MÔ tả và PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG cấp vật LIỆU xây DỰNG

Mô tả quy trình Quy trình cung cấp hàng hoá của công ty được bắt đầu từ việc tiếp nhận yêu cầu của khách hàng về hàng hoá.. Sau khi kiểm tra tại công ty và với nhà cung cấp nước ngoài về

MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG CẤP VẬT LIỆU XÂY DỰNG

Trong giai đoạn phát triển bứt phá của nền kinh tế Việt nam đầu thế kỷ 21, ngành Vật liệu xây dựng đã có những bước tăng trưởng ngoạn mục về quy mô và chất lượng Nhu cầu đầu tư và phát triển sản xuất gạch men, một trong những sản phẩm quan trọng của ngành VLXD cũng tăng lên nhanh chóng Sản lượng gạch men của Việt nam đã tăng chóng mặt từ mức dưới 100 triệu m2/năm ở giai đoạn trước năm 2000 đến nay đã đạt trên 300 triệu m2/năm Nắm bắt được sự phát triển của nhu cầu này, Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Minh Việt đã được thành lập năm 2004 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là cung cấp thiết bị, phụ tùng, vật tư và dịch vụ kỹ thuật cho các dây chuyền sản xuất gạch men trên toàn quốc Qua 5 năm hoạt động, công ty đã thu được những thành quả đáng kể

Dựa trên những kiến thức thu nhập được từ môn học Quản trị Sản xuất và tác nghiệp, tác giả đề cập tới một trong những quy trình hoạt động thông thường nhất của công ty để phân tích và tìm ra những biện pháp cải thiện nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

1

Phần 1 – MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG CẤP HÀNG HOÁ

1 Mô tả quy trình

Quy trình cung cấp hàng hoá của công ty được bắt đầu từ việc tiếp nhận yêu cầu của khách hàng về hàng hoá Sau khi kiểm tra tại công ty và với nhà cung cấp nước ngoài về hàng tồn kho, giá vốn, giá bán, bộ phận bán hàng sẽ gửi báo giá hoặc dự thảo hợp đồng cho khách hàng Khi được khách hàng chấp thuận, hợp đồng bán hàng sẽ được ký kết Đối với hàng không có sẵn trong kho, công ty phải ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp, nhận hàng từ nhà cung cấp sau khi đã kiểm tra về chủng loại, đặc tính và chất lượng hàng hoá Tiếp đến, bộ phận bán hàng thực hiện việc giao hàng cho khách hàng Sau khi được khách hàng nghiệm thu và nhận bàn giao, việc nhận thanh toán từ khách hàng sẽ kết thúc quy trình cung cấp hàng hoá

Quy trình cung cấp hàng hoá được diễn tả bằng sơ đồ dòng chảy như ở trang sau

Nhận thông tin đặt hàng

Kiểm tra

Không phù hợp Phản hồi

Báo giá, dự thảo hợp đồng

Khách hàng kiểm tra

Không đạt

Ký hợp đồng bán hàng

Ký hợp đồng mua hàng

Nhận hàng từ nhà cung cấp

Không đạt Trả lại

Giao hàng cho khách hàng

Khách hàng kiểm tra

Không đạt Nhận lại

Kiểm tra hàng tồn kho Kiểm tra với nhà cung cấp Kiểm tra hàng tồn kho Kiểm tra với nhà cung cấp

2 Những bất cập của quy trình và giải pháp

Kiểm tra

Nhận thanh toán Thanh toán

Nghiệm thu – Bàn giao

Do đặc điểm hàng hoá do công ty cung cấp đều có xuất xứ từ nước ngoài, việc thực hiện quy trình hiện có những bất cập sau:

a) Một số thao tác bất hợp lý

- Thao tác kiểm tra về giá cả và thời gian giao hàng đối với nhà cung cấp mỗi khi nhận được yêu cầu của khách hàng gây lãng phí thời gian và chi phí

Giải pháp: Sau 5 năm hoạt động, danh sách các nhà cung cấp cần được

xác định cụ thể theo tiêu chuẩn của công ty về tính tin cậy, tính cạnh tranh, khả năng hợp tác, v.v Các nhà cung cấp phải thường xuyên cập nhật cho công ty những thông tin về hàng hoá, giá cả, phương thức giao nhận, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và tín dụng Do đó, thao tác kiểm tra thông tin này có thể được giản đơn và hầu như có thể được bỏ qua

- Việc kiểm tra hàng hoá được thực hiện hai lần: một lần do công ty thực hiện khi nhận hàng từ nhà cung cấp và một lần do khách hàng tiến hành khi nhận từ công ty Do đó, quy trình đã gây lãng phí thời gian và chi phí cho việc kiểm tra hàng hoá

5

Giải pháp: Với đặc thù là hàng nhập khẩu theo đơn đặt hàng, việc giao

hàng có thể tiến hành đồng thời khi nhận hàng Vì vậy, việc kiểm tra hàng hoá có thể được giảm bớt, chính xác hơn là tiến hành 2 lần kiểm tra này trong một thời điểm với sự có mặt của đại diện công ty và đại diện khách hàng hoặc chỉ cần thông qua các cơ quan giám định như VinaControl hay SGS để kiểm tra khi nhập cảng

- Cùng với việc kiểm tra hàng hoá 2 lần, việc vận chuyển hàng hoá cũng là một bất cập gây lãng phí: Hàng mua về được nhập kho trước khi xuất ra để giao cho khách hàng

Giải pháp: hàng nhập khẩu sau khi được hoàn tất thủ tục nhập khẩu nên

được chuyển ngay tới nơi giao cho khách hàng Quãng đường vận chuyển nhờ đó sẽ giảm đi Muốn vậy, hệ thống kiểm soát và theo dõi, quản lý hàng hoá cần được cải thiện cho phù hợp với phương thức vận chuyển và giao hàng mới

b) Sử dụng phương tiện thông tin thiếu hiệu quả

Theo quy trình, các bước đều phải có hồ sơ ghi lại hoạt động để kiểm soát.

Hồ sơ chủ yếu được lập là các văn bản theo mẫu của công ty Ví dụ: Báo giá phải được lưu cùng cuống fax, việc trao đổi thông tin với khách hàng

và nhà cung cấp cũng được thực hiện bằng văn bản để lưu trữ Những yêu cầu này gây lãng phí về thời gian và chi phí

Giải pháp: Việc áp dụng hệ thống thư tín điện tử sẽ giúp giảm thời gian

giao dịch, giảm chi phí cho giao dịch và lưu trữ hồ sơ Việc áp dụng thành công công nghệ thông tin còn giúp công ty tiến tới các hoạt động thương mại điện tử

Phần 2 – NHỮNG LÃNG PHÍ THEO MÔ HÌNH LEAN VÀ GIẢI PHÁP

Lãng phí được định nghĩa là những gì không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm, dịch vụ đứng trên quan điểm của khách hàng Đối chiếu với mô hình LEAN, công ty hiện có nhưng loại lãng phí sau khi thực hiện những hoạt động tác nghiệp:

- Đợi chờ

- Vận chuyển

7

- Lưu kho.

- Thao tác

Để loại bỏ những lãng phí, công ty có thể áp dụng các biện pháp sau:

1 Xuất phát từ nhu cầu của khách hàng:

Mô hình LEAN tập trung vào việc hiểu và đáp ứng mong muốn của khách hàng Từ đó, các điều chỉnh mang tính hợp lý hoá sẽ giúp loại bỏ những lãng phí trong hoạt động Đối với việc cung cấp hàng hoá là thiết bị, phụ tùng của công ty, việc tìm hiểu và tiếp nhận nhu cầu về hàng hoá của khách hàng còn mang nặng tính thụ động Tất nhiên, nhu cầu về máy móc, thiết bị không phát sinh hàng ngày Tuy nhiên, những nhu cầu đó cũng không thể chỉ nảy sinh do ngẫu nhiên Việc chủ động tiếp cận và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng cả trong ngắn hạn và dài hạn (sau hơn 1 năm trở lên) là rất cần thiết để tối ưu hoá danh mục hàng tồn kho của công ty Mặt khác, nhu cầu về vật tư, phụ tùng thường đòi hỏi việc đáp ứng phải nhanh nhất để giảm thời gian dừng máy cho khách hàng Yếu tố thời gian này rất quan trọng đối với sức cạnh tranh của công ty Vì vậy, hiểu được nhu cầu khách hàng và chuẩn bị trước để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu đó cũng giúp cho công

ty loại bỏ được lãng phí tồn kho và tăng giá trị hàng hoá đối với khách hàng

2 Quan hệ thân thiết với nhà cung cấp

Nếu công ty xây dựng được mối quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp, xác lập được danh sách các nhà cung cấp có quan hệ hợp tác tốt, tin cậy cao thì công

ty có thêm nhiều lợi thế để giảm lãng phí và tăng giá trị cho khách hàng Quan

hệ than thiết với nhà cung cấp cũng giúp giảm các thao tác giao dịch thông thường, đơn giản hoá thao tác và thời gian giao dịch

Ví dụ: Công ty có thể thông báo trước nhu cầu về hàng hoá nào đó cho nhà

cung cấp để họ tiến hành sản xuất sớm hơn, rút ngắn thời gian giao hàng hay thậm chí chuẩn bị sẵn hàng hoá đó trong kho của họ Nhờ đó, chi phí tồn kho không thuộc về công ty mà chỉ có ở nhà cung cấp Đồng thời, khi khách hàng yêu cầu, công ty có thể giao hàng ngay cho khách hàng trong khi đối thủ cạnh tranh cần thời gian để chuẩn bị hàng hoá

3 Kiện toàn hệ thống quản lý và nâng cao năng lực

Hệ thống quản lý và quy trình làm việc cần được cải thiện cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng và yêu cầu về nâng cao năng lực cạnh tranh Công ty có thể tiến hành các biện pháp sau:

a) Đổi mới phương thức quản lý

Tinh giản bộ máy quản trị bằng cách cắt giảm các vị trí quản lý trung gian Công việc quản trị chỉ cần được thực hiện thông qua hệ thống quy trình

9

công việc, hướng dẫn công việc và hồ sơ ghi lại hoạt động theo chuẩn ISO

9001 Mệnh lệnh, báo cáo và trao đổi thông tin cần được truyền bằng các phương tiện kỹ thuật cao như thư điện tử, website của công ty Các loại hình truyền tin bằng văn bản, thư tín cần được tối giản Hệ thống thông tin hiện đại cũng cho phép các vị trí công việc tiếp cận, hiểu rõ và phản hồi nhanh những thông tin liên quan đến công việc Hệ thống này rõ ràng sẽ giúp giảm được lãng phí về thao tác, đi lại, thời gian chờ đợi

b) Nâng cao năng lực

Trước hết phải nâng cao năng lực con người Doanh nghiệp có tính cạnh tranh cao đòi hỏi sự tham gia của những cá nhân có tố chất và năng lực phù hợp Bên cạnh việc sàng lọc nhân sự, tuyển dụng bổ sung thì công ty cũng cần thiết lập các quy trình đào tạo và theo dõi, đánh giá năng lực nhân viên Kết quả đánh giá khách quan, chính xác này cũng là cơ sở quan trọng cho chính sách tiền lương công bằng, hợp lý Đó cũng còn là biện pháp giúp tránh lãng phí tiền lương và các chi phí công tác của nhân viên

Tiếp đến là nâng cao năng lực hoạt động của hệ thống Trang bị phương tiện cần thiết cho bộ máy làm việc cũng quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống Cần tối đa hoá những thao tác công việc nhờ vào

sự trợ giúp của máy tính và mạng thông tin Chúng sẽ giúp giảm lãng phí về

thao tác, lưu trữ và quản lý dữ liệu cũng như thời gian chờ đợi Đó cũng là những điều kiện cần thiết để công ty tiến tới ứng dụng thương mại điện tử

c) Môi trường làm việc

Môi trường làm việc cần được thay đổi và nâng cao chất lượng Đó không chỉ là môi trường lý hoá, mà còn là môi trường văn hoá mang đậm bản sắc năng động của doanh nghiệp và văn minh về nhân văn Trong môi trường

đó, con người luôn hoà đồng, có ý chí học hỏi vươn lên và sáng tạo Hiệu quả công việc chắc chắn cũng được nâng cao hơn với môi trường làm việc đó

KẾT LUẬN

Trong thế giới kinh doanh với xu hướng tất yếu của toàn cầu hoá, chủ trương nâng cao năng lực hoạt động theo kịp với tiến bộ về khoa học công nghệ là rất cần thiết Cùng với những kiến thức tiếp thu được từ các môn như Chiến lược marketing, Quản trị hành vi tổ chức, v.v những kiến thức bổ ích của môn Quản trị sản xuất và tác nghiệp đã giúp cho học viên hiểu biết hơn và có thể áp dụng ngay vào những hoạt động thông thường nhất của doanh nghiệp

11

Ứng dụng những kiến thức đó vào hoạt động quản trị doanh nghiệp, tác giả tin tưởng rằng công ty sẽ nhanh chóng nâng cao tầm vóc và năng lực, hiệu quả hoạt động của mình, đứng vững và ngày càng phát triển

Tài liệu tham khảo:

- Tài liệu môn học “Quản trị Sản xuất và Tác nghiệp” trong chương trình

GaMBA của Đại học Griggs – Hoa Kỳ.

- Cuốn “Tổ chức sản xuất và quản trị doanh nghiệp” của nhóm tác giả:

Harold T Amrin, John A Ritchey, Colin L Moodie và Joseph F Kmec – NXB Thống Kê.

- Cuốn ‘Chiến lược và kế hoạch của giám đốc mới” – Tác giả: Th.S Nguyễn

Văn Dung – NXB Giao Thông Vận Tải – 2009.

- www.management help.org/ quality / tqm / tqm .htm