Đề xuất nâng cao năng xuất, chất lượng của công tác văn thư tại Phường Tân Thịnh

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠNLỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮTLỜI NÓI ĐẦU11.Lý do chọn đề tài12.Mục đích nghiên cứu đề tài :23.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu:24.Phương pháp nghiên cứu :25.Cấu trúc của đề tài3CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN THỊNH41.1 Lịch sử hình thành UBND phường Tân Thịnh.41.2 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Thịnh41.3 Chức năng, nhiệm vụ của UNND phường Tân Thịnh41.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn51.4 Vai trò của công tác văn thư đối với UBND phường Tân Thịnh7CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH92.1 Hoạt động quản lý92.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tac văn thư92.1.2 Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác văn thư.102.2 Hoạt động nghiệp vụ102.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản102.2.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản112.2.2.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi112.2.2.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến.112.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.122.2.4 Bảo quản và sử dụng con dấu12CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH143.1. Nhận xét, đánh giá.143.1.1 Ưu điểm143.1.2. Nhược điểm143.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư của UBND phường Tân Thịnh.153.2.1 Về con người153.2.2 Về nghiệp vụ173.2.3 Về Trang thiết bị18KẾT LUẬN19TÀI LIỆU THAM KHẢO21

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài môn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác Văn thư – Lưu trữ ngoài sự nỗ lực hết mình của bản thân ,tôi

còn nhận được sự động viên hỗ trợ của rất nhiều người

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn, sự kính trọng đến cô Ths Trần Việt Hà và cô Th.s Ngô Thị Kiều Oanh Khoa Văn Thư –Lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ Hà

Nội người đã trực tiếp hướng dẫn chỉ bảo cho đề tài của tôi Tôi xin gửi lời tri ân

về tất cả sự nhiệt tình, tận tâm của cô trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tàinghiên cứu khoa học này

Dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học, songkhông tránh khỏi những thiếu sót Tôi kính mong nhận được sự đóng góp chỉdẫn, ý kiến của các thầy cô giáo để đề tài khoa học của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin trân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2017

Người thực hiện

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan bài nghiên cứu này là do bản thân tự thực hiện vàkhông sao chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩmriêng của mình Các thông tin trong bài có nguồn gốc và trích dẫn rõ ràng Tôixin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực của bài nghiên cứu đã làm

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Mục đích nghiên cứu đề tài : 2

3.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: 2

4.Phương pháp nghiên cứu : 2

5.Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN THỊNH 4

1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Tân Thịnh 4

1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Thịnh 4

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của UNND phường Tân Thịnh 4

1.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.4 Vai trò của công tác văn thư đối với UBND phường Tân Thịnh 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH 9

2.1 Hoạt động quản lý 9

2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tac văn thư 9

2.1.2 Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác văn thư 10

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 10

2.2.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 11

2.2.2.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 11

2.2.2.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 11

2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 12

2.2.4 Bảo quản và sử dụng con dấu 12

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CỦA

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH 14

3.1 Nhận xét, đánh giá 14

3.1.1 Ưu điểm 14

3.1.2 Nhược điểm 14

3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư của UBND phường Tân Thịnh 15

3.2.1 Về con người 15

3.2.2 Về nghiệp vụ 17

3.2.3 Về Trang thiết bị 18

KẾT LUẬN 19

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc đổi mới toàn diện của đất nước, cùng với sự phát triểnngày càng mạnh mẽ của các ngành kinh tế và sự phát triển nhanh chóng củaKhoa học - Công nghệ thì công cuộc cải cách hành chính hơn bao giờ hết đã vàđang trở thành nhu cầu cấp bách và tất yếu của nước ta nói riêng và nhiều nướctrên thế giới nói chung.Trong đó không thể kể đến vai trò to lớn của công tácVăn thư – Lưu trữ

Công tác Văn thư- Lưu trữ là công tác có vị trí, ý nghĩa hết sức quantrọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hànhchính Nhà nước Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn đượcquan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông quacác văn bản-tài liệu Làm tốt công tác Văn thư- Lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấpthông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi

cơ quan

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, trong lĩnh vực quản

lý hành chính thì công tác văn thư tại UBND phường Tân Thịnh đã và đangđược Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, có những chủ chương chính sáchngày càng hiện đại cho công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu củanhân dân Tuy nhiên bên cạnh đó công tác văn thư của cơ quan, tổ chức cònnhiều bất cập chưa theo kịp của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước

Xuất phát từ những lý do trên và trong phạm vi hiểu biết của bản thân,cũng như từ thực tiễn của đơn vị tôi nhận thấy công tác văn thư của cơ quan cònnhiều bất cập Do vậy bằng những kiến thức đã được học từ nhà trường tôi đã

chọn đề tài:“ Đề xuất nâng cao năng xuất, chất lượng của công tác văn thư tại Phường Tân Thịnh” nhằm đưa ra các giải pháp thiết thực để công tác văn

thư của UBND phường Tân Thịnh ngày càng tốt hơn

2.Mục đích nghiên cứu đề tài :

+ Tìm hiểu chung về công tác Văn thư của UBND phường Tân Thịnh+ Phân tích đánh giá thực trạng của công tác Văn thư tại phường TânThịnh để thấy được điểm mạnh điểm yếu trên cơ sở đó đề xuất một số kiến nghị

để nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư của phường Tân Thịnh

Là một cán bộ Văn thư- Lưu trữ trong tương lai, qua bài tiểu luận này đãtrang bị cho tôi một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng vềcông tác Văn thư đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cậptrong công tác này ở cơ quan Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệcán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn, từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗhổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ

3.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu:

Là cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ, thực tiễn hoạt động văn thưtại phường Tân Thịnh cụ thể là:

+ Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của phường Tân Thịnh+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của phường Tân Thịnh + Phân tích đánh giá kết quả hoạt động của công tác văn thư Từ đó chỉ rađiểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó

+ Đưa ra các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả,chất lượng của công tác văn thư tại phường Tân Thịnh

4.Phương pháp nghiên cứu :

Áp dụng các văn bản pháp luật của Nhà nước và thực tiễn của đơn vị, tôi

đã vận dụng các phương pháp :

Phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp thống kê, so sánh,phương pháp điều tra, phương pháp quy nạp, phương pháp diễn dịch để nghiêncứu hoàn thành tiểu luận của mình

5.Cấu trúc của đề tài

Bài tiểu luận sau đây gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: Giới thiệu khái quát về UBND Phường Tân Thịnh CHƯƠNG 2: Thưc trạng công tác văn thư tại UBND Phường Tân Thịnh

CHƯƠNG 3: Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác Văn thư của UBND Phường Tân Thịnh

CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG

TÂN THỊNH 1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Tân Thịnh.

Phường Tân Thịnh – Thành phố Hòa Bình – Hòa Bình được thành lậpngày 01/10/1981, là đơn vị hành chính thành lập trong quá trình xây dựng côngtrình Thủy điện Hòa Bình, là phường trung tâm bờ trái sông Đà – Thành phốHòa Bình có diện tích là 395,55 ha, với trên 3.400 hộ dân, trên 11.500 nhânkhẩu được chia thành 27 tổ dân phố: có 24 chi bộ với gần 500 đảng viên trựcthuộc Đảng bộ và hơn 1.500 đảng viên đang công tác giữ mối liên hệ nơi cư trútheo Quy định 76 Có 07 dân tộc anh em cùng chung sống gồm: Kinh, Mường,Tày, Nùng, Dao, Hoa, Tà Ôi Số dân tộc thiểu số chiếm khoảng 15% tổng số dântoàn phường

1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Thịnh

Ủy ban nhân dân phường Tân Thịnh có 01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch, 06phòng ban chuyên môn gồm: Văn phòng thống kê – Văn thư, Tư pháp –Hộ tịch;Ban thuế; Ban quân sự; Kế toán; Địa chính- Xây dựng; Văn hóa- Xã hội

Chủ tịch UBND phụ trách chung, 02 Phó chủ tịch được phân công phụtrách các mảng công việc thuộc các phòng ban chuyên môn trong Ủy ban nhândân

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của UNND phường Tân Thịnh

Uỷ ban nhân dân phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, pháthuy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND, đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân vàtinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dânthành viên Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực đượcphân công

Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnhđạo của Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân phường, phối hợp chặt chẽgiữa Uỷ ban nhân dân phường với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thểnhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ

Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịpthời và hiệu quả tốt; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chươngtrình, kế hoạch công tác của Uỷ ban nhân dân phường.

Cán bộ, công chức phường phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đónggóp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạtđộng của Uỷ ban nhân dân phường ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêuxây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân

1.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn

* Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường được quy định tại Luật tổchức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp năm 2003 với các Điềukhoản:

2 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường

3 Xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ

sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật

2 Thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống vàkhắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm

pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương

3 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đườnggiao thông, cầu, cống trong phường theo quy định của pháp luật

Điều 114

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao, UBNDphường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương

2 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương

3 Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

Điều 115

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hànhpháp luật ở địa phương, UBND phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạnsau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng tổ, xóm chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương

2 Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh và phòngchống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địaphương

1.4 Vai trò của công tác văn thư đối với UBND phường Tân Thịnh

Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý, bao gồm toàn bộcông việc về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; lập và lưu các hồ sơ hìnhthành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

Vai trò của công tác văn thư đối với UBND phường Tân Thịnh là rất quantrọng, góp phần đảm bảo cho các hoạt động quản lý, cung cấp các tài liệu, sốliệu đáng tin cậy phục vụ cho giải quyết các công việc của Ủy ban được diễn rasuôn sẻ đi vào hoạt động thống nhất Đồng thời cung cấp những thông tin quákhứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơquan Giúp cho cán bộ văn thư nâng cao nâng suất của công việc và giải quyết

xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu tổ chức, cá nhân

Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu và là nội dung quantrọng chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Ủy ban, có ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng quản lý công việc của Ủy ban Góp phần quan trọngđảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, sốliệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồngthời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục

vụ cho hoạt động quản lý ở Ủy ban

Công tác văn thư giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệusuất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của

tổ chức, cá nhân

Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc mộtcách có hệ thống qua đó cán bộ văn thư có thể kiểm tra đút rút kinh nghiệm gópphần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý chất lượng hiệu quả của công tác vănthư trong Ủy ban Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ lại những căn

cứ, bằng chứng về hoạt động của Ủy ban và góp phần bảo vệ những thông tinquan trọng

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổchức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật những thông

tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.

Có thể nói hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việchành chính hằng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó có nghĩa là gắn liềnvới công tác văn thư Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có thể thamgia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản cũng như lập

hồ sơ về những việc được giao giải quyết

Vì vậy chất lượng công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng

và hiệu quả của cơ quan Đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minhbạch, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giảiquyết công việc Do đó vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động hànhchính tại UBND phường Tân Thịnh là rất quan trọng

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH 2.1 Hoạt động quản lý

Những năm gần đây công tác văn thư của UBND đã được quan tâm, củng

cố Các nghiệp vụ của công tác này từng bước được quy định cụ thể, đặc biệt lànghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của cơ quan

Công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản; trình, chuyểngiao văn bản cho cán bộ công chứ, giúp lãnh đạo phòng đôn đốc việc giải quyếtvăn bản đến, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng, đóngdấu mức độ mật, khẩn; đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõiviệc chuyển phát văn bản đi, quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lývăn bản, lập hồ sơ bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan Những nội dungnày thực hiện tương đối tốt.Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cầnkhắc phục

Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viêntrong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác vănthư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tácvăn thư không phải của riêng những người làm văn thư

Văn thư là một bộ phận của Văn phòng Vì vậy công tác văn thư ở Ủy ban

tổ chức theo hình thức tập trung, có nghĩa là tất cả các văn bản giấy tờ chuyểnđến Ủy ban đều được tập trung ở bộ phận văn thư, sau đó cán bộ văn thư làm thủtục thực hiện các quy trình về chuyên môn nghiệp vụ như: phân loại, bóc bì,đóng dấu đến, đăng ký, trình văn bản, sao văn bản, chuyển giao

2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL

và hướng dẫn việc thực hiện công tac văn thư

UBND phường Tân Thịnh đã tổ chức triển khai thực hiện các văn banQPPL về công tác văn thư như:

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính