Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu thực phẩm của Công Ty Cổ Phần Công nghệ và Thực phẩm Hoàng Lâm

Tuy nhiên do mới tham gia vào thị trường thế giới nêncác doanh nghiệp kinh doanh xuất, nhập khẩu của Việt Nam gặp không ít khó khănphức tạp do điều kiện, kinh nghiệm ký kết và thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của ThS.Phan Thu Trang và sự chỉ bảo của các cán bộ phòng mua hàng Công ty Cổ phầnthương mại và Công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm Từ đó đã giúp em hoàn thiện tốthơn khóa luận tốt nghiệp của mình

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS Phan Thu Trang và các cán bộ phòngmua hàng Công ty Cổ phần thương mại và Công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm đã hếtsức tạo điều kiện và tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoànthành khóa luận tốt nghiệp của mình

Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa ThươngMại Quốc tế, Trường Đại học Thương Mại đã trang bị cho em những kiến thức cầnthiết và bổ ích làm cơ sở để em hoàn thành tốt đề tài của mình

Hà Nội ngày 26 tháng 4 năm 2015

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG 1

NHẬP KHẨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 1

1.3 Mục đích nghiên cứu 2

1.4 Đối tượng nghiên cứu 2

1.5 Phạm vi nghiên cứu 2

1.6 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 3

1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu 4

1.7 Kết cấu của khóa luận 4

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUÁ TRÌNH NHẬP KHẨU 5

2.1 Một số khái niệm cơ bản 5

2.1.1 Khái niệm hợp đồng nhập khẩu 5

2.1.2 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 5

2.2 Một số lý thuyết về quy trình thực hiện hợp đồng 5

2.2.1 Nội dung hợp đồng nhập khẩu 5

2.2.2 Nội dung quy trình thực hiện hợp đồng 9

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 15

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ THỰC PHẨM HOÀNG LÂM 17

3.1 Giới thiệu về công ty 17

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 17

3.1.2 Cơ cấu và tổ chức bộ máy của công ty 18

3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty 19

3.1.4 Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2012 đến năm 2014 21

3.2 Thực trạng quy trình tổ chức hợp đồng nhập khẩu của công ty Hoàng Lâm

21

3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu 25

3.2.2 Mở L/C 25

3.2.3 Thuê phương tiện vận tải 27

3.2.4 Mua bảo hiểm hàng hóa 27

3.2.5 Làm thủ tục hải quan 28

3.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hóa 29

3.2.7 Thanh toán 30

3.2.8 Khiếu nại và xử lý hợp đồng 31

3.3 Đánh giá chung về tình hình nhập khẩu của công ty 32

3.3.1 Thành tựu đạt được 32

3.3.2 Một số vấn đề còn tồn tại trong công tác nhập khẩu của công ty 33

3.3.3 Nguyên nhân của các vấn đề tồn tại 34

CHƯƠNG IV: HOÀN THÀNH QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ THỰC PHẨM HOÀNG LÂM 35

4.1 Định hướng của công ty về vấn đề thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong thời gian tới 35

4.2 Giải pháp 35

4.2.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu nguyên liệu, phụ gia thực phẩm của công ty Halofoods 35

4.2.2 Thiết lập bộ máy nghiên cứu thị trường 37

4.2.3 Giải pháp tổ chức nhân lực 37

4.2.4 Thu hút tận dụng vốn một cách có hiệu quả 38

4.3 Một số đề xuất 39

4.3.1 Đề xuất với Nhà nước về các chính sách đặc biệt là thuế 39

4.3.2 Đề xuất với cơ quan hải quan 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 41 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2012 – 2014 21

Bảng 3.2: Đánh giá mức độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty 22

Hoàng Lâm 22

Bảng 3.3: Bảng đánh giá mức độ quan trọng của các bước tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 24

Bảng 3.4 Biểu phí dịch vụ tại ngân hàng Vietcombank 26

Bảng 3.5 Tỷ lệ mua bảo hiểm theo các điều kiện 28

Bảng 3.6 Kết quả phát hiện sai phạm trong quá trình kiểm tra 32

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: cấu trúc tổ chức 19

T Từ viết tắt tiếng Anh Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

NHẬP KHẨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài.

Hiện nay toàn cầu hóa, thương mại quốc tế là những xu thế tất yếu của thếgiới, song song với đó thế giới luôn có những mối ràng buộc lẫn nhau về các quan hệ

xã hội, về vật chất Ngày càng xuất hiện các khu vực hội nhập kinh tế, văn hóa, xã hộigiữa các quốc gia với nhau Do đó xu thế giao thương quốc tế là không thể tách khỏichiến lược phát triển của mỗi quốc gia, và nó đã tác động mạnh mẽ đến đời sống conngười trên mỗi quốc gia trên thế giới

Trong quá trình hội nhập, xuất nhập khẩu được coi là hoạt động mang tính chấttiền đề cho các hoạt động khác Tuy nhiên do mới tham gia vào thị trường thế giới nêncác doanh nghiệp kinh doanh xuất, nhập khẩu của Việt Nam gặp không ít khó khănphức tạp do điều kiện, kinh nghiệm ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu còn hạnchế

Đứng trên góc độ doanh nghiệp Việt Nam nói chung, Công Ty Cổ PhầnThương mại và Công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm nói riêng đã và đang tham giatrong ngành ngoại thương, mua nguyên liệu thực phẩm, thiết bị Vì lý do này việcnghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại các công ty có nghiệp vụ muabán quốc tế là tất yếu, hơn nữa Công Ty Cổ Phần thương mại và công nghệ thựcphẩm Hoàng Lâm có nhiều bất cập trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu,dẫn đến kéo dài thời gian nhập hàng, làm tổn thất chi phí lưu kho, lưu bãi của công

ty, ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của công ty

Vậy vấn đề cấp thiết đặt ra đối với Công ty Cổ phần Thương mại và Thực phẩmHoàng Lâm là nghiên cứu và hoàn thiện được quy trình nhập khẩu nguyên liệu thựcphẩm để giảm bớt các chi phí không cần thiết, tăng hiệu quả hoạt động

1.2 Tổng quan về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp là một trong nhữngkhâu quan trọng, then chốt trong chiến lược của doanh nghiệp, nghiên cứu quy trìnhthực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp nhằm giúp cho hoạt động đầu vàocủa doanh nghiệp được hoạt động hiệu quả nhất Vì lý do trên vấn đề quy trình thựchiện hợp đồng nhập khẩu đã được nhiều sinh viên lựa chọn nghiên cứu như:

Nguyễn Thị Hồng (2006) sinh viên khoa thương mại quốc tế, trường Đại họcThương mại với đề tài:“Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiệnhợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than ở công ty cổ phần xuất nhập khẩuthan Việt Nam” Đề tài này đã tìm hiểu được sự khó khăn trong khâu làm thủ tục hảiquan, thuê tàu, lưu cước tại công ty và đưa ra các giải pháp phù hợp.

Lê Thị Thu Thảo (2012) sinh viên khoa thương mại quốc tế, trường Đại họcThương mại với đề tài: “ Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩuphân phối thép tại cơ quan văn phòng tổng công ty Thép Việt Nam Qua đề tài nghiêncứu này, sinh viên nghiên cứu đã tìm hiểu được nguyên nhân của sự khó khăn trong tổchức thực hiện hợp đồng của công ty Thép Việt Nam là khâu làm thủ tục hải quan vàthanh toán, từ đó đã đưa ra các giải pháp giải quyết tình trạng này

Tuy nhiên mỗi nghiên cứu đều có những điểm riêng nghiên cứu về một vấn đềkhác nhau đối với từng dòng hàng riêng biệt trong quy trình thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu của doanh nghiệp nghiên cứu

Đề tài “Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu thực phẩm của Công Ty Cổ Phần Công nghệ và Thực phẩm Hoàng Lâm” sẽ là

lần đầu tiên đi sâu nghiên cứu về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho dònghàng nguyên liệu thực phẩm của công ty cổ phần Thương mại và Công nghệ thựcphẩm Hoàng Lâm

1.3 Mục đích nghiên cứu.

Trên cơ sở xem xét thực trạng của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tạiCông ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm để đưa ra các giảipháp nhằm nâng cao và hoàn thiện công tác này ở Công ty

1.4 Đối tượng nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là toàn bộ hoạt động trong quá trình tổ chứcthực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ thựcphẩm Hoàng Lâm

1.5 Phạm vi nghiên cứu.

Đề tài sẽ phân tích, nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hànghóa cả về dữ liệu và số liệu của công ty xét trên 2 góc độ không gian và thời gian.Thời gian: Đề tài sẽ tập trung phân tích, nghiên cứu trong giai đoạn 2012-2014

Không gian: Nghiên cứu sẽ chỉ tiến hành phân tích trong phạm vi Công Ty Cổphần Thương mại và Công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm.

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

1.6.1.1 Thu thập dữ liệu sơ cấp:

Sử dụng phương pháp Phi Thực Nghiệm Cụ thể là:quan sát và điều tra bằng câuhỏi

- Phương pháp quan sát thực tế kinh doanh của công ty, tổng kết thực tiễn hoạtđộng nhập khẩu nói chung và nhập khẩu nguyên liệu thực phẩm của công ty cổ phầnthương mại và công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm

- Phương pháp điều tra bằng Phiếu Điều tra câu hỏi: Dự kiến nghiên cứu địnhlượng 15 phiếu điều tra dành cho đối tượng cán bộ quản lý một số phòng ban, bộ phậntrong công ty như phòng mua hàng, phòng tài chính kế toán, phòng hành chính nhân

sự trong công ty

- Phỏng vấn sâu : Tiến hành phỏng vấn sâu một số đối tượng là cán bộ trongcông ty để được khái quát tình hình hoạt động của công ty, về cơ sở vật chất, về nhân

sự và các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty, phát hiện ra các vấn đề còntồn tại và nguyên nhân Đồng thời phỏng vấn những người trực tiếp tham gia vào hoạtđộng nhập khẩu hàng hóa của Công ty để nắm được cụ thể các bước cũng như nhữngvướng mắc thường gặp khi tham gia vào hoạt động nhập khẩu

Bảng hỏi ( hay phiếu điều tra chuyên sâu) và câu hỏi phỏng vấn được trình bàytrong phần phụ lục của luận văn

1.6.1.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập thông qua các nguồn chính là:

+ Nguồn dữ liệu bên trong: Các báo cáo tài chính về tình hình hoạt động chungcủa công ty, về tình hình xuất khẩu, báo cáo nghiên cứu thị trường

+ Nguồn tài liệu bên ngoài: Đó là các tài liệu chuyên ngành về hoạt động kinhdoanh thương mại quốc tế như giáo trình, một số báo, tạp chí chuyên ngành, 1 sốwebsite của Bộ Công nghiệp, bộ Thương Mại, một số văn bản liên quan đến hoạt độngxuất khẩu như các quy định của Chính Phủ, của Bộ tài chính và khóa luận của cáckhóa trước

1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Phương pháp thống kê: Thống kê và sử dụng dữ liệu sơ cấp thu được qua việctổng hợp kết quả từ bảng câu hỏi và câu hỏi phỏng vấn

Phương pháp so sánh: So sánh kết quả kinh doanh nói chung và tình hình kinhdoanh xuất khẩu nói riêng theo thị trường và theo mặt hàng qua 3 năm gần đây nhất2012-2013-2014

Phương pháp tiếp cận thực tiễn các vấn đề lý luận: nghiên cứu và so sánh quytrình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thực tế diễn ra tại doanh nghiệp với lý thuyết xem

có những điểm khác biệt như thế nào

1.7 Kết cấu của khóa luận.

Khóa luận thực hiện nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu củacông ty được phân thành bốn chương, dựa trên đối tượng nghiên cứu,mục đíchnghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu:

Chương 1: Tổng quan về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công tyThương mại và Công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệuthực phẩm của Công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm.Chương 3: Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu thựcphẩm tại Công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm

Chương 4: Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu thựcphẩm tại Công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUÁ TRÌNH NHẬP KHẨU.

2.1 Một số khái niệm cơ bản.

2.1.1 Khái niệm hợp đồng nhập khẩu.

Dựa trên những gì được học tại nhà trường, cá nhân em xin đưa ra khái niệm hợpđồng nhập khẩu như sau:

Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bình đẳng với nhau

và phát sinh quyền và nghĩa vụ cụ thể

Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa là loại hợp đồng mua bán đặc biệt hay hợp đồngmua bán ngoại thương là sự thỏa thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở cácnước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu ( bên bán ) có nghĩa vụ chuyểnquyền sở hữu hàng hóa cho bên khác gọi là bên nhập khẩu ( bên mua ), một tài sảnnhất định gọi là hàng hóa, bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền

2.1.2 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu

Bước 2: Mở L/C ( nếu thanh toán bằng L/C )

Bước 3: Thuê tàu lưu cước

Bước 4: Mua bảo hiểm

Bước 5: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Bước 6: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

Bước 7: Thanh toán cho người xuất khẩu

Bước 8: khiếu nại và xử lý hợp đồng

2.2 Một số lý thuyết về quy trình thực hiện hợp đồng.

2.2.1 Nội dung hợp đồng nhập khẩu.

Một hợp đồng nhập khẩu thường có hai phần chính là: Những điều trình bàychung và điều khoản của hợp đồng

- Trong phần trình bày chung thường có:

+ Số hiệu của hợp đồng ( contract number): Đây không phải là nội dung pháp lýbắt buộc của hợp đồng nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giámsát điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên

+ Địa điểm và ngày tháng ký hợp đồng: Nội dung này có thể ở đầu của hợp đồng

nhưng cũng có thể ở cuối của hợp đồng Trong trường hợp không có những thỏa thuận

gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký kết

+ Tên và địa chỉ của cả bên nhập khẩu và bên xuất khẩu: Đây là phần chỉ rõ cácchủ thể của hợp đồng nên cần phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác: Tên ( theo giấyphép thành lập ), địa chỉ, người đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký hợp đồng.+ Những định nghĩa dùng trong hợp đồng: Trong hợp đồng có thể sử dụng cácthuật ngữ mà các thuật ngữ này ở các quốc gia khác nhau có thể được hiểu theo cácnghĩa khác nhau Để tránh hiểu lầm, những thuật ngữ hay những vấn đề quan trọngcần được định nghĩa

+ Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: Đây có thể là các hiệp định chính phủ đã kýkết hoặc các Nghị định thư ký kết giữa các bộ ở các quốc gia, thông thường là sự tựnguyện của các bên tham gia ký hợp đồng

- Trong phần điều khoản, điều kiện: Cần phải nêu rõ nội dung của từng điềukhoản Các điều khoản cơ bản trong hợp đồng như:

+ Điều khoản về tên hàng ( Commodty ):

Trong hợp đồng mua bán quốc tế, giữa ký kết hợp đồng và giao hàng thườngphải cách nhau một khoảng thời gian khá dài Hơn nữa khi tiến hành giao dịch đàmphán và ký kết hợp đồng, bên mua thường rất ít khi thấy hàng hóa cụ thể, hợp đồng chỉđưa ra miêu tả cần thiết để xác định tiêu chuẩn giao dịch Do đó việc diễn tả chính xác,

rõ ràng tên hàng là một điều kiện không thể thiếu được

Quy định tên hàng trong thương mại quốc tế không theo một cách thức thốngnhất mà do các bên giao dịch thỏa thuận, phụ thuộc vào loại hàng và đặc điểm hànghóa giao dịch mua bán

+ Điều kiện về phẩm chất, chất lượng hàng hóa ( Quanlity )

Chất lượng là điều khoản nói lên tổng thể các chỉ tiêu, những đặc trưng của hànghóa mua bán, thể hiện được sự thỏa mãn nhu cầu trong những điều kiện tiêu dùng xácđịnh, phù hợp với công dụng của hàng hóa, bao gồm các chỉ tiêu đặc trưng cho tínhnăng sử dụng hoặc vận hành cơ bản như: các chỉ tiêu cơ, lý, hóa, công suất, độ chínhxác và các chỉ tiêu cảm quan như màu sắc, mùi vị của hàng hóa

Điều khoản này quy định về chất lượng của hàng hóa giao nhận và là cơ sở đểgiao nhận chất lượng hàng hóa Đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng, điều khoản

chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp Bởi vậy màtùy từng loại hàng hóa có phương pháp quy định chất lượng cho chính xác, phù hợp.+ Điều kiện về số lượng hàng hóa

Số lượng hàng hóa là một trong những điều kiện chủ yếu không thể thiếu đượctrong hợp đồng thương mại quốc tế Điều khoản về số lượng quy định số lượng hànghóa giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng Trong trường hợp sốlượng hàng hóa giao nhận quy định phỏng chừng thì phải quy định người được phéplựa chọn dung sai về số lượng và giá cả tính cho số lượng hàng hóa đó

Do số lượng hai bên giao dịch thỏa thuận là căn cứ để giao nhận hàng, vì vậychính xác số lượng ký kết và ghi rõ số lượng trong hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng.+ Điều khoản về bao bỳ, ký mã hiệu

Trong thương mại quốc tế ngoài phương thức để trần và để rời áp dụng đối với số

ít hàng hóa khó đóng gói, không đáng đóng gói hoặc không có nhu cầu đóng gói, phầnlớn các háng hóa đều phải đóng gói và có bao bỳ thích hợp

Hàng hóa được đóng gói thích hợp không chỉ tiện cho vận chuyển, bốc dỡ, dịchchuyển, lưu giữ, bảo quản, kiểm kê, trưng bày, mang xách mà còn tạo điều kiện thuậnlợi về các mặt như: Bảo vệ thương hiệu, số lượng, chất lượng, khuếch trương, làm đẹphàng hóa, thu hút khách hàng, nâng cao giá bán, mở rộng tiêu thụ Do vậy điều khoảnbao bỳ, đóng gói là điều khoản quan trọng trong hợp đồng

+ Điều khoản về giá cả

Bao gồm tiêu chuẩn tiền tệ giá cả, xác định giá, phương thức quy định giá, giảmgiá

Xác định giá cả trong hợp đồng nhập khẩu và quy định giá cả trong hợp đồngnhư thế nào là một vấn đề quan trọng mà cả hai bên giao dịch đều rất quan tâm Dovậy, mặc cả giá thường là vấn đề nhạy cảm và căng thẳng trong đàm phán giao dịch,điều khoản giá cả trở thành điều khoản trọng tâm trong hợp đồng nhập khẩu

+ Điều khoản về thanh toán

Trong thương mại quốc tế thanh toán là quyền lợi và nghĩa vụ của các bên thamgia mua bán Thanh toán tiền hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc quay vòng vốn củahai bên, hoặc các loại rủi ro trong lưu thông tiền tệ, chi phí Do vậy nó là điều kiệnquan trọng liên quan đến lợi ích của các bên và được các bên vô cùng coi trọng Vì lí

do đó các bên tham gia đàm phán đều cố đàm phán điều khoản thanh toán có lợi nhấtcho mình.

Bao gồm đồng tiền dùng trong thanh toán, thời hạn thanh toán, hình thức thanhtoán, bộ chứng từ thanh toán

+ Điều khoản về giao hàng

Nội dung và quy định cụ thể điều kiện giao hàng có quan hệ mật thiết với tínhchất và phương thức vận chuyển của hàng hóa Điều khoản giao hàng bao gồm: Quyđịnh số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm hàng đi, đến, phương thức giaonhận, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo

và một số quy định khác về giao hàng

+ Điều khoản về trường hợp miễn trách

Trong thương mại quốc tế, khi giao dịch đàm phán, người ta thường thỏa thuậnquy định những trường hợp mà nếu xảy ra, bên đương sự được hoàn toàn hoặc trongchừng mực nào đó miễn hay hoãn việc thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng Nhữngtrường hợp như vậy thường xảy ra sau khi ký hợp đồng, nó có tính chất khách quan vàkhông thể khắc phục được Những điều khoản nói về những trường hợp như vậy đượcgọi là “ Trường hợp miễn trách nhiệm” hoặc “ Trường hợp bất khả kháng”

+ Điều khoản khiếu nại

Khiếu nại là một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại màbên kia gây ra hoặc về những sự vi phạm điều đã được cam kết giữa các bên

Về cơ bản, những khiếu nại xoay xung quanh những vi phạm hợp đồng như:Hàng giao không đúng số lượng, quy cách đóng gói, chất lượng, chứng từ do ngườibán xuất trình không phù hợp, người mua chậm trả tiền

Điều khoản khiếu nại cũng quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại vànghĩa vụ của các bên khi khiếu nại

+ Điều khoản về bảo hành

Bảo hành là sự đảm bảo của người bán về chất lượng hàng hóa trong một thờigian nhất định Thời gian này gọi là thời hạn bảo hành Thời hạn này được coi là thờihạn dành cho người mua phát hiện những khuyết tật của hàng hóa

+ Điều khoản trọng tài

Khi tiến hành thương mại quốc tế thì điều khoản trọng tài là điều khoản vô cùngquan trọng trong hợp đồng, nhằm giải quyết các tranh chấp giữa các bên

Điều khoản này quy định các nội dung cơ bản sau: Ai là người đứng ra phân xử,luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp hành tài quyết

và phân định chi phí trọng tài

+ Điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại

Điều khoản này quy định các trường hợp phạt và bồi thường thiệt hại, cách thứcphạt và bồi thường Tùy theo hợp đồng có thể có riêng điều khoản phạt và bồi thườngthiệt hại hoặc được kết hợp với các điều khoản giao hàng, thanh toán

Trên đây là các điều khoản cơ bản nhất của một hợp đồng Tuy nhiên thực tế tùyvào từng hợp đồng cụ thể mà có thể thêm một số điều khoản khác

2.2.2 Nội dung quy trình thực hiện hợp đồng.

2.2.2.1.Xin giấy phép nhập khẩu.

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp rất quan trọng để nhà nước quản lý hoạtđộng nhập khẩu, vì thế ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp cần phải xin giấyphép nhập khẩu để có thể thực hiện được hợp đồng đó

- Để xin được giấy phép nhập khẩu doanh nghiệp cần phải xuất trình được bộ hồ

sơ xin giấy phép nhập khẩu bao gồm:

+ Hợp đồng nhập khẩu

+ Phiếu hạn ngạch ( nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch )

+ Hợp đồng ủy thác nhập khẩu ( nếu là nhập khẩu ủy thác )

- Việc cấp giấy phép nhập khẩu được phân công như sau:

+ Bộ Thương Mại ( các phòng cấp giấy phép ) cấp những giấy phép nhập khẩuhàng mậu dịch nếu hàng hóa đó thuộc danh mục quản lý của nhà nước

+ Tổng cục Hải Quan cấp giấy phép nhập khẩu hàng hóa phi mậu dịch ( hàngmẫu, quà biếu, hàng triển lãm )

Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ kinh doanh để nhập khẩu hoặc một số mặthàng với một số nước nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giaonhận tại một cửa khẩu nhất định

2.2.2.2 Mở L/C ( nếu thanh toán bằng L/C)

Thư tín dụng ( Letter of credit- L/C ) là một loại văn bản pháp lý tron đó ngânhàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình đầy đủ bộ chứng

từ thanh toán hợp lệ và phù hợp với nội dung của L/C Thanh toán tiền hàng bằng L/C

là phương thức thanh toán đảm bảo, hợp lý, thuận tiện, an toàn, hạn chế rủi ro cho cảhai bên xuất khẩu và nhập khẩu

Khi trong hợp đồng nhập khẩu quy định phương thức thanh toán là L/C thì việcđầu tiên cần làm mà bên nhập khẩu phải làm đó là mở L/C

- Về thời gian mở L/C: Thông thường L/C được mở trước thời hạn giao hàngkhoảng từ 20-25 ngày nếu như hợp đồng không có quy định cụ thể

- Căn cứ để mở L/C: Là điều khoản của hợp đồng nhập khẩu, công ty nhập khẩucần căn cứ vào điều này để điền vào phiếu in sẵn của ngân hàng mở L/C

- Cách thức mở L/C: Để mở được L/C các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần phảitiến hành các công việc như sau:

+ Nộp hồ sơ và lập đơn xin mở L/C

+ Ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng

+ Thanh toán phí mở L/C

Khi được ngân hàng thông báo đã mở L/C, nhà nhập khẩu liên hệ với ngân hàng

để kiểm tra các chi tiết của L/C rồi nhờ ngân hàng chuyển đến cho nhà xuất khẩu Nếu

có gì chưa thỏa đáng thì làm đơn yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C

2.2.2.3 Thuê tàu lưu cước.

Phần lớn hàng hóa giao dịch trên thị trường thế giới đều sử dụng phương thứcvận chuyển bằng đường biển ( khoảng 80% khối lượng hàng hóa ) Vì vậy nghiệp vụthuê tàu lưu cước trở thành nghiệp vụ phổ biến, cơ bản và gần như không thể thiếutrong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay

Đối với nhà nhập khẩu nhiệm vụ thuê tàu chỉ phát sinh khi hợp đồng mua bántheo điều kiện giao hàng nhóm F và EXW

- Nhà nhập khẩu thuê tàu dựa trên các căn cứ sau:

+ Những điều khoản của hợp

+ Đặc điểm của hàng hóa mua bán

+ Điều kiện vận tải

- Hiện nay trên thế giới có các phương thức thuê tàu như sau:

+ Phương thức thuê tàu chợ: là chủ hàng thông qua môi giới yêu cầu chủ tàu chothuê một phần hoặc toàn bộ chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác

+ Phương thức thuê tàu chuyến: là chủ tàu cho thuê toàn bộ hay một phần chiếctàu chạy rông để chuyên chở hàng hóa từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảngkhác

+ Phương thức thuê tàu định hạn: thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu

sử dụng con tàu vào mục đích chuyên chở hàng hóa hoặc cho thuê lại trong thời giannhất định, chủ tàu có trách nhiệm giao quyền sử dụng cho người thuê tàu và đảm bảokhả năng đi biển của con tàu trong suốt thời gian thuê Còn người đi thuê có tráchnhiệm trả phí thuê tàu, chịu trách nhiệm vê việc kinh doanh, khai thác tàu, sau thờigian thuê phải trả lại cho chủ tàu chiếc tàu trong tình trạng như ban đầu trong thời gianquy định

2.2.2.4 Mua bảo hiểm.

Do đặc điểm của hợp đồng nhập khẩu là hàng hóa phải vận chuyển trên quãngđường dài từ nước này sang nước khác trong thời gian khá dài Do đó hàng hóa thườnggặp nhiều rủi ro, tổn thất Để đảm bảo cho sự an toàn của hàng hóa các nhà xuất, nhậpkhẩu cần mua bảo hiểm cho hàng hóa đó

Nhà nhập khẩu chỉ phải mua bảo hiểm khi nhập khẩu hàng hóa theo các điều kiệnnhư sau: các điều kiện thương mại theo nhóm E, F và nhóm C ( trừ CIF và CIP ).Nhà nhập khẩu mua bảo hiểm theo trình tự sau:

- Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm

- Làm giấy yêu cầu bảo hiểm

- Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm

2.2.2.5 Làm thủ tục hải quan.

Làm thủ tục hải quan là điều mà bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩunào cũng cần thực hiện Quy trình làm thủ tục hải quan bao gồm ba bước chủ yếu sau:

- Khai báo- nộp tờ khai hải quan

Người nhập khẩu cần phải kê khai chi tiết hàng hóa nhập khẩu theo mẫu tờ khaihải quan để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ Việc kê khai phải được tiếnhành đầy đủ, chính xác

- Xuất trình hàng hóa.

Bước này nhà nhập khẩu phải cho cơ quan hải quan kiểm tra Hàng hóa nhậpkhẩu cần được sắp xếp có thứ tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát

- Thực hiện các quyết định của hải quan

Sau khi hoàn tất công tác kiểm tra cần thiết theo quy định, cơ quan hải quan sẽ racác quyết định như:

+ Thông quan ( cho hàng qua biên giới )

+ Cho hàng qua biên giới có điều kiện ( ví dụ: phải bao bì lại, phải sửa chữa,khắc phục khuyết tật )

+ Cho hàng qua biên giới sau khi chủ hàng đã nộp thuế nhập khẩu

+ Không cho phép nhập khẩu

Khi có các quyết định này thì nghĩa vụ của người nhập khẩu là phải nghiêm túcthực hiện các quyết định đó, nếu vi phạm sẽ thuộc vào tội hình sự

2.2.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hóa.

Giao nhận hàng hóa:

Theo quy định của nhà nước ( NĐ 200/CP ngày 31/12/1973) các cơ quan vận tải(ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hóa trên các phương tiện vận tải từ nướcngoài vào, bảo quản hàng hóa đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi

Trước khi tàu đến đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ “gửi giấy báo hàng đến” chongười nhận hàng để họ biết và tới nhận: “ lệnh giao hàng” tại đại lý tàu Khi đi nhậnngười nhận hàng cần mang theo:

+ Original Bill

+ Giấy giới thiệu của đơn vị

Sau đó các nhà nhập khẩu cần làm các thủ tục để nhận lô hàng của mình theotrình tự sau:

- Trường hợp đối với hàng rời hoặc hàng container rút ruột tại cảng

+ Đến cảng hoặc chủ tàu đóng phí lưu kho và lấy biên lai

+ Đem biên lai lưu kho kèm theo invoice, parking list đến văn phòng đại lý hãngtàu để ký xác nhận làm D/O, tìm nơi để hàng hóa, lưu lại 1 bản D/O

+ Mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho làm phiếu xuất kho Bộ phận này sẽ giữmột D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

+ Đem 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riênghàng hóa để chờ hải quan kiểm tra, mời hải quan giám sát giám sát việc nhận hàng.+ Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan thì hàng được xuất kho,nhà xuất khẩu mang ra khỏi cảng và đưa về nơi quy định.

- Trường hợp nhận nguyên container, hải quan kiểm tra tại kho riêng

Trong trường hợp này những việc cần làm bao gồm:

+ Làm đơn xin kiểm tra hàng tại kho riêng: nộp cùng bộ hồ sơ đăng ký thủ tụchải quan

+ Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu

- Trường hợp nhận nguyên tàu hoặc nhận với số lượng lớn

Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ cho hải quan, nhận NOR ( notice of readlines)thông báo sẵn sàng bốc hàng, nhân viên giao nhận tiếp nhận hàng hóa Trước khi mởhầm tàu cần có đại diện các cơ quan:

+ Đơn vị nhập hàng

+ Đại diện người bán

+ Đại diện hãng tàu, đại lý tàu

+ Hải quan giám sát, hải quan kiểm hóa

+ Đại diện cảng

+ Bảo hiểm

Trong quá trình nhận hàng nhân viên giao nhận phải theo sát hàng hóa từng giờ,cập nhật số liệu liên tục Kịp thời phát hiện ra sót để có biện pháp xử lý thích hợp.Kiểm tra hàng hóa:

Theo quy định của pháp luật thì hàng hóa nhập khẩu qua cửa khẩu cần đượckiểm tra kỹ càng để bảo vệ quyền lợi của người mua

Mỗi cơ quan chức năng phải tùy theo khả năng và trách nhiệm sẽ tiến hành kiểmtra hàng hóa thông quan

- Tín dụng chứng từ ( L/C )

Nếu hợp đồng thanh toán bằng L/C thì khi bộ chúng từ gốc từ nước người xuấtkhẩu về đến ngân hàng thì doanh nghiệp nhập khẩu cần tiến hành kiểm tra chứng từ.Nếu thấy hợp lệ thì làm thủ tục trả tiền hoặc ký nhận sẽ thanh toán để có được bộchứng từ để nhận hàng

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu kèm chứng từ thìchỉ sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, doanh nghiệp nhập khẩu phảikiểm tra chứng từ có phù hợp với hợp đồng thì chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền để lấychứng từ nhận hàng Trong trường hợp nhờ thu kèm, phiếu trơn thì sau khi nhận hốiphiếu đòi tiền của ngân hàng, nhà nhập khẩu có thể trả tiền hoặc từ chối trả tiền chongười bán Trường hợp này người bán sẽ bị bất lợi vì phải phụ thuộc vào ý muốn củangười mua

Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì khi nhận được hàng do bênxuất khẩu gửi và chứng từ từ ngân hàng chuyển về, đến thời hạn thì nhà nhập khẩu cầnviết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền cho nhà xuấtkhẩu

2.2.2.8 Khiếu nại và xử lý hợp đồng.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nếu nhà nhập khẩu phát hiện rahàng bị tổn thất, thiếu sót, sai với hợp đồng hay có gì bất thường thì phải lập hồ sơkhiếu nại trong thời gian quy định Hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại và cácchứng từ kèm theo làm bằng chứng khiếu nại, hợp đồng mua bán, vận đơn, các biênbản giám định của các cơ quan có thẩm quyền

Bộ hồ sơ hoàn tất cần phải gửi ngay cho đối tượng bị khiếu nại Tùy theo tínhchất của tổn thất mà đối tượng bị khiếu nại có thể là bên bán, hãng tàu hoặc hãng bảohiểm

Trường hợp nhà nhập khẩu bị khiếu nại do chậm chễ nhận hàng hóa, chậm thanhtoán thì nhà nhập khẩu cần giải quyết các khiếu nại đó Trong trường hợp này nhànhập khẩu cần chứng minh mình không có lỗi hoặc lỗi thuộc về bên thứ ba Nếu khôngchứng minh được thì nhà nhập khẩu sẽ phải có thái độ nghiêm túc, hợp tác, thận trọngxem xét các yêu cầu của bên kia để có biện pháp giải quyết kịp thời, hợp lý hậu quả dolỗi của mình gây ra đồng thời đưa ra các biện pháp bồi thường thích hợp

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Nhập khẩu là một hoạt động diễn ra trên phạm vi quốc tế vì vậy nó chịu ảnhhưởng của nhiều nhân tố khác nhau Do đó muốn hoạt động hiệu quả các nhà nhậpkhẩu cần quan tâm đến các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt độngnhập khẩu

2.2.3.1 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp.

- Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Một doanh nghiệp nhập khẩu chịu ảnh hưởng của các nhân tố kinh tế- văn chính trị- xã hội nhất định Nó đòi hỏi phải có sự chọn lọc cẩn thận, nhập khẩu phảithỏa mãn nhu cầu trong nước và phải góp phần xây dựng đât nước Các nhân tố chủyêu tác động đến hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp bao gồm các yếu tố đến từcác môi trường kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học công nghệ

hóa Chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu của nhà nước

Nhà nước sử dụng các công cụ và chính sách để điều tiết nền kinh tế, điều tiếtcác chủ thể tham gia vào nền kinh tế ấy Trong đó các chính sách và công cụ quản lýnhập khẩu mà nhà nước ban hành để điều tiết hoạt động nhập khẩu có ảnh hưởng trựctiếp đến hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp Những biện pháp quản lý nhậpkhẩu chủ yếu là:

+ Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc

+ Sự phát triển của ngành bảo hiểm

+ Hệ thống tài chính ngân hàng

2.2.3.2 Yếu tố bên trong doanh nghiệp.

- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Yếu tố con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất và có tính quyết định

đến sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động trong doanh nghiệp, đặc biệt là hoạtđộng thương mại quốc tế Bởi vậy để kinh doanh, làm ăn hiệu quả được với các doanhnghiệp nước ngoài Công ty cần có một đội ngũ cán bộ công nhân viên am hiểu trình

độ chuyên môn, được đào tạo bài bản và có tinh thần hăng say khi làm việc

Để có được đội ngũ nhân lực giỏi, đồng thời thu hút được thêm nhân tài từ cáccông ty khác, từ bên ngoài vào cống hiến hết mình cho công ty thì công ty cần có cácchính sách đào tạo, huấn luận nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân Nhất là khi công tykinh doanh quốc tế thì cần đào tạo kỹ năng cho các nhân viên xuất nhập khẩu

Mặt khác khi có được đội ngũ nhân lực giỏi, Công ty cần có các chính sách thúcđẩy, tạo động lực cho các nhân viên của mình hăng say lao động, cống hiến hết mình

vì công việc như các chính sách liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, các chính sáchquan tâm đến đời sống cán bộ nhân viên, tạo môi trường làm việc dân chủ, thúc đẩytính chủ động , sáng tạo của nhân viên

- Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất là yếu tố tác động vô cùng to lớn đến hoạt động nhập khẩu củadoanh nghiệp Nếu cơ sở vật chất, kỹ thuật được cải tiến sẽ tạo điều kiện để doanhnghiệp nắm bắt được thời cơ từ thị trường trong nước và nước ngoài, các đối tác kinhdoanh

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ THỰC

- Tên viết tắt: HOLAFOODS JSC

- Trụ sở: Số 15, Ngõ 41, Phố Thái Hà, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà

Nội, Việt Nam

- Văn phòng giao dịch: Tầng 11, tòa nhà Sudico, Khu đô thị Mỹ Đình- Mễ Trì,

đường Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Trước những cơ hội đó, các sáng lập viên đã bàn bạc và thống nhất thành lậpCông ty cổ phần Thương mại và Công nghệ thực phẩm Hoàng Lâm

Năm 2004, công ty được thành lập và chính thức đi vào hoạt động đến năm 2008công ty chuyển thành công ty cổ phần

Với khả năng của mình, Ban lãnh đạo công ty đã huy động mọi nguồn lực vànăng lực của mình, đề ra các chiến lược kinh doanh, thiết lập quan hệ với nhà cungcấp, nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng…

Trong những năm qua, tổng giá trị doanh thu, thu nhập bình quân đầu người củangười lao động ngày càng tăng Hiện nay công ty có trên 71 cán bộ công nhân viên

Cùng với những nỗ lực không ngừng của Ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên trongcông ty, đến nay công ty đã trở thành công ty lớn mạnh và có vị thế trên thị trườngtrong nước và quốc tế.

3.1.2 Cơ cấu và tổ chức bộ máy của công ty

Công ty có tổng số nhân viên trên 71 người, hoạt động tại trụ sở, nhà máy và cácđại lý bán hàng Đứng đầu là giám đốc, là người chịu trách nhiệm trước nhà nước,trước cấp trên và cơ quan chủ quản của mình về mọi hoạt động kinh doanh của công

ty, tổ chức đời sống và mọi hoạt động của công ty theo luật doanh nghiệp nhà nước.Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo các nội quy, quy chế,nghị quyết được ban hành trong công ty và các chế độ chính sách của nhà nước TạiCông ty Hoàng Lâm, giám đốc trực tiếp quản lý các bộ phận mua hàng, bộ phận tàichính kế toán và bộ phận chăm sóc khách hàng Dưới giám đốc có 2 phó giám đốc làphó giám đốc nội bộ và phó giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu chính chogiám đốc giúp giám đốc trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty theo

sự phân công uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước pháp luật về cáccông việc được giao Phó giám đốc nội bộ phụ trách và chịu trách nhiệm bộ phận hànhchính nhân sự, bộ phận xuất nhập khẩu và kho vận Phó giám đốc kinh doanh phụtrách bộ phận nguyên liệu,thiết bị, Banker Land và ban dự án Cơ cấu tổ chức của công

ty theo kiểu trực tuyến đã giúp cho công ty sử dụng khá tốt khả năng chuyên môn củacác thành viên trong công ty, đồng thời cũng giúp công ty nhanh chóng nắm bắt đượcnhững thay đổi trên thị trường cũng như trong kinh doanh qua đó có thể thực hiện hoạtđộng kinh doanh có hiệu quả hơn