MỤC LỤCLỜI CẢM ƠNLỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮTLỜI NÓI ĐẦU11.Lý do chọn đề tài12.Mục đích nghiên cứu đề tài :23.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu:24.Phương pháp nghiên cứu :25.Cấu trúc của đề tài3CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN THỊNH41.1 Lịch sử hình thành UBND phường Tân Thịnh.41.2 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Thịnh41.3 Chức năng, nhiệm vụ của UNND phường Tân Thịnh41.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn51.4 Vai trò của công tác văn thư đối với UBND phường Tân Thịnh7CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH92.1 Hoạt động quản lý92.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tac văn thư92.1.2 Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác văn thư.102.2 Hoạt động nghiệp vụ102.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản102.2.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản112.2.2.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi112.2.2.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến.112.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.122.2.4 Bảo quản và sử dụng con dấu12CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH143.1. Nhận xét, đánh giá.143.1.1 Ưu điểm143.1.2. Nhược điểm143.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư của UBND phường Tân Thịnh.153.2.1 Về con người153.2.2 Về nghiệp vụ173.2.3 Về Trang thiết bị18KẾT LUẬN19TÀI LIỆU THAM KHẢO21
LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài mơn Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học cơng tác Văn thư – Lưu trữ ngồi nỗ lực thân ,tơi nhận động viên hỗ trợ nhiều người Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn, kính trọng đến cô Ths Trần Việt Hà cô Th.s Ngô Thị Kiều Oanh Khoa Văn Thư –Lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội người trực tiếp hướng dẫn bảo cho đề tài Tôi xin gửi lời tri ân tất nhiệt tình, tận tâm suốt q trình tơi thực đề tài nghiên cứu khoa học Dù cố gắng trình thực đề tài nghiên cứu khoa học, song khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi kính mong nhận đóng góp dẫn, ý kiến thầy cô giáo để đề tài khoa học tơi hồn thiện Tơi xin trân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2017 Người thực LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan nghiên cứu thân tự thực không chép công trình nghiên cứu người khác để làm sản phẩm riêng Các thơng tin có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm tính xác thực nghiên cứu làm Sinh viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục đích nghiên cứu đề tài : 3.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: 4.Phương pháp nghiên cứu : 5.Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN THỊNH 1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Tân Thịnh .4 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND phường Tân Thịnh .4 1.3 Chức năng, nhiệm vụ UNND phường Tân Thịnh 1.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.4 Vai trò công tác văn thư UBND phường Tân Thịnh CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực văn QPPL hướng dẫn việc thực công tac văn thư 2.1.2 Tổ chức phận, nhân làm công tác văn thư 10 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .10 2.2.1 Soạn thảo ban hành văn 10 2.2.2 Công tác tổ chức quản lý giải văn 11 2.2.2.1 Quy trình tổ chức quản lý giải văn 11 2.2.2.2 Quy trình tổ chức, quản lý giải văn đến .11 2.2.3 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .12 2.2.4 Bảo quản sử dụng dấu 12 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH 14 3.1 Nhận xét, đánh giá .14 3.1.1 Ưu điểm 14 3.1.2 Nhược điểm .14 3.2 Đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư UBND phường Tân Thịnh 15 3.2.1 Về người 15 3.2.2 Về nghiệp vụ 17 3.2.3 Về Trang thiết bị 18 KẾT LUẬN 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT 01 Chữ viết đầy đủ Ủy ban Nhân dân Chữ viết tắt UBND LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Trong cơng đổi tồn diện đất nước, với phát triển ngày mạnh mẽ ngành kinh tế phát triển nhanh chóng Khoa học - Cơng nghệ cơng cải cách hành hết trở thành nhu cầu cấp bách tất yếu nước ta nói riêng nhiều nước giới nói chung.Trong khơng thể kể đến vai trò to lớn cơng tác Văn thư – Lưu trữ Công tác Văn thư- Lưu trữ công tác có vị trí, ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan, đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản-tài liệu Làm tốt công tác Văn thư- Lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nước có phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng công tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành cơng tác văn thư UBND phường Tân Thịnh Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại cho cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho nhu cầu nhân dân Tuy nhiên bên cạnh cơng tác văn thư quan, tổ chức nhiều bất cập chưa theo kịp trình đổi hành nhà nước Xuất phát từ lý phạm vi hiểu biết thân, từ thực tiễn đơn vị nhận thấy cơng tác văn thư quan nhiều bất cập Do kiến thức học từ nhà trường chọn đề tài:“ Đề xuất nâng cao xuất, chất lượng công tác văn thư Phường Tân Thịnh” nhằm đưa giải pháp thiết thực để công tác văn thư UBND phường Tân Thịnh ngày tốt 2.Mục đích nghiên cứu đề tài : + Tìm hiểu chung công tác Văn thư UBND phường Tân Thịnh + Phân tích đánh giá thực trạng cơng tác Văn thư phường Tân Thịnh để thấy điểm mạnh điểm yếu sở đề xuất số kiến nghị để nâng cao hiệu công tác Văn thư phường Tân Thịnh Là cán Văn thư- Lưu trữ tương lai, qua tiểu luận trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư phát triển đất nước, thấy bất cập cơng tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ lớn, từ khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ 3.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là sở lý luận công tác văn thư lưu trữ, thực tiễn hoạt động văn thư phường Tân Thịnh cụ thể là: + Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển phường Tân Thịnh + Nghiên cứu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ phường Tân Thịnh + Phân tích đánh giá kết hoạt động cơng tác văn thư Từ điểm mạnh, mặt hạn chế nguyên nhân hạn chế + Đưa đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác văn thư phường Tân Thịnh 4.Phương pháp nghiên cứu : Áp dụng văn pháp luật Nhà nước thực tiễn đơn vị, vận dụng phương pháp : Phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp thống kê, so sánh, phương pháp điều tra, phương pháp quy nạp, phương pháp diễn dịch để nghiên cứu hoàn thành tiểu luận 5.Cấu trúc đề tài Bài tiểu luận sau gồm chương: CHƯƠNG 1: Giới thiệu khái quát UBND Phường Tân Thịnh CHƯƠNG 2: Thưc trạng công tác văn thư UBND Phường Tân Thịnh CHƯƠNG 3: Đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác Văn thư UBND Phường Tân Thịnh CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN THỊNH 1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Tân Thịnh Phường Tân Thịnh – Thành phố Hòa Bình – Hòa Bình thành lập ngày 01/10/1981, đơn vị hành thành lập q trình xây dựng cơng trình Thủy điện Hòa Bình, phường trung tâm bờ trái sơng Đà – Thành phố Hòa Bình có diện tích 395,55 ha, với 3.400 hộ dân, 11.500 nhân chia thành 27 tổ dân phố: có 24 chi với gần 500 đảng viên trực thuộc Đảng 1.500 đảng viên công tác giữ mối liên hệ nơi cư trú theo Quy định 76 Có 07 dân tộc anh em chung sống gồm: Kinh, Mường, Tày, Nùng, Dao, Hoa, Tà Ôi Số dân tộc thiểu số chiếm khoảng 15% tổng số dân toàn phường 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND phường Tân Thịnh Ủy ban nhân dân phường Tân Thịnh có 01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch, 06 phòng ban chun mơn gồm: Văn phòng thống kê – Văn thư, Tư pháp –Hộ tịch; Ban thuế; Ban qn sự; Kế tốn; Địa chính- Xây dựng; Văn hóa- Xã hội Chủ tịch UBND phụ trách chung, 02 Phó chủ tịch phân công phụ trách mảng công việc thuộc phòng ban chun mơn Ủy ban nhân dân 1.3 Chức năng, nhiệm vụ UNND phường Tân Thịnh Uỷ ban nhân dân phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò lãnh đạo tập thể UBND, đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động, sáng tạo Chủ tịch, Phó chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân thành viên Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công Chấp hành đạo, điều hành quan nhà nước cấp trên, lãnh đạo Đảng uỷ, giám sát Hội đồng nhân dân phường, phối hợp chặt chẽ Uỷ ban nhân dân phường với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc đoàn thể nhân dân cấp trình triển khai thực nhiệm vụ Giải công việc công dân tổ chức theo pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời hiệu tốt; theo trình tự, thủ tục, thời hạn quy định chương trình, kế hoạch cơng tác Uỷ ban nhân dân phường Cán bộ, công chức phường phải sâu sát sở, lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, bước đưa hoạt động Uỷ ban nhân dân phường ngày quy, đại, mục tiêu xây dựng quyền sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân 1.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn * Nhiệm vụ quyền hạn UBND phường quy định Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp năm 2003 với Điều khoản: Điều 111: Trong lĩnh vực kinh tế, UBND phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình UBND thành phố phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn phường Xây dựng quản lý cơng trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước theo quy định pháp luật Điều 112 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp, UBND phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất Thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm 1.4 Vai trò công tác văn thư UBND phường Tân Thịnh Công tác văn thư hoạt động máy quản lý, bao gồm tồn cơng việc tổ chức quản lý giải văn bản; lập lưu hồ sơ hình thành hoạt động quan, tổ chức Vai trò cơng tác văn thư UBND phường Tân Thịnh quan trọng, góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho giải công việc Ủy ban diễn suôn sẻ vào hoạt động thống Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Giúp cho cán văn thư nâng cao nâng suất cơng việc giải xử lý nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Công tác văn thư hoạt động thiếu nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động Ủy ban, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý công việc Ủy ban Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý Ủy ban Công tác văn thư giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống qua cán văn thư kiểm tra đút rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý chất lượng hiệu công tác văn thư Ủy ban Thực tốt cơng tác văn thư góp phần giữ lại cứ, chứng hoạt động Ủy ban góp phần bảo vệ thơng tin quan trọng Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Có thể nói hầu hết hoạt động quản lý, đạo, điều hành cơng việc hành ngày gắn liền với văn điều có nghĩa gắn liền với công tác văn thư Hầu hết cán bộ, cơng chức quan tham gia trực tiếp gián tiếp vào việc soạn thảo ban hành văn lập hồ sơ việc giao giải Vì chất lượng cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu quan Đồng thời tạo nên chứng thể minh bạch, trách nhiệm quan, tổ chức cá nhân việc thực hiện, giải công việc Do vai trò cơng tác văn thư hoạt động hành UBND phường Tân Thịnh quan trọng CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH 2.1 Hoạt động quản lý Những năm gần công tác văn thư UBND quan tâm, củng cố Các nghiệp vụ công tác bước quy định cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan Công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản; trình, chuyển giao văn cho cán cơng chứ, giúp lãnh đạo phòng đơn đốc việc giải văn đến, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng, đóng dấu mức độ mật, khẩn; đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi, quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản, lập hồ sơ bảo quản sử dụng dấu quan Những nội dung thực tương đối tốt.Tuy nhiên bên cạnh số hạn chế cần khắc phục Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư Văn thư phận Văn phòng Vì cơng tác văn thư Ủy ban tổ chức theo hình thức tập trung, có nghĩa tất văn giấy tờ chuyển đến Ủy ban tập trung phận văn thư, sau cán văn thư làm thủ tục thực quy trình chun mơn nghiệp vụ như: phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký, trình văn bản, văn bản, chuyển giao 2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực văn bản QPPL hướng dẫn việc thực công tac văn thư UBND phường Tân Thịnh tổ chức triển khai thực văn ban QPPL công tác văn thư như: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung mợt số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung mợt số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 Chính phủ kiểm tra xử lý văn bản quy phạm pháp luật Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ Quản lý sử dụng dâu 2.1.2 Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác văn thư UBND Phường Tân Thịnh chưa xếp công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, chủ yếu kiêm nhiệm nên khó khăn việc triển khai thực văn để quản lý, đạo quan, tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Soạn thảo ban hành văn bản Soạn thảo ban hành văn khâu trọng công tác quản lý văn Ủy ban Vì soạn thảo văn phải thẩm quyền, thể thức theo quy định Nhà nước nội dung phải mục đích góp phần nâng cao hiệu hoạt động đạo, lãnh đạo thủ trưởng Ủy ban Vì UBND phường Tân Thịnh coi trọng đặc biệt ý đến việc soạn thảo ban hành văn Các nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn Ủy ban thực với quy định nhà nước Như soạn thảo văn khâu quan trọng hoạt động quản lý quan nói chung UBND phường Tân Thịnh nói riêng, chất lượng văn ảnh hưởng đến hiệu lực hiệu hoạt động Ủy ban 10 2.2.2 Công tác tổ chức quản lý giải văn bản 2.2.2.1 Quy trình tổ chức quản lý giải văn bản Văn tất văn hình thành trình hoạt động UBND phường Tân Thịnh, để quản lý công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan gửi đến đối tượng có liên quan Quy trình tổ chức quản lý giải văn thực theo bước sau: Bước 1: Trình ký văn - Văn UBND phường Tân Thịnh đơn vị chuyên môn cá nhân cán bộ, công chức phân công trực tiếp soạn thảo Bước Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày tháng năm văn bản: Tất văn phải ghi số, ngày, tháng năm Theo quy định văn đánh số ngày, tháng năm định phải kiểm tra thể thức trước ban hành Bước Đăng ký văn bản: - Bước đăng ký văn Ủy ban đăng ký vào sổ theo quy định Nhà nước Bước In văn đi: Sau cán văn thư kiểm tra lại thể thức hoàn thiện thủ tục đăng ký văn xong vào nơi nhận văn để tiến hành sao, in văn Bước Đóng dấu văn đi: Văn thư người trực tiếp đóng dấu lên văn Dấu đóng lên1/3 chữ ký phía bên trái, dấu đóng phải rõ ràng chiều theo quy định chung Nhà nước Bước Làm thủ tục chuyển giao văn Tất văn chuyển giao quan chuyển giao trực tiếp cho cán Ủy ban có ký nhận 2.2.2.2 Quy trình tổ chức, quản lý giải văn bản đến Tất văn đến phải tiếp nhận phận văn thư Ủy 11 ban đăng ký vào sổ, xử lý nhanh chóng, xác phải trình cho Chủ tịch UBND để xin ý kiến đạo Chủ tịch việc phân phối cho đơn vị cá nhân giải - Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến UBND phường gồm bước sau: Bước 1: Tiếp nhận văn đến Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến Bước 3: Đăng ký văn đến Bước 4: Trình văn đến Bước 5: Sao văn đến Bước 6: Gải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Chủ tịch UBND phân bổ văn đến cho đơn vị nội dung văn đến Các cá nhân, đơn vị ý kiến đạo Chủ tịch UBND xử lý văn đến theo chức năng, nhiệm vụ giao, trình tự thời gian quy định 2.2.3 Cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ tập hợp văn hình thành q trình giải cơng việc tập hợp theo đặc trưng văn Là công việc cuối công tác Văn thư thực hịên sau công việc đề cập văn giải xong Việc lập hồ sơ UBND phường nhiều hạn chế, làm tốt công tác lập hồp sơ xây dựng khoa học công tác văn thư 2.2.4 Bảo quản sử dụng dấu Con dấu thành phần quan trọng, thiếu văn để khẳng định đảm bảo tính xác, hợp pháp giá trị pháp lý văn Trong Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quy định cụ thể quản lý sử dụng dấu Cũng quan khác, UBND phường Tân Thịnh thành phố Hoa Binh nói chung văn phòng nói riêng sử dụng dấu theo nguyên tắc quản lý dấu quy định pháp luật 12 Cán phụ trách Văn thư người sử dụng bảo quản dấu.Sau đóng dấu xong cán văn thư đưa vào tủ khóa lại Khơng mang dấu ngồi quan Con dấu khơng đóng tùy tiện 13 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung công tác Văn thư UBND phường Tân Thịnh thực hịên tương đối đầy đủ theo quy định Pháp luật quan quản lý Nhà nước cấp Việc tổ chức Văn thư theo hình thức tâp trung giúp cho quan có nhiều thuận lợi công tác quản lý nhà nước Số lượng văn tập trung văn thư quan giúp cho việc tra tìm văn nhanh, xác, đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin, đặc biệt kiểm tra chất lượng chịu trách nhiệm nhanh dễ dàng Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn UBND phường diễn theo quy trình Nhà nước quy định, văn quan ban hành đảm bảo đầy đủ mặt hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày Quy trình quản lý giải văn đến thực nhanh chóng, xác, chuyển giao đối tượng Tất văn đi, đến theo dõi chặt chẽ thông qua việc đăng ký vào sổ, đôn đốc giải kịp thời Việc tổ chức quản lý sử dụng dấu UBND phường thực tương đối tốt Cán quản lý sử dụng dấu làm theo quy định nhà nước 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm trên, công tác Văn thư UBND phường Tân Thịnh không tránh khỏi hạn chế: Văn quan ban hành kiểm tra mặt nội dung thể thức đơi chưa có chữ ký nháy, số văn ngôn ngữ diễn đạt chưa chuẩn Vì văn trước duyệt phải chỉnh sửa nhiều thời gian công tác soạn thảo Việc quản lý văn quan phần quản lý theo truyền thống, chưa áp dụng hết phương pháp kỹ thuật đại, khoa học 14 Văn thư Công tác lập hồ sơ hành chưa thực vào nề nếp Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu diễn phổ biến Trang thiết bị văn phòng phục vụ cho cơng tác Văn thư đầy đủ chưa áp dụng hết công nghệ đại nên chưa đáp ứng nhu cầu công việc Về đội ngũ cán cơng chức có 01 cán làm công tác văn thư kiêm lưu trữ Mặt khác nghiệp vụ cán chuyên viên tham gia trình soạn thảo văn trình thực công tác văn thư chưa theo kịp yêu cầu công việc đề Do số lượng văn xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán dẫn đến việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ khó khăn Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ, nhiều tồn đọng từ năm trước Bên cạnh lãnh đạo UBND phường chưa hiểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư nên chưa dành quan tâm, đầu tư yêu cầu công tác 3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư UBND phường Tân Thịnh Từ sở lý luận công tác văn thư, thực trạng công tác văn thư, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND phường Tân Thịnh giải pháp người chủ yếu: 3.2.1 Về người - Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm cán công chức- viên chức công tác văn thư UBND phường Công chức văn thư phải tự đánh giá hoạt động công tác văn thư, yên tâm cơng tác, xem cơng tác đảm nhiệm sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị 15 đình trệ Văn thư nơi quản lý đầu vào, đầu sản phẩm làm việc quan, tổ chức Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt u cầu văn thư phải góp phần nhiều Mỗi người có phân cơng lao động riêng, nhiệm vụ có vị trí khác Những vị trí liên kết với thành tổ chức có sức mạnh Khi nhận thức đầy đủ cơng tác văn thư văn thư quan tồn thể cán bộ, cơng chức nỗ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ -Nâng cao chất lượng quản lý lãnh đạo UBND phường công tác văn thư Muốn cơng tác văn thư đạt chất lượng vai trò quản lý quan trọng, việc định hướng, đạo phải đúng, sát thực tế mang lại hiệu cao Lãnh đạo UBND phường cần nghiên cứu sâu văn công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm phương pháp, cách làm hay quan, ban, ngành để tham mưu cho Lãnh đạo Ủy ban vận dụng quan; sâu sắc việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng cơng chức văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để văn thư hiểu rõ vai trò, vị trí cơng tác đảm nhiệm Theo dõi chặt chẽ công tác văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm - Tăng cường ý thức pháp luật công tác Văn thư – Lưu trữ cán công chức UBND phường - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, mở lớp tập huấn để nâng cao trình độ, lực, phẩm chất cho cán làm công tác văn thư chuyên trách đáp ứng yêu cầu đổi công tác Văn thư -Tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực trình tự, công việc hoạt động Văn thư- Lưu trữ UBND phường - Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm cơng tác văn thư quan, tổ chức cho phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 16 - Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác Văn thư- Lưu trữ đến phận quan - Tổ chức cho cán cấp phường học hỏi kinh nghiệm thực tế kho, trung tâm lớn nước 3.2.2 Về nghiệp vụ - Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 công tác văn thư Hệ thống quản lý chất lượng 9001:2000 áp dụng rộng rãi hiệu nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực hành Cơng tác văn thư hoạt động khơng thể thiếu có vai trò quan trọng hành nhà nước Vì vậy, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư tất yếu khách quan, tương lai không xa bắt buộc áp dụng đồng loạt quan nhà nước - Tăng cường công tác rà soát, ban hành đầy đủ văn phù hợp với thực tiễn quản lý thường xuyên tổ chức kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho đơn vị, cán phường -Đổi quản lý công tác Văn thư UBND phường -Thực nghiêm túc quy trình, trình tự quản lý văn đi, đến theo quy định Nhà nước - Cần sớm có đạo, tăng cường hoạt động nâng cao hiệu công tác Văn thư UBND phường.Tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến hoạt động công tác văn thư để tồn thể cán cơng chức quan nắm cách hệ thống công tác văn thư, việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nếp, ngày đạt chất lượng cao -Xây dựng văn quản lý văn thư thống nhất, đồng có hiệu lực thực Chỉ đạo thực tốt việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan triển khai xử lý tài liệu tồn động quan - Kiểm tra văn trước ký ban hành 17 3.2.3 Về Trang thiết bị -Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị bảo quản để phục vụ cho công tác văn thư, tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư UBND trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành Văn thư - Tiếp tục đầu tư kinh phí cho việc đại hóa cơng tác văn thư mua sắm trang thiết bị để phục vụ có hiệu , giải cơng việc cách nhanh chóng cho công tác văn thư UBND phường - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư UBND phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ, tài liệu môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc cho quan, tổ chức Có thể khẳng định, cơng tác Văn thư- Lưu trữ có vai trò quan trọng, thiếu hoạt động quan, tổ chức Do đó, việc nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ điều cần thiết, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quan 18 KẾT LUẬN Qua thực tế tìm hiểu cơng tác Văn thư- Lưu trữ khẳng định nghiệp vụ quan trọng hoạt động quản lý quan Nhà nước Công tác Văn thư- Lưu trữ giúp lãnh đạo quan điều hành quản lý công việc, sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thông tin tài liệu quan Bộ phận Văn thư khâu trung gian kết nối đơn vị, phận quan, trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp công việc, đầu mối tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho lãnh đạo giải cơng việc nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải thẩm quyền Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Nhìn chung cơng tác Văn thư- Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Tan Thinh có nhiều mặt tích cực thực vào nề nếp Được quan tâm, đạo sát lãnh đạo Ủy ban, công tác Văn thư – Lưu trữ tổ chức cách chặt chẽ, khoa học tất khâu như: Tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, phát hành văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu 19 Qua để thấy rằng, văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ cơng tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ để cơng tác ngày hồn thiện phát triển Qua xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Giảng viên Th.s Trần Việt Hà Th.s Ngơ Thị Kiều Oanh tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi hồn thành tiểu luận Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2017 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO + Thông tư 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ + Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 phủ cơng tác Văn thư + Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP công tác Văn thư + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Nghị định 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 phủ quản lý sử dụng dấu + Công văn 425/ VTLTNN – NVTƯ ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý giải văn đi, văn đến 21 ... cầu công tác 3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư UBND phường Tân Thịnh Từ sở lý luận công tác văn thư, thực trạng công tác văn thư, đề xuất số giải pháp nhằm nâng. .. chọn đề tài:“ Đề xuất nâng cao xuất, chất lượng công tác văn thư Phường Tân Thịnh nhằm đưa giải pháp thiết thực để công tác văn thư UBND phường Tân Thịnh ngày tốt 2.Mục đích nghiên cứu đề tài... cơng tác Văn thư UBND phường Tân Thịnh + Phân tích đánh giá thực trạng công tác Văn thư phường Tân Thịnh để thấy điểm mạnh điểm yếu sở đề xuất số kiến nghị để nâng cao hiệu công tác Văn thư phường