Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh trung học phổ thông

Để đánh giá công tác hạy và học thì dựa vào quá trình học tập và rèn luyện của học sinh đó là những điểm kiểm tra trên lớp và ý thức chấp hành các nội quy qui định của học sinh, bộ phận

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành lĩnh vực được áp dụng rất nhiều trong cuộc sống của con người Việc ứng dụng máy tính vào các lĩnh vực, các ngành nghề trở lên phổ biến Các phần mềm tin học, với hiệu quả cao, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của xã hội đang ngày càng được áp dụng rộng rãi Tuy nhiên để có một hệ thống quản lý tối ưu

và đạt hiệu quả cao thì cần phải trải qua một bước rất quan trọng mà chúng ta thường không chú ý tới nó là phân tích và thiết kế hệ thống Nó bao gồm các giai đoạn sau : Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, cho thấy là hệ thống phải thực hiện những việc gì và các dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao.

Giai đoạn thiết kế là nhằm đưa ra các quyết định để cài đặt hệ thống, để sao cho hệ thống thoả mãn được những yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng thời lại thích ứng với các yêu cầu ràng buộc trong thực tế.

Giai đoạn cài đặt bao gồm hai công việc chính, là lập trình và kiểm định, đó là giai đoạn nhằm chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được.

Giai đoạn khai thác và bảo dưỡng là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng, đồng thời thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn có những chỗ chưa phù hợp.

Đề tài mà em chon để thực hành là Hệ thống quản lý học sinh THPT, với trình độ

còn rất hạn chế em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và qua đó hoàn thiện bài tập lớn của mình.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 26 tháng 03 năm 2008

Mục lục

LỜI NÓI ĐẦU 1

Ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành lĩnh vực được áp dụng rất nhiều trong cuộc sống của con người Việc ứng dụng máy tính vào các lĩnh vực, các ngành nghề trở lên phổ biến Các phần mềm tin học, với hiệu quả cao, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của xã hội đang ngày càng được áp dụng rộng rãi Tuy nhiên để có một hệ thống quản lý tối ưu và đạt hiệu quả cao thì cần phải trải qua một bước rất quan trọng mà chúng ta thường không chú ý tới nó là phân tích và thiết kế hệ thống Nó bao gồm các giai đoạn sau : 1

Đề tài mà em chon để thực hành là Hệ thống quản lý học sinh THPT, với trình độ còn rất hạn chế em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và qua đó hoàn thiện bài tập lớn của mình 1

Em xin chân thành cảm ơn! 1

CHƯƠNG I : MÔ TẢ HỆ THỐNG 17

I Mô tả nghiệp vụ của hệ thống 17

1.Nhiệm vụ cơ bản 17

Hệ thống quản lý học sinh trung học phổ thông (HTQLHSTHPT) là một hệ thống quản lý tất cả các lĩnh vực liên quan đến học sinh như hồ sơ, điểm, hạnh kiểm…Tất cả các quy trình được thực hiện tuần tự và được chia thành các bộ phận quản lý riêng Từ khi học sinh vào trường cho đến khi học sinh đó tốt nghiệp ra trường đều được hệ thống quản lý và cập nhật liên tục các thông tin liên quan đến học sinh đó Cụ thể HTQLHSTHPT có thể được chia làm ba bộ phận đó là : 17

-Bộ phận quản lý hồ sơ 17

-Bộ phận kế hoạch 17

-Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 17

Khi học sinh bắt đầu vào học thì bộ phận quản lý hồ sơ có nhiệm vụ thiết lập hồ sơ học sinh, trước khi thiết lập cần xác minh chính xác các thông tin tránh nhầm lẫn và thiếu sót các thông tin về học sinh so với yêu cầu của phòng đào tạo Học sinh được chia thành các lớp tùy theo mỗi trường có thể phân thành các lớp chuyên, lớp chọn…Bộ phận kế hoạch có trách nhiệm phân công giáo viên dạy cho từng lớp và thiết lập thời khóa biểu cho giáo viên và học sinh Để đánh giá công tác hạy và học thì dựa vào quá trình học tập và rèn luyện của học sinh đó là những điểm kiểm tra trên lớp và ý thức chấp hành các nội quy qui định của học sinh, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện có trách nhiệm thống kê, tổng kết các điểm số và đưa ra những bảng tổng kết về mỗi học sinh sau khi kết thúc một học kì hay một năm học 17

2.Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm 17

HTQLHSTHPT được tổ chức thành ba bộ phận: 17

-Bộ phận quản lý hồ sơ 17

-Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 18

Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý điểm và hạnh kiểm của học sinh trong mỗi năm học thông qua đó đánh giá kết quả, khen thưởng kỷ luật, xét lưu ban lên lớp 18 3.Quy trình xử lý 18 -Bộ phận quản lý hồ sơ: 18 Khi nhập trường học sinh có nhiệm vụ cung cấp các thông tin liên quan đến lý lịch và bộ phận quản lý hồ sơ tiếp nhận những thông tin đó Sau khi tiếp nhận bộ phận quản lý hồ sơ tiến hành điều tra xác minh tinh chính xác của thông tin đó, nếu cần có thể về tận địa

phương, sau khi đã có đầy đủ các thông tin cần thiết thì bộ phận này tiến hành lập hồ sơ học sinh (sơ yếu lí lịch và học bạ), tiếp sau đó là đưa ra danh sách học sinh để phân thành các lớp học và lập danh sách lớp, đồng thời phân công giáo viên chủ nhiệm cho mỗi lớp Hồ sơ học sinh được lưu vào kho dữ liệu, danh sách học sinh và danh sách lớp thì chuyển sang cho

bộ phận kế hoạch 18 -Bộ phận kế hoạch: 18

Bộ phận kế hoạch tiếp nhận danh sách học sinh và danh sách lớp, căn cứ vào số lớp, số ngày học, số tiết học và số giáo viên phân công các giáo viên bộ môn, thiết lập thời khóa biểu cho học sinh và lịch giảng dạy cho giáo viên Bên cạnh đó bộ phận kế hoạch còn có nhiệm vụ soạn thảo quy chế và quy định cho học sinh nhằm có căn cứ pháp lý để tiện trong việc quản lý học sinh Thời khóa biểu và lịch giảng dạy được chuyển sang cho bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 18 -Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện: 18 Trong quá trình học các giáo viên đánh giá học sinh thông qua các bài kiểm tra và các điểm số, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện cập nhật điểm từ các bảng điểm của các giáo viên bộ môn và lưu vào học bạ, kho dữ liệu Bộ phận này tổ chức các kỳ thi kiểm tra chất lượng 8 tuần, hoặc thi kết thúc học kỳ, kết thúc năm học Đến cuối mỗi học kỳ bộ phận này tiến hành tổng kết tính điểm trung bình môn, trung bình học kỳ theo đúng quy tắc của bộ giáo dục và đào tạo để đánh giá học lực của mỗi học sinh Bộ phận này cũng đánh giá hạnh kiểm của học sinh thông qua nhận xét của giáo viên chủ nhiệm và thông qua việc chấp hành các nội quy qui định trong quy chế của nhà trường Sau khi tổng kết xong hai mặt học tập

và hạnh kiểm bộ phận quản lý học tập và rèn luyện có chức năng nữa là bình xét các danh hiệu khen thưởng và xét lưu ban, lên lớp Các bảng tổng kết điểm, danh sách khen thưởng, danh sách học sinh lưu ban, lên lớp được cập nhật và lưu vào học bạ học sinh sau đó in bảng điểm, in quyết định khen thưởng kỷ luật, in báo cáo thống kê cuối năm gửi xuống cho giáo viên và học sinh 19 4.Quy tắc quản lý 19 -Quản lý hồ sơ : 19 +Hồ sơ học sinh phải có đầy đủ các thông tin cần thiết và đảm bảo mỗi học sinh chỉ có một

hồ sơ .19 +Các thông tin phải được cập nhật liên tục hàng năm hoặc mỗi khi có sự thay đổi trong quá trình học của học sinh như quê quán, gia đình… 19 +Các thông tin trong hồ sơ phải chính xác, rõ ràng, không được tẩy xóa và dễ tìm kiếm các thông tin liên quan 19 +Các thông tin phải được bảo mật an toàn tuyệt đối 19 -Lập thời khóa biểu 19 +Thời khóa biểu không được thay đổi trong suốt năm học (chỉ trừ trường hợp đặc biệt khôn gcòn cách nào khác ngoài việc thay thời khóa biểu mới) 19

+Mỗi lớp chỉ có một thời khóa biểu, hai lớp khác nhau không được có thời khóa biểu trùng

nhau 19

+Thời khóa biểu phải đảm bảo số tiết học và số ngày học theo quy định 20

+Thời khóa biểu phải trùng với lịch dạy của giáo viên 20

-Soạn thảo quy chế 20

+Quy chế phải rõ ràng dễ hiểu và đúng với các quy định của bộ giáo dục 20

+Phải có các chế tài để đảm bảo giáo viên và học sinh thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung nêu trong quy chế 20

-Tính điểm trung bình 20

+Điểm miệng và điểm kiểm tra 15 phút tính hệ số 1 20

+Điểm kiểm tra một tiết, điểm thi 8 tuần tính hệ số 2 20

+Đối với từng môn : ĐTB = (TBKT*2 + điểm thi)/3 20

+Môn Văn và Toán tính hệ số 2, mỗi học kì có TBHK = ∑TB các môn/(số môn học + 2) 20

+TBCN = (TBHK II*2 + TBHK I)/3 20

+Các điểm trung binh được làm tròn một chữ số sau dấu phẩy 20

-Ghi học bạ 20

+Các thông tin ghi trong học bạ không được tẩy xóa, nếu có tẩy xóa thì phải có con dấu xác nhận 20

+Các thông tin trong học bạ phải chính xác và rõ ràng, có xác nhận của hiệu trưởng và của trưởng phòng giáo dục 20

-Xét khen thưởng, kỷ luật (Học lực hoặc hạnh kiểm yếu thì lưu ban) 20

Hạnh kiểm 21

Tốt 21

Khá 21

TB 21

Học lực 21

Giỏi 21

Khá 21

TB 21

Giỏi,khá 21

TB 21

Giỏi,khá,TB 21

Danh hiệu 22

HSG 22

HSTT 22

X 22

HSTT 22

X 22

X 22

5.Mẫu biểu 23

-Thời khóa biểu : 25

25

-Bảng điểm chi tiết môn học của một học sinh : 25

25

-Bảng tổng kết cả năm của một học sinh : 25

26

-Bảng điểm một môn học của một lớp : 26

26

-Bảng tổng kết một môn của một lớp : 26

26

-Bảng hạnh kiểm : 26

27

-Bảng tổng kết điểm và hạnh kiểm: 27

27

-Danh sách khen thưởng : 27

27

-Giấy khen : 27

28

6.Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống 28

29

II Xử lí sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát 29

1.Mô tả chi tiết công việc 29

Dự án :Quản lý học sinh trường THPT 30

Tiểu dự án : Quản lý hồ sơ 30

Trang 30

Loại : Phân tích hiện trạng 30

Mô tả công việc 30

Công việc : Quản lý hồ sơ 30

Điều kiện ban đầu : Sự thay đổi về hố sơ do có khóa mới vào, khóa tốt nghiệp, có học sinh nghỉ học, lưu ban… 30

Thông tin đầu vào : lý lịch bản thân do học sinh cung cấp 30

Kết quả đầu ra : dữ liệu mới nhất của học sinh đó 30

Nơi sử dụng : Phòng đào tạo, ban lưu trữ 30

Tần suất : Khi bắt đầu hoặc kết thúc một khóa học thì nhiều, trong năm học thì ít 30

Quy tắc :Mỗi học sinh chỉ có duy nhất một hồ sơ 30

Lời bình : 30

Hồ sơ học sinh phải được cập nhật liên tục hàng năm hoặc mỗi khi có sự thay đổi trong quá trình học của học sinh 30

Thông tin trong hồ sơ học sinh phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng,tránh trùng lặp, nhầm lẫn 30

Hố sơ phải được bảo mật các thông tin an toàn tuyệt đối 30

Dự án : Quản lý học sinh trường THPT 30

Tiểu dự án : Kế hoạch 30

Trang 30

Loại : Phân tích hiện trạng 30

Mô tả công việc 30

Công việc : Lập thời khoá biểu 31

Điều kiện ban đầu : Đầu năm học ban giám hiệu phải lập thời khoá biểu cho từng lớp trong

cả năm học (chỉ thay đổi khi thực sự cần thiết) 31

Thông tin đầu vào : Dữ liệu về danh sách lớp, số lượng giáo viên, danh mục môn học, số ngày học, số tiết học 31

Kết quả đầu ra : Thời khóa biểu của từng lớp 31

Nơi sử dụng : Học sinh, giáo viên và ban lưu trữ 31

Tần suất : 1 lần/năm 31

Quy tắc : 31

Mỗi lớp chỉ có một thời khoá biểu 31

Thời khoá biểu của hai lớp khác nhau bất kì không được trùng nhau 31

Thời khoá biểu phải trùng với kế hoạch giảng dạy của giáo viên 31

Không được nhầm lẫn về ngày học, giờ học, giáo viên, số lượng tiết học, số môn học 31

Lời bình : Lập thời khóa biểu giúp cho hoc sinh và giáo viên có kế hoạch học tập tốt hơn, để tránh trùng lặp và sự bất hợp lý ta thường sử dụng máy tính .31

Công việc : Soạn thảo quy chế 32

Điều kiện ban đầu : Mỗi khi bắt đầu năm học mới ban giám hiệu đưa ra nội quy quy định chung của nhà trường 32

Thông tin đầu vào : Quy chế chung của bộ giáo dục, hệ thống pháp luật nhà nước… 32

Kết quả đầu ra : Quy định chung của nhà trường 32

Nơi sử dụng : Tất cả các giáo viên, học sinh đang công tác và học tập tại trường 32

Tần suất : Đầu năm học ( 1lần duy nhất ) 32

Quy tắc : 32

Quy chế rõ ràng, dễ hiểu,và đúng với các quy định của sở giáo dục 32

Giáo viên và học sinh phải chấp hành đầy đủ quy định của nhà trường đã đặt ra 32

- Lời bình : Lập quy chế năm học nhằm đưa mọi hoạt động đi vào nền nếp, giúp cho tư tưởng giáo viên cũng như học sinh an tâm công tác và học tập tại trường 32

Dự án : Quản lý học sinh trường THPT 32

Tiểu dự án : Quản lý học tập và rèn luyện 32

Trang 32

Loại : Phân tích hiện trạng 32

Mô tả công việc 32

Công việc : Tính điểm trung bình 33

Điều kiện ban đầu : sau mỗi học kì, giáo viên bộ môn gửi tất cả các điểm của môn học có trong học kì đó lên phòng đào tạo để phòng đào tạo tính điểm trung bình từng môn học và trung bình chung 33

Thông tin đầu vào : điểm môn học trong học kì của giáo viên bộ môn gửi lên phòng đào tạo 33

Kết quả đầu ra : điểm trung bình môn học đó và điểm trung bình chung của tất cả các môn học 33

Nơi sử dụng : Phòng đào tạo, ban lưu trữ 33

Điểm TBCN = (Điểm TBHK2 *2 + Điểm TBHK1) / 3 33

Lời bình : 33

Điểm của từng học sinh phải chính xác và đầy đủ để ghi vào học bạ sau này 33

Công việc : In thời khoá biểu 34

Điều kiện ban đầu : khi yêu cầu của Phòng đào tạo cần lập thời khóa biểu cho từng lớp 34

Thông tin đầu vào : Kết quả lập thời khóa biểu do bộ phận tính toán gửi 34

Kết quả đầu ra : Thời khoá biểu theo từng lớp 34

Nơi sử dụng : Giáo viên, học sinh, ban lưu trữ 34

Tần suất : 1 lần/năm 34

Lời bình : In TKB phải chính xác, tránh nhầm lẫn 34

Công việc : In bảng điểm 34

Điều kiện ban đầu : Cuối mỗi học kì đều có một bảng báo cáo kết quả học tập 34

Thông tin đầu vào : Kết quả tính toán do bộ phận tính toán cung cấp 34

Kết quả đầu ra : Các loại bảng điểm của rừng mon học và của từng thí sinh 34

Nơi sử dụng : Giáo viên, học sinh, ban lưu trữ 34

Tần suất : 1 lần/học kì 34

Quy tắc : 34

Bảng điểm phải chính xác 34

Có chữ kí xác nhận của giáo viên và đại diện phòng đào tạo, 34

Khi có thay đổi phải in bảng điểm mới, không sửa chữa tẩy xoá trên bảng điểm 34

Công việc : In báo cáo thống kê cuối năm 35

Điều kiện ban đầu : Cuối năm học đều có báo cáo thống kê tổng hợp tất cả các tình hình như học lực, hạnh kiểm, khen thưởng, kỷ luật… 35

Thông tin đầu vào : Thống kê tổng hợp do bộ phận tính toán cung cấp 35

Kết quả đầu ra : Danh sách xếploại học sinh, danh sách khen thưởng … 35

Nơi sử dụng : Phòng đào tạo , ban lưu trữ 35

Tần suất : 1 lần/năm học 35

Quy tắc : 35

Thực hiện theo đúng yêu cầu báo cáo 35

In ấn phải đúng với mẫu biểu đã quy định trước đó 35

Các báo cáo thống kê phải sạch sẽ ,rõ ràng, không tẩy xoá 35

Công việc : In quyết định khen thưởng kỉ luật 35

Điều kiện ban đầu : Kết thúc mỗi năm đều có khuyến khích những cá nhân tiêu biểu, biện pháp giáo dục với những trường hợp vi phạm nội quy 35

- Thông tin đầu vào : Quyết định khen thưởng hay kỉ luật một cá nhân, tập thể 35

Kết quả đầu ra : Bằng khen, giấy khen, quyết định khen thưởng, quyết định kỉ luật 35

Nơi sử dụng : Phòng đào tạo 35

Tần suất : Không xác định 35

- Lời bình : Khen thưởng phải đúng đối tượng, kỷ luật nghiêm minh 35

2.Mô tả chi tiết các mẫu biểu 36

-Sơ yếu lý lịch : Là bảng lưu tất cả các dữ liệu về học sinh như Tên, Ngày sinh, Tuổi,… 36

+Nơi cung cấp thông tin : Học sinh 36

+Nơi tiêp nhận thông tin và lập hồ sơ : Bộ phận quản lý hồ sơ 36

+Nơi sử dụng : Phòng đào tạo, ban lưu trữ 36

+Tần suất : Đầu năm học thì nhiều nhưng trong năm học thì rất ít 36

-Danh sách học sinh trong lớp : Là danh sách tên, ngày sinh và quê quàn của học sinh 36

trong một lớp 36

+Nơi lập danh sách : Bộ phận kế hoạch 36

+Nơi sử dụng : Các giáo viên chủ nhiệm, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 36

+Tần suất : 1 lần vào đầu năm học 36

-Bảng nội quy : Bao gồm các quy định cho các giáo viên học sinh trong quá trình dạy 36

và học 36

+Nơi soạn thảo : Bộ phận kế hoạch 36

+Nơi sử dụng : Các giáo viên, học sinh 36

+Tần suất : 1 lần vào đầu năm học 36

-Thời khóa biểu : Là lịch học của học sinh trong cả năm học 36

+Nơi thiết lập : Bộ phận kế hoạch 36

+Nơi sử dụng : Học sinh, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 36

+Tần suất : 1 lần vào đầu năm học 36

-Bảng điểm chi tiết môn học của một học sinh : Là bảng ghi tất cả các điểm kiểm tra của 36

học sinh trong suốt một năm học của .37

giáo viên bộ môn 37

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 37

+Nơi sử dụng : Học sinh 37

+Tần suất : cuối mỗi học kì và cuối năm học 37

-Bảng tổng kết cả năm của một học sinh : Là bảng ghi kết quả học kì I, học kì II 37

và cả năm 37

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 37

+Nơi sử dụng : Học sinh 37

+Tần suất : 1 lần vào cuối năm học 37

-Bảng điểm một môn học của một lớp : Là bảng ghi tất cả các điểm kiểm tra của một 37

môn của tất cả học sinh trong lớp 37

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 37

+Nơi sử dụng : Giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, học sinh 37

+Tần suất : 1 lần vào cuối mỗi học kỳ 37

-Bảng tổng kết một môn của một lớp : Là bảng ghi kết quả học kì I, học kì II và cả 37

năm của tất cả học sinh trong lớp 37

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 37

+Nơi sử dụng : Giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, học sinh 37

+Tần suất : 1 lần vào cuối năm học 37

-Bảng hạnh kiểm : Là bảng đánh giá kết quả rèn luyện đạo đức và mức độ chấp hành các 37 chế độ quy định của nhà trường Hạnh kiểm tốt là học sinh có kết quả 38

học tập tốt và không vi phạm nội quy, hạnh kiểm khá là học sinh chấp 38 hành tốt nhưng chưa có kết quả học tập tốt hoặc còn vi phạm một số 38

lần, hạnh kiểm trung bình là học sinh có kết quả học tập còn yếu và 38

còn hay vi phạm kỷ luật, hạnh kiểm yếu là học sinh chấp hành rất 38

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 38

+Nơi sử dụng : Giáo viên chủ nhiệm, học sinh 38

+Tần suất : 1 lần vào cuối mỗi học kì 38

-Danh sách khen thưởng : Là danh sách những học sinh được xét khen thưởng sau mỗi 38

học kì 38

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 38

+Nơi sử dụng : Ban khen thưởng kỷ luật 38

+Tần suất : 1 lần vào cuối mỗi học kì 38

-Giấy khen : Là văn bản công nhận khen thưởng của học sinh 38

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 38

+Nơi sử dụng : Học sinh 39

+Tần suất : 1 lần vào cuối mỗi học kì 39

3.Tổng hợp các xử lý 39

39

STT 39

Mô tả công việc 39

Vị trí làm việc 39

Tần suất 39

Hồ sơ vào 39

Hồ sơ ra 39

T1 39

Lập danh sách học sinh 39

Bộ phận quản lý hồ sơ 39

Đầu năm hoc, học kỳ 39

D1 39

D2 39

T2 39

Phân lớp 39

Bộ phận quản lý hồ sơ 39

Đầu năm hoc 39

D2 39

T3 39

Lập thời khoá biểu 39

Bộ phận kế hoạch 39

Đầu năm học 39

D2 39

D4 39

T4 39

Nhập kết quả học tập rèn luyện của học sinh 39

Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 39

Cuối kỳ học, năm học 39

D3, D5 39

D6 39

T5 39

In ấn, báo cáo, thống kê 39

Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 39

Cuối kỳ học, năm học 39

D6 39

D7 39

Bảng tổng hợp các hồ sơ 39

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 41

I.Sơ đồ phân rã chức năng 41

1.Xác định chức năng chi tiết 41

-Bộ phận quản lý hồ sơ: 41

Khi nhập trường học sinh có nhiệm vụ cung cấp các thông tin liên quan đến lý lịch và bộ phận quản lý hồ sơ tiếp nhận những thông tin đó Sau khi tiếp nhận bộ phận quản lý hồ sơ tiến hành điều tra xác minh tinh chính xác của thông tin đó, nếu cần có thể về tận địa phương, sau khi đã có đầy đủ các thông tin cần thiết thì bộ phận này tiến hành lập hồ sơ học sinh (sơ yếu lí lịch và học bạ), tiếp sau đó là lập danh sách học sinh để phân thành các lớp học và lập danh sách lớp, đồng thời phân công giáo viên chủ nhiệm cho mỗi lớp Hồ sơ học sinh được lưu vào kho dữ liệu, danh sách học sinh và danh sách lớp thì chuyển sang cho bộ phận kế hoạch 41

-Bộ phận kế hoạch: 41

Bộ phận kế hoạch tiếp nhận danh sách học sinh và danh sách lớp, căn cứ vào số lớp, số ngày học, số tiết học và số giáo viên phân công các giáo viên bộ môn, thiết lập thời khóa biểu cho học sinh và lịch giảng dạy cho giáo viên Bên cạnh đó bộ phận kế hoạch còn có nhiệm vụ soạn thảo quy chế và quy định cho học sinh nhằm có căn cứ pháp lý để tiện trong việc quản lý học sinh Thời khóa biểu và lịch giảng dạy được chuyển sang cho bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 41

-Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện: 41

Trong quá trình học các giáo viên đánh giá học sinh thông qua các bài kiểm tra và các điểm số, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện cập nhật điểm từ các bảng điểm của các giáo viên bộ môn và lưu vào học bạ, kho dữ liệu Bộ phận này tổ chức các kỳ thi kiểm tra chất lượng 8 tuần, hoặc thi kết thúc học kỳ, kết thúc năm học Đến cuối mỗi học kỳ bộ phận này tiến hành tổng kết tính điểm trung bình môn, trung bình học kỳ theo đúng quy tắc của bộ giáo dục và đào tạo để đánh giá học lực của mỗi học sinh Bộ phận này cũng đánh giá hạnh kiểm của học sinh thông qua nhận xét của giáo viên chủ nhiệm và thông qua việc chấp hành các nội quy qui định trong quy chế của nhà trường Sau khi tổng kết xong hai mặt học tập và hạnh kiểm bộ phận quản lý học tập và rèn luyện có chức năng nữa là bình xét các danh hiệu khen thưởng và xét lưu ban, lên lớp Các bảng tổng kết điểm, danh sách khen thưởng, danh sách học sinh lưu ban, lên lớp được cập nhật và lưu vào học bạ học sinh sau đó, in bảng điểm, in quyết định khen thưởng kỷ luật, in các báo cáo thống kê cuối năm gửi xuống cho giáo viên và học sinh 42

Tất cả các kết quả được chuyển đến bộ phận quản lý hồ sơ để bộ phận này cập nhật các thông tin mới vào hồ sơ học sinh theo đúng quy trình 42 Căn cứ vào cách xác định trên ta có thể thấy HTQLHSTHPT bao gồm các chức năng cơ bản

(6) Phân công các giáo viên bộ môn 42

(7) Thiết lập thời khóa biểu 42

(8) Thiết lập lịch giảng dạy cho giáo viên 42

(9) Soạn thảo quy chế 42

(10) Cập nhật điểm 43

(11) Tính điểm trung bình 43

(12) Đánh giá hạnh kiểm 43

(13) Xét khen thưởng, kỷ luật 43

(14) Xét lưu ban, lên lớp 43

(15) Lưu học bạ 43

(16) In bảng điểm 43

(17) In quyết định khen thưởng, kỷ luật 43

(18) In các báo cáo thống kê cuối năm 43

2.Gom nhóm chức năng 43

1-Lập hồ sơ học sinh 44

2-Lập danh sách học sinh 44

3-Lập danh sách lớp 44

4-Phân công giáo viên chủ nhiệm 44

5-Cập nhật các thông tin mới vào hồ sơ học sinh 44

Quản lý hồ sơ 44

Hệ thống 44

quản lý học sinh THPT 44

6-Phân công giáo viên bộ môn 44

7-Thiết lập thời khóa biểu 44

8-Thiết lập lịch giảng dạy cho giáo viên 44

9-Soạn thảo quy chế 44

Kế hoạch 44

10-Cập nhật điểm 45

11-Tính điểm trung bình 45

12-Đánh giá hạnh kiểm 45

13- Xét khen thưởng, kỷ luật 45

14- Xét lưu ban, lên lớp 45

15-Lưu học bạ 45

16-In bảng điểm 45

17-In quyết đinh khen thưởng kỷ luật 45

18-In báo cáo thống kê cuối năm 45

Quản lý học tập và rèn luyện 45

3.Vẽ sơ đồ phân rã chức năng 46

46

II.Sơ đồ luồng dữ liệu 46

1.Định nghĩa các kí hiệu sử dụng trong sơ đồ 46

-Tiến trình: Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động của thông tin 47

Biểu diễn: 47

47

-Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình 47

47

-Kho dữ liệu: Biểu diễn thông tin cần cất giữ 47

47

-Một số quy tắc: 47

Đưa dữ liệu vào kho 47

Lấy dữ liệu ra khỏi kho 47

Cập nhật dữ liệu 47

-Tác nhân ngoài 49

49

-Tác nhân trong 49

49

2.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 49

3.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 49

50

4.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 50

a)Quản lý hồ sơ 50

51

b)Kế hoạch 51

52

c)Quản lý học tập và rèn luyện 52

53

III.Đặc tả các chức năng 53

1)Lập hồ sơ học sinh 53

Input : Thông tin về học sinh 53

Output : Hồ sơ học sinh 53

Sơ đồ khối : 53

.54

2)Xét lưu ban, lên lớp 54

Input : Kết quả học tập, hạnh kiểm 54

Output : Lên lớp, lưu ban 54

Sơ đồ khối : 55

.55

3)Xét khen thưởng kỷ luật 55

Input : Kết quả học tập và hạnh kiểm 56

Output : Danh hiệu 56

.57

4)Lập danh sách các giáo viên bộ môn 58

Input : Danh sách lớp, số lượng giáo viên, danh mục môn học, số ngày học, số tiết 58

học 58

Output : Lịch giảng dạy của mỗi giáo viên 58

Sơ đồ khối : 58

IV.Kết luận 60

Sơ đồ phân rã chức năng giúp phân tích các nhiệm vụ của hệ thống một cách rõ ràng và cụ thể, tránh được sự chồng chéo các công việc đồng thời các chức năng được trình bày chi tiết qua các bước thực hiện 60

CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 61

I Mô hình thực thể liên kết mở rộng 61

1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 61

Xác định kiểu thực thể : 61

-Các tài nguyên : Học sinh, giáo viên, môn học, lớp học 61

-Các giao dịch : nhập điểm, hạnh kiểm; xét khen thưởng, kỷ luật; xét lưu ban, lên lớp, lập thời khóa biểu, phân công giáo viên chủ nhiệm 61

-Các thông tin tổng hợp : bảng điểm học sinh, bảng điểm lớp học theo môn học, danh sách học sinh, danh sách học sinh lưu ban, danh sách khen thưởng kỷ luật … 61

Các thực thể xác định từ bảng mô tả hệ thống mới : 61

-Bộ phận quản lý hồ sơ: 61

Khi nhập trường học sinh có nhiệm vụ cung cấp các thông tin liên quan đến lý lịch và bộ phận quản lý hồ sơ tiếp nhận những thông tin đó Sau khi tiếp nhận bộ phận quản lý hồ sơ tiến hành điều tra xác minh tinh chính xác của thông tin đó, nếu cần có thể về tận địa phương, sau khi đã có đầy đủ các thông tin cần thiết thì bộ phận này tiến hành lập hồ sơ học sinh (sơ yếu lí lịch và học bạ), tiếp sau đó là lập danh sách học sinh để phân thành các lớp học và lập danh sách lớp, đồng thời phân công giáo viên chủ nhiệm cho mỗi lớp Hồ sơ học sinh được lưu vào kho dữ liệu, danh sách học sinh và danh sách lớp thì chuyển sang cho bộ phận kế hoạch 61

-Bộ phận kế hoạch: 61

Bộ phận kế hoạch tiếp nhận danh sách học sinh và danh sách lớp, căn cứ vào số lớp, số ngày học, số tiết học và số giáo viên phân công các giáo viên bộ môn, thiết lập thời khóa biểu cho học sinh và lịch giảng dạy cho giáo viên Bên cạnh đó bộ phận kế hoạch còn có nhiệm vụ soạn thảo quy chế và quy định cho học sinh nhằm có căn cứ pháp lý để tiện trong việc quản lý học sinh Thời khóa biểu và lịch giảng dạy được chuyển sang cho bộ phận quản lý học tập và rèn luyện 61

-Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện: 62

Trong quá trình học các giáo viên đánh giá học sinh thông qua các bài kiểm tra và các điểm số, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện cập nhật điểm từ các bảng điểm của các giáo viên bộ môn và lưu vào học bạ, kho dữ liệu Bộ phận này tổ chức các kỳ thi kiểm tra chất lượng 8 tuần, hoặc thi kết thúc học kỳ, kết thúc năm học Đến cuối mỗi học kỳ bộ phận này tiến hành tổng kết tính điểm trung bình môn, trung bình học kỳ theo đúng quy tắc của bộ giáo dục và đào tạo để đánh giá học lực của mỗi học sinh Bộ phận này cũng đánh giá hạnh kiểm của học sinh thông qua nhận xét của giáo viên chủ nhiệm và thông qua việc chấp hành các nội quy qui định trong quy chế của nhà trường Sau khi tổng kết xong hai mặt học tập và hạnh kiểm bộ phận quản lý học tập và rèn luyện có chức năng nữa là bình xét các danh hiệu khen thưởng và xét lưu ban, lên lớp Các bảng tổng kết điểm, danh sách khen thưởng, danh sách học sinh lưu ban, lên lớp được cập nhật và lưu vào học bạ học sinh sau đó, in bảng điểm, in quyết định khen thưởng kỷ luật, in các báo cáo thống kê cuối năm gửi xuống cho giáo viên và học sinh 62

Tất cả các kết quả được chuyển đến bộ phận quản lý hồ sơ để bộ phận này cập nhật các thông tin mới vào hồ sơ học sinh theo đúng quy trình 62

Xác định thực thể, thuộc tính thông qua bảng biểu : Hệ thống có một số bảng biểu sau 62

-Sơ yếu lý lịch học sinh (Họ tên, ngày sinh, quê quán…) 62

-Danh sách học sinh (Lớp, họ tên…) 62

-Các bảng điểm 62

-Danh sách học sinh khen thưởng 62

Vậy hệ thống quản lý học sinh trung học phổ thông bao gồm các thực thể với các thuộc tính sau : 62

-Học bạ học sinh (mã học bạ, họ tên, ngày sinh, nơi sinh, dân tộc,tôn giáo, giới tính, diện ưu tiên, họ tên bố, nghề nghiệp bố, họ tên mẹ, nghề nghiệp mẹ, kết quả học tập rèn luyện) 62

-Học sinh (mã học sinh, mã học bạ, mã lớp, hạnh kiểm, khen thưởng, kỷ luật) 62

-Giáo viên (mã giáo viên, trình độ, họ tên giáo viên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, năm tốt nghiệp, trường đào tạo) 63

-Môn học (mã môn, tên môn, hệ số) 63

-Lớp (mã lớp, tên lớp, mã giáo viên, sỹ số, tính chất lớp) 63

-Điểm (mã học sinh,mã giáo viên, mã môn, điểm hệ số 1, điểm hệ số 2, điểm TBKT, TBHK) 63

-Thời khóa biểu (mã thời khóa biểu, mã lớp,mã giáo viên,mã môn) 63

2.Xác định kiểu liên kết 63

-Học bạ học sinh : 63

+Mỗi học sinh chỉ có một học bạ duy nhất và mỗi học bạ chỉ dung cho một học sinh 63

-Học sinh : 63

+Mỗi học sinh chỉ học trong một lớp duy nhất 63

+Một học sinh có thể học nhiều môn học và học nhiều giáo viên 63

-Giáo viên : 63

+Một giáo viên có thể dạy nhiều lớp 63

-Môn học : 63

+Một môn học được dạy ở nhiều lớp 63

+Một môn học có thể được dạy bởi nhiều giáo viên 63

-Lớp : 63

+Một lớp có nhiều học sinh 63

+Một lớp chỉ có duy nhất một giáo viên chủ nhiệm 63

+Một lớp có nhiều giáo viên bộ môn 64

-Điểm : 64

+Một học sinh có nhiều điểm hệ số I, II 64

+Một học sinh chỉ có một điểm kiểm tra học kỳ và một điểm trung bình học kỳ 64

-Thời khóa biểu : 64

+Mỗi thời khóa biểu chỉ dùng cho một lớp và một lớp chỉ có một thời khóa biểu 64

+Mỗi tiết học chỉ liên quan đến một lớp học, một môn học và một giáo viên 64

3.Định nghĩa ký hiệu sử dụng trong ER mở rộng 64

-Thực thể 64

Ở đây ta lấy bảng học bạ học sinh làm mẫu các bảng khác tương tự Từ bảng danh bạ học sinh ta thấy có thể tách dân tộc, tôn giáo, diện ưu tiên và kết quả học tập rèn luyện thành các

thực thể riêng Ví dụ : 65

66

Như vậy : 66

-Bảng học bạ học sinh tăng thêm 4 bảng : Kết quả, Diện ưu tiên, Dân tộc, Tôn giáo 66

-Bảng học sinh tăng thêm 3 bảng : Hạnh kiểm, Khen thưởng, Kỷ luật 66

-Bảng giáo viên tăng thêm 1 bảng : Trình độ 66

-Bảng lớp tăng thêm 1 bảng : Tính chất lớp 66

-Bảng điểm, môn học, thời khóa biểu giữ nguyên 66

2.Vẽ mô hình thực thể kinh điển 66

.66

.67

III.Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế 68

1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển áp dụng trong bài toán 68

68

69

2.Định nghĩa các ký hiệu 69

-Thực thể 69

.69

-Liên kết 1 – 1 69

69

-Liên kết 1 – n 69

70

3.Vẽ mô hình thực thể hạn chế 70

70

IV.Chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hệ 70

1.Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hệ áp sụng trong bài toán 71

Chuyển kiểu thực thể thành bảng quan hệ 71

2.Vẽ mô hình quan hệ 72

72

3.Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình quan hệ 72

-Bảng học bạ học sinh 72

-Bảng học sinh 73

-Bảng điểm 74

-Bảng lớp 74

-Bảng giáo viên 74

-Bảng môn học 75

-Bảng TKB 75

-Bảng tính chất lớp 76

-Bảng hạnh kiểm 76

-Bảng khen thưởng 76

-Bảnh kỷ luật 76

-Bảng ưu tiên 77

-Bảng dân tộc 77

-Bảng tôn giáo 77

-Bảng kết quả 78

V.Kết luận 78

Phân tích dữ liệu đã hình thành nên các mô hình thực thể và mô hình quan hệ qua đó xây dựng được cơ sở dữ liệu cho bài toán đồng thời giúp ta hình dung ra được cách quản lý hệ thống cùng với các bảng dữ liệu liên quan 78

có trách nhiệm phân công giáo viên dạy cho từng lớp và thiết lập thời khóa biểu cho giáo viên và học sinh Để đánh giá công tác hạy và học thì dựa vào quá trình học tập và rèn luyện của học sinh đó là những điểm kiểm tra trên lớp và ý thức chấp hành các nội quy qui định của học sinh, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện có trách nhiệm thống kê, tổng kết các điểm số và đưa ra những bảng tổng kết về mỗi học sinh sau khi kết thúc một học kì hay một năm học.

2.Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

HTQLHSTHPT được tổ chức thành ba bộ phận:

-Bộ phận quản lý hồ sơ

Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và nhập danh sách học sinh mới khi bắt đầu một năm học mới và phân công các lớp học cho học sinh, phân công giáo viên chủ nhiệm cho từng lớp.

Khi nhập trường học sinh có nhiệm vụ cung cấp các thông tin liên quan đến lý lịch và

bộ phận quản lý hồ sơ tiếp nhận những thông tin đó Sau khi tiếp nhận bộ phận quản lý

hồ sơ tiến hành điều tra xác minh tinh chính xác của thông tin đó, nếu cần có thể về tận địa phương, sau khi đã có đầy đủ các thông tin cần thiết thì bộ phận này tiến hành lập hồ

sơ học sinh (sơ yếu lí lịch và học bạ), tiếp sau đó là đưa ra danh sách học sinh để phân thành các lớp học và lập danh sách lớp, đồng thời phân công giáo viên chủ nhiệm cho mỗi lớp Hồ sơ học sinh được lưu vào kho dữ liệu, danh sách học sinh và danh sách lớp thì chuyển sang cho bộ phận kế hoạch.

-Bộ phận kế hoạch:

Bộ phận kế hoạch tiếp nhận danh sách học sinh và danh sách lớp, căn cứ vào số lớp, số ngày học, số tiết học và số giáo viên phân công các giáo viên bộ môn, thiết lập thời khóa biểu cho học sinh và lịch giảng dạy cho giáo viên Bên cạnh đó bộ phận kế hoạch còn có

Trong quá trình học các giáo viên đánh giá học sinh thông qua các bài kiểm tra và các điểm số, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện cập nhật điểm từ các bảng điểm của các giáo viên bộ môn và lưu vào học bạ, kho dữ liệu Bộ phận này tổ chức các kỳ thi kiểm tra chất lượng 8 tuần, hoặc thi kết thúc học kỳ, kết thúc năm học Đến cuối mỗi học kỳ bộ phận này tiến hành tổng kết tính điểm trung bình môn, trung bình học kỳ theo đúng quy tắc của bộ giáo dục và đào tạo để đánh giá học lực của mỗi học sinh Bộ phận này cũng đánh giá hạnh kiểm của học sinh thông qua nhận xét của giáo viên chủ nhiệm và thông qua việc chấp hành các nội quy qui định trong quy chế của nhà trường Sau khi tổng kết xong hai mặt học tập và hạnh kiểm bộ phận quản lý học tập và rèn luyện có chức năng nữa là bình xét các danh hiệu khen thưởng và xét lưu ban, lên lớp Các bảng tổng kết điểm, danh sách khen thưởng, danh sách học sinh lưu ban, lên lớp được cập nhật và lưu vào học bạ học sinh sau đó in bảng điểm, in quyết định khen thưởng kỷ luật, in báo cáo thống kê cuối năm gửi xuống cho giáo viên và học sinh

+Các thông tin phải được bảo mật an toàn tuyệt đối

-Lập thời khóa biểu

+Thời khóa biểu không được thay đổi trong suốt năm học (chỉ trừ trường hợp đặc biệt khôn gcòn cách nào khác ngoài việc thay thời khóa biểu mới)

+Mỗi lớp chỉ có một thời khóa biểu, hai lớp khác nhau không được có thời khóa biểu trùng nhau

+Thời khóa biểu phải đảm bảo số tiết học và số ngày học theo quy định

+Thời khóa biểu phải trùng với lịch dạy của giáo viên

-Soạn thảo quy chế

+Quy chế phải rõ ràng dễ hiểu và đúng với các quy định của bộ giáo dục

+Phải có các chế tài để đảm bảo giáo viên và học sinh thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung nêu trong quy chế.

-Tính điểm trung bình

+Điểm miệng và điểm kiểm tra 15 phút tính hệ số 1

+Điểm kiểm tra một tiết, điểm thi 8 tuần tính hệ số 2

+Đối với từng môn : ĐTB = (TBKT*2 + điểm thi)/3

+Môn Văn và Toán tính hệ số 2, mỗi học kì có TBHK = ∑TB các môn/(số môn học + 2) +TBCN = (TBHK II*2 + TBHK I)/3

+Các điểm trung binh được làm tròn một chữ số sau dấu phẩy

Hạnh kiểm Tốt Khá TB

Học lực Giỏi Khá TB Giỏi,khá TB Giỏi,khá,TB

Danh hiệu HSG HSTT X HSTT X X

5.Mẫu biểu

-Sơ yếu lí lịch học sinh:

-Danh sách lớp học :

-Bảng nội quy:

-Thời khóa biểu :

-Bảng điểm chi tiết môn học của một học sinh :

-Bảng tổng kết cả năm của một học sinh :

-Bảng điểm một môn học của một lớp :

-Bảng tổng kết một môn của một lớp :

-Bảng tổng kết điểm và hạnh kiểm:

-Danh sách khen thưởng :

-Giấy khen :

6.Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống

II Xử lí sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát

1.Mô tả chi tiết công việc

Dự án :Quản lý học sinh trường

THPT

Tiểu dự án : Quản lý hồ sơ Trang

Loại : Phân tích hiện trạng Mô tả công việc

Công việc : Quản lý hồ sơ

Điều kiện ban đầu : Sự thay đổi về hố sơ do có khóa mới vào, khóa tốt nghiệp, có học sinh nghỉ học, lưu ban…

Thông tin đầu vào : lý lịch bản thân do học sinh cung cấp

Kết quả đầu ra : dữ liệu mới nhất của học sinh đó

Nơi sử dụng : Phòng đào tạo, ban lưu trữ

Tần suất : Khi bắt đầu hoặc kết thúc một khóa học thì nhiều, trong năm học thì ít

Quy tắc :Mỗi học sinh chỉ có duy nhất một hồ sơ

Lời bình :

Hồ sơ học sinh phải được cập nhật liên tục hàng năm hoặc mỗi khi có sự thay đổi trong quá trình học của học sinh

Thông tin trong hồ sơ học sinh phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng,tránh trùng lặp, nhầm lẫn.

Hố sơ phải được bảo mật các thông tin an toàn tuyệt đối.

Dự án : Quản lý học sinh

trường THPT Tiểu dự án : Kế hoạch

Công việc : Lập thời khoá biểu

Điều kiện ban đầu : Đầu năm học ban giám hiệu phải lập thời khoá biểu cho từng lớp trong

cả năm học (chỉ thay đổi khi thực sự cần thiết).

Thông tin đầu vào : Dữ liệu về danh sách lớp, số lượng giáo viên, danh mục môn học, số ngày học, số tiết học

Kết quả đầu ra : Thời khóa biểu của từng lớp.

Nơi sử dụng : Học sinh, giáo viên và ban lưu trữ.

Tần suất : 1 lần/năm

Quy tắc :

Mỗi lớp chỉ có một thời khoá biểu

Thời khoá biểu của hai lớp khác nhau bất kì không được trùng nhau.

Thời khoá biểu phải trùng với kế hoạch giảng dạy của giáo viên

Không được nhầm lẫn về ngày học, giờ học, giáo viên, số lượng tiết học, số môn học

Lời bình : Lập thời khóa biểu giúp cho hoc sinh và giáo viên có kế hoạch học tập tốt hơn, để tránh trùng lặp và sự bất hợp lý ta thường sử dụng máy tính

Công việc : Soạn thảo quy chế

Điều kiện ban đầu : Mỗi khi bắt đầu năm học mới ban giám hiệu đưa ra nội quy quy định chung của nhà trường.

Thông tin đầu vào : Quy chế chung của bộ giáo dục, hệ thống pháp luật nhà nước…

Kết quả đầu ra : Quy định chung của nhà trường.

Nơi sử dụng : Tất cả các giáo viên, học sinh đang công tác và học tập tại trường.

Tần suất : Đầu năm học ( 1lần duy nhất )

Quy tắc :

Quy chế rõ ràng, dễ hiểu,và đúng với các quy định của sở giáo dục

Giáo viên và học sinh phải chấp hành đầy đủ quy định của nhà trường đã đặt ra

- Lời bình : Lập quy chế năm học nhằm đưa mọi hoạt động đi vào nền nếp, giúp cho tư tưởng giáo viên cũng như học sinh an tâm công tác và học tập tại trường.

Công việc : Tính điểm trung bình

Điều kiện ban đầu : sau mỗi học kì, giáo viên bộ môn gửi tất cả các điểm của môn học có trong học kì đó lên phòng đào tạo để phòng đào tạo tính điểm trung bình từng môn học và trung bình chung.

Thông tin đầu vào : điểm môn học trong học kì của giáo viên bộ môn gửi lên phòng đào tạo Kết quả đầu ra : điểm trung bình môn học đó và điểm trung bình chung của tất cả các môn học

Nơi sử dụng : Phòng đào tạo, ban lưu trữ

Tần suất : 1 lần/học kì

Quy tắc :

Điểm miệng và điểm 15 phút hệ số 1

Điểm 45 phút hệ số 2

Đối với từng môn học : ĐTB = (TBHK *2 + Điểm thi )/3

Hai điểm Toán , Văn nhân hệ số 2 khi tính điểm trung bình

Điểm TBCN = (Điểm TBHK2 *2 + Điểm TBHK1) / 3

Lời bình :

Điểm của từng học sinh phải chính xác và đầy đủ để ghi vào học bạ sau này.

Công việc : In thời khoá biểu

Điều kiện ban đầu : khi yêu cầu của Phòng đào tạo cần lập thời khóa biểu cho từng lớp Thông tin đầu vào : Kết quả lập thời khóa biểu do bộ phận tính toán gửi

Kết quả đầu ra : Thời khoá biểu theo từng lớp

Nơi sử dụng : Giáo viên, học sinh, ban lưu trữ.

Tần suất : 1 lần/năm

Lời bình : In TKB phải chính xác, tránh nhầm lẫn

Công việc : In bảng điểm

Điều kiện ban đầu : Cuối mỗi học kì đều có một bảng báo cáo kết quả học tập

Thông tin đầu vào : Kết quả tính toán do bộ phận tính toán cung cấp

Kết quả đầu ra : Các loại bảng điểm của rừng mon học và của từng thí sinh.

Nơi sử dụng : Giáo viên, học sinh, ban lưu trữ

Tần suất : 1 lần/học kì

Quy tắc :

Bảng điểm phải chính xác

Có chữ kí xác nhận của giáo viên và đại diện phòng đào tạo,

Khi có thay đổi phải in bảng điểm mới, không sửa chữa tẩy xoá trên bảng điểm

Công việc : In báo cáo thống kê cuối năm

Điều kiện ban đầu : Cuối năm học đều có báo cáo thống kê tổng hợp tất cả các tình hình như học lực, hạnh kiểm, khen thưởng, kỷ luật…

Thông tin đầu vào : Thống kê tổng hợp do bộ phận tính toán cung cấp

Kết quả đầu ra : Danh sách xếploại học sinh, danh sách khen thưởng …

Nơi sử dụng : Phòng đào tạo , ban lưu trữ

Tần suất : 1 lần/năm học

Quy tắc :

Thực hiện theo đúng yêu cầu báo cáo

In ấn phải đúng với mẫu biểu đã quy định trước đó

Các báo cáo thống kê phải sạch sẽ ,rõ ràng, không tẩy xoá

Công việc : In quyết định khen thưởng kỉ luật

Điều kiện ban đầu : Kết thúc mỗi năm đều có khuyến khích những cá nhân tiêu biểu, biện pháp giáo dục với những trường hợp vi phạm nội quy.

- Thông tin đầu vào : Quyết định khen thưởng hay kỉ luật một cá nhân, tập thể Kết quả đầu ra : Bằng khen, giấy khen, quyết định khen thưởng, quyết định kỉ luật

Nơi sử dụng : Phòng đào tạo

Tần suất : Không xác định

- Lời bình : Khen thưởng phải đúng đối tượng, kỷ luật nghiêm minh

2.Mô tả chi tiết các mẫu biểu

-Sơ yếu lý lịch : Là bảng lưu tất cả các dữ liệu về học sinh như Tên, Ngày sinh, Tuổi,…

+Nơi cung cấp thông tin : Học sinh

+Nơi tiêp nhận thông tin và lập hồ sơ : Bộ phận quản lý hồ sơ

+Nơi sử dụng : Phòng đào tạo, ban lưu trữ

+Tần suất : Đầu năm học thì nhiều nhưng trong năm học thì rất ít

-Danh sách học sinh trong lớp : Là danh sách tên, ngày sinh và quê quàn của học sinh

trong một lớp.

+Nơi lập danh sách : Bộ phận kế hoạch

+Nơi sử dụng : Các giáo viên chủ nhiệm, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện +Tần suất : 1 lần vào đầu năm học

-Bảng nội quy : Bao gồm các quy định cho các giáo viên học sinh trong quá trình dạy

và học.

+Nơi soạn thảo : Bộ phận kế hoạch

+Nơi sử dụng : Các giáo viên, học sinh

+Tần suất : 1 lần vào đầu năm học

-Thời khóa biểu : Là lịch học của học sinh trong cả năm học.

+Nơi thiết lập : Bộ phận kế hoạch

học sinh trong suốt một năm học của giáo viên bộ môn.

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện

+Nơi sử dụng : Học sinh

+Tần suất : cuối mỗi học kì và cuối năm học

-Bảng tổng kết cả năm của một học sinh : Là bảng ghi kết quả học kì I, học kì II

và cả năm.

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện

+Nơi sử dụng : Học sinh

+Tần suất : 1 lần vào cuối năm học

-Bảng điểm một môn học của một lớp : Là bảng ghi tất cả các điểm kiểm tra của một

môn của tất cả học sinh trong lớp.

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện

+Nơi sử dụng : Giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, học sinh

+Tần suất : 1 lần vào cuối mỗi học kỳ

-Bảng tổng kết một môn của một lớp : Là bảng ghi kết quả học kì I, học kì II và cả

năm của tất cả học sinh trong lớp.

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện

+Nơi sử dụng : Giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, học sinh

+Tần suất : 1 lần vào cuối năm học

chế độ quy định của nhà trường Hạnh kiểm tốt là học sinh có kết quả học tập tốt và không vi phạm nội quy, hạnh kiểm khá là học sinh chấp

hành tốt nhưng chưa có kết quả học tập tốt hoặc còn vi phạm một số

lần, hạnh kiểm trung bình là học sinh có kết quả học tập còn yếu và còn hay vi phạm kỷ luật, hạnh kiểm yếu là học sinh chấp hành rất kém và kết quả học tập yếu kém.

+Nơi đánh giá : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện

+Nơi sử dụng : Giáo viên chủ nhiệm, học sinh

+Tần suất : 1 lần/1 học kì

-Bảng tổng kết : Là bảng tổng hợp điểm tổng kết của tất cả các môn và trung bình học kì

của học sinh.

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện

+Nơi sử dụng : Giáo viên chủ nhiệm, học sinh.

+Tần suất : 1 lần vào cuối mỗi học kì.

-Danh sách khen thưởng : Là danh sách những học sinh được xét khen thưởng sau mỗi

học kì.

+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện

+Nơi sử dụng : Ban khen thưởng kỷ luật

+Nơi sử dụng : Học sinh

+Tần suất : 1 lần vào cuối mỗi học kì

3.Tổng hợp các xử lý

STT Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ vào Hồ sơ ra

T1 Lập danh sách học sinh Bộ phận quản

lý hồ sơ Đầu năm hoc, học

D2

T3 Lập thời khoá biểu Bộ phận kế

hoạch

Đầu năm học

Cuối kỳ học, năm học

T5 In ấn, báo cáo, thống kê Bộ phận quản

lý học tập và rèn luyện

Cuối kỳ học, năm học