Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng cho tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng cho tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 4

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST VÀ VẤN ĐỀ QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY 6

1.1 Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast 6

1.1.1 Các thông tin chung về cơ quan thực tập 6

1.1.2 Quy mô của công ty 7

1.1.3 Tổ chức cuả công ty 9

1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty 9

1.1.3.2 Tổ chức các phòng ban của FAST 10

Các công việc chính 10

1.1.3.3 Tổ chức của chi nhánh và bộ phận kinh doanh 11

Phòng ban, bộ phận 11

1.1.3.4 Tæ chøc cña phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm 13

1.1.4 Hoạt động chính 14

1.1.4.1 Lĩnh vực kinh doanh: 14

1.1.4.2 Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ 14

1.1.4.3 Mục tiêu của công ty 15

1.1.4.4 Các khách hàng 15

1.1.5 Định hướng phát triển 16

1.1.6 Uy tín của FAST trên thị trường 16

1.2 GIỚI THIỆU TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI CÔNG TY FAST 17

1.3 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 17

1.3.1 Tên đề tài 17

1.3.2 Lý do chọn đề tài 17 1.3.3 Nội dung khái quát của đề tài và các công việc chính cần thực

1.3.4 Hướng thực thi của đề tài 19

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIấN HỆ THỐNG THễNG TIN QUẢN Lí 20

2.1 Thụng tin-Hệ thống thụng tin 20

2.1.1 Dữ liệu, thụng tin và quản lý 20

2.1.2 Định nghĩa và cỏc bộ phận cấu thành Hệ thống thụng tin 21

2.1.3 Mụ hỡnh biểu diễn Hệ thống thụng tin 21

2.2 Phõn loại hệ thống thụng tin trong một tổ chức 22

2.2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra 22

2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp 23

2.3 Phương phỏp phỏt triển hệ thống thụng tin 24

2.3.1 Phơng pháp tổng hợp 24

2.3.2 Phơng pháp phân tích 25

2.3.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích 25

2.4 Cỏc cụng cụ mụ hỡnh hoỏ hệ thống thụng tin 25

2.4.1 Sơ đồ luồng thụng tin 25

2.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD) 26

2.5 Cỏc cụng đoạn phỏt triển hệ thống thụng tin quản lý 28

2.5.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 28

2.5.2 Cỏc cụng đoạn phỏt triển hệ thống thụng tin 29

2.5.2.1 Giai đoạn1: Đỏnh giỏ yờu cầu 29

2.5.2.2 Giai đoạn2: Phõn tớch chi tiết 31

2.5.2.3 Giai đoạn 3: Thiết kế logic 32

2.5.2.4 Giai đoạn 4: Đề xuất cỏc phương ỏn cuả giải phỏp 32

2.5.2.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài 33

2.5.2.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống 33

2.5.2.7 Giai đoạn 7:Cài đặt, bảo trỡ và khai thỏc hệ thống 34

2.6 Phõn tớch hệ thống thụng tin quản lý 35

2.6.1 Mục tiờu của giai đoạn phõn tớch hệ thống 35

2.6.2 Cỏc phương phỏp thu thập thụng tin 35

2.6.2.1 Phỏng vấn 35

2.6.2.2 Nghiờn cứu tài liệu 36

2.6.2.3 Sử dụng phiếu điều tra 36

2.6.2.4 Quan sỏt 37

2.7 Cỏc bước xõy dựng HTTT quản lý 37

2.7.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống ( chiếm 10% khối lợng công việc) 37

2.7.2 Phân tích hệ thống ( chiếm 25% khối lợng công việc) 37

2.7.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lợng công việc ) 38

2.7.4 Cài đặt hệ thống mới ( chiếm 15% khối lợng công việc ) 38

2.8 Thiết kế hệ thống thông tin 38

2.8.1 Giai đoạn phân tích hệ thống 38

2.8.1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) 39

2.8.1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD ) 39

2.8.1.3 Mô hình dữ liệu 41

2.8.1.4 Mô hình quan hệ 43

2.9 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin 44

2.10 Nội dung của bài toỏn quản lý khỏch hàng 45

2.10.1 Cỏc yờu cầu của bài toỏn quản lý khỏch hàng 45

2.10.2 Cỏc thụng tin đầu vào và đầu ra của hệ thống thụng tin quản lý khỏch hàng 46

2.10.3 Giải phỏp phần mềm 46

3.1 Khảo sỏt hiện trạng 49

3.1.1 Cơ cấu hệ thống thụng tin quản lý khỏch hàng tại cụng ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast 49

3.1.2 Quy trỡnh quản lý khỏch hàng tại cụng ty Fast 49

3.2 Phõn tớch hệ thống thụng tin quản lý khỏch hàng 50

3.2.1 Mụ hỡnh phõn cấp chức năng(BFD) 50

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD) 51

3.2.3 Sơ đồ luồng thụng tin(IFD) 55

3.2.3 Sơ đồ luồng thụng tin(IFD) 56

3.3 Thiết kế chương trình 57

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa 57

3.3.1.1 Các thực thể 57

3.3.1.2 Mô hình quan hệ thực thể ERD 58

3.3.1.3 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD 59

3.3.1.4 Thiết kế CSDL trong SQL Server 2000 61

3.3.2 Thiết kế giao diện xử lý 64

3.3.3 Một số giao diện màn hình chính trong VB.Net 66

3.3.3.1 Màn hình giao diện chính 66

3.3.3.2 Hình ảnh Menu Công cụ 67

3.3.3.3 Hình ảnh Menu Khung nhìn 68

3.3.3.5.Giao diện cập nhật danh mục người liên hệ 70

3.3.3.6 Giao diện cập nhật danh mục nhân viên 71

3.3.3.8 Giao diện cập nhật danh mục hợp đồng 72

3.3.3.9 Giao diện tìm kiếm đơn giản 73

3.3.4 Kết quả thử nghiệm chương trình 74

3.3.4.1 Quản lý các danh mục 74

3.3.4.2 Tìm kiếm 74

3.3.4.3 Thống kê báo cáo 74

3.3.4.4 Sơ đồ phân rã chức năng của chương trình đã đạt được 75

3.3.5 Một số đoạn code cơ bản 76

KẾT LUẬN 93

Danh môc tµi liÖu tham kh¶o 94

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, khoa học kĩ thuật đang phát triển nhanh chóng vàngày càng trở thành lực lượng sản xuất quan trọng trong nền kinh tế xã hội

Có thể nói, khoa học công nghệ là nguyên nhân trực tiếp của mọi biến đổitrong đời sống kinh tế xã hội, là yếu tố quan trọng thúc đẩy sự phát triển củacác quốc gia Việc áp dụng khoa học công nghệ đã thay thế được lượng lớnsức lao động của con người Nếu như trước kia, khi khoa học công nghệ cònchưa phát triển, mọi công việc đều được làm thủ công, năng suất lao độngthấp và tốn rất nhiều công sức của con người thì ngày nay với sự giúpđỡ củakhoa học công nghệ mọi công việc được đơn giản đi rất nhiều Một trongnhững lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ có nhiều đóng góp thiếtthực nhất đối với hoạt động kinh tế xã hội là Công nghệ thông tin Ngày nay,công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống kinh tế xãhội đặc biệt nó là công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý Việc đưa tinhọc vào trong quản lý kinh doanh là một trong những ứng dụng quan trọngnhất trong nhiều ứng dụng của cơ sở dữ liệu Nhờ vào việc tin học hoá màcông việc quản lý và điều hành doanh nghiệp tỏ ra nhanh chóng và hiệu quảhơn rất nhiều

Hiện nay, hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều đã nhận thứcđược tầm quan trọng và tác dụng to lớn cuả việc áp dụng tin học hoá trongcông tác quản lý của mình Vì vậy mà nhu cầu xây dựng những phần mềmquản lý của các doanh nghiệp rất lớn Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức dùlớn hay nhỏ đều đang có xu hướng muốn áp dụng tin học trong công tác quản

lý Nắm bắt được nhu cầu cấp thíêt đó của xã hội, đã có nhiều công ty xâydựng phần mềm quản lý ra đời Một trong những công ty đó là công ty Phầnmềm Quản lý doanh nghiệp FAST Đây là một công ty chuyên xây dựng cácphần mềm phục vụ việc quản lý doanh nghiệp có uy tín trên thị trường Trongđợt thực tập em đã xin thực tập tại đây và đã học hỏi, tìm hiểu được nhiều

thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng cho tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast”.

Cấu trúc chương trình của em bao gồm 3 chương chính Nội dung cụthể như sau:

Chương I- Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast và vấn đề quản lý khách hàng tại công ty.

Chương II-Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin quản lý Chương III- Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

Để hoàn thành báo cáo này, trước hết em xin chân thành cảm ơn ban

lãnh đạo và các nhân viên của công ty FAST đã tạo điều kiện thuận lợi cho

em trong đợt thực tập này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo Đặng Quế Vinh

đã giúp đỡ và chỉ bảo em về hướng đi trong suốt thời gian vừa qua

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN

LÝ DOANH NGHIỆP FAST VÀ VẤN ĐỀ QUẢN LÝ KHÁCH

HÀNG TẠI CÔNG TY

1.1 Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast.

1.1.1 Các thông tin chung về cơ quan thực tập.

Tên công ty.

 Tên công ty: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

 Tên tiếng Anh: Fast Software Company

 Tên giao dịch: FAST

Trước năm 2003 công ty có tên là “ Công ty phần mềm tài chính kếtoán FAST” Từ năm 2003 công ty đổi tên thành “Công ty phần mềm quản lý

doanh nghiệp FAST”.

Ngày thành lập.

 Ngày thành lập công ty: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệpFAST được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là công ty đầu tiên ở ViệtNam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềmquản lý doanh nghiệp.FAST được thành lập bởi các chuyên gia có kinhnghiệm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trịdoanh nghiệp với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ,phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩmchất lượng cao cho thị trường

 Thành lập chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: năm 1998

 Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: năm 1999

 Giám đốc điều hành: Lê Khắc Bình.

 Giám đốc kĩ thuật: Phạm Ngọc Hùng

 Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Bà Ninh Thị Tố Uyên

 Phó giám đốc chi nhánh công ty FAST tại TP Hồ Chí Minh: ÔngNguyễn Đông Phong

 Trưởng văn phòng đại diện tại TP Đà Nẵng: Ông Lê Văn Quán

Địa chỉ liên hệ.

 Văn phòng tại TP Hà Nội

18, Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình

Điện thoại: 04 771-5590Fax: 04 771-5591

Email:fhn@fastsoftware.biz

 Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh

391A, Nam Kì Khởi Nghĩa, Quận 3Điện thoại:08 848-1001

Fax: (08)848-0998Email:fastsg@hcm.vnn.vn;fsg@fastsoftware.biz

 Văn phòng tại TP Đà Nẵng

15, Quang Trung, Quận Hải Châu

Điện thoại: (0511)81-2692Email:fastdn@dng.vnn.vn; fdn@fastsoftware.biz

1.1.2 Quy mô của công ty.

Ban đầu khi mới thành lập quy mô của công ty còn rất nhỏbé.Công ty chỉ có khoảng 17 nhân viên và doanh thu mỗi năm là 1,45 tỉ đồng,

số lượng khách hàng là 100 khách hàng( năm 1998).Sau đó,quy mô công tycàng ngày càng được mở rộng Công ty thành lập thêm chi nhánh tại TP HồChí Minh và văn phòng đại diện tại Đà Nẵng.Số lượng nhân viên, doanh thuhàng năm cũng như số lượng khách hàng của công ty tăng dần hàng năm theobiểu đồ sau:

Biểu đồ phát triển lượng khách hàng qua các năm

1.1.3 Tổ chức cuả công ty.

1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty.

Phòng tổng hợp

Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh

1.1.3.2 T ch c các phòng ban c a FAST.ổ chức các phòng ban của FAST ức các phòng ban của FAST ủa FAST

Stt Phòng ban, bộ phận Các công việc chính

1. Hội đồng quản trị Xác định chiến lược phát triển dài hạn của công

ty

2 Giám đốc công ty Điều hành thực hiện các chiến lược đề ra

Phát triển kinh doanh

Xây dựng các quy định, chế độ, chính sáchchung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tàichính kế toán

Tham gia vào xác định chiến lược của công ty.Lập kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chinhánh

3 Các trợ lý giám đốc

(phòng tổng hợp)

Trợ lý cho giám đốc công ty về các vấn đề nhân

sự, marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làmviệc với các đối tác, tài chính kế toán toàn công

Giám đốc chinhánh

Phòng hỗ trợ bảo

hành

Văn phòng và kế

toán

4 Phòng nghiên cứu và

phát triển sản phẩm

Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩmtheo các yêu cầu đặc thù

5 Các chi nhánh, bộ

phận kinh doanh

Bán hàng và dịch vụ khách hàng

Hiện có chi nhánh Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng

1.1.3.3 T ch c c a chi nhánh v b ph n kinh doanh.ổ chức các phòng ban của FAST ức các phòng ban của FAST ủa FAST à bộ phận kinh doanh ộ phận kinh doanh ận kinh doanh

Tham gia vào xác định chiến lược của công ty.Lập kế hoạch năm cho chi nhánh

+ Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyếtcác bài toán của khách hàng

Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khaithực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đãkhảo sát trước đó

Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng.

Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin

Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test

và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầuđặc thù

Cài đặt và đào tạo

Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu

Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chương trình khicần thiết

6 Phòng lập trình ứng

dụng

Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ

bộ giải quyết bài toán của khách hàng tronggiai đoạn khảo sát -bán hàng

Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồngtrong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặcthù

Bảo hành chương trình sửa đổi

7 Phòng hỗ trợ bảo

hành

Hỗ trợ khách hàng sử dụng chương trình.Bảo hành sản phẩm

lý mua, bán và hàng tồn kho, TSCĐ, nhân sự,lương, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất Lập trình phục vụ quản lý nội bộ của FAST (kếtoán, teamwork, web site).

Hỗ trợ về thiết kế và lập trình cho các bộ phậnsửa đổi chương trình theo yêu cầu của kháchhàng (tư vấn thiết kế, lập trình các class, lib).Sửa đổi chương trình cho các chi nhánh khi cóyêu cầu

Nghiên cứu công nghệ mới, kỹ thuật mới.Tài liệu đào tạo (nội bộ) tin học văn phòng(kèm bài kiểm tra: cài đặt các chương trìnhthông dụng và set up các options)

Xây dựng các bộ số liệu đào tạo

Xây dựng các bộ số liệu demo

Xây dựng các bộ số liệu test

Tài liệu đào tạo (nội bộ) kế toán (kèm bài kiểm

1.1.4 Hoạt động chính.

1.1.4.1 Lĩnh vực kinh doanh:

 Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính

 Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng(Thiết bị máy tính, tin học, điện, điện tử)

 Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

 Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là sản xuất và kinh doanh các phần mềmquản lý doanh nghiệp

 Khảo sát yêu cầu và tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính

kế toán và quản trị doanh nghiệp

 Sửa đổi và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng

 Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng

 Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin

 Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng

Công nghệ

 Ngôn ngữ lập trình: VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP

 Kiến trúc lập trình: Client/Server, File server, Web-based

 Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro

1.1.4.3 Mục tiêu của công ty.

“ Đạt được và giữ vững vị trí số 1 trên thị trường Việt Nam trong lĩnhvực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanhnghiệp”

“Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt” là phương châm kinh doanh củaFAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra.FAST chỉ kinh doanh chuyên sâu tronglĩnh vực duy nhất là phần mềm quản trị doanh nghiệp.Với sự chuyên sâu nàyFAST sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốthơn

“Cùng khách hàng đi đến thành công” là phương châm hành động củaFAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra Bằng nỗ lực và lòng tận tuỵ của từng cánhân và của toàn công ty, dựa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của kháchhàng và năng lực không ngừng được nâng cao FAST sẽ triển khai các ứngdụng thành công, mang lại hiệu quả cho khách hàng

 Tổng công ty dầu khí – Petrovietnam

 Tổng công ty dệt may –Vinatex

 Tổng công ty lắp máy –Lilama

 Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng –Viglacera

 Tổng công ty thép Việt Nam –VSC

 Tổng công ty xây dựng số 1 –CCNo1

Khách hàng là các công ty lớn

 Công ty giấy Bãi Bằng

 Công ty xi măng Hà Tiên II, xi măng Hải Phòng, xi măng Bỉm Sơn,

xi măng Hoàng Mai, xi măng Bút Sơn, xi măng Tam Điệp

 Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cầu

 Công ty TM dầu khí Petechim, Công ty Intimex

 Công ty lắp máy 45-1, Công ty cầu 12

 Công ty Động Lực, Công ty CMC…

Khách hàng là các công ty có vốn đầu tư nước ngoài

 Công ty Takanachi(Nhật Bản)

 Công ty thức ăn gia súc Guyomac’h(Pháp)

 Công ty Vinadaesung(Hàn Quốc)

1.1.5 Định hướng phát triển.

Liên tục nâng cấp phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp(ERP)FAST BUSINESS theo hướng mở rộng các nghiệp vụ mới, phát triển trên nềncông nghệ hiện đại và nâng cao các tiện ích về sử dụng để đáp ứng đầy đủnhất các yêu cầu quản lý ngày càng cao của các doanh nghiệp

1.1.6 Uy tín của FAST trên thị trường

 Đạt 8 huy chương vàng liên tục trong các năm 1999-2004 tạiVietnam ComputerWorldExpo

 Giải thưởng “Sản phẩm công nghệ thông tin” của Hội tin học Việt nam

 Giải thưởng Sao Khuê năm 2005

 Hiện nay có hơn 2000 khách hàng trên toàn quốc

1.2 GIỚI THIỆU TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI CÔNG TY FAST.

Hiện nay, tại công ty FAST đã áp ụng công nghệ thông tin trong côngtác quản lý và hoạt động của mình

Công ty nối mạng toàn công ty, có một máy chủ Server và hệ thống cácmáy trạm.Trên mỗi máy có cài các phần mềm như phần mềm Windows,Norton Anti Virus,…

Các phần mềm chuyên biệt như: Phần mềm kế toán Fast Accounting,phần mềm quản lý toàn công ty Fast Manager.Net…

1.3 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

1.3.1 Tên đề tài.

Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lýdoanh nghiệp FAST

1.3.2 Lý do chọn đề tài.

Mục tiêu hoạt động chủ yếu cuả FAST là xây dựng các phần mềm quản

lý doanh nghiệpcung cấp cho khách hàng.Vì vậy khách hàng là đối tượng cầnquan tâm nhất đối với công ty.Thông tin về khách hàng là thông tin quantrọng hàng đầu.Việc quản lý khách hàng đòi hỏi phải cụ thể, nhanh chóng,chính xác tất cả các thông tin về khách hàng.Số lượng khách hàng của FASTcàng ngày càng tăng đáng kể Hiện nay, FAST có khoảng hơn 2000 kháchhàng trên toàn quốc Hơn nữa, việc quản lý khách hàng của FAST rất phứctạp và rắc rối bởi công việc quản lý khách hàng phải bao gồm cả việc quản lýhợp đồng, quản lý thông tin về khách hàng, quản lý khách hàng tiềm năng…Bởi vậy, việc quản lý khách hàng rất khó khăn, cồng kềnh nếu quản lý thủcông Yêu cầu đặt ra là cần có một phần mềm quản lý khách hàng đảm bảođựơc các yêu cầu quản lý trên và giúp cho việc quản lý đơn giản, nhanhchóng, thuận lợi, dễ dàng hơn

Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế em nhận thấy đề tài quản lýkhách hàng là đề tài thiết thực và có khả năng triển khai trên thực tế

Vì vậy, em đã chọn đề tài này với hi vọng phần mềm sẽ có được hiệuquả tốt trong công tác quản lý khách hàng của FAST

1.3.3 Nội dung khái quát của đề tài và các công việc chính cần thực hiện.

Các công việc cụ thể cần giải quyết đề tài:

 Khảo sát hệ thống

 Xác định yêu cầu của phần mềm cần xây dựng

 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin: sơ đồ chức năng(BFD), sơ

đồ luồng thông tin(IFD), sơ đồ luồng dữ liệu(DFD), từ điển dữ liệu(DD)

 Thiết kế chương trình: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết

kế màn hình giao diện,lập trình, kết quả thử nghiệm chương trình, một số mànhình giao diện tiêu biểu

Chức năng của phần mềm quản lý khách hàng cần xây dựng

Hệ thống quản lý khách hàng giúp việc quản lý khách hàng của công tyđược đơn giản, nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Phần mềm quản lý kháchhàng sẽ bao gồm các chức năng sau:

Cập nhật và lưu trữ danh mục hợp đồng với các trường thôn g tin nhưsau: Tên khách, Ngày kí hợp đồng, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Loại hợpđồng, Người liên hệ, Giá trị hợp đồng, Nhân viên kinh doanh, Nhân viên triểnkhai, Loại ngoại tệ, Tỉ giá ngoại tệ, Loại thuế, Tiền thuế…

2 Tìm kiếm thông tin

Tìm kiếm thông tin khách hàng theo một tiêu chí nào đó như: Mãkhách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ khách hàng, Số điện thoại, Fax Hoặc cóthể tìm kiếm nâng cao bằng cách lựa chọn kết hợp nhiều tiêu chí trên Chẳnghạn tìm kiếm thông tin dựa trên mã khách và địa chỉ khách…

Tìm kiếm thông tin hợp đồng dựa trên một trong các tiêu chí như:Tên khách hàng, Loại hợp đồng, Giá trị hợp đồng, Ngày ký hợp đồng, Ngàybắt đầu, Ngày kết thúc hợp đồng…Hoặc có thể tìm kiếm nâng cao bằng cáchkết hợp nhiều tiêu chí trên một lúc Ví dụ như tìm kiếm thông tin hợp đồngtheo loại hợp đồng và giá trị hợp đồng

3 In báo cáo.

In danh sách khách hàng theo khu vực, địa chỉ

In báo cáo danh sách hợp đồng theo loại hợp đồng

In báo cáo danh sách hợp đồng theo gía trị hợp đồng

In báo cáo danh sách hợp đồng theo khoảng thời gian kí kết hợp đồng

In báo cáo danh sách hợp đồng theo thời gian kết thúc hợp đồng

1.3.4 Hướng thực thi của đề tài.

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật mà đặc biệt

là sự phát triển của khoa học máy tính và công nghệ thông tin đã làm thay đổihẳn phong cách làm việc của hầu hết các cơ quan, tổ chức Với sự ra đời vàkhả năng ứng dụng to lớn của máy tính thì các công việc quản lý được đơngiản đi rất nhiều Hệ thống quản lý khách hàng của công ty Fast cũng đã ápdụng thành tựu này vì vậy công việc quản lý đựơc đơn giản, nhanh chóng,chính xác hơn rất nhiều so với trước đây khi mọi việc được làm thủ công từviệc nhập, lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu Vì vậy, đề tài của em có khả năng ứngdụng trong thực tế rất cao không chỉ riêng đối với công ty Fast mà còn có khảnăng phát triển ứng dụng đối với nhiều công ty khác

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIÊN HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ 2.1 Thông tin-Hệ thống thông tin.

2.1.1 Dữ liệu, thông tin và quản lý.

Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhưng thường đượcdùng lẫn lộn Dữ liệu là số liệu hay tài liệu thu thập được khi quan sát hay đolường các thuộc tính của các sự vật hay hiện tượng Dữ liệu có thể là số liệu,tài liệu cho trước Đó có thể là thông điệp, lời nói, hình ảnh hay tín hiệu nào

đó được thể hiện, truyền đạt bằng nhiều hình thức khác nhau.

Thông tin là dữ liệu đã qua xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có ýnghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra quyết định Dữ liệuđược ví như nguyên liệu thô của thông tin.Thông tin do người này, bộ phậnnày phát ra có thể lại được người khác, bộ phận khác coi như dữ liệu để xử lýthành thông tin phục vụ cho các mục đích khác.Thông tin và dữ liệu có vai tròrất quan trọng đối với hoạt động của một tổ chức Chúng được ví như là bộnhớ của tổ chức, quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức Quản

lý dữ liệu là việc quản lý hệ thống dữ liệu của tổ chức Nó được ví như làquản lý bộ nhớ của tổ chức vậy Một tổ chức mà bị mất trí nhớ thì sẽ khôngthể tồn tại được Những cơ quan phải có trí nhớ, đó là những kho dữ liệu lưutrữ hàng tỉ tỉ những thông tin chi tiết cần thiết cho kinh doanh và ra quyếtđịnh Do tính quan trọng của thông tin, dữ liệu đối với một tổ chức nên côngviệc quản lý dữ liệu cũng là một công việc cực kì quan trọng trong các hoạtđộng của tổ chức Công việc này đòi hỏi các nhà quản lý dữ liệu phải có kỹnăng thiết kế, sử dụng và quản lý các hệ thống nhớ của cơ quan hiện đại Cácnhà quản lý dữ liệu cần phải nhận biết cơ quan như một hệ thống xã hội đồngthời phải nắm bắt được những thành tựu mới nhất của khoa học kĩ thuật, côngnghệ thông tin Sự kết hợp hai phương diện này sẽ tạo ra một cách nhìn vừamang tính xã hội vừa mang tính kĩ thuật mà đây là một tiên kiện để quản lý

dữ liệu thành công

2.1.2 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành Hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu,…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin thường được gọi là Hệ thống thông tin quản lý bởi

vì nó thường phục vụ cho quá trình quản lý

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bịtin học hoặc không tin học.Đầu vào của hệ thông thông tin được lấy từ các

nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đượclưu trữ từ trước.Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vàokho lưu trữ dữ liệu.

Một hệ thống thông tin bao gồm bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào,

bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

2.1.3 Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin.

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theoquan điểm của người mô tả Khái niệm mô hình rất quan trọng nó tạo ra mộttrong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thốngthông tin Có ba mô hình dùng để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hìnhlogic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà

nó phải thực hiện, các kho để chứa các dữ liệu hoặc kết quả lấy ra cho các xử

lý và các thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì?” và “Để làm gì?”.Nó không quan tâm đến phương tiện sử dụng cũng như

địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ

thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức củađầu vào và của đầu ra, phương tiện để giao tác với hệ thống, những dịch vụ,

bộ phận, con ngừời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủcông cũng như nhữnh yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn

Thu

th pận kinh doanh

Xử lý

và lưu trữ

Kho dữ liệu

Phân phátĐíchNguồn

hỡnh hoặc bàn phớm đựợc sử dụng Mụ hỡnh này cũng chỳ ý tới mặt thời giancủa hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà cỏc hoạt động xử lý dữ liệukhỏc nhau xảy ra Nú trả lời cõu hỏi : Cỏi gỡ? Ai? Ở đõu? Và Khi nào?

Mụ hỡnh vật lý trong liờn quan tới những khớa cạnh vật lý của hệ

thống tuy nhiờn khụng phải là cỏi nhỡn của người sử dụng mà của nhõn viờn

kĩ thuật Chẳng hạn đú là những thụng tin liờn quan đến loại trang thiết bịđược dựng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý củathiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu cú trong kho chứa, cấu trỳc của cỏc chươngtrỡnh và ngụn ngữ thể hiện Mụ hỡnh giải đỏp cõu hỏi: Như thế nào?

Mỗi mụ hỡnh là kết quả của một gúc nhỡn khỏc nhau, mụ hỡnh logic làkết quả của gúc nhỡn quản lý, mụ hỡnh vật lý ngoài là kết quả của gúc nhỡn sửdụng, và mụ hỡnh vật lý trong là kết quả của gúc nhỡn kỹ thuật.Ba mụ hỡnhtrờn cú độ ổn định khỏc nhau,mụ hỡnh logic là ổn định nhất và mụ hỡnh vật lýtrong là hay biến đổi nhất

2.2 Phõn loại hệ thống thụng tin trong một tổ chức.

2.2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổchức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngời cho vayhoặc với nhân viên của nó

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System)

Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạchchiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lýgiao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết

định Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đợc tạothành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng ángiải quyết và lựa chọn một phơng án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp raqụyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rõtình hình mà một quyết định cần phải ra

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhântạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó

- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA

(Infomation System for Competitive Advantage)

Đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc Khi nghiên cứu một hệ thốngthông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũngkhông tính đến môi trờng trong đó nó đợc phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơngiản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợgiúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia

2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.

Các thông tin trong một tổ chức đợc chia theo cấp quản lý và trong mỗicấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Có thể xembảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất đểhiểu cách phân chia này

Tài chính

chiến lợc

Marketingchiến lợc

Nhân lựcchiến lợc

Kinh doanh và sản xuất

thốngthôngtin vănphòng

Tài chính

chiến thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lựcchiến thật

Kinh doanh và sản xuấtchiến thuật

Tài chính

tác nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh và sản xuấttác nghiệp

Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

2.3 Phương phỏp phỏt triển hệ thống thụng tin.

Một phương phỏp được định nghĩa như là tập hợp cỏc bước và cỏc cụng

cụ cho phộp tiến hành một quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễquản lý hơn Phương phỏp được dựa vào ba nguyờn tắc cơ sở chung của nhiềuphương phỏp hiện đại cú cấu trỳc để phỏt triển hệ thống thụng tin Ba nguyờntắc đú là:

Nguyờn tắc 1: Sử dụng cỏc mụ hỡnh.

Nguyờn tắc 2: Chuyển từ cỏi chung sang cỏi riờng.

Nguyờn tắc 3: Chuyển từ mụ hỡnh vật lý sang mụ hỡnh logic khi phõn

tớch và từ mụ hỡnh logic sang mụ hỡnh vật lý khi thiết kế

Nguyờn tắc đi từ cỏi chung đến cỏi riờng là một nguyờn tắc của sự đơn

giản húa Thực tế khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thỡ trước hết phảihiểu cỏc mặt chung trước khi xem xột chi tiết Sự cần thiết ỏp dụng nguyờntắc này là hiển nhiờn Tuy nhiờn những cụng cụ đầu tiờn được sử dụng để phỏttriển ứng dụng tin học cho phộp tiến hành mụ hỡnh hoỏ một hệ thống bằng cỏckhớa cạnh chi tiết hơn.

Nhiệm vụ phỏt triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cỏc ứng dụng nguyờntắc 3, tức là đi từ vật lý sang logic khi phõn tớch và đi từ logic sang vật lý khithiết kế.Cuh thể cú cỏc phương phỏp sau:

2.3.1 Phơng pháp tổng hợp.

Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận

nh-ng phải đảm bảo lô gic toán học tronh-ng hệ thốnh-ng để sau này có thể xây dựnh-ng

đ-ợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó

Ưu điểm : Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theo

từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả

Nhợc điểm : Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không

Nhợc điểm : Hệ thống chỉ hoạt động khi đa vào đồng thời toàn bộ các

mảng này vào sử dụng

2.3.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích.

Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên Tiến hành

đồng thời việc xây dựngcác mảng cơ bản và các thao tác cũng nh các nhiệm

vụ cần thiết Phơng pháp yêu cầ phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quáncủa thông tin trong hệ thống

2.4 Cỏc cụng cụ mụ hỡnh hoỏ hệ thống thụng tin.

Cỏc cụng cụ dựng để mụ hỡnh hoỏ õo gồm: sơ đồ luồng thụng tin, sơ đồluồng dữ liệu và từ điển hệ thống

2.4.1 Sơ đồ luồng thông tin.

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữtrong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

- Xử lý :

- Kho lưu dữ liệu:

-Dòng thông tin -Điều khiển.

2.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD).

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như

sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trìu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồmCác luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không

hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồluồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì ?

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu(DFD).

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng 4 loại kí pháp đơn giản: thựcthể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.

Các mức của DFD.

Sơ đồ ngữ cảnh( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung

chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả saocho chỉ một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Sơ đồ ngữ cảnhcòn gọi là sơ đồ mức 0

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung, người ta phân rã ra làm sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0

là mức 1…

Một số quy ước và quy tắc liên quan đến DFD.

1 Một luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng xử lý và kho dữ liệu

2 Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùngnhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

3 Xử lý luôn phải được đánh mã số

4 Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

5 Tên cho xử lý phải là một động từ

Tệp dữ liệu

Tên người/ bộ phận

phát/nhận tin

Tên tiến trình

6 Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phảikhác với luồng ra từ một xử lý.

Đối với việc phân rã DFD.

7 Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bàybằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp

8 Chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

9 Tất cả các xử lý trên BDF phải thuộc cùng một mức phân rã

10 Luồng vào của một BDF mức cao phải là luồng vào của mộtDFD con mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào

đó Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối của DFD

11 Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ.Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thườngdùng nhất để phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin Chúng thể hiện haimức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.Những công cụ nàyđược phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy

mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của dự án to hay nhỏ

2.5 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý.

2.5.1 Nguyªn nh©n dÉn tíi viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin.

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Pháttriển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kếmột hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thốngbắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩnđoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thốngmới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic

và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tinliên quan đến xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô

hình vật lý trong sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nóvào hoạt động của tổ chức.

Như chúng ta đã biết sự hoạt động tồi tệ của một hệ thống thông tin,những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhânđầu tiên thúc đẩy yêu cầu phát triển hệ thống Còn một số nguyên nhân khácnữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi vềchính trị

2.5.2 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin.

Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn baogồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây Cuối mỗi giaiđoạn là phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sựphát triển hệ thống Quyết định này được trợ giúp bởi nội dung báo cáo màphân tích viên hay nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng Pháttriển hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể,

và đôi khi là cần thiết cần phải quay lại giai đoạn trước để tìm cách khắc phụcnhững sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình ; đó làviệc lập kế hoặch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành,đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Sau đây là mô tả sơlược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin

2.5.2.1 Giai đoạn1: Đánh giá yêu cầu.

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khảthi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Đánh giá yêu cầu bao gồmviệc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn cả dự án và những thay đổi có thể, đánh giátác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ranhững gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định Giai đoạn nàyđược thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồmcác công đoạn sau:

1.Lập kế hoặch đánh giá yêu cầu

Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin cần được lập

kế hoặch cẩn thận Mức độ hình thức hoá của kế hoặch này sẽ thay đổi theoquy mô cuả dự án và theo giai đoạn phân tích Về cơ bản thì lập kế hoặch củagiai đoạn thẩm định dự án là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thôngtin cần thu thập cũng như nguồn và các phương pháp thu thập cần dùng Sốlượng và sự đa dạng của nguồn tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạpcủa hệ thống đang nghiên cứu

2.Làm rõ yêu cầu

Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu rõ yêu cầucủa người yêu cầu Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu

tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu

Yêu cầu phát triển hệ thống thông tin nhiều khi được thông báo chungchung, có thể dẫn tới nhầm lẫn.Bởi vậy việc làm rõ yêu cầu là rất cần thiếttránh những hiểu sai lệch yêu cầu của khách hàng.Khi làm rõ yêu cầu thì đầutiên phân tích viên phải xác định chính xác xem người sử dụng muốn gì ?Tiếp theo phân tích viên phải đánh giá xem liệu yêu cầu đúng như đề nghị hay

có thể giảm xuống hoặc tăng cường thêm.Làm rõ yêu cầu được thực hiện chủyếu qua những cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là với nhữngngười quản lý chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiêncứu ảnh hưởng tới

3.Đánh giá khả thi

Đánh gía khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nàongăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đềxuất hay không ?Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổchức, khả thi về kĩ thuật, khả thi về tài chính và khả thi về thời hạn

Khả thi về tổ chức: đòi hỏi phải có sự hoà hợp giữa giải pháp dự kiến

và môi trường tổ chức Dự án có tôn trọng chính sách nhân sự của doanhnghiệp hay không ? Nó có ảnh hưởng như thế nào tới không khí làm việc vàquan hệ với khách hàng……

Khả thi kỹ thuật: Tính khả thi về kĩ thuật đựơc đánh giá bằng cách so

sánh với công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kĩ thuậtcủa hệ thống đề xuất, hoặc kĩ thuật có trên thị trường có tương thích với côngnghệ đã có của tổ chức hay không?

Khả thi về tài chính: Khả thi về tài chính là xác đinh xem lợi ích hữu

hình chờ đợi có lớn hơn tổng chi phí bỏ ra hay không?

4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu

Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sang sủa và đầy đủ và khuyếnnghị những hành động tiếp theo

2.5.2.2 Giai đoạn2: Phân tích chi tiết.

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệthống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó,xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và nhữngmục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáophân tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển hệ thống thông tinmới Để làm được những việc đó giai đoạn này gồm 7 công đoạn: lập kếhoặch, nghiên cứu môi trường, nghiên cứu hệ thống, đưa ra chuẩn đoán vàxác định các yếu tố giải pháp, đánh giá lại tính khả thi, thay đổi đề xuất dự án,chuẩn bị và trình bày báo cáo.Trình tự thực hiện của chúng như sau: sau khilập kế hoặch, thu thập một lượng lớn thông tin về hệ thống đang tồn tại và vềmôi trường của nó Khi có một lượng thông tin lớn, phân tích viên đưa rachuẩn đoán tức là xác định vấn đề và nguyên nhân, và đánh giá lại tính khảthi Rất có thể một số yếu tố mới không được nêu ra trong khi đánh giá yêucầu sẽ xuất hiện và làm thay đổi mức khả thi của dự án Những yếu tố nàycũng có thể khẳng định lại việc đánh giá tính khả thi của của giai đoạn đitrước Do có những yếu tố mới này mà đề xuất của dự án trong báo cáo vềđánh giá yêu cầu sẽ phải thay đổi, dữ liệu chính xác hơn về mục tiêu cần đạtđược, về thời hạn và chi phí, lợi ích phải được đưa nhập vào đề xuất Cuối

cùng thì báo cáo về nghiên cứu chi tiết phải được chuẩn bị và trình bày chonhững người có trách nhiệm quyết định.

2.5.2.3 Giai đoạn 3: Thiết kế logic.

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạtđược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic củamột hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nộidung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữliệu sẽ được nhập vào Mô hình logic sẽ được những ngừời sử dụng xem xét

và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu2.Thiết kế xử lý

3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

5.Hợp thức hoá mô hình logic

2.5.2.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án cuả giải pháp.

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi

mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viênhoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệthống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá môhình logic Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của

hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Người sử dụng sẽ thấy dễdàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựngchi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoải mãn tốthơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá cácchi phí và lợi ích của mỗi phương án và có những khuyến nghị cụ thể Mộtbáo cáo sẽ được trình bày lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ

được thực hiện Người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốtnhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau đây

là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:

1.Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

2.Xây dựng các phương án của giải pháp

3.Đánh giá các phương án của giải pháp

4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cácphương án của giải pháp

2.5.2.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp đượclựa chọn.Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đãđược chọn ở giai đoạn trước đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vìnhững mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến côngviệc hàng ngày của những người sử dụng Một lỗi của thiết kế vật lý sẽ lànguyên nhân gây ra sự bực bội, chán nản và nhiều khi dẫn tới việc khước từ

hệ thống Thiết kê vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả của hệ thống mới sẽ cầncho việc thực hiện kĩ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và

nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá.Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

1.Lập kế hoặch thiết kế vật lý ngoài

2.Thiết kế chi tiết các giao diện(vào/ra)

3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

4.Thiết kế các thủ tục thủ công

5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

2.5.2.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống.

Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyếtđịnh có liên quan đến việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lýcủa cơ sở dữ liệu, cách thức truy cập tới các bản ghi của các tệp và cácchương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin Việc viết

các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các modun và toàn

bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này

Mục tiêu chính của giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống là xây dựngmột hệ thống hoạt động tốt Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này làphần tin học hoá của hệ thống thông tin- đó chính là phần mềm Việc hoànthiện mọi tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng, cho thaotác viên cũng là trách nhiệm của những nhà thiết kế hệ thống

Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm:

1.Lập kế hoặch triển khai

2 Thiết kế vật lý trong

3.Lập trình

4.Thử nghiệm

5.Hoàn thiện hệ thống các tài liệu

6.Đào tạo người sử dụng

2.5.2.7 Giai đoạn 7:Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống.

Cài đặt là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Mục tiêucủa giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của

tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay đổi có thể xảy ratrong suốt quá trình sử dụng Giai đoạn này có hai công việc: chuyển đổi vềmặt kĩ thuật và chuyển đổi về mặt con người Trong thực tế chuyển đổi, người

ta hay mắc sai lầm khi xem nhẹ mặt chuyển đổi con người của hệ thống Thái

độ tích cực ủng hộ của người sử dụng là nhân tố quan trọng cho sự thànhcông của hệ thống mới Tuy nhiên việc khích lệ tâm lý cho người sử dụng đónnhận hệ thống mới phải được chuẩn bị trong tất cả các giai đoạn phát triển hệthống, chứ không chỉ thực hiện trong giai đoạn này

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

1.Lập kế hoặch cài đặt

2.Chuyển đổi

3.Khai thác và bảo trì

4.Đánh gía.

2.6 Phân tích hệ thống thông tin quản lý.

2.6.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống.

Mục đích của giai đoạn phân tích là đưa ra được chuẩn đoán về hệthống đang tồn tại nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như cácnguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệthống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêutrên.Để đạt được điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môitrường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệthống

Các yêu cầu HT

Ghi chép phỏng vấn,kết quả khảo sát,quan sát,các mẫu

3.0.Tìm

và lựa chọn các giải pháp

Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống

văn bản tổ chức, thu được các nội dung cơ bản khái quát về tổ chức mà nhữngnội dung này khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều.Phỏng vấnthường được thực hiện theo hai bước:

 Chuẩn bị phỏng vấn

 Tiến hành phỏng vấn

2.6.2.2 Nghiên cứu tài liệu.

Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch

sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn vàđịnh mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung

và hình dạng của các thông tin vào/ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quákhứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

Cần nghiên cứu kĩ các văn bản sau:

Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc mộtnhóm công tác

Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra

2.6.2.3 Sử dụng phiếu điều tra.

Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên phạm

vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu điềutra phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau.Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bảnsau:

Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời

Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách

Chọn mẫu có mục đích Chẳng hạn chỉ chọn những đối tượng thoảmãn một điều kiện nào đó Ví dụ đối tượng có từ 2 năm kinh nghiệm trở lên

Phân thành các nhóm(lãnh đạo, quản lý, người sử dụng…) rồi chọnngẫu nhiên từ các nhóm đó

Thường thỡ phiếu điều tra được thiết kế trờn giấy, tuy nhiờn cũng cú thểdựng qua điện thoại, đĩa từ, màn hỡnh nối mạng….Phiếu điều tra được phỏtthử sau đú hiệu chỉnh lại nội dung và hỡnh thức cõu hỏi Trờn phiếu điều trachủ yếu là chứa cõu hỏi đúng và một số cõu hỏi mở Để đảm bảo tỷ lệ phiếuthu về cao và cú chất lượng người gửi phiếu phải là cấp trờn của cỏc đốitượng nhận phiếu.

2.7 Cỏc bước xõy dựng HTTT quản lý.

2.7.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống ( chiếm 10%

khối lợng công việc)

Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án Cụ thể là : Phảixác định đợc những gì cần phải làm, nhóm ngời sử dụng hệ thống trong tơnglai

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ đợc thực hiện

và khẳng định những lợi ích kèm theo

2.7.2 Phân tích hệ thống ( chiếm 25% khối lợng công việc).

Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng cáccông cụ nh :

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Business Function Diagram : BFD )

Để xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải đợc tiến hành bởi hệthống dự định xây dựng Bớc này để :

* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

* Giúp tăng cờng cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống

* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

- Sơ đồ dòng dữ liệu ( Data Flow Diagram : DFD ) :

Giúp ta xem xét một cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thựchiện các chức năng đã đợc nêu trên

- Mô hình thực thể quan hệ.

- Mô hình quan hệ.

Từ đó tiến hành xây dựng lợc đồ khái niệm cho hệ thống mới

2.7.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lợng công việc ) Thiết kế hệ thống một cách tổng thể.

- Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộphận nào xử lý thủ công

- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới

Thiết kế chi tiết.

- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy tính

- Xác định và phân phối thông tin đầu ra

- Thiết kế phơng thức thu thập, xử lý thông tin cho máy

2.7.4 Cài đặt hệ thống mới ( chiếm 15% khối lợng công việc ).

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sử dụng

- Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống

- Hớng dẫn, đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới

2.8 Thiết kế hệ thống thông tin

2.8.1 Giai đoạn phân tích hệ thống.

Trong giai đoạn nay chúng ta sử dụng các công cụ chủ yếu sau :

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram)

- Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)

- Mô hình dữ liệu ( Data Mode )

- Mô hình quan hệ ( Relation Mode)

2.8.1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)

Mục đích của BFD : Tăng cờng cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích

hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức.Giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

Một BFD đầy đủ gồm :

- Tên chức năng

- Mô tả có tính chất tờng thuật

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

- Các sự kiện gây ra sự thay đổi

Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làmthế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chứcnăng quản lý Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần đợc xử lý nhnhau nh một phần của cùng một cấu trúc.

2.8.1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD )

Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích

- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với ngời phân tích vàngời dùng

- Tài liệu: Đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân

tố là đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu

- Phân tích DFD: Để xác định yêu cầu của ngời sử dụng

- Thiết kế: Phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phơng án chonhà phân tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới

Một số các ký pháp thờng dùng :

- Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình Tên của một

tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ