Mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong công ty công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU 1 I. Lý do chọn đề tài 1 II. Mục tiêu nghiên cứu 1 III. Nhiệm vụ nghiên cứu 1 IV. Phạm vi nghiên cứu 1 V. Phương pháp nghiên cứu 2 VI. Ý nghĩa, đóng góp của đề tài 2 VII. Kết cấu đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ 3 1. Khái niệm về quản trị 3 1.1 Khái niệm về tổ chức 3 1.2 Khái niệm về quản trị 3 1.3 Khái niệm nhà quản trị 7 1.4 Chức năng của quản trị 8 1.5 Kĩ năng của nhà quản trị 11 1.6 Vai trò và nhiệm vụ của các cấp quản trị 13 1.6.1 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp cao 14 1.6.2 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp trung gian 15 1.6.3 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp cơ sở 16 1.7 Mối quan hệ giữa các cấp quản trị 17 Chương 2. THỰC TÊ VỀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP MẠNG VÀ MÁY TÍNH TIC 18 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC 18 2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phẩn giải pháp mạng và máy tính TIC 22 2.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty 22 2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh 22 2.3.2 . Trung tâm kỹ thuật 23 2.3.3 Trung tâm bán hàng online 23 2.3.4 Trung tâm bán lẻ 24 2.3.5 Trung tâm phân phối 24 2.3.6 Quản lý kho 24 2.3.7 Phòng tài chính kế toán 24 2.3.8 Phòng hành chính nhân sự 25 2.3.9 Phòng dự án 26 2.3.10 Phòng bảo hành 27 2.3.11 Phòng nhập khẩu 27 2.4 Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC 28 2.5 Mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC 29 2.6 Nhận xét về mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC 30 Chương 3.GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP MẠNG VÀ MÁY TÍNH TIC 31 3.1 Cải tiến cấp quản trị đồng nghĩa với cải tiến mối quan hệ giữa các cấp quản trị 31 3.2. Giải pháp nhằm phát triển công ty cỏ phần giải pháp mạng và máy tính TIC 31 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài tiểu của cá nhân em Các dữ liệu trong đề tài

là trung thực Bài viết dựa trên tìm hiểu thực tế của em trong quá trình làm việctại công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC

Hà Nội, ngày 12 tháng 08 năm 2017

Sinh viên thực hiện

LỜI MỞ ĐẦU

Một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ luôn tạo ra ưu thế trong cạnh tranhcũng như hợp tác, cộng với một chút bản lĩnh của nhà quản trị chắc chắn sẽ dẫnđến thành công cho doanh nghiệp Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thếgiới đầy phức tạp, và trong trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lạilẫn nhau và không một quyết định nào có thể được đưa ra hoàn toàn độc lập vớicác quyết định khác, vì vậy việc ”xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp “ mộtcách logic sẽ là bệ phóng lý tưởng nhất đưa doanh nghiệp đến thành công Nếugọi văn hóa doanh nghiệp là đòn bẩy tinh thần để gắn kết tập thể và cá nhân vớinhau, thì cơ cấu tổ chức cho chúng ta biết của cải vật chất và dòng thông tin dichuyển như thế nào khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh Đúngnhư tên gọi “xây dựng cơ cấu tổ chức ”, nó sẽ cung cấp đủ những tình huống về

mô hình quản trị thích hợp, hiệu quả nhất để áp dụng Qua đó, mọi người sẽ tựphát hiện ra sức mạnh của nó, cảm nhận nó được áp dụng và học cách áp dụng

nó cho chính bản thân mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU

PHẦN MỞ ĐẦU 1

I Lý do chọn đề tài 1

II Mục tiêu nghiên cứu 1

III Nhiệm vụ nghiên cứu 1

IV Phạm vi nghiên cứu 1

V Phương pháp nghiên cứu 2

VI Ý nghĩa, đóng góp của đề tài 2

VII Kết cấu đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ 3

1 Khái niệm về quản trị 3

1.1 Khái niệm về tổ chức 3

1.2 Khái niệm về quản trị 3

1.3 Khái niệm nhà quản trị 7

1.4 Chức năng của quản trị 8

1.5 Kĩ năng của nhà quản trị 11

1.6 Vai trò và nhiệm vụ của các cấp quản trị 13

1.6.1 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp cao 14

1.6.2 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp trung gian 15

1.6.3 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp cơ sở 16

1.7 Mối quan hệ giữa các cấp quản trị 17

Chương 2 THỰC TÊ VỀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP MẠNG VÀ MÁY TÍNH TIC 18

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC 18

2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phẩn giải pháp mạng và máy tính TIC 22

2.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty 22

2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh 22

2.3.2 Trung tâm kỹ thuật 23

2.3.3 Trung tâm bán hàng online 23

2.3.4 Trung tâm bán lẻ 24

2.3.5 Trung tâm phân phối 24

2.3.6 Quản lý kho 24

2.3.7 Phòng tài chính kế toán 24

2.3.8 Phòng hành chính nhân sự 25

2.3.9 Phòng dự án 26

2.3.10 Phòng bảo hành 27

2.3.11 Phòng nhập khẩu 27

2.4 Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC 28

2.5 Mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC 29

2.6 Nhận xét về mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC 30

Chương 3.GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP MẠNG VÀ MÁY TÍNH TIC 31

3.1 Cải tiến cấp quản trị đồng nghĩa với cải tiến mối quan hệ giữa các cấp quản trị 31

3.2 Giải pháp nhằm phát triển công ty cỏ phần giải pháp mạng và máy tính TIC 31

KẾT LUẬN 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

PHẦN MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Lý do chọn đề tài: Xây dựng cơ cấu tổ chức vẫn là một phần rất quantrọng trong việc hình thành các tổ chức Để là một nhà quản trị thì bao hàmnhiều yếu tố, nhưng vai trò của xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị là một yếu tốkhông thể thiếu của nhà quản trị, là một kiến thức cơ bản nhưng không kémphần quan trọng Nhận thức được nó là bài học ý nghĩa nhất và cũng là bài họcđầu tiên mà chúng em yêu thích khi nhập môn quản trị Bài tiểu luận được tiếnhành nhằm làm rõ những căn cứ, những kiểu cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc,các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong quản trị.Có một cơ cấu tổ chứcphù hợp sẽ giúp doanh nghiệp và tổ chức hoạt động có hiệu quả.Và để có một tổchức phù hợp chúng ta hãy cùng tìm hiểu khái niệm, những yếu tố ảnh hưởngđến cơ cấu tổ chức quản trị, những nguyên tắc tổ chức, các kiểu cơ cấu tổ chức

Đề tài vừa nhằm đề cao mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong công ty Vớimong muốn xây dựng các bộ phận phòng ban có khả năng hoạch định, tổ chứcquản lý và kiểm tra hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty, các bộ phận đem lại hiệuquả kinh doanh cao

II Mục tiêu nghiên cứu

Nhằm đưa ra các giải pháp để mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong tổchức phối hợp chặt chẽ với nhau hơn, tạo sự phối hợp đồng bộ để hoàn thành tốtcông việc và đạt hiệu quả cao

III Nhiệm vụ nghiên cứu

Trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ của bài viết là phản ánh trungthực mối quan hệ của các cấp quản trị trong tổ chức ; Những ưu, nhược điểm tồntại trong công tác này và phương hướng, giải pháp hoàn thiện

IV Phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong công tyCông ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: Công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC

+ Thời gian: Nghiên cứu trong quá trình làm việc tại công ty

V Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp điều tra xã hội học như: quan sát, ghi chép…

VI Ý nghĩa, đóng góp của đề tài

- Góp phần hệ thống các mối quan hệ quản trị trong công ty

- Nêu ra các khái niệm cơ bản liên quan đến tổ chức, các cấp quản trịtrong tổ chức và mối quan hệ chặt chẽ của các cấp quản trị trong tổ chức nhằmnâng cao chất lượng công tác này

- Đề xuất một số giải pháp có giá trị thực tiễn cao nhằm mục đích hoànthiện và nâng cao chất lượng quản trị và duy trì trạng thái ổn định tring tổ chức

VII Kết cấu đề tài

Báo cáo gồm 3 phần (không kể: lời cảm ơn, danh mục tài liệu thamkhảo):

- Phần mở đầu

- Phần nội dung

Chương I: Tổng quan về quản trị và mối quan hệ giữa các cấp quản trịChương II: Thực tế mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong công ty cổphần giải pháp mạng và máy tính TIC

Chương III: Giải pháp nhằm nâng cao mối quan hệ giữa các cấp quản trịtrong công ty cổ phần giải háp mạng và máy tính TIC

- Phần kết luận

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC

CẤP QUẢN TRỊ

1 Khái niệm về quản trị

1.1 Khái niệm về tổ chức

Các nhà quản trị đều làm việc trong các tổ chức, vì vậy trước khi tìm hiểu

về nhà quản trị chúng ta cần nghiên cứu về thuật ngữ tổ chức

Một tổ chức là một sự sắp xếp có hệ thống những người được nhóm lạivới nhau để đạt được những mục đích nhất định Các đơn vị kinh doanh , cácbệnh viện, trường học, nhà hàng, ban nhạc, các cơ quan nhà nước… đều lànhững ví dụ về tổ chức

Đặc điểm chung của tổ chức:

- Thứ nhất, mọi tổ chức đều có những mục đích nhất định và chúng hìnhthành từ những con người được nhóm gộp lại với nhau theo cách thức nào đó vàmỗi nhóm đều có 1 cấu trúc và cũng là nỗ lực để đạt được mục đích mà từng cánhân riêng lẻ hoạt động đơn độc không thể đạt được Chính sự khác biệt về mụcđích của mỗi tổ chức dẫn đến sự khác biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác Ví

dụ như mục đích của trường học là nhằm cung cấp kiến thức cho người học,trong khi bệnh viện lại có mục đích là khám chữa bệnh cho cộng đồng

- Thứ hai, các tổ chức đều là một tập hợp gồm nhiều thành viên, không

có mục đích nào có thể đạt được nếu không có con người ra các quyết định đểthiết lập mục tiêu và thực hiện một loạt các hoạt động để thực hiện hóa các mụctiêu đó

- Cuối cùng là tất cả các tổ chức đều xây dựng một cấu trúc hệ thống đểtrên cơ sở đó mà xác định và giới hạn hành vi của các thành viên của

Tóm lại, một tổ chức là một thực thể có mục đích riêng biệt, có nhiềungười và được xây dựng theo một cấu trúc có hệ thống

1.2 Khái niệm về quản trị

Trên tất cả các phương diện trong đời sống ngày nay như: Văn hóa, chính

trị, xã hội… đều tồn tại hoạt động quản trị Các tổ chức, công ty muốn đạt đượcmục đích của mình cần phải lập được kế hoạch, phương pháp thực hiện kếhoạch và nguồn nhân lực thực hiện kế hoạch đó như thế nào… Đó là vấn đề mànhà quản trị cần tìm hiểu và đưa ra đúng để đạt mục tiêu chung của tổ chức.

Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phốihợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà mộtngười hoạt động riêng rẽ không thể nào đạt được Với cách hiểu này, hoạt độngquản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức

Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằmthực hiện các mục tiêu đã vạch ra một cách tối ưu trong điều kiện biến động củamôi trường Với cách hiểu này, quản trị là một quá trình, trong đó chủ thể quảntrị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị; đối tượng quản trị tiếp nhận các tácđộng của chủ thể quản trị tạo ra; mục tiêu của quản trị phải được đặt ra cho cảchủ thể quản trị và đối tượng quản trị, được xác định trước khi thực hiện sự tácđộng quản trị

Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát côngviệc và những nổ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quảmọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định

Tóm lại, Quản trị là một phương thức, cách thức làm cho những họatđộng của một tổ chức tiến tới mục tiêu chung với hiệu quả cao nhất, bằng vàthông qua những người khác

Quản trị Cấp cao vs ư

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cao: Ra các quyết định chiến lược

Quản trị cấp trung gian: Ra các quyết định chiến thuật

Quản trị cấp cơ sở: Ra các quyết định tác nghiệp

Ngoài ra còn người thực hiện các quyết định do các cấp quản trị đã đề ra.Như vậy, trong khái niệm trên chúng ta cần làm rõ những vấn đề sau:

+ Phương thức quản trị:

Chính là các hoạt động cơ bản hay là những chức năng quản trị mà nhàquản trị sử dụng để tác động vào các lĩnh vực quản trị nhằm đạt được các mụctiêu của tổ chức, nó bao gồm các chức năng như hoạch định, tổ chức, điều khiển

và kiểm tra (sẽ đề cập sâu ở các chương sau)

+ Con người:

Nếu mỗi cá nhân tự mình hoạt động thì không có hoạt động quản trị, lúcnày hoạt động của họ hoàn toàn mang tính cá nhân, phục vụ cho lợi ích cá nhânchứ không cho một tổ chức nào và cũng không có ai sẽ quản trị ai Vậy, hoạtđộng quản trị xảy ra khi nào? Khi nào thì phát sinh?

Trước hết, hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi những con người kết hợpvới nhau thành một tổ chức (điều kiện cần)

Thứ hai, do tính cần thiết của hoạt động quản trị (điều kiện đủ), vì nếukhông có nó, mọi người trong tổ chức sẽ không biết làm gì, khi nào sẽ làm, làmnhư thế nào … từ đó sẽ gây nên một tình trạng lộn xộn, giống như hai ngườicùng chèo một chiếc thuyền, thay vì phải chèo về một hướng thì mỗi người lạichèo hai hướng khác nhau Những hoạt động khiến hai người cùng chèo mộtchiếc thuyền đi về một hướng chính là những hoạt động quản trị

+ Tổ chức :

Là một thực thể có mục đích riêng, có những thành viên và có một cơ cấu

có tính hệ thống (ví dụ như : Doanh nghiệp, trường học, bệnh viện…) Như vậytất cả các tổ chức đều có ba đặc tính chung như sau:

Thứ nhất, tổ chức phải có mục đích: đó là mục tiêu hay hệ thống các mụctiêu Mục tiêu là những kết quả mong đợi sẽ có được sau một thời gian nhấtđịnh, là phương tiện để thực hiện sứ mạng của tổ chức Ví dụ công ty máy tính

IBM với sứ mạng (Mission) là luôn luôn dẫn đầu trong lĩnh vực máy tính, để đạtđược sứ mạng này công ty đề ra mục tiêu dài hạn (Objective) là đầu tư vốn cho

bộ phận nghiên cứu và phát triển (Research and Development), chính điều này

đã giúp công ty có được sản phẩm máy tính xách tay “Laptop” IBM nổi tiếngsau này

Thứ hai, tổ chức phải gồm nhiều thành viên, nhiều bộ phận cấu thành, tổchức không thể là một người, một cá nhân nào đó

Thứ ba, tổ chức phải có một cơ cấu mang tính hệ thống: Có nghĩa là tổchức phải có sự sắp xếp, phân công lao động, quy định quyền hạn và tráchnhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong một tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêuchung cho cả tổ chức của mình

+ Hiệu quả quản trị :

Có thể nói rằng, chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì người tamới quan tâm đến hoạt động quản trị, hay lý do tồn tại của hoạt động quản trịchính là vì muốn có hiệu quả Vậy hiệu quả là gì? Có nhiều khái niệm đề cậpđến hiệu quả, sau đây là một khái niệm đơn giản và dễ hiểu nhất

Khái niệm : Hiệu quả (HQ) là tỷ lệ so sánh giữa kết quả đạt được (KQ)với những chí phí đã bỏ ra (CP) Vậy : HQ = KQ/CP Nếu biết cách quản trị thì

sẽ có hiệu quả, có nghĩa là kết quả đạt được nhiều hơn so với chi phí bỏ ra (KQ

> CP => HQ >1)

Nếu không biết cách quản trị thì cũng có thể đạt kết quả, nhưng không có hiệuquả, có nghĩa là chi phí nhiều hơn so với kết quả đạt được ((KQ < CP => HQ

Như vậy, ta có thể so sánh được giữa chỉ tiêu hiệu quả và kết quả như sau:

Gắn liền với mục tiêu, mục đích Gắn liền với phương tiện

Làm đúng việc (doing the right things) Làm được việc (doing things right)

Có thể tỷ lệ thuận với CP Tỷ lệ thuận với KQ

Có thể tỷ lệ nghịch với CP Tỷ lệ nghịch với CP, càng ít tốn kém

nguồn lực thì HQ càng caoQua bảng so sánh trên, ta có thể thấy trong thực tế hoạt động quản trị sẽ

có hiệu quả khi xảy ra các trường hợp sau :

• Giảm chi phí đầu vào, tăng số lượng sản phẩm đầu ra

• Giảm chi phí đầu vào, giữ nguyên số lượng sản phẩm đầu ra

• Giữ nguyên các yếu tố đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra

• Tăng chi phí đầu vào, tăng sản lượng đầu ra sao cho tốc độ tăng sảnlượng đầu ra cao hơn tốc độ tăng chi phí đầu vào

• Giảm chi phí đầu vào, giảm sản lượng đầu ra nhưng tốc độ giảm sảnlượng đầu ra thấp hơn tốc độ giảm chi phí đầu vào

Trong hoạt động kinh tế nói chung, nhất là trong một nền kinh tế thịtrường ngày càng có sự cạnh tranh khốc liệt, tất cả các tổ chức luôn luôn đặt vấn

đề hiệu quả lên hàng đầu, muốn vậy hoạt động quản trị sẽ là một công cụ giúpcho các tổ chức thực hiện được điều đó

1.3 Khái niệm nhà quản trị

Trong một tổ chức phải có người thừa hành và nhà quản trị, họ có những

vị trí và nhiệm vụ riêng, nhưng đều tập trung hướng đến mục tiêu chung của tổchức

Người thừa hành:

Họ là những người trực tiếp thực hiện công việc nào đó và không cótrách nhiệm trông coi công việc của người khác, chẳng hạn như công nhân trongmột doanh nghiệp, đầu bếp trong một nhà hàng ….Cấp trên của họ chính là cácnhà quản trị trực tiếp

Nhà quản trị:

Họ chính là người điều khiển công việc của người khác, ví dụ như giámđốc, kế toán trưởng, tổ trưởng… đối với nhà quản trị cấp cơ sở họ còn làm cảcông việc của người thừa hành, chẳng hạn như tổ trưởng tổ giá cước trong mộtdoanh nghiệp viễn thông, họ vừa quản lý nhân viên trong tổ vừa sử dụng nghiệp

vụ chuyên môn để nghiên cứu và đề xuất các chính sách giá cước viễn thông

Cấp bậc quản trị trong một tổ chức:

Tuỳ theo tổ chức mà cấp bậc quản trị có thể phân chia khác nhau, nhưng

để thuận lợi cho việc nghiên cứu các nhà khoa học phân chia các nhà quản trịtrong một tổ chức thành 03 cấp quản trị như sau:

Các nhà quản trị cấp cơ sở (first line manager):

Nhà quản trị cấp cơ sở là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệthống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức Nhiệm vụ của họ là thườngxuyên hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển người thừa hành và họ cũng tham gia trựctiếp thực hiện các công việc cụ thể như những người dưới quyền họ Ví dụ trongcác doanh nghiệp ta dễ thấy họ là những tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca …

Các nhà quản trị cấp trung gian (middle manager):

Nhà quản trị cấp trung gian là những nhà quản trị ở cấp chỉ huy trunggian, đứng trên các nhà quản trị cấp cơ sở và ở dưới các nhà quản trị cấp cao Họ

cụ thể hoá các mục tiêu của cấp cao, thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổchức, họ vừa quản trị các quản trị viên cấp cơ sở vừa điều khiển các nhân viênkhác Ví dụ như các trưởng phòng, quản đốc phân xưởng…

Các nhà quản trị cấp cao (super manager) :

Nhà quản trị cấp cao là những nhà quản trị ở cấp bậc tối cao trong tổchức, họ chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức Công việc của họtập trung xây dựng chiến lược hành động và phát triển tổ chức, vạch ra các mụctiêu dài hạn, thiết lập các giải pháp lớn để thực hiện… Ví dụ như Chủ tịch hộiđồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc ….Trong hầu hết các tổ chức, nhà quảntrị cấp cao là nhóm nhỏ so với các cấp quản trị khác (trừ các tổ chức đoàn thể cótính chính trị)

1.4 Chức năng của quản trị

Chức năng quản trị là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhàquản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện Nói cụ thể hơn, chức năng quản trị đượchiểu là một loại hoạt động quản trị, được tách riêng trong quá trình phân công vàchuyên môn hóa lao động quản trị, thể hiện phương hướng hay giai đoạn tiếnhành các tác động quản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Hiệnnay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhàkhoa học đã tương đối có sự thống nhất về bốn chức năng quản trị là: hoạchđịnh, tổ chức, điều khiển và kiểm soát

Có rất nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia các chức năng quản trị

sau:

Gulick (Mỹ), Urwick (Anh):

Vào thập niên 30, hai tác giả đã đưa ra 07 chức năng quản trị viết tắt làPOSDCORB (Lấy các chữ cái đầu tiên của mỗi từ tiếng Anh) như sau:

Planning (dự kiến), Organizing (tổ chức), Staffing (nhân sự), Directing(chỉ huy), Coordinating (phối hợp), Reporting (báo cáo), Budgeting (Ngân sách)

Henry Fayol (Pháp):

Henry Fayol đưa ra 05 chức năng quản trị sau:Dự kiến, Tổ chức, Phốihợp, Chỉ huy và Kiểm tra

Phân lọai theo các nhà khoa học và QT gần đây:

Theo các nhà khoa học và quản trị gần đây, họ đưa ra 04 chức năngquản trị là: Hoạch định, Tổ chức, Điều khiển và Kiểm tra Trong giáo trình nàytác giả xin trình bày theo cách phân loại này

Chức năng hoạch định:

Là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị Hoạt động này bao gồm

việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lượctổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ thống các kế hoạch đểphối hợp các hoạt động của tổ chức Đồng thời đưa ra các biện pháp để thựchiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức

Chức năng tổ chức:

Chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc

phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thànhlập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệthống quyền hành trong tổ chức

Chức năng điều khiển:

Là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp con

người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung đột trong tập thểnhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức

Chức năng kiểm tra:

Để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần

theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, bao gồm việc theo dõitoàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức Hoạt động kiểmsoát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kếtquả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếu

có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu

Những chức năng nêu trên là phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọicấp bậc trong mọi tổ chức Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời giancho các chức năng quản trị giữa các cấp quản trị Theo nghiên cứu củaMahoney, nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và

tổ chức, trong lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tácnày và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%

Tính phổ biến của quản trị:

Ta thấy tính phổ biến của quản trị thể hiện ở các khía cạnh sau:

Thứ nhất, khái niệm quản trị có tính phổ biến cho tất cả các loại hình tổchức, cho mọi lĩnh vực Trong tất cả các tổ chức và lĩnh vực đó, các nhà quản trịđều thực hiện các chức năng giống nhau là hoạch định, tổ chức, điều khiển vàkiểm tra Trong thực tiễn, việc các nhà quản trị thường xuyên chuyển đổi giữakhu vực quản lý Nhà nước và sản xuất kinh doanh là một minh chứng (ví dụ mộtgiám đốc Công ty xây dựng có thể điều chuyển làm giám đốc Sở xây dựng…)

Thứ hai, tính phổ biến quản trị còn thể hiện ở mối quan hệ giữa khảnăng quản trị và khả năng chuyên môn Cấp quản trị càng cao thì khả năng quảntrị càng lấn dần khả năng chuyên môn, có nghĩa là cấp quản trị càng cao thì nhàquản trị càng phải thực hiện những công việc đặc trưng của quản trị như hoạchđịnh, tổ chức, điều khiển, kiểm tra và càng ít tham gia vào những vấn đề mangtính kỹ thuật chuyên môn hằng ngày (ví dụ một giám đốc không thể tham giatrực tiếp vào công việc kế toán như một kế toán trưởng…)

Tính phổ biến này được minh hoạ ở hình ảnh sau:

Quan hệ giữa khả năng quản trị và khả năng chuyên môn

Cấp cao Khái niệm quản trị

Cấp trung gian

Khái niệm chuyên môn

Chính do tính phổ biến thứ hai này mà các nhà quản trị cấp cao dễthuyên chuyển từ tổ chức này, lĩnh vực này sang tổ chức khác, lĩnh vực khác donăng lực quản trị cấp cao gần giống nhau (như ví dụ giám đốc công ty xây dựngnói trên) Ngược lại, nhà quản trị cấp càng thấp thì rất khó chuyển đổi, vì cấpcàng thấp sẽ sử dụng khả năng chuyên môn càng nhiều, ví dụ một quản đốc điềuhành phân xưởng sản xuất đế trong một công ty giày khó mà chuyển sang làmmột trưởng phòng phụ trách sản xuất kinh doanh hoặc qua một công ty tráingành nghề khác.

Thứ ba, tính phổ biến quản trị còn thể hiện ở tỷ lệ thời gian dành chomỗi chức năng theo cấp bậc quản trị Cấp càng cao thì thường sử dụng chứcnăng hoạch định nhiều hơn, có nghĩa là họ thường xuyên chú trọng vào công tácxây dựng chiến lược hành động và phát triển cho tổ chức Trong khi đó cấp càngthấp thì thường sử dụng chức năng điều khiển nhiều hơn, bởi vì họ thường cónhiệm vụ hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển các thành viên dưới quyền trong cáccông việc thường ngày và bản thân họ cũng làm các công việc chuyên môn cụthể như những người cấp dưới

Tính phổ biến này được minh hoạ ở hình sau:

Tỷ lệ thời gian dành cho mỗi chức năng theo cấp bậc:

Cấp quản trị Hoạch định Tổ chức Điều khiển Kiểm tra

1.5 Kĩ năng của nhà quản trị

Để thực hiện tốt 04 chức năng quản trị, theo Robert Katz thì nhà quản trịcần có 03 loại kỹ năng quản trị như sau:

Kỹ năng kỹ thuật (technical skills):

Kỹ năng kỹ thuật chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quảntrị, hay là những khả năng cần thiết của họ nhằm thực hiện một công việc cụ thểnào đó Kỹ năng này nhà quản trị có được bằng cách thông qua con đường họctập, bồi dưỡng mà có Ví dụ như thiết kế máy móc của trưởng phòng kỹ thuật, tổ

chức công tác kế toán của kế toán trưởng, lập trình điện toán của trưởng phòngmáy tính, xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường của trưởng phòngMarketing…

Cấp quản trị càng cao, kỹ năng này giảm dần và ngược lại cấp quản trịcàng thấp kỹ năng này là cấn thiết, bởi vì ở cấp càng thấp thì nhà quản trịthường tiếp xúc trực tiếp với công việc cụ thể, với tiến trình sản xuất, đây chính

là môi trường mà tài năng kỹ thuật đặc biệt sử dụng nhiều hơn

Kỹ năng nhân sự (human skills):

Kỹ năng nhân sự phản ảnh khả năng cùng làm việc, động viên và điềukhiển con người và tập thể trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thúcđẩy hoàn thành công việc chung Chẳng hạn như kỹ năng thông đạt hữu hiệu(viết & nói), có thái độ quan tâm đến người khác, xây dựng bầu không khí hợptác giữa mọi người, động viên nhân viên dưới quyền…

Đối với kỹ năng nhân sự thì yêu cầu cần thiết đối với cả 03 cấp quảntrị, vì dù thuộc cấp nào, nhà quản trị cũng phải cùng làm việc với tất cả mọingười

Kỹ năng tư duy:

Kỹ năng tư duy yêu cầu nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp củamôi trường và giảm thiểu sự phức tạp đó xuống ở mức mà tổ chức có thể đốiphó và thích ứng được

Kỹ năng tư duy là một kỹ năng khó tiếp thu nhất và rất quan trọng đốivới nhà quản trị cấp cao Các chiến lược, kế hoạch, chính sách và quyết định củanhà quản trị cấp cao thường phụ thuộc vào tư duy chiến lược của họ Hình 1.4sau diễn tả kỹ năng quản trị của các cấp như sau:

Kỹ năng quản trị của các cấp quản trị

Nhà quản trị cấp cơ sở Nhà quản trị cấp trung gian Nhà quản trị cấp cao

Kỹ năng kĩ thuật Kĩ năng nhân sự Kỹ năng tư duy

1.6 Vai trò và nhiệm vụ của các cấp quản trị

Để làm rõ các công việc của các nhà quản trị, cũng như các cách ứng xửkhác nhau của họ đối với mọi người và mọi tổ chức khác, Henry Mentzberg đãđưa ra 10 loại vai trò khác nhau như sau mà nhà quản trị phải thực hiện và chiachúng thành 03 nhóm lớn:

Nhóm vai trò quan hệ với con người (gồm 03 vai trò) :

Vai trò đại diện, hay tượng trưng, có tính chất nghi lễ trong tổ chức : Có

nghĩa là bất cứ một tổ chức nào cũng đều phải có người đại diện cho tổ chức đónhằm thực hiện các giao dịch, đối thoại với các cá nhân và tổ chức bên ngoài.Ngay cả từng bộ phận trong tổ chức cũng phải có người đứng đầu bộ phận đó đểlĩnh hội các ý kiến, chính sách, kế hoạch của cấp trên

Vai trò lãnh đạo: Vai trò này phản ảnh sự phối hợp và kiểm tra của nhà

quản trị đối với cấp dưới của mình

Vai trò liên lạc: Thể hiện mối quan hệ của nhà quản trị đối với người

khác cả bên trong và bên ngoài tổ chức

Nhóm vai trò thông tin (gồm 03 vai trò) :

Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến tổ chức : Nhà quản

trị phải thường xuyên xem xét, phân tích môi trường xung quanh tổ chức nhằmxác định môi trường tạo ra những cơ hội gì cho tổ chức, cũng như những mối đedọa nào đối với tổ chức Vai trò này được thực hiện thông qua việc đọc sáchbáo, văn bản hoặc qua trao đổi tiếp xúc với mọi người…

Vai trò phổ biến thông tin : Có những thông tin cần tuyệt đối giữ bí

mật, nhưng cũng có những thông tin mà các nhà quản trị cần phổ biến đến chocác bộ phận, các thành viên có liên quan trong tổ chức, thậm chí phổ biến đếncho những người đồng cấp hay cấp trên của mình nhằm làm cho mọi người cùngđược chia sẻ thông tin để góp phần hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài: Tức nhà quản trị thay mặt cho

tổ chức của mình cung cấp các thông tin cho bên ngoài nhằm để giải thích, bảo

vệ hay tranh thủ một sự đồng tình, ủng hộ nào đó

Nhóm vai trò quyết định (gồm 04 vai trò):

Vai trò doanh nhân : Đây là vai trò phản ảnh việc nhà quản trị tìm mọi

cách cải tiến tổ chức nhằm làm cho hoạt động của tổ chức ngày càng có hiệuquả Chẳng hạn điều chỉnh kỹ thuật mà tổ chức đang áp dụng hay áp dụng một

kỹ thuật mới nào đó…

Vai trò giải quyết xáo trộn: Bất cứ một tổ chức nào cũng có những

trường hợp xung đột xảy ra trong nội bộ dẫn tới xáo trộn tổ chức như sự đìnhcông của công nhân sản xuất, sự mâu thuẫn và mất đoàn kết giữa các thành viên,

bộ phận ….Nhà quản trị phải kịp thời đối phó, giải quyết những xáo trộn đó đểđưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định

Vai trò phân phối các nguồn lực: Nếu các nguồn lực dồi dào (tiền bạc,

thời gian, quyền hành, máy móc, nguyên vật liệu, con người …) thì nhà quản trị

sẽ tiến hành phân phối một cách dễ dàng; Nhưng ngày nay, khi các nguồn lựcngày càng cạn kiệt đòi hỏi nhà quản trị phải phân bổ các nguồn lực đó cho cácthành viên, từng bộ phận sao cho hợp lý nhằm đảm bảo cho các thành viên, bộphận hoạt động một cách ổn định và hiệu quả

Vai trò thương thuyết : Tức phản ảnh việc thương thuyết, đàm phán thay

mặt cho tổ chức trong các giao dịch với các cá nhân, tổ chức bên ngoài Ví dụđàm phán ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế…

1.6.1 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp cao

Quản trị cấp cao là quản trị chung tất cả các hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp đại diện của cấp này tương đương với Chủ tịch, Tổng giám đốc,Giám đốc

Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp cao là :

Hoạch định các mục tiêu, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, cảmnhận những vấn đề khó khăn lớn và những nguyên nhân của chúng để tìm biệnpháp giải quyết

Xác định kết quả cuối cùng mong muốn, phê duyệt những đường lối, các

chính sách lớn trong doanh nghiệp.

Phê duyệt cơ cấu tổ chức, các kế họach chương trình hành động lớn nhằmđạt được những mục tiêu đã đề ra

Xác định các nguồn nhân sự cần thiết và cung cấp kinh phí hoạt động theoyêu cầu công việc

Lựa chọn các quản trị viên chấp hành, giao trách nhiệm, ủy quyền

Phối hợp mọi hoạt động của ban tham mưu và chức năng điều hành

Phê duyệt chương trình kế họach nhân sự bao gồm: tuyển dụng, mứclương, thăng cấp, đề bạt, kỷ luật

Dự liệu các biện pháp kiểm soát như báo cáo, kiểm tra, đánh giá hiệu quảcủa tổ chức Chịu trách nhiệm hoàn toàn về những ảnh hưởng tốt xấu của cácquyết định

1.6.2 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp trung gian là một khái niệm rộng dùng để chỉ những cấp chỉhuy trung gian, đứng trên những nhà quản trị cấp cơ sở và dưới các nhà quản trịcấp cao Với cương vị này, họ vừa quản trị các nhà quản trị cấp cơ sở thuộcquyền vừa đồng thời điều khiển các nhân viên khác Ở cấp giữa có thể có nhiềucấp, điều này phụ thuộc vào loại hình tổ chức của doanh nghiệp, người làm quảntrị ở cấp này là các trưởng, phó phòng; ban; các quản đốc, phó quản đốc cácphân xưởng

Tổ chức quản trị các hoạt động chức năng, nghiệp vụ trong phạm vinhiệm vụ quyền hạn được phân công nhằm thực hiện các chiến lược của doanhnghiệp

Nắm vững những mục tiêu của doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các bộ phận,cảm nhận những khó khăn chính của bộ phận và những nguyên nhân trong phạm

vi hoạt động của mình

Nắm vững trách nhiệm và phạm vi quyền hạn được giao, xác định cáchoạt động cần thiết phải thực hiện để đạt được kết quả, đề nghị những vấn đềliên quan đến bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ

Đề nghị những chương trình kế hoạch hành động của bộ phận và mô hình