Phân tích hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

GIỚI THIỆU TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI CÔNG TY FAST

Hiện nay, tại công ty FAST đã áp ụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và hoạt động của mình. Công ty nối mạng toàn công ty, có một máy chủ Server và hệ thống các máy trạm.Trên mỗi máy có cài các phần mềm như phần mềm Windows, Norton Anti Virus,…. Các phần mềm chuyên biệt như: Phần mềm kế toán Fast Accounting, phần mềm quản lý toàn công ty Fast Manager.Net….

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1. Tên đề tài

•Cập nhật và lưu trữ danh mục hợp đồng với các trường thôn g tin như sau: Tên khách, Ngày kí hợp đồng, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Loại hợp đồng, Người liên hệ, Giá trị hợp đồng, Nhân viên kinh doanh, Nhân viên triển khai, Loại ngoại tệ, Tỉ giá ngoại tệ, Loại thuế, Tiền thuế…. •Tìm kiếm thông tin hợp đồng dựa trên một trong các tiêu chí như: Tên khách hàng, Loại hợp đồng, Giá trị hợp đồng, Ngày ký hợp đồng, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc hợp đồng…Hoặc có thể tìm kiếm nâng cao bằng cách kết. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật mà đặc biệt là sự phát triển của khoa học máy tính và công nghệ thông tin đã làm thay đổi hẳn phong cách làm việc của hầu hết các cơ quan, tổ chức.

Hệ thống quản lý khách hàng của công ty Fast cũng đã áp dụng thành tựu này vì vậy công việc quản lý đựơc đơn giản, nhanh chóng, chính xác hơn rất nhiều so với trước đây khi mọi việc được làm thủ công từ việc nhập, lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu.

Thông tin-Hệ thống thông tin

Dữ liệu được ví như nguyên liệu thô của thông tin.Thông tin do người này, bộ phận này phát ra có thể lại được người khác, bộ phận khác coi như dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho các mục đích khác.Thông tin và dữ liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của một tổ chức. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.Đầu vào của hệ thông thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan đến loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu có trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện.

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật.Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau,mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.

Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đợc tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giải quyết và lựa chọn một phơng án. Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trờng trong đó nó đợc phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia.

Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhng phải đảm bảo lô gic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.

Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

Trên sơ đồ chỉ bao gồm Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng 4 loại kí pháp đơn giản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.

Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của dự án to hay nhỏ.

Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý

Quản lý khách hàng

Thiết kế chương trình

Tuỳ theo sự lựa chọn của phân tích viên mà thuộc tính định danh của thực thể này là thuộc tính phi khoá của thực thể kia.Trong trường hợp sự tham gia của thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trị rỗng. Cơ sở dữ liệu trong SQL Server 2000 bao gồm các bảng sau: Khách hàng, Người liên hệ, Nhân viên, Hợp đồng, Thanh toán hợp đồng, Loại hợp đồng, Thuế. Thiết kế giao diện xử lý là thiết kế cách trình bày thông tin của hệ thống thông tin khi người dùng sử dụng để nhập dữ liệu vào hay đưa dữ liệu ra.

• Không nhập các thông tin thứ sinh tức là các thông tin mà hệ thống thông tin có thể tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được. •Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, chẳnh hạn theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo tầm quan trọng hoặc theo chức năng. Chương trình gồm có các form nhập sau: cập nhật danh sách khách hàng, cập nhật danh mục hợp đồng, cập nhật danh sách người liên hệ, cập nhật nhân viên, cập nhật ngoại tệ, cập nhật thuế.

Trên mỗi form nhập liệu đều chứa các Textbox giúp người sử dụng có thể nhập các thông tin theo các tên trường ở bên phải.Việc nhập dữ liệu được tiến hành dễ dàng, nhanh chóng và ít nhầm lẫn vì có hướng dẫn tên trường cụ thể và có thể dùng phím Tab để chuyển trường nhập. Khi người dùng nhập các thông tin của đối tượng này vào trong các ô nhập liệu rồi bấm nút thêm thì đối tượng này sẽ được thêm vào cơ sở dữ liệu. - Thống kê và in báo cáo về danh sách hợp đồng thoả mãn điều kiện tìm kiếm nào đó như theo loại hợp đồng, theo giá trị hợp đồng, theo thời gian kí kết, ….

Dim strshowHD As String = "SELECT MAHOPDONG AS 'MÃ HỢP ĐỒNG',NGAYKY AS 'NGÀY KÝ',LOAINGOAITE AS 'LOẠI NGOẠI TỆ',NGAYBATDAU AS 'NGÀY BẮT ĐẦU',NGAYKETTHUC AS 'NGÀY KẾT THÚC',M_u76 ?OAIHD AS 'LOẠI HỢP ĐỒNG',MANGUOILH AS 'MÃ NGƯỜI LIÊN HỆ' FROM TBLHOPDONG". Dim strshowHD As String = "SELECT MAHOPDONG AS 'MÃ HỢP ĐỒNG',NGAYKY AS 'NGÀY KÝ',LOAINGOAITE AS 'LOẠI NGOẠI TỆ',NGAYBATDAU AS 'NGÀY BẮT ĐẦU',NGAYKETTHUC AS 'NGÀY KẾT THÚC',M_u76 ?OAIHD AS 'LOẠI HỢP ĐỒNG',MANGUOILH AS 'MÃ NGƯỜI LIÊN HỆ' FROM TBLHOPDONG". Dim strshowHD As String = "SELECT MAHOPDONG AS 'MÃ HỢP ĐỒNG',NGAYKY AS 'NGÀY KÝ',LOAINGOAITE AS 'LOẠI NGOẠI TỆ',NGAYBATDAU AS 'NGÀY BẮT ĐẦU',NGAYKETTHUC AS 'NGÀY KẾT THÚC',MSLOAIHD AS 'LOẠI HỢP ĐỒNG',MANGUOILH AS 'MÃ NGƯỜI LIÊN HỆ' FROM TBLHOPDONG".

Dim strshowHD As String = "SELECT MAHOPDONG AS 'MÃ HỢP ĐỒNG',NGAYKY AS 'NGÀY KÝ',LOAINGOAITE AS 'LOẠI NGOẠI TỆ',NGAYBATDAU AS 'NGÀY BẮT ĐẦU',NGAYKETTHUC AS 'NGÀY KẾT.