Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý ký túc xá đại học Bách khoa Hà Nội

Sự ra đời của CNTT giữ một vai trò vô cùng quan trọng đối với cuộc sống ngày nay. Trên thế giới cũng như Việt Nam CNTT đã trở thành công nghệ mũi nhọn và là ngành khoa học kĩ thuât không thể thiếu trong đời sống ngày nay. Hệ thống thông tin cũng như những hệ thông tin cũng như những hệ thống khác, có một chu trình sống, từ khi được hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng cho đến khi được thay thế bằng một hệ thống thông tin khác mạnh hơn và đầy đủ hơn. Hệ thống “Quản lý kí túc xá” là một hệ thống tuy không quá phức tạp song chứa đựng nhiều bộ phận và phương thức hoạt động, đòi hỏi phải có sự tìm hiểu kĩ càng và chi tiết. Trong quá trình lựa chọn đề tài em đã tìm hiểu thực tế và qua sách báo về kí túc xá của đại học Bách khoa Hà Nội đây là trường đại học lớn có số lương sinh viên ở kí túc đông và cơ sở vật chất quy mô lớn.

Mục lục

LỜI NÓI ĐẦU 4

Chương I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 5

I: Mục đích phạm vi 5

1 Mục đích 5

2 Phạm vi 5

II: Mô tả hiện trạng của hệ thống 5

1 Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm 5

2 Quy tắc xử lý 7

3 Quy tắc nghiệp vụ 8

4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ 10

III: Các mẫu biểu thu thập được 11

1 Mẫu đơn dăng kí: 11

2 Mẫu đơn xác nhận hoàn cảnh gia đình 11

3 Hóa đơn thu tiền điện và tiền nước hàng tháng 12

4 Hóa đơn thu tiền ở và các khoản phụ thu khác 13

IV: Tổng hợp các hồ sơ và xử lý 13

1 Mô tả các hồ sơ 13

2 Mô tả các xử lý 14

3 Bảng tổng hợp các hồ sơ 16

4 Bảng tổng hợp các xử lý 16

V: Đặc tả yêu cầu hệ thống 17

1 Xác định các chức năng của hệ thống 17

2 Yêu cầu của hệ thống 17

Chương II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG 18

I: Xây dựng sơ đồ phân dã chức năng 18

II: Sơ đồ luồng dữ liệu 19

1 Định nghĩa các kí hiệu sử dụng trong sơ đồ 19

2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 20

3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 21

4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 22

III: Đặc tả chức năng chi tiết 25

1 Quản lý hợp đồng 25

2 Quản lý phòng 26

3 Bộ phận tài vụ 27

4 Quản lý sinh viên 28

Chương III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU 29

I: Xác định các thực thể, thuộc tính 29

II: Mô hình liên kết thực thể 31

III: xây dựng mô hình quan hệ 32

IV: Đặc tả chi tiết các bảng quan hệ 33

1 Bảng điện nước 33

2 Bảng phòng 34

3 Bảng hợp đồng 35

4 Bảng sinh viên 36

5 Bảng hóa đơn 37

Chương IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 38

I: Phân chia hệ thống thành các hệ thống con 38

II: Thiết kế menu hệ thống 39

2 Menu chức năng 40

III: Thiết kế giao diện 43

1 Form thông tin sinh viên 43

2 Form tìm kiếm sinh viên 44

3 Hóa đơn báo điện nước 46

4 Quản lý phòng ở 47

IV: Thiết kế cơ sở dữ liệu 50

1 Bảng điện nước 50

2 Bảng sinh viên 50

3 Bảng hóa đơn 50

4 Bảng phòng 51

5 Bảng hợp đồng 51

V: Thiết kế bảo mật 52

LỜI NÓI ĐẦU

Sự ra đời của CNTT giữ một vai trò vô cùng quan trọng đối với cuộc sống ngày nay.Trên thế giới cũng như Việt Nam CNTT đã trở thành công nghệ mũi nhọn và là ngànhkhoa học kĩ thuât không thể thiếu trong đời sống ngày nay Hệ thống thông tin cũng nhưnhững hệ thông tin cũng như những hệ thống khác, có một chu trình sống, từ khi đượchình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng cho đến khi được thay thế bằng một

hệ thống thông tin khác mạnh hơn và đầy đủ hơn

Hệ thống “Quản lý kí túc xá” là một hệ thống tuy không quá phức tạp song chứa đựngnhiều bộ phận và phương thức hoạt động, đòi hỏi phải có sự tìm hiểu kĩ càng và chi tiết.Trong quá trình lựa chọn đề tài em đã tìm hiểu thực tế và qua sách báo về kí túc xá củađại học Bách khoa Hà Nội đây là trường đại học lớn có số lương sinh viên ở kí túc đông

và cơ sở vật chất quy mô lớn

Trong quá trình làm bài tập lớn do thời gian không nhiều và kinh nghiệm còn hạn chếnên nội dung còn chứa đựng thiếu sót Em mong được sự giúp đỡ chỉ bảo của thầy côgiáo để bài tập lớn của em được hoàn thiện hơn Qua đây, cho em gửi lời cảm ơn tới côgiáo Đỗ Thị Mai Hường người đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo em hoàn thành bài tậplớn này Em xin chân thành cảm ơn!

Bài tập lớn thực hiện trong phạm vi ký túc xá trường đại học Bách khoa Hà Nội.

II: Mô tả hiện trạng của hệ thống.

1 Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm

a Cơ cấu tổ chức

 Quản lý hợp đồng: Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá phải

thực hiện thủ tục đăng ký với tổ công tác sinh viên, bộ phận quản lý hợpđồng sẽ kiểm tra hồ sơ đăng ký của sinh viên Nếu hồ sơ được đáp ứng thì

hệ thống sẽ nhập hợp đồng Khi cần thiết có thể sửa và xóa hợp đồng.Thông tin hợp đồng gồm: Mã hợp đồng, mã phòng, tên sinh viên, địa chỉsinh viên, giới tính, lớp, khoa, ngành, điện thoại, số CMND

 Quản lý sinh viên: Trong thời gian tạm trú ở ký túc xá bộ phận quản lý sinh

viên sẽ nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin về sinh viên Khi cần thiết có thểsửa và xóa thông tin về sinh viên.Thông tin sinh viên bao gồm: mã sinhviên, tên sinh viên, ngày sinh, địa chỉ sinh viên, giới tính, điện thoại, mô tảkhác

 Quản lý phòng: Nhập mới thông tin phòng, sửa thông tin phòng, xóa thông

tin phòng Thông tin về phòng bao gồm: mã phòng, tình trạng phòng, sốlượng sinh viên, khu nhà, mô tả khác

 Quản lý điện nước: Khi sinh viên ở ký túc xá các phòng sẽ sử dụng điện

nước, hàng tháng bộ phận quản lý điện nước có trách nhiệm lập hóa đơnđiện nước của mỗi phòng Hóa đơn bao gồm các thông tin: số hóa đơn, mãphòng, ngày lập, tổng tiền Thông tin điện nước gồm: mã công tơ, mã

phòng, tháng ghi sổ, chỉ số đầu kì, chỉ số cuối kì Ngoài ra bộ phận này cònphải nhập thông tin điện nước, xóa thông tin điện nước khi có sự thay đổimức giá điện nước khi có điều chỉnh.

 Báo cáo thống kê: Lấy thông tin từ các bộ phận khác và có nhiệm vụ thống

kê số lượng hợp đồng, thống kê tình trạng phòng, báo cáo doanh thu để đưalên nhà quản lý khi nhận được yêu cầu từ nhà quản lý ký túc xá

b Phân công trách nhiệm

 Quản lý sinh viên:

o Nhập thông tin sinh viên

o Sửa thông tin sinh viên

o Xóa thông tin sinh viên

 Quản lý phòng:

o Nhập mới thông tin phòng

o Sửa thông tin phòng

o Xoá thông tin phòng

 Quản lý điện nước:

o Nhập thông tin điện nước

o Sửa thông tin điện nước

o Xoá thông tin điện nước

o Lập báo cáo hoá đơn

 Bộ phận tài vụ:

o Báo cáo doanh thu

o Thống kê số hợp đồng

o Thống kê tình trạng phòng

2 Quy tắc xử lý

a Quy trình nhận hồ sơ đăng kí và xét duyệt :

Khi sinh viên muốn được ở trong kí túc cần làm hồ sơ đăng kí hồ sơ bao gồm đơnxin vào ở kí túc xá có xác nhận của nhà trường và hoàn cảnh gia đình có xác nhận củađịa phương Khi nhận hồ sơ đăng kí của sinh viên bộ phận quản lý có trách nhiệm xétduyệt kiểm tra tính xác thực và xem xét những sinh viên nào có đủ tiêu chuẩn để vào ởtrong kí túc sau đó lập danh sách các sinh viên đủ tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên giađình chính sách trước và các gia đình có điều kiện khó khăn sau đó đến các đối tượngkhác

b Quy trình kiểm tra và sắp xếp danh sách phòng:

Khi lập danh sách các sinh viên đủ tiêu chuẩn bộ phận quản lý hợp đồng sẽ tiếnhành kiểm tra xem danh sách phòng trống Xem các phòng còn có thể sắp xếp đượcbao nhiêu sinh viên sau đó sắp xếp lần lượt theo danh sách ưu tiên theo thứ tự từ trênxuống Sau đó lập danh sách các phòng để quản lý

c Quy trình quản lý sinh viên và phòng ở khi sinh viên ở trong kí túc xá.

Bộ phận quản lý thường xuyên kiểm tra danh sách phòng và các sinh viên trong kítúc xá In và nộp báo cáo lên Ban quản lý kí túc xá Bộ phận quản lý điện nước hàngtháng kiểm tra số điện nước của các phòng ghi lại kết quả và nộp nên bộ phận tài vụđồng thời kiểm tra định kì cơ sở vật chất trong kí túc xá in và nộp báo cáo lên banquản lý

d Quy trình thu phí và lệ phí ở kí túc xá:

Hàng tháng bộ phận tài vụ sẽ gửi hóa đơn hàng tháng đến cho các phòng về lệ phí

ở và tiền điện nước hàng tháng Khi nhận hóa đơn các sinh viên có trách nhiệm xuốngphòng tài vụ thanh toán hóa đơn trong thời gian quy định và nhận lại biên lai thu tiền

e Quy trình trả phòng:

Khi sinh viên không muốn ở trong kí túc xá nữa hoặc với sinh viên ra trường phảithông báo với ban quản lý kí túc xá Các bộ phận liên quan có trách nhiệm kiểm tra cơ

sở vật chất khi sinh viên bàn giao và các khoản phí và lệ phí sinh viên chưa thanh toánsau đó làm thủ tục để sinh viên rời khỏi kí túc xá Sau đó xóa tên sinh viên khỏi danhsách phòng để có thể tiếp nhận sinh viên mới đến

3 Quy tắc nghiệp vụ

a Nhận hồ sơ:

- Không nhận hồ sơ của sinh viên không thuộc trường không có xác nhận củaBGH

- Không nhận nhiều hồ sơ của cùng một sinh viên

- Không nhận hồ sơ của những sinh viên đã tốt nghiệp

- Nhận hồ sơ của các sinh viên học tại trường các sinh viên mới nhập học vànhững sinh viên đang học trong trường

b Xét duyệt hồ sơ:

- Ưu tiên xét duyêt các hồ sơ đặc biệt những sinh viên gia đình chính sách và cóhoàn cảnh khó khăn

- Kiểm tra và loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ

c Lập danh sách sinh viên và sắp danh sách phòng:

- Sắp xếp sinh viên nam và nữ vào các phòng riêng

- Sắp xếp nhứnginh viên mới nhập học vào phòng riêng

- Thu lệ phí khi sinh viên đến nhận phòng

d Trả phòng:

- Chỉ nhận bàn giao phòng của sinh viên khi sinh viên đã thanh toán hết các khoảnphí và lệ phí trong quá trình ở trong kí túc xá.

- Khi xác nhận sinh viên đã thanh toán đủ và bàn giao cơ sở vật chất thì hoàn trả

hồ sơ cho sinh viên

4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ.

III: Các mẫu biểu thu thập được

1 Mẫu đơn dăng kí:

2 Mẫu đơn xác nhận hoàn cảnh gia đình

3 Hóa đơn thu tiền điện và tiền nước hàng tháng

4 Hóa đơn thu tiền ở và các khoản phụ thu khác

a Tiếp nhận và xét duyêt hồ sơ đăng ký:

- Điều kiện ban đầu: Sinh viên tới ban quản lý sinh viên nộp hồ sơ đăng ký

- Thông tin đầu vào: Hồ sơ sinh viên

- Thông tin đầu ra: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và các tiêu chuẩn xét duyệt

- Nơi thực hiện: Phòng của ban quản lý

- Tần xuất: Khoảng 50 lượt /ngày

b Nhận tiền lệ phí khi sinh viên chuyển vào ktx

- Điều kiện ban đầu: Sinh viên đủ tiêu chuẩn vào ở ktx

- Thông tin đầu vào: Hồ sơ sinh viên, danh sách phòng

- Thông tin đầu ra: Số tiền sinh viên nộp cho bộ phận tài vụ

- Nơi thực hiện: phòng tài vụ

- Tần xuất: khoảng 50 lượt /ngày

c Giao phòng cho sinh viên

- Điều kiện ban đầu: Sinh viên đủ tiêu chuẩn vào ở ktx và đã nộp đủ các khoản phí

và lệ phí

- Thông tin đầu vào: Hồ sơ sinh viên,danh sách phòng

- Thông tin đầu ra: Danh sách sinh viên ,số phòng

- Nơi thực hiện: Tòa nha ktx

- Tần xuất: khoảng 20 lượt /ngày

d Thu tiền điện nước hàng tháng:

- Điều kiện ban đầu: sinh viên đang sống trong các phòng được 1 tháng

- Thông tin đầu vào: hóa đơn điện nước

- Thông tin đầu ra: số tiền sinh viên nộp cho bộ phận tài vụ

- Nơi thực hiện: phòng tài vụ

- Tần xuất: khoảng 20 lượt /ngày

V: Đặc tả yêu cầu hệ thống

1 Xác định các chức năng của hệ thống

a Quản lí và lưu trữ toàn bộ hồ sơ đăng kí ở kí túc xá

b Xét duyệt các sinh viên đủ tiêu chuẩn ở trong kí túc xá

c Quản lí danh sách các sinh viên ở trong kí túc xá và tài sản trong kí túc xá

d Cho phép tìm kiếm tức thời thông tin của một sinh viên hoặc một hồ sơ đăng kí

e Tự động cập nhật các khoản phí và lệ phí khi phát sinh của sinh viên

f Tự động tính toán và tổng hợp các khoản phí tiền điện, tiền nước hàng tháng

2 Yêu cầu của hệ thống

a Yêu cầu thực thi

Hệ thống có thể phục vụ nhiều người tại cùng một thời điểm

Hệ thống phải đáp ứng việc tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác

b Yêu cấu chất lượng phần mềm

Các yêu cầu về chất lượng của sản phẩm: tính đúng, tính khoa học, tính tin cậy, tính thích nghi,…

c Yêu cầu môi trường hoạt động

Phần cứng: Máy tính phải có cấu hình tối thiểu : CPU Pentium III, RAM

128 MB, Ổ cứng 10 GB

Phần mềm: Visual Stadio.Net 2005 ( có thể dùng phiên bản cao hơn), SQL2000( có thể dùng phiên bản cao hơn)

Chương II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG I: Xây dựng sơ đồ phân dã chức năng.

Xóa hợp đồng

II: Sơ đồ luồng dữ liệu

1 Định nghĩa các kí hiệu sử dụng trong sơ đồ

Hình Elip: Hiển thị hệ thống và các chức năng trong hệ thống hay còn gọi là các tiến trình Đây là một hoạt động liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin, tạo ra

thông tin mới

Tên gọi: động từ + bổ ngữ

Hình chữ nhật: Thể hiện tác nhân ngoài, tuy không nằm trong hệ thống nhưng lại trao đổi với hệ thống Sự có mặt của nhân tố ngoài chỉ rõ giới hạn của hệ thống, định

rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

Tên gọi: danh từ

Mũi tên: Chỉ luồng dữ liệu, là một luồng thông tin vào

ra một tiến trình Các luồng dữ liệu chỉ ra thông tin

logic chứ không phải tài liệu vật lý

Tên gọi: danh từ + tính từ

Tác nhân trong: là một tiến trình hoặc là hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng trình bày ở trang khác trong sơ đồ nhưng có trao đổi với các phần tử của mô hình hiện đang xét Các tác nhân trong làm nhiệm vụ tham chiếu Từ mức 2 sẽ có tác nhân trong

Tên gọi: động từ + bổ ngữ

Kho dữ liệu: là nơi biểu diễn thông tin cất giữ, được lưu lại để một hay nhiều tiến trình cùng sử dụng chúng

Tên gọi: danh từ + tính từ

2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

Yêu cầu báo cáoKết quả

Thông báo KTX

3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1.

DS phòng

4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2.

a Sơ đồ luồng dữ liệu quản lý sinh viên

b Sơ đồ luồng giữ liệu hợp đồng

c Sơ đồ luồng dữ liệu quản lý phòng

Sinh viên

Sinh viên

d Sơ đồ luồng dữ liệu quản lý điện nước.

Thông tin phòng bị xóa

Thông t in điện n ước tha

y đổi

III: Đặc tả chức năng chi tiết.

1 Quản lý hợp đồng

 Đầu vào: Hồ sơ sinh viên

 Thân: Sinh viên nhận kết quả xét tuyển và các phòng nhận danh sách sinh viêncác phòng

 Đầu ra: Kết quả xét tuyển và các phòng sẵn sàng nhận sinh viên

no

Gửi báo cáo đến BQL ktx và tiến hành sửa chữa thay thế

Kết thúc

Gửi báo cáo tới BQL kí túc

xá và yêu cầu lân2

4 Quản lý sinh viên.

Bắt Đầu

Danh sách sinh viên

Kiểm tra

SV

Chỉnh sửa thông tin

Kết thúc Yes

No

Chương III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU

Việc xây dựng mô hình nhằm thiết lập một biểu đồ cấu trúc dữ liệu bao gồm dữliệu cần xử lý và cấu trúc toàn hệ thống

Mô hình thực thể mở rộng phát triển trên nền tảng mô hình thực thể với các kiểusau?

Các kiểu thuộc tính đa trị: được phép dung kiểu thuộc tính đa trị,nghĩa là kiểuthuộc tính mà giá trị của nó đối với một thực thể là một dãy hay một tập các giá trị đơnCác kiểu thực thể con: Xuất hiện bởi các yêu cầu khái quát hóa hay chuyên mônhóa khi phân cấp các sự vật

Các thực thể và những thuộc tính trong bài quản lý kí túc xá cụ thể như sau:

II: Mô hình liên kết thực thể.

Mã hợp đồng

Mã sinh viên

Mã phòngNgày bắt đầu Ngày kết thúc

Mã phòngTổng tiền

Điện Nước

Hợp Đồng Sinh Viên

III: Xây dựng mô hình quan hệ.

Mã hợp đồng

Mã sinh viên

Mã phòngNgày bắt đầu Ngày kết thúc

Mã sinh viên

Tên sinh viên

Ngày sinh

Lớp Quê quán

Giới tính

Số hóa đơnNgày lập

Mã phòngTổng tiền

Điện Nước

Hợp Đồng Sinh Viên

1 Số hiệu : 3 2 2 Tên bảng : điện nước 3 Bí danh : ĐIỆN NƯỚC

4 Mô tả : bảng này lưu trữ từng thông tin của một hóa đơn

5 Mô tả chi tiết các cột

5 Chisocuoiki Chỉ số cuối kì Number 

6 Khóa chính : Macongto

MaPhong

Thangghiso

2 Bảng phòng.

1 Số hiệu : 37 2 Tên bảng : Phong 2 Bí danh : PHONG

3 Mô tả : bảng này lưu trữ từng thông tin của một phòng

4 Mô tả chi tiết các cột

5 Khóa chính : Maphong

3 Bảng hợp đồng.

1 Số hiệu : 3 2 Tên bảng : điện nước 3 Bí danh : ĐIỆN NƯỚC

4 Mô tả : bảng này lưu trữ từng thông tin của một hợp đồng

5 Mô tả chi tiết các cột

6 Khóa chính : Mahopdong

7 Khóa ngoài: Maphong

8 Khóa ngoài: Masinhvien

4 Bảng sinh viên

1 Số hiệu : 3 2 Tên bảng : điện nước 3 Bí danh : ĐIỆN NƯỚC

4 Mô tả : bảng này lưu trữ từng thông tin của một hóa đơn

5 Mô tả chi tiết các cột

6 Khóa chính : Masinhvien

5 Bảng hóa đơn

4 Mô tả : bảng này lưu trữ từng thông tin của một hợp đồng

5 Mô tả chi tiết các cột

6 Khóa chính : Sohoadon

7 Khóa ngoài: Maphong

Chương IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I: Phân chia hệ thống thành các hệ thống con.

DS phòng

II: Thiết kế menu hệ thống.

1 Menu hệ thống

Menu Hệ thống có chức năng cho người dùng truy nhập, lưu dữ liệu đang làm việc

và thoát khỏi chương trình

2 Menu chức năng.

a Chức năng tìm kiếm

b Chức năng cập nhật