Phân tích & thiết kế hệ thống quản lý kho tại Công ty Công Nghệ Phúc Anh

Trang 1

Lời nói đầu

Hiện nay trên thế giới nói chung và nớc ta nói riêng đang diễn ra quá trìnhtin học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội loài ngời, loài ngời

đang chuyển sang kỷ nguyên của Công nghệ thông tin Các máy tính đặc biệt làcác máy vi tính xuất hiện khắp nơi, hoặc hỗ trợ hoặc thay thế toàn bộ con ngờithực hiện những công việc do con ngời giao cho thông qua các chơng trình máytính một trong những kiến thức tối thiểu của một con ngời trong thời đại ngàynay là biết sử dụng máy tính

Với sự hỗ trợ đắc lực của Công nghệ thông tin, nó đã giúp cho công việcquản lý ngày càng hiệu quả và dễ dàng xử lý các tình huống, các yêu cầu, đa racác con số, và các báo cáo một cách chính xác và nhanh chóng nhất và bên cạnh

đó nó còn giảm thiểu thời gian rất lớn và công sức để hoàn thành công việc

Với ứng dụng Công nghệ thông tin mà nó đã làm giảm đợc sự quản lý

đầy khó khăn và nặng nề trên giấy tờ trong công tác quản lý từ trớc tới nay

Với vốn kiến thức đợc học tại trờng và nhu cầu nóng bỏng của xã hội cộngthêm sự ham mê muốn làm đợc một chơng trình có thể ứng dụng trong thực tiễn

Em đã chọn đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty

Công Nghệ Phúc Anh với nội dung chính nh sau :

Chơng I : Tổng quan về công ty, lý do chọn đề tài và hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Chơng II : Giới thiệu chung về hệ thống thông tin

Chơng III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Công ty Công Nghệ Phúc Anh.

Cho dù rất cố gắng nhng bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu khuyết em vẫn

hy vọng cũng sẽ là tài liêụ bổ ích cho các bạn Rất mong đợc sự thông cảm củathày và các bạn và mong nhận đợc sự góp ý chân thành cảm ơn thầy và các bạn

để bài viết đợc hoàn thiện hơn

Trang 2

Đợc thành lập vào tháng 02 năm 2002, Công ty Công Nghệ Phúc Anh làmột công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các thiết bị điện, điện tử, tin học

và các sản phẩm ứng dụng công nghệ cao Sau hơn ba năm thành lập, đến naySuntech đã và đang trên đà phát triển Công ty không ngừng mở rộng hợp táckinh doanh, cải tiến chất lợng sản phẩm và dịch vụ nhằm đáp ứng một cách tốtnhất nhu cầu của khách hàng Đợc xây dựng và phát triển bởi đội ngũ cán bộ,công nhân viên và cộng tác viên với trình độ đại học và trên đại học, công ty dãmang đến cho khách hàng những công nghệ hiện đại và dịch vụ mang tínhchuyên nghiệp cao

Để góp phần vào thành công của khách hàng, công ty Công Nghệ PhúcAnh luôn cố gắng hết mình với phơng châm hoạt động: “Uy tín, chất lợng vàhiệu quả” Theo đó, các sản phẩm chủ yếu mà công ty mang đén cho khách hàngnh: các loại ti vi, máy giặt, tủ lạnh, điều hoà nhiệt độ, máy xay sinh tố, máy tính

và thiết bị văn phòng, nội thất ô tô, chuông hình, chuông cho các toà nhà, cácloại card, với nhiều mẫu mã hiện đại của nhiều hãng có tên tuổi trong nớc cũng

bộ phận nhng việc quản lý đó vẫn cha thực sự đáp ứng đợc nhu cầu của bộ phậnquản lý kho Bởi với một số lợng mặt hàng rất lớn lại nằm ở nhiều kho khác nhauthì việc quản lý nhập - xuất và lên các báo cáo tồn kho cho từng giai đoạn để bangiám đốc có đầy đủ thông tin chính xác cho việc ra quyết định là rất phức tạp,

đòi hỏi phải có một hệ thống tổng thể có thể bao quát đợc tất cả những thông tin

về mặt hàng, khách hàng, kho hàng, hàng tồn kho, nhập - xuất hàng, Vì thế, để

bộ phận quản lý kho hoạt động một cách có hiệu quả em đã quyết định chọn đềtài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Công NghệPhúc Anh” với mong muốn góp phần vào công việc quản lý của công ty để công

ty ngày một vững mạnh

Trang 4

Chơng II

giới thiệu chung về hệ thống thông tin

Trớc tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệthống Ngời ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràngbuộc lẫn nhau và với môi trờng bên ngoài Hệ thống quản lý là một hệ thống tíchhợp giữa ngời và máy tạo ra các thông tin giúp con ngời trong sản xuất quản lý

và ra quyết định Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nétkhái quát cũng nh các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một

hệ thống thông tin quản lý đợc tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt

I những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý

1 Phân cấp quản lý

Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức từ trên xuống dới

có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệthống Hệ thống quản lý đợc phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ơng,cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trênxuống dới Thông tin đợc tổng hợp từ dới lên và truyền từ trên xuống

2 Luồng thông tin vào.

Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhaugồm:

Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tínhchất thay đổi lâu dài

Những thông tin mang tính chất thay đổi thờng xuyên phải luôn cập nhật Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, đợc tổng hợp từ cácthông tin cấp dới phải xử lý định kỳ theo thời gian

3 Luồng thông tin ra.

Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhucầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể

Trang 5

Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc phục vụcho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệthống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời.

4 Quy trình quản lý.

Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thờng xuyên đợc đa vào sổsách Từ sổ sách đó các thông tin đợc kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáocần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau Do

đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc d thừa thông tin Trongquá trình quản lý do khối lợng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một

số khác và đối tợng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không đợc tổng hợp

đầy đủ

II mô hình một hệ thống thông tin quản lý

1 Mô hình luân chuyển dữ liệu.

Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả quacác modul sau :

3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.

Thông tin loại này cần cập nhật nhng không thờng xuyên yêu cầu chủ yếucủa loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết

Trang 6

Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ cácbảng biểu mẫu Thông tin đợc sử dụng trong việc này thuận lợi là đã đợc xử lý

từ các phần trớc nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này đợcgiảm nhẹ

III các nguyên tắc đảm bảo

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khókhăn, chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản

lý thờng dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau

1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.

ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin đợc tích luỹ và thờngxuyên cập nhật Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiềubài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần đợc loại bỏ Do vậy, ngời ta tổchức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trờng hợp trùng lặp hoặckhông nhất quán về thông tin đã đợc loại trừ Chính mảng thông tin cơ bản này

sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tợng điều khiển

2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải

có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ

sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tincần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể

Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin

sẽ làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này

3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.

Nguyên tắc còn đợc vận dụng cả khi đa thông tin mới vào hệ thống việcnày không những giảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậythông tin đầu vào

IV Các bớc xây dựng hệ thống quản lý

Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động

Trang 7

1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án.

ở bớc này ngời ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhợc

điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khảthi của dự án từ đó định hớng cho các giai đoạn tiếp theo

2 Phân tích hệ thống.

Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các

l-ợc đồ khái niệm Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng ll-ợc đồ cho hệ thống mới

3 Thiết kế tổng thể.

Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hhệ thống mới Phân định

rõ phần việc nào sẽ đợc xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công

4 Thiết kế chi tiết.

+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trớc khi đa vào máytính

+ Thiết kế các phơng pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính

+ Thiết kế chơng trình, các giao diện ngời sử dụng, các tệp dữ liệu

+ Chạy thử chơng trình

+ Dịch sang đuôi exe và đóng gói chơng trình

Trang 8

Chơng III Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty công nghệ Phúc Anh

I Phân tích hệ thống thông tin quản lý kho

1.2 Xuất hàng:

Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng lần lợt duyệt cáckhách yêu cầu, kiểm tra số lợng mặt hàng mà công ty có thể bán Có thể xảy racác trờng hợp sau:

 Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàngkhông có trong công ty Trờng hợp này phải từ chối bán các mặt hàng

 Công ty có đủ số lợng, quy cách cũng nh yêu cầu:Trờng hợp này tiếptục thoả thuận về giá cả

 Công ty không có các mặt hàng này nhng hệ thống thông tin chào hàng

có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao

đổi với khách hàng Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghịvới bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng

Sở dĩ nh vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp

 Công ty có đầy đủ số lợng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu củakhách nhng trong kho không còn đủ số lợng và quy cách do bán hết hoặc cònthiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng cònlại

Trang 9

2 Luồng thông tin và dữ liệu .

Trớc hết ta phải xác định luồng thông tin vào và ra của hệ thống từ đó sẽphân tích thiết kế hệ thống mới

Có nhiều hệ thống phân tích thông tin chức năng, ở đây ta áp dụng phơngpháp phân tích từ trên xuống

+ Luồng thông tin vào:

- Các thông tin về khách hàng

- Thông tin về nhà cung cấp

- Thông tin về hàng hoá

+ Luồng thông tin ra:

- Báo cáo nhập, xuất và tồn kho

- Báo cáo về khách hàng

- Báo cáo về công nợ

- Tra cứu tổng hợp về các mục tiêu có liên quan đến công tác kinhdoanh của Công ty

Trang 10

2.1 Phân tích các chức năng:

* Chức năng nhập hàng.

+ Mô tả: Quản lý thông tin về hàng hoá

+ Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về mặt hàng cần mua: Mã hàng,Tên hàng, Giá cả, Số lợng, Nhà cung cấp

+ Thông tin ra: Hoá đơn nhập hàng (Dùng để lu thông tin nhập hàng), báocáo nhập

- Danh sách nhà cung cấp:

+ Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà cung cấp hàng hoá

+ Thông tin vào: Các thông tin về loại hàng hoá

+ Thông tin ra: Thông tin về nhà cung cấp

+ Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, số điện thoại

- Danh sách mặt hàng nhập:

+ Mô tả: Thông tin chung về mặt hàng cần mua

+ Thông tin vào: Các thông tin chung về tên hàng, chủng loại

+ Thông tin ra: Thông tin về chất lợng, hãng sản xuất

+ Các sự kiện: Thay đổi về số lợng, hãng sản xuất, giá cả, có thể bổsung các mặt hàng vào

- Báo cáo nhập:

+ Thông tin ra: In báo cáo về nhập hàng hoá

* Chức năng xuất hàng:

- Mô tả: Quản lý thông tin về việc bán hàng của doanh nghiệp

Trang 11

- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về yêu cầu của khách hàng.

- Thông tin ra: In hoá đơn cho khách, lập báo cáo hàng xuất kho

- Danh sách khách hàng mua:

+ Mô tả: Cung cấp thông tin về các mặt hàng đã mua

+ Thông tin vào: Thông tin về hàng hoá mua của khách.+ Thông tin ra: Thông tin về hàng hoá mua của khách

- Danh sách mặt hàng tiêu thụ:

+ Mô tả: Liệt kê chung về các mặt hàng đã bán

+ Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên hàng, chủngloại, số lợng

+ Thông tin ra: In báo cáo về các mặt hàng đã xuất

- Báo cáo xuất:

+ Thông tin ra: In báo cáo về xuất hàng hoá

* Chức năng quản lý kho:

+ Mô tả: Phiếu nhập và xuất kho khi có yêu cầu của phòng kinhdoanh

+ Thông tin vào: Các mặt hàng đã nhập kho

+Thông tin ra: Các mặt hàng đã xuất kho

- Phiếu nhập kho:

+ Mô tả: Quản lý việc hàng hoá của Công ty

Trang 12

+ Thông tin vào: Các thông tin về mua hàng, nhập hàng.

+ Thông tin ra: Phiếu nhập hàng gồm các thông tin tên hàng, nhãnhiệu, quy cách, số lợng

+ Các sự kiện: Thay đổi chủng loại, mã hàng

- Phiếu xuất kho:

+ Mô tả: Quản lý việc bán, xuất hàng hoá của Công ty cho khách.+ Thông tin vào: Các thông tin về xuất hàng

+ Thông tin ra: Phiếu xuất hàng, giao hàng

+ Thông tin ra: In báo cáo về kho

II- Mô hình luồng dữ liệu:

* Chức năng nhập hàng

DS mặt hàng nhập

Báo cáo

Thông tin nhà c 2 dự trù

Nhà cung cấp Tìm nhà c2

Số hiệu mặt hàng mua

Th ơng l ợng Mua hàng Nhà cung cấp

Danh sách mặt hàng nhập

DS nhà cung cấp

Trang 13

* Chức năng xuất hàng.

Khách hàng Yêu cầu mua hàng

Lập báo cáo xuất

Đối chiếu

Gửi DS

Mặt hàng tiêu thụ Phiếu y/c hoá đơn xuất

DS

khách

mua

Trang 14

* Chøc n¨ng qu¶n lý kho:

III- ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu

1 B¶ng “Ctpx” (Chi tiÕt phiÕu xuÊt)

kho

NhËp hµng

Yªu cÇu nhËp hµng

PhiÕu y/c xuÊt kho

Ghi phiÕu xuÊt XuÊt hµng

Kh¸ch

PhiÕu xuÊt kho

Hµng kh¸ch

XuÊt hµng Hµng

DS hµng xuÊt

DS hµng nhËp

PhiÕu nhËp kho

Trang 15

2 B¶ng CTPN (Chi tiÕt phiÕu nhËp)“ ”

3 B¶ng PHIEU_NHAP (PhiÕu nhËp)

4 B¶ng PHIEU_XUAT (PhiÕu xuÊt)

Trang 16

5 B¶ng KHACH_HANG (Kh¸ch hµng)

Trang 17

8 B¶ng KHO

IV M« h×nh thùc thÓ liªn kÕt.

Trang 18

Đơn vị:

Địa chỉ: Phiếu nhập khoMẫu số: 01 -VT Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày Tháng Năm

Của bộ tài chính Ngày Tháng Năm 200

Nợ: Số:

Có:

- Họ, tên ngời giao hàng:

-Theo Số Ngày Tháng Năm 200 của

Nhập tại kho:

Cộng thành tiền (viết bằng chữ):

Nhập,ngày Tháng Năm200

Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2 Phiếu xuất kho: Đơnvị: Địa chỉ:

Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT

Trang 19

N¨m Cña bé tµi

chÝnh

Trang 20

Ngày Tháng Năm 200

Nợ: Số:

Có:

- Họ, tên ngời nhận hàng: Địachỉ(Bộ phận)

- Lý do xuất kho:

Xuất tại kho:

Cộng thành tiền (viết bằng chữ):

Xuất, ngày Tháng Năm 200

Thủ trởng đơn vị Phụ trách bọ phận sử dụng Ngời nhận hàng Thủ kho (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên) 3- Thẻ kho: Đơn vị:

Địa chỉ:

Thẻ kho

Ngày Tháng Năm 200

Trang 21

Thñ kho KÕ to¸n trëng

Trang 22

VII Thiết kế giao diện:

Là một phần trong những phần thiết yếu của hệ thống trình bày mộtphần các thông tin mà ngời sử dụng cần biết Bởi vậy, mục tiêu của nó cần đợcngời thiết kế tiến hành hết sức cẩn thận

Form Đăng Nhập

Form Chính

1 Form đổi mật khẩu

Định dạng
Số trang	33
Dung lượng	593 KB