e. Hình thức kế toán Nhật ký Sổ cá
2.1.2.2.2Hình thức tổ chức sổ kế toán tại công ty
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ trên máy tính. Phần mềm sử dụng là Eureka. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và yêu cầu hạch toán đơn vị hiện nay mà hiện nay công ty áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do nhà nước ban hành.
Hệ thống sổ công ty sử dụng bao gồm: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết gồm: sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
2.1.2.2.3 Đ ặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ và hệ thống báo cáo kế toán.
Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được áp dụng theo quyết định số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của bộ tài chính.
Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ
Công ty vận tải Biển Đông đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo mẫu được ban hành theo quyết đinh số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của bộ tài chính. . Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều được lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính được lập hàng quý. Vào cuối mỗi quý, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành phản ánh thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của đơn vị.
2.2 T hực trạng kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải tại công ty vận tải Biển Đông.
2.2.1 Đ ặc điểm về tính chi phí và giá thành dịch vụ vận tải tại công ty
2.2.1.1 Đ ặc điểm chi phí tại công ty
Đối tượng để hạch toán chi phí là dịch vụ vận tải biển mà công ty vận tải Biển Đông cung cấp cho khách hàng. Để thực hiện những chuyến vận tải công ty cần sử dụng những chi phí như: chi phí cho nhiên
liệu: dầu nhờn tàu chạy, chi phí cho vật tư trong qúa trình tàu chạy trên biển, chi phí cho nguồn nhân lực và các chi phí sản xuất chung khác. Cụ thể các khoản chi phí liên quan đến tính giá thành như sau:
Thứ nhất về chi phí nguyên vật liệu bao gồm:
- Nhiên liệu dùng để chạy tàu ( chiếm khoảng 30 - 40 % giá thành)
- Nguyên liệu, vật liệu và phụ tùng thay thế dùng trên tàu( chiếm khoảng 6 - 7 % giá thành).
Công ty vận tải Biển Đông là doanh nghiệp chuyên kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ nên hệ thống kho bãi để chứa nhiên liệu vật tư của công ty là khá nhỏ, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng thấp trong cơ cấu tài sản. Công ty không có kho bãi để dự trữ dầu nhờn. Nhiên liệu và dầu nhờn được mua khi có nhu cầu của tàu và nhập trực tiếp lên tàu từ nhà cung cấp không qua kho. Cũng do đặc điểm về ngành nghề hoạt động các phương tiện vận chuyển thường xuyên đi xa nên việc kiểm soát và quản lý nhiên liệu là rất khó khăn. Chi phí cho nhiên liệu dầu nhờn là chi phí quan trọng lại không ổn định do giá cả thường xuyên biến động có ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của công ty.
Thứ hai về chi phí nhân công trực tiếp bao gồm:
- Tiền lương thuyền viên ( chiếm khoảng 20- 25 %)
- Tiền ăn định lượng thuyền viên( chiếm khoảng 1.3 - 3%)
- BHXH, KPCĐ, BHTN, BHYT của lái tàu, phụ tàu và các thuyền viên.
Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công của thuyền viên kế toán sẽ lập bảng lương, bảng phân bổ lương của tháng và cuối quý tập hợp vào bảng phân bổ tiền lương của quý để cho chứng từ vào máy và được hạch toán chi tiết tính giá thành.
- Chi phí khấu hao TSCĐ ( chiếm khoảng 30- 32%)
- Chi phí sửa chữa TSCĐ bao gồm chi phí sửa chữa lớn và chi phí sửa chữa không thường xuyên. - Chi phí bảo hiểm phương tiện
- Chi phí khác: cảng phí, cước, chi phí mua ngoài…
- Chi phí khấu hao chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành dịch vụ vận tải. Về chi phí sửa chữa TSCĐ thì mức trích trước cho sửa chữa lớn , sửa chữa thường xuyên thường do phòng khoa học kỹ thuật và ban giám đốc quyết định. Khi việc sửa chữa lớn diễn ra kế toán căn cứ vào bảng quyết toán chi phí để điều chỉnh lại chi phí đã trích.
2.2.1.2 Đối tượng tính giá thành tại công ty vận tải Biển Đông
Đối tượng tính giá thành vận tải tại công ty vận tải Biển Đông được xác định là phần dịch vụ mà mỗi tàu đã thực hiện trong tháng không kể chuyến hàng nhận chuyên chở đó được bắt đầu từ tháng trước hay kết thúc ở tháng sau. Tại Biển Đông không xác định chi phí dịch vụ dở dang đầu kỳ và dở dang cuối kỳ.
Quy trình tổng hợp chi phí và tính giá thành: kế toán căn cứ vào các chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh để tập hợp chi phí cho từng con tàu trong quý bao gồm: chi phí nhiên liệu, chi phí dầu nhờn, vật tư, chi phí phụ tùng thay thế, tiền lương thuyền viên, tiền ăn ca định lượng…,chi phí khấu hao,phân bổ chi phí, trích trước chi phí sửa chữa…cuối cùng tổng hợp chi phí phát sinh để xác định giá thành dịch vụ đã cung cấp trong quý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.2 K ế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tại công ty vận tải Biển Đông hoạt động sản xuất chủ yếu là vận tải hàng hóa, do đó chi phí nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng cho các con tàu chiếm tỷ trọng lớn. Chi phí nhiên liệu ở đây chủ yếu là dầu nhờn, dầu
đốt cho hai loại máy là máy chính và máy đèn của tàu. Số nhiên liệu tiêu hao cho mỗi chặng được tính theo công thức: Q = q x Ne x t
Trong đó: q suất nhiên liệu tiêu hao g/ mã lực giờ Ne công suất máy
t thời gian máy chạy
Trong công ty vận tải Biển Đông chi phí vật liệu trực tiếp được hạch toán riêng: chi phí nhiên liệu, chi phí nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế.
• C hứng từ sử dụng: đơn đặt hàng cho nhà cung cấp hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp, hóa đơn kiêm phiếu xuất hàng không qua kho,bảng quyết toán dầu nhờn…
• TK sử dụng: TK 621
Bên nợ: Trị giá dầu đốt FO, DO dùng cho tàu, trị giá phụ tùng thay thế… Bên có: Các khoản giảm chi phí
Đối với nhiên liệu và dầu nhờn, kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp để cuối quý lập các bảng quyết toán cho từng loại nhiên liệu tiêu hao.
Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất hàng không qua kho dầu FO, DO, LO kế toán cập nhật vào phần mềm kế toán, , vào phân hệ kế toán tổng hợp - cập nhật số liệu - phiếu xuất hàng không qua kho.
Ví dụ cho tàu Vạn Lý khi nhập mua dầu nhờn lên tàu: mua dầu FO theo hợp đồng số HĐ 281250 với số lượng 23.3 Kg, đơn giá 8.502.165,6 đ/Kg.. Căn cứ vào giấy yêu cầu mua dầu và hóa đơn xuất hàng không qua kho để kế toán vào phân hệ kế toán tổng hợp- cập nhật số liệu - phiếu xuất hàng không qua kho nhập chứng từ vào máy theo định khoản:
Nợ TK 6211 : 199.550.458 Có TK 152 :199.550.458
Các số liệu này sẽ được phần mềm kế toán tự động chuyển vào sổ cái TK621, sổ chi tiết TK 621 sau đó nên ngay bảng tổng hợp giá thành dịch vụ vận tải.
Biểu 2.1 Hóa đơn kiêm phiếu xuất hàng không qua kho.
Khi tàu hoàn thành một chuyến hàng, kế toán căn cứ vào báo cáo nhiên liệu tiêu hao của từng tàu do phòng kỹ thuật gửi lên và đơn giá nhiên liệu để xác định chi phí nhiên liệu tiêu hao. Cuối quý, lượng nhiên liệu tiêu hao của từng tàu sẽ được hạch toán vào bảng quyết toán số tiêu hao theo từng loại nhiên liệu tiêu hao mà phòng kỹ thuật gửi lên.
Kế toán vào phân hệ kế toán tổng hợp - cập nhật số liệu- bút toán phân bổ tự động, kế toán tiến hành khai báo “tài khoản phân bổ” là TK 621 và “ tài khoản nhận” là TK 154.
Nợ TK 154: 1.427.766.097 Có TK 621: 1.427.766.097
Biểu 2.2: Trích bảng quyết toán dầu nhờn- quý I/2011
Biểu 2.3: Báo cáo quyết toán dầu đốt FO -quý I/2011 Biểu 2.5 đăng ký chứng từ vào máy
Từ chứng từ đăng ký vào máy kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo quý. Sau đó, căn cứ vào lượng nhiên liệu từng loại,từng tàu tồn đầu kỳ, đã tiêu hao mà phòng vật tư cung cấp kế toán ghi giảm chi phí trực tiếp cho tàu đó. Đồng thời kế toán sử dụng phần mềm Eureka để tổng hợp sổ chi tiết 621. Kế toán sẽ ghi tăng chi phí nhiên liệu trực tiếp trên sổ chi tiết.
Biểu 2.6: Trích sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Biểu 2.7: Trích sổ chi tiết tài khoản 6211 -tàu Vạn Lý
Đối với kế toán chi phí nguyên vật liệu và kế toán chi phí phụ tùng thay thế cũng được hạch toán tương tự như kế toán nhiên liệu, và cuối quý cũng được tập hợp vào sổ chi tiết 621 theo tài khoản cấp hai:
TK 6212: Chi phí nguyên liệu, vật liệu TK 6213: Chi phí phụ tùng thay thế
Biểu 2.8: Sổ chi tiết TK 6212 Biểu 2.9: Sổ chi tiết TK 6213
2.2.3 K ế toán chi phí nhân công trực tiếp
2.2.3.1 T iền lương nhân công trực tiếp sản xuất
a. C hứng từ:
Bảng chấm công cho thuyền viên, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
b. TK sử dụng: TK 622
Bên nợ:
- Lương thuyền viên dài hạn - C ác khoản trích theo lương - T iền thưởng
- T iền ăn định lượng
Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công do trung tâm thuyền viên chuyển lên, kế toán lập bảng lương hàng tháng. Từ bảng lương hàng tháng, cuối tháng kế toán lập bảng phân bổ tiền lương cho tháng và đến cuối quý kế toán tập hợp vào bảng phân bổ tiền lương cho cả quý.
Ví dụ với tàu Vạn Lý
Biểu 2.10: Trích bảng thanh toán tiền lương tháng 3/2011 Biểu 2.11 Trích bảng phân bổ tiền lương quý I/2011
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và căn cứ vào số lương và cách tính BHXH, BHYT,KPCĐ, BHTN lập bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN nhập số liệu vào phần mềm: phân hệ kế toán tổng hợp - cập nhật số liệu - phiếu kế toán, nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 6221: 19.422.232.167 Có Tk 334: 19.422.232.167
Các số liệu này sẽ được phần mềm kế toán tự động chuyển vào sổ cái TK 622 và sổ chi tiết TK 6221, sau đó lên ngay bảng tổng hợp chi phí vận tải.
Biểu 2.13: Trích sổ chi tiết TK 6221 - chi phí tiền lương.
Biểu 2.15 Trích sổ chi tiết TK 6223 - tiền ăn thuyền viên - tàu Vạn Lý - Qúy I/2011
2.2.3.2 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi ph í
Kế toán tự tính căn cứ vào lương, khoản chi phí này được tính theo tỷ lệ 30,5% trên tổng quỹ lương, trong đó công ty chịu 22%(tính vào chi phí) còn lại 8.5% công nhân viên phải chịu.
Trích BHXH 22% lương cơ bản, tính vào giá thành 16%, trừ vào lương 6%. Trích BHYT 4.5% lương cơ bản, tính vào chi phí 3%, trừ vào lương 1.5%, trích KPCĐ 2% lương cơ bản, tính vào chi phí 2%,trích BHTN 2% lương cơ bản, tính vào chi phí 1%, trừ vào lương 1%.
Căn cứ vào số lương và cách tính BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ lập bảng phân bổ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào giá thành cho tháng, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán: phân hệ kế toán tổng hợp - cập nhật số liệu - phiếu kế toán, nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 6222( chi tiết cho tàu Vạn Lý) : 15.532.500 Có TK 338 (chi tiết cho tàu Vạn Lý): 15.532.500
Số liệu này sẽ được phần mềm kế toán tự động chuyển vào sổ cái TK 622 và sổ chi tiết TK 6222, sau đó lên ngay bảng tổng hợp chi phí vận tải.
Biểu 2.14 Sổ chi tiết TK 6222.