Mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ MỐI QUAN HỆ 2 1.1. Một số khái niệm liên quan 2 1.2. Đặc điểm 3 1.3. Cơ sở xây dựng các mối quan hệ trong Công ty 3 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TY TNHH ĐỊA CHÍNH XÂY DỰNG VÀ TIN HỌC ANH VŨ 5 2.1. Thực trạng hoạt động của Công ty Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ 5 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 5 2.1.2. Các lĩnh vực kinh doanh chính 5 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 6 2.2. Xu thế phát triển mối quan hệ trong tương lai 7 2.3. Mối quan hệ trong Công ty 7 2.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty 8 2.5. Đánh giá mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Đức Hoà 9 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG TY TNHH ĐỊA CHÍNH XÂY DỰNG VÀ TIN HỌC ANH VŨ 11 3.1. Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ giữa các cấp quản trị 11 3.2. Một số kiến nghị nhằm tăng cường mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ 12 KẾT LUẬN 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ MỐI QUAN HỆ 2

1.1 Một số khái niệm liên quan 2

1.2 Đặc điểm 3

1.3 Cơ sở xây dựng các mối quan hệ trong Công ty 3

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TY TNHH ĐỊA CHÍNH XÂY DỰNG VÀ TIN HỌC ANH VŨ 5

2.1 Thực trạng hoạt động của Công ty Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ 5

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5

2.1.2 Các lĩnh vực kinh doanh chính 5

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 6

2.2 Xu thế phát triển mối quan hệ trong tương lai 7

2.3 Mối quan hệ trong Công ty 7

2.4 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty 8

2.5 Đánh giá mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Đức Hoà 9

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG TY TNHH ĐỊA CHÍNH XÂY DỰNG VÀ TIN HỌC ANH VŨ 11

3.1 Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ giữa các cấp quản trị 11

3.2 Một số kiến nghị nhằm tăng cường mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ 12

KẾT LUẬN 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

MỞ ĐẦU

Nguồn nhân lực là vốn quý nhất của bất cứ một xã hội hay tổ chức nào, nó là chìa khoá dẫn tới thành công của của một tổ chức Nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay đặc biệt quan trọng và quyết định sự thành bại trên thương trường

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học- công nghệ và sự hội nhập quốc tế các tổ chức muốn tồn tại , duy trì và phát triển yêu cầu cần phải có một chiến lược lâu dài về quản trị nhân lực nói chung, trong đó vấn đề về tạo động lực, tạo mối quan hệ giữa người với người là vô cùng khẩn thiết

Vai trò của một nhà quản trị hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của một Công ty Bởi nếu nhà quản trị có một cái nhìn sâu rộng, biết đánh giá thì việc sử dụng nguồn nhân lực một cách có hiệu quả là kết quả tất yếu đồng thời thúc đẩy sự phát triển của tổ chức thông qua tầm nhìn về tương lai, về cái có trước để đưa ra được những biện pháp và chiến lược quan trọng Do vậy, muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp trước hết phải củng cố và tạo dựng mối quan hệ thông tin nhất trong và ngoài đơn vị Với nhận thức đó em đã chọn

đề tài "mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ ” làm đề tài tiểu luận cho mình Đề tài nhằm đề cao mối quan hệ giữa giám đốc công ty, vừa mong muốn xây dựng các bộ phận phòng ban có khả năng hoạch định, tổ chức quản lý và kiểm tra hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty và các bộ phận đem lại hiệu quả kinh doanh cao Việc xây dựng các bộ máy phòng ban và đội ngũ nhân viên trở thành mục tiêu quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty Từ đó có thể đưa ra các biện pháp nhằm thúc đẩy và nâng cao hiểu quả phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ MỐI QUAN HỆ 1.1 Một số khái niệm liên quan

Mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong công ty là một vấn đề nghiên cứu khá phức tạp, bởi nó liên quan đến nhiều đối tượng Các mối quan hệ này được xây dựng mang tính bình đẳng, vừa có trên-dưới, quan hệ theo chiều ngang-dọc, quan hệ theo cấp quản trị, theo phạm vi tác động, quan hệ theo quyền hạn của các đối tượng tham gia theo tính chất của công việc

- Mối quan hệ: ở mỗi khía cạnh và mức độ, quy mô, môi trường khác

nhau có theo nó là mối quan hệ tương ứng Hiện nay, về cơ bản các khái niệm trong quan trị chỉ mang tính chung chung Cụ thế, trong một số nguồn có viết

như: Cuốn từ điển Tiếng Việt được nêu: "quan hệ là sự ràng buộc, là mối liên hệ qua lại giữa hai bên chủ thể" Trong lĩnh vực hoạt động văn phòng thì mối quan

hệ được hiểu là sự tác động qua lại giữa các bộ phận cấu thành trong tổng thể trên

cơ sở chức năng và nhiệm vụ được giao để đạt được mục tiêu chung của tổ chức Mối liên hệ ở đây thể hiện tính ràng buộc theo hai chiều của các đối tượng tham gia, bởi trong quan hệ phải có ít nhất hai thành phần trở lên thì mới tạo thành mối quan hệ Các mối quan hệ này có thể vừa độc lập vừa hợp tác với nhau

Việc lựa chọn và xây dựng nên các mối quan hệ là rất phức tạp, đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào để tạo dựng được mối quan hệ giữa các cấp là một trong những vấn đề mang tính chất lâu dài không thể thay đổi trong một ngày hay hai ngày mà phải trải qua một thời gian nhất định để hình thành nên một sự

"thấu hiểu", tạo nên tình cảm giữa người với người, giữa đối tượng này với đối tượng kia, giữa lãnh đạo với nhân viên cấp dưới, giữa phòng ban này với phòng ban kia, giữa đơn vị này với đơn vị khác Sự phức tạp này sẽ tăng lên theo từng mức độ trong các quan hệ giữa các đối tượng với nhau.Vì vậy, việc xây dựng mối quan hệ giữa Giám đốc với các bộ phận phòng ban trong Công ty đem lại hiệu quả rất cao, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là một yêu cầu đạt ra cho tất cả các thành viên trong nó, điều đó cũng có nghĩa là nó sẽ gắn chặt với lợi ích của chính bản thân người tham gia trong các quan hệ đó

1.2 Đặc điểm

Các mối quan hệ thì ít nhất chúng đều được cấu tạo từ hai thành phần chủ thể trở lên, đây là đặc điểm tiêu biểu trong mối quan hệ và xuất phát từ hai chủ thể có thể tác động qua lại có thể theo cùng một mục tiêu Các mối quan hệ có thể xây dựng cùng một lúc,có thể bắt đầu từ một đối tượng duy nhất tác động vào đối tượng kia để hình thành mối quan hệ và tuân theo những nguyên tắc nhất định Những nguyên tắc này tuần hoàn theo quy luật vận động chung của xã hội với những đặc điểm cơ bản sau:

- Mối quan hệ luôn xuất phát từ ít nhất là hai thành phần

- Mối quan hệ được xây dựng trên cơ sở tác động qua lại với nhau giữa các đối tượng tham gia quan hệ nhằm duy trì về lâu dài

- Các mối quan hệ có xu hướng mở rộng và ngày càng đa dạng do các hoạt động kinh tế-xã hội phát triển

- Mối quan hệ này phải tác động qua lại trên cơ sở tuân theo những nguyên tắc chung trong quan hệ

- Xây dựng mối quan hệ phải mang tính chất định hướng và xây dựng trên

cơ sở mục tiêu chung nhằm đáp ứng phù hợp với yêu cầu công việc

Hiện nay, phòng Hành chính-Nhân sự trong Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ được xem như là bộ phận đầu mối trong quan hệ kết nối giữa các bộ phận phòng ban trong công ty với Giám đốc và giữa các bộ phận với nhau

1.3 Cơ sở xây dựng các mối quan hệ trong Công ty

Bất cứ mối quan hệ nào khi đã xây dựng nên thì đều có một mục đích, trên một cơ sở đã có Từ đó, mối quan hệ sẽ được hình thành, tồn tại và phát triển bền chặt Mặt khác, mức độ gia tăng sẽ thể hiện bằng mức độ tiếp súc thường xuyên liên tục hay không giữa các chủ thể trong các quan hệ Tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau:

- Nguyên tắc bình đẳng

- Nguyên tắc phối hợp

- Nguyên tắc tuân thủ

- Nguyên tắc tác động lẫn nhau

Đối với các bộ phận trong Công ty thì các nguyên tắc này có nét đặc tưng

riêng bởi các hoạt động của các cấp mang tính chuyên môn so với các lĩnh vực khác Và đều dựa trên các nguyên tắc như:

- Xây dựng các quan hệ trên cơ sở bình đẳng trong các quan hệ với đồng nghiệp

- Xây dựng mối quan hệ dựa trên sự phối hợp các công việc theo từng chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty để thực hiện một mục tiêu đã đặt ra trước đó

- Xây dựng mối quan hệ dựa trên trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong Công ty

Trên đây, về cơ bản chỉ là những nguyên tắc mang tính chất “ định hình” chứ chưa phải là tiêu chí bởi các mối quan hệ đều xuất phát từ giao tiếp trong xã hội mà tạo nên Bên cạnh đó,các mối quan hệ trong giữa các bộ phận trong Công

ty là rất đa dạng, nó bao hàm nhiều đối tượng khác nhau, từ Giám đốc đến công nhân-viên và nhiều bộ phận khác trong Công ty

Ví dụ như:

- Mối quan hệ mang tính nội bộ trong Công ty có liên quan đến các bộ phận từ Giám đốc - Phó giám đốc đến các phòng ban

- Các mối quan hệ với khách hàng bao gồm khách hàng thường xuyên và khách hàng tiềm năng

- Các quan hệ mang tính nghề nghiệp, liên quan đến các đồn nghiệp đơn

vị mình với các đơn vị khác

Ứng với mỗi mối quan hệ thì nguyên tắc này cũng được sử dụng một cách linh động để có thể mang lại hiệu quả nhất định trong việc xây dựng nên các mối quan hệ này, chính các yếu tố đó đã tạo nên không gian vật chất và mối trường trong các mối quan hệ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TY TNHH ĐỊA CHÍNH XÂY DỰNG VÀ TIN

HỌC ANH VŨ 2.1 Thực trạng hoạt động của Công ty Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

 Tên công ty: Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ

 Địa chỉ : Số 1 – Ngõ 41 – Đường Xuân Thủy – Quận Cầu Giấy – TP

Hà Nội

 Điện thoại: (0373).567044

 Email : ctanhvu@gmail.com

Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ là doanh nghiệp tư nhân được thành lập ngày 24 tháng 04 năm 2008 và đăng ký thay đổi lần 1 vào ngày 17 tháng 05 năm 2011.Tuy tuổi đời còn non trẻ nhưng công ty đã có một vị thế và chỗ đứng khá vững chắc trong thị trường

Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ tham gia vào hoạt động kinh doanh ở đa lĩnh vực như: kinh doanh bán buôn bán lẻ,lập dự án đầu tư xây dựng,xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng, Đồng thời công ty còn quan tâm đến sự phát triển tri thức của đất nước bằng việc đầu tư đào tạo tin học cho các học viên

2.1.2 Các lĩnh vực kinh doanh chính

- Xây dựng nhà các loại

Chi tiết: Xây dựng nhà biệt thự,nhà phố,nhà chia lô,v.v

- Chuẩn bị mặt bằng

- Nghiên cứu và phát triển thực nghiệm khoa học tự nhiên và kỹ thuật .- Bán buôn máy móc,thiết bị và phụ tùng khác

- Giáo dục nghề nghiệp

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác

- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

- Lập quy hoặch phát triển sản xuất nông nghiệp;

Điều tra hiện trạng,đánh giá tác động môi trường;

Dịch vụ đo đạc và vẽ bản đồ

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH địa chính xây dựng

và tin học Anh Vũ

( Nguồn phòng HC-NS)

GIÁM ĐỐC

B Phận địa chính Xây

dựng

B Phận nghiên cứu

B Phận tư vấn

B Phận bảo hành

2.2 Xu thế phát triển mối quan hệ trong tương lai

Ngày nay, chúng ta đã thấy được sự phát triển không ngừng của các ngành công nghiệp và các hoạt động kinh tế nói chung Khi đứng trước sự phát triển của một thế giới đa cực, đa chiều đã tác động không nhỏ vào hoạt động văn phòng, quá trình phân loại và xử lý thông tin càng trở nên khó khăn hơn đòi hỏi văn phòng phải hoạt động liên tục và năng động Trong đó các công việc mang tính thu nhập và xử lý thông tin được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu.Tiếp đến các mối quan hệ cũng phải được xây dựng chặt chẽ để bắt kịp hoạt động đó, nó không đơn thuần là quan hệ hai đối tượng hay hai chủ thể với nhau mà đã phát triển theo nhiều hướng với nhiều chủ thể nhiều đối tượng cùng thực hiện giao tiếp trong một thời điểm, các mối tiếp xúc đã ngày càng mở rộng ra bên ngoài và sang cả các nước đối tác

Phương thức quan hệ đa phương hướng như vậy ở nước ta chưa được phổ biến do đó chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của văn phòng trong việc đem lại hiệu quả kinh tế cho Công ty nên công tác văn phòng mới chỉ phát triển như hiện tại Việc trang bị những thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác này cũng chưa nhiều, nếu được trang bị hiện đại, đầy đủ thì việc xây dựng các mối quan

hệ theo phương thức mới sẽ rất thuận lợi Nếu có sự đầu tư trong tương lai thì chắn chắn sẽ phát triển mạnh hơn rất nhiều, có thể bắt kịp với các nước trong khu vực và trên thế giới Bao gồm cả sự phát triển trong kinh tế

2.3 Mối quan hệ trong Công ty

* Mối quan hệ theo công việc: mối quan hệ này được xác lập dựa trên

chức năng và nhiệm vụ của từng cấp, từng bộ phận mà có sự tác động qua lại trực tiếp hoặc gián tiếp Trong đó các bộ phận có những mảng công việc có liên quan đến nhau thì sẽ do người phụ trách đứng đầu của 2 bộ phận đó phải có được sự liên kết với nhau, bởi liên quan đến chế độ trả lương cho người lao động Mối quan hệ theo công việc không ràng buộc các bộ phận phải ngồi lại với nhau và kết nối với các bộ phận khác nhằm thực hiện được mục tiêu chung đã đề ra

* Mối quan hệ theo bộ phận: Các công việc ở các bộ phận hoàn toàn độc

lập, mỗi bộ phận đảm trách một công việc riêng, mọi phân công chỉ đạo thực hiện bởi ban lãnh đạo của Công ty Mệnh lệnh được truyền trực tiếp tới các cấp Trưởng bộ phận về triển khai với từng thành viên trong đó Mối quan hệ ở đây là mối quan hệ trực tuyến, người quản trị cấp cao sẽ có quyền chỉ đạo thực hiện trực tiếp không thông qua các khâu trung gian

* Mối quan hệ theo cấp quản trị: Hệ thống thứ bậc trong quản trị biểu

hiện: từ Giám đốc là cấp quản trị cao nhất, tiếp đó là Trưởng phòng rồi xuống các phòng ban và cuối cùng là các thành viên trong bộ phận Mỗi một cấp biểu diễn một vị trí, trách nhiệm và quyền hạn khác nhau Các mối quan hệ mang tính

lệ thuộc của cấp dưới đối với cấp trên, nó không có sự tác động qua lại mà là sự tuân thủ, phục tùng Các mệnh lệnh được truyền xuống từ Giám đốc tới các cấp theo một chiều dọc và cấp dưới phải chấp hành

* Mối quan hệ theo quyền hạn: Mỗi bộ phận có trong Công ty đều được

gắn liền với những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể Trong đó, mỗi bộ phận có quyền thực hiện hững công việc đạt ra theo yêu cầu của Giám đốc và kế hoạch đã đặt ra Nếu hoàn thành công việc đó thì đã góp phần hoàn thành công việc chung trong Công ty Mối quan hệ này là sự ghép nối chung quyền lực giữa các

bộ phận để cung phối hợp chỉ đạo thực hiện công việc Vì trong Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Anh Vũ thì sự phân định các chức năng và quyền hạn rõ ràng của từng bộ phận, từng phòng đã tạo nên sự tách biệt khi thực hiện nhiệm vụ Nhiều khi không có sự phối hợp giữa các bộ phận có thể dẫn đến chậm tiến độ hoặc thực hiện công việc không đồng bộ trong mục tiêu của toàn Công ty

2.4 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty

Các mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty chủ yếu xây dựng trên

cơ sở văn phòng là khâu chung gian trong việc giải quyết các công việc phát sinh liên quan đến lĩnh vực như tổ chức cán bộ, chế độ chính sách, thi đua khen thưởng và công tác hành chính quản trị ở các bộ phận phòng ban trong Công ty văn phòng phối hợp cùng với các bộ phận để cùng xử lý

Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty được bố trí theo chiều

dọc.Giám đốc là người điều hành chung cho tất cả các phòng ban bộ phận.Ở mỗi

vị trí thì cán bộ cấp cao nhất có trách nhiệm quản lý cấp dưới của mình

Các Trưởng phòng,TT chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Công ty.Các phòng,TT trong Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với phòng HC-NS nhằm mục đích có thể giám sát và hỗ trợ trong việc tối ưu hoá nguồn nhân lực

và tạo môi trường làm việc hợp lý

Ngoài ra,phòng HC-NS và phòng kế toán có MQH với nhau trong việc chi trả lương,thưởng và các khoản phụ cấp cho nhân viên,để có thể chi trả lương cho nhân viên một cách chính xác thì phòng kế toán cần phải lấy các thông tin từ phòng HC-NS

Có thể nói, các phòng ban trong công ty đều có MQH mật thiết chặt chẽ với nhau nhằm tạo lập một hệ thống vững chắc từng bước trên đà phát triển và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu công ty

Như vậy văn phòng có sự kết nối với hầu hết các bộ phận trong đơn vị Từ các phòng ban gián tiếp tới lãnh đạo

Tuy phòng chủ yếu thực hiện vai trò trong lĩnh vực công tác tổ chức lao động và công tác văn thư lưu trữ nhưng phòng cũng đã thể hiện được tính chất riêng biệt của mình thông qua việc giải quyết, phối hợp giải quyết công việc với các cấp trong Công ty Phòng còn là nơi nhận, chuyển và xử lý các công văn giấy tờ đến các bộ phận trong toàn Công ty và ra bên ngoài Với trách nhiệm chính không phải trực tiếp xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Nhưng theo cách tổ chức hiện nay thì lại có trách nhiệm gián tiếp các công văn mà phòng nhận được và đưa tới các bộ phận hay các công văn do phòng chuyển đi cũng đều là thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

2.5 Đánh giá mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty TNHH địa chính xây dựng và tin học Đức Hoà

* Ưu điểm:

Các cấp quản trị đã kết nối tốt với nhau để hoàn thanh nhiệm vụ của mình, hoàn thành tốt công tác mà mình được phân công Đó là, Bộ phận Hành