứng với nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt, để xảy sai sót, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý tình phát sinh chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để kịp thời điều chỉnh * Đầu tư đại hóa trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác nhận hàng nhập Thực tế cho thấy, phòng ban Công ty trang bị hệ thống máy tính, máy fax, máy in, điện thoại… hầu hết náy cũ, thường gặp trục trặc làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động liên lạc, kinh doanh Công ty Vì thế, hệ thống máy tính đại truy cập vào Internet cần thiết để tạo thuận tiện giao dịch đối tác tăng cường quản lý, tăng cường phối hợp phòng ban, chi nhánh 44 Các nhân viên chuyên đảm nhận nhiệm vụ chủ chốt quy trình nhận hàng nhập đường biển (người quản lý, lãnh đạo, chuên viên…) việc trang bị điện thoại di động để liên lạc Công ty nên đầu tư máy tính xách tay cho họ để họ làm tốt vai trò 4.2.2 Kiến nghị 4.2.2.1 Kiến nghị với doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế nay, để đạt kết mong muốn MACS phải hoàn thiện máy tổ chức, đổi phương thức hoạt động Trước mắt, Công ty cần huy động nguồn vốn đầu tư cho hoạt động nhận hàng nhập đường biển, đồng thời tiến hành đồng giải pháp nêu để tăng cường hiệu lực quản trị quy trình nhận hàng nhập chuyên chở đường biển Công ty Nhưng nỗ lực thân Công ty không chưa đủ, doanh nghiệp MACS cần có ủng hộ, quan tâm giúp đỡ Nhà nước, bộ, ngành, quan hữu quan Hiệp hội giao nhận Việt Nam, phòng thương mại công nghiệp Việt Nam để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động Công ty 4.2.2.2 Kiến nghị với Nhà nước Ngày nay, mục tiêu cần đạt hoạt động giao nhận khai thác tốt nguồn lực quốc gia có hoạt động vận tải giao nhận, lưu trữ hàng hóa hoạt động khác có liên quan Để làm điều cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn luật kinh tế phù hợp, điều chỉnh hoạt động có liên quan đến dịch vụ giao nhận, tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động phát triển dịch vụ Nhà nước xây dựng hành lang, khung pháp lý mở chọn lọc, đảm bảo tính quán, thông thoáng hợp lý văn bản, quy định liên quan đến lĩnh vực giao nhận với mục đích tạo sở cho thị trường giao nhận minh bạch, cải thiện quy trình thủ tục hải quan XNK Bên cạnh đó, Nhà nước cần quản lý ban ngành, cấp để đưa văn luật cách thống nhất, tránh tình trạng chồng chéo, có bổ sung hợp lý sở quyền nghĩa vụ người giao nhận xác định cụ thể Đồng thời, Nhà nước sửa đổi, hoàn thiện, chuẩn hóa văn quy định cấp phép, điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, vận tải đa phương 45 thức, thay đổi thói quen bán FOB, mua CIF làm suy yếu công ty vận tải Việt Nam, thống hóa tiêu chuẩn tên hàng mã hàng hóa Nhìn chung, Chính phủ phải thực đồng thời hai sách Một mặt, Chính phủ nên hạn chế vai trò cho phép doanh nghiệp có nhiều quyền tự ban hành quy định thông thoáng để tạo điều kiện cho doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận có hội liên doanh với doanh nghiệp nước đầu tư vào nước Mặt khác, Chính phủ phải tăng cường vai trò kinh tế quốc dân, tổ chức, liên kết doanh nghiệp giao nhận nhằm trao đổi cập nhật thông tin hoạt động kinh doanh 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Giáo trình PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất trị hành chính, Hà Nội Phạm Mạnh Hiền (2010), Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thương, Nhà xuất Lao động- Xã hội, Hà Nội Th.S Vũ Anh Tuấn (2014), Slide giảng môn giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế Vũ Hữu Tửu (2007), Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, nhà xuất Lao động- Xã hội, Hà Nội Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam (2005), Luật thương mại, nhà xuất Lao II III IV động, Hà Nội Các loại báo, tạp chí Báo hải quan Tạp chí Thương mại Website Công ty Cổ phần hàng hải MACS: http://macsvietnam.com.vn Cổng thông tin điện tử Bộ Công thương: http://www.moit.gov.vn Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam: http://www.vla.info.vn https://www.google.com.vn Tổng cục Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn Tài liệu doanh nghiệp Báo cáo kết kinh doanh Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội (2014), Phòng Kế toán Giá trị giao nhận hàng hóa đường biển Công ty Cổ phần hàng hải MACSChi nhánh Hà Nội (2011-2014), Phòng Giao nhận Số lượng hợp đồng sai sót khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàng nhập Chi nhánh MACS- Hà Nội (2011- 2014), Phòng giao nhận Quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần Hàng hải MACS, phòng giao nhận V Một số luận văn tốt nghiệp khóa trước Trương Thị Hương Giang (2006), Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa xuất nhập chuyên chở đường biển công ty giao nhận kho vận Ngoại thương Viettrans, Luận văn tốt nghiệp, ĐH Thương Mại Vũ Thúy Hằng (2008), Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển công ty cổ phần VINAFCO, Luận văn tốt nghiệp, ĐH Thương Mại PHỤ LỤC TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ Độc lập – Tự – Hạnh phúc *********** ********* PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM (Phục vụ cho việc viết luận văn tốt nghiệp) Đề tài: Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội SV thực hiện: Nguyễn Thị Lan Anh Lớp: K47E5- Mã SV: 11D130242 Kính gửi Ông/Bà……………………………………………… Để giúp cho trình nghiên cứu luận văn sinh viên bám sát tình hình đáp ứng yêu cầu thực tế đơn vị thực tập, kính đề nghị Ông/Bà vui lòng cho biết thông tin sau: A B Phần thông tin cá nhân Họ tên:………………………………………………………… Lĩnh vực chuyên môn:…………………………………………… Chức vụ:……………………………………………………………… SĐT:……………………… Email:…………………… Phần câu hỏi trắc nghiệm Khoanh tròn vào đáp án mà Ông/Bà lựa chọn Đánh giá tổng quát Ông/Bà công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập a b c d e đường biển quý công ty? Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- Xin Ông/Bà đánh giá tầm quan trọng việc quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty? a Rất tốt- b Tốt- c Khá- d Trung bình- e Yếu- Ông/Bà đánh mức độ đáp ứng Công ty khâu chuẩn bị a b c d e để nhận hàng nhập đường biển? Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- Đánh giá Ông/Bà mức độ đáp ứng công việc đội ngũ nhân viên a b c d e a b c d e công tác làm thủ tục hải quan cho hàng nhập đường biển Công ty? Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- Nhận xét Ông/Bà công tác tổ chức nhận hàng từ tàu hàng cập cảng? Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- Hãy cho biết ý kiến Ông/Bà khâu lập chứng từ giao nhận hàng nhập a b c d e đường biển Công ty? Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- Đánh giá Ông/Bà mức độ thực công việc nhân viên công tác a b c d e giao hàng cho chủ hàng ? Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- Ông/Bà đánh khâu toán quy trình giao nhận hàng nhập a b c d e đường biển Công ty? Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- [...]... nhập khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội Chương 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP... lượng giao nhận trong vận tải biển chi m khá cao (hơn 70%) nhưng giá trị giao nhận dao động ở mức tương đối (55%-70%) 3.3 Thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty 3.3.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Tại chi nhánh MACS Hà Nội, công tác lập kế hoạch giao nhận hàng do trưởng phòng giao nhận là anh Vũ Đức Thành trực tiếp đảm nhận. .. 20 phiếu và được tổng hợp thành bảng số liệu 29 Công ty Cổ phần Hàng hải Macs Nhân viên giao nhận Khách hàng Nhận hồ sơ từ khách hàng, kiểm tra hồ sơ, chứng từ Làm thủ tục khai báo hải quan Kiểm hóa & nhận hàng tại cảng Giao hàng cho khách Thanh lý và quy t toán Sơ đồ 3.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Hàng hải MACS (Nguồn: Phòng giao nhận) Dưới đây là bảng số... cấu của khóa luận Trong bài khóa luận, ngoài các phần như: Lời cảm ơn, Danh mục bảng biểu, Danh mục từ viết tắt, Tài liệu tham khảo, và Phụ lục, nội dung của Luận văn gồm 4 chương sau: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội Chương 2: Một số vấn đề lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập. .. trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty 3.4.1 Những thành tựu đạt được Sau những nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên, chi nhánh đã dần xây dựng được thương hiệu của mình trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển, đại lý hải quan và đạt được một số kết quả khả quan Hoạt động kinh doanh các dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng. .. trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Bảng 3.3 Thực trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh MACS Hà Nội 30 (trong đó, với mức độ gặp nhiều khó khăn tương ứng với 1điểm, gặp ít khó khăn - 2 điểm, bình thường- 3 điểm, làm tốt- 4 điểm, rất tốt- 5 điểm) Các chỉ tiêu 5 12.5% 1 Chuẩn bị để nhận hàng 2 Làm thủ tục hải quan 3 Tổ chức nhận hàng từ... Cơ cấu tổ chức của Công ty - Các chi nhánh/ văn phòng đại diện của Công ty: + Chi nhánh Hà Nội ( MACS HANOI) + Chi nhánh Hải Phòng (MACS HAIPHONG) + Chi nhánh Quảng Ninh ( MACS QUANGNINH) + Chi nhánh Đà Nẵng ( MACS DANANG) + Chi nhánh Nha Trang ( MACS NHATRANH) + Chi nhánh Vũng Tàu ( MACS VUNGTAU - Chi nhánh MACS Hà Nội: + Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà INFISCO, Số 9 Nguyên Hồng, Ba Đình, Hà Nội + Điện thoại:... phí dành cho lô hàng * Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Bước 1:Chuẩn bị để nhận hàng - Khai thác chứng từ Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của - người bán (nếu mua FOB, CFR) Lập phương án giao nhận hàng Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp… Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận tay ba hay... hàng nhập khẩu bằng 21 đường biển có nghĩa là quản trị nhân sự thực hiện quy trình đó, đặc biệt là khâu tỏ chức nhận hàng * Năng lực, cơ chế quản lý Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch, chỉ đạo thực hiện và giám sát hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nên năng lực quản lý là yếu tố tiên quy t quy t định hiệu quả của toàn bộ quy trình Một nhà quản trị giỏi... vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa 2.1.2 Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 2.1.2.1 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển * Cơ sở pháp lý Việc giao nhận hàng hoá nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, Việt Nam Đó là: - Các Công ước về vận đơn, vận tải; Công ... VI.26 VI.28 310.837.694 18.600.000 18.600.000 435.077. 413 340.108.247 2.169.143.030 241.863.672 22.790.000 22.790.000 315.860.394 302 .138 .529 1. 713. 847.255 31 32 25.595.912 42.205.812 26.367.097 40... triệu so với năm 2 013, tương ứng với tỷ lệ 26.62% Có tăng trưởng năm 2014 chi nhánh có thêm nhiều đối tác, bạn hàng mới, kinh tế nước giới có nhiều khởi sắc so với năm 27 2 013 Ngoài ra, chi nhánh... (%) Tổng GTGN toàn Chi nhánh Tỷ trọng (%) 2011 2012 2 013 2014 6.210 10.385 59,79 6.357 102.37 10.595 60,00 6.549 103.02 10.635 61,58 9.041 138 .05 12.917 70,00 (Nguồn: Phòng giao nhận) 28 Nhận