1. Xác định các chức năng chi tiết
Từ kết quả của quá trình khảo sát, ta ghi lại toàn bộ quá trình hoạt động của hệ thống:
Hàng ngày bộ phận chấm công dựa vào hệ thống chấm công đánh dấu ngày nhân viên đi làm, hay ghi chú lý do nhân viên đi làm muộn vào bảng
Chấm công (nhờ vào Thẻ hay mã nhân viên của từng nhân viên). Việc này có thể làm bằng cách quét mã thẻ hay nhập trực tiếp bằng tay số thẻ. Cách mà hệ thống đánh dấu là đặt cho giá trị các cột Ngày i (i=1..31, chỉ thứ tự ngày trong tháng) bằng 1 nếu đi làm, bằng 0 nếu không đi làm. Ghi chú lý do đi muộn vào cột ghi chú
Đến ngày làm việc cuối cùng trong tháng, nhân viên chấm công lấy các thông tin từ trong bảng Công tác để cập nhật thời gian đi công tác trong tháng của các nhân viên tương ứng vào trong bảng Chấm công và tính tổng ngày công cho mỗi người. Nhân viên chấm công bây giờ phải tổng hợp ngày công của từng nhân viên; in ra Bảng Chấm công nhân viên theo từng đơn vị; thống kê tổng hợp ngày công trong tháng các đơn vị trong toàn công ty và in ra Bảng Thống kê tổng hợp ngày công cho công ty. Bảng Chấm công và Bảng Thống kê tổng hợp ngày công được in ra, cần có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, giám đốc, sau đó được lưu ở phòng Kế toán.
Nhân viên tính lương có trách nhiệm lập Phiếu tạm ứng với số tiền như trong giấy đề nghị tạm ứng lương. Phiếu tạm ứng được in ra và được trao cho nhân viên có nhu cầu tạm ứng, còn giấy đề nghị tạm ứng được lưu lại tại phòng Kế toán.
Vào tuần đầu tiên hàng tháng, nhân viên tổ Tính lương dựa vào chương trình “Tính lương” để tính toán các thông tin chi tiết về lương nhân viên sau đó lưu các thông tin này vào tệp Lương nhân viên và in ra Bảng tính lương theo từng đơn vị để nhân viên được biết về chi tiết lương của mình.
Để tính được lương cho từng nhân viên, nhân viên tính lương trước hết phải căn cứ vào số thẻ (mã) nhân viên đó để tìm thông tin về mã chức danh của nhân viên đó trong bảng Nhân viên (bảng này được cung cấp bởi bộ phận quản lý nhân sự hàng tháng) và tìm số ngày công mà nhân viên đó làm trong tháng từ trong bảng Chấm công (bảng này được lấy từ kho Dữ liệu của phòng kế toán); từ đó tìm được hệ số lương cho nhân viên này. Sau đó, áp dụng các qui tắc tính lương như trong chương I đã mô tả.
Để in ra Bảng tính lương theo đơn vị, nhân viên tính lương phải gom nhóm tất cả các nhân viên theo từng đơn vị bằng cách đối chiếu mã nhân viên trong bảng Lương nhân viên với bảng Nhân viên để lấy mã đơn vị
của nhân viên đó. Bảng tính lương được in ra không còn các loại mã mà chỉ có tên, gồm tên Đơn vị, Tên nhân viên, tên chức danh và các thành phần lương (lương cơ bản, lương kinh doanh, PCTN, tổng nhận, BHXH, TTN, Thực lĩnh, tạm ứng). Muốn vậy, từ mã đơn vị vừa tìm được, nhân viên tính lương đối chiếu với thông tin trong bảng Đơn vị để lấy tên đơn vị tương ứng. Mỗi nhân viên chỉ thuộc một đơn vị, mỗi đơn vị có nhiều nhân viên. Từ mã nhân viên trong bảng Lương nhân viên với bảng Nhân viên để tìm mã chức danh và tên của nhân viên này. Từ mã chức danh vừa tìm được, đối chiếu với thông tin trong bảng Chức danh để lấy tên chức danh của nhân viên này.Việc lập ra Bảng tính lương phải được tiến hành xong trước ngày cấp lương cho nhân viên.
Tới ngày cấp lương cho nhân viên, khi một nhân viên có yêu cầu tiền lương, nhân viên đó trình thẻ cho nhân viên tổ Tính lương. Nhân viên tính lương sẽ đối chiếu các thông tin về nhân viên trong thẻ với thông tin nhân viên trong Bảng tính lương theo và yêu cầu nhân viên tới nhận lương ký xác nhận vào Bảng tính lương đã in. Sau khi nhân viên này ký xong, nhân viên tính lương sử dụng chương trình “Tính lương” để in ra Phiếu phát lương và trao cho nhân viên tới nhận lương. Mỗi nhân viên chỉ được nhận một phiếu phát lương và mỗi phiếu phát lương chỉ được dùng cho một nhân viên. Các thông tin trong phiếu phát lương của mỗi nhân viên được lưu trong bảng Phát lương.
Ngoài các việc trên, nhân viên tính lương còn có trách nhiệm làm Thống kê tổng hợp lương các đơn vị trong toàn công ty. Mỗi đơn vị có một bản ghi mô tả tình hình lương trong toàn bộ đơn vị đó và được lưu trong bảng Tổng hợp lương.
Tiến hành gạch chân các động từ và bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống. Có thể coi các động từ đó cũng chính là các chức năng của hệ thống. Các chức năng đó là:
1> Đánh dấu ngày đi làm của nhân viên 2> Ghi chú lý do đi làm muộn (nếu có)
3> Lấy thông tin từ bảng danh sách nhân viên đi công tác
5> Tính tổng ngày công cho từng nhân viên
6> In ra bảng chấm công cho từng nhân viên theo các đơn vị
7> Thống kê ngày công cho toàn công ty 8> In ra bảng ngày công tổng hợp toàn công ty
9> Xin xác nhận của các cơ quan (người lập, kế toán trưởng, giám đốc công ty)
10> Nhận phiếu đề nghị tạm ứng của nhân viên (lưu lại trong phòng kế toán).
11> Cấp phiếu tạm ứng cho nhân viên
12> Dựa vào mã nhân viên đối chiếu với bảng Nhân viên, Chức danh, Đơn vị, bảng Chấm công để xác định tên nhân viên, tên chức danh, hệ số lương, số ngày công trong tháng.
13> Tính lương cho từng nhân viên trong từng nhân viên
14> Lập bảng lương cho từng nhân viên 15> In bảng lương cho mỗi nhân viên
16> Lưu bảng lương nhân viên tại phòng kế toán
17> Lập bảng lương cho từng đơn vị, (lưu lại phòng kế toán)
18> Lấy chữ ký xác nhận cho từng nhân viên đến nhận phiếu phát lương
19> In ra phiếu phát lương trao cho từng nhân viên 20> Lập bảng thống kê lương nhân viên cho công ty 21> Lưu bảng thông kê lương nhân viên trong phòng kế
toán
Trong số các chức năng được gạch chân, loại bỏ các chức năng trùng lặp:
Dựa vào hệ chương trình Chấm công, đánh dấu ngày mà nhân viên đi làm, nhập số thẻ nhân viên, quét số thẻ, nhập trực tiếp bằng tay số thẻ, đặt cho giá trị các cột Ngày i (i=1..31, chỉ thứ tự ngày trong tháng) , ghi chú lý do đi làm muộn → Đánh dấu ngày công
Tính tổng ngày công, tổng hợp ngày công của từng nhân viên, in ra Bảng Chấm công nhân viên theo từng đơn vị, thống kê tổng hợp ngày công, in ra Bảng Thống kê tổng hợp ngày công → Thống kê tổng hợp ngày công
Đối chiếu với thông tin, đối chiếu mã nhân viên, đối chiếu → Đối chiếu xác định tên qua các loại mã
Lúc này ta thu được các chức năng: đánh dấu ngày công, lấy các thông tin từ trong bảng Công tác, cập nhật thời gian đi công tác, thống kê tổng hợp ngày công → Cập nhật thời gian công tác
Dựa vào chương trình “Tính lương”, tính toán các thông tin chi tiết về lương nhân viên, lưu các thông tin này vào bảng Lương nhân viên, in ra Bảng tính lương theo từng đơn vị, căn cứ vào số thẻ (mã) nhân viên, tìm thông tin về mã chức danh, tìm số ngày công mà nhân viên đó làm trong tháng, áp dụng các qui tắc tính lương, gom nhóm tất cả các nhân viên theo từng đơn vị, Đối chiếu, lấy mã đơn vị của nhân viên, lấy tên đơn vị tương ứng, tìm mã chức danh và tên của nhân viên, lấy tên chức danh→ Lập bảng tính lương
Lấy mã đơn vị của nhân viên, lấy tên đơn vị tương ứng, tìm mã chức danh và tên của nhân viên, lấy tên chức danh, đối chiếu các thông tin yêu cầu nhân viên tới nhận lương ký, sử dụng chương trình “Tính lương”, in ra Phiếu phát lương → Lập phiếu phát lương
Sau bước này ta thu được các chức năng sau: Đánh dấu ngày công, Cập nhật thời gian công tác, Thống kê tổng hợp ngày công, lập Phiếu tạm ứng, Lập bảng tính lương, Lập phiếu phát lương, trao cho nhân viên tới nhận lương
Loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa đối với hệ thống: trao cho nhân viên tới nhận lương kết hợp với rút ngắn tên các chức năng, ta rút ra các chức năng chi tiết của hệ thống như sau:
+ Cập nhật thời gian công tác + Thống kê tổng hợp ngày công + Lập phiếu tạm ứng
+ Lập bảng tính lương + Lập phiếu phát lương + Thống kê tổng hợp lương
2. Gom nhóm các chức năng
Ta chú ý đến cơ cấu tổ chức của hệ thống Quản lý lương gồm 2 bộ phận: - Tổ Chấm công
- Tổ Tính lương
Như vậy, các chức năng chi tiết vừa xác định ở trên thuộc vào 2 nhóm chức năng tương ứng với 2 bộ phận trên:
- Chấm công - Tính lương
Ta tiến hành nhóm các chức năng chi tiết vào từng nhóm này. Cụ thể: Chức năng chi tiết Chức năng lớn Tên chung
1. Đánh dấu ngày công Chấm công Quản lý lương nhân viên 2. Cập nhật thời gian công tác
3. Thống kê tổng hợp ngày công 1. Lập phiếu tạm ứng Tính lương 2. Lập bảng tính lương 3. Lập phiếu phát lương 4. Thống kê tổng hợp lương
§ ¸ n h d Ê u n g µ y c « n g C Ë p n h Ë t t h ê i g i a n c « n g t ¸ c T h è n g k ª t æ n g h î p n g µ y c « n g C h Ê m c « n g L Ë p p h i Õ u t ¹ m ø n g L Ë p b ¶ n g t Ý n h l ¬ n g L Ë p p h i Õ u p h ¸ t l ¬ n g T h è n g k ª t æ n g h î p l ¬ n g T Ý n h l ¬ n g Q u ¶ n l ý l ¬ n g n h © n v i ª n