tiểu luận Nghệ thuật thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu quả

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÀ QUẢN TRỊ VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ 3 I. Nhà quản trị và vai trò nhà quản trị 3 1. Nhà quản trị 3 2. Vai trò nhà quản trị 3 II. Nghệ thuật quản lý. 5 Chương 2. NGHỆ THUẬT THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC CÓ HIỆU QUẢ CỦA NHÀ QUẢN LÝ LÃNH ĐẠO 9 1. Giúp nhân viên cảm thấy họ đang làm những việc có ý nghĩa 9 2. Giao tiếp hiệu quả và chia sẻ thông tin 9 3. Cung cấp cho nhân viên bản mô tả công việc và trách nhiệm rõ ràng 9 4. Cho và nhận thông tin phản hồi kết quả làm việc liên tục 10 5. Tin và bộc lộ sự tin tưởng 10 6. Lắng nghe, tập trung, và tôn trọng nhu cầu của nhân viên 10 7. Ghi nhận những nhân viên xứng đáng 11 8. Đãi ngộ công bằng 11 9. Thúc đẩy Đổi mới 11 10. Thiết lập các chính sách công bằng hỗ trợ các mục tiêu của Công ty 11 11. Lấy thông tin đầu vào liên tục từ nhân viên 11 12. Quản lý, nhưng không quản lý sát sao 12 13. Khuyến khích làm việc nhóm 12 14. Thay đổi phương pháp quản lý đối với các nhân viên khác nhau 12 15. Cho nhân viên cơ hội phát triển bản thân 12 16. Sa thải khi cần thiết 13 Chương 3: Ý NGHĨA CỦA NGHỆ THUẬT THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN 14 LÀM VIỆC CÓ HIỆU QUẢ 14 KẾT LUẬN 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh Việt Nam đã chính thức gia nhập kinh tế Quốc tế, nền kinh

tế Việt Nam đang chuyển mình mạnh mẽ Khi mà xã hội ngày càng văn minh, phát triển, đời sống con người ngày càng được nâng cao hơn, thì kéo theo đó là sự xuất hiện của rất nhiều tổ chức kinh doanh, và cũng như tổ chức xã hội Nhưng để duy trì và làm tổ chức của mình đứng vững trong môi trường cạnh tranh thì đòi hỏi, những nhà tiên phong của tổ chức đó phải biết cách điều phối công việc, lãnh đạo, kiểm soát các yếu tố bên trong tổ chức nhằm tạo ra hiệu suất công việc cao nhất có thể Và dù môi trường bên trong tổ chức, yếu tố bên ngoài có thay đổi ra sao thì yếu tố nhân lực vẫn luôn là yếu tố cốt lõi của một tổ chức Bởi vậy khi nền kinh tế ngày càng có những bước phát triển mạnh mẽ thì vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức càng phải được chú trọng đầu tư hơn Một khi con người được đào tạo và phát triển khi có lợi ích giữa những người lao động với tổ chức, doanh nghiệp đó sẽ được kết hợp với nhau một cách hài hòa Chính vì vậy mà trong mỗi một tổ chức, doanh nghiệp nguồn nhân lực hay người lao động cũng đóng vai trò quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Họ được coi là tài sản quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp Sự thành công của tổ chức phụ thuộc rất lớn vào trình độ thực hiện nhiệm vụ của người lao động Do đó người lãnh đạo quản lý cần phải có những chính sách, phương pháp

để thúc đẩy người nhân viên làm việc có hiệu quả

Để thúc đẩy nhân viên làm việc hết mình có hiệu qủa là một vấn đề được nhiều nhà lãnh đạo quản lý quan tâm bởi đó là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của tổ chức, cơ quan đó Để có đội ngũ nhân lực giỏi, phù hợp với vị trí công việc thì nhà lãnh đạo quản lý không chỉ cần phải có những kế hoạch nâng cao công tác đào tạo và phát triển mà còn phải cần có nghệ thuật của mình Chính vì những lý do trên đã thúc đẩy em chọn đề tài : “Nghệ thuật thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu quả” làm đề tài cho môn Quản trị Với mục đích hiểu thêm về môn học và cũng hiểu hơn về nghệ thuật trong công tác lãnh đạo quản lý

Cấu trúc đề tài:

Ngoài phần mở đầu ra, đề tài còn có cấu trúc 03 chương và Kết luận:

Chương 1: Cơ sở lý luận về Nhà quản trị và nghệ thuật quản lý

Chương 2: Nghệ thuật thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu quả của nhà quản lý lãnh đạo

Chương 3: Ý nghĩa của nghệ thuật thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu quả

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÀ QUẢN TRỊ VÀ NGHỆ THUẬT

QUẢN LÝ Nhà quản trị và vai trò nhà quản trị

1 Nhà quản trị

Nhà Quản trị là những người thực hiện và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quản trị Một nhà quản trị tốt phải bao quát được 5 chức năng : tổ chức, lập kế hoạch, phối hợp, tổ chức, kiểm soát Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó Nhà quản trị là người lập kế hoạch,

tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu

Khi các nhà quản trị đương đầu với nguồn lực đầu vào khan hiếm (tiền bạc, con người và thiết bị) họ cần phải quan tâm đến việc sử dụng hiệu quả nguồn lực Quản trị giỏi đề cập đến việc đạt được mục tiêu (hữu hiệu) và thực hiện công việc với hiệu quả cao có thể và các năng lực quản trị bất kể các tổ chức có những mục tiêu cụ thể khác nhau như thế nào, công việc của các nhà quản trị là giúp cho tổ chức đạt được các mục tiêu đó

2 Vai trò nhà quản trị

- Vai trò là toàn bộ những cách ứng xử được thiết lập sao cho phù hợp với chức vụ hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt

- Nhóm vai trò quan hệ với con người

+ Nhóm vai trò quan hệ với con người bao gồm khả năng phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác một cách hiệu quả

+ Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếp xúc và thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài tổ chức Vai trò quan hệ với con người giúp các nhà quản trị xây dựng mạng

lưới làm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác.

- Nhóm vai trò thông tin

+ Vai trò thông tin gắn liện với việc tiếp nhân thông tin và truền đạt thông tin sao cho nhà quản trị thể hiện một trung tâm đầu não của tổ chức Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Vai trò truyền đạt hoạt động theo hai cách: cách thứ nhất, nhà quản trị truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp, những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai, nhà quản trị giúp truyền đạt những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những người có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả hoạt động của tổ chức Do đó, nhà quản trị tìm kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định

- Nhóm vai trò quy t đ nh ế ị

Nhóm vai trò quyết định bao gồm việc ra những quyết định quan trong có ảnh hưởng đến tổ chức Có bốn vai trò mô tả nhà quản trị là người quyết định Vai trò cách tân hay còn gọi là vai trò doanh nhân, là người luôn ở điểm gốc của mọi thay đổi và cải tiến, khai thác các cơ hội mới Vai trò thứ 2 trong nhóm này là vai trò xử lý các tình huống: gắn liền với việc đưa ra các hành động kịp thời khi tổ chức phải đối mặt với những biến cố bất ngờ, những khó khăn không lường trước được Vai trò thứ ba là phân phối các nguồn lực của tổ chức Cuối cùng, vai trò đàm phán thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản trị Trong các cuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản trị phải là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao Làm ăn thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách thương lượng Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cương quyết, lý trí cùng với

nhân bản là bí quyết thành công trong thương lượng với đối tác.

Một câu nói rất đúng về vai trò của nhà quản trị đối với thành bại của tổ chức là “một nhà quản trị giỏi sẽ biến rơm thành vàng, ngược lại một nhà quản trị tồi sẽ biến vàng thành rơm!”

I Nghệ thuật quản lý.

Có một thực tế mà rất nhiều Giám đốc công ty thừa nhận, quản lý nhân sự là một vấn đề khó khăn và đôi khi nằm ngoài dự đoán của các nhà quản lý Bởi lẽ mỗi nhân viên trong một bộ phận, phòng ban, dù lớn hay nhỏ và ở bất kỳ vị trí nào cũng đều là những cá nhân hoàn toàn khác nhau Sự khác biệt đó nằm ở những tính cách đa dạng, biểu hiện khác biệt qua hành động, cử chỉ, phương thức giao tiếp, ứng xử…Chính vì thế, không có bất kỳ một nguyên tắc hay một phép tính chung nào cho tất cả nhân viên Cũng bởi tầm quan trọng của việc quản lý nhân sự luôn cần sự khéo léo, tinh tế nên công việc này thường được xem như là một nghệ thuật của việc quản lý nhân sự

Trong một số Doanh nghiệp thì nghệ thuật quản lý được các chủ Doanh nghiệp quan niệm như sau: Nghệ thuật dùng người là chìa khóa thành công, Học

để tồn tại, Vo lâu củ ấu cũng tròn, Cho nhân viên cọ xát thực tế

Cụ thể:

- Theo Bà Nguyễn Thị Mai Thanh, Tổng giám đốc Công ty cổ phần Cơ điện lạnh REE: Nghệ thuật dùng người là chìa khóa thành công

“Một trong những điều quan trọng nhất đối với một người lãnh đạo là nghệ thuật sử dụng con người Bởi vì phải có con người thì mới làm nên việc và một doanh nghiệp muốn phát triển phải có được những con người có hoài bão lớn Hai mươi năm trước, một trong những điều kiện tôi đặt ra khi được bổ nhiệm vào

vị trí Giám đốc Công ty Cơ điện lạnh là được quyền thay đổi bộ máy nhân sự

Đánh giá đúng năng lực của từng cá nhân, đặt họ vào đúng vị trí là một thách thức đối với người lãnh đạo Muốn làm được thì phải hiểu nhân viên, phải biết họ đang làm gì, họ đang suy nghĩ điều gì và liệu những điều đó có phù hợp với những định hướng phát triển của công ty hay không?

Trong quỹ thời gian của mình, tôi luôn có phần dành để nói chuyện trực tiếp với cấp dưới Người lãnh đạo có rất nhiều cách để tiếp cận nhân viên mà không làm cho họ cảm thấy e ngại

Theo kinh nghiệm của tôi, một trong những cách mà chúng ta có thể sử dụng hiệu quả, là tham dự các cuộc họp giao ban hàng tuần lúc thì ở bộ phận này, lúc sang bộ phận khác, dù không được mời Qua những cuộc tiếp xúc như thế tôi có thể hiểu chính xác người dưới quyền của mình cần gì, họ nắm công việc đến đâu

và có thực sự quyết tâm với công việc đang làm hay không ”

- Ông Trần Mộng Hùng, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu – ACB: Học để tồn tại

“Con người ta khi càng lớn tuổi thì càng khó thay đổi, càng bảo thủ Tôi nghĩ đây chính là trở lực lớn nhất của những người lãnh đạo ở lứa tuổi trung niên Môi trường kinh doanh ngày nay biến động không ngừng đòi hỏi người lãnh đạo phải tự mình thay đổi nhanh hơn nếu muốn doanh nghiệp của mình tồn tại Muốn thích ứng được với những điều kiện khách quan như thế, chúng ta chỉ có cách học Học để cập nhật kiến thức, để có thể tự tin khi đưa ra những quyết sách

Sự học đối với tôi lại càng quan trọng vì người làm ngân hàng như tôi không chỉ quản lý đồng tiền của mình, của các cổ đông mà còn có trách nhiệm với tài sản của hàng ngàn khách hàng

Người lãnh đạo phải học để biết nhiều Biết để hướng dẫn cấp dưới thực

hiện Thành bại của một doanh nghiệp không phụ thuộc hoàn toàn vào một cá nhân nào mà đó là công sức của cả một tập thể Tôi quan niệm rằng công việc lãnh đạo

doanh nghiệp là một cuộc chạy tiếp sức, một người không thể giữ mãi một vị trí Chính vì thế mà người lãnh đạo lại càng phải học để biết cách xây dựng một đội ngũ kế thừa tinh nhuệ, học và cập nhật nhanh kiến thức để làm gương cho các đồng sự Làm được như vậy thì mới mong sự nghiệp đang có ngày hôm nay phát triển mạnh trong tương lai”

- Ông Lê Bá Thông, Tổng giám đốc Công ty Xây dựng Thương mại TTT: Vo lâu củ ấu cũng tròn

“Truyền thống gia đình đã cho tôi đầy đủ triết lý sống “thương nhau củ ấu cũng tròn” để làm hành trang trên con đường kinh doanh

Nhưng rồi khi bước ra thương trường, khi bắt đầu làm công tác quản lý, qua những trải nghiệm trong công việc tôi đã thay đổi triết lý trên theo hướng chủ động hơn, “vo lâu củ ấu cũng tròn” Và trong nhiều năm qua tôi đã dùng triết lý này để

“vo” các đồng sự, nhân viên và cả khách hàng của mình

Mười lăm năm qua ở TTT không có quy luật bỏ phiếu đa số thắng thiểu số, nếu có một thành viên trong ban lãnh đạo không đồng ý là chúng tôi dừng ngay vấn đề lại để thuyết phục Đó là một quá trình “vo” từ đối thoại trực tiếp đến e-mail, “vo” từ bàn làm việc đến bàn tiệc bằng lý lẽ thuyết phục cho đến khi “lá phiếu” kia chuyển thành thuận mới thôi

“Vo” nhân viên, chính là quá trình đào tạo Chúng tôi đặt mục tiêu nhân viên của mình không chỉ làm giỏi mà còn phải chơi hay Một khi muốn xây dựng một môi trường văn hóa công ty như thế, chính những người lãnh đạo phải làm gương cho nhân viên Còn “vo” khách hàng chính là nghệ thuật thuyết phục khách hàng,

mà trong lĩnh vực thiết kế, trang trí nội thất của chúng tôi chính là hướng khách hàng đến một công trình hoàn mỹ

Tôi vẫn nghĩ rằng để cho củ ấu tròn thì phải vo lâu, đôi lúc thật lâu, thật kiên

nhẫn và phải vo bằng cả trái tim”

- Ông Nguyễn Hữu Lệ, Chủ tịch TMA Solutions: Cho nhân viên cọ sát thực tế

“Để có được đội ngũ hàng chục cán bộ quản lý dự án như ngày hôm nay và mỗi năm đưa hàng trăm kỹ sư ra nước ngoài học tập và làm việc, bất kỳ kỹ sư nào vào làm việc tại TMA cũng đều được đào tạo không chỉ về kỹ thuật công nghệ, kỹ năng làm việc nhóm mà còn có các kỹ năng mềm khác như ngoại ngữ, giao tiếp Tuy nhiên đó chỉ là bước khởi đầu trong những ước vọng về nghề Để trưởng thành, họ cần được đào tạo về vai trò và trách nhiệm, nâng cao ba khả năng: song ngữ, văn hóa và kinh nghiệm tổ chức quản lý

Người lãnh đạo vừa là thầy, vừa là bạn và là đồng nghiệp của nhân viên, tạo cho nhân viên nhiều cơ hội tiếp cận với đối tác, khách hàng, hiểu được cách thức phát triển và nhu cầu của chính doanh nghiệp mình Không có cách đào tạo nào tốt hơn là để cho nhân viên cọ xát thực tế, gánh vác trách nhiệm, nhằm tạo ra những con người biết học hỏi để vươn ra thế giới

Trách nhiệm của người lãnh đạo cao nhất là tạo nên sức mạnh văn hóa, tinh thần và niềm tin để nhân viên làm việc và sáng tạo Người lãnh đạo là hình mẫu cho nhân viên noi theo Các nhân viên sẽ theo đó rèn luyện kỹ năng giao tiếp, bản lĩnh thị trường và quan trọng là họ biết tự tin vào mình hơn người khác tin vào họ”

Chương 2 NGHỆ THUẬT THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC CÓ HIỆU

QUẢ CỦA NHÀ QUẢN LÝ LÃNH ĐẠO

Mọi tổ chức, doanh nghiệp dẫu quy mô lớn nhỏ, thành bại vẫn cứ luôn là do yếu tố con người quyết định Khai thác tối đa nguồn nhân lực, thúc đẩy nhân viên phát huy thế mạnh và làm việc hiệu quả luôn là chiến lược khôn ngoan nhất của người cầm quân Đối với hầu hết các nhân viên, thỏa mãn với công việc có ý nghĩa rất quan trọng Nó giúp tạo ra thái độ làm việc tích cực, hăng say, cho ra kết quả cao trong công việc Bạn muốn nhân viên của mình vui vẻ, năng động, và làm việc hiệu quả? Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tạo động lực làm việc cho nhân viên

1 Giúp nhân viên cảm thấy họ đang làm những việc có ý nghĩa

Một cuộc khảo sát gần đây của BNET với câu hỏi, "Điều gì thúc đẩy bạn làm việc?"

Kết quả cho thấy làm một điều gì đó có ý nghĩa quan trọng hơn tiền bạc hoặc sự ghi nhận đối với nhân viên của bạn Hai mươi chín phần trăm số người được hỏi cho biết rằng làm một điều gì có ý nghĩa là động lực thúc đẩy nhất trong công việc Tiền bạc chiếm 25%, và sự công nhận là 17%

Vì vậy, cách đầu tiên để khuyến khích nhân viên của bạn là làm cho họ cảm thấy rằng họ đang làm một điều gì đó có ý nghĩa Xây dựng tầm nhìn và mục tiêu của công ty, đặc biệt kéo theo sự tham gia của nhân viên trong việc tạo lập chúng

-sẽ thúc đẩy họ đạt được những mục tiêu và giúp họ cảm thấy rằng họ đang làm một cái gì đó có ý nghĩa

2 Giao tiếp hiệu quả và chia sẻ thông tin

Bạn cũng phải thường xuyên chia sẻ những thông tin mới để đảm bảo rằng nhân viên của bạn đưa ra quyết định tốt

Bạn luôn luôn phải cho nhân viên biết cách mà tổ chức đang tiến tới đạt mục tiêu Thiết lập KPIs (các chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc) và thông báo kết quả KPI hàng tháng sẽ cho phép bạn đạt được điều này

3 Cung cấp cho nhân viên bản mô tả công việc và trách nhiệm rõ ràng

Điều quan trọng là bạn cung cấp cho mỗi nhân viên bản mô tả công việc và trách nhiệm rõ ràng Sẽ là không đủ nếu chỉ nêu trách nhiệm của mỗi vị trí, đúng hơn là, bạn phải chỉ rõ kết quả mong đợi và các nhiệm vụ Ví dụ, mô tả vai trò của người quản lý dịch vụ khách hàng là có thể xử lý tất cả các cuộc gọi dịch vụ khách hàng trong nước Kết quả mong đợi, tuy nhiên, có thể là trả lời cuộc gọi trong vòng

ít hơn 15 giây, kết quả 90% sự hài lòng của khách hàng Chỉ bằng cách xác định vai trò, kết quả dự kiến và trách nhiệm, bạn có thể có được những gì bạn muốn từ nhân viên

4 Cho và nhận thông tin phản hồi kết quả làm việc liên tục

Khi mọi việc trở nên lạc hướng, đừng đổ lỗi Bạn cần thay thế câu

hỏi “Ai?” cho câu hỏi “Tại sao?” Ví dụ, thay vì nói: "Ai làm ra thế này?" Nói,

"Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện quá trình này hoặc tránh việc tương tự diễn

ra trong tương lai?"

5 Tin - và bộc lộ - sự tin tưởng

Hầu hết con người có lòng tự trọng tương đối mong manh Nếu bạn không tin tưởng nhân viên của bạn có thể làm một cái gì đó, họ cũng sẽ không tin rằng họ

có thể, và họ sẽ không làm Bạn phải có niềm tin vào họ Bạn không thể chỉ nói rằng bạn có niềm tin: bạn cần bộc lộ để nâng cao sự tự tin của họ vào khả năng của chính mình

Để đạt được điều này, cho nhân viên của bạn một số quyền hạn để tự đưa ra quyết định Hãy cho họ quyền sở hữu đối với các dự án mang tính thử thách và