Phân tích thiết kế hệ thống quản lý lương trong công ty cổ phần dược phẩm AT-IG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 Chương I: Mô tả hệ thống 3 I. Mô tả nghiệp vụ hệ thống 3 II. Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả sau khi khảo sát 12 Chương II: Mô tả hệ thống 26 I. Sơ đồ phân rã chức năng 26 II. Sơ đồ luồng dữ liệu 32 III. Đặc tả chức năng 37 IV. Kết chương 41 Chương III: Phân tích hệ thống về dữ liệu 41 I. Mô hình thực thể lien kết mở rộng 41 II. Chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển 46 III. Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế 48 IV. Chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình thực thể quan hệ 51 V. Kết chương 57 KẾT LUẬN 58 1 LỜI NÓI ĐẦU Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là bước đầu tiên cho việc bắt đầu làm một quy trình một hệ thống thông tin. Phân tích và thiết kế là hai giai đoạn tách rời. Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, cho thấy là hệ thống phải thực hiện những việc gì và các dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao. Giai đoạn thiết kế là nhằm đưa ra các quyết định để cài đặt hệ thống, để sao cho hệ thống thoả mãn được những yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng thời lại thích ứng với các yêu cầu ràng buộc trong thực tế. Hai giai đoạn này giúp cho hệ thống thông tin được cấu trúc có logic cao, vừa giúp cho việc nâng cấp chỉnh sửa dễ dàng hơn, vừa tạo nên sự thống nhất cao giữa những người tham gia xây dựng hệ thống. Nếu thực hiện đầy đủ và đúng các giai đoạn, sẽ mang lại hiệu quả cao cả về chất lượng, tiết kiệm thời gian, tăng giá trị kinh tế. Trong đó, việc phân tích và thiế kế tốt đóng vai trò cốt lõi để đem lại hiệu quả cao cho hệ thống, tạo điều kiện vô cùng thuận lợi cho việc cài đặt, khai thác và bảo dưỡng sau này, nhất là trong các hệ thống lớn và phức tạp thì việc phân tích và thiết kế hệ thống lại càng đóng vai trò quan trọng đặc biệt hơn. Trong bài tập lớn này tôi lấy hệ thống quản lý lương công ty cổ phần dược phẩm AT-IG làm ví dụ thực tế. 2 Chương I: Mô tả hệ thống I: Mô tả nghiệp vụ 1. Nhiệm vụ cơ bản: Bộ phận quản lý lương (phòng kế toán) sẽ tiến hành tính toán và cấp phát lương tháng trước cho nhân viên công ty dựa trên kết quả chấm công của tháng đó và dựa trên quy định chung về quản lý lương trong công ty. Việc trả lương là vào một ngày đầu tháng (có thể là một ngày cố định trong tháng). Hệ thống cần đạt được phải lập ra kế hoạch trả lương định kì, tính toán lương phải trả cho từng nhân viên trong công ty theo từng tháng một cách nhanh chóng tự động. 2. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm Hệ thống quản lý lương nhân viên gồm có hai bộ phận sau: + Bộ phận chấm công: Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi ngày đi làm, giờ công tác trong tháng, mức độ chuyên cần năng suất làm việc của nhân viên. Đánh dấu vào bảng công tác và gửi danh sách cho bộ phận tính lương. Ngoài ra bộ phận này tổng kết lập báo cáo về tình trạng nhân viên trong công ty cho nhà quản lý. + Bộ phận tính lương : Dựa vào bảng chấm công, hay bảng theo dõi làm việc nhận được từ bộ phận chấm công và bảng Công tác. Tính số ngày công từ đó xác định số tiền lương mà nhân viên được hưởng. Trong đó có các tham số về khen thưởng kỷ luật, tiền trợ cấp, tiền bảo hiểm… lập danh sách lương công ty phải trả cho nhân viên, gửi cho bộ phận trả lương. Sau đó làm báo cáo tổng hợp tình hình lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập hàng tháng. Bộ phận này phải tính toán thời gian trả lương cho các bộ phận nhân viên, tránh sai sót, tránh chậm trễ. 3 3. Qui trình xử lý ( mô tả theo hệ thống) + Chấm công : Theo dõi ngày đi làm, mức độ chuyên cần năng suất làm việc của nhân viên và gửi danh sách cho bộ phận tính lương. Cụ thể như sau: Hàng ngày bộ phận chấm công có nhiệm vụ lưu lại ngày mà nhân viên đi làm. Việc này thực hiện nhờ thẻ nhân viên, nhân viên đi làm trước hết phải xuất trình thẻ nhân viên. Có thể dùng máy quét mã vạch hay nhập vào mã nhân viên. Dữ liệu sẽ được lưu vào bảng chấm công (theo từng tháng ) bằng cách đánh dấu. Cuối mỗi tháng, bộ phận chấm công sẽ hoàn thiện bảng Chấm công nhờ vào bảng Công tác( gồm có Ngày đi, ngày về trong tháng ). Tính cả những ngày công tác sẽ có tổng ngày công của nhân viên trong tháng. Thông tin Chấm công phải được lưu trữ riêng cho từng nhân viên, ngoài ra còn có bảng ngày công của mỗi đơn vị. Các bảng chấm công phải được in ra và được xác nhận ( chữ kí) của các bộ phận quản lý. ( Người chấm công, Kế toán trưởng, giám đốc). Sau đó được lưu ở phòng kế toán. Tạm ứng: Trong tháng, nếu có nhu cầu, nhân viên có thể tạm ứng trước một lần một khoản tiền trước kì phát lương. Nhân viên sẽ phải làm phiếu đề nghị tạm ứng ( gồm có: Số phiếu, Tên nhân viên, Chức vụ, Đơn vị, Số tiền, Ngày làm phiếu ). Chú ý là phiếu tạm ứng là duy nhất cho mỗi nhân viên. Sau khi nộp phiếu đề nghị ( phiếu này sẽ được lưu trong phòng kế toán, nhân viên sẽ được trao cho phiếu tạm ứng được in ra. Dữ liệu phiếu tạm ứng sẽ được lưu trong bảng Tạm Ứng. + Tính lương : Từ số liệu có được từ bộ phận chấm công. Tính ra tiền lương cho từng nhân viên theo những công thức tính lương của công ty. Tính động cho phép bảng chấm công có thể được thay đổi chi tiết hơn so với mặc định chỉ theo từng ngày (ví dụ: theo buổi, giờ công ). Đối với một một hệ thống tính lương phức tạp, các công thức tính lương đôi khi có sự tham gia của nhiều tham số là các 4 biến có thể thay đổi giá trị mỗi khi tính lương. Công thức tính lương phụ thuộc vào một hệ thống tính lương hoàn chỉnh, theo yêu cầu đặc thù của mỗi công ty. Cụ thể: Bộ phận tính lương sẽ dựa vào các thông tin: Hệ số lương, lương cơ bản, tiền phụ cấp trách nhiệm, tiền thưởng, tiền phạt, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, ngày công đi làm, ngày công tác. Việc tổng hợp này sẽ căn cứ vào mã của từng nhân viên (tương ứng với mã thẻ nhân viên). Từ đó tìm ra mã chức vụ, số ngày công, số ngày công tác, mức tiền tạm ứng phụ cấp, tiền thưởng phạt, bảo hiểm. Cuối cùng theo công thức tính lương sẽ tìm ra được lương của mỗi nhân viên trong tháng. Đối với từng nhân viên, từng đơn vị sẽ có bảng lương riêng được in ra. + Lập danh sách lên lương, trả lương: Sau khi chức năng tính lương hoàn thành việc tính mức lương mà nhân viên được hưởng thì chức năng này có nhiệm vụ lập danh sách trả lương cụ thể cho từng bộ phận hoặc từng nhân viên. Có thể trả lương theo nhiều thời gian khác nhau trong tháng nhưng phải hoàn thành trước khi hết tháng, tránh gây chồng lương giữa các tháng. Tiếp nhận thông báo từ bộ phận kỷ luật khen thưởng về những trường hợp bị kỷ luật trừ lương, hay khen thưởng bằng cách thăng chức hay tăng lương sẽ được bổ xung. Lập danh sách nhân viên được nhận lương và nộp báo cáo đề nghị phòng tài chính xuất quỹ trả lương đúng kỳ hạn. Những nhân viên sau khi nhận lương sẽ được lưu danh sách gửi lên bộ phận quản lý lương ( Bảng tổng hợp lương). Cụ thể: Để in ra Bảng tính lương theo đơn vị, nhân viên tính lương phải nhóm tất cả các nhân viên theo từng đơn vị bằng cách đối chiếu mã nhân viên trong bảng lương với bảng NhânViên để lấy mã đơn vị , mã chức danh của nhân viên đó. Mỗi đơn vị gồm nhiều nhân viên và ít nhất phải có một nhân viên. Một nhân viên phải thuộc một và chỉ một đơn vị. Bảng lương được in ra không còn các loại mã mà chỉ có tên, gồm tên Đơn vị, Tên nhân viên, tên chức danh và các thành phần lương (lương cơ bản, lương kinh doanh, tổng nhận, BHXH, thuế thu nhập, Thực lĩnh, tạm ứng). Muốn vậy, từ mã đơn vị vừa tìm được, 5 nhân viên tính lương đối chiếu với thông tin trong bảng Đơn vị để lấy tên đơn vị tương ứng. Mỗi nhân viên chỉ có một chức danh và một chức danh có thể gắn với một hoặc nhiều nhân viên. Các bảng Nhân viên, bảng chức danh, bảng đơn vị luôn được công ty cung cấp kịp thời hàng tháng (nếu có sự thay đổi) đảm bảo cho việc quản lý lương được chính xác. Bảng lương được in ra trước hết phải có đủ chữ ký của người lập, Kế toán trưởng, Giám đốc. Việc lập ra phải được tiến hành xong trước ngày cấp lương cho nhân viên. Tới ngày cấp lương cho nhân viên, khi một nhân viên có yêu cầu tiền lương, nhân viên đó trình thẻ cho nhân viên bộ phận Tính lương. Nhân viên tính lương sẽ đối chiếu các thông tin về nhân viên trong thẻ với thông tin nhân viên trong Bảng lương theo và yêu cầu nhân viên tới nhận lương ký xác nhận vào bảng lương đã in. Sau khi nhân viên này ký xong, nhân viên tính lương sử dụng chương trình “Tính lương” để in ra Phiếu phát lương và trao cho nhân viên tới nhận lương. Mỗi nhân viên chỉ được nhận một phiếu phát lương và mỗi phiếu phát lương chỉ được dùng cho một nhân viên. Các thông tin trong phiếu phát lương của mỗi nhân viên được lưu trong Bảng Phiếu lương. 4. Qui tắc quản lý + Chấm công : Được thực hiện nhờ vào việc theo dõi nhân viên trên các bảng đánh dấu ngày đi làm: O (vắng mặt), X (có mặt), XX (có mặt và tăng ca),P (nghỉ có phép), DT (đi trễ). + Tính lương: Việc tính lương thực hiện nhờ công thức sau: • Nếu số ngày công nhỏ hơn 20 ngày Lương cơ bản = (lương cơ bản gốc /26) * ngày công • Nếu ngày công từ 20 trở lên thì lương cơ bản = lương cơ bản gốc. • Lương kinh doanh = hệ số lương kinh doanh * ngày công • Bảo hiểm xã hội = lương cơ bản gốc * 6% 6 • Tổng lương và thu nhập được nhận (Tổng nhận) = Lương cơ bản + Lương kinh doanh + bảo hiểm xã hội. • Nếu tổng lương và thu nhập được nhận dưới 5 triệu đồng thì không phải nộp thuế thu nhập. Nếu trái lại thì: Thuế thu nhập (TTN) = (Tổng nhận - bảo hiểm xã hội – 5 triệu) * 10% • Thực lĩnh = Tổng nhận – BHXH – TTN – Tạm ứng. + Xác nhận: Tất cả các báo cáo bảng tổng hợp trước khi lưu lại phải có đủ xác nhận của các bộ phận liên quan: • Bảng Chấm công, bảng Công tác, bảng Tổng hợp lương: cần có chữ ký ( đóng dấu) của người lập, kế toán trưởng, giám đốc. • Phiếu phát lương, phiếu tạm ứng lương: chữ ký (đóng dấu) của người lập, thủ quỹ, người nhận tiền. 5. Mẫu biểu Ớ đây là các mẫu lấy từ hệ thống lương công ty cổ phần phát triển kinh tế hỗ trợ tài năng trẻ Việt Nam. Bảng chấm công: 7 Phiếu phát lương: 8 Bảng Thống kê tổng hợp ngày công đơn vị của toàn công ty Bảng thống kê tổng hợp lương: 9 Thẻ nhân viên: 10 [...]... ngy T1,T2,T3,T5 cụng ca cỏc nhõn viờn trong mt thỏng D3 Bng cụng tỏc, lu khong thi gian i cụng tỏc trong tng ln i cụng tỏc ca cỏc nhõn viờn i T2 cụng tỏc trong thỏng D4 Bng n v, lu danh sỏch cỏc n v trong cụng T3,T5,T6,T7 ty D5 Bng nhõn viờn, lu cỏc thụng tin c bn ca tng T3, T5 nhõn viờn trong cụng ty D6 Bng Chm cụng theo n v, lu thụng tin chi tit v cụng nhõn viờn trong thỏng ca tng n T3 v D7 Bng Tng... cỏc n v trong ton cụng ty D8 Bng Thng kờ tng hp ngy cụng ton cụng ty T3 D9 Giy ngh tm ng lng T4 D10 Bng Phiu tm ng lu cỏc thụng tin tm ng ca tng nhõn viờn trong thỏng mi khi c gii T4 quyt D11 Phiu tm ng, l chng t nhõn viờn c T4 nhn tin t th qu D12 Bng Lng Nhõn Viờn, lu cỏc thụng tin chi T5,T6,T7 tit v lng ca mi nhõn viờn trong cụng ty D13 Bng chc danh, lu danh sỏch cỏc chc danh T5 trong cụng ty 23... bờn trong: Tỏc nhõn ngoi v tờn tỏc nhõn ngoi ca h thng Vớ d: Phũng qun lý nhõn s l tỏc nhõn ngoi ca h thng qun lý lng nhõn viờn - Hỡnh oval : th hin chc nng hay tin trỡnh ca h thng Ch bờn trong th hin tờn ca chc nng hay tin trỡnh ú Vớ d: Qun lý tin l 1 chc nng trong h thng qun lý lng nhõn viờn cụng ty - Mi tờn: ch lung thụng tin trong h thng Chiu ca mi tờn th hin chiu ca lung thụng tin Ch vit cnh mi... t trong bng Cụng tỏc cp nht thi gian i cụng tỏc trong thỏng ca cỏc nhõn viờn tng ng vo trong bng Chm cụng v tớnh tng ngy cụng cho mi ngi Nhõn viờn chm cụng bõy gi phi tng hp ngy cụng ca tng nhõn viờn; in ra Bng Chm cụng nhõn viờn theo tng n v; thng kờ tng hp ngy cụng trong thỏng cỏc n v trong ton cụng ty v in ra Bng Thng kờ tng hp ngy cụng cho cụng ty Bng Chm cụng v Bng Thng kờ tng hp ngy cụng c in... ú trong bng Nhõn viờn (bng ny c cung cp bi b phn qun lý nhõn s hng thỏng) v tỡm s ngy cụng m nhõn viờn ú lm trong thỏng t trong bng Chm cụng (bng ny c ly t kho D liu ca phũng k toỏn); t ú tỡm c h s lng cho nhõn viờn ny Sau ú, ỏp dng cỏc qui tc tớnh lng nh trong chng I ó mụ t in ra Bng tớnh lng theo n v, nhõn viờn tớnh lng phi gom nhúm tt c cỏc nhõn viờn theo tng n v bng cỏch i chiu mó nhõn viờn trong. .. ton cụng ty 8> In ra bng ngy cụng tng hp ton cụng ty 9> Xin xỏc nhn ca cỏc c quan (ngi lp, k toỏn trng, giỏm c cụng ty) 10> Nhn phiu ngh tm ng ca nhõn viờn (lu li trong phũng k toỏn) 11> Cp phiu tm ng cho nhõn viờn 12> Da vo mó nhõn viờn i chiu vi bng Nhõn viờn, Chc danh, n v, bng Chm cụng xỏc nh tờn nhõn viờn, tờn chc danh, h s lng, s ngy cụng trong thỏng 13> Tớnh lng cho tng nhõn viờn trong tng... bng tng hp lng ton cụng ty Thi gian: tun u tiờn trong thỏng Thi lng: 1 tun Qui tc: lng n v bng tng lng nhõn viờn n v 2 Mụ t chi tit d liu D liu ca h thng c t chc thnh cỏc bng d liu : + bng NhõnViờn: D ỏn Tờn d liu Loi: Phõn tớch hin trng Mó nhõn viờn nh ngha Dựng ch s phõn bit cỏc nhõn viờn trong cụng ty Cu trỳc Ký t, di 3 Rng buc Vớ d Duy nht cho mi nhõn viờn trong cụng ty Nv1 Tờn nhõn viờn... hay ghi chỳ lý do nhõn viờn i lm mun vo bng 25 Chm cụng (nh vo Th hay mó nhõn viờn ca tng nhõn viờn) Vic ny cú th lm bng cỏch quột mó th hay nhp trc tip bng tay s th Cỏch m h thng ỏnh du l t cho giỏ tr cỏc ct Ngy i (i=1 31, ch th t ngy trong thỏng) bng 1 nu i lm, bng 0 nu khụng i lm Ghi chỳ lý do i mun vo ct ghi chỳ n ngy lm vic cui cựng trong thỏng, nhõn viờn chm cụng ly cỏc thụng tin t trong bng Cụng... nhõn viờn 20> Lp bng thng kờ lng nhõn viờn cho cụng ty 21> Lu bng thụng kờ lng nhõn viờn trong phũng k toỏn Trong s cỏc chc nng c gch chõn, loi b cỏc chc nng trựng lp: 28 Da vo h chng trỡnh Chm cụng, ỏnh du ngy m nhõn viờn i lm, nhp s th nhõn viờn, quột s th, nhp trc tip bng tay s th, t cho giỏ tr cỏc ct Ngy i (i=1 31, ch th t ngy trong thỏng) , ghi chỳ lý do i lm mun ỏnh du ngy cụng Tớnh tng ngy cụng,... 30 Tờn chung Qun lý lng nhõn viờn Q u ả n lý lư ơ n g n h â n v iê n C hấm công T ín h lư ơ n g Đ ánh dấu ngày công L ậ p p h iế u tạ m ứ n g C ậ p n h ậ t th ờ i g ia n c ô n g tá c L ậ p b ả n g tín h lư ơ n g T h ố n g k ê tổ n g h ợ p n g à y c ô n g L ậ p p h iế u p h á t lư ơ n g T h ố n g k ê tổ n g h ợ p lư ơ n g II S lung d liu 1 nh ngha cỏc ký hiu - Hỡnh ch nht v ch bờn trong: Tỏc nhõn ngoi . quan hệ 51 V. Kết chương 57 KẾT LUẬN 58 1 LỜI NÓI ĐẦU Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là bước đầu tiên cho việc bắt đầu làm một quy trình một hệ thống thông tin. Phân tích và thiết kế là. Trong bài tập lớn này tôi lấy hệ thống quản lý lương công ty cổ phần dược phẩm AT-IG làm ví dụ thực tế. 2 Chương I: Mô tả hệ thống I: Mô tả nghiệp vụ 1. Nhiệm vụ cơ bản: Bộ phận quản lý lương. (phòng kế toán) sẽ tiến hành tính toán và cấp phát lương tháng trước cho nhân viên công ty dựa trên kết quả chấm công của tháng đó và dựa trên quy định chung về quản lý lương trong công ty. Việc