THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠIỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 A. PHẦN MỞ ĐẦU 3 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN 5 1. Lịch sử hình thành 5 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 5 2.1. Chức năng 5 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 5 2.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 6 2.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 6 2.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 7 2.2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 7 2.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 7 2.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 8 2.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 8 2.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 9 2.2.10.Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 9 2.2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 10 2.3. Cơ cấu tổ chức 10 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 12 3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phỏng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 12 3.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 12 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN 13 2.1. Hoạt động quản lý 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1. Các loại văn bản cơ quan, tổ chức ban hành 14 2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 14 2.1.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 14 2.1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.2. Quản lí văn bản đi 17 2.2.1.Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn bản 17 2.2.2. Đăng kí văn bản 17 2.2.3. Nhân bản,đóng dấu cơ quan; dầu mật, khẩn 17 2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 17 2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến 18 2.3.2.Đăng ký văn bản đến 18 2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 18 2.3.4. Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến 19 2.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 19 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 19 2.5.1. Các loại dấu của cơ quan 19 2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 20 2.5.3. Bảo quản con dấu 20 Chương III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 21 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 21 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn. 22 3.3. Một số khuyến nghị 23 C. KẾT LUẬN 25 D.PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN Lịch sử hình thành Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn .5 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: .5 2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an tồn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.2.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.2.10.Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.2.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 10 2.3 Cơ cấu tổ chức 10 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn .12 3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn .12 3.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 12 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN 13 2.1 Hoạt động quản lý 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Các loại văn quan, tổ chức ban hành .14 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn 14 2.1.3 Thể thức kĩ thuật trình bày văn 14 2.1.4 Quy trình soạn thảo ban hành văn 15 2.2 Quản lí văn 17 2.2.1.Kiểm tra thể thức kĩ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn .17 2.2.2 Đăng kí văn 17 2.2.3 Nhân bản,đóng dấu quan; dầu mật, khẩn .17 2.2.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 17 2.3 Quản lý giải văn đến .18 2.3.1 Tiếp nhận văn đến 18 2.3.2.Đăng ký văn đến 18 2.3.2 Trình, chuyển giao văn đến 18 2.3.4 Giải theo dõi việc giải văn đến 19 2.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 19 2.5 Quản lý sử dụng dấu 19 2.5.1 Các loại dấu quan 19 2.5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 20 2.5.3 Bảo quản dấu 20 Chương III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ .21 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 22 3.3 Một số khuyến nghị 23 C KẾT LUẬN 25 D.PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN Kết thúc đợt thực tập 02 tháng qua chúng em thực hành nghiệp vụ (tiếp nhận văn đến, số hóa tài liệu số nghiệp vụ khác Từ kiến thức học vời việc áp dụng vào thực tiễn giúp em tiếp thu, học hỏi nhiều điều bổ ích chun mơn Được đồng ý Trường Đại học Nôi Vụ tiếp nhận Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, em thực kiến tập chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Tuy thời gian thực tập không dài thực có ý nghĩa thân em, giúp em trưởng thành nhiều.Đó hội cho em bạn tiếp cận thực tế, làm quen với chuyên mơn cụ thể hóa phần lý thuyết học Có thể nói đợt kiến tập giúp em hiểu sâu chuyên ngành Văn thư – Lưu trữu Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lí hành Nhà nước quan từ em ý thức trách nhiệm cán Văn thư – Lưu trữ trẻ em lớn.Đặc biệt Nhà nước có sách quản lí Hành “ cửa” công tác Lưu trữ quan nhiều bất cập, cần khắc phục nhừm đưa cơng tác phát triển lên với tầm quan trọng Đợt thực tập diễn thuận lợi thực hành khâu nghiệp vụ giúp cho em hoàn thành tốt báo cáo thực tập cách thuận lợi Bên cạnh em có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành cơng cơng tác sau Để hồn thành báo cáo, em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên ngành thầy, cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho em có mơi trường làm việc tốt, hồn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho dợt kiến tập Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán Văn phòng ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn tạo điều kiện giúp đỡ em trình kiến tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình, sâu sắc quan em gặt hái nhiều thành hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình kiến tập quan chắn em khơng khỏi bỡ ngỡ mong nhận góp y kiến quý quan Báo cáo kiến tập thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình chị Nguyễn Thị Quyên cán Văn thư – Lưu trữ Song kiến thức hạn chế nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót mong nhận gốp ý chân thành thầy, cô Hà nội, ngày 17 tháng 03 năm 2017 A PHẦN MỞ ĐẦU Ngày nay, văn phương tiện cư quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị- xã hội, tổ chức kinh tế, dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng soạn thảo văn bản, duyệt, kí văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng kí, lập hồ sơ công việc gọi công tác văn thư Công tác Văn thư ngành hay lĩnh vực hoạt động riêng biệt Nhà nước hay tổ chức, trị-xã hội,mà công việc cụ thể,đan xen liên quan đến văn gắn liền với hoạt động quản lý quan, tổ chức Văn hình thành quan tổ chức sau giải quyết, văn chứa đựng thơng tin chủ trương sách, luật pháp Đảng, Nhà nước kế hoạch cơng tác, tình hình hoạt động quan cần giữ lại để tiếp tục sử dụng cung cấp thông tin phục vụ cho mục đích thực tiễn cho nghiên cứu lịch sử Đây gọi công tác Lưu trữ Công tác Văn thư – Lưu trữ vừa mang tính nghiệp vụ kĩ thuật, cơng tác có tính trị cao cần Đảng, Nhà nước, lãnh đạo quan, tổ chức coi trọng mức Ngày nay, với phát triển khoa học cơng nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng cơng tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực quản lí Hành chính, Đảng Nhà nước ln quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lí Nhà nước quan Thực phương châm “ Học đôi với hành, lí thuyết dơi với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lí thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Được quan tâm Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, em tiếp nhận thực tập Văn phòng HĐNĐ&UBND huyện Sóc Sơn từ ngày 10/01 đến ngày 10/3/2017 Trong thời gian này, em cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm rèn luyện kĩ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lí thuyết học hướng dẫn tận tình cán nơi Mới ngày đầu thực tập bỡ ngỡ với công tác quản lý văn máy tính dẫn tận tình cán Lưu trữ mà em dần nắm bắt công việc tiếp cận gần với phần mềm Là cán Lưu trữ tương lai, em nhận thức tầm quan trọng không công tác Văn thư mà công tác Lưu trữ vơ quan Nó phần phản ánh hình thành phát triển cơ, tổ chức Qua đợt thực tập em ý thức sâu sắc trách nhiệm cán Văn thư –Lưu trữ tương lai quan trọng Sau thời gian thực tập ngắn dài qua em học hỏi nhiều điều từ cán nơi tạo điều kiện cho em thực hành thực tế thông qua lý thuyết học Ngày ngày làm quen với nghiệp vụ từ công tác Văn thư (tiếp nhận văn đến, lập hồ sơ) đến công tác Lưu trữ (nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan) giúp em hiểu rõ công tác Văn thư –Lưu trữ quan Nhà nước cấp huyện Qua đây, em trưởng thành tiếp cận trực tiếp chuyên ngành mình, học hỏi, tiếp thu thành tựu mà quan đạt công tác suốt thời gian qua Thời gian thực tập 02 tháng kết thúc, qua đợt thực tập em học hỏi nhiều điều từ cán nơi rút học kinh nghiệm cho say để trở thành cán Lưu trữ tương lai phải có trách nhiệm yêu nghề nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn nói chung, cán Lưu trữ nói riêng giúp em hồn thành tốt thời gian thực tập Xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 10 tháng năm 2017 B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN Lịch sử hình thành Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 2.1 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn 2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật 2.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh 2.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh 2.2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn 2.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, lưu trữ -Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Ủy ban thườn vụ Quốc hội số 34/2001/PL- UBTVQH10 ngày 04 tháng năm 2001 Lưu trữ quốc gia Một số văn quy định Văn thư – Lưu trữ quan ban hành (phụ lục ) 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Các loại văn quan, tổ chức ban hành - Quyết định - Quy định, Quy chế (ban hành kèm theo định) - Kế hoạch - Tờ trình - Báo cáo - Thơng báo - Biên - Chương trình, kế hoạch - Công văn - Giấy đề nghị - Báo cáo đơn vị thuộc Ủy nhân dân huyện Sóc Sơn - Công văn đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn - Thẩm quyền ban hành văn Chủ tịch huyện,2 Phó Chủ tịch huyện trưởng đơn vị người có thẩm quyền cho phép Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn có thẩm quyền ban hành văn như: Quyết định, thông báo, báo cáo, cơng văn, tờ trình…các văn ban hành ln đầy đủ mặt thể thức có hiệu lực pháp lý 2.1.3 Thể thức kĩ thuật trình bày văn Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Dòng “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” viết chữ in hoa, cỡ chữ 14, phông chữ Time New Roman, viết in đậm Phía 14 dòng chữ Độc lập – Tự – Hạnh phúc viết chữ thường, cỡ chữ 13, phông chức Time New Roman có gạch chân, từ ngăn cách dấu “ – “ Địa danh, ngày tháng năm ghi Quốc hiệu bẵng chữ in nghiêng,cỡ chữ 14, phơng chữ Time New Roman Từ đầu dòng đến cuối dòng viết phía bên phải Tên quan chủ quản Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội viết in hoa, cỡ chữ 14 phí tên Trường Cao đẳng Công nghệ cao Hà Nội, viết in hoa đậm, cỡ chữ 14 có gạch chân Dưới số kí hiệu văn bản, viết chữ thường, cỡ chữ 14, từ dòng đầu đến dòng cuối trình bày phía góc bên phải Ở văn tên loại văn trích yếu nội dung,tên loại viết in hoa đậm, cỡ chữ 14 trích yếu nội dung viết chữ thường in đậm gạch chân Dòng người có thẩm quyền ban hành Hiệu trưởng Trường, viết hoa, in đậm, cỡ chữ 14 Tiếp theo viết in nghiêng, cỡ chữ 14 Sau tên loại văn ( định ) xuống nội dung Chức danh, chữ kí, dấu quan đóng lên 1/3 chữ kí họ tên người kí viết in hoa đậm, cỡ chữ 14 Dấu mực đỏ Được trình bày phái góc bên phải Nơi nhận quan, tổ chức nhận văn viết chữ in nghiêng đậm,cỡ chữ 14 Còn tên nơi nhận viết chữ thường 2.1.4 Quy trình soạn thảo ban hành văn 15 Soạn thảo VB Văn phòng kiểm tra xác nhận Đăng ký, nhân bản, đóng dấu lưu Gửi VB Theo dõi VB gửi Lưu hồ sơ Các phòng, ban, đơn vị phân công người phụ trách soạn thảo văn riêng Văn phòng phân cơng cho đồng chí Trần Thị Thu Trang soạn thảo văn phòng ban hành Phòng trang bị máy photocopy, máy in 16 2.2 Quản lí văn 2.2.1.Kiểm tra thể thức kĩ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn - Sau văn soạn thảo chuyển cho Chánh Văn Phòng( Phó Chánh văn phòng) kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Nếu thể thức kỹ thuật Chánh Văn phòng kí nháy vào câu cuối văn phía bên phải Có số loại văn bàn chữ kí nháy kí dòng “ Người có thẩm quyền” Sau chuyển cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện người có thẩm quyền giao phụ trách kí đưa xuống Văn thư để đóng dấu Cuối chuyển giao văn bàn quan khác; phòng, ban, đơn vị ủy ban - Số văn ghi chữ số Ả- rập, ngày 01 đầu năm kết thức vào ngày 31 tháng 12 hàng năm - Ngày có số từ đến tháng 1,2 phải thêm số o đằng trước tránh sửa chữa Văn thư ghi số ngày tháng ban hành văn 2.2.2 Đăng kí văn Văn sau có chữ ký dấu quan cán Văn thư phải đăng ký vào sổ “ Sổ đăng ký văn đi” sở liệu văn bàn máy tính ghi đầy đủ thơng tin, xác, rõ ràng Hằng năm quan ban hành 12.000 văn số lượng nhiều, văn đăng kí: + Bằng sổ ( truyền thống) + Bằng phần mềm máy tính 2.2.3 Nhân bản,đóng dấu quan; dầu mật, khẩn - Nhân theo số lượng cần phát hành - Dấu chùm lên 1/3 chữ ký, ngắn, rõ ràng dùng mực đỏ - Dấu phần phụ lục đóng trang văn bàn 2.2.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Sau văn có đầy đủ thủ tục pháp lý chuyển giao đến nơi nhận 17 - Trường hợp văn gửi đến quan, tổ chức khác cần phải cho vào phong bì Còn gửi văn cán văn thư gửi trực tiếp cho phòng, ban, đơn vị ủy ban - Theo dõi việc giải văn đến nơi, người chưa? Để kịp thời phát sai sót xảy - Việc lưu văn thực sau: - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Lưu trữ lưu đơn vị soạn thảo văn - Bản gốc văn bàn lưu Lưu trữ quan, bàn lưu phòng ban, đơn vị - Lưu trữ mềm máy tính phải scan văn 2.3 Quản lý giải văn đến 2.3.1 Tiếp nhận văn đến Văn đến quan để vào hòm riêng người ( Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn Phòng trưởng phòng khác) Văn thư có trách nhiệm lấy văn gửi đến quan bóc bì để giải cơng việc, gửi cho cá nhân phải gửi trực tiếp cho họ mà khơng bóc bì Văn đến quan sau tiếp nhận đòng dấu đến, ghi số đến ngày đến Dấu đến đóng số kí hiệu 2.3.2.Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính 2.3.2 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến, Văn thư trực tiếp tiếp nhận, đóng dấu đến đăng kí vào sổ nhân viên văn thư tập hợp lại sau trình cho Trưởng phòng Tổ chức – Hành cho ý kiến phân phối Trưởng phòng Tổ chức - Hành ghi ý kiến phân phối gửi Hiệu trưởng, Văn thư tiến hành đăng kí thơng tin vào cột “ Nơi nhận” “ Người nhận” trực tiếp chuyển văn đến phòng ban theo ý kiến cho Khi chuyển giao văn đến nhân viên văn thư phải xin chữ kí vào cột 18 kí nhận để đảm bảo tính nguyên tắc quản lí chặt chẽ 2.3.4 Giải theo dõi việc giải văn đến Các văn đến tổ chức giảu nhanh chóng, kịp thời, chuyển đến phận có thẩm quyền việc chuyển phải đảm bảo địa chỉ,… 2.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn theo phương án thời gian- tên loại Đầu tiên họ chia văn bản, tài liệu thành năm năm lại chia tiếp đền loại văn bản( định, cơng văn, báo cáo, tờ trình, thơng báo, kế hoạch)  Lập hồ sơ: Sắp xếp văn theo số kí hiệu từ số nhỏ đến số lớn sau tiến hành đánh số tờ cho trang văn bản.Đối với tập văn bản, tài liệu có số lượng lớn dày q cm chúng chia làm nhiều đơn vị bảo quản trước viết bìa hồ sơ nhân viên phải kiểm tra mức độ đầy đủ văn hồ sơ Tiếp theo viết mục lục văn ghi chứng từ kết thúc Cuối viết hồ sơ, ghi đầy đủ thơng tin có bìa tránh tẩy xóa Trên bìa phần tiêu đề hồ sơ phải ghi tập(1,2,…) loại văn 01 đến hết, đơn vị bảo quản đánh liên tiếp loại văn với  Nộp lưu hồ sơ: Sau lập thành hồ sơ (đơn vị bảo quản) nhân viên lưu trữ cho hồ sơ vào cặp ba dây,vào hộp cuối xếp lên giá Mỗi giá có hàng hàng xếp tối đa 08 hộp Đối với phần mềm quản lý máy tính :nhập văn bản, scan, đính File scan hồ sơ sau đưa vào hồ sơ lưu trữ máy 2.5 Quản lý sử dụng dấu 2.5.1 Các loại dấu quan - Dấu quan: Được đóng vào 1/3 chữ kí phía bên trái chữ ký - Dấu chức danh: đóng kí gồm học hàm, học vị họ tên - Dấu phục vụ công tác văn thư như: dấu đến, dấu mật, dấu khẩn,… 19 Dấu giao cho cán văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng dấu nên dấu bảo quản tốt, lau chùi việc đóng dấu quy định, đóng dấu rỏ ràng, chiều 2.5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; - Khơng đóng dấu khống 2.5.3 Bảo quản dấu Con dấu bảo quản tủ có khóa Chúng thường xuyên lau chùi 20 Chương III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Được hướng dẫn cán Văn thư cán Lưu trữ quan, em tiếp cận với loại hình tài liệu mà quan ban hành gồm loại Họ dẫn cơng việc hàng ngày để em hiểu rõ cơng việc Trong đợt thực tập em tiếp nhận cơng việc như: tiếp nhận văn đến, đóng dấu đến, thu thập văn tài liệu lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Văn đến gửi đến quan để vào hòm cạnh cầu thang gần phòng văn thư, cơng việc ngày cán Văn thư lấy văn để giải cơng việc gửi cho đơn vị, cá nhân có liên quan Nếu văn gửi đến quan bóc bì văn gửi cá nhân, đơn vị phải chuyển Văn đến phải đóng dấu đến ghi đầy đủ thông tin ngày tháng năm đến Sau đăng kí văn vào sổ đến đề thuận tiện cho việc quản lý thống kê xác, rõ ràng Văn thu thập từ phòng, ban, đơn vị theo nhóm tên loại văn phơng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn xếp theo phương án “ thời gian- tên loại” văn nộp vào lưu trữ phải văn có giá trị bảo quản vĩnh viễn ( khơng có chế độ bảo quản có thời hạn) Ngồi q trình thực tập em tiếp cận với quy trình lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan phần mềm quản lý văn Các bước nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ phần mềm gồm: + Scan văn hồ sơ + Nhập văn hồ sơ lên máy tính + Cùng với việc nhập đính văn scan cần tìm văn khơng cần phải vào kho lấy tài liệu Từ ta chép tài liệu mà khơng tốn thời gian tìm kiếm tránh tiếp xúc nhiều với tài liệu gốc Cuối hồ sơ chuyển vào lưu trữ máy tính 21 Nhờ giúp đỡ tận tình cán nhân viên thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn mà em có hội tiếp xúc gần với nghiệp vụ Nhờ phần thực tập mà em hiểu cơng việc tương lai 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn - Cán cần chun mơn hóa, cán kiêm nhiệm khơng có trình độ chun mơn Vì vậy, cần phải mở lớp tập huấn ngắn hạn để bồi dưỡng kiến thức ý thức trách nhiệm - Theo Luật Lưu trữ năm 2011 có qui định thời hạn năm kể từ công việc kết thúc hồ sơ nộp vào Lưu trữ quan Nhưng thực tế, công việc kết thúc thời gian ngắn, cán Lưu trữ đưa tài liệu vào kho lưu trữ Những cần tài liệu đối chứng cán phải vào kho tìm kiếm lấy , họ phải lật lại hồ sơ để tìm cho văn Làm cho hồ sơ khơng hồn chỉnh, thiếu văn Thay lấy gốc ta nên lấy scan máy tính trường hợp đặc biệt lấy gốc - Văn tài liệu hàng năm qua nhiều, tất văn đưa vào kho lưu trữ khiến cho kho lưu trữ không đủ xây thêm phòng Cần có cơng tác xác định giá trị tài liệu để loại bỏ tài liệu giá trị tránh lãnh phí diện tích kho, tiết kiệm kinh phí cho việc mua cặp, hộp - Cần lập danh mục tài liệu lưu trữ - Phổ biến phần mềm cho nhân viên quan để cần tìm văn bàn để đối chiếu hay chép sử dụng văn web tránh tiếp xúc nhiều với gốc - Cần phải tổ chức khai thác sử dụng tài liệu không với nhân viên mà phải mở rộng nhân dân phục vụ nhu cầu họ việc tiếp cận thơn tin - Cần phải có quy hoạch cán để kế thừa công tác văn thư cần thiết, giúp cho việc quản lý thống Cán văn thư, lưu trữ phải ổn định sử dụng lâu dài nhằm tạo thống việc quản lý nâng cao suất, hiệu hoạt động quan 22 - Cần phải tổ chức lớp tập huấn công tác văn thư thường xuyên cán văn thư có nghiệp vụ văn thư (chất lượng văn bàn soạn thảo sử dụng quan thấp) - Cần phải có chế độ sách phù hợp người làm công tác văn thư – lưu trữ, nhằm mục đích tạo nguồn thu nhập ổn định yên tâm gắn bó lâu dài với cơng việc - Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy tính nhiệt tình cán văn thư làm tốt cơng tác đồng thời phải có chế độ kỷ luật hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm, gây ảnh hưởng không nhỏ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị - Đối với quan, tổ chức: + Cần có quan tâm lãnh đạo quan Hồn thiện mơ hình quản lý công tác văn thư, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành văn phòng; đặc biệt xây dựng hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư quan + Quán triệt cán thực việc giao nộp tài liệu theo quy định Nhà nước nộp lưu hồ sơ + Cung cấp đầy đủ trang thiết bị: máy móc, văn phòng phẩm,… Phục vụ cơng việc nhanh chóng, hiệu + Củng cố kiện toàn cán hệ thống quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ + Nâng cao trình độ chun mơn việc tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng + Có ý thức trách nhiệm thực theo quy định pháp luật + Nơi bảo quản tài liệu Lưu trữ chưa thực bảo quản tốt ( bị chuột cắn phá hồ sơ, tài liệu, không gian chật hẹp, thiếu ánh sáng, chưa có đầy đủ trang thiết bị bảo quản thiếu điều hòa – thời tiết nồm tài liệu bị ẩm mốc, trời nóng khơ giòn) Cho nên cần có biện pháp trang thiết bị cần thiết 23 cho việc bảo quản tài liệu lâu dài - Đối với môn Văn thư- Lưu trữ, khoa, trường +Bộ môn Văn thư – Lưu trữ: Đổi phương pháp giảng dạy ( vừa học lý thuyết vừa thực hành để sinh viên tiếp xúc dần với công việc), lồng ghép nhiều kiến thức thực tế + Đối với khoa: Tổ chức buổi tham quan thực tế + Đối với trường: Thu hút sinh viên việc tổ chức đề tài nghiên cứu khoa về chuyên ngành; thực nhiều dự thảo,tọa đàm nhằm nâng cao nhận thức, học hỏi kinh nghiệm từ nhà Lưu trữ ,những người thành công lĩnh vực 24 C KẾT LUẬN Trong thời gian tháng em làm số khâu nghiệp vụ quan: Tiếp nhận văn đến quan: tất văn đến gửi đến phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận đăng kí đóng dấu đến chuyển cho đơn vị, phòng, ban có liên quan; văn khác gửi đến lãnh đạo quan, phòng, ban đặt vào hòm người đặt cầu thang gần phòng Văn thư Em thực công việc đăng kí văn đến vào sổ đắng kí văn đến đóng dấu đến; dấu đến đóng phần “ số kí hiệu văn bản” phần “trích yếu nội dung” Thu thập văn bản: từ phòng, ban, đơn vị văn có giá trị Lập hồ sơ: sau thực công việc thu thập theo tên loại tiếp đến công việc chia thành hồ sơ có độ dày không cm Trong hồ sơ ta lại thực thao tác: đánh số tờ, kiểm tra khuyết thiếu (do phòng, ban, đơn vị cần sử dụng để đối chiếu, giải cơng việc chưa giao nộp) văn Tron hồ sơ kèm theo mục lục văn ghi đầy đủ văn có hồ sơ gồm: STT, tên loại trích yếu nội dung, ghi chú.Cuối viết bìa hồ sơ chứng từ kết thúc, ghi đầy đủ thơng tin bìa: tên loại văn bản, từ số… đến số…, tháng, năm,khuyết đơn vị bảo quản, thời hạn bảo quản Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ: hồ sơ lập cho vào cặp ba dây buộc chặt đầu cho vào hộp Mỗi hộp thường đựng hai hồ sơ có trường hợp đựng ba hồ sơ Bên hộp gián nhãn gián ghi: tên loại, năm, tháng, từ số… đến số…, đơn vị bảo quản uối xếp hộp lên giá,hàng 25 D.PHỤ LỤC PHỤ LỤC I MẪU SỐ ĐĂNG KÍ CƠNG VĂN ĐI PHỤ LỤC II SỔ ĐĂNG KÍ CƠNG VĂN ĐẾN PHỤ LỤC III KHO LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN ... phòng Chánh Văn phòng, Phó Chánh, cán Lưu trữ , cán Văn thư chuyên viên 12 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN 2.1 Hoạt động quản lý - Nghị định... hoạch - Công văn - Giấy đề nghị - Báo cáo đơn vị thuộc Ủy nhân dân huyện Sóc Sơn - Công văn đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn - Thẩm quyền ban hành văn Chủ... với nghiệp vụ từ công tác Văn thư (tiếp nhận văn đến, lập hồ sơ) đến công tác Lưu trữ (nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan) giúp em hiểu rõ công tác Văn thư Lưu trữ quan Nhà nước cấp huyện Qua đây,