Hồ sơ học sinh phải được cập nhật liên tục hàng năm hoặc mỗi khi có sự thay đổi trong quá trình học của học sinh
Thông tin trong hồ sơ học sinh phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng,tránh trùng lặp, nhầm lẫn. Hố sơ phải được bảo mật các thông tin an toàn tuyệt đối.
Dự án : Quản lý học sinh
Công việc : Lập thời khoá biểu
Điều kiện ban đầu : Đầu năm học ban giám hiệu phải lập thời khoá biểu cho từng lớp trong cả năm học (chỉ thay đổi khi thực sự cần thiết).
Thông tin đầu vào : Dữ liệu về danh sách lớp, số lượng giáo viên, danh mục môn học, số ngày học, số tiết học
Kết quả đầu ra : Thời khóa biểu của từng lớp. Nơi sử dụng : Học sinh, giáo viên và ban lưu trữ. Tần suất : 1 lần/năm
Quy tắc :
Mỗi lớp chỉ có một thời khoá biểu
Thời khoá biểu của hai lớp khác nhau bất kì không được trùng nhau. Thời khoá biểu phải trùng với kế hoạch giảng dạy của giáo viên
Không được nhầm lẫn về ngày học, giờ học, giáo viên, số lượng tiết học, số môn học
Lời bình : Lập thời khóa biểu giúp cho hoc sinh và giáo viên có kế hoạch học tập tốt hơn, để tránh trùng lặp và sự bất hợp lý ta thường sử dụng máy tính.
Công việc : Soạn thảo quy chế
Điều kiện ban đầu : Mỗi khi bắt đầu năm học mới ban giám hiệu đưa ra nội quy quy định chung của nhà trường.
Thông tin đầu vào : Quy chế chung của bộ giáo dục, hệ thống pháp luật nhà nước… Kết quả đầu ra : Quy định chung của nhà trường.
Nơi sử dụng : Tất cả các giáo viên, học sinh đang công tác và học tập tại trường. Tần suất : Đầu năm học ( 1lần duy nhất )
Quy tắc :
Quy chế rõ ràng, dễ hiểu,và đúng với các quy định của sở giáo dục
Giáo viên và học sinh phải chấp hành đầy đủ quy định của nhà trường đã đặt ra
- Lời bình : Lập quy chế năm học nhằm đưa mọi hoạt động đi vào nền nếp, giúp cho tư tưởng giáo viên cũng như học sinh an tâm công tác và học tập tại trường.
Dự án : Quản lý học sinh trường THPT
Tiểu dự án : Quản lý học tập và rèn luyện
Công việc : Tính điểm trung bình
Điều kiện ban đầu : sau mỗi học kì, giáo viên bộ môn gửi tất cả các điểm của môn học có trong học kì đó lên phòng đào tạo để phòng đào tạo tính điểm trung bình từng môn học và trung bình chung.
Thông tin đầu vào : điểm môn học trong học kì của giáo viên bộ môn gửi lên phòng đào tạo Kết quả đầu ra : điểm trung bình môn học đó và điểm trung bình chung của tất cả các môn học
Nơi sử dụng : Phòng đào tạo, ban lưu trữ Tần suất : 1 lần/học kì
Quy tắc :
Điểm miệng và điểm 15 phút hệ số 1 Điểm 45 phút hệ số 2
Đối với từng môn học : ĐTB = (TBHK *2 + Điểm thi )/3 Hai điểm Toán , Văn nhân hệ số 2 khi tính điểm trung bình Điểm TBCN = (Điểm TBHK2 *2 + Điểm TBHK1) / 3 Lời bình :
Công việc : In thời khoá biểu
Điều kiện ban đầu : khi yêu cầu của Phòng đào tạo cần lập thời khóa biểu cho từng lớp Thông tin đầu vào : Kết quả lập thời khóa biểu do bộ phận tính toán gửi
Kết quả đầu ra : Thời khoá biểu theo từng lớp Nơi sử dụng : Giáo viên, học sinh, ban lưu trữ. Tần suất : 1 lần/năm
Lời bình : In TKB phải chính xác, tránh nhầm lẫn Công việc : In bảng điểm
Điều kiện ban đầu : Cuối mỗi học kì đều có một bảng báo cáo kết quả học tập Thông tin đầu vào : Kết quả tính toán do bộ phận tính toán cung cấp
Kết quả đầu ra : Các loại bảng điểm của rừng mon học và của từng thí sinh. Nơi sử dụng : Giáo viên, học sinh, ban lưu trữ
Tần suất : 1 lần/học kì Quy tắc :
Bảng điểm phải chính xác
Có chữ kí xác nhận của giáo viên và đại diện phòng đào tạo,
Công việc : In báo cáo thống kê cuối năm
Điều kiện ban đầu : Cuối năm học đều có báo cáo thống kê tổng hợp tất cả các tình hình như học lực, hạnh kiểm, khen thưởng, kỷ luật…
Thông tin đầu vào : Thống kê tổng hợp do bộ phận tính toán cung cấp Kết quả đầu ra : Danh sách xếploại học sinh, danh sách khen thưởng … Nơi sử dụng : Phòng đào tạo , ban lưu trữ
Tần suất : 1 lần/năm học Quy tắc :
Thực hiện theo đúng yêu cầu báo cáo
In ấn phải đúng với mẫu biểu đã quy định trước đó
Các báo cáo thống kê phải sạch sẽ ,rõ ràng, không tẩy xoá Công việc : In quyết định khen thưởng kỉ luật
Điều kiện ban đầu : Kết thúc mỗi năm đều có khuyến khích những cá nhân tiêu biểu, biện pháp giáo dục với những trường hợp vi phạm nội quy.
- Thông tin đầu vào : Quyết định khen thưởng hay kỉ luật một cá nhân, tập thể Kết quả đầu ra : Bằng khen, giấy khen, quyết định khen thưởng, quyết định kỉ luật Kết quả đầu ra : Bằng khen, giấy khen, quyết định khen thưởng, quyết định kỉ luật Nơi sử dụng : Phòng đào tạo
Tần suất : Không xác định
2.Mô tả chi tiết các mẫu biểu
-Sơ yếu lý lịch : Là bảng lưu tất cả các dữ liệu về học sinh như Tên, Ngày sinh, Tuổi,… +Nơi cung cấp thông tin : Học sinh
+Nơi tiêp nhận thông tin và lập hồ sơ : Bộ phận quản lý hồ sơ +Nơi sử dụng : Phòng đào tạo, ban lưu trữ
+Tần suất : Đầu năm học thì nhiều nhưng trong năm học thì rất ít
-Danh sách học sinh trong lớp : Là danh sách tên, ngày sinh và quê quàn của học sinh trong một lớp.
+Nơi lập danh sách : Bộ phận kế hoạch
+Nơi sử dụng : Các giáo viên chủ nhiệm, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện +Tần suất : 1 lần vào đầu năm học
-Bảng nội quy : Bao gồm các quy định cho các giáo viên học sinh trong quá trình dạy và học.
+Nơi soạn thảo : Bộ phận kế hoạch +Nơi sử dụng : Các giáo viên, học sinh +Tần suất : 1 lần vào đầu năm học
-Thời khóa biểu : Là lịch học của học sinh trong cả năm học. +Nơi thiết lập : Bộ phận kế hoạch
học sinh trong suốt một năm học của giáo viên bộ môn.
+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện +Nơi sử dụng : Học sinh
+Tần suất : cuối mỗi học kì và cuối năm học
-Bảng tổng kết cả năm của một học sinh : Là bảng ghi kết quả học kì I, học kì II và cả năm.
+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện +Nơi sử dụng : Học sinh
+Tần suất : 1 lần vào cuối năm học
-Bảng điểm một môn học của một lớp : Là bảng ghi tất cả các điểm kiểm tra của một môn của tất cả học sinh trong lớp.
+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện
+Nơi sử dụng : Giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, học sinh +Tần suất : 1 lần vào cuối mỗi học kỳ
-Bảng tổng kết một môn của một lớp : Là bảng ghi kết quả học kì I, học kì II và cả năm của tất cả học sinh trong lớp.
+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện
+Nơi sử dụng : Giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, học sinh +Tần suất : 1 lần vào cuối năm học
chế độ quy định của nhà trường. Hạnh kiểm tốt là học sinh có kết quả học tập tốt và không vi phạm nội quy, hạnh kiểm khá là học sinh chấp
hành tốt nhưng chưa có kết quả học tập tốt hoặc còn vi phạm một số lần, hạnh kiểm trung bình là học sinh có kết quả học tập còn yếu và còn hay vi phạm kỷ luật, hạnh kiểm yếu là học sinh chấp hành rất kém và kết quả học tập yếu kém.
+Nơi đánh giá : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện +Nơi sử dụng : Giáo viên chủ nhiệm, học sinh
+Tần suất : 1 lần/1 học kì
-Bảng tổng kết : Là bảng tổng hợp điểm tổng kết của tất cả các môn và trung bình học kì của học sinh.
+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện +Nơi sử dụng : Giáo viên chủ nhiệm, học sinh. +Tần suất : 1 lần vào cuối mỗi học kì.
-Danh sách khen thưởng : Là danh sách những học sinh được xét khen thưởng sau mỗi học kì.
+Nơi thiết lập : Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện +Nơi sử dụng : Ban khen thưởng kỷ luật
+Nơi sử dụng : Học sinh
+Tần suất : 1 lần vào cuối mỗi học kì
3.Tổng hợp các xử lý
STT Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ vào Hồ sơ ra T1 Lập danh sách học sinh Bộ phận quản
lý hồ sơ Đầu năm hoc, học kỳ D1 D2 T2 Phân lớp Bộ phận quản lý hồ sơ Đầu năm hoc D2
T3 Lập thời khoá biểu Bộ phận kế hoạch
Đầu năm học
D2 D4
T4 Nhập kết quả học tập rèn luyện của học sinh
Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện Cuối kỳ học, năm học D3, D5 D6
T5 In ấn, báo cáo, thống kê Bộ phận quản lý học tập và rèn luyện Cuối kỳ học, năm học D6 D7 Bảng tổng hợp các hồ sơ
STT Tên – Vai trò Công việc liên quan
D1 • Hồ sơ học sinh ( Học bạ) T1
D2 • Danh sách lớp T1, T2, T3
D3 • Bảng điểm cá nhân theo môn học và theo học kỳ
T4
D4 • Thời khoá biểu T3
D5 • Hạnh kiểm T4
thưởng, kỷ luật
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG I.Sơ đồ phân rã chức năng
1.Xác định chức năng chi tiết
-Bộ phận quản lý hồ sơ:
Khi nhập trường học sinh có nhiệm vụ cung cấp các thông tin liên quan đến lý lịch và bộ phận quản lý hồ sơ tiếp nhận những thông tin đó. Sau khi tiếp nhận bộ phận quản lý hồ sơ tiến hành điều tra xác minh tinh chính xác của thông tin đó, nếu cần có thể về tận địa phương, sau khi đã có đầy đủ các thông tin cần thiết thì bộ phận này tiến hành lập hồ sơ học sinh (sơ yếu lí lịch và học bạ), tiếp sau đó là lập danh sách học sinh để phân thành các lớp học và lập danh sách lớp, đồng thời phân công giáo viên chủ nhiệm cho mỗi lớp. Hồ sơ học sinh được lưu vào kho dữ liệu, danh sách học sinh và danh sách lớp thì chuyển sang cho bộ phận kế hoạch.
-Bộ phận kế hoạch:
Bộ phận kế hoạch tiếp nhận danh sách học sinh và danh sách lớp, căn cứ vào số lớp, số ngày học, số tiết học và số giáo viên phân công các giáo viên bộ môn, thiết lập thời khóa biểu cho học sinh và lịch giảng dạy cho giáo viên. Bên cạnh đó bộ phận kế hoạch còn có nhiệm vụ soạn thảo quy chế và quy định cho học sinh nhằm có căn cứ pháp lý để tiện trong việc quản lý học sinh. Thời khóa biểu và lịch giảng dạy được chuyển sang cho bộ phận quản lý học tập và rèn luyện.
Trong quá trình học các giáo viên đánh giá học sinh thông qua các bài kiểm tra và các điểm số, bộ phận quản lý học tập và rèn luyện cập nhật điểm từ các bảng điểm của các giáo viên bộ môn và lưu vào học bạ, kho dữ liệu. Bộ phận này tổ chức các kỳ thi kiểm tra chất lượng 8 tuần, hoặc thi kết thúc học kỳ, kết thúc năm học. Đến cuối mỗi học kỳ bộ phận này tiến hành tổng kết tính điểm trung bình môn, trung bình học kỳ theo đúng quy tắc của bộ giáo dục và đào tạo để đánh giá học lực của mỗi học sinh. Bộ phận này cũng đánh giá hạnh kiểm của học sinh thông qua nhận xét của giáo viên chủ nhiệm và thông qua việc chấp hành các nội quy qui định trong quy chế của nhà trường. Sau khi tổng kết xong hai mặt học tập và hạnh kiểm bộ phận quản lý học tập và rèn luyện có chức năng nữa là bình xét các danh hiệu khen thưởng và xét lưu ban, lên lớp. Các bảng tổng kết điểm, danh sách khen thưởng, danh sách học sinh lưu ban, lên lớp được cập nhật và lưu vào học bạ học sinh sau đó, in bảng điểm, in quyết định khen thưởng kỷ luật, in các báo cáo thống kê cuối năm gửi xuống cho giáo viên và học sinh.
Tất cả các kết quả được chuyển đến bộ phận quản lý hồ sơ để bộ phận này cập nhật các thông tin mới vào hồ sơ học sinh theo đúng quy trình.
Căn cứ vào cách xác định trên ta có thể thấy HTQLHSTHPT bao gồm các chức năng cơ bản như sau:
(1) Lập hồ sơ học sinh (2) Lập danh sách học sinh (3) Lập danh sách lớp
(4) Phân công giáo viên chủ nhiệm
(5) Cập nhật các thông tin mới vào hồ sơ học sinh (6) Phân công các giáo viên bộ môn
(10) Cập nhật điểm
(11) Tính điểm trung bình (12) Đánh giá hạnh kiểm (13) Xét khen thưởng, kỷ luật (14) Xét lưu ban, lên lớp (15) Lưu học bạ
(16) In bảng điểm
(17) In quyết định khen thưởng, kỷ luật (18) In các báo cáo thống kê cuối năm
1-Lập hồ sơ học sinh 2-Lập danh sách học sinh 3-Lập danh sách lớp
4-Phân công giáo viên chủ nhiệm 5-Cập nhật các thông tin mới vào hồ sơ học sinh
Quản lý hồ sơ
Hệ thống
quản lý học sinh THPT 6-Phân công giáo viên bộ môn
7-Thiết lập thời khóa biểu
8-Thiết lập lịch giảng dạy cho giáo viên
9-Soạn thảo quy chế
10-Cập nhật điểm
11-Tính điểm trung bình 12-Đánh giá hạnh kiểm 13- Xét khen thưởng, kỷ luật 14- Xét lưu ban, lên lớp 15-Lưu học bạ
16-In bảng điểm
17-In quyết đinh khen thưởng kỷ luật
18-In báo cáo thống kê cuối năm
Quản lý học tập và rèn luyện
-Tiến trình: Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động của thông tin. Biểu diễn:
-Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình
-Kho dữ liệu: Biểu diễn thông tin cần cất giữ
-Một số quy tắc:
Đưa dữ liệu vào kho Lấy dữ liệu ra khỏi kho Cập nhật dữ liệu Tên tiến
trình
Thông tin vào Thông tin ra
Tên kho
-Tác nhân ngoài
-Tác nhân trong
2.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
4.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2
III.Đặc tả các chức năng
1)Lập hồ sơ học sinh
Input : Thông tin về học sinh Output : Hồ sơ học sinh Sơ đồ khối :
Sơ đồ khối :
Input : Kết quả học tập và hạnh kiểm Output : Danh hiệu
4)Lập danh sách các giáo viên bộ môn
Input : Danh sách lớp, số lượng giáo viên, danh mục môn học, số ngày học, số tiết học.
Output : Lịch giảng dạy của mỗi giáo viên. Sơ đồ khối :
5)Thiết lập thời khóa biểu
Input : Danh sách lớp, số lượng giáo viên, danh mục môn học, số ngày học, số tiết học Output : Thời khóa biểu
IV.Kết luận