Trong giai đoạn nay chúng ta sử dụng các công cụ chủ yếu sau : - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram). - Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram).
- Mô hình quan hệ ( Relation Mode).
2.8.1.1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)
Mục đích của BFD : Tăng cờng cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.
Một BFD đầy đủ gồm : - Tên chức năng.
- Mô tả có tính chất tờng thuật. - Đầu vào của chức năng. - Đầu ra của chức năng.
- Các sự kiện gây ra sự thay đổi.
Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần đợc xử lý nh nhau nh một phần của cùng một cấu trúc.
2.8.1.2. Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD )
Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích. - Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với ngời phân tích và ngời dùng.
- Tài liệu: Đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố là đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu.
- Phân tích DFD: Để xác định yêu cầu của ngời sử dụng.
- Thiết kế: Phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phơng án cho nhà phân tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới.
Một số các ký pháp thờng dùng :
- Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình. Tên của một tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ.
Mỗi tiến trình trong DFD đợc bao trong một vòng tròn và mỗi tiến trình phải có chức năng biến đổi thông tin. Nghĩa là có chức năng biến đổi
thông tin đầu vào theo một cách nào đó nh tổ chức lại, bổ sung tạo thông tin mới.
Ví dụ:
Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong BFD tơng ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau.
- Dòng dữ liệu : Là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó đợc chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ ra hớng của dòng thông tin.
Tên dữ liệu Ví dụ: Hóa đơn bán hàng
- Kho dữ liệu: Kho dữ liệu đợc ký hiệu: Bên trong là tên kho Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD biểu diễn cho thông tin cần đợc lu trữ trong 1 khoảng thời gian. Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu. - Nguồn hoặc đích: Tiếp nhận đơn hàng Tên tiến trình xử lý Tên ngời/ bộ phận phát/ nhận tin
Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống.
2.8.1.3. Mô hình dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một phơng pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ đợc lu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chơng trình nào bởi nhiều ngời sử dụng khác nhau.
Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :
- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng.
- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống.
Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :
- Thuộc tính : là đặc trng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có 3 loại thuộc tính nh :
+ Thuộc tính định danh ( thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng
Ví dụ:
Với thực thể DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) thì: * Thuộc tính Mahang là khoá.
* Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả.
+ Thuộc tính kết nối : là thuộc tính đợc dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác.
- Thực thể : đợc hiểu là tập hợp các đối tợng cùng loại dới góc độ quan tâm của nhà quản lý.
- Thực thể tài nguyên: Chỉ mô tả mà không giao dịch. VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia )
- Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch.
Ví dụ:
HoaDonBanHang(SoHD,MaKhachHang,DienGiai,NgayHD,NguoiBan)
- Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin.
- Các kiểu liên kết :
1@1 Liên kết Một - Một
Một lần xuất hiện của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngợc lại.
1@N Liên kết Một - Nhiều
Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B, nhng mỗi lần xuất hiện của B chỉ liên kết với một lần xuất hiện của A.
Ví dụ nh quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc về một khách hàng nào đó.
N@M Liên kết Nhiều - Nhiều
Mỗi lần xuất của A tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngợc lại, nhiều mỗi lần xuất của B tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B.
Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu : * Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn :
- Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu. - Những ngời sử dụng hệ thống hiện tại.
- Xem xét các tài liệu sử dụng thờng xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu. * Xác định kiểu thực thể: Để có đợc kiểu thực thể ngời phân tíchphải chuẩn hoá nhằm mục đích :
- Tối thiểu việc lặp lại. - Tránh d thừa thông tin.
* Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều.
Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu.
- Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp của ngời sử dụng và dữ liệu đợc lu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn đơn giản và ổn định hơn. Cấu trúc dữ liệu đợc chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản.
- Các qui tắc chuẩn hoá:
Chuẩn hoá mức 1 (1.NF):
Chuẩn hoá mức một quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý.
Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chuẩn hoá mức hai quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chức không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.
Chuẩn hoá mức 3 (3.NF):
Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau.
2.8.1.4 Mô hình quan hệ.
Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thểcủa mỗi mô hình dữ liệu.
Mục đích xây dựng mô hình quan hệ : Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng và tối u hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng.
Các bớc xây dựng mô hình quan hệ :
- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống định xây dựng.
- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh d thừa.
Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồ trực giác mô hình quan hệ. Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra đợc từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trng tốt nhất của cả hai.
2.9. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin.
Một hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc thay đổi của phần tử này sẽ kéo theo sự thay đổi của các phần tử khác dẫn tới sự thay đổi của cả hệ thống. Chẳng hạn, đối với hệ thống thông tin việc thay đổi về phần cứng kéo theo những thay đổi về chơng trình cũng nh việc đa vào những nguyên tắc quản lí mới, yêu cầu phải hiện đại hoá lại toàn bộ ứng dụng. Chính vì lí do đó, khi tiến hành phân tích thiết kế hệ thống, các nhà phân tích và thiết kế hệ thống thờng đa ra phơng thức tiếp cận hệ thống theo từng mức. Đó cũng chính là nội dung của phơng pháp phân tích, thiết kế hệ thống MERISE. Theo phơng pháp này, việc tiếp cận hệ thống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống ra 3 yếu tố:
- Xử lí (Treatment). - Dữ liệu (Data).
- Truyền tin (Communication).
Và 4 mức tiếp cận:
- Khái niệm (Conceptural): ở mức này,hoạt động của tổ chức sẽ đợc mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất, các chức năng của hệ thống đợc mô tả độc lập với các bộ phận (Ai?), vị trí (ở đâu?), cũng nh thời điểm (bao giờ?).
Mức này tơng đơng với việc xác định mục đích nhằm trả lời câu hỏi: Vì sao hệ thống đó tồn tại? Và nó là cái gì?
Đây là mức thể hiện tính ổn định của mô hình quan niệm và mục tiêu ràng buộc của hệ thống .
- Tổ chức (Organization): mức này thể hiện các mục tiêu đã đợc khái niệm hoá ở mức khái niệm lên mức thực tế tổ chức, trong đó có tính đến ràng buộc về mặt tổ chức.
Mức tổ chức nhằm trả lời cho câu hỏi: Ai? Bao giờ? ở đâu? Sau đó đa ra sự sắp xếp vị trí làm việc cho các đối tợng trong hệ thống, cố gắng tìm ra cách tổ chức tốt nhất.
- Lô gíc (Logic): mức này đề cập tới những công cụ tin học mà ngời sử dụng sẽ dùng trong xử lí nh: Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (FOXPRO, ACCESS, ORACLE, EXCEL, bảng tính điện tử... )
- Vật lí (Physical): Đề cập tới các trang thiết bị tin học cụ thể đợc sử dụng trong hệ thống.
Việc phân tích và thiết kế hệ thống đợc tiến hành qua các bớc sau:
- Nghiên cứu thực tế.
- Xây dựng các mô hình xử lý quan niệm dữ liệu, mô hình tổ chức xử lý. - Xây dựng mô hình dữ liệu lôgic.
- Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu và mô hình tác nghiệp vật lý. - Hợp thức hoá.
2.10. Nội dung của bài toỏn quản lý khỏch hàng.
2.10.1. Cỏc yờu cầu của bài toỏn quản lý khỏch hàng
Hệ thống quản lý khỏch hàng cần đạt được một số yờu cầu sau: • Lưu trữ và cập nhật cỏc thụng tin về khỏch hàng
• Lưu trữ và cập nhật cỏc thụng tin về hợp đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Cho phộp tỡm kiếm thụng tin về khỏch hàng theo một trong cỏc tiờu chớ nào đú về khỏch hàng như: mó khỏch, tờn khỏch, địa chỉ…
• Cho phộp tỡm kiếm thụng tin về hợp đồng theo một trong cỏc tiờu chớ nào đoa về hợp đồng như: tờn khỏch, người liờn hệ, ngày kớ kết, giỏ trị hợp đồng, loại hợp đồng…
• In bỏo cỏo danh sỏch hợp đồng theo loại hợp đồng, thời gian kớ kết, giỏ trị hợp đồng…
2.10.2. Cỏc thụng tin đầu vào và đầu ra của hệ thống thụng tin quản lý khỏch hàng.
Cỏc dữ liệu vào
• Thụng tin về khỏch hàng của cụng ty • Thụng tin về hợp đồng
• Thụng tin về danh sỏch nhõn viờn
• Thụng tin về cỏc loại thuế, tỉ giỏ cỏc đồng tiền
Cỏc dữ liệu ra
• Bỏo cỏo tỡnh hỡnh khỏch hàng
• Bỏo cỏo về tỡnh hỡnh kớ kết, thực hiện hợp đồng.
2.10.3. Giải phỏp phần mềm.
Cựng với sự phỏt triển mạnh mẽ của ngành cụng nghệ thụng tin thỡ cỏc ngụn ngữ xõy dựng chương trỡnh phầm mềm cũng phỏt triển khụng ngừng. Hiện nay, cú rất nhiều ngụn ngữ xõy dựng chương trỡnh phần mềm quản lý cũng như cỏc chương trỡnh phần mềm khỏc với nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Access, Oracle, SQL Server….Mỗi một ngụn ngữ đều cú những ưu nhược điểm riờng. Việc lựa chọn ngụn ngữ nào cho phự hợp và tối ưu nhất là phụ thuộc vào mục đớch, yờu cầu của bài toỏn đặt ra. Dựa trờn cỏc yờu cầu của bài toỏn và quỏ trỡnh phõn tớch, thiết kế chương trỡnh sẽ tỡm ra một giải phỏp phần mềm tối ưu tức là phải đảm bảo thụng tin chớnh xỏc, dễ sử dụng, giao diện đẹp, thõn thiện với người sử dụng. Trờn cơ sở phõn tớch bài toỏn,tỡm hiểu ngụn ngữ em quyết định lựa chọn ngụn ngữ Visual Basic.Net để xõy dựng chương trỡnh. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được dựng là SQL Server 2000.
Visual Basic.NET (VB.NET) là ngụn ngữ lập trỡnh khuynh hướng đối tượng (Object Oriented Programming Language) do Microsoft thiết kế lại từ con số khụng. Visual Basic.NET (VB.NET) khụng kế thừa VB6 hay bổ sung,
phỏt triển từ VB6 mà là một ngụn ngữ lập trỡnh hoàn toàn mới trờn nền Microsoft 's .NET Framework. Do đú, nú cũng khụng phải là VB phiờn bản 7. Thật sự, đõy là ngụn ngữ lập trỡnh mới và rất lợi hại, khụng những lập nền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối tượng như cỏc ngụn ngữ lập trỡnh hựng mạnh khỏc đó vang danh C++, Java mà cũn dễ học, dễ phỏt triển và cũn tạo mọi cơ hội hoàn hảo để giỳp ta giải đỏp những vấn đề khỳc mắc khi lập trỡnh. Hơn nữa, dự khụng khú khăn gỡ khi cần tham khảo, học hỏi hay đào sõu những gỡ xảy ra bờn trong ... hậu trường OS, Visual Basic.NET (VB.NET) giỳp ta đối phú với cỏc phức tạp khi lập trỡnh trờn nền Windows và do đú, ta chỉ tập trung cụng sức vào cỏc vấn đề liờn quan đến dự ỏn, cụng việc hay doanh nghiệp mà thụi.
Nếu ta để ý tờn của Visual Basic.NET (VB.NET), ta thấy ngay ngụn ngữ lập trỡnh này chuyờn trị tạo ứng dụng (application) dựng trong mạng, liờn mạng hay trong Internet.SQL Server 2000 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDBMS) ) sử dụng
Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm databases, database engine và cỏc ứng dụng dựng để quản lý dữ liệu và cỏc bộ phận khỏc nhau trong RDBMS. SQL Server 2000 được tối ưu để cú thể chạy trờn mụi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lờn đến Tera-Byte và cú thể phục vụ cựng lỳc cho hàng ngàn user. SQL Server 2000 cú thể kết hợp "ăn ý" với cỏc server khỏc như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server....
Cơ sở dữ liệu SQL Server là cơ sở dữ liệu thuần tuý khụng cú cỏc bộ phỏt triển ứng dụng như thiết kể form, bỏo cỏo ( report) như cỏc cơ sở dữ liệu cú chức năng này. Chẳng hạn Oracle cũng là cơ sở dữ liệu thuần tuý nhưng