Thuyết quản lý hành chính của fayol

Trong hoàn cảnh thuyết quản lý theo khoa học của Taylor đã được áp dụng rộng rãi trong các công trường công nghiệp, đồng thời bộc lộ những khuyết điểm của nó, được biểu hiện bằng các phong trào nổi dậy của công nhân như phong trào Hiến chương Anh, khởi nghĩa của công nhân dệt Li ông Pháp thì sự ra đời của thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol đã khắc phục được những hạn chế của thuyết quản lý theo khoa học.

Thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol

1 Hoàn cảnh lịch sử

Trong hoàn cảnh thuyết quản lý theo khoa học của Taylor đã được áp dụng rộng rãi trong các công trường công nghiệp, đồng thời bộc lộ những khuyết điểm của nó, được biểu hiện bằng các phong trào nổi dậy của công nhân như phong trào Hiến chương Anh, khởi nghĩa của công nhân dệt Li ông Pháp thì sự ra đời của thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol đã khắc phục được những hạn chế của thuyết quản lý theo khoa học

2 Tóm tắt tiểu sử

Henry Fayol (1841 – 1925) là đại diện xuất sắc nhất của thuyết quản

lý hành chính, ông mang quốc tịch Pháp và được mệnh danh là “Taylor của Châu Âu” Henry Fayol làm việc suốt đời tại một nhà máy với nhiều vị trí khác nhau và từng giữ vị trí Tổng giám đốc các khu mỏ tại nhà máy nơi ông làm việc Tác phẩm nổi tiếng của ông là “Quản lý hành chính chung và trong công nghiệp” xuất bản năm 1915

3 Tuyên ngôn về quản lý

“Quản lý là một công việc đặc thù của tổ chức khác với những công việc khác của tổ chức nhằm phát huy các nhân tố khác”

4 Khái niệm về quản lý

Theo quan điểm của Fayol thì: “Quản lý hành chính là dự đoán và lập

kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra”

5 Hướng tiếp cận về quản lý

Khi xem xét hướng tiếp cận quản lý của Fayol ta có thể nhận thấy một

sự khác biệt và gần như đối lập với hướng tiếp cận quản lý của một nhà quản

lý tiêu biểu – “cha đẻ” của thuyết quản lý theo khoa học : Taylor

Taylor tiếp cận quản lý theo góc độ từ dưới lên trên, chủ yếu xem xét mối quan hệ giữa đốc công và người thợ, thiên về đối tượng quản lý theo góc

độ kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp Trong khi đó, Henry Fayol tiếp cận quản lý theo góc độ từ trên xuống dưới, xem xét mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên, thiên về chủ thể quản lý theo góc

độ hành chính trong các tổ chức có quy mô lớn Tuy nhiên, điểm chung giữa hai nhà quản lý là đều nhấn mạnh vai trò của phương pháp và nguyên tắc khoa học trong quản lý

6 Chức năng của quy trình quản lý

Theo Fayol, một công ty, doanh nghiệp hay một tổ chức cụ thể đều có

6 hoạt động cơ bản, đó là:

- Hoạt động chuyên môn

- Hoạt động huy động vốn

- Hoạt động thương mại

- Hoạt động an ninh

- Hoạt động kế toán – hạch toán

- Hoạt động quản lý

Quản lý là hoạt động cơ bản là chức năng của nhà quản lý giữ vai trò

là hoạt động kết nối, phát huy thế mạnh và thúc đẩy các hoạt động khác phát triển Trong đó, ông nhấn mạnh nhà quản lý phải giỏi về quản lý hành chính

và người công nhân phải giỏi về kỹ thuật Ông đã nghiên cứu và đưa ra kết luận rằng: Sự thành công của nhà quản lý là do phương pháp quản lý và những nguyên tắc quản lý của anh ta

Trong quan niệm về quản lý của mình, ông đã đưa ra 5 chức năng của quy trình quản lý, bao gồm:

- Dự đoán và lập kế hoạch

- Tổ chức

- Điều khiển

- Phối hợp

- Kiểm tra

Trong đó, dự tính bao gồm dự đoán và lập kế hoạch là hoạt động quan trọng, chức năng cơ bản của nhà quản lý Nó yêu cầu nhà quản lý phải có phẩm chất, năng lực, có kiến thức, kinh nghiệm và biết dùng người Dự tính

sẽ giúp tổ chức tránh được những do dự không cần thiết, những bước đi giả tạo, lường trước những khó khăn, rủi ro Tuy nhiên, ông cũng khẳng định

“Kế hoạch tốt nhất không thể đoán trước được tất cả những sự việc bất ngờ

có thể xảy ra nhưng nhất định dành một phần cho những sự việc này và chuẩn bị những vũ khí có thể cần đến khi đang bị ngạc nhiên sửng sốt” Tức

là dù kế hoạch lập ra có kỹ lưỡng đến đâu cũng không thể lường trước được mọi vấn đề sẽ xảy ra trong thực tế, tuy nhiên nó có thể dự phòng cho những rủi ro hay những vấn đề có thể phát sinh này Do đó, có thể hạn chế tối thiểu những khó khăn và rủi ro cho tổ chức cũng như làm cho những hoạt động của tổ chức diễn ra hợp lý, tiến hành trơn chu và theo đúng kế hoạch định trước Có nhiều loại kế hoạch khác nhau mà nhà quản lý có thể sử dụng tùy thuộc vào yêu cầu hoạt động của tổ chức trong từng trường hợp cụ thể như

kế hoạch dự đoán, kế hoạc chương trình, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch chung

và kế hoạch riêng…

6.1 Chức năng tổ chức

Tổ chức tức là thiết lập cơ cấu và xã hội song trùng của xí nghiệp Tổ chức công việc kinh doanh là cung cấp mọi thứ có tác dụng cho hoạt động của nó như: nguyên liệu thô, công cụ, vốn, nhân sự… Toàn bộ việc này có thể chia làm hai bộ phận chính: tổ chức vật chất và tổ chức con người Đồng thời, ông đưa ra 16 quy tắc hướng dẫn được gọi là “Những chức trách quản

lý của một tổ chức”, cụ thể như sau:

1 Chuẩn bị kế hoạch tốt và đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch

2 Tổ chức vật chất, con người phải phù hợp với mục tiêu, lợi ích và yêu cầu của hãng

3 Thiết lập một cơ quan quản lý chỉ đạo duy nhất có năng lực và đủ mạnh

4 Phối hợp hài hòa các hoạt động

5 Quyết định đưa ra rõ ràng, dứt khoát, chính xác

6 Tổ chức tuyển chọn hiệu quả Cần có một người đủ năng lực hoạt động đứng đầu mỗi ban Đồng thời sắp xếp nhân viên đúng vị trí mà

họ có thể phát huy hết khả năng

7 Xác định rõ ràng các nhiệm vụ

8 Khuyến khích sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm

9 Khen thưởng lâu dài và thích đáng

10.Phạt những lỗi lầm và khuyết điểm

11.Chú ý việc duy trì kỷ luật

12 Đặt lợi ích chung, tập thể lên trước lợi ích riêng, cá nhân

13 Đặc biệt chú ý đến tính thống nhất của mệnh lệnh

14 Giám sát mọi trật tự

15 Kiểm tra mọi việc

16 Chống lại hiện tượng “vượt quyền” và tệ quan liêu, mệnh lệnh, giấy tờ

6.2 Chức năng điều khiển

Tác động lên hành động, động cơ, nhận thức của đối tượng Điều khiển là khởi động tổ chức hoạt động và đưa nó đến mục tiêu theo kế hoạch

đã định Để thực hiện chức năng điều khiển, nhà quản lý cần phải gương mẫu, , cần tạo môi trường thuận lợi trong tổ chức nhằm thúc đẩy tính sáng tạo, sự tiến bộ, lòng trung thành…

6.3 Chức năng phối hợp

Hình thức thực hiện đó là tổ chức các cuộc họp hàng tuần giữa lãnh đạo, quản lý của các ban Để thực hiện chức năng này nhà quản lý cần:

1 Kết hợp hài hòa các hoạt động

2 Cân bằng hợp lý các khía cạnh vật chất, xã hội và chức năng khác

3 Duy trì một cán cân tài chính

4 Làm cho một chức năng tương quan với chức năng khác

5 Chấp nhận cho mọi người có tỷ lệ đúng mức và áp dụng các biện pháp nhằm đạt được mục đích

6.4 Chức năng kiểm tra

Nghiên cứu những nhược điểm, những thất bại để từ đó không để chúng lặp lại Kiểm tra cần phải kịp thời, phù hợp với thực tế, duy trì kiểm tra thống nhất chỉ huy, thiết lập một hệ thống kiểm tra hữu hiệu

Henry Fayol đưa ra 14 nguyên tắc của quản lý hành chính, gồm có:

1 Chuyên môn hóa lao động

2 Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm

3 Kỷ luật

4 Thống nhất chỉ huy

5 Thống nhất chỉ đạo

6 Lợi ích cá nhân phục tùng lợi ích tập thể

7 Trả công cho công nhân viên

8 Tập trung

9 Hệ thống cấp bậc

10.Trật tự

11.Công bằng

12.Ổn định trong bố trí, sắp xếp nhân lực

13.Tinh thần sáng tạo

14.Tinh thần đồng đội

7 Vấn đề con người và đào tạo trong quản lý

Henry Fayol coi trọng yếu nhân tố con người trong quản lý Khác với thuyết quản lý theo khoa học chỉ yêu cần sự phục tùng và kỷ luật thì ông khẳng định con người không phải nô lệ của máy móc, kỹ thuật mà là người quyết định hiệu quả sản xuất Ông cho rằng phải đặt người công nhân vào đúng vị trí công việc đúng khả năng của họ và vị trí mà họ có thể phục vụ tốt nhất, phát huy tối đa khả năng làm việc của họ

Ông nhấn mạnh việc đào tạo đội ngũ công nhân có tay nghề để đáp ứng công việc và khuyến khích sự sáng tạo và tài năng của họ

Về phía nhà quản lý, Fayol cho rằng nhà quản lý cần có đủ tài và đức

Họ cần có đủ sức khỏe, trí tuệ, năng lực quản lý, kinh nghiệm…; có tính kiên quyết, sự can đảm, trách nhiệm và quan tâm đến lợi ích chung Nhà quản lý không phải do bẩm sinh mà có Để trở thành một nhà quản lý hơn thế là một nhà quản lý giỏi thì cần phải được đào tạo và giáo dục một cách hệ thống và trong quá trình đào tạo chú ý đến các hình thức đào tạo khác nhau như: đào tạo qua trường lớp, nhà quản lý đi trước đào tạo cho những nhà quản lý tuong lai; đồng thời cần phải cso quá trình rèn luyện trong thực tiễn

Fayol đánh giá cao vai trò của tri thức quản lý trong xã hội hiện đại và coi đó là tinh hoa của tri thức tương lai