BÀI TẬP LỚN QUẢN TRỊ HỌC: NGHỆ THUẬT THÚC đẩy NHÂN VIÊN làm VIỆC có HIỆU QUẢ

MỤC LỤC Nội dung Trang MỞ ĐẦU 1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHỆ THUẬT THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ 2 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN PRO PHƯƠNG NAM 7 Chương 3 PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN PRO PHƯƠNG NAM 12 KẾT LUẬN 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG

Vũ Thị Ngọc HàNGHỆ THUẬT THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC CÓ HIỆU QUẢ

BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC

HÀ NỘI 2017

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG

NGHỆ THUẬT THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC CÓ HIỆU QUẢ

BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC

Người hướng dẫn: ThS Nguyễn Tiến Thành Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Ngọc Hà

Lớp: ĐH Quản trị văn phòng (1406 QTVB)

HÀ NỘI 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan chủ đề " Nghệ thuật thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu quả"

mà tôi trình bày sau đây được hình thành từ những tìm tòi, suy ngẫm và nghiên cứunghiêm túc, tuyệt đối không có sự sao chép Tôi xin chịu trách nhiệm về đề do tôinghiên cứu./

Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2017

NGƯỜI VIẾT

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cám ơn các anh chị Phòng Tổ chức Lao động và Phòng Tàichính - kế toán Công ty Cổ phần Pro Phương Nam đã nhiệt tình giúp đỡ tôi có đượccác thông tin cần thiết để đưa vào tiểu luận Tôi cũng xin chân thành cảm ơn giảng

viên Nguyễn Tiến Thành đã hướng dẫn đã giúp đỡ tôi hoàn thành nội dung " Nghệ thuật thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu quả”.

Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2017

NGƯỜI VIẾT

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHỆ THUẬT

THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

2

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC

HIỆU QUẢ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN PRO PHƯƠNG NAM

7

Chương 3

PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

CÔNG TÁC THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ Ở

CÔNG TY CỔ PHẦN PRO PHƯƠNG NAM

12

MỞ ĐẦU

"Nhân sự là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp" Nhưng để quản lý cóhiệu quả nguồn nhân lực thật không đơn giản, điều đó đòi hỏi nghệ thuật của ngườilãnh đạo Thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả là một kỹ năng rất quan trọng mà bất

kỳ người lãnh đạo nào cũng phải có và thường xuyên duy trì để thúc đẩy nhân viên làmviệc đạt được hiệu quả cao, nâng cao năng suất lao động giúp cho tổ chức, doanhnghiệp có thể đứng vững và phát triển

Trên thực tế, đã có rất nhiều biện pháp về thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quảđược các nhà quản lý áp dụng như: Tăng lương thưởng và phúc lợi; tạo nên môi trườnglàm việc thoải mái cho nhân viên; xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp vàcấp trên; tạo điều kiện thăng tiến trong công việc… nhưng không phải nhà quản lý nàocũng đạt được kết quả mong muốn khi áp dụng các biện pháp này

Bởi lẽ, đối tượng của quản trị nhân sự chính là con người mà mỗi người lại cónhững nhu cầu khác nhau, rất đa dạng, phức tạp và luôn thay đổi theo thời gian Do đó,nhà quản trị cần phải thường xuyên quan tâm, chú ý đến việc sử dụng các biện pháp tạođộng lực sao cho phù hợp với từng thời kỳ, với từng nhân viên của mình

Để hiểu rõ điều này, thì yêu cầu tất yếu là ban lãnh đạo cần phải biết đánh giácủa nhân viên về các yếu tố tạo động lực cho họ làm việc và phải hiểu được nhữngnhu cầu của nhân viên mình từ đó xây dựng được chính sách tạo động lực phù hợp để

có thể “chiêu hiền đãi sĩ” với những người tài, khai thác tối đa năng lực làm việc của

nhân viên Xuất phát từ những lý do trên, tác giả đã chọn đề tài: “Nghệ thuật thúc đẩy

nhân viên làm việc có hiệu quả”.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHỆ THUẬT THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

1.1 Khái niệm, vai trò và bản chất thúc đẩy nhân việc làm việc hiệu quả

1.1.1 Khái niệm thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

Thúc đẩy nhân viên làm việc là trạng thái tinh thần ở bên trong tạo ra năng lượng,kích hoạt và hướng hành vi của cá nhân nhằm đạt mục đích cụ thể Thúc đẩy nhân viênlàm việc hiệu quả là mô tả một cá nhân trong hoàn cảnh cụ thể của một tổ chức: ngườiquản lý thúc đẩy và động viên một người khác, nhân viên cam kết và thực hiện một hànhđộng cụ thể Hay nói cách khác, thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả là tập hợp các tácđộng nhằm thu hút và giữ các nhân viên trong tổ chức Thúc đẩy nhân viên làm việc thúcđẩy nhân viên hành động và tiếp tục giữ nhân viên theo hướng định sẵn

Ví dụ để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả, Tập đoàn Vinmark thực hiệnnghệ thuật như:

Tôn trọng cá nhân.

Nhân viên là tài sản lớn nhất.

Nhân viên được gọi là “đồng sự” Associates.

Tôn trọng sự khác biệt.

1.1.2 Vai trò của thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

Theo các nhà nghiên cứu, khi nhân viên được thúc đẩy làm việc hiệu quả, tức lànhân viên sẽ mang lại những lợi ích sau đây:

- Đối với tổ chức:

Tăng mức độ hoàn thành công việc.

Sử dụng tốt hơn nguồn lực tổ chức.

Giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Tăng sự hài lòng trong công việc.

Giảm chi phí ẩn trong tổ chức.

- Đối với cấp quản lý, để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả, cần phải:

Hiểu rõ hơn về nhân viên và động lực thúc đẩy nhân viên làm việc.

Xác định các cách để thúc đẩy nhân viên làm việc.

1.1.3 Bản chất của thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

Thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả thực chất là công tác:

Thỏa mãn tài chính vật chất.

Địa vị trong công ty và xã hội.

Đào tạo và phát triển.

Tôn trọng và ghi nhận.

Chấp nhận và cống hiến.

Hoàn thành mục tiêu cá nhân.

Trong thúc đẩy cá nhân làm việc hiệu quả cần lưu ý:

Các mục tiêu cá nhân thay đổi theo thời gian.

Các mục tiêu cá nhân bị ảnh hưởng bởi người thân và nhà quản lý

Các mục tiêu cá nhân có tính thỏa hiệp và ưu tiên trong từng thời đoạn thời gian Các mục tiêu cá nhân được so sánh giữa các cá nhân khác và môi trường.

Ví dụ như trong kinh doanh, thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả thể hiện ởchỗ phải thỏa mãn:

Đạt được các mục tiêu kinh doanh với chi phí hợp lý.

Đảm bảo quy trình kinh doanh và hoạt động tuân thủ.

Phát triển năng lực và tri thức của công ty.

Đảm bảo công ty phát triển bền vững và lâu dài.

Bản chất của thúc đẩy nhân viên làm việc rất phức tạp bởi vì các lý do sau đây:

Liên quan tới cá nhân và các cảm xúc nội tại cá nhân.

Liên quan tới các hành vi hướng mục tiêu.

Là quá trình liên tục.

Có tính chất rất phức tạp.

Mang tính chất hệ thống.

Có thể trở thành tích cực hoặc tiêu cực.

1.2 Một vài quan điểm về thúc đẩy cá nhân làm việc hiệu quả

Hiện có nhiều quan điểm khác nhau về thúc đẩy cá nhân làm việc hiệu quả, như: Cóngười cho rằng thúc đẩy nhân viên làm việc tại mức độ cá nhân: các hành động, suy nghĩ

và thái độ nhằm giúp cho cá nhân tự tạo ra và điều chỉnh thúc đẩy nhân viên làm việc tíchcực Có quan điểm lai cho rằng việc thúc đẩy nhân viên làm việc tại mức độ nhóm: cáchành động của nhóm tác động tới cá nhân và các hành động tương tác của cá nhân vànhóm nhằm tạo ra hoặc thay đổi theo chiều hướng tích cực thúc đẩy nhân viên làm việc cánhân Cũng có quan điểm cho rằng thúc đẩy nhân viên làm việc tại mức độ tổ chức: các hệthống quy trình, chính sách, cơ cấu tổ chức, các quan điểm nhân sự và thành tố hệ thốngnhân sự, sự cam kết của lãnh đạo và các ví dụ thực hiện cụ thể nhằm tạo môi trường kíchthích và khuyến khích thực thi động lực tại nhóm và cá nhân

Thúc đẩy cá nhân làm việc hiệu quả là giải quyết mâu thuẫn giữa ba loại mụctiêu – mục tiêu cá nhân, mục tiêu người đại diện và mục tiêu công ty thúc đẩy nhânviên làm việc tối đa

1.3 Các bước cơ bản và các công cụ trong thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

1.3.1 Các bước cơ bản

Mỗi tổ chức có một cách thức thúc đẩy nhân viên làm việc hiêu quả riêng Theotìm hiểu của tôi, các bước thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả của Alan H Monroe,Giáo sư trường Đại nhân viên Purdue được áp dụng phổ biến hiên nay Ông đã sửdụng lý thuyết của tâm lý nhân viên thuyết phục nhằm phát triển một dàn ý cho nhữngbài diễn thuyết để tạo ra kết quả như mong muốn Đây là một phương pháp được sửdụng rộng rãi và hiệu quả Các bước cụ thể trong quy trình là như sau:

1 Thu hút sự chú ý: Đầu tiên, hãy khiến người nghe phải chú ý Sử dụng nghệ

thuật kể chuyện, tính hài hước, một thống kê gây sốc hay một câu hỏi tu từ - bất cứthứ gì có thể khiến đối phương phải nhổm dậy và chú ý đến nhà quản lý

2 Khơi dậy mong muốn: Thuyết phục người nghe là có một vấn đề đang tồn

tại Những lí lẽ đưa ra phải khiến cho người nghe nhận thức được rằng những gì đangxảy ra ở thời điểm hiện tại là không ổn – và nó cần phải thay đổi

3 Đáp lại sự kỳ vọng: Đưa ra giải pháp để người nghe sẵn sàng hành động, đây

là phần chính trong bài thuyết trình Có rất nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mụcđích của tổ chức

4 Phác thảo viễn cảnh sắp xảy ra: Mô tả tình huống sẽ xảy ra nếu mọi người

không hành động gì cả Bức tranh càng chân thực và chi tiết thì càng có tác dụng khơi dậymong muốn hành động theo những gì nhà quản lý khuyến cáo Mục tiêu là để người ngheđồng ý và cùng nhìn về một hướng, từ hành vi, thái độ đến niềm tin Hãy giúp nhân viênnhìn ra những kết quả có thể có nếu nhân viên hành động theo cách đề xuất

5 Thực tiễn hóa: Nêu ra những hành động cụ thể mà người nghe có thể làm để

giải quyết vấn đề và muốn nhân viên phải hành động ngay Đừng khiến nhân viên bịquá tải với quá nhiều thông tin hay quá nhiều sự kì vọng và hãy cho nhân viên cơ hội

để đưa ra những giải pháp của riêng mình Đơn giản chỉ cần mời nhân viên nghỉ giảilao trong khi nhà quản lý đi lại xung quanh và trả lời những câu hỏi

Các bước này thực chất là một quá trình: Thu hút sự chú ý của đối phương;khơi dậy mong muốn một cách thuyết phục; trình bày giải pháp của bản thân lãnhđạo; phác hoạt một bức tranh cụ thể nếu thành công (hay thất bại); và kêu gọi ngườinghe làm điều gì đó ngay lập tức: đó là một cấu trúc đơn giản đã được sử dụng phổbiến trong suốt khoảng thời gian qua để truyền tải thành công những thông điệp.

1.3.2 Các công cụ cơ bản

Có nhiều công cụ để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả như các yêu tố thuộcvật chất bao gồm: Tiền lương – Tiền công; Các hình thức khuyến khích khen thưởng;Các chương trình phúc lợi Các hình thức thúc đẩy nhân viên làm việc hiểu quả bằng cácyếu tố phi vật chất như đào tạo và phát triển người lao động; Tăng cường tính hấp dẫncủa công việc thông qua thiết kế và thiết kế lại công việc; Đánh giá thực hiện công việc;Làm phong phú công việc; Làm rõ quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên; Cơ hộithăng tiến; Tạo môi trường làm việc

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ Ở

CÔNG TY CỔ PHẦN PRO PHƯƠNG NAM

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Pro Phương Nam

2.1.1 Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Pro Phương Nam

Công ty Cổ phần Pro Phương Nam (tên cũ: Công ty Cổ phần Đào tạo và địnhgiá Bất động sản Phương Nam), xin trân trọng gửi tới quý Cơ quan Hồ sơ năng lực vàkinh nghiệm của Công ty nhằm giới thiệu các dịch vụ tới quý Cơ quan

Công ty Cổ phần Pro Phương Nam hoạt động với trọng tâm là trở thành đơn vịcung cấp dịch vụ đào tạo và tư vấn, cung cấp thiết bị, chuyển giao công nghệ chuyênnghiệp cho đối tác trên toàn quốc Công ty được xây dựng trên cơ sở tập hợp hàngtrăm chuyên gia đầu ngành trong các lĩnh vực:

- Tài chính, thương mại, truyền thông

2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH, NHÂN SỰ

PHÓ GIÁM ĐỐC

KINH DOANH

PHÓ GIÁM ĐỐC ĐÀO TẠO

Trưởng phòng

Kinh doanh

Trưởng phòng Đào tạo

Trưởng phòng Tài chính

Sắp xếp giảng viên

Tổ chức lớp hoc

Xử lý hành chính

Tài vụ Kế

toán

Thanh

lý hợp đồng

Trợ lý

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Pro Phương Nam

- Chức năng, nhiệm vụ:

+ Tổ chức giảng dạy học tập và các hoạt động giáo dục khác theo chương trìnhgiáo dục trung học do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo và các Bộ liên quan banhành;

+ Quản lý giảng viên, học viên trong quá trình đào tạo;

+ Quản lý, sử dụng đất đai, trường sở, trang thiết bị và tài chính theo quy địnhcủa pháp luật;

+ Cấp chứng nhận/chứng chỉ theo quy định

- Quyền hạn: Công ty Cổ phần Pro Phương Nam là doanh nghiệp tư vấn và đàotạo có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhànước

2.2 Các công cụ thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả ở Công ty Cổ phần Pro Phương Nam

2.2.1 Khái quát về các công cụ thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả ở Công ty Cổ phần Pro Phương Nam

Trong thời gian qua Công ty Cổ phần Pro Phương Nam đã sử dụng các công cụsau đây để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả:

- Đối với nhân viên là người quản lý các phòng, ban: Cơ hội được thăng tiến;Công việc có địa vị xã hội, được xã hội thừa nhận; Công việc có mức lương cao; Vănhóa doanh nghiệp, các chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp, môi trường làm việc thânthiện; Mức thưởng hấp dẫn; Sự công nhận thành tích; Cơ hội được tiếp tục đào tạo,nâng cao tay nghề; Cơ sở vật chất sạch sẽ, thoáng mát, đảm bảo vệ sinh, ATLĐ; Chế

độ phúc lợi dịch vụ tốt

- Đối với nhân viên các phòng ban: Công việc có mức lương cao; Cơ hội đượctiếp tục đào tạovà nâng cao tay nghề; Cơ hội được thăng tiến; Công việc thú vị; Môitrường làm việc sạch sẽ, đảm bảo an toàn lao động; Công việc có mức tiền thưởng

cao; Công ty có chế độ phúc lợi, dịch vụ tốt; Sự công nhận, đánh giá thành tích côngbằng, minh bạch; Quan hệ giữa các đồng nghiệp thân thiện, vui vẻ, có các hoạt độngvui chơi giải trí tập thể, các chính sách đãi ngộ khác…

Đối với người công nhân trực tiếp: Công việc có mức lương cao; Các chế độchính sách phúc lợi; Điều kiện và môi trường làm việc; Tính ổn định của công việc;Công việc có mức tiền thưởng cao; Cơ hội đào tạo, nâng cao tay nghề; Được côngnhận và đánh giá thành tích công bằng; Quan hệ giữa các đồng nghiệp thân thiện, vui

vẻ, có các hoạt động vui chơi giải trí tập thể, các chính sách đãi ngộ khác; Công việc

có cơ hội thăng tiến

Tuy nhiên, do giới hạn của bài nên tôi chỉ tập trung vào công cụ tiền lương vàphúc lợi

2.2.2 Trả lương phù hợp nhằm thúc đẩy nhân viên làm việc hiêu quả

Về chính sách trả lương:

- Quỹ lương hiện được xác định như sau:

Quỹ lương hiện tại = Đơn giá lương x Doanh thu

Từ quỹ lương này, trích 5% để lập quỹ dự phòng, 10% cho quỹ phúc lợi, 85%còn lại được dùng để chi lương

- Cách thanh toán lương cho người lao động: trực tiếp chuyển vào tài khoản củangười lao động Hàng tháng, công ty chỉ trích 80% của 85% nói trên để trả lương chongười lao động, 20% còn lại được trả lương theo quý gắn với hiệu quả sản xuất kinhdoanh của đơn vị

- Lương được trả lương theo 1 đợt:

Đợt 1: từ ngày 27 -> 31 hằng tháng

Lương = ((HSML + HSPC)*MLTT + HSCV)) – (BHXH + Phạt)

Hệ số công việc được tính dựa vào hệ số đánh giá kết quả công việc, hiệu quảhoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị đó

Công ty thực hiện trả lương, phụ cấp đúng kỳ hạn, đầy đủ theo quy định củapháp luật và của công ty.

Qua điều tra nghiên cứu, phần lớn tỷ lệ các cán bộ quản lý và các nhân viên phòngban đồng ý chế độ tiền lương hiện tại ở mức hài lòng,

Đánh giá chính sách lương:

Ưu điểm:

- Công ty đã xây dựng hệ thống trả lương tương đối hoàn chỉnh

- Công ty trả lương thoả đáng trong tất cả các trường hợp như công tác, trườnghợp nghỉ lễ tết, nghỉ phép, nghỉ kết hôn, con kết hôn, thân nhân chết, đau ốm (bố, mẹ

cả bên vợ, chồng, con), công nhân viên chức thử việc và học việc, đối với nhân viênlàm thêm ngoài giờ, trả ương cho nhân viên làm việc đêm, lương phụ cấp

- Công ty luôn đảm bảo chế độ nâng lương đúng theo quy định của pháp luật vàcủa công ty

- Có bảng chấm công công khai để các thành viên công ty giám sát chéo

Nhược điểm:

- Trong khuôn khổ là doanh nghiệp tư nhân, cơ chế tiền lương không bị giớihạn bởi các quy định của chính phủ, mức thu nhập của cán bộ, nhân viên khá tốt Tuynhiên, vì yếu tố bảo mật thông tin cho cá nhân dẫn đến việc chưa công khai mứclương để tạo động lực cho nhân viên nỗ lực hơn

2.2.3 Chế độ tiền thưởng phù hợp để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

Về chính sách thưởng:

Công ty đã áp dụng kết hợp các hình thức thưởng khác nhau như: Tiền thưởngđịnh kỳ từ quỹ lương, tiền thưởng do thường xuyên tuân thủ nội quy công ty, tiềnthưởng lương tháng thứ 13, tiền thưởng nghỉ lễ tết trích từ quỹ phúc lợi, tiền thưởngphát minh sáng kiến, tiền thưởng đột xuất cho những người có thành tích xuất sắc,tiền thưởng do đạt được các tiêu chí trong những phong trào thi đua lao động giỏi, lậpcác thành tích chào mừng