Phân tích thiết kế hệ thống: Quản lý điều hành Công ty du lịch - Quản lý tiền lương
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Lời giới thiệu Với việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin nh vũ bão hiện nay, việc ứng dụng các thành tựu của tin học trong đời sống trở nên vô cùng cần thiết, với những u việt mà coong nghệ thông tin đem lại cho con ngời đã làm thay đổi cả một cách làm việc mới một cách làm viêc hiệu quả đem lại nhiều ích lợi nh tính chính xác, nhanh chóng thuận tiện. Cùng với đó là một t duy mới về công việc của con ng- ời. Đối với Việt Nam cũng vậy, Việc ứng dụng và phát triển công nghiệ tin học trong đời sống đòi hỏi vô cùng cấp bách đối với nền kinh tế của nớc ta hiện nay. Với những chính sách của Đảng và nhà nớc, cùng với nhu cầu đòi hỏi của xã hội , việc ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống cũng nh công việc đợc đa lên hàng đầu trong sự nghiệp phát triển của nớc nhà. Đặc biệt đối với bài toán quản lý việc tin học hoá đã trở thành nhu cầu vô cùng cần thiết tại các doanh nghiệp hiện nay. Việc nhà quản lý nắm bắt đợc thông tin kịp thời nhanh chóng chính xác là một nhu cầu vô cùng cần thiết khi quản lý doanh nghiệp của mình. Trong khi đó với những công việc bàn giấy thủ công, công việc đó vô cùng khó khăn và mất rất nhiều thời gian, mà hiệu quả công việc không cao so. Nhng nếu tin học hoá trong công tác quản lý, thì mọi việc vô cùng đơn giản và thuận tiện. Giảm rất nhièu chi phí, nâng cao hiệu xuất công việc, tốn ít thời gian và đặc biệt là vô cùng chính xác. 1 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Với hệ thống quản lý điều hành của một công ty du lịch chúng ta còn có thể áp dụng quản lý với rất nhiều công việc khác nhau nh quản lý điều hành nhân viên, quản lý điều hành các toul du lịch hay quản lý điều hành trả lơng cho cán bộ công nhân viên vv Tuy nhiên do diều kiện khuôn khổ của bài tập phân tích thiết kế hệ thống này em chỉ nêu và giải quyết với bài toán trả lơng cho công nhân viên tại một công ty du lịch. Với điều kiện thực tế dựa trên việc trả lơng cho công nhân viên tại công ty du lịch và thơng mại Thủ Đô. Hơn nữa do điều kiện thực tế viêc chi trả lơng còn có liên quan tới rất nhiều nghiệp vụ khác nhau nên trên phạm vi bài này chỉ có phân tích và thiết kế những công việc chủ yếu của nghiệp vụ trả lơng Mặc dù đã cố gắng nhng do còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên đề tài còn nhiều thiếu xót rất mong thầy giáo và các bạn sinh viên cho ý kiến và giúp đỡ để em có thể hoàn thành đề tài tốt hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tới các bạn cùng lớp, anh Sơn phòng kế toán công ty du lịch và thơng mại Thủ Đô đã đọng viên và giúp đỡ trong quá trình làm đè tài này. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn chân thành tới thầy giáo PTS Đào Thanh Tĩnh đã trực tiếp giảng dạy và hớng dẫn em làm tốt đè tài này Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Hà Nội ngày 30-4-2005 Sinh viên Nguyễn Tiến Đức 2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Chơng I : khảo sát hệ thống A. Thực trạng Công ty du lịch và thơng mại Thủ Đô là một công ty nhà nớc chuyên kinh doanh các loại hình du lịch tại việt Nam với nhiệm vụ thực hiện kinh doanh tổ chức các toul du lịch tai Việt Nam. Đây là một công ty nổi tiếng trong trong nớc làm nhiệm vụ cung ứng về các toul du lịch. Công việc cấp phát lơng tởng nh nó là một công việc rất tất yếu đối với mọi công ty. Nhng để quản lý nó vận hành hoạt động một cách trôi chảy, vừa tiết kiệm về thời gian, vừa đem lại hiệu quả cao thì không chỉ trong thời buổi hiện tại mà trong tơng lai việc tin học hoá bài toán Quản Lý Cấp Phát Lơng sẽ làm cho các công việc trở lên dễ dàng, chính xác, có tính chuyên nghiệp lại có tính mềm dẻo nhng vẫn có tính bảo mật cao đối với nhiều đối tợng sử dụng khác nhau. Quản Lý Cấp Phát Lơng là một công việc đòi hỏi có độ chính xác cao. Hơn nữa đây còn là một bài toán khá mới đối với các công ty của Việt Nam , bởi việc áp dụng tin học hoá còn hạn chế mặt khác quy mô Quản Lý Cấp Phát Lơng của các công ty t- ơng đối nhỏ. Tuy nhiên với chiến lợc tin học hoá hiện đại hoá các phơng pháp Quản Lý Cấp Phát Lơng thì cần phải có một hệ thống theo dõi và quản lý một cách khoa học phù hợp với những chiến lợc đã đề ra trong định hớng phát triển của công ty mình 3 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Qua việc khảo sát thực tế công việc Quản Lý Cấp Phát Lơng tại Công ty du lịch và thơng mại Thủ Đô, em đã có đợc những điểm cơ bản cùng với cơ cấu quản lý của hệ thống. Nội dung của thực trạng công việc khảo sát nh sau: Trớc tiên công ty du lịch và thơng mại thủ đô là một công ty nhà nớc nên mọi hoạt đông của công ty về việc chi trả lơng cho cán bộ công nhân đều theo quy định của nhà nớc về việc chi trả lơng. Việc Quản Lý Cấp Phát Lơng của công ty trên, hoàn toàn đang phải quản lý các công việc một cách thủ công: từ công việc nhập công cán, xử lý tính toán, duyệt công, cho đến việc xây dựng, tạo lập bảng thanh toán . dù nhờ vào một số mẫu biểu nh: bảng chấm công, bảng thanh toán lơng, việc giám định công cán, chế độ của các phòng ban cho đến việc tính toán bảng xác nhận Bảng thanh toán của giám đốc đến việc cấp phát lơng. Duy chỉ có sự hỗ chợ công việc tính toán bảng công nhờ phần mềm EXEL. Thực chất ra hoàn toàn cha có một hệ thống quản lý và cấp phát lơng nào tại cơ quan đợc lập trình xây dựng hệ thống bằng bất kỳ ngôn ngữ lập trình tin học nào. Từ đó cá nhân em nghĩ: Với thực trạng của công việc trên hoàn toàn không tránh khỏi sự thất thoát về thông tin, sự giám định sẽ dẫn đến sai sót, mất nhiều thời gian khi cấp phát chi trả lơng cho công nhân viên công ty. Lợi ích của việc tin học hoá vào Quản Lý Cấp Phát Lơng sẽ giảm đợc thời gian và công sức cho nhân viên phòng kế toán hàng tháng phải làm bản lơng cho nhân viên. hơn nữa việc đó sẽ giúp cho nhà quản lý nhan chóng nắm bắt đợc tình hình lơng của nhân viên đồng thời tạo cho cán bộ công nhân viên thêm tin tởng về mặt tiền lơng do tránh đợc sai sót do trớc đay làm thủ công. B. yêu Cầu Của Hệ Thống Mới: 4 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Chính vì vậy đòi hỏi khi xây dựng một hệ thống tin học hoá việc cấp phát lơng là phải chính xác tránh thất thoát thông tin, đem lại sự linh hoạt cho hệ thống, tiết kiệm về thời gian và tránh sai sót trong việc cấp phát chi trả lơng. Hơn thế nữa việc xây dựng hệ thống mới bằng cách tin học hoá phải có sự mềm dẻo, dễ thích nghi với công việc chuyển đổi từ thủ công lên tin học hoá cho ngời sử dụng, để sao cho khi mọi tình huống bất ngờ xảy ra chính bản thân ngời sử dụng có thể tự tìm kiếm sửa đổi và cập nhật thông tin mới một cách dễ dàng và chính xác.Cùng với đó các nhà quản lý luôn luôn có thể tìm kiếm thông tin dễ dàng hay diều chỉnh mức lơng sao cho phù hợp với thực tế của công ty. 5 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Chơng II: phân tích hệ thống A. Xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ : 1, Liệt kê các chức năng : Sau khi khảo sát đã dẫn tới việc hình thành các chức năng sau: a. Chức năng tiếp nhận thông tin: - Bảng chấm công của các bộ phận. - Chế độ lơng. - Các chế độ khác. - Lu trữ. b. Xử lý sơ bộ: - Giám định của các phòng ban. - Tính toán duyệt công: +Đối chiếu theo họ tên. +Đối chiếu theo chế độ lơng. +Đối chiếu các loại công. +Đối chiếu theo chế độ khác -Lập bảng thanh toán sơ bộ. - Kiểm tra và điều chỉnh c. Xử lý và xác nhận: - Xử lý đặc biệt: +Xử lý theo tên. +Đối chiếu sửa chữa. 6 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng - Xác nhận bảng thanh toán. +Xác nhận của kế toán trởng. +Xác nhận của giám đốc. - Xử lý bảng thanh toán lơng: +Phòng tài vụ tiếp nhận bảng thanh toán. +Thủ quỹ chi lơng (Tiền Mặt). d. Chi trả lơng( cấp phát lơng): Khối gián tiếp: +Chuẩn bị toul du lịch . +Điều hành toul du lịch Nhân viên +Gián tiếp khác. -Khối trực tiếp: +Trực tiếp điều hành. +Phục vụ du lịch Nhân viên +Trực tiếp hớng dẫn du lịch 2, Sơ đồ chức năng nghiệp vụ: 7 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng 8 Quản Lý Và Cấp Phát Lương Quản Lý Và Cấp Phát Lương Các Chế độ Khác Các Chế độ Khác Chế Độ Lương Chế Độ Lương Tiếp Nhận Thông Tin Tiếp Nhận Thông Tin Xử Lý Sơ Bộ Xử Lý Sơ Bộ Giám Định Của Các Phòng Ban Giám Định Của Các Phòng Ban Tính Toán Duyệt Công Tính Toán Duyệt Công Lâp Bảng Thanh Toán Sơ Bộ Lâp Bảng Thanh Toán Sơ Bộ Kiểm Tra & Điều Chỉnh Kiểm Tra & Điều Chỉnh Xử Lý Đặc Biệt Xử Lý Đặc Biệt Xác Nhận Bảng Thanh Toán Xác Nhận Bảng Thanh Toán Xử Lý Bảng Thanh Toán Lương Xử Lý Bảng Thanh Toán Lương Bộ Phận Gián Tiếp Bộ Phận Gián Tiếp Bộ Phận Trực Tiếp Bộ Phận Trực Tiếp Xử Lý & Xác Nhận Xử Lý & Xác Nhận Chi Trả (Cấp Phát) Lương Chi Trả (Cấp Phát) Lương Xử Lý Theo Tên Xử Lý Theo Tên Bộ Phận Trực Tiếp Bộ Phận Trực Tiếp Bộ Phận Gián Tiếp Bộ Phận Gián Tiếp Đối Chiếu Xử Lý Đối Chiếu Xử Lý Giám Đốc Xác Nhận Giám Đốc Xác Nhận KTT Xác Nhận KTT Xác Nhận P.Tàivụ Tiếp Nhận P.Tàivụ Tiếp Nhận T.Qũi Chi Lươn (Tiền) T.Qũi Chi Lươn (Tiền) Đối Chiếu Công Đối Chiếu Công Đối Chiếu Trế Độ Đối Chiếu Trế Độ Đối ChiếuTr.Đ ộ Lương Đối ChiếuTr.Đ ộ Lương Đối Chiếu Theo Tên Đối Chiếu Theo Tên Lưu Trữ Lưu Trữ Bảng Chấm Công Bảng Chấm Công Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng B. Phân tích chức năng: 1. Phân tích các chức năng *Đối với chức năng tiếp nhận thông tin: -Từ thực tế quản lý lơng của toàn công ty lại dựa hoàn toàn vào việc thu thập các bảng chấm công từ các bộ phận ( gián tiếp, trực tiếp ), các chế độ lơng và các chế độ khác nh: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, làm thêm giờ, tạm ứng, các khoản cộng trừ khác . Do vậy các chức năng trên phải mang tính tất yếu trong việc thu thập thông tin tạo nền móng cho các quá trình sau. *Chức năng sử lý sơ bộ: 9 Bộ Phận Gián Tiếp Bộ Phận Trực Tiếp Chuẩn Bị Toul Du lịch Điều Hành Toul Du lịch Gián Tiếp Nhân viên Chi Trả (Cấp Phát) Lơng Nhân viên Nhân viên Trực Tiếp Hớng dẫn du Phục Vụ Du Lịch Nhân viên Nhân viên Trực Tiếp Điều Hành Nhân viên Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng - Bao gồm sự giám định của các phòng ban nh: kế hoạch, diều hành, kế hoạch, tài vụ . nhằm khẳng định cho các sự kiện, các dữ liệu trong bảng chấm công là chính xác. Tiếp đó sau khi giám định xong phải Tính Toán Duyệt Công, nhờ vào sự đối chiếu họ tên của các nhân viên trong từng bộ phận từ đó đối chiếu tiếp với chế độ l- ơng nh: cấp bậc lơng, hệ số lơng, các chế độ khác nh: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế . các loại công nh: công theo tháng, công theo sản phẩm, công theo thời gian. Với tất cả việc tính toán và gíam định các bảng công của từng bộ phận lập nên bảng thanh toán sơ bộ. Sau đó phải kiểm tra xem việc thiết lập đã đúng, đã trùng lặp cha và có cần sửa đổi không. *Chức năng xử lý và xác nhận: - Cần phải có một khâu xử lý đặc biệt với tất cả các bảng thanh toán nhờ vào việc xử lý đối chiếu theo từng họ tên gồm: đầy đủ các dữ liệu đã có trong từng bộ phận và tiếp tục đối chiếu, sửa chữa lại lần nữa trớc khi xác nhận chính thức bảng Thanh Toán Lơng. - Việc xác nhận chính thức bảng thanh toán lơng phải đợc xác nhận bởi Giám đốc, sau đó đến Kế toán trởng từ đó kế toán trởng sẽ chuyển giao cho thủ quĩ tiếp nhận bảng Thanh Toán Lơng và chuẩn bị ngân quĩ (Tiền Mặt) chi trả lơng. *Chức năng chi trả ( Cấp phát lơng ): -Là một trong những chức năng quản lý cũng khá phức tạp việc chi trả từ thủ quĩ đến các bộ phận Gián tiếp và Trực tiếp. ở bộ phận Gián tiếp thì chi trả phân bổ tiếp về các khâu Chuẩn bị toul du lịch , Điều hành toul , Gián tiếp và cuối cùng là đến tay các Nhân viên. Cũng nh vậy ở bộ phận Trực tiếp sẽ chi trả về các khâu Trực tiếp điều hành, Phục vụ du lịch và Trực tiếp hớng dẫn du lịch rồi cuối cùng cũng là các Nhân viên 2.Sơ đồ dòng dữ liệu: 2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ mức đỉnh: 10 [...]... Hà Nội Phân tích và thiết kế tin học hệ thống quản lý, kinh doanh, nghiệp vụ - Tác giả Ngô Trung Việt, NXB Giao Thông Vận Tải 1995 Một Số Tài Liệu Chuyên Nghành Kế Toán 29 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng 30 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Mục lục Trang Lời Giới Thiệu 1 Chơng I Khảo sát hệ thống... Phân tích dữ liệu mô hình thực thể: 1, Liệt kê các thực thể: - Nhân viên - Đơn vị - Bộ phận gián tiếp - Bộ phận trực tiếp - Các phòng ban - Chế độ - Bảng chấm công - Bảng thanh toán 14 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng 2, Liệt kê các kiểu liên kết a Liên kết : MộtMột Đơn vị Bảng chấm công Đơn vị Bảng Thanh toán 15 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành. .. - Tên phòng ban - Công việc * Chế độ: - Tên chế độ * Bảng chấm công: * Bảng thanh toán - Mã đơn vị - Mã đơn vị - Mã nhân viên - Mã nhân viên - Cấp bậc lơng - Ngày công - Chế độ - Ngày công - Thành tiền 18 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng 4 Xây dựng mô hình thực thể quan hệ: Thành viên Mã nhân viên Họ và tên Số năm công tác Ngày sinh Địa chỉ Quê quán Bộ... hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng b Liên kết : MộtNhiều Bộ phận gián tiếp Nhân viên Bộ phận trực tiếp Nhân viên Bộ phận gián tiếp Bảng chấm công Bảng chấm công Thành viên Bảng thanh toán Thành viên 16 Phân tích thiết kế hệ thống Bộ phận trực tiếp Bộ phận gián tiếp Bộ phận trực tiếp quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Bảng chấm công Đơn vị Đơn vị c Liên kết : NhiềuNhiều Bảng chấm công. .. Mã đơn vị Tên bộ phận Tên bộ phận Bảng chấm công: Bảng thanh toán Mã đơn vị Mã thành viên Ngày công Thành tiền Mã đơn vị Mã thành viên Cấp bậc lương Chế độ Ngày công Chế độ: Tên chế độ Bộ phận trực tiếp: Các phòng ban: Tên phòng ban Công việc Tên bộ phận 19 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Chơng III: Thiết kế hệ thống A Mô tả một số Môđun phức tạp và quan... Bảng chấm công Chế độ Bảng thanh toán 17 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng 3, Các thuộc tính của từng thực thể liên kết: - Nhân viên + Mã thnh viên + Họ và tên + Số năm công tác + Ngày sinh + Địa chỉ + Quê quán * Đơn vị - Mã đơn vị - Tên bộ phận * Bộ phận gián tiếp: - Tên bộ phận * Bộ phận trực tiếp: - Tên bộ phận * Các phòng ban: - Tên phòng ban - Công việc... tính toán, duyêt công trên bảng chấm công mà đã đợc kiểm tra và điều chỉnh 3, Môđun Xử Lý & Xác Nhận 20 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Môđun này sẽ xử lý, điều chỉnh một lần cuối trớc khi xác nhận tạo lên Bảng Thanh Toán, xử lí Bảng Thanh Toán kết hợp với việc chuẩn bị chi trả lơng về các bộ phận + Input: Lấy dữ liệu đã đợc xử lí sơ bộ để tạo thành dữ liệu... 2 Liệt kê các kiểu liên kết 12 2 Các thuộc tính của từng thực thể liên kết .14 3 Xây dựng mô hình thực thể quan hệ 14 Chơng III Thiết kế hệ thống 16 31 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng A Mô tả một số modul phức tạp và quan trọng 16 1 Môđun Tiếp Nhận Thông Tin: 16 2 Môđun Xử Lý Sơ Bộ: .16 3 Môđun Xử Lý & Xác Nhận: 16... hệ thống cần hớng tới Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đáp ứng đợc nhu cầu ứng dụng tin học đang phát triển nhanh chóng, quy mô ứng dụng ngày càng rộng lớn và là khâu mang tính quyết định trong việc xây dựng hệ thống thông tin Đó là những mục tiêu hàng đầu của đảng và nhà nớc ta đang hớng tới về tin học hoá 28 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Phân. . .Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch Quản lý tiền lơng Bảng Chấm Công Lu Trữ Dữ Liệu Kho Dữ Liệu Tiếp Nhận Tiếp Nhận Thông Tin Thông Tin Đối chiếu Dữ liệu Dữ liệu Các Phòng Ban Giám định tính toan duyệt công Xử Lý Sơ Bộ Xử Lý Sơ Bộ Tạo lập Chuyển Bảng Thanh Toán giao Kiểm tra Bảng Chấm Công Ký nhận Xử Lý Và Xử Lý Và Xác Nhận Xác Nhận Bảng Thanh . - Thành tiền. - Ngày công. 18 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điều hành công ty du lịch . Quản lý tiền lơng Với hệ thống quản lý điều hành của một công ty du lịch chúng ta còn có thể áp dụng quản lý với rất nhiều công việc khác nhau nh quản