Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ở bệnh viện tâm thần thành phố đà nẵng

SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG BỆNH VIỆN TÂM THẦN SÁNG KIẾN CẢI TIẾN THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN TÂM THẦN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Người thực hiện: Phan Thị Tuyết Đà Nẵng, tháng năm 2015 MỤC LỤC I ĐẶT VẤN II ……………………………………………………… CƠ SỞ III LUẬN…………………………………………………… THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VIỆN…………… Đặc điểm chung Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng ……………… 11 Thực trạng công tác văn thư Bệnh viện 14 III ………………………… Đánh giá ưu khuyết điểm nguyên nhân ………………… 20 KẾT LUẬN 22 IV ………………………………………………………… KIẾN ………………………………………………………… TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC ĐỀ LÝ BỆNH 11 NGHỊ 27 Chương ĐẶT VẤN ĐỀ Trong quan nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng quan đơn vị, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Mọi văn giấy tờ tập trung phận văn thư để quản lý sử dụng có hiệu Vì cơng tác văn thư có vai trò lớn khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Có thể nói cơng tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho đơn vị Văn thư công tác thiếu quản lý nhà nước Nếu tổ chức tốt công tác văn thư giúp lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Ngồi cơng tác văn thư sở vững đảm bảo cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác, có suất, chất lượng, đường lối sách Đảng Nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng đơn vị có bề dày lịch sử hoạt động đà phát triển lớn mạnh Số lượng văn bản, giấy tờ đến ngày tăng Hiện Bệnh viện có nhiều cố gắng bước hồn thiện cơng tác văn thư, song tồn điểm bất cập nhận thức cán viên chức cơng tác văn thư hạn chế; quy trình tiếp nhận xử lý văn chưa thống làm cho hiệu công việc bị giảm sút,… Chính lý đưa sáng kiến kinh nghiệm: "Thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Bệnh viện Tâm thần thành phố Đà Nẵng" Sáng kiến nhằm đạt mục đích phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa kiến nghị giải pháp giải Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đợn vị vũ trang Là toàn công việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành cơng tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu Vị trí cơng tác văn thư Công tác văn thư gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan Như công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan Trong trình hoạt động quan Nhà nước việc soạn thảo loại văn sử dụng chúng để làm phương tiện hoạt động quan Vì việc tổ chức quản lý loại văn phương pháp khoa học sở quy định chung Nhà nước cơng tác quan trọng có tính tất yếu nhằm gắn liền với hoạt động quan Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Về mặt nội dung xếp cơng tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Nhà nước Thực tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, vừa nâng cao suất vừa đảm bảo chất lượng, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế vi phạm việc sử dụng văn giấy tờ để làm trái pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thơng tin hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan, bên cạnh chứng quan trọng có vi phạm xảy trình hoạt động Công tác văn thư nề nếp lưu giữ toàn hồ sơ tài liệu văn tạo điều kiện tốt cho công tác quan Đây nguồn bổ sung chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu quốc gia hồ sơ tài liệu có giá trị Trong q trình hoạt động quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào quốc gia Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ nộp vào quan thấp, không gây khó khăn nhiều cho cơng tác lưu trữ Cơng tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng, tiết kiệm công sức tiền cho quan Đồng thời công tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào để nghiên cứu sử dụng lâu dài Yêu cầu cơng tác văn thư Trong q trình thực nội dung cần phải đảm bảo yêu cầu sau: - Nhanh chóng, kịp thời, kỳ hạn: q trình giải cơng việc phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý; giải văn kịp thời góp phần hồn thiện tốt công việc quan - Phải đảm bảo tính xác cao: Về mặt nội dung: phải xác tuyệt đối mặt pháp lý, không trái với văn cấp trên; dẫn chứng trích dẫn, số liệu phải xác, đầy đủ Về mặt thể thức phải đầy đủ theo quy định, xác khâu nghiệp vụ văn thư - Bí mật: Trong văn đến có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, nhà nước Do q trình gửi, tiếp nhận, phát hành, bảo quản phải đảm bảo tính bí mật, tức có người lien quan biết nội dung văn - Tính đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật đại tiền đề đảm bảo cho cơng tác văn thư có suất chất lượng cao Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: 5.1.Tiếp nhận giải văn đến Văn bản, tài liệu, thư từ mà quan nhận từ nơi khác gửi đến gọi tắt “Văn đến” Công tác tổ chức, giải quản lý văn đến thực theo nguyên tắc: Tất văn đến quan phải quản lý tập trung Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Tất văn đến quan phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 5.2 Tổ chức quản lý giải văn Tất văn giấy tờ, tài liệu quan đơn vị gửi chung “văn đi” Về nguyên tắc tất văn quan phải quản lý tập trung Văn thư để làm thủ tục đăng ký, phát hành trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Tất văn quan phát hành quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn Kiểm tra, đối chiếu chữ ký người có thẩm quyền ký văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn  Tổ chức quản lý giải văn mật quan Đối với văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” có thủ trưởng quan người uỷ quyền bóc văn trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn Văn có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” phải đóng dấu vào văn phong bì văn Riêng văn mật, tối mật, tuyệt mật đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển phong bì ngồi Phong bì ngồi ghi nơi gửi, nơi nhận, số phiếu chuyển, khơng đóng dấu mức độ “mật” Sau văn chuyển theo thủ tục văn bình thường 5.3 Cơng tác Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Công tác lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư khâu lề công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thiết cho việc phân loại xếp tài liệu quan, đơn vị chủ động khoa học thuận tiện Nội dung lập hồ sơ công việc - Mở hồ sơ: Căn vào Danh mục hồ sơ quan thực tế công việc giao viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Viên chức trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn có liên quan vào hồ sơ - Thu thập, cập nhật văn vào hồ sơ, tránh bị thất lạc; Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tuỳ theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho phù hợp - Kết thúc biên mục hồ sơ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình toán Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành; - Hồ sơ công việc chưa giải xong; - Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì); - Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo 5.4 Tổ chức sử dụng dấu Các quan, tổ chức sử dụng dấu phải thực quy định sau: - Phải đăng ký dấu quan Công an phải thông báo mẫu dấu với quan có liên quan trước sử dụng - Con dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau văn bản, giấy tờ có chữ ký cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó cấp trực tiếp uỷ quyền quan, tổ chức đó; khơng đóng dấu vào văn bản, giấy tờ khơng có nội dung, đóng dấu trước ký - Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Trong trường hợp thật cần thiết yêu cầu cần phải giải công việc nơi xa trụ sở quan, tổ chức thủ trưởng quan, tổ chức định việc mang dấu chịu trách nhiệm việc sử dụng dấu thời gian mang khỏi quan, tổ chức - Các quan, tổ chức bị dấu, phải trình báo với quan Công an cấp xã nơi xảy dấu quan chủ quản, đồng thời phải báo cáo văn nộp "Giấy Chứng nhận đăng ký mẫu dấu" cho quan Công an cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu" - Tổ chức cơng tác đào tạo liên tục, bồi dưỡng chuyên môn, chuyển giao kỹ thuật để nâng cao trình độ cho cán bộ, viên chức Bệnh viện cán bộ, viên chức y tế có yêu cầu 1.3.3 - Nghiên cứu khoa học: Tham gia nghiên cứu thực đề tài nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến khoa học, kỹ thuật mới, kỹ thuật cao cơng tác khám chữa bệnh, phòng bệnh phục hồi chức - Tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học theo quy định pháp luật - Thực chương trình hợp tác, nghiên cứu khoa học với tổ chức, cá nhân nước theo quy định pháp luật 1.3.4 - Phòng, chống dịch bệnh: Phối hợp chặt chẽ với quan ngành y tế để thực công tác truyền thông, giáo dục sức khỏe, phòng chống rối loạn tâm thần địa bàn 1.3.5 - Chỉ đạo tuyến Thực việc đạo tuyến, chuyển giao hỗ trợ kỹ thuật chuyên môn cho sở y tế tuyến dưới; theo dõi, giám sát hoạt động chuyên môn liên quan đến chuyên khoa tâm thần sở y tế thành phố theo đạo Sở Y tế - Tham gia với sở y tế tuyến tổ chức triển khai chương trình, dự án y tế liên quan - Thực nhiệm vụ khác theo phân công Sở Y tế thành phố Đà Nẵng 1.3.6 Hợp tác quốc tế Bệnh viện chủ động thiết lập mối quan hệ với cá nhân tổ chức nước việc khám bệnh, chữa bệnh, đào tạo, nghiên cứu khoa học thực nhiệm vụ hợp tác quốc tế khác theo phân công, đạo Sở Y tế quy định pháp luật THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN Nhìn chung cơng tác Văn thư Bệnh viện thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ thủ trưởng quan với phòng chun mơn, phòng Tổ chức Hành thiết lập tốt 2.1 Công tác tổ chức đạo điều hành Bệnh viện phân công 01 cán chun trách làm cơng tác văn thư trữ có trình độ Đại học chuyên ngành khác tập huấn công tác văn thư, đảm bảo nắm nghiệp vụ giúp Giám đốc theo dõi khoa phòng xử lý văn pháp luật quy định, kịp thời, xác khơng để tồn đọng Phòng Tổ chức Hành tham mưu Ban giám đốc Bệnh viện ban hành kịp thời văn hướng dẫn, triển khai thực nghiệp vụ văn thư toàn bệnh viện như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Kế hoạch số 115/KHBVTT ngày 23/3/2015 công tác văn thư lưu trữ năm 2015 Tổ chức triển khai lồng ghép giao ban, họp quan, phần mềm quản lý văn bản, photo văn gửi khoa/phòng… Phòng Tổ chức Hành tham mưu cho Ban giám đốc ban hành danh mục hồ sơ tài liệu thành phần hồ sơ tài liệu thời hạn bảo quản cho khoa phòng phận Tuy nhiên, việc triển khai thực khoa phòng hạn chế trì phong cách làm việc cũ Cơ quan chủ động xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức quan đồng thời cử viên chức tham gia lớp tập huấn Sở Nội vụ, Sở Y tế tổ chức 2.2 Hoạt động nghiệp vụ văn thư Nhìn chung, việc quản lý văn đi, văn đến quan, tổ chức thực theo quy định Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; 2.2.1 Quản lý văn đến: Hằng năm Bệnh viện Tâm thần tiếp nhận xử lý văn từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu văn chí đạo từ Sở Y tế Bộ Y tế việc hướng dẫn thi hành công tác chuyên môn số lĩnh vực khác - Việc tiếp nhận văn đến Bộ phận văn thư thực Văn đến Bộ phận Văn thư tiếp nhận, phân loại văn đến (gồm công văn, tài liệu, Fax, ) Đối với văn có dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, văn thư bóc bì ngồi, vào sổ chuyển cho Giám đốc bóc bì; Sau tất văn đến quét scan chuyển cho Giám đốc Phó giám đốc uỷ quyền; Bệnh viện quy định văn đến không đăng ký văn thư cán viên chức khơng có trách nhiệm giải quyết; trường hợp thư riêng cá nhân: Văn thư không bóc bì, chuyển trực tiếp cho cá nhân Cá nhân xem xong thấy việc cơng phải chuyển lại cho Văn thư để thực theo quy trình quản lý văn đến; - Việc xem xét, cho ý kiến giải quyết: Căn nội dung văn đến, Giám đốc (hay Phó Giám đốc ủy quyền Giám đốc vắng) xem xét ghi ý kiến đạo, phân cơng khoa/phòng, cá nhân thực vào văn đến Văn thư nhập vào phần mềm để theo dõi chuyển cho khoa/phòng, cá nhân liên quan thực Những văn trao cho người nhận trực tiếp nguời nhận phải ký vào sổ báo cáo văn đến - Văn thư có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến đơn vị, cá nhân có liên quan; có vấn đề báo cáo với trưởng phòng Tổ chức Hành để có biện pháp nhắc nhở đôn đốc 3.1: Lưu đồ quản lý văn đến bệnh viện Trách nhiệm Trình tự cơng việc Tiếp nhận Bộ phận Văn thư văn “đến” Tài liệu, biểu mẫu liên quan Đăng ký Thời gian Ngay sau văn đến tiếp nhận phần mềm văn Xem xét, Giám đốc Bộ phận Văn thư cho ý kiến giải Nhập phần mềm; chuyển cho khoa phòng thực - Các PGĐ - Khoa/phòng, cá Giải văn nhân có liên quan - Bộ phận Văn thư - Khoa/phòng, cá nhân có liên quan Lưu hồ sơ 1-2 ngày Trong ngày 2.2.2 Quy trình Quản lý văn Hằng năm, Bệnh viện Tâm thần phát hành ban hành văn văn gửi, UBND tỉnh, Sở, Ban, Ngành địa bàn thành phố, , văn quan hệ đến bệnh viện quan pháp luật ngồi thành phố liên quan đến cơng tác đơn vị; văn đạo bệnh viện, Bệnh viện giao việc soạn thảo ban hành văn thuộc phòng chức phòng soạn thảo CBVC phân cơng phòng, ban chức liên quan nghiên cứu, soạn thảo văn bản, chuyển trưởng khoa/phòng kiểm tra, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn Trưởng khoa phòng, phận giao soạn thảo văn chịu trách nhiệm độ xác nội dung tính pháp lý văn - Kiểm tra, trình ký: Văn thư nhận văn trình ký khoa/phòng, kiểm tra thể thức nội dung Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị người soạn thảo văn chỉnh sửa lại cho qui định Nếu đạt yêu cầu, Văn thư ký nháy vào nơi nhận (lưu văn thư); Chỉ trình Ban giám đốc Bệnh viện văn có đủ chữ ký xác nhận nội dung thể thức văn - Duyệt, ký: Giám đốc/Phó Giám đốc/Trưởng phòng KHTH (ký thừa lệnh) xem xét nội dung, hình thức văn ký thức Nếu khơng đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn để chỉnh sửa - Làm thủ tục ban hành văn bản, lưu hồ sơ + Văn sau có chữ ký thức Ban giám đốc chuyển cho Văn thư vào sổ văn làm thủ tục ban hành Văn thư người phân công soạn thảo văn gửi văn theo nơi nhận Những văn trao cho người nhận trực tiếp nguời nhận phải ký vào sổ giao nhận văn Các văn gửi chậm sau 02-03 ngày làm việc kể từ ngày ký 3.2: Lưu đồ Quản lý văn Trách nhiệm Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan Nghiên cứu, CBVC phân công - Bộ phận Văn thư -Trưởng khoa/phòng - Ban Giám đốc dự thảo văn Kiểm tra thể thức, nội dung ký tắt trình ký văn Duyệt, ký Đăng ký Bộ phận Văn thư, -Bộ phận Văn thư, - khoa/phòng Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn văn phần mềm Lưu hồ sơ 2.2.3 Quản lý sử dụng dấu Bệnh viện Tâm thần có tổng cộng dấu: Bệnh viện, Cơng đồn, chi đồn, BCH lực lượng tự vệ, kế hoạch tổng hợp, khoa khám bệnh cấp cứu Con dấu Bệnh viện, cơng đồn, BCH lực lượng tự vệ giao cho Nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan Những dấu phận lại: KHTH, KKB-CC, Chi đồn niên trưởng phận phân cơng người quản lý dấu theo quy định, quản lý chặt chẽ, có tủ, có khóa cất giữ dấu Khi vắng mặt phải giao dấu người khác giữ thay theo định Chánh Tổ chức Hành và trưởng phận có biên giao nhận 2.2.4 Lập hồ sơ công việc Bệnh viện đưa công tác lập hồ sơ công việc ba nhiệm vụ tâm Bệnh viện Phòng Tổ chức Hành tổ chức tập huấn đến cán bộ, viên chức quan công tác Tuy nhiên công việc mẻ, bỡ ngỡ cán viên chức nên công tác lập hồ sơ hành, nộp hồ sơ chưa đạt chất lượng Cán viên chức bệnh viện chưa có thói quen thường xuyên lập hồ sơ công việc giải công việc Bộ phận văn thư thường xuyên kiểm tra nhắc nhở, hướng dẫn khoa phòng nên số phận làm tốt cơng tác Năm 2015 Phòng Tổ chức Hành tổ chức kiểm tra cơng tác văn thư Bệnh viện Nội dung kiểm tra tập trung vào công tác quản lý Nhà nước thực nghiệp vụ công tác văn thư: Quản lý văn đi, đến, quản lý dấu, công tác ban hành văn bản, công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ hàng năm Sau kiểm tra có thơng báo kết kiểm tra khoa/phòng việc làm được, việc chưa làm được, kiến nghị đơn vị kiểm tra; chấn chỉnh công tác văn thư, lập hồ sơ công việc thông báo số 156/TB-BVTT ngày 21/4/2015 Trong trình hoạt động Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng chủ động quy định chi tiết đến công việc, chức danh cho viên chức thực chức nhiệm vụ (quyết định số 157/QĐ-BVTT ngày 21/4/2015 việc phân công nhiệm vụ cơng tác văn thư) Nhờ có thường xun quan tâm đến công tác hướng dẫn, kiểm tra, Bệnh viện kịp thời phát tồn tại, hạn chế công tác quản lý thực chuyên môn nghiệp vụ để kịp thời đề biện pháp khắc phục tồn tại, hạn chế, đưa công tác văn thư quan, tổ chức dần vào nề nếp 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Thực đạo Sở Y tế thành phố, Bệnh viện tổ chức triển khai, Ứng dụng có hiệu phần mềm quản lý văn điều hành (thực việc in sổ quản lý văn từ phần mềm đầy đủ), liệu tra cứu nhanh chóng Bệnh viện trang bị máy vi tính cho tất khoa phòng, cá nhân có lien quan đến cơng tác văn thư Bộ phận văn thư hướng dẫn cho khoa phòng cách sử dụng phần mềm excel word soạn thảo văn quản lý văn đến khoa phòng để dễ dàng tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng; soạn thảo thể thức quy định ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU KHUYẾT ĐIỂM VÀ NGUYÊN NHÂN 4.1 Những hạn chế tồn tại: Bên cạnh mặt đạt nêu trình triển khai thực thực nhiệm vụ công tác văn thư số tồn tại, hạn chế: - Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến: + Tình trạng văn sai thể thức, sai quy cách văn Nội dung văn không rõ ràng; + Đối với khơng người nghĩ cơng việc giao giải xong hết trách nhiệm Họ chưa ý thức việc lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu phát sinh q trình giải cơng việc trách nhiệm thân họ - Việc sử dụng phần mềm triển khai số cán bộ, nhân viên không thường xuyên truy cập nên chưa cập nhật văn kịp thời, phụ thuộc nhiều vào người làm công tác văn thư - Việc bố trí khu hành chưa hợp lý, phòng chức nằm rải rác chưa quy mối nên việc quản lý điều hành chưa nhanh chóng thuận lợi 4.2 Nguyên nhân ưu điểm, hạn chế 4.2.1 Nguyên nhân ưu điểm - Có đạo kịp thời từ lãnh đạo bệnh viện lãnh đạo Sở Y tế - Lãnh đạo bệnh viện nắm rõ tầm quan trọng công tác văn thư - Đội ngũ cán viên chức, nhân viên có tinh thần trách nhiệm nghiêm túc thực nhiệm vụ Bệnh viện giao 4.2.2 Nguyên nhân hạn chế - Hầu hết cán viên chức bệnh viện tập trung chun mơn mà chưa hiểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư nên chưa dành quan tâm đầu tư vào công tác - Khả sử dụng thành thạo máy tính cán viên chức chưa cao; - Việc lập hồ sơ công việc mẻ cán viên chức, chưa thành thói quen giải cơng việc Khi giải cơng việc chưa có phiếu trình thể q trình giải cơng việc, phối hợp khoa/phòng liên quan chưa ăn ý Bên cạnh nguyên nhân chủ quan, phải kể đến nguyên nhân khách quan như: - Các lớp học bồi dưỡng công tác văn thư tổ chức với số lượng q đơng, thời gian ngắn, nội dung nhiều nên người học không nắm hết kiến thức, kỹ yêu cầu KẾT LUẬN Qua trình triển khai thực từ năm 2013 đến nay, công tác văn thư Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng có bước tiến rõ rệt: Nhận thức cán quản lý, cán viên chức công tác văn thư nâng lên Khả soạn thảo văn CBGVNV có bước tiến phơng chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn Các cán viên chức bệnh viện bắt đầu làm quen với việc lập hồ sơ công việc, thu thập tài liệu cho hồ sơ Các điều kiện sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư trang bị kịp thời Làm tốt công tác kiểm tra, đặc biệt hậu kiểm tra Trong năm gần với yêu cầu cải cách hành đất nước phát triển nhanh chóng công nghệ đặc biệt hệ thống văn hành nhà nước Với phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành… cơng việc phận văn thư giảm tải không mà người làm văn thư vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư Công tác văn thư Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng có nhiều bước chuyển biến đáng kể, công tác văn thư dần vào nếp, thực nghiêm túc, quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành nhà nước có hiệu KIẾN NGHỊ Trên sở thực trạng công tác văn thư bệnh viện, xin đề xuất số kiến nghị sau: - Đối với công tác đào tạo, tập huấn Tăng cường thực hành, trao đổi tọa đàm chuyên đề một; Chú trọng khâu kỹ thuật soạn thảo ban hành văn hành chính; Tăng số lượng tiết thực hành tổ chức tham quan thực tế - Tổ chức lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho đối tượng lãnh đạo bệnh viện khoa phòng Ngồi bồi dưỡng thêm vi tính cho cán nhân viên có liên quan đến công tác văn thư - Công tác chuyên môn Có biện pháp xử lý văn không quy định: nhắc nhở, gởi trả lại nơi gởi,… để phận soạn thảo lưu ý rút kinh nghiệm, giúp văn thư có sở việc kiểm tra thể thức trình bày văn có chất lượng - Quy định thời hạn giải công việc rõ ràng để cán viên chức giải triệt để công việc giao - Xác định trách nhiệm cho cá nhân viên chức công tác văn thư, phân định rõ chế độ trách nhiệm việc xử lý quản lý văn bản, chống việc làm tùy tiện, thiếu khoa học - Quán triệt đến viên chức công tác lập hồ sơ công việc, kiểm tra, đánh giá chất lượng cán viên chức qua hồ sơ công việc họ thực Cơng tác tổ chức, chế độ sách - Bố trí phòng chun mơn quy mối để dễ dàng việc điều hành quản lý, cho khách đến liên hệ cơng tác - Có chế độ quan tâm đến người làm công tác văn thư để khích lệ lòng u nghề họ TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 việc Hướng dẫn văn đi, đến Nghị định số 111/2001/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ qui định chi tiết thi hành pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Theo Quyết định số 120/QĐ-CP ngày 24/4/1997 Thủ tướng Chính phủ xử lý ban hành văn bản: Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 10 Quyết định 2590/QĐ-BVTT ngày 20/9/2013 Sở Y tế thành phố Đà Nẵng việc ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ Sở Y tế thành phố Đà Nẵng I Đặt vấn đề II Giải vấn đề: Cơ sở lí luận vấn đề: trình bày tóm tắt lí luận, lí thuyết tổng kết, bao gồm khái niệm, kiến thức vấn đề chọn để viết SKKN Thực trạng vấn đề: Trong phần người viết mơ tả, làm bật khó khăn, mâu thuẫn thực tế giảng dạy, giáo dục, quản lí, mà người viết tìm giải quyết, cải tiến Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề: Trình bày trình tự biện pháp, bước cụ thể, có nhận xét vai trò, tác dụng, hiệu biện pháp bước Hiệu SKKN: - Đã áp dụng sáng kiến lớp nào, khối đối tượng cụ thể nào? - Trình bày rõ kết cụ thể áp dụng SKKN ( có đối chiếu, so sánh với kết tiến hành công việc theo cũ) Việc đặt tiêu đề cho ý cần cân nhắc, chọn lọc cho phù hợp với SKKN chọn diễn đạt nội dung chủ yếu mà người viết muốn trình bày SKKN III Kết luận, kiến nghị: Kết luận: - Ý nghĩa SKKN công việc giảng dạy, giáo dục, quản lí - Những nhận định chung người viết việc áp dụng khả phát triển SKKN - Những học kinh nghiệm rút từ trình áp dụng SKKN thân Những ý kiến đề xuất: (với Sở GD&ĐT, lãnh đạo trường) để áp dụng sáng kiến kinh nghiệm có hiệu ... ……………………………………………………… CƠ SỞ III LUẬN…………………………………………………… THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VIỆN…………… Đặc điểm chung Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng ……………… 11 Thực trạng công tác văn thư Bệnh viện 14 III …………………………... VỀ BỆNH VIỆN TÂM THẦN ĐÀ NẴNG Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng Bệnh viện chuyên khoa lĩnh vực Tâm thần, thành lập theo Quyết định số 272/QĐ-UB ngày 05 tháng 02 năm 1997 Uỷ ban nhân dân Thành phố Đà Nẵng. .. cao chất lượng công tác văn thư Bệnh viện Tâm thần thành phố Đà Nẵng" Sáng kiến nhằm đạt mục đích phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng, thấy rõ ưu điểm hạn