MÔ tả và PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG cấp HÀNG HOÁ

LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn phát triển bứt phá kinh tế Việt Nam đầu kỷ 21, ngành Vật liệu xây dựng có bước tăng trưởng ngoạn mục quy mô chất lượng Nhu cầu đầu tư phát triển sản xuất gạch men, sản phẩm quan trọng ngành vật liệu xây dựng tăng lên nhanh chóng Sản lượng gạch men Việt Nam tăng chóng mặt từ mức 100 triệu m 2/năm giai đoạn trước năm 2000 đến đạt 300 triệu m2/năm Nắm bắt phát triển nhu cầu này, năm 2004 Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại Minh Việt thành lập với ngành nghề kinh doanh chủ yếu cung cấp thiết bị, phụ tùng, vật tư dịch vụ kỹ thuật cho dây chuyền sản xuất gạch men toàn quốc Qua năm hoạt động, công ty thu thành đáng kể Dựa kiến thức thu nhập từ môn học Quản trị hoạt động, đề cập tới quy trình hoạt động thơng thường Cơng ty để phân tích tìm biện pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Phần – MƠ TẢ VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG CẤP HÀNG HỐ Mơ tả quy trình Quy trình cung cấp hàng hố Cơng ty việc tiếp nhận yêu cầu khách hàng hàng hố Sau kiểm tra Cơng ty với nhà cung cấp nước hàng tồn kho, giá vốn, giá bán, phận bán hàng gửi báo giá dự thảo hợp đồng cho khách hàng Khi khách hàng chấp thuận, hợp đồng bán hàng ký kết Đối với hàng hóa khơng có sẵn kho, Công ty phải ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp sau nhận hàng từ nhà cung cấp sau kiểm tra chủng loại, đặc tính chất lượng hàng hố Tiếp đến, phận bán hàng thực việc giao hàng cho khách hàng Sau khách hàng nghiệm thu nhận bàn giao, việc nhận toán từ khách hàng kết thúc quy trình cung cấp hàng hố Quy trình cung cấp hàng hố diễn tả sơ đồ dòng chảy trang sau Nhận thơng tin đặt hàng Kiểm tra Phản hồi Không phù hợp Kiểm Kiểm tra tra hàng hàng tồn tồn kho kho Báo giá, dự thảo hợp đồng Không đạt Kiểm Kiểm tra tra với với nhà nhà cung cung cấp cấp Khách hàng kiểm tra Ký hợp đồng bán hàng Ký hợp đồng mua hàng Nhận hàng từ nhà cung cấp Kiểm tra Thanh toán Giao hàng cho khách hàng Khách hàng kiểm tra Trả lại Không đạt Nhận lại Không đạt Nghiệm thu – Bàn giao Nhận toán Page 2 Những bất cập quy trình giải pháp Xuất phát từ đặc điểm hàng hố Cơng ty cung cấp có xuất xứ từ nước ngồi vậy, việc thực quy trình có bất cập sau: a) Một số thao tác bất hợp lý - Thao tác kiểm tra giá thời gian giao hàng nhà cung cấp nhận yêu cầu khách hàng gây lãng phí thời gian chi phí Giải pháp: Sau năm hoạt động, danh sách nhà cung cấp cần xác định cụ thể theo tiêu chuẩn Công ty tính tin cậy, tính cạnh tranh, khả hợp tác, v.v Yêu cầu nhà cung cấp phải thường xuyên cập nhật cho Công ty thông tin hàng hoá, giá cả, phương thức giao nhận, thời gian giao hàng, phương thức tốn tín dụng Do đó, thao tác kiểm tra thơng tin giản đơn bỏ qua - Việc kiểm tra hàng hoá thực hai lần: lần Công ty thực nhận hàng từ nhà cung cấp lần khách hàng tiến hành nhận từ Công ty Do đó, quy trình gây lãng phí thời gian chi phí cho việc kiểm tra hàng hố Giải pháp: Với đặc thù hàng nhập theo đơn đặt hàng, việc giao hàng tiến hành đồng thời nhận hàng Vì vậy, việc kiểm tra hàng hố giảm bớt, xác tiến hành lần kiểm tra thời điểm với có mặt đại diện Cơng ty đại diện khách hàng cần thông qua quan giám định VinaControl hay SGS để kiểm tra nhập cảng - Cùng với việc kiểm tra hàng hoá lần, việc vận chuyển hàng hoá bất cập gây lãng phí: Hàng mua nhập kho trước xuất để giao cho khách hàng Giải pháp: hàng nhập sau hoàn tất thủ tục nhập nên chuyển tới nơi giao cho khách hàng Quãng đường vận chuyển nhờ Page giảm Muốn vậy, hệ thống kiểm soát theo dõi, quản lý hàng hoá cần cải thiện cho phù hợp với phương thức vận chuyển giao hàng b) Sử dụng phương tiện thơng tin thiếu hiệu Theo quy trình, bước phải có hồ sơ ghi lại hoạt động để kiểm soát Hồ sơ chủ yếu lập văn theo mẫu Cơng ty Ví dụ: Báo giá phải lưu cuống fax, việc trao đổi thông tin với khách hàng nhà cung cấp thực văn để lưu trữ Những yêu cầu gây lãng phí thời gian chi phí Giải pháp: Việc áp dụng hệ thống thư tín điện tử, chữ ký điện tử giúp giảm thời gian giao dịch, giảm chi phí cho giao dịch lưu trữ hồ sơ Việc áp dụng thành cơng cơng nghệ thơng tin giúp Cơng ty tiến tới hoạt động thương mại điện tử Phần – ÁP DỤNG KIẾN THỨC MÔN HỌC VÀO DOANH NGHIỆP HIỆN TẠI - NHỮNG LÃNG PHÍ THEO MƠ HÌNH LEAN VÀ GIẢI PHÁP Theo quan điểm tôi, môn học Quản trị hoạt động áp dụng nhiều vào doanh nghiệp hệ thống tác nghiệp: yêu cầu khách hàng, trình tác nghiệp, cung cấp hàng hóa Giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nhận dạng, thiết lập phân tích định liên quan đến hoạt động kinh doanh Tôi dự định áp dụng mơ hình LEAN vào hoạt động tác nghiệp Công ty để giảm thiểu lãng phí Lãng phí định nghĩa khơng mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm, dịch vụ đứng quan điểm khách hàng Đối chiếu với mơ hình LEAN, Cơng ty có loại lãng phí sau thực hoạt động tác nghiệp: - Đợi chờ - Vận chuyển - Lưu kho Page - Thao tác Để loại bỏ lãng phí, Cơng ty áp dụng biện pháp sau: Xuất phát từ nhu cầu khách hàng: Mơ hình LEAN tập trung vào việc hiểu đáp ứng mong muốn khách hàng Từ đó, điều chỉnh mang tính hợp lý hố giúp loại bỏ lãng phí hoạt động Đối với việc cung cấp hàng hố thiết bị, phụ tùng Cơng ty, việc tìm hiểu tiếp nhận nhu cầu hàng hố khách hàng mang nặng tính thụ động Tất nhiên, nhu cầu máy móc, thiết bị không phát sinh hàng ngày Tuy nhiên, nhu cầu khơng thể nảy sinh ngẫu nhiên Việc chủ động tiếp cận tìm hiểu nhu cầu khách hàng ngắn hạn dài hạn (trên năm) cần thiết để tối ưu hố danh mục hàng tồn kho Cơng ty Mặt khác, nhu cầu vật tư, phụ tùng thường đòi hỏi việc đáp ứng phải nhanh để giảm thời gian dừng máy gây lãng phí cho khách hàng Yếu tố thời gian quan trọng sức cạnh tranh Cơng ty Vì vậy, hiểu nhu cầu khách hàng chuẩn bị trước để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu giúp cho Cơng ty loại bỏ lãng phí tồn kho tăng giá trị hàng hoá khách hàng Quan hệ thân thiết với nhà cung cấp Nếu Công ty xây dựng mối quan hệ thân thiết với nhà cung cấp, xác lập danh sách nhà cung cấp có quan hệ hợp tác tốt, tin cậy cao Cơng ty có thêm nhiều lợi để giảm lãng phí tăng giá trị cho khách hàng Quan hệ thân thiết với nhà cung cấp giúp giảm thao tác giao dịch thông thường, đơn giản hố thao tác thời gian giao dịch Ví dụ: Cơng ty thơng báo trước nhu cầu hàng hố cho nhà cung cấp để họ tiến hành sản xuất sớm hơn, rút ngắn thời gian giao hàng hay chí chuẩn bị sẵn hàng hố kho họ Nhờ đó, chi phí tồn kho khơng thuộc Cơng ty mà có nhà cung cấp Đồng thời, khách hàng yêu cầu, Cơng ty giao hàng cho khách hàng đối thủ cạnh tranh cần thời gian để chuẩn bị hàng hố Kiện tồn hệ thống quản lý nâng cao lực Page Hệ thống quản lý quy trình làm việc cần cải thiện cho phù hợp với nhu cầu khách hàng yêu cầu nâng cao lực cạnh tranh Cơng ty tiến hành biện pháp sau: a) Đổi phương thức quản lý Tinh giản máy quản trị cách cắt giảm vị trí quản lý trung gian Công việc quản trị cần thực thơng qua hệ thống quy trình cơng việc, hướng dẫn công việc hồ sơ ghi lại hoạt động theo chuẩn ISO 9001 Mệnh lệnh, báo cáo trao đổi thông tin cần truyền phương tiện kỹ thuật cao thư điện tử, website Cơng ty Các loại hình truyền tin văn bản, thư tín cần tối giản Hệ thống thơng tin đại cho phép vị trí cơng việc tiếp cận, hiểu rõ phản hồi nhanh thông tin liên quan đến công việc Hệ thống rõ ràng giúp giảm lãng phí thao tác, lại thời gian chờ đợi b) Nâng cao lực Trước hết phải nâng cao lực người Doanh nghiệp có tính cạnh tranh cao đòi hỏi tham gia cá nhân có tố chất lực phù hợp Bên cạnh việc sàng lọc nhân sự, tuyển dụng bổ sung Cơng ty cần thiết lập quy trình đào tạo theo dõi, đánh giá lực nhân viên Kết đánh giá khách quan, xác sở quan trọng cho sách tiền lương cơng bằng, hợp lý Đó biện pháp giúp tránh lãng phí tiền lương chi phí cơng tác nhân viên Tiếp đến nâng cao lực hoạt động hệ thống Trang bị phương tiện cần thiết cho máy làm việc quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động hệ thống Cần tối đa hố thao tác cơng việc nhờ vào trợ giúp máy tính mạng thơng tin Chúng giúp giảm lãng phí thao tác, lưu trữ quản lý liệu thời gian chờ đợi Đó điều kiện cần thiết để Công ty tiến tới ứng dụng thương mại điện tử c) Môi trường làm việc Page Môi trường làm việc cần thay đổi nâng cao chất lượng Đó khơng mơi trường lý hố, mà mơi trường văn hố mang đậm sắc động doanh nghiệp văn minh nhân văn Trong mơi trường đó, người ln hồ đồng, có ý chí học hỏi vươn lên sáng tạo Hiệu công việc chắn nâng cao với mơi trường làm việc KẾT LUẬN Trong giới kinh doanh với xu hướng tất yếu tồn cầu hố, chủ trương nâng cao lực hoạt động theo kịp với tiến khoa học công nghệ cần thiết Cùng với kiến thức tiếp thu từ môn học Quản trị hành vi tổ chức, Phát triển khả lãnh đạo v.v kiến thức bổ ích mơn học Quản trị hoạt động giúp cho học viên hiểu biết áp dụng vào hoạt động thông thường doanh nghiệp Ứng dụng kiến thức vào hoạt động quản trị doanh nghiệp, tơi tin tưởng Cơng ty nhanh chóng nâng cao tầm vóc lực, hiệu hoạt động mình, đứng vững ngày phát triển TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tham khảo môn học Quản trị hoạt động – Chương trình Đào tạo Thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế - MBA: tháng 9/2009; Trung tâm ETC – Đại học quốc gia Việt Nam; Cuốn “Quản trị sản xuất dịch vụ”: Tác giả: GS TS Đồng Thị Thanh Phương; Tái lần thứ 7; Nhà xuất Lao động – Xã hội Cuốn “Tổ chức sản xuất quản trị doanh nghiệp” của nhóm tác giả: Harold T Amrin, John A Ritchey, Colin L Moodie Joseph F Kmec – Nhà xuất Thống Kê Cuốn ‘Chiến lược kế hoạch của giám đốc mới” – Tác giả: Th.S Nguyễn Văn Dung – Nhà xuất Giao Thông Vận Tải – 2009 www.business.gov.vn www.saga.com www.managementhelp.org/quality/tqm/tqm.htm Page www.questia.com Page ... tra với với nhà nhà cung cung cấp cấp Khách hàng kiểm tra Ký hợp đồng bán hàng Ký hợp đồng mua hàng Nhận hàng từ nhà cung cấp Kiểm tra Thanh toán Giao hàng cho khách hàng Khách hàng kiểm tra Trả.. .Quy trình cung cấp hàng hố diễn tả sơ đồ dòng chảy trang sau Nhận thơng tin đặt hàng Kiểm tra Phản hồi Không phù hợp Kiểm Kiểm tra tra hàng hàng tồn tồn kho kho Báo giá,... kiểm tra hàng hoá thực hai lần: lần Công ty thực nhận hàng từ nhà cung cấp lần khách hàng tiến hành nhận từ Công ty Do đó, quy trình gây lãng phí thời gian chi phí cho việc kiểm tra hàng hố Giải