MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu. 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 2 6. Cấu trúc đề tài 2 CHƯƠNG I.TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN THẠCH THẤT 4 1.1 Tổng quan về Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất – Hà Nội 4 1.1.1Vị trí địa lý, Lịch sử hình thành của huyện Thạch Thất 4 1.1.2 Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Thạch Thất 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất 7 CHƯƠNG II.THỰC TRẠNG VỀ TRÁCH NHIỆM LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 9 2.1. Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 9 2.1.1. Khái niệm 9 2.1.2. Vai trò 9 2.1.3. Nội dung tổ chức quản lý văn thư lưu trữ 10 2.2 Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ 11 2.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ 11 2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển dụng cán bộ văn thư lưu trữ 12 2.2.3. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ. 13 2.2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về văn thư lưu trữ. 14 2.2.5. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư 15 CHƯƠNG III.GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠOVĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 17 3.1 Nhận xét, đánh giá 17 3.1.1 Ưu điểm 17 3.1.2 Nhược điểm 18 3.1.3. Nguyên nhân 18 3.3 Giải pháp 18 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan 18 3.3.2. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo đối với công tác văn thư, lưu trữ 20 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu em thời gian qua Những kết số liệu tiểu luận thực Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất, không chép nguồn khác Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường cam đoan Hà Nội, ngày 07 tháng 04 năm 2017 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận môn học kỹ hoạch định quản trị văn phòng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cán Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất tạo điều kiện cho em tiến hành khảo sát thực tế cung cấp tài liệu chuyên môn Em xin gửi lời tri ân đến quý thầy cô trường truyền đạt cho em kiến thức ngày hôm Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo - Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt thầy giành nhiều thời gian, cơng sức tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tiểu luận Cuối em xin chúc quý thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy giáo - Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt, Ban lãnh đạo anh chị Uỷ ban nhân dân lời chúc sức khỏe, hạnh phúc thành đạt nghiệp Chúc Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất hoạt động hiệu quả, vững mạnh Xin chân thành cảm ơn.! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Xã hội phát triển kéo theo phát triển cơng tác văn phòng, hậu cần quan, đơn vị doanh nghiệp Vai trò văn phòng ngày lớn có ảnh hưởng định tới thành công tốt đẹp hay không quan, tổ chức Người làm công tác Văn phòng phải nắm tình hình, phải thực chức nhiệm vụ hồn thành nhiệm vụ phục vụ tốt hoạt động quan tổ chức Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm mục đích đảm bảo thông tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành cơng tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị ngành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, sở đạt hiệu cao Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu quan trọng có giá trị Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Với nội dung ý nghĩa mà công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ mang lại, với nhận thức suy nghĩ thân sinh viên khoa Quản trị văn phòng nghiên cứu văn thư, lưu trữ có lợi ích thiết thực đối q trình học tập; nên giúp đỡ tạo điều kiện ban lãnh đạo Uỷ ban nhân dân em lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất ”là đề tài nghiên cứu để vận dụng bổ sung kiến thức học Mục đích nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý luận, tổ chức hoạt động Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất- Nghiên cứu thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ lãnh đạo văn phòng Uỷ ban nhân dân Huyện - Những giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Phạm vi: Uỷ ban nhân dân Huyện Thạch Thất Phương pháp nghiên cứu Bài tiểu luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh, tổng hợp Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo Nguồn từ mạng Internet Ý nghĩa lý luận thực tiễn - Về lý luận: Hiểu rõ trách nhiệm người lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ - Về thực tiễn, đánh giá cách khách quan, từ đưa giải pháp giúp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo vă phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Thạch Thất Cấu trúc đề tài Đề tài "Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất – Hà Nội" phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phần phụ lục báo cáo gồm chương: Chương I Tổ chức hoạt động UBND huyện Thạch Thất Chương II Thực trạng trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Chương III Giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Thạch Thất CHƯƠNG I TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN THẠCH THẤT 1.1 Tổng quan Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất – Hà Nội 1.1.1Vị trí địa lý, Lịch sử hình thành huyện Thạch Thất Tên quan: Ủy ban nhân dân huyện Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất – Hà Nội Địa chỉ: Thị trấn Liên Quan- Thạch Thất- Hà Nội Điện thoại liên hệ: (04) 33.681.581 Huyện Thạch Thất phía bắc đơng bắc giáp huyện Phúc Thọ, phía đơng nam nam giáp huyện Quốc Oai, phía tây nam nam giáp tỉnh Hòa Bình, phía tây giáp TX Sơn Tây Ngày 28 tháng năm 1994, thành lập xã Thạch Hòa sở phần diện tích nhân xã Bình n, Tân Xã, Hạ Bằng Đồng Trúc Từ đó, huyện Thạch Thất có thị trấn Liên Quan 19 xã: Bình Phú, Bình Yên, Cẩm Yên, Cần Kiệm, Canh Nậu, Chàng Sơn, Đại Đồng, Dị Nậu, Đồng Trúc, Hạ Bằng, Hương Ngải, Hữu Bằng, Kim Quan, Lại Thượng, Phú Kim, Phùng Xá, Tân Xã, Thạch Hòa, Thạch Xá Từ ngày 29 tháng năm 2008, tỉnh Hà Tây bị giải thể, Thạch Thất huyện Hà Nội Cùng ngày, HĐND thành phố Hà Nội (mở rộng) định chuyển cho huyện Thạch Thất quản lý xã nhập từ huyện Lương Sơn tỉnh Hòa Bình, xã: Tiến Xuân, Yên Bình, Yên Trung Ngày tháng năm 2009, tồn diện tích tự nhiên dân số xã Tiến Xuân, Yên Bình, n Trung thuộc huyện Lương Sơn tỉnh Hòa Bình sáp nhập vào huyện Thạch Thất Như vậy, huyện Thạch Thất có thị trấn 22 xã, giữ ổn định 1.1.2 Chức nhiệm vụ UBND huyện Thạch Thất - Chức năng: Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất quan hành nhà nước địa phương, quan chấp hành HĐND huyện, chịu lãnh đạo toàn diện Huyện ủy, đạo, lãnh đạo thống UBND thành phố Hà Nội, thực chức quản lý nhà nước tất lĩnh vực; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định rõ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003 UBND huyện Thạch Thất chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn - Nhiệm vụ, quyền hạn Căn vào Mục 2, chương IV Luật Tổ chức HĐND- UBND (sửa đổi) Quốc hội thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003 UBND huyện Thạch Thất có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: a Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình UBND thành phố phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách địa bàn: Dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình, tốn ngân sách địa phương - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách, kiểm tra Nghị Quyết HĐND xã, thị trấn việc thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật - Phê chuẩn kinh tế - xã hội xã, thị trấn b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai: - Xây dựng, trình HĐND cấp thơng qua chương trình khuyến khích, phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương thực chương trình - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thủy sản - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất với cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: - Tham gia với UBND thành phố việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện, quản lý việc thực quy hoạch xây dựng phê duyệt - Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, du lịch dịch vụ địa bàn f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin thể dục thể thao: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thơng tin, y tế, thể dục thể thao, phát truyền hình địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế: Quản lý trung tâm, trạm y tế, bảo vệ, chăm sóc bà mẹ trẻ em, thực sách dân số, kế hoạch hóa gia đình g Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường: - Áp dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Tổ chức bảo vệ mơi trường, phòng, chống, khắc phục hậu sau bão lụt - Kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa địa bàn huyện h Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng tồn dân; quản lý lực lượng dự bị động viên địa phương - Tổ chức đăng ký, khám, tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm quy định pháp luật - Tổ chức thực nghĩa vụ giữ gìn an ninh trật tự an tồn xã hội, thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất Hiện tại, UBND huyện Thạch Thất gồm có 08 thành viên, có Chủ tịch UBND huyện, 04 Phó Chủ tịch UBND huyện 03 Uỷ viên UBND huyện Về máy: Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Hiện nay, UBND huyện Thạch Thất có 13 phòng 09 đơn vị nghiệp 13 phòng chuyên mơn : Văn phòng UBND huyện Thạch Thất 10 2.1.2 Vai trò Vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng thể mặt sau: - Công tác văn thư, lưu trữchiếm phần lớn hoạt động văn phòng, mặt xích guồng máy hoạt động quản lý quan, tổ chức xem phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý 2.1.3 Nội dung tổ chức quản lý văn thư lưu trữ - Tổ chức quản lý công tác văn thư + Tổ chức phận văn thư chuyên trách; + Tổ chức tuyển dụng cán đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư; + Ban hành văn đạo hướng dẫn công tác văn thư; + Kiểm tra, đánh giá tình hình cơng tác văn thư; + Đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư; + Tổ chức việc ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác văn thư 13 - Tổ chức triển khai nghiệp vụ công tác văn thư + Soạn thảo ban hành văn bản; + Tổ chức quản lý giải văn bản; + Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ; + Sử dụng quản lý dấu quan + Nội dung việc tổ chức công tác lưu trữ Nội dung tổ chức công tác lưu trữ: - Tổ chức quản lý công tác lưu trữ - Tổ chức triển khai thực nghiệp vụ công tác lưu trữ - Tổ chức quản lý công tác lưu trữ: + Tổ chức phận phụ trách cơng tác lưu trữ; + Bố trí phòng, kho lưu trữ theo tiêu chuẩn tài liệu để bảo quản tài liệu quan; + Ban hành văn đạo hướng dẫn công tác lưu trữ; + Tổ chức triển khai kiểm tra việc thực công tác lưu trữ - Tổ chức triển khai thực nghiệp vụ lưu trữ: + Thu thập bổ sung tài liệu theo định kỳ hàng năm từ đơn vị vào kho lưu trữ quan; + Phân loại tài liệu lưu trữ; + Xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ; + Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học; + Áp dụng biện pháp bảo quản tài liệu; + Tổ chức khai thác sử dụng thông tin tài liệu 2.2 Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ 2.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ thực chức bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý Văn phòng Uỷ ban nhân dân Vì thế, cơng tác văn thư, lưu trữ 14 đóng vai trò quan trọng Để đưa cơng tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người Văn phòng ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất có 01 cán phụ trách công tác Văn thư, lưu trữ Hàng ngày, cán văn thư lưu trữ phải tiếp nhận, đăng ký chuyển giao văn đi- đến theo quy định, tiếp nhận thảo để trình duyệt, dự thảo trình ký quan, ban ngành tham mưu chuyển đến, theo dõi trình luân chuyển văn đảm bảo địa an toàn; Quản lý đóng dấu văn quy định; Lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu quan, tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ; Thực quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ quan Trong trình tiếp nhận văn chưa có chữ ký tham mưu Chánh văn phòng, phận chun mơn khơng cho ban hành văn Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất đặc biệt trọng trực tiếp quản lý không ngừng đánh giá cao, ghi nhận khách quan đóng góp cán bộ, chuyên viên làm công tác văn thư Đồng thời tạo điều kiện thời gian để nhân viên làm công tác Văn thư tham gia vào lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ chun mơn 2.2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tuyển dụng cán văn thư lưu trữ Nhân lực nguồn lực tối quan trọng cho phận, phòng ban tổ chức, quan nào, phận văn thư lưu trữ quan không ngoại lệ, khơng có cán làm cơng tác văn thư thành lập phận văn thư lưu trữ Cán làm công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước UBND huyện Thạch Thất cần đảm bảo yêu cầu phẩm chất trị, trình độ chun mơn lực cơng tác, thận trọng cơng việc Chánh văn phòng người đứng đầu chịu trách nhiệm công tác tuyển dụng cán làm văn thư lưu trữ Việc tuyển dụng cán bao gồm tất 15 nội dung công việc: - Xây dựng yêu cầu cần có nhân làm cơng tác văn thư lưu trữ Xây dựng thông báo tuyển dụng Tổ chức tuyển dụng Khảo sát dánh giá hồ sơ tuyển dụng Soạn thảo Quyết định tuyển dụng Chánh văn phòng thực giao quyền, phân cơng thực công việc liên quan đến tuyển dụng Tuy nhiên Chánh văn phòng phải người chịu trách nhiệm cao trước lãnh đạo UBND huyện việc tuyển dụng cán làm công tác văn thư lưu trữ cho quan Tất bước việc tuyển dụng phải thực kiểm tra cách nghiêm túc để có đội ngũ nhân chất lương, làm việc hiệu 16 2.2.3 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, xây dựng văn quan văn thư lưu trữ Lãnh đạo văn phòng ln làm tốt trách nhiệm việc đạo thực công tác văn thư – lưu trữ quan Công tác văn thư – lưu trữ quan tâm đạo thực nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ Cơ quan lưu thông Hàng năm, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp lên kế hoạch đạo công tác văn thư việc ban hành văn quy định công tác văn thư, soạn thảo văn cho toàn Viện để phù hợp với quy định Nhà nước công việc quan - Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trưởng phòng Quản lý tổng hợp tham mưu đề xuất cho lãnh đạo quan ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho quan để hoạt động công tác vào nếp thống nhất, hiệu Về Quy chế gồm chương, 38 điều quy định tương đối đầy đủ phạm vi, đối tượng áp dụng nội dung công tác văn thư, lưu trữ Việc Quy chế đời chứng tỏ bước tiến dài nhận thức lãnh đạo Viện tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi để công tác văn thư lưu trữ Viện Công nghệ sinh học vào nề nếp, hoạt động có hiệu cao - Về văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Quy trình soạn thảo ban hành văn Viện thực theo quy định nhà nước sở Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Thơng tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005, Thông tư 01/2011/TT-BNV 19/01/2011 Bộ Nội vu quy định kỹ thuật trình bày văn quan hành nhà nước Cơng văn số 191/CNSH ngày 05/6/2008 quy định thể thức trình ký văn bản, Thông báo số 77/TB-CNSH ngày 10/3/2009 phân công ký văn tài Lãnh đạo văn phòng ln có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công nhân viên chức thực nghiệp vụ có liên quan 17 2.2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá văn thư lưu trữ Trách nhiệm thuộc trách nhiệm cuối nhà lãnh đạo cơng tác văn thư lưu trữu, nói nhà lãnh đạo người ban hành văn văn thư lưu trữu đồng thời người có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá nội dung thực Đầu tiên trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ trách nhiệm hàng đầu nhà lãnh đạo, nhà lãnh đạo thi công việc chủ yếu đạo, đưa định thị cho cấp thực sau xem xét đánh giá, nên nhà lãnh đạo cần tổ chức hướng đẫn nghiệp vụ cho cấp để cấp lấy tiêu chuẩn thực , nghiệp vụ nhà lãnh đạo tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quy định dấu, nghiệp vụ liên quan đến hồ sơ Đối chiếu với UBND huyện Thạch Thất, lãnh đạo văn phòng UBND huyện Thạch Thất có tổ chức hướng đẫn cho cán cơng nhân viên chức cấp duới thuộc phòng văn thư lưu trữ nghiệp vụ thông qua văn ban hành, hội nghị nghiên cứu khoa học, lớp học đào tạo bồi dưỡng cán văn phòng tổ chức , cơng đoạn từ tổ chức hướng dẫn tới tổ chức thực tiến hành theo quy định đề Sau hướng dẫn tổ chức thực nghiệp vụ văn thư để biết có phát huy hiệu hay khơng nhà lãnh đạo tiến hành đánh giá vê văn thư lưu cách toàn diện nhân nghiệp vụ hướng dẫn từ đưa giải pháp thiết thực Khâu tổ chức kiểm tra đánh giá nhà lãnh đạo có sở tiêu chí để đánh giá cách cụ thể nội dung thực ví dụ u cầu cơng tác thực soạn thảo văn bản, công tác sử dụng dấu, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu , có tiêu chí quy định rõ ràng thơng qua nhà lãnh đạo so sánh đối chiếu rút kết luận đưa ý kiến nhận xét đánh giá khách quan 18 đảm bảo tính cơng xác, minh bạch cơng khai làm tiền đề sở lý luận cho việc đánh giá thi đua khen thưởng tập thể cá nhân, Các hình thức kiểm tra đánh giá sử dụng nhà lãnh đạo tổ chức thực kiểm tra đánh giá hình thức kiểm tra đánh giá thông qua báo cáo kết quả, kiểm tra đánh giá thông qua phản ánh cấp dưới, kiểm tra đánh giá thông qua khảo sát thực tế , đồng thời thơng qua kế hoạch cơng tác năm, kì, quý, lịch làm việc cấp Văn phòng UBND huyện Thạch Thất thường tổ chức kiểm tra đánh giá cán công nhân viên chức thông qua kết thi đua thông qua khảo sát thực tế lãnh đạo tất nhiên kết tốt có kết chưa hồn thành chậm tiến độ có giải pháp riêng cho vấn đề 2.2.5 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư Tại UBND Thạch Thất việc xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị phụ thuộc vào quan tâm lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan cơng tác văn thư Bộ phận văn thư lưu trữ văn phòng UBND huyện trang bị đầy đủ như: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, giấy A4, kẹp ghim, tủ, bàn, cặp, Lãnh đạo văn phòng thường xuyên kiểm tra chất lượng, thời gian sử dụng trang thiết bị có sử dụng hay khơng để có biện pháp mua sắm trang thiết bị Xây dựng văn trình lãnh đạo quan việc cấp kinh phí để mua sắm trang thiết bị đại phục vụ công tác văn thư đạt hiệu cao Tùy vào tình hình thực tế xây dựng đề án cải tạo nâng cấp phận văn thư lưu trữ đại 19 Tiểu kết : Ở chương 1, em trình bày hai vấn đề lớn sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ tổng quan Phòng Nội vụ Thành phố Nam Định Từ đó, nắm nội dung vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ vị trí, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Phòng Nội vụ Tiểu kết Tại chương tìm hiểu trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất Từ đó, ta nắm bắt ưu, nhược điểm tình hình quản lý đạo cơng tác văn thư, lưu trữ nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân 20 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Công tác văn thư ln Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân quan tâm đạo thực nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ Cơ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, xác, bảo mật, bảo đảm cho cơng việc Cơ quan theo đường lối, sách chế độ Các quy trình tiếp nhận văn đến thực đầy đủ nghiêm túc Các văn quản lý cách chặt chẽ Trước văn gửi xem xét kỹ toàn diện thể thức nội dung, xem có soạn thảo văn quy trình khơng, đóng dấu, vào sổ văn đi…để hạn chế tối đa sai sót xảy lưu văn phục vụ cho việc bổ sung văn bản, truy cứu, tra tìm cần thiết - Lãnh đạo văn phòng ý thức ý nghĩa phân công rõ ràng, công tác văn thư lưu trữ luôn gắn liền liên quan tới lãnh đạo tổ chức phân công cán chuyên môn phụ trách công việc, tránh trường hợp quy trách nhiệm không - Lãnh đạo văn phòng tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ Lãnh đạo văn phòng quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo cơng tác Trong văn quan trọng tạo sở cho việc thiết lập, quản lý tổ chức thực hoạt động văn thư – lưu trữ điều chỉnh cách tương đối đầy đủ, toàn diện cụ thể công tác văn thư, lưu trữ - Lãnh đạo văn phòng quan tâm tới việc đạo, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, nên công tác thực tương đối tốt Đến cán làm công tác văn thư – lưu trữ cử học số lớp bồi dưỡng ngắn hạn 21 nghiệp vụ văn thư Công tác soạn thảo ban hành văn bước đầu vào nề nếp - Công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại bảo đảm hiệu giải công việc Hồ sơ lưu trữ UBND xếp, bố trí gọn gàng, ngăn nắp theo quy định, tương đối khoa học 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm nêu rên việc tổ chức thực cơng tác văn thư UBND huyện Thạch Thất tồn tồn hạn chế mà qua trình công tác rút Với quan hành cấp huyện mà có cán văn thư làm việc khối lượng công việc lớn nhược điểm UBND huyện Thạch Thất Việc ban hành văn liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ mang tính hình thức chung chung, thiếu tính thực tế Số lượng văn ban hành Chất lượng cơng tác lưu trữ chưa cao, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Công tác kiểm tra đánh giá hạn chế 3.1.3 Nguyên nhân Lãnh đạo văn phòng chưa nhận thức trách nhiệm công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ Mặc dù thường xuyên tham gia lớp tập huấn nâng cao trình độ chun mơn, song trình độ, lực làm việc lãnh đạo nhân viên văn thư số mặt hạn chế Chính sách nhà nước lãnh đạo cán văn phòng nhiều bất cập, chưa thu hút nhân tài chưa phát huy mạn lãnh đạo cơng chức văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ 22 3.3 Giải pháp 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan - UBND cần biên chế cán đảm nhiệm công tác văn thư lưu trư có trình độ chun mơn nghiệp đảm nhiệm cơng tác lưu trữ nhà nước phòng tốt Do chưa có cán chun trách nên việc khối lượng cơng việc nhiều gây nên sư phân tán ảnh hưởng đến công việc - Lãnh đạo cần thương xuyên nhắc nhở cơng tác hành UBND.Phân cơng bố trí nhân lực phù hợp rõ ràng, cụ thể có người có nghiệp vụ chun mơn, có phẩm chất đạo đức trị - Đưa phần mền quản lý văn lên máy ứng dụng cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư.Hiện Văn phòng UBND huyện Thạch Thất có phần mềm quản lý văn máy áp dụng.Nhưng phòng văn thư quan chưa áp dụng chủ yếu vẫ thự quản lý văn phương thức thủ công - UBND cần xin thêm kinh phí từ phía lãnh đạo quan cấp để mua sắm trang thiết bị phục vụ tốt cho nhu cầu công việc như; máy photo coppy, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ ( tủ kính, cặp số tài liêu, giá đựng tài liệu ……).Và thiết bị khác cần thiết cho nhu cầu công việc UBND - Cán bộ, cơng nhân việc UBND cần nhiệt tình, có thái độ trách nhiệm với cơng việc riêng thân giao nhiệm vụ công việc chung phòng.Cán bộ, cơng nhân viên UBND kêt thúc công việc thi nên lập hồ sơ cơng việc trách thất lạc, hư hỏng phục vụ tốt cho công tác khai thác sử dụng tài liệu cần thiết tránh thời gian tìm kiếm - Thường xuyên tiếp cận quy định Nhà nước công tác văn thư lưu trữ - Cần cử cán thự tế địa phương để nắm bắt tình hình giải công việc nhanh hiệu 23 - Cần quan tâm phát triển nguồn nhân lực cử cán ,công nhân viên UBND học lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ phẩm chất đạo đức trị góp phần nâng cao trình độ, kiên thức, hiểu biết cho cán bộ, công nhân viên phòng góp phần nâng cao hiệu cơng việc phòng ngày lên.Cần trẻ hố đội ngũ cán UBND - Cần phát triền đồng đến tất lĩnh vực đặc biệc cơng tác hành góp phần phát triển UBND huyện 3.3.2 Các giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư, lưu trữ Lãnh đạo nên nắm bắt tiếp thu ứng dụng cơng nghệ khoa học vào thực tiên quy trình quản lý Các phần mềm, trang thiết bị…để không bị tụt hậu so với phát triển xã hội nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu quan hoạt động quản lý hành Nhà lãnh đạo phải thường xuyên nâng cao vai trò trách nhiệm việc làm cụ thể, nâng cao kiến thức không ngừng học tập phấn đấu rèn luyện làm gương đầu cho cấp noi theo Cần phát triển nâng cao công tác đào tạo tuyển dụng nhân cho quan, hướng tới phát triển đại có chất lượng lâu dài nguồn nhân lực Nhà lãnh đạo cần nâng cao ý thức, nhận thức lý tưởng phấn đấu cho cán văn thư, lưu trữ đề cao tinh thần làm việc cống hiến cho tập thể, học tập làm theo sách đường lối Đảng Ngồi ra, lãnh đạo cần thực tốt quy trình ban hành xây dựng hướng dẫn tổ chức thực văn cho quan cách cụ thể quy trình thực Tiểu kết :Trên sở đánh giá ưu điểm hạn chế tồn vấn đề trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chứ, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ UBND Huyện Thạch Thất số giải pháp đề xuất lãnh đạo quan; lãnh đạo văn phòng; cán viên chức làm công 24 tác văn thư Em hy vọng góp phần nhỏ vào việc nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý vă thư – lưu trữ quan, tổ chức nói chung, UBND Huyện Thạch Thất nói riêng 25 KẾT LUẬN Qua trình khảo sát, nghiên cứu vận dụng kiến thức học học phần môn “ Kĩ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng ’, tơi làm bật những khái niệm, đặc điểm, nhận thức, yếu tố cần thiết xung quanh vấn đề lý luận trách nhiệm lãnh đạo công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ quan văn phòng UBND huyệnThạch Thất, thành phố Hà Nội Trước hết, thứ qua q trình cơng tác thấy thực trạng công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Thạch Thất nói riêng quan hành nước ta nói chung đề có thành tựu đạt mặt hạn chế công tác văn thư lưu trữ Thứ hai, thông qua khảo sát thấy trách nhiệm to lớn nhà lãnh đạo công tác quản lý điều hành tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ vơ quan trọng góp phần tạo nên hoạt động quản lý khác cách linh hoạt Qua việc khảo sát nghiên cứu giúp em có thêm kiến thức thực tiễn, thấy rõ thực trạng công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Thạch Thất nói riêng quan, tổ chức khác nói chung Đồng thời thấy trách nhiệm to lớn nhà lãnh đạo công tác quản lý điều hành tổ chức thực cơng tác văn thư, lưu trữ.Từ làm để so sánh thực tiễn lý luận để có nhìn tồn diện lĩnh vực xã hội.Mặc dù cố gắng hoàn thành tiểu luận nghiên cứu kinh nghiệm thực tế ít, hiểu biết hạn chế nên em khơng tránh sai sót Kính mong thầy, cô giáo cô cán lãnh đạo, chuyên viên quan góp ý tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thiện đề tài tốt 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chúc: Tập giảng “Quản trị văn phòng”; Vương Đình Quyền: “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội , 2011 Thông tư 13/2011/TT-BNV, 24/10/2011 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Văn hợp số 01/VBHN-BNV Ngày 25\02/2014 Bộ Nội Vụ công tác văn thư 27 ... hút nhân tài chưa phát huy mạn lãnh đạo cơng chức văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ 22 3. 3 Giải pháp 3. 3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan - UBND cần biên chế cán... tệ nạn xã hội 1.1 .3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất Hiện tại, UBND huyện Thạch Thất gồm có 08 thành viên, có Chủ tịch UBND huyện, 04 Phó Chủ tịch UBND huyện 03 Uỷ viên UBND huyện... UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Hiện nay, UBND huyện Thạch Thất có 13 phòng 09 đơn vị nghiệp 13 phòng chun mơn : Văn phòng UBND huyện Thạch Thất 10 Phòng Nội vụ huyện Phòng Lao