Công tác văn thư tại Trường THCS Võ Cường, Thành phố Bắc Ninh1

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3.Giả thuyết nghiên cứu 2 4.Lịch sử nghiên cứu 2 5.Mục tiêu nghiên cứu 3 6.Phương pháp nghiên cứu 3 7.Đóng góp của đề tài 3 8.Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 4 1.1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2: Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 4 1.1.2.1: Vị trí của công tác văn thư 4 1.1.2.2: Ý nghĩa của công tác văn thư 5 1.1.2.3: Yêu cầu của công tác văn thư 5 1.1.3: Nội dung của công tác văn thư 6 1.1.3.1 Soạn thảo văn bản. 6 1.1.3.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. 6 1.1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu. 7 1.2: Khái quát về trường THCS Võ Cường 9 1.2.1: Sự ra đời và phát triển của trường THCS Võ Cường 9 1.2.2: Cơ cấu tổ chức của trường 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 12 2.1: Thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường 12 2.1.1: Cơ sở vật chất phục vụ công tác 12 2.1.2: Nhân sự làm công tác văn thư 13 2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản 14 2.1.4.2: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến của trường 19 2.1.5: Công tác quản lý và sử dụng con dấu 22 2.1.6: Công tác lập hồ sơ 23 2.2: Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường 24 2.2.1: Nhận xét chung về công tác văn thư tại trường 24 2.2.2: Những thuận lợi trong công tác văn thư tại trường 24 2.2.3: Những khó khăn trong công tác văn thư tại trường 25 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 26 3.1: Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư 27 3.2: Giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại trường 27 3.2.1: Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư hàng năm 27 3.2.1.1 Xây dựng quy chế chung của Nhà trường về công tác văn thư – lưu trữ. 27 3.2.1.2 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư 28 3.2.2: Một số giải pháp khác 28 Tiểu kết: 30 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC 34

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài “ Công tác văn thư tạiTrường THCS Võ Cường, Thành phố Bắc Ninh ” là của riêng tôi được thực hiệnqua việc khảo sát thực tế ở Trường THCS Võ Cường, qua tham khảo các tài liệuvăn thư ở Trường THCS Võ Cường… Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong

đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây

Tôi hoàn toàn không sao chép tài liệu nghiên cứu của người khác

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp lý nếu vi phạm bản quyền

Bắc Ninh, ngày 25 tháng 12 năm 2016

LỜI CẢM ƠN

Để bài nghiên cứu khoa học có kết quả tốt, ngoài những năng lực, sự sángtạo và những tài liệu tôi thu thập được thì cơ hội và sự hướng dẫn của cô giáocùng với những thông tin từ cán bộ công tác phòng văn thư – lưu trữ, trườngTHCS Võ Cường đã giúp tôi rất nhiều trong nghiên cứu

Tôi xin cám ơn TS Lê Thị Hiền, giảng viên môn Phương pháp nghiêncứu khoa học lớp Lưu trữ học 15A, trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cô đã tạocho tôi cơ hội được tiếp xúc với ngành văn thư – lưu trữ mà tôi đang theo học.Nhờ có sự hướng dẫn nhiệt tình của cô, tôi đã có thêm nhiều kiến thức và hiểubiết, gần gũi hơn với ngành Cô cũng đã giúp tôi được bộc lộ sở thích của mìnhqua bài nghiên cứu khoa học này

Đồng thời, tôi xin cám ơn cô Nguyễn Thị Tuyết Mai, cán bộ, viên chứcphòng Công tác Văn thư – Lưu trữ, trường THCS Võ Cường đã tạo điều kiệncho tôi rất nhiều trong đề tài nghiên cứu này Với những thông tin thực tế cô đưacho đã giúp bài nghiên cứu khoa học của tôi được hoàn thiện tốt hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

3.Giả thuyết nghiên cứu 2

4.Lịch sử nghiên cứu 2

5.Mục tiêu nghiên cứu 3

6.Phương pháp nghiên cứu 3

7.Đóng góp của đề tài 3

8.Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 4

1.1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4

1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư 4

1.1.2: Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 4

1.1.2.1: Vị trí của công tác văn thư 4

1.1.2.2: Ý nghĩa của công tác văn thư 5

1.1.2.3: Yêu cầu của công tác văn thư 5

1.1.3: Nội dung của công tác văn thư 6

1.1.3.1 Soạn thảo văn bản 6

1.1.3.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức 6

1.1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu 7

1.2: Khái quát về trường THCS Võ Cường 9

1.2.1: Sự ra đời và phát triển của trường THCS Võ Cường 9

1.2.2: Cơ cấu tổ chức của trường 11

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS

VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 12

2.1: Thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường 12

2.1.1: Cơ sở vật chất phục vụ công tác 12

2.1.2: Nhân sự làm công tác văn thư 13

2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản 14

2.1.4.2: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến của trường 19

2.1.5: Công tác quản lý và sử dụng con dấu 22

2.1.6: Công tác lập hồ sơ 23

2.2: Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường 24

2.2.1: Nhận xét chung về công tác văn thư tại trường 24

2.2.2: Những thuận lợi trong công tác văn thư tại trường 24

2.2.3: Những khó khăn trong công tác văn thư tại trường 25

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 26

3.1: Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư 27

3.2: Giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại trường 27

3.2.1: Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư hàng năm 27

3.2.1.1 Xây dựng quy chế chung của Nhà trường về công tác văn thư – lưu trữ 27

3.2.1.2 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư 28

3.2.2: Một số giải pháp khác 28

Tiểu kết: 30

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

PHỤ LỤC 34

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.Hòa vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư có nhữngbước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hànhchính

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quanĐảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, cácđơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Làmtốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanhchóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng vàNhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhànước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sựphát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia Nắm bắt được tầm quantrọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nềnhành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới vàsáng tạo hơn Ngày nay, công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vựccủa xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đấtnước, không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó

Bản thân là sinh viên chuyên ngành khoa Văn thư – Lưu trữ, vấn đề côngtác văn thư rất cần thiết và quan trọng, giúp ích cho tôi trong việc học tập vàcông tác Hơn nữa, vốn yêu thích từ lâu, đây chính là cơ hội để bộc lộ sở thíchcủa tôi

Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài: “ Công tác văn thư tại TrườngTHCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh ”

2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường

• Giới hạn nghiên cứu: công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường

3.Giả thuyết nghiên cứu

Nếu phương pháp nghiên cứu hợp lý, khoa học và chú trọng việc bảo đảmthông tin thì công tác văn thư ngày càng được nâng cao, phù hợp với xu thế của

xã hội

4.Lịch sử nghiên cứu

Đã có nhiều nghiên cứu trước đó đã nêu khá đầy đủ về công tác văn thưnhư các văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các tạp chí văn thư –lưu trữ, tạp chí khoa học và các hội thảo khoa học của trường Đại học Quốc gia

Hà Nội, Đại học Tổng hợp… “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữViệt Nam”, “Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ” (Hoàng Lê Minh)…

Công văn số 16/VTLTNN-NVDP ngày 21/01/2014 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư – lưutrữ của các cơ quan tổ chức Trung Ương

Công văn số 29/VTLTNN-NVDP ngày 16/01/2015 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư – lưutrữ đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương

Sách “Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư – lưutrữ” của TS Nghiêm Ký Hồng – Ths Hà Quang Thanh (năm 2006) do nhà xuấtbản Lao Động

Sách “Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ” của Hoàng Lê Minh

Sách “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam” của

PGS-TS Dương Văn Kham, giảng viên cao học, chủ tịch Hội Văn thư – Lưu trữ ViệtNam do nhà xuất bản Văn hóa Thông tin

“Các thế hệ cán bộ, công chức, viên chức Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước (1962-2012)” của Nhà xuất bản Công an nhân dân

5.Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư Tìm hiểuthực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường năm 2016-2017, phântích nguyên nhân, những hạn chế của công tác

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tácvăn thư tại trường THCS Võ Cường nói riêng và thành phố Bắc Ninh nói chung

6.Phương pháp nghiên cứu

▪ Phương pháp quan sát trực tiếp

▪ Phương pháp tính và tổng hợp dữ liệu

▪ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

▪ Nguồn tin từ mạng Internet

▪ Thông tin từ báo cáo định kỳ của Trường THCS Võ Cường

8.Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài đượcchia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về trườngTHCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường,thành phố Bắc Ninh

Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại trường THCS VõCường, thành phố Bắc Ninh

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH

1.1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư

1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng,các cơ quan Nhà Nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị

vũ trang nhân dân

Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ

và tất cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tácvăn thư Văn bản là phương tiện thông tin chính xác và hợp pháp nhất xuất phát

từ hai nguyên nhân:

- Do vật mang tin (là giấy) là một vật thể hữu hiệu

- Do bản thân ký hiệu trực tiếp thì không thể tự biến đổi về mặt hình thức

và đường nét…

Vì hai nguyên nhân này mà văn bản có độ tin cậy về mặt thông tin caonhất so với các loại hình thông tin khác Do đó công tác văn thư phải bảo đảmhoạt động thông tin bằng văn bản Công tác văn Thư có ở trong tất cả các cơquan, tổ chức, không phân biệt cơ quan gì, tổ chức nào

1.1.2: Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư

1.1.2.1: Vị trí của công tác văn thư

Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung Trong công tác quản lý Nhà nước, quản lý cơ quan không thể thiếu đượccông tác văn thư

Công tác văn thư được coi như một khâu nhiệm vụ chuyên môn chủ yếutrong nghiệp vụ hoạt động của Văn phòng Chức năng chủ yếu của các Vănphòng là thông tin tổng hợp nhưng muốn thực hiện được chức năng đó phảithông qua công tác văn thư Chính xác hơn là phải thông qua những công việc

về văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu

1.1.2.2: Ý nghĩa của công tác văn thư

- Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin cho các hoạt động quản

- Tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

1.1.2.3: Yêu cầu của công tác văn thư

Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt thì cần phải đặt ra các yêu cầu vàphải thực hiện đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:

* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời

Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác vănthư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịpthời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyếtnhanh chóng Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách tắc công việc, làm giảm ýnghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quảnghiêm trọng

* Đảm bảo chính xác

Đảm bảo chính xác là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tácvăn thư, bởi vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác Thực hiện yêu cầunày cần phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đốichính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toànchính xác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thểthức và tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trìnhbày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản và thực hiện đúng các chế

độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư

* Đảm bảo giữ gìn bí mật

Văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứađựng những thông tin bí mật Tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí

mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loạithuộc bí mật của một cơ quan Do đó, cần phải giữ gìn bí mật Tất cả nhữngngười liên quan đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bímật và phải thực hiện đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia củaHội đồng Nhà nước.

* Hiện đại hóa công tác văn thư

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền vớiviệc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, nếu yêucầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảmcho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và cónăng suất, chất lượng cao

Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấpbách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệchung của đát nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránhnhững tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiệnđại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quản của côngtác văn thư

1.1.3: Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậynội dung của công tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo văn bản, quản lý

và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu Việc thực hiện các công việccủa công tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định, cụthể:

1.1.3.1 Soạn thảo văn bản.

* Tổ chức gải quyết và quản lý văn bản đi.

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưuchuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung làvăn bản đi

Sau khi thực hiện xong công việc soạn thảo văn bản, tiến hành các quytrình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, gồm:

Văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền phải được kiểm tra kỹ

về thể thức, nội dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo Trướckhi trình ký phải sắp xếp khoa học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngàytháng văn bản đi

Bước 2: Đóng dấu văn bản đi

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:

Bước 5: Lưu văn bản đi:

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyển quamạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung làvăn bản đến

Việc quản lý và giải quyết văn bản đến gồm các bước:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:

Bước 2: Phận loại sơ bộ bóc bìvăn bản đến:

Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Bước 4: Đăng ký văn bản đến

Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến

Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu.

* Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu

Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên mộthình dấu cố định trên văn bản.

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức

và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức

và chức danh Nhà nước Con dấu được quản lý theo quy định của nhà nước

Dấu là một thành phấn thể thức của văn bản Thể hiện giá trị pháp lý củavăn bản, văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý vàhiệu lực thi hành

Con dấu là thành phần biểu thị vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máynhà nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mìnhthực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với cơ quan, tổ chức cá nhân khác

Con dấu là thành phần quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức tránh đượctình trạng giả mạo giấy tờ

Các chức danh Nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổchức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơquan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quyđịnh

* Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan.

- Nguyên tắc con dấu:

Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp trênhoặc của người có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấykhống chỉ hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung

Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủyvăn bản để làm văn bản khác

Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản Tất cả nhữngngười khác không được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ khác

- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan:

Ngoài con dấu pháp nhân trong một cơ quan có thể được khắc thêm dấuchìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên phải đúng vớinội dung và tính chất công việc

Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và ký hiệu văn bản (nếu làvăn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành chính)

- Bảo quản con dấu:

Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ Trườnghợp thật cần thiết để giải quyết công việc xa cơ quan, đơn vị Thủ trưởng của cơquan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phảichịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gianđó

Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khivắng phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan Dấu phải

để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc

Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu Khi cần cọ rửa dấu có thểngâm dấu vào săng và dùng chổi lông để rửa

Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xinphép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ

Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản,

sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc truy tố trướcpháp luật

Khi con dấu bị mất phải báo cáo ngay cho cơ quan Công an gần nhất,đống thời báo cho cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm

và phải thông báo hủy con dấu bị mất

1.2: Khái quát về trường THCS Võ Cường

1.2.1: Sự ra đời và phát triển của trường THCS Võ Cường

Trường THCS Võ Cường tiền thân là trường phổ thông cấp II Võ Cường,được thành lập từ đầu năm học 1963 – 1964

Tháng 8 năm 1977 trường cấp II được sát nhập với cấp I thành trường phổthông cơ sở Võ Cường

Tháng 8 năm 1992 trường PTCS Võ Cường tách thành trường Tiểu học

và THCS Võ Cường

Từ ngày thành lập đến tháng 6 năm 1985, trường thuộc phòng GD&ĐT

Huyện Tiên Sơn – tỉnh Hà Bắc nay là Huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh.

Từ tháng 7 năm 1985 đến tháng 12 năm 1996 trường thuộc phòngGD&ĐT thị xã Bắc Ninh - tỉnh Hà Bắc Tháng 01 năm 1997 đến nay thuộcphòng GD&ĐT thành phố bắc Ninh – tỉnh Bắc Ninh

Qua 48 năm xây dựng và trưởng thành, nhà trường đã có những biến đổi

to lớn cả về quy mô phát triển đến cơ sở vật chất và đội ngũ giáo viên, chấtlượng học sinh

Từ một ngôi trường khá trước đây, nhà vách lợp tạm, rồi nhà cấp bốn đơn

sơ, nay đã có một cơ sở vật chất khang trang đẹp đẽ Trường đạt chuẩn quốc gia

từ tháng 8 năm 2005, chuẩn “Xanh – Sạch - Đẹp” xuất săc cấp tỉnh Là trườngđầu tiên trong tỉnh Bắc Ninh hoàn thành công tác kiểm định chất lượng giáo dụctheo quy định của Bộ giáo dục Tháng 7 năm học 2009 – 2010 trường được

UBND tỉnh cấp chứng nhận “Đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục” (cấp độ 3).

Với khuôn viên diện tích 5698m2, ba dãy nhà lớp học 2 tầng gồm 26phòng học kiên cố cùng các công trình phù trợ khác Trường có đủ phòng học,khu Hiệu bộ, phòng thư viện, phòng truyền thống, phòng thực hành thí nghiệmVật lý, phòng sinh hóa, phòng học Tin học, phòng học Mỹ thuật, phòng học Âmnhạc, nhà đa năng (nhà giáo dục thể chất) với diện tích 300m2 Khuôn viên nhàtrường có tường rào bao quanh với những hàng cây xanh tỏa bóng dịu mát, 25bồn cây cảnh công trình măng non của Liên đội luôn nở rộ sắc hoa bốn mùa

Đội ngũ cán bộ giáo viên dao động từ 45 đến 47 người, với 28 thầy cô tốtnghiệp đại học, 04 giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh và 22 thầy cô dạy giỏi cấp thànhphố đã đạt ở các năm

Thực hiện tốt lời dạy của Bác Hồ, các chủ trương của Đảng, nhà nước vàmục tiêu giáo dục của ngành trong cả nước Trường THCS Võ Cường từ mộtngôi trường có xuất phát điểm không cao, trong những năm gần đây đã khôngngừng đổi mới, phát huy sáng tạo, đội ngũ giáo viên và lực lượng học sinh luônluôn cố gắng, tạo nguồn sinh lực, dùng nhiều giải phát để nâng cao chất lượnggiáo dục toàn diện có hiệu quả Nhà trường liên tục đạt danh hiệu “Tập thể laođộng tiên tiến” và “Tập thể lao động xuất sắc” Liên đội đã 3 năm được tặng

bằng khen của Trung ương Đoàn về phong trào hoạt động thanh thiếu niên Tậpthể Công đoàn và Nữ công luôn đạt vững mạnh và xuất sắc, được tặng nhiềugiấy khen, bằng khen của cấp trên Phong trào thi đua “Dạy tốt, học tốt” củathầy và trò thường xuyên diễn ra sôi nổi Số giải học sinh giỏi các cấp ngày càngtăng Năm học 2010 – 2011 đạt 40 giải cấp tỉnh và thành phố Tỷ lệ tốt nghiệp từnăm 2004 đến nay đạt 100% Năm học 2010 – 2011 nhà trường đã được ngành

đề nghị Bộ giáo dục tặng bằng khen

1.2.2: Cơ cấu tổ chức của trường

Để thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao,trường THCS Võ Cường gồm có 01 Hiệu trưởng; 02 Phó hiệu trưởng; 02 tổchuyên môn và 01 phòng hành chính

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường THCS Võ Cường

Tiểu kết: Ở chương 1, tôi đã trình bày 2 vấn đề lớn đó là cơ sở lý luận vềcông tác văn thư và khái quát về trường THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh.Qua đó giúp ta hiểu rõ hơn về khái niệm, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu và nội dung củacông tác văn thư cũng như trường THCS Võ Cường

Hiệu trưởng

Phó hiệu trưởngPhó hiệu trưởng

Phòng hànhchính

Tổ khoa học xã

hội

Tổ khoa học tự

nhiên

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS VÕ

CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 2.1: Thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường

Nhận thức được tầm quan trọng công tác văn thư đối với cơ quan quản lýNhà nước là rất quan trọng, nhất là đối với các trường học nói chung và trườngTHCS Võ Cường nói riêng Việc tiếp nhận công văn đến và ban hành công văn

đi cũng như lưu trữ tài liệu, hồ sơ là vấn đề cần thiết đối với cơ quan, bởi nó liênquan đến chất lượng quản lý của Nhà trường Do vậy, công tác văn thư luônđược Lãnh đạo Nhà trường quan tâm chăm lo và nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa công tác văn thư từ phương tiện phục vụ cho đến nhân sự làm công tác vănthư luôn được cải thiện

2.1.1: Cơ sở vật chất phục vụ công tác

Nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư tại nhà trường, từ khiđược thành lập cho đến nay thì hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác vănthư không ngừng được cải thiện nâng cao, đáp ứng được yêu cầu đặt ra

Văn phòng, khu làm việc của văn thư được bố trí rộng rãi khang trang,thuận tiện cho việc trao đổi thông tin Một số máy móc phục vụ cho công tácvăn thư được đầu tư trang bị như: máy vi tính, máy photo, máy fax, máy in, máyđiều hòa, điện thoại cùng với đó là phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng condấu, và các vật dụng khác được trang bị khá đầy đủ Hiện tại thì trường chưatrang bị máy scan, máy hủy tài liệu mà những tài liệu thừa hoặc hỏng khôngdùng nữa trong quá trình làm việc, được đưa vào thùng rác trong phòng đượcdọn bán lại cho người mua những giấy và tài liệu cũ Điều này sẽ tiết kiệm đượccho trường

Máy tính của trường được kết nối mạng internet, luôn kết nối, cập nhậtnhững thông tin bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn thư Nhữngthông tin, sự kiện bên ngoài có liên quan đến Nhà trường luôn được cập nhật vàbáo cáo nhanh chóng

Mạng máy tính nội bộ trong trường cũng luôn được kết nối với nhau để

tạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác nhất Quá trìnhchuyển giao thông tin giũa các bộ phận trong trường từ đó cũng dần được diễn

ra nhanh chóng Máy tính của bộ phận văn thư được cài đặt chương trình riêng

về công tác văn thư Chương trình này là sự hỗ trợ rất đắc lực cho cán bộ vănthư trong quá trình làm việc Giúp công việc của văn thư diễn ra nhanh chóng,hiệu quả và chính xác hơn

Nhờ vậy nên công tác văn thư trong Nhà trường đã hoạt động một cáchrất hiệu quả Công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, chuyển văn bản, sao,

in văn bản, quản lý công văn giấy tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu đềuđược thực hiện đầy đủ, trôi chảy, nhanh chóng, hiệu quả và đi vào nề nếp

Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại văn phòng Nhàtrường được trang bị khá đầy đủ phục vụ đắc lực cho hoạt động giải quyết vàquản lý văn bản và ban hành văn bản của cán bộ văn thư Nhưng việc ứng dụngcông nghệ thông tin chưa được hoàn thiện thường xuyên bị lỗi mạng, lỗi đườngtruyền, nhiều khi đang làm việc bị ngắt quãng do phần mềm không tiếp tục hoạtđộng, gây ra sự ức chế trong quá trình làm việc của cán bộ văn thư Cần sớmkhắc phục lỗi này

2.1.2: Nhân sự làm công tác văn thư

Nhà trường đã tuyển dụng và sử dụng 02 nhân viên văn thư Có kinhnghiệm lâu năm về chuyên ngành văn thư tại văn phòng cơ quan kể từ ngày đầuthành lập

Công tác chính được giao cho cán bộ Nguyễn Thị Tuyết Mai, tốt nghiệpchuyên ngành văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội Vụ, có kinh nghiệm làmtại cơ quan được 10 năm; và Nguyễn Thị Hà là cán bộ hợp đồng văn thư Cán bộnhân viên làm công tác văn thư tại nhà trường luôn tỏ ra nhiệt tình trong côngviệc, khẩn trương giải quyết nhanh chóng công việc được giao và hoàn thànhxuất sắc công việc dựa trên kiến thức của mình

Lãnh đạo Nhà trường cũng thường xuyên chú ý đến hoạt động công tácvăn thư, mở các lớp tập huấn nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động củavăn thư

2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Trường THCS Võ Cường hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở nhiềuthể loại văn bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo đúng thểthức, nội dung Tất cả văn bản do trường ban hành đều chính xác về thẩm quyềnban hành, văn bản đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củatrường

Về trình tự, thủ tục ban hành và thẩm quyền ký văn bản cũng được tiếnhành theo trình tự nhất định cụ thể

* Quy trình soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm giải quyếtmột công việc cụ thể

Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trênquy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Đây là quy trìnhgồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn văn bản nhanhchóng, chính xác và thiết thực

Quy trình soạn thảo văn bản của trường THCS Võ Cường được tiến hànhtheo 5 bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản Từ đó xác địnhđược hình thức phù hợp

Khi có yêu cầu soạn thảo văn bản thì văn thư phải hiểu được văn bản đóđược xây dựng phản ánh về vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì, khi banhành ra thực tế có được chấp nhận hay không, và nội dung văn bản đó phải thểhiện như thế nào cho hợp lý…? Từ đó văn thư sẽ xác định tên loại, thể thức vànội dung thích hợp

Cán bộ văn thư làm tốt khâu này bước đầu sẽ giúp lãnh đạo Nhà trường

và cán bộ soạn thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban hành văn bản đó.Loại trừ được khả năng lạm phát văn bản, giấy tờ và đó là căn cứ để lựa chọntên loại và cách trình bày văn bản cho phù hợp

Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành

Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hànhvăn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinhđộng hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn Văn bản được coi là đầy đủ cácyếu tố thông tin là văn bản đó phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế.Chính vì thế mà cán bộ văn thư của nhà trường luôn bám sát thông tin pháp lý

và thông tin thực tế để thu thập được lượng thông tin nhanh chóng, chính xác,đầy đủ nhất để đưa vào phù hợp với nội dung văn bản ban hành

Bước 3: Xây dựng đề cương

Đây là công việc chính, quan trọng trong khâu soạn thảo văn bản vì nếulàm cẩn thận, chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới phát huy hếtđược hiệu lực và mục đích văn bản hướng tới

Chính vì thế mà cán bộ văn thư của nhà trường phải là người rất am hiểuluật, nắm vững chức năng, nhiệm vụ của trường mình, có ý thức lý luận, chínhtrị, xã hội… để làm tiền đề nền tảng cho công việc soạn thảo

Sau đó cán bộ văn thư sẽ soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thứcnội dung yêu cầu Tuỳ theo đối tượng thi hành văn bản, phạm vi của văn bảnrộng hay hẹp mà các cán bộ đánh máy có thể nhân bản thành nhiều bản khácnhau, phục vụ cho việc ban hành văn bản

Để công việc soạn thảo cơ quan được tốt hơn nữa thì cán bộ văn thư saukhi soạn thảo xong phải đọc lại bản thảo, kiểm tra xem văn bản đã trình bày đầy

đủ các đề mục chưa, từ ngữ, văn phong đã hợp lý chưa, thể thức văn bản có saisót gì không, nếu thấy sai sót phải sửa chữa lại

Bước 4: Duyệt dự thảo văn bản

Sau khi văn bản được soạn thảo xong thì cán bộ văn thư sẽ trình lên lãnhđạo xem xét, kiểm tra lại nội dung văn bản đã hợp lý hay chưa

Ban hành văn bản là khâu được thực hiện khá tốt ở Nhà trường, văn bảnban hành luôn đảm bảo tính khoa học, ngôn ngữ, văn phong chính xác, nội dunglogic, đúng thẩm quyền ban hành

Cán bộ văn thư chỉ đảm nhiệm soạn thảo những văn bản mang tính chung,khái quát của cơ quan và các văn bản do lãnh đạo nhà trường yêu cầu