Đang tải... (xem toàn văn)
Với sự bùng nổ của thị trường toàn cầu hiện nay, nhiều công ty đã bắt đầu mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ra ngoài biên giới quốc gia. Sự thay đổi này liên quan đến rào cản ngôn ngữ. Trong một công ty đa quốc gia, bạn cần phải giao tiếp bằng các ngôn ngữ khác nhau để truyền tải một thông điệp giống hệt nhau cho nhân viên của bạn. Khi các văn bản thương mại không có hiệu quả, không thể hoàn thành các hoạt động, sản phẩm tại các thị trường mục tiêu mới bị đổ ra và nhiều vấn đề khác có thể nảy sinh. Vậy làm thế nào để có một văn bản thương mại (VBTM) thành công truyền tải được thông điệp một cách chính xác và hiệu quả luôn là câu hỏi lớn đối với các doanh nghiệp. Vậy ta hiểu thế nào là một VBTM, làm sao để viết một VBTM thành công, hay nếu thất bại sẽ gây ra hậu quả gì?
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM TIỂU LUẬN Đề tài: ĐIỀU GÌ LÀM NÊN MỘT VĂN BẢN THƯƠNG MẠI THÀNH CƠNG? (Vũ Nguyễn Bích Ngọc) Tháng 03/2018 MỤC LỤC Phần I:KHÁI NIỆM VĂN BẢN THƯƠNG MẠI 05 Phần II:CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN VBTM .07 Phần II:VÍ DỤ VỀ VBTM .15 Phần IV:BÀI HỌC KINH NGHIỆM .19 LỜI MỞ ĐẦU Với bùng nổ thị trường tồn cầu nay, nhiều cơng ty bắt đầu mở rộng hoạt động kinh doanh biên giới quốc gia Sự thay đổi liên quan đến rào cản ngôn ngữ Trong công ty đa quốc gia, bạn cần phải giao tiếp ngôn ngữ khác để truyền tải thông điệp giống hệt cho nhân viên bạn Khi văn thương mại khơng có hiệu quả, khơng thể hoàn thành hoạt động, sản phẩm thị trường mục tiêu bị đổ nhiều vấn đề khác nảy sinh Vậy làm để có văn thương mại (VBTM) thành cơng truyền tải thơng điệp cách xác hiệu câu hỏi lớn doanh nghiệp Vậy ta hiểu VBTM, để viết VBTM thành công, hay thất bại gây hậu gì? I KHÁI NIỆM VĂN BẢN THƯƠNG MẠI Văn thương mại gì? Văn thương mại khơng giống tiểu luận trường đại học, thi cuối kì hay tin nhắn cho bạn bè Văn thương mại loại văn nhằm tạo phản ứng kinh doanh Đây viết có chủ định cung cấp thơng tin liên quan để giúp người đọc biết nội dung Nó mang ý nghĩa kinh tế.Văn thương mại dạng giao tiếp chuyên nghiệp Nó phải có nội dung, rõ ràng, xác, dễ dàng để đọc nhanh chóng .Đó văn mà phải cân nhắc cẩn thận ngữ pháp, cấu trúc, lựa chọn từ Văn thương mại loại văn chuyên nghiệp nhằm mục đích phục vụ cho nhiều mục đích sau cách thực dụng :Để cung cấp tin tức, đạo hành động, giải thích biện hộ, để tác động đến hành động Văn thương mại thể chuyên nghiệp hiểu biết người viết ( doanh nghiệp) , ảnh hưởng hưởng đến nghiệp doanh nghiệp Các dạng văn thương mại thường gặp: email, thư, biên ghi nhớ, báo cáo, đề xuất, lời mời, thông báo, vv… Văn thương mại thành công Một văn thương mại tốt cần phải có mục đích, thuyết phục, có ý nghĩa kinh tế hướng đến người đọc Mục đích việc viết văn thương mại phải hiểu rõ đọc cách nhanh chóng.Thơng điệp phải lập kế hoạch tốt, đơn giản, rõ ràng trực tiếp Một văn thành công cần số yếu tố sau: -Thông tin xác đầy đủ Yếu tố quan trọng văn thương mại thơng tin mà truyền tải Ở cốt lõi nó, văn thương mại để trao đổi thơng tin, đó, thơng tin chất văn thương mại Thơng tin phải đầy đủ, có liên quan đến người đọc xác Mục đích truyền tải thơng tin tới người đọc, văn thương mại yêu cầu ngôn ngữ rõ ràng để giúp người đọc dễ hiểu thông tin cách dễ dàng Viết rõ ràng khía cạnh khó khăn việc viết văn thương mại -Cấu trúc câu câu phải Văn phạm tốt cho thấy ý đến chi tiết kỹ Những đặc điểm có giá trị kinh doanh Một lỗi ngữ pháp thể không chuyên nghiệp -Dễ dàng đọc nhanh chóng Người đọc kinh doanh bận rộn đọc thứ Để giúp không tải thông tin, văn ban thương mại phải dễ hấp thụ Văn thương mại thất bại Nếu văn thương mại thiếu thông tin, cung cấp q thơng tin, thơng tin khơng xác thiếu độ tin cậy, thông tin không liên quan đến người đọc thông tin tương tự lặp lại nhiều lần văn khơng thành cơng Ngay từ ngữ pháp xác, văn khơng thành cơng Một văn thương mại dài dòng, rườm rà, sử dụng sai từ, sai ngữ pháp, cấu trúc câu, sai tả , khơng thể thơng điệp muốn truyền đạt cho người đọc thể thiếu chuyên nghiệp người viết dễ dẫn đến thất bại CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN VBTM : Thật khó để viết VBTM chuẩn mực, xác truyền đạt đầy đủ nội dung mà doanh nghiệp muốn đưa tới người, đặc biệt khách hàng Vậy lỗi sai làm VBTM thất bại? 10 lỗi hàng đầu VBTM • Quá nhiều từ: Thường người sử dụng nhiều từ bắt buộc để có VBTM thành cơng Có khơng có biên tập câu kéo dài hàng dặm • Sử dụng thường xuyên thuật ngữ chuyên ngành không cần thiết: Mọi người thường sử dụng thuật ngữ lồng tiếng lỗi thời văn thương mại Họ tin cách sử dụng thuật ngữ vậy, văn họ chuyên nghiệp Tuy nhiên, từ có tác dụng ngược lại có xu hướng làm cho người đọc cảm thấy xa lánh • Sử dụng sai dấu câu: Mặc dù người tin họ nắm bắt ngơn ngữ thường họ lại mắc phải sai sót chấm câu Việc sử dụng dấu phẩy, dấu chấm, dấu hai chấm, dấu ngoặc kép thường hay sai sót dẫn đến việc người khác hiểu sai ý nghĩa câu • Những sai lầm ngữ pháp: Bạn giỏi ngôn ngữ, ngữ pháp nhiều quốc gia q phức tạp để học thông thạo hết được, dĩ nhiên chuyện lầm lẫn dễ xảy • Lỗi đánh vần: Sự thiếu ý đến chi tiết thiếu điều chỉnh kết thúc tài liệu bị thủng lưới với lỗi tả; điều tạo cho bạn cảm giác khơng chun nghiệp Hồn tồn khơng có lý cho lỗi tả với chương trình kiểm tra tả có sẵn • Lãng phí ngôn ngữ hoa văn: Những từ lớn câu phức tạp không cho thấy bạn người thông minh VBTM nên viết cách sắc nét đơn giản Nó có âm chuyên nghiệp giống trò chuyện bình thường người • Q nhiều biểu tiêu cực: VBTM nên ln có giai điệu tích cực Thay nhấn mạnh vào bạn khơng thể làm, cho người đọc lựa chọn bạn làm • Không rõ ràng: Việc sử dụng biểu thức mơ hồ lập trường khơng can thiệp gây nhầm lẫn cho người đọc Hãy rõ ràng cụ thể thông điệp bạn, người đọc hiểu hành động bạn thực • Tiếng chng chế ngự ngơn ngữ giới tính: Giao tiếp kinh doanh bạn không nên xúc phạm làm tổn thương Sử dụng giai II • điệu lịch ấm áp, sử dụng từ ngữ trung tính tránh tham chiếu đến chủng tộc, giới tính đẳng cấp Thơng tin khơng xác khơng ý đến chi tiết: Nếu văn doanh nghiệp bạn bị xem cẩu thả với thơng tin khơng xác, khơng coi trọng Kiểm tra chéo thông tin bạn cung cấp VBTM bạn để đảm bảo độ xác Các yếu tố tạo nên văn thương mại thành công Viết VBTM thành công kỹ cần phải nắm vững với nhiều hình thức: biên ghi nhớ, e-mail, chiến dịch tiếp thị, thông tin dịch vụ khách hàng, kế hoạch kinh doanh, đàm phán nhân viên, v.v Sự thành công nghiệp cá nhân, số phận doanh nghiệp nào, phụ thuộc vào VBTM Bất kể doanh nghiệp bạn gì, truyền thơng văn điều phá hoại thành công bạn Vâng, sống giới bị thống trị máy tính điện thoại; ngày nay, việc viết cách quan trọng để giao tiếp hiệu với người khác Mỗi ngày làm việc bạn sử dụng e-mail, soạn thảo kế hoạch kinh doanh thư từ, viết thư bán hàng cho khách hàng mình, bạn tạo đề xuất kinh doanh Giao tiếp văn bạn làm nên kỳ diệu cho công ty bạn thành công bạn dẫn đến thất bại bạn a) Nội dung trình bày hai trụ cột giao tiếp kinh doanh Nếu VBTM bạn có nội dung phong phú khơng liên quan đến người đọc, viết không hay, không truyền tải thông điệp dự định bạn, bạn thất bại giao tiếp kinh doanh bạn Tương tự, viết kinh doanh bạn xác chuyên nghiệp thiếu nội dung, rõ ràng độ tin cậy, bạn bỏ lỡ mục tiêu truyền thông Nếu bạn muốn phát triển kỹ viết tốt, điều bạn cần phải học làm để đạt cân nội dung cách trình bày Để đạt cân này, bạn nên bắt đầu cách làm theo Seven Cs Truyền thông Kinh doanh Nếu bạn hiểu làm theo quy tắc này, bạn phát triển lợi vượt trội truyền thơng kinh doanh bạn Tốn học truyền thơng có tính thuyết phục Thoạt nhìn, tốn học truyền thông thuyết phục - viết kinh doanh đặc biệt nói trước cơng chúng - dường có điểm chung Rốt cuộc, tốn học khoa học khách quan, nói có liên quan đến chất lượng giọng nói, uốn , liên hệ mắt, tính cách, ngơn ngữ thể thành phần chủ quan khác b) Như họ nói ngành cơng nghiệp điện ảnh , ba yếu tố tạo thành phim thành cơng: kịch bản, kịch kịch Tương tự vậy, có ba yếu tố đưa phát biểu thành công: cấu trúc, cấu trúc, cấu trúc Khi đọc thuyết trình lắng nghe diễn thuyết , họ đánh giá tốt hay khơng tốt Bạn làm điều cho Nhưng thực có ý nghĩa bạn nói văn phát biểu "tốt"? Sau số đấu tranh, hầu hết người thường giải theo hai tiêu chí: rõ ràng súc tích Tốn học phụ thuộc vào định nghĩa rõ ràng; bạn không rõ ràng vấn đề, bạn tìm giải pháp Vì vậy, chúng tơi nghiên cứu tiêu chí cách chi tiết để thiết lập định nghĩa khách quan - cơng thức gần tốn học - để kiểm tra xem văn trình bày có thực "tốt" hay khơng Rõ ràng Làm để bạn biết đoạn văn kinh doanh rõ ràng? Nếu điều nghe câu hỏi ngớ ngẩn, cố gắng trả lời câu hỏi Bạn có lẽ làm này: - Câu hỏi: Cái làm cho văn rõ ràng? - Trả lời: Nó dễ hiểu - Câu hỏi: Điều làm cho dễ hiểu? - Trả lời: Đơn giản thơi - Câu hỏi: Bạn có ý đơn giản? - Trả lời: Rõ ràng Bạn, thực tế, vòng vòng Văn rõ ràng dễ hiểu đơn giản rõ ràng "Clear", "dễ hiểu", "đơn giản" từ đồng nghĩa Mặc dù từ đồng nghĩa có sắc thái, chúng khơng có nội dung, bạn bị đánh giá chủ quan Nhưng bạn nghĩ rõ ràng không rõ ràng người khác Đây lý đưa định nghĩa khách quan "rõ ràng", gần giống công thức toán học Để đạt rõ ràng - tức người đồng ý rõ ràng - bạn phải làm ba việc • Nhấn mạnh tầm quan trọng • Khơng nhấn mạnh tầm quan trọng thứ yếu • Loại bỏ khơng có tầm quan trọng Giống tất cơng thức tốn học, cơng thức hoạt động bạn biết làm để áp dụng nó, đòi hỏi phán đốn Trong trường hợp này, trước tiên bạn phải định tầm quan trọng gì, ví dụ ý tưởng bạn muốn độc giả bạn hiểu từ văn bạn gì? Nó khơng phải điều đơn giản Nó đơn giản để nói thứ có tầm quan trọng, bạn đặt vào tất thứ bạn có Lưu ý rằng: Nếu thứ quan trọng, khơng có Nói cách khác, trừ bạn làm cơng việc xác định bạn thực muốn độc giả bạn biết trước tiên, không họ không làm điều cho bạn Để nhấn mạnh có tầm quan trọng thứ yếu? Bạn không muốn thông tin quan trọng ý tưởng chi tiết bị Nếu bạn nhấn mạnh cách rõ ràng tầm quan trọng - thơng qua tiêu đề, chữ nghiêng, gạch dưới, đơn giản cách bạn xếp thơng tin - sau điều sót lại tự động nhấn mạnh Bây điều để làm loại bỏ khơng có tầm quan trọng Nhưng làm để bạn phân biệt tầm quan trọng thứ yếu khơng có tầm quan trọng? Một lần nữa, điều đòi hỏi phải có đánh giá, hỗ trợ thử nghiệm sau quan trọng Tầm quan trọng thứ yếu điều hỗ trợ xây dựng nhiều ý tưởng Nếu bạn đánh giá thông tin, thực tế, hỗ trợ xây dựng nhiều ý tưởng quan trọng, bạn giữ Nếu khơng, bạn loại bỏ Sự đúc kết Làm để bạn biết văn súc tích? Nếu điều nghe câu hỏi ngớ ngẩn, thử trả lời - Câu hỏi: Điều làm cho văn súc tích? - Trả lời: Nó ngắn - Câu hỏi: Bạn nói ngắn gọn gì? - Trả lời: Nó khơng có q nhiều từ - Câu hỏi: Làm để bạn biết khơng có q nhiều từ? - Trả lời: Bởi súc tích Vì vậy, lần vòng vòng Văn ngắn gọn ngắn gọn khơng có q nhiều từ súc tích Một lần nữa, có gần cơng thức tốn học để giải vấn đề Để đạt súc tích, viết kinh doanh bạn phải đáp ứng hai tiêu chí sau: • Dài cần thiết • Ngắn tốt Nếu bạn hoàn thành tiêu chí "rõ ràng" cách xác, bạn hiểu "càng lâu tốt" Nó có nghĩa bao gồm tất ý tưởng quan trọng mà bạn xác định, tất ý tưởng quan trọng thứ yếu cần thiết để hỗ trợ xây dựng ý tưởng chủ chốt Lưu ý khơng nói số lượng từ, khơng thích hợp Nếu phải 500 từ để "miễn cần thiết", phải dùng 500 từ Nếu 1500 từ, điều Điểm quan trọng tất thứ nên văn đầy đủ A Vậy điều có nghĩa "càng ngắn tốt"? Một lần nữa, điều khơng có để làm với số lượng từ Thật vơ nghĩa nói từ đầu, "Tôi không viết 300 từ chủ đề này", 500 từ mức tối thiểu cần thiết "Càng ngắn tốt" có nghĩa gần bạn đến mức tối thiểu Nhưng khơng phải người ta thích văn ngắn; trừu tượng, thuật ngữ "dài" "ngắn" khơng có ý nghĩa Điểm quan trọng tất từ vượt mức tối thiểu có xu hướng giảm rõ ràng Chúng ta không nên cứng nhắc điều Nếu "miễn cần thiết" thực 500 từ bạn sử dụng 520, điều có lẽ câu hỏi phong cách cá nhân Nó khơng có hại Tuy nhiên, bạn sử dụng 650 từ, chắn văn khơng hồn tồn rõ ràng - người đọc trở nên bối rối, chán từ bỏ Nói tóm lại, ngắn gọn có nghĩa nói cần phải nói với số lượng tối thiểu từ Sự đúc kết hỗ trợ rõ ràng cách đảm bảo cấu trúc tốt thông tin Giữ quan tâm người đọc cách cung cấp thông tin tối đa thời gian tối thiểu Mật độ Mật độ khái niệm quen thuộc rõ ràng súc tích quan trọng khơng việc viết kinh doanh tốt Trong dạng toán học, mật độ bao gồm: Tầm quan trọng thông tin xác Sử dụng nhiều thơng tin xác tốt viết kinh doanh cho người viết hai lợi đáng kể: c) i Kiểm soát tâm Đừng ngần ngại thuật ngữ "kiểm soát tâm trí", xác mà nhà văn xuất giỏi muốn đạt Anh ta cần cho tâm trí người đọc đến nơi mà đạo mà nơi khác 10 Bởi chúng diễn giải theo cách không rõ ràng, thuật ngữ không rõ ràng (được gọi "từ ngụy") chẳng hạn "nóng", "lạnh", "lớn", "nhỏ", "tốt", "xấu" tâm trí người đọc để thoát khỏi kiểm soát người viết Thỉnh thoảng việc kiểm sốt khơng quan trọng; nhiên, nhiều chữ weasel văn chắn dẫn đến nhầm lẫn người đọc, chán nản, không quan tâm Niềm tin người đọc ii Sử dụng thơng tin xác tạo tự tin , quan trọng cho văn thương mại cho người đọc biết người viết thực biết nói Niềm tin người đọc quan trọng loại văn bản, quan trọng lập luận Tầm quan trọng liên kết hợp lý Dữ liệu xác chưa đầy đủ văn thương mại Để có ý nghĩa, liệu phải xếp để tạo thông tin, tức giúp người đọc hiểu d) Có hai kiểm tra quan trọng để áp dụng chuyển đổi liệu thành thông tin: Sự liên quan Là phần liệu cụ thể thực cần thiết? Như thấy, liệu không cần thiết gây tổn hại đến hiểu biết cuối làm giảm tự tin Do đó, liệu không hỗ trợ hiểu biết không thúc đẩy tự tin cần loại bỏ i Quan niệm sai Liên kết logic liệu phải làm rõ ràng để ngăn không cho người đọc đến kết luận sai Ví dụ, tình cụ thể bị nhầm lẫn thành tình chung; sách cơng ty xuất để áp dụng trường hợp cụ thể khơng phải hồn cảnh, vv ii Để đảm bảo liên kết hợp lý rõ ràng, đặt hai phần liệu gần văn thương mại bạn, tốt bên cạnh Khi liệu tách ra, mối quan hệ hợp lý chúng bị che khuất người đọc khơng có khả tạo kết nối Bạn muốn gì? Độc giả bạn muốn gì? 11 Tôi thường xuyên hỏi nhà văn không chuyên nghiệp họ suy nghĩ họ ngồi xuống để soạn văn họ Câu trả lời thường như, "Làm để tơi trình bày ý tưởng tơi?" "Tơi nên sử dụng giai điệu phong cách nào?" "Tôi nên đưa ý tưởng tơi theo thứ tự nào?" Tuy nhiên, bạn bắt đầu với thái độ đắn văn thương mại mình, khơng muốn đọc bạn viết, nhiệm vụ bạn không để người Bạn phải tìm lý người nên dành thời gian để đọc bạn viết Nói chung, bạn khơng thể buộc người đọc họ không muốn, họ trả tiền để làm Ví dụ, bạn tạo báo cáo xác định hội tăng doanh thu lợi nhuận Tuy nhiên, khơng viết văn bản, người phải đọc phần công việc họ không ý nhiều đến Mặt khác, họ thấy lợi ích cá nhân họ việc đọc bạn viết, họ làm vui vẻ Trên thực tế, bạn khơng thể ngăn họ đọc nó! Có nhiều phương pháp khác để tạo mong muốn đọc mạnh mẽ vậy, tùy thuộc vào loại người đọc loại thơng tin Bất kể phương tiện gì, điều quan trọng phải nhận nhu cầu cấp thiết phải sử dụng Cho đến đáp ứng, điều khơng có quan trọng Tóm lại bảy lưu ý Truyền thơng Kinh doanh: • • Rõ ràng: Sự rõ ràng điều quan trọng văn kinh doanh Bạn không cần rõ ràng thông điệp bạn muốn truyền tải mà đảm bảo khán giả bạn hiểu rõ Một nơi tốt để bắt đầu cách tự hỏi ba câu hỏi sau: Mục đích việc viết tài liệu gì? Ai người đọc? Tơi muốn người đọc đọc sau đọc tài liệu này? Những câu hỏi giúp bạn tập trung vào nội dung bạn tránh lẩn tránh từ điểm Tóm tắt: Tách trọng tâm việc viết Đảm bảo tài liệu bạn ngắn Giao tiếp kinh doanh trực quan khơng gây phiền nhiễu phân tâm mà tốn nhiều thời gian cho người viết người đọc Hãy nhớ rằng, người đọc chuyên gia bạn, họ người bận rộn, đó, họ khơng lãng phí thời gian Giữ nội dung ngắn đơn giản 12 • • • • • III Đúng: Giao tiếp văn nói nhiều người viết Nếu VBTM có lỗi tả, lỗi ngữ pháp vấn đề dấu phân cách, để lại ấn tượng người viết khơng đủ lực khơng chun nghiệp Vì vậy, đảm bảo bạn xem lại chỉnh sửa trước gửi Phép lịch sự: Một VBTM tài liệu chuyên nghiệp; Bạn không nên thô lỗ tức giận Tương tự, lời nhận xét phân biệt chủng tộc giới tính phải tránh né tất VBTM Ngoài ra, viết VBTM, đảm bảo tả tên người nhận xác Thảo luận: VBTM bạn nên nghe chun nghiệp Nhiều cơng ty truyền thông không liên quan đến người đọc Để giữ cho khán giả bạn ý lắng nghe,hãy giữ giọng nói bạn sắc nét Thuyết phục: VBTM có thơng tin xác kết hợp với nội dung liên quan để thuyết phục người đọc thực theo u cầu Cuối cùng, mục đích bạn thuyết phục người đọc làm điều Hồn thành: Luôn xem xét chỉnh sửa VBTM bạn trước gửi Quay lại xem lại ba câu hỏi bạn yêu cầu ban đầu : Mục đích việc viết tài liệu gì? Ai người đọc? Tơi muốn người đọc đọc sau đọc tài liệu này?Nếu bạn hài lòng bạn hiểu rõ tất chúng, tiếp tục gửi e-mail thư VÍ DỤ VỀ VBTM VÍ DỤ VỀ VBTM THẤT BẠI 13 -Thư xin lỗi Vietjet air đăng trang facebook hãng “VIETJET GỬI LỜI XIN LỖI ĐẾN LIÊN ĐỒN BĨNG ĐÁ VIỆT NAM, HUẤN LUYỆN VIÊN, BAN HUẤN LUYỆN, CÁC CẦU THỦ VÀ NGƯỜI HÂM MỘ Trên chuyến máy bay đón Đội tuyển U23 Việt Nam từ Thường Châu Hà Nội, có tiết mục nhóm diễn viên ngẫu hứng trình diễn Tiết mục khơng nằm chương trình công ty mà tự phát từ ban tổ chức hậu cần chuyến Hơn nữa, diễn viên tự ý xin chữ ký chụp hình cầu thủ tự đưa lên mạng xã hội hình ảnh ngồi không gian tiết mục, tạo xúc cho cộng đồng mạng Ban lãnh đạo có kiểm điểm rút kinh nghiệm sâu sắc kỷ luật nhân liên quan Chúng thành thật gửi lời cáo lỗi tới ban lãnh đạo đội bóng U23, tới người hâm mộ cộng đồng Chuyến bay gấp, thời tiết khắc nghiệt, điều kiện khai thác thủ tục sân bay địa phương nước bạn phức tạp nên tập trung ưu tiên đón cầu thủ sớm nên để xảy sơ xuất việc kiểm soát hành động ngẫu hứng diễn viên chuyến bay Chúng lấy làm tiếc, mong nhận thông cảm lượng thứ Liên đồn bóng đá Việt Nam, huấn luyện viên , ban huấn luyện, cầu thủ người hâm mộ Tổng giám đốc: Nguyễn Thị Phương Thảo" -Đây thư xin lỗi bà Nguyễn Thị Phương Thảo gửi quan báo chí: "VietjetAir xin có đơi lời Đồn bóng đá U23 Việt Nam, với q vị bạn: Trên chuyến bay đón Đồn bóng đá U23 Việt Nam từ Trung Quốc nước, diễn viên tham gia tiết mục múa tự ý rời vị trí quy định đến xin chữ ký HLV cầu thủ U23 VN Sự việc đáng tiếc bị số người chuyến bay chụp hình điện thoại di động đưa lên mạng xã hội Hình ảnh thuộc phạm vi khơng gian múa trước diễn viên tự ý xin chữ ký bị chụp hình đưa lên mạng xã hội, việc đà, tạo xúc cho nhiều người Dù lý vừa nêu, xuất phát từ hành vi bột phát cá nhân Ban lãnh đạo VJA thấy lấy làm đáng tiếc day dứt 14 Ban lãnh đạo VJA xin nghiêm khắc kiểm điểm, chân thành nhận lỗi Đồn bóng đá U23 Việt Nam q vị bạn Vietjet mong quan báo chí khơng sử dụng hình ảnh nêu khơng mở rộng thơng tin báo chí Một lần xin cáo lỗi mong lượng thứ quý vị bạn!"./ Đây VBTM thất bại vi phạm: - Lỗi thứ nhất: Quá nhiều từ: đoạn: “Chuyến bay gấp, thời tiết khắc nghiệt, điều kiện khai thác thủ tục sân bay địa phương nước bạn phức tạp” không cần thiết cớ khơng liên quan đến việc nhận lỗi, xin lỗi hay nêu biện pháp khắc phục - Lỗi thứ 5: Những sai lầm ngữ pháp: thư xin lỗi với báo chí bà Phương Thảo sai lỗi tả từ “ bột phát” phải “bộc phát” - Lỗi thứ 7: Quá nhiều biểu tiêu cực: thư xin lỗi nhấn mạnh vào lý do, lỗi lầm diễn viên múa mà khơng nói biện pháp khắc phục, khơng có giai điệu tích cực - Lỗi thứ 8: Không rõ ràng: Không nêu cụ thể time-line chương trình, khơng có chứng xác thực - Lỗi thứ 10: thơng tin khơng xác không ý đến chi tiết: cụ thể thư xin lỗi Viêtjet Air đăng trang facebook nói nhóm diễn viên “ngẫu hứng trình diễn”, “tự phát từ ban tổ chức hậu cần” thư xin lỗi với báo chí lại nói “một diễn viên múa tham gia tiết mục múa tự ý rời khỏi vị trí” tức có tiết mục múa chương trình Mặc dù bà Phương xin lỗi công khai, nhiên, lời xin lỗi vấp phải nhiều lời trích cho khơng thành tâm đỗ lỗi cho người mẫu xuất máy bay Họ đưa thông tin sai thật nhằm lấp liếm cho sai trái hồn tồn khơng thể chấp nhận VÍ DỤ VỀ VBTM THÀNH CÔNG Thư xin lỗi CEO Uinted Airline gữi đến ông David Dao vụ việc nhân viên hãng hành ông “Chúng tiếp tục gửi lời xin lỗi chân thành đến bác sĩ Dao Tình khủng khiếp mang đến cho học kinh nghiệm khắc nghiệt đủ để chúng tơi hành động cụ thể Chúng cam kết với khách hàng nhân viên hãng 15 khắc phục cố khơng để tình trạng xảy Đầu tiên, cam kết United Airlines không tiếp tục yêu cầu nhân viên thi hành luật loại bỏ khách khỏi chuyến bay chúng tơi trừ vấn đề liên quan đến an toàn an ninh Thứ hai, bắt đầu xem xét kĩ lưỡng sách điều khiển hoạt động đồn bay, cách khuyến khích người tình nguyện tình tương tự, cách xử lý tình trạng bán số ghế có kiểm tra tình hình hợp tác hãng nhân viên an ninh sân bay, quan pháp luât địa phương Thứ ba, xem xét lại nâng cấp chương trình huấn luyện nhân viên để bảo đảm tất chuẩn bị để đặt khách lên hàng đầu Giá trị hệ thống tôn hoạt động Chúng công bố kết đánh giá các hoạt động hoàn thành trước ngày 30/4 Giám đốc điều hành United Airlines, Oscar Munoz hãng có vài lần gọi điện cho bác sĩ Dao để bày tỏ lời xin lỗi chân thành sâu sắc nhất.” - - - IV Có thể nói văn nảy thành cơng đảm bảo yếu tố: Ngắn gọn súc tích Nội dung rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu trọng tâm nhấn mạnh Các ý liệt kê cụ thể: nói trọng tâm xin lỗi bác sĩ Dao cố nhân viên hãng, nhấn mạnh việc học khủng khiếp, có đưa biện pháp khắc phục như: “ không tiếp tục yêu cầu nhân viên thi hành luật.…chúng tơi xem xét lại nâng cấp chương trình huấn luận viên” Có thời gian hồn thành cụ thể: “Chúng công bố kết đánh giá các hoạt động hoàn thành trước ngày 30/4” Thấy tâm người viết, lấy niềm tin người đọc Có chứng xác thực cụ thể: vài lần gọi điện cho bác sĩ Dao để bày tỏ xin lỗi BÀI HỌC KINH NGHIỆM Hàng ngày, lĩnh vực giao dịch kinh doanh thương mại, việc tiếp xúc để trao đổi trực tiếp gặp gỡ, họp, hội thảo , việc trao đổi văn thương mại vô cần thiết Viết 16 để diễn đạt tất nội dung muốn nói, phải ngắn gọn súc tích khn khổ cho phép vấn đề tương đối khó đòi hỏi người viết vừa đảm bảo tính học thuật, vừa phải đảm bảo tính văn hoá Đặc biệt là, cá nhân hay doanh nghiệp thành công không thiếu yếu tố viết được.Chỉ cần sai lầm nhỏ dẫn đến suy vong doanh nghiệp Ví du chuyện thư gửi tới nhân viên CEO Uinted Airline làm bùng lên sóng phẫn nộ, nhiều khách hàng bẻ thẻ V.I.P họ Sau Uinted Airline có biện pháp khắc phụ kịp thời, may mắn họ Để văn thương mại có tính thuyết phục người đọc, đòi hỏi người viết văn cần chuẩn bị tốt nội dung thông tin, điều khoản,… Trong yếu tố nội dung quan trọng Khi đọc viết kinh doanh có q nhiều nội dung khơng viết hay, khơng truyền tải thơng điệp dự định bạn làm cho đối tác khách hàng khó hiểu hay hiểu chưa rõ sản phẩm doanh nghiệp Và việc viết bị thiếu thơng tin, thiêú tính xác gây nên hậu trên.Vậy, bạn thất bại giao tiếp kinh doanh mục tiêu truyền thông doanh nghiệp Thêm vào đó, cách trình bày văn định đến việc văn có thuyết phục người đọc hay không Nếu bạn muốn phát triển kỹ viết tốt, điều bạn cần phải học làm để đạt cân nội dung cách trình bày Thứ nhất, nội dung cách trình bày văn phải rõ ràng Yếu tố rõ ràng xem quan trọng văn thương mại nói riêng văn khác nói chung Một nơi tốt để bắt đầu cách tự hỏi ba câu hỏi sau: Mục đích việc viết tài liệu gì? Ai người đọc? Tơi muốn người đọc đọc sau đọc tài liệu này? Người viết phải để đảm bảo hai mục đích truyền tải thơng tin đầy đủ, dễ hiểu đảm bảo cho cho người khác hiểu Muốn vậy, văn phải ngắn gọn, đơn giản để tiết kiệm thời gian cho người đọc Thứ hai, yếu tố ngữ pháp có vai trò khơng Nếu thư kinh doanh có lỗi tả, lỗi ngữ pháp vấn đề dấu người đọc có ấn tượng người viết khơng đủ lực thiếu tính chuyên nghiệp Vì vậy, viết xong văn bản, người viết cần phải đọc lại thật kĩ để tìm lỗi sai trước gửi Ví dụ, văn có q nhiều lỗi tả làm người đọc có tâm lý chán nản khơng mn đọc đồng thời, họ đánh giá người viết không chuyên nghiệp Thứ ba, phép lịch tính thuyết phục Một thư kinh doanh tài liệu chuyên nghiệp; đó, bạn phải đảm bảo yếu tố lịch Không bày tỏ cảm 17 xúc cá nhân vào văn phải phù hợp với văn hóa số doanh nghiệp nước ngồi Khi viết thư kinh doanh, đảm bảo tên khách hàng hay đối tác xác Tính thuyết phục phải cho người đọc hiểu họ phải làm để mang lại lợi ích cho thân hay doanh nghiệp Cuối cùng, hồn thành xong văn bản, người viết cần xem xét sửa đổi cho phù hợp với yếu tố trước gửi Nếu người viết bắt đầu với việc nhờ người khác có kinh nghiệm đọc qua để xem có lỗi khơng Nên nhớ rằng, đọc văn thương mại, khách hàng đánh giá cá nhân hay doanh nghiệp bạn làm việc thể Vì vậy, bước cuối quan trọng Tóm lại viết lĩnh vực thương mại kỹ cần thiết phương tiện hữu hiệu để diễn đạt tâm tư nguyện vọng doanh nghiệp với đối tác lĩnh vực kinh doanh thương mại Cách diễn đạt trình bày thư thể nét văn hoá người viết Sự thành công doanh nghiệp nhờ phần vào nghệ thuật viết thư có tính thuyết phục với phong cách viết, cấu trúc thư, cách trình bày, tính súc tích, ngắn gọn, lịch , tới người đọc để đạt mục đích mà người viết mong muốn 18 ... gì? I KHÁI NIỆM VĂN BẢN THƯƠNG MẠI Văn thương mại gì? Văn thương mại khơng giống tiểu luận trường đại học, thi cuối kì hay tin nhắn cho bạn bè Văn thương mại loại văn nhằm tạo phản ứng kinh doanh... nghiệp doanh nghiệp Các dạng văn thương mại thường gặp: email, thư, biên ghi nhớ, báo cáo, đề xuất, lời mời, thông báo, vv… Văn thương mại thành công Một văn thương mại tốt cần phải có mục đích,... đọc kinh doanh bận rộn đọc thứ Để giúp không tải thông tin, văn ban thương mại phải dễ hấp thụ Văn thương mại thất bại Nếu văn thương mại thiếu thông tin, cung cấp q thơng tin, thơng tin khơng