phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính tic

- Với đề tài: “phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC” giúp cho vấn đề quản lý nhân sự và đặc biệt là việc tính lương củ

MỞ ĐẦU

 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại phát triển hiện nay Công nghệ thông tin đang thực sự đóng mộtvai trò hết sức quan trọng trong cuộc sống của chúng ta, cũng như trong mọi lĩnhvực sản xuất, dịch vụ, quản lý và đặc biệt là trong quản trị nhân lực Trong nhữngnăm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại những lợi ích đáng kểcho các doanh nghiệp, cụ thể là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nâng cao năngsuất lao động

Tuy nhiên, cũng phải thừa nhận một điều rằng, so với các nước trên thế giới và

kể cả trong khu vực, thì việc quản trị doanh nghiệp, quản trị nguồn nhân lực ở ViệtNam vẫn còn tụt hậu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là trong quản

lý nguồn nhân lực Trong khi đó có nhiều yếu tố tác động đến chất lượng, hiệu quảcủa việc quản trị nguồn nhân lực Như vậy với cơ sở vật chất hiện đại yêu cầu doanhnghiệp phải có một phần mềm quản lý toàn diện, hỗ trợ việc cung cấp các báo cáothống kê giúp người quản lý đưa ra quyết định, đánh giá đúng thực trạng của chấtlượng nguồn nhân lực, huy động nguồn nhân lực vào đúng mục đích, nâng cao hiệuquả quản lý

 Nhu cầu và tính cấp thiết của vấn đề đặt ra

- “Nhân sự là chìa khoá mọi thành công của mỗi cơ quan, doanh nghiệp”.Nhưng để quản lý có hiệu quả nguồn nhân lực thực sự không đơn giản, điều đó đòihỏi nghệ thuật của người lãnh đạo Làm sao để vừa có thể kiểm soát được tàinguyên con người vừa có thể khai thác tốt được tiềm năng chất xám trong khi bạncòn “trăm công ngàn việc” của một người quản trị Trong thời kì trước việc quản lýchủ yếu sử dụng bằng sổ sách, giấy tờ rồi những quyết định điều động, chuyển côngtác…có thể chất được hàng “núi” Việc quản lý cũng như tìm kiếm là rất thủ côngmất nhiều thời gian, công sức mà hiệu quả công việc chẳng những không cao mà cókhi còn làm mất mát và sai lệch Do đó việc đòi hỏi có một phần mềm trợ giúp làmột nhu cầu tất yếu để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sứctrong công việc

 Tên đề tài chọn, tầm quan trọng và ý nghĩa

- Tên đề tài chọn: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC”.

- Tầm quan trọng và ý nghĩa: Trợ giúp người quản lý trong vấn đề quản lýnhân sự để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian, công sức trong công việc

- Hệ thống mới sẽ là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện nhữngtiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động, bao gồm: số lượng, chất lượng, trongmọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai

- Với đề tài: “phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công

ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC” giúp cho vấn đề quản lý nhân sự và

đặc biệt là việc tính lương của từng công nhân, giúp công tác quản lý nhanh chóng,tiện lơi, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh của công ty Xây dựng chương trìnhvới mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty TIC

 Phạm vi nghiên cứu, mô hình, phương pháp và kỹ thuật được sử dụng

- Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC

- Mô hình, phương pháp: Chuyên đề trình bày quá trình tìm hiểu cách quản lýnhân sự tại phòng tổ chức cán bộ và các khảo sát yêu cầu người sử dụng về chươngtrình quản lý nhân sự, miêu tả tổng thể bài toán quản lý, các yêu cầu về hệ thống, vềchức năng của người sử dụng đối với hệ thống, tài liệu phân tích thiết kế hệ thống

- Mục đích, yêu cầu:

 Phân tích hệ thống quản lý nhân sự hiện tại của công ty cổ phần giảipháp mạng và máy tính TIC từ đó đưa ra ưu, nhược điểm của hệ thốnghiện tại

 Phân tích, thiết kế một hệ thống mới ưu việt hơn hệ thống hiện tại

- Kết quả đạt được: Bảng phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự mới củacông ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính

CHƯƠNG 1

MÔ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY TIC VÀ BÀI TOÁN ĐẶT RA

1.1. Giới thiệu về bài toán

1.1.1 Giới thiệu tổng quát về công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC

- Công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC được thành lập theo giấy phép

số 0103027979 tháng 11 năm 2008 do UBND Thành phố Hà Nội cấp

- Tên đơn vị: Công ty TNHH THƯƠNG MẠI TIN HỌC VÀ THIẾT BỊ VĂNPHÒNG Viết tắt là: TIC Co., Ltd

- Tên giao dịch tiếng Anh: INFORMATICS TRADING AND OFFICES EQUIPMENT COMPANY LIMITED.

- MST: 4601010095

- Địa chỉ công ty: Cổng 2 trường đại học công nghệ thông tin và truyền thông TháiNguyên- đường z115 xã Quyết Thắng- Thành phố Thái Nguyên- Tỉnh Thái Nguyên

- Showroom giao dịch : 117 Lê Thanh Nghị, Hai Bà Trưng, Hà Nội

- Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần giải pháp mạng và máy tính TIC:

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty

Theo sơ đồ trên, bộ máy quản lý hiện nay của công ty con là quản lý hai cấp theo

cơ cấu trực tuyến

Giám đốc công ty: Là người có quyền hạn cao nhất, chịu trách nhiện trước cơ

quan nhà nước, trước tập thể công nhân viên Dưới giám đốc là 2 phó giám đốc, hệthống các phòng ban giúp việc cho giám đốc và phó giám đốc

Giám đốc

Phó giám đốc kỹ thuật

Phó giám đốc kinh doanh

Phòng đồ

họa và

website

Phòng phần mềm ứng dụng

Phòng kỹ thuật

Phòng hành chính

Phòng Marketing

Phó giám đốc kinh doanh: Là người dưới quyền giám đốc, giúp giám đốc trong

lĩnh vực hoạt động kinh doanh, giới thiệu sản phẩm và công việc hành chính

Phó giám đốc sản xuất kỹ thuật: Là người chịu trách nhiệm về công tác đào tạo

kỹ năng lập trình cho nhân viên, bố trí nhân lực, phân công công việc cho nhân viênthực hiện, báo cáo tình hình công việc thường xuyên cho giám đốc

Phòng thiết kế đồ họa và website: Chuyên tư vấn, thiết kế các website tin tức,

giới thiệu sản phẩm, bán hàng trực tuyến, diễn đàn giao lưu, trang rao vặt…đăngquản cáo trên website, thiết kế bảng quảng cáo lớn cho khách hàng

Phòng thiết kế phần mềm ứng dụng: Chuyên thiết kế các phần mềm ứng dụng

trên nền winform cho khách hàng

Phòng kỹ thuật: Chuyên tư vấn công nghệ, giải pháp, phần cứng cho khách hàng,

đồng thời đảm bảo hệ thống mạng, máy trong công ty hoạt động ổn định, kịp thờisửa chữa nếu xảy ra lỗi

Phòng Marketing: chuyên giới thiệu các sản phẩm, phần mềm, dịch vụ tới khách

hàng và chăm sóc khách hàng, tìm thị trường cho công ty

Phòng hành chính: Cung cấp thiết bị văn phòng chô công ty, chăm lo đến đời

sống tinh thần của nhân viên

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

- Tháng 11 năm 2008: Thành lập công ty

- Tháng 5 năm 2009: thành lập các showroom chi nhánh tại Hà Nội

- Với hơn 5 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực Tin học, Điện tử , Thiết bị

văn phòng Công ty TIC luôn xây dựng và phát triển công ty ngày càng vững mạnh.

Chiếm được thị phần trong các lĩnh vực mạng và máy tính cũng như mở rộng hoạtđộng sang các lĩnh vực có liên quan khẳng định thương hiệu trên thị trường Đặc biệt

là công ty đã, đang và sẽ đem lại niềm tin cho khách hàng và các đối tác liên quan

1.1.3 cơ cẩu tổ chức và mô hình nghiệp vụ

- Sơ đồ tổ chức:

Qua gần 10 năm xây dựng, ổn định và phát triển công ty TIC đã xây dựng được một

cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, chặt chẽ, hiệu quả và vững mạnh Các phòng ban và

bộ phận trực thuộc hiệu quả và vững mạnh Các phòng ban và bộ phận trực thuộc hiểu

rõ chức năng, nhiệm vụ của mình, cố gắng phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ

Tổng số cán bộ, nhân viên của công ty hiện nay là: 80 người, trong đó:

 Số nhân viên đã tốt nghiệp cao đẳng và đại học chiếm khoảng 90%

 Số nhân viên đã tốt nghiệp trung cấp chiếm khoảng 10% Đội ngũ nhân viêncủa TIC là những người trẻ trung, năng động, có chuyên môn nghiệp vụ cao, có tinhthần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc

1.1.4 Chức năng, nghiệp vụ, nhiệm vụ của công ty

- Công ty hoạt động trong lĩnh vực mạng và máy tính, đặc biệt là trong lĩnh vựctin học, điện tử, thiết bị văn phòng

- Với uy tín, năng lực kinh doanh và quan điểm hợp tác đúng đắn, công ty đã xâydựng được hệ thống bạn hàng và đại lý các công ty tin học lớn, có uy tín trải rộngtrên toàn quốc Mặt khác công ty đã có những thành công đáng kể trong việc pháttriển quan hệ với các đối tác cả trong nước và nước ngoài

- Với phương châm kinh doanh luôn đem đến cho khách hàng “giải pháp tối Giá cả hợp lý- Dịch vụ hoàn hảo” và mục tiêu hoạt động là “sự hài lòng của kháchhàng”, công ty đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều cơ quan, doanh nghiệp trong cảnước về lĩnh vực công nghệ thông tin

ưu Trong những năm hoạt động vừa qua, công ty đã triển khai thành công nhiềuhợp đồng, dự án tin học và cung cấp nhiều thiết bị điện tử, văn phòng cho các cơquan và doanh nghiệp trong cả nước như:

1 Các cơ quan và tổ chức của chính phủ

2 Các sở, ban ngành trực thuộc UBND các Tỉnh, Thành phố

3 Các Doanh nghiệp quốc doanh và ngoài quốc doanh trong nước

4 Các Doanh nghiệp và tổ chức nước ngoài có văn phòng tại Việt Nam

5 Các gia đình và cá nhân có nhu cầu về thiết bị tin học, văn phòng…

“luôn lắng nghe và phục vụ tốt nhất để đạt được sự hài lòng của khách hàng” là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất của toàn bộ cán bộ và nhân viên TIC

1.2. Mô tả hệ thống hiện tại

Công ty TIC làm việc theo chế độ 6 ngày (làm cả tuần), nghỉ chủ nhật, một

ngày làm việc 8 tiếng Ngoài ra, tùy theo tình hình công việc mà nhân viên có thểlàm thêm ngày chủ nhật, tùy theo sự điều động của ban giám đốc

Tổng số cán bộ, nhân viên của công ty hiện nay là: 80 người, trong đó:

- Số nhân viên đã tốt nghiệp đại học, cao đẳng chiếm khoảng 90%

- Số nhân viên đã tốt nghiệp trung cấp chiếm 10%

Đội ngũ nhân viên của TIC là những người trẻ trung, năng động, có chuyên mônnghiệp vụ cao, có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc

Với nhận thức: “Tài năng, phẩm chất và tính chuyên nghiệp của nhân viên là tàisản lớn nhất và quý báu nhất của doanh nghiệp” nên ban lãnh đạo công ty Máy TínhTIC luôn quan tâm và phát triển nguồn nhân lực:

- Đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên ngày càng được nâng cao

Môi trường và điều kiện làm việc ngày càng được cải thiện: “Cởi mở Thân thiện - Đoàn kết – Phát triển”

Cơ chế hoạt động ngày càng phù hợp và tiên tiến: công ty đã xây dựng vàban hành nội qui lao động, qui chế tiền lương- tiền thưởng và các chế độ đãi ngộkhác, đóng BHYT & BHXH cho nhân viên

Hệ thống nhân sự hiện có của công ty cổ phần mạng và máy tính TIC

Hiện nay công ty máy tính TIC quản lý vấn đề nhân sự trên cả hệ thống hồ sơ và

hệ thống máy tính và có các nghiệp vụ riêng biệt, đó là:

- Quản lý hồ sơ nhân viên: cập nhật và điều chỉnh hồ sơ nhân viên Công việcnày được lưu trữ trên giấy tờ và mỗi khi thay đổi thì sẽ cập nhật trên hồ sơ, giấy tờhiện có của công ty

- Quản lý chấm công: cập nhật và điều chỉnh chấm công hàng tháng Đượcđiều chỉnh bằng máy

- Quản lý tiền lương: tính lương và lập báo cáo hàng tháng Được tính dựatrên cơ sở chấm công và chế độ đãi ngộ của công ty Công việc này cũng được thựchiện bằng hệ thống giấy tờ

1.2.1 Quản lý hồ sơ công nhân

Công nhân khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc vào công ty

Hồ sơ bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư nhân dân phô tô, giấykhám sức khỏe, bằng tốt nghiệp (giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời), bằng tin học,bằng tiếng anh Khi được tuyển dụng thì phải thử việc 2 tháng và được hưởng 75%mức lương Nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì sẽ được làm nhân viên chính thức vàhưởng lương như bình thường, nếu không được thì hoàn trả lại hồ sơ Thông tin cầncập nhật bao gồm: họ tên, mã thẻ nhân viên, quê quán, số thẻ nhân viên, giới tính,ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ hiện tại, trình độ học vấn, ngày vào làm việc, ngày kếtthúc Những thông tin trên được lưu trữ trong sổ “danh sách nhân viên” Sổ này ghichi tiết thông tin về nhân viên và theo thứ tự Ngoài ra còn có những tập hồ sơ riêngcủa từng nhân viên Danh sách nhân viên có dạng:

STT Mã

Nhân

Viên

HọTên

Sốđiệnthoại

NgàySinh

NơiSinh

Giới Tính

Quê Quán

Địa Chỉ HiệnTại

Trình ĐộHọcVấn

NgàyVàoLàm

ca 2 điểm công là 1 ca 3 điểm công là 1,5 Nghỉ việc không lý do sẽ bị chấm điểm

0 Nếu nghỉ việc có lý do sẽ tùy theo phần trăm lương sẽ được hưởng Có hai mứchưởng: nghỉ hưởng 70% lương và nghỉ hưởng 50% lương Cuối tháng kế toán phảitổng hợp số ca nhân viên làm việc để tính lương Đối với nhân viên gián tiếp Bảng

chấm công cho biết số ngày công trong tháng Đối với nhân viên trực tiếp cho biết

số ngày công ca 1, số ngày công ca 2, số ngày công ca 3 trong tháng

Bảng theo dõi năng suất bao gồm: Họ tên, ngày tháng, Mã sản phẩm, số lượngsản phẩm

1.2.3 Quản lý lương

Công ty máy tính TIC tính lương cho nhân viên theo từng loại nhân viên (nhânviên trực tiếp, nhân viên gián tiếp) Ngoài ra còn có mức thưởng và mức phạt

* Đối với nhân viên trực tiếp: Do công ty có đưa ra hạn mức doanh thu bán

hàng là 350 triệu đồng/người/tháng nên mức thưởng và phạt được tính như sau: Mứcphạt: nếu như nhân viên bán hàng không đủ tiêu chuẩn sẽ phạt trừ 10% lương, ngoài

ra, nếu nhân viên nghỉ không phép hoặc có phép sẽ theo qui chế như trong bảngchấm công Mức thưởng: nhân viên bán hàng vượt định mức từ 20% - 50%: đượcthưởng 15% lương, Từ 50% - 99%: thưởng 20% lương Từ 100% trở lên đượcthưởng 30% lương Công ty cũng có chế độ thưởng cho nhân viên vào các dịp lễ, tết,tổng kết quý, tổng kết năm, hoặc thưởng cho nhân viên có thành tích lao động suấtsắc Nếu như nhân viên liên tục dưới hạn mức thì sẽ tùy từng trường hợp có thể bịcảnh cáo hoặc bị buộc thôi việc, nhân viên có thành tích suất sắc liên tục sẽ đượctăng lương hoặc tăng chức

Công thức tính lương như sau:

Lương cuối tháng = (lương cứng + thưởng) – phạt – lương tạm ứng

Trong đó:

- Thưởng, phạt theo qui chế

- Lương tạm ứng: số tiền nhân viên ứng trước trong tháng

* Đối với nhân viên gián tiếp thì không có hạn mức mà lương được tính theo

sản phẩm Nếu có nhân viên làm việc hiệu quả trong một thời gian thì sẽ đượcxem xét nhận làm nhân viên chính thức (nhân viên trực tiếp) Nếu nhân viên bánđược trên 50tr đồng/tháng thì được hưởng 8%

Công thức tính lương như sau:

Lương cuối tháng = lương tính theo sản phẩm + thưởng

Lương tính theo sản phẩm = (số sản phẩm*giá sản phẩm)*5%

Trong đó:

- số lượng sản phẩm: số sản phẩm nhân viên gián tiếp bán được

- thưởng: là số tiền mà công nhân xác định nhận được mỗi tháng nếu có thànhtích

 Báo cáo lương hàng tháng bao gồm:

- Bảng lương tạm ứng: dùng để phát lương tạm ứng giữa tháng

- Bảng lương cuối tháng: lương định kỳ trả cho nhân viên cuối mỗi tháng.Sau khi đã tính toán thì số lương công nhân được nhận hàng tháng sẽ được ghitrong sổ sách có dạng:

Lương tháng 12/2012

STT Họ Tên Mã nhân

Viên

TạmỨng

Lương Thưởng Phạt Lương

Tháng

Ký Nhận

Ghi Chú

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự công ty máy tính TIC không phải là lớn và

số lượng quản lý không nhiều (80 người) Nhưng việc quản lý hiện tại đang còn thủcông, có áp dụng công nghệ thông tin nhưng chỉ sơ sài, không triệt để làm mất nhiềuthời gian và quan trọng là có thể gây nhầm lẫn Việc quản lý nhân sự trong công tychỉ là một bộ phận công việc trong những công việc mà ban giám đốc phải xử lýnhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đem lại doanh thu hướng tớimục tiêu lợi nhuận cho công ty Qua hệ thống quản lý nhân sự ngoài quản lý lươngphải chính xác thì vấn đề theo dõi năng suất của công nhân là rất quan trọng vì qua

đó có thể lựa chọn những người có năng lực để không lãng phí nguồn tài nguyên

1.3.2 Ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại

- Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt, chỉnh sửa rất khó khăn

vì khi cần chuyển đổi cần phải lưu ý hủy bỏ toàn bộ hồ sơ cũ và lưu hồ sơ mới vào

- Khi nhập hồ sơ với số lượng lớn sẽ tạo ra một lượng công việc khổng lồ, ùntắc và sai lệch sẽ không tránh khỏi

- Cơ cấu tổ chức bất hợp lý Việc thanh toán tiền lương và các quản lý khác

sẽ rất mất thời gian và cồng kềnh

- Không tìm ra được điểm mạnh hay đánh giá được hiệu quả sử dụng lao động.Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về một nhân viên rấtphức tạp, phải sử dụng nhiều loại hồ sơ, sổ sách cồng kềnh, không thuận tiện choviệc lưu trữ Toàn bộ hồ sơ này được lưu trữ ở phòng quản lý nghiệp vụ

- Giảm được các khâu xử lý thủ công, giảm số lượng cán bộ làm công tác quản

lý vào giàm bộ máy cồng kềnh trong bộ máy quản lý nhân sự Tiết kiệm về cả chi phílẫn vật chất và con người song vẫn đảm bảo thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác

- Chương trình được thiết kế sao cho tìm kiếm nhanh chóng, giao diện thânthiện với người sử dụng, truy cập nhanh, cung cấp các bản biểu với dữ liệu chínhcác, đầy đủ, kịp thời các yêu cầu phát sinh

 Có các giải pháp sau

- Giải pháp 1: Gộp quản lý lương và quản lý chấm công

- Giải pháp 2: Gộp tuyển dụng, quản lý thông tin nhân viên, quản lý công,quản lý lương

- Giải pháp 3: Gộp tuyển dụng và quản lý thông tin nhân viên, quản, thiết lậpliên kết giữa quản lý lương và quản lý chấm công

 Cân nhắc về các giải pháp

- Giải pháp 1: Tuy gọn về mặt chức năng nhưng sẽ gây khó khăn lớn về mặt kỹthuật do phải viết lại chương trình mới Bởi trong bảng chấm công mỗi tháng đã cócác ô để tích Ngoài ra còn bảng chấm công làm đêm, rất khó để tổng hợ gây khókhăn cho việc quản lý dữ liệu

- Giải pháp 2: Đây là một giải pháp khá hay bởi có thể tổng hợp được thôngtích hợp được hệ thống Xong, việc xử lý thông tin là quá nhiều gây khó khăn

- Giải pháp 3: Đây là giải pháp khả thi nhất và cũng là giải pháp được chọn

Vì, tiết kiệm được bộ nhớ và quản lý dễ dàng Hơn nữa, nó còn thiết lập kênh liênkết dễ dàng để có thể quản lý thông tin

 Ưu điểm của hệ thống mới

- Sử dụng máy tính vào việc sử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cầnthiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất thời gian tìm kiếm thông tin

- Với sự trợ giúp đắc lự của công nghệ thông tin để hạn chế tối thiểu việc xử lýthủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho người sử dụng Đặc biệt làviệc lập các báo cáo thống kê được chính xác, thuận tiên, nhanh chóng

1.4. Những yêu cầu đối với hệ thống cần xây dựng

1.4.1 Những yêu cầu chức năng cần có của hệ thống

Hệ thống quản lý nhân sự mới của công ty sẽ được tin học hóa hoàn toàn bao gồm

4 chức năng chính:

- Quản lý hồ sơ

- Quản lý chấm công

- Quản lý tiền lương

- Thống kê, báo cáo

1.4.1.1. Quản lý hồ sơ nhân viên

- Thêm mới hồ sơ: Khi có công nhân mới xin vào làm việc Các thông tincủa nhân viên được lấy từ hồ sơ xin việc của nhân viên và được cập nhật vào cơ sở

dữ liệu Ngoài ra, mỗi nhân viên khi được nhận vào sẽ được cấp thẻ nhân viên trong

đó cá mã nhân viên (MNV) và thuộc bộ phận nào (bán hàng, kho, quản lý…) Nhânviên có 2 tháng thử việc và vẫn được cập nhật như 1 nhân viên bình thường Nếu sau

2 tháng không được tuyển dụng thì thông tin sẽ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu Trong cơ

sở dữ liệu gồm các thông tin: Số thứ tự (STT), Mã nhân viên (MaNV), Tên nhânviên (TenNV), Số điện thoại (SĐT), Địa Chỉ (DiaChi), ngày sinh (NgaySinh), Quêquán (QueQuan), Giới tính (GioiTinh), Trình độ học vấn (TrinhDoHV), Phòng ban(PhongBan), Chức vụ (ChucVu), Ngày vào làm (NgayVaoLV)

- Xóa hồ sơ công nhân: Khi công nhân thôi việc thì xóa thông tin nhân viên đó

- Xem thông tin: Báo cáo thông tin của từng công nhân

- Điều chỉnh hồ sơ: cập nhật các thông tin hồ sơ khi cần

1.4.1.2. Quản lý chấm công

- Phần mềm quản lý chấm công được kế thừa trên hệ thống cũ và được thiết

kế lại sao cho gần gũi, thân thiện để người quản lý có thể dễ dàng quản lý

- Nhập bảng chấm công: chấm công từng nhân viên trong ngày.Thực hiệnchấm công theo sản phẩm Mỗi ngày, nhân viên đó sẽ được cập nhật với tên sảnphẩm và số lượng sản phẩm để cuối tháng tổng kết xem nhân viên đó có hoàn thànhchỉ tiêu hay không?

- Điều chỉnh bảng chấm công: Điều chỉnh số liệu đã nhập trong bảng chấm công

1.4.1.3. Quản lý tiền lương

- Cuối tháng: Dựa vào bảng chấm công và các chính sách đã ngộ, thưởng,phạt của công ty mà tính lương

- Tạm ứng: Hàng tháng công nhân có thể tạm ứng trước vào đâu hoặc giữa tháng

- Thưởng: Tùy vào chính sách công ty mà có những mức thưởng khác nhau

1.4.1.4. Thống kê, báo cáo

- Người quản lý phải lập báo cáo từng tháng, quý, năm

- Các loại báo cáo bao gồm:

 Báo cáo hồ sơ nhân viên: Danh sách nhân viên hiện tại của công ty, danhsách nhân viên nghỉ việc, hết hợp đồng, điều chuyển công tác, điều chuyển trong nội

bộ công ty

 Báo cáo tạm ứng: số tiền nhân viên đã tạm ứng trước đó

 Báo cáo chấm công: Chi tiết số sản phẩm làm được và tình hình sơ bộ về chấtlượng nhân viên

 Báo cáo lương: Báo cáo chi tiết về lương của từng nhân viên

1.4.2 Những yêu cầu khác

1.4.2.1 Yêu cầu người dùng:

- Quản lý được thông tin nhân viên (tiểu sử, ảnh, bộ phận….)

- Dễ dàng thống kê báo cáo về quản lý nhân sự, theo dõi các chính sách đối vớingười lao động và báo cáo sử dụng lao động theo quy định của nhà nước

- Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữliệu,hỗ trợ các báo cáo thống kê theo yêu cầu của ban lãnh đạo phân quyền sử dụng

- Hỗ trợ các báo cáo truy xuất số liệu báo cáo thống kê Cho phép xuất báo cáo raexcel.

- Phân cấp bảo mật dữ liệu, phân quyền người dùng

b Yêu cầu của ban lãnh đạo:

- Báo cáo thống kê trong từng thời điểm, thời kỳ

- Đánh giá được hệ thống nhân sự một cách trung thực, chính xác, kịp thời

- Đánh giá được năng lực hoạt động của hệ thống nhân sự, nâng cao hiệu quả sửdụng lao động tìm kiếm được các cá nhân suất sắc để trọng dụng

1.4.3 Tính khả thi của hệ thống quản lý nhân sự mới của công ty TIC

a Tính khả thi về kinh tế:

 Chi phí:

- Phân tích và thiết kế hệ thống: 18 (triệu đồng)

- Thiết bị: 2 PC: 22 (triệu đồng) PC do công ty cung cấp, thay thế 1 máy tính

cũ do đã sử dụng lâu, tính với giá là giá vốn hàng bán Ngoài ra còn có máy

in không phải thay

- Phần mềm: 15 (triệu đồng)

- Đào tạo: 5 (triệu đồng)

- Lắp đặt và bảo trì: miễn phí

 Lợi ích:

- Tiết kiệm lao động: thay vì đội ngũ quản lý cồng kềnh như trước kia thì với

hệ thống quản lý mới chỉ cần 1 người để thực hiện công việc quản lý

- Xử lý nhanh, hiệu quả và có sự đồng nhất

- Có lợi cho việc quản lý

- Giảm sai xót tính toán

- Dễ dàng đưa ra báo cáo, thống kê, nâng cao chất lượng quản lý

b Tính khả thi về kỹ thuật:

- Hệ thống mới sẽ đáp ứng đầy đủ đòi hỏi về yêu cầu công việc hiện tại và tương lai

- Hoàn chính công tác tính toán, tổng kết với độ chính xác cao

- Chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý dữ liệu nhỏ, gọn, nhanh hơn hệ thống cũ

c Tính khả thi về tổ chức:

- Công ty có nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý nhân sự: Hệ thống mới được xâydựng gần gũi với hệ thống cũ để cho người quản lý có thể dễ dàng sử dụng

1.5. Mô tả mô hình nghiệp vụ

1.5.1 Lập bảng phân tích quy trình quản lý nhân sự

 Luồng dữ liệu từ các tác nhân ngoài vào hệ thống:

- Yêu cầu báo cáo

- Bảng chấm công

- Thông tin hồ sơ

 Luồng dữ liệu từ hệ thống đến các tác nhân ngoài:

e Bảng lương

Bảng 1.4 Danh sách hồ sơ dữ liệu

Bảng 1.6 Ký hiệu hành động của ma trận thực thể chức năng

1.5.5 Biểu đồ phân rã chức năng

1.5.5.1 Liệt kê các chức năng quản lý nhân sự của công ty

- Thêm mới hồ sơ công nhân

- Xem thông tin hồ sơ

- Cập nhật thông tin

- Xóa thông tin

- Nhập bảng chấm công

- Điểu chỉnh bảng chấm công

- Quản lý tiền lương tạm ứng

- Quản lý tiền thưởng

- Quản lý tiền lương

- Báo cáo tạm ứng

- Báo cáo chấm công

- Báo cáo lương

Bảng 1.7 Biểu đồ phân rã chức năng dạng bảng

1.5.5.3 Lập biểu đồ phân rã chức năng

Bảng 1.8 Biểu đồ phân rã chức năng dạng cây

1.5.6 Phân rã chức năng lá:

1.5.6.1. Quản lý hồ sơ nhân viên

1.5.6.1.1 Thêm hồ sơ mới

a Tên chức năng: Thêm hồ sơ mới

tô CMND, bản phô tô hộ khẩu

- Ban tuyển dụng sẽ kiểm tra hồ sơ xin việc và so sánh với các tiêu chí, yêu cầu

mà công ty đặt ra Nếu hồ sơ không đủ điều kiện thì không được chọn Nếu đủ điềukiện và được chọn thì lưu lại hồ sơ

- Nhân viên sẽ được thử việc trong 3 tháng Nếu được chọn tiếp thì sẽ thành nhânviên chính thức Khi đó, nhân viên sẽ được cấp mã nhân viên và thêm mới thông tin

về nhân viên Thông tin này bao gồm: Họ tên, số điện thoại, ngày sinh, nơi sinh, giớitính, quê quán, số cmt, địa chỉ hiện tại và trình độ học vấn

d Yêu cầu giao diện

- Tìm kiếm NV theo hộ tên, mã nhân viên, quê quán, trình độ học vấn, giới tính,địa chỉ hiện tại  NV tìm được hiển thị trên lưới DataGridView

- Yêu cầu có nút thêm, sửa, xóa NV vào giao diện

- Khi kích hoạt nút thêm NV, ở trường MaNV sẽ được thêm tự động, và hiển thịcác thông tin còn lại tương ứng Ngày vào làm cũng được lưu tự động (Ngày + giờ +phút +giây)

- Nút thêm, sửa, xóa đều được cập nhật khi ban quản trị cập nhật lại thông tin

- Nút in TTNV cho phép xuất đơn đkí ra file excel

e Dữ liệu vào

- Đọc và nhập thông tin từ bộ hồ sơ NV

- Thông tin của nhân viên bao gồm:

- File excel TTNV.

h Quy tắc nghiệp vụ

- Mỗi nhân viên có một mã nhân viên riêng

- Mã nhân viên phải hợp lệ và tồn tại

- Ngày vào làm phải hợp lệ và theo quy tắc

- Thông tin NV phải đầy đủ và hợp lên

1.5.6.1.2 Xóa hồ sơ nhân viên

a Tên chức năng: Xóa TTNV

b Các sự kiện kích hoạt:

- Trường hợp NV xin thôi việc, bị đuổi, thuyên chuyển công tác mà được sự đồng

ý của BGĐ thì BGĐ sẽ yêu cầu xóa TTNV đó ra khỏi cơ sở dữ liệu

c Trình tự thực hiện

- Khi có quyết định của BGĐ về việc xóa TTNV bằng văn bản, thì BQTHT sẽ tiếnhành xóa TTNV đó trên cơ sở dữ liệu dựa trên Mã nhân viên

- Tìm kiếm Mã nhân viên có quyết định bị xóa, TTNV sẽ hiện lên tương ứng

- Click vào nút xóa và OK

d Yêu cầu giao diện

- Khi xóa có thông báo “Bạn có chắc chắn muốn xóa không?”

- Khi xóa xong thì có thông báo TTNV đó đã bị xóa

f Các thuật toán

- Số NV hiện tại = Số NV có trước đó – 1

- Chỉ có BGĐ mới có quyền quyết định có xóa TTNV đó hay không?

g Dữ liệu ra

- Sau khi xóa xong thông tin thì tự động thông tin về nhân viên đó được xóa khỏi

bộ nhớ đồng thời số NV hiện tại sẽ được cập nhật lại

- Thông báo khi xóa xong

h Quy tắc nghiệp vụ

- Khi xóa, tất cả TTNV sẽ bị xóa ra khỏi bộ nhớ

- Khi xóa 1 NV thì số nhân viên còn lại tự động giảm đi 1

- Các thông tin được xóa đều phải dựa trên thông tin xác thực, đảm bảo chính xác,đầy đủ và phải được kiểm tra lại

1.5.6.1.3 Xem hồ sơ nhân viên

a Tên chức năng: Xem HSNV

- Tìm kiếm Mã nhân viên có yêu cầu được xem, TTNV sẽ hiện lên tương ứng trênDataGridView Hoặc hiện lên tất cả TTNV trên DataGridView nếu có yêu cầu xemhết tất cả TTNV

- Nút in TTNV cho phép xuất đơn đkí ra file excel

d Yêu cầu giao diện

- Thông tin cần hiện ra trên DataGridView

- Nút in TTNV cho phép xuất đơn đkí ra file excel

e Dữ liệu vào

 Mã nhân viên

 Họ tên

- Sau khi xem TTNV thì các thông tin này không được thay đổi so với ban đầu

- Các thông tin được xóa đều phải dựa trên thông tin xác thực, đảm bảo chính xác,đầy đủ và phải được kiểm tra lại

c Trình tự thực hiện

- khi NV thông báo lại các tin, thì BQTHT sẽ tiến hành nhập các thông tin đó vào

hệ thống

- BQT sẽ click vào TTNV cần được sửa, sau đó tiến hành sửa và lưu lại thông tin

- Việc sửa được kết thúc khi có sự kiểm tra và chấp nhận của BQT

d Yêu cầu giao diện

- Một NV có đầy đủ các thông tin sau: Mã nhân viên, họ tên, số điện thoại, ngàysinh, nơi sinh, giới tính, quê quán, số cmt, địa chỉ hiện tại, trình độ học vấn

- Tổng số NV hiện tại

- Chức năng tìm kiếm NV theo mã NV

- Yêu cầu in DSNV, các báo cáo

- Giao diện thân thiện với người dùng

- Khi sửa thì ô mã NV, số cmt sẽ để chìm và không cho phép sửa

- Khi click vào tìm kiếm SV thì hiện ra TTSV theo yêu cầu hoặc thông báo

“Không tồn tại nhân viên đó!”

- Khi click vào BC thì in ra bảng excel về TTSV đó

- Thông tin hiện tại trong hệ thống không thay đổi khi sửa thông tin đó

- Không được trực tiếp: Thêm, xóa trên bảng thông tin của NV.

- Các thông tin được điền đều phải dựa trên thông tin xác thực, đảm bảo chính xác,đầy đủ và phải được kiểm tra lại

- BQT nhập thông tin chấm công NV vào máy và lưu vào hệ thống

d Yêu cầu giao diện

- Thông tin NV bao gồm: Mã NV, Tên NV, Tên sản phẩm, số lượng

- Ngày chấm công được cập nhật tự động

- Giao diện có các chức năng: Ghi, Sửa, Hủy, Xóa, Thoát

- Mã nhân viên và Tên sản phẩm được chọn từ Combobox, không được tự ý đánh

Dữ liệu được lấy từ các trường Mã NV và Tên Sản phẩm của các bảng để đổ vàoCombobox này

- Chức năng tìm kiếm NV theo Mã nhân viên

- Yêu cầu in DSNV, các BC

- Giao diện thân thiện với người dùng

- Ngày vào làm cũng được đánh tự động với quy tắc Ngày + giờ + phút +giây.

- Mã NV và Tên Sản Phẩm được chọn từ cơ sở dữ liệu

- Số bản ghi hiện tại = Bản ghi trước đó + 1

- Khi click vào in báo cáo thì đưa ra bảng excel thông tin CC đó

- Thông tin bản ghi sẽ tăng thêm 1 khi thêm bản ghi

h Quy tắc nghiệp vụ

- các thông tin Mã NV, Tên NV, Tên sản phẩm, số lượng không được để trống

- Thông tin bản ghi sẽ tăng thêm 1 khi thêm bản ghi

- Các thông tin được điền đều phải dựa trên cơ sở xác thực, đảm bảo chính xác.Đầy đủ và được kiểm tra lại

- Việc sửa được kết thúc khi có sự kiểm tra và chấp nhận của BQT.

d Yêu cầu giao diện

- Thông tin NV bao gồm: Mã NV, Tên NV, Tên sản phẩm, số lượng không được

để trống

- Có chức năng tìm kiếm theo mã NV

- Yêu cầu in danh sách CC, các BC

- Giao diện thân thiện với người dùng

- Khi sửa thì ô Mã NV và Tên sản phẩm không được sửa

- Sau khi sửa xong thông tin thì tự động thông tin đó được lưu vào bộ nhớ

- Khi click vào tìm kiếm thông tin CC thì hiện ra thông tin theo yêu cầu hoặcthông báo “Không tồn tại nhân viên đó!”

- Khi click vào BC thì in ra bảng excel về thông tin CC đó

h Quy tắc nghiệp vụ

- Không thể sửa các thông tin: Mã NV, Tên sản phẩm

- Khi click vào bất kỳ bản ghi nào cũng hiện ra các ô điền tương ứng

- Các thông tin được điền đều phải dựa trên cơ sở xác thực, đảm bảo chính xác.Đầy đủ và được kiểm tra lại

- BQTHT nhập thông tin tạm ứng của NV vào máy và lưu vào hệ thống.

d Yêu cầu giao diện

- Thông tin tạm ứng bao gồm: Ngày tạm ứng, Mã NV, Tên NV, Số tiền tạm ứng

- Giao diện có các chức năng: Ghi, Sửa, Hủy, Xóa, Thoát

- Mã nhân viên phải được chọn từ Combobox, không được tự ý đánh Dữ liệuđược lấy từ các trường Mã NV của các bảng để đổ vào Combobox này

- Chức năng tìm kiếm NV theo Mã nhân viên

- Mã NV phải được chọn từ cơ sở dữ liệu

- Số bản ghi hiện tại = Bản ghi trước đó + 1

g Dữ liệu ra

- Sau khi sửa xong thông tin thì tự động thông tin đó được lưu vào bộ nhớ

- Khi click vào tìm kiếm thông tin tạm ứng thì hiện ra thông tin theo yêu cầu hoặcthông báo “Không tồn tại nhân viên đó!”.

- Khi click vào BC thì in ra bảng excel về thông tin tạm ứng đó

h Quy tắc nghiệp vụ

- Các thông tin: Ngày tạm ứng, Mã NV, Tên NV, Số tiền tạm ứng không được đểtrống

- Thông tin bản ghi sẽ tăng thêm 1 khi thêm bản ghi

- Các thông tin được điền đều phải dựa trên cơ sở xác thực, đảm bảo chính xác.Đầy đủ và được kiểm tra lại

- BQTHT nhập thông tin tạm ứng của NV vào máy và lưu vào hệ thống

d Yêu cầu giao diện

- Thông tin tạm ứng bao gồm: tháng năm thưởng, Mã NV, Tên NV, Số tiền thưởng

- Giao diện có các chức năng: Ghi, Hủy, Thoát

- Mã nhân viên phải được chọn từ Combobox, không được tự ý đánh Dữ liệuđược lấy từ các trường Mã NV của các bảng để đổ vào Combobox này

- Chức năng tìm kiếm NV theo Mã nhân viên

f Các thuật toán

- Mã NV phải được chọn từ cơ sở dữ liệu

- Số bản ghi hiện tại = Bản ghi trước đó + 1

g Dữ liệu ra

- Sau khi sửa xong thông tin thì tự động thông tin đó được lưu vào bộ nhớ

- Khi click vào tìm kiếm thông tin thưởng thì hiện ra thông tin theo yêu cầu hoặcthông báo “Không tồn tại nhân viên đó!”

- Khi click vào BC thì in ra bảng excel về thông tin tạm ứng đó

h Quy tắc nghiệp vụ

- các thông tin: Mã NV, Tên NV, Số tiền thưởng không được để trống

- Thông tin bản ghi sẽ tăng thêm 1 khi thêm bản ghi

- Các thông tin được điền đều phải dựa trên cơ sở xác thực, đảm bảo chính xác.Đầy đủ và được kiểm tra lại

1.5.6.3.3 Quản lý tiền lương

a Tên chức năng: Quản lý tiền lương

- Vào cuối tháng, với mỗi nhân viên sẽ được tự động cập nhật

d Yêu cầu giao diện

- Thông tin lương bao gồm: Mã NV, Họ tên NV, Tạm ứng, thưởng, Lương sảnphẩm, tổng lương, đã nhận

- Chức năng tìm kiếm NV theo Mã nhân viên

- Hàng tháng, nộp kết quả tạm ứng của NV cho BGĐ.

- Khi có yêu cầu báo cáo tình trạng đột xuất của BGĐ

c Trình tự thực hiện

- Khi có quyết định của BGĐ về việc BC tạm ứng hoặc đến kỳ BC thì NV đượcgiao việc sẽ tiến hành làm BC

- BC được đưa ra bảng excel, NV có thể in ra hoặc gửi trực tiếp lên BGĐ

- Việc BC kết thúc khi được sự kiểm tra và chấp thuận của BGĐ

d Yêu cầu giao diện

- Có nút BC và in BC ra excel

- Các thông tin cần báo cáo: Mã NV, Họ tên NV, Ngày Tạm ứng, Số tiền tạm ứng

- Giao diện thân thiện với người dùng

e Dữ liệu vào

 Mã NV

 Họ tên NV

 Ngày Tạm ứng