Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bàn hàng tại siêu thị

Khi phát hiện hàng hư hỏng phải kịp thời giải quyết để có biện pháp giải quyết và điều phối hàng +tổ thu mua:có nhiệm vụ thu mua hàng bbộ phận thứ hai là bộ phận bán hàng,bộ phận này có

Lời nói đầu

Ngày nay, kinh tế tri thức không còn xa lạ với mọi người Việc ứng dụng máytính vào các lĩnh vực, các ngành nghề trở lên phổ biến Các phần mềm tin học, với hiệuquả cao, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của xã hội đang ngày càng được áp dụng rộng rãi.Công nghệ thông tin đã trực tiếp hoặc gián tiếp tác động vào quá trình lao động của conngười, đem lại hiệu quả, hiệu suất lớn, nó đóng vai trò công cụ, phương tiện không thểthiếu trong hầu hết các ngành nghề Trên lĩnh vực quản lí, việc ứng dụng các sản phẩmmáy tính được đặt lên hàng đầu Đó là điều kiện tiên quyết để đạt hiệu quả, chất lượngcao trong quản lí, kinh doanh

Do sự xuất hiện nhu cầu về hệ thống thông tin với khối lượng thông tin khổng lồ

và các quan hệ phức tạp mà bằng thủ công thì bạn sẽ mất nhiều thời gian đôi khi hiệu quảcông việc hoàn thành lại không như mong muốn Vì vậy, để phục vụ cho các đòi hỏi trênnghành Công nghệ Thông tin nói chung và nghành Tin học nói riêng đã tạo ra rất nhiềuphần mềm Tin học ứng dụng hữu ích trong mọi lĩnh vực, nhưng các chương trình nàyứng dụng trực tiếp vào giải các bài toán quản lí của từng cơ quan, xí nghiệp đôi khi nảysinh một số vấn đề mới mà chưa kịp đáp ứng kịp thời Do đó, cần phải có các chươngtrình quản lí riêng cho từng chuyên nghành cho phù hợp với từng cụng việc cho từng cơquan

Để phát triển được một đề án Tin học hóa thì ta phải khảo sát hử thống Người tađịnh nghĩa "Hệ thống" là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạtđộng nhằm hoạt động tốt nhất Hệ thống quản lí bán hàng là mẫt hệ thống hết sức phứctạp, nó không chỉ chứa các thông tin về quản lí mà nó còn thúc đẩy mạnh mẽ các hoạtđộng của tổ chức Kinh tế - Xã hội Do đó, cần phải xem xét các yếu tố đặc thù, những nétkhái quát cũng như các mục tiêu về nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng mẫt hệ thốngthông tin Quản lí được Tin học hóa mang lại kết quả tốt nhất Muốn đạt được các yêu cầutrên thì ngoài các yêu cầu đó ta phải chọn ngôn ngữ lập trình sao cho phù hợp

Xuất phát từ thực tế yêu cầu đó nên trong thời gian làm bài tập môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin em chọn đề tài "Phân tích và thiêt kế hê thống quản lý bán

hàng tai siêu thị" Qua đồ án này em sẽ được học hỏi và hiểu rõ hơn về Công nghệ thông

tin nói chung và mục Phân tích thiêt kế hệ thống nói riêng.

Trong tài liệu này bằng những hiểu biết của em, qua quá trình khảo sát, phân tích

em đã xây dựng nên môt hệ thống quản lý bán hàng tại một siêu thi

Em xin chân thành cảm ơn cụ giáo Nguyễn Anh khoa công nghệ thông tin đã rất

tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài tập môn học này

CHƯƠNG I: MÔ TẢ HỆ THỐNG

I.mô tả nghiệp vụ của hệ thống

Yêu cầu đặt ra là cần phải xây dựng một hệ thống quản lý việc bán hàng tại siêu thị trên hệ thống máy tính làm giảm nhẹ công việc quản lý bán hàng trong siêu thị và tăng độ chính xác

1.1 nhiệm vụ cơ bản

hệ thống quản lý bán hàng tại siêu thị có các nhiệm vụ cơ bản sau:

+Quản lý việc bán hàng cho khách và làm thủ tục khách hàng thân thiết cho khách+quản lý việc nhập hàng ,xuất hàng,hàng tồn kho ,hàng tồn trên quầy từ đó đưa ra thống kê chính xác các mặt hàng ở trong siêu thị,từ đó lắm bắt được những mặt hàng gần hết để lập đơn hàng gửi cho tổ mua hàng

1.2cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Hệ thống quản lý bán hàng taị siêu thị gồm có 2 bộ phận hoạt động tương đối độc lập nhau :

a)bộ phận thứ nhất là bộ phận quản lý hàng trong siêu thị(hay bộ phận kho) nó có nhiệm

vụ :

+cung cấp hàng khi khách đến mua hàng

+thường xuyên cập nhật lại kho hàng đúng thực tế nhất

+theo dõi xem lượng hàng nào sắp hết để lập báo cáo đưa cho nhóm mua hàng, để nhập hàng vào kho

bộ phận này bao gồm các tổ sau

+Tổ tin học sử dụng một PC ,trên đó có hệ chương trình gọi là hệ quản lý kho trợ giúp việc theo dõi việc nhập hàng, xuất hàng( lượng hàng bán ra),hàng tồn từ đó giúp người quản lý cập nhật lại kho hàng đúng thực tệ nhất

+tổ mặt hàng: Nhiệm vụ của tổ là kiểm tra chất lượng hàng hoá và nắm tình trạnghàng hoá của siêu thị, đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đến taykhách hàng Khi phát hiện hàng hư hỏng phải kịp thời giải quyết

để có biện pháp giải quyết và điều phối hàng

+tổ thu mua:có nhiệm vụ thu mua hàng

b)bộ phận thứ hai là bộ phận bán hàng,bộ phận này có nhiệm vụ:

+tiếp nhận và lập hóa đơn thanh toán

+tính tiền trả cho khách+trao hóa đơn thanh toán

+làm thủ tục khách hàng thân thiết

+in và lưu hóa đơn thanh toán vào CSDL

Bộ phận này bao gồm các tổ sau:

+tổ tin hoc: cũng sử dụng một PC,trên đó có cài đặt một hệ chương trình trợ giúp việc lưu trữ thông tin của khách hàng, thanh toán tiền hàng, lập hóa đơn, cập nhật lại giá

cả và tổng hợp lượng hàng đã bán

+Tổ thu ngân: Thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách hàng đồng thờighi nhận lại số hàng hoá bán được của mỗi loại để báo cáo cho tổ quản lý sau mỗi ca làm việc.

sẽ cập nhật thong tin mặt hàng,còn nếu hàng có mã vạch thì sẽ tính tổng giá trị hóa đơn nếu là khách hàng thân thiết thì kiểm tra số điểm thưởng nếu có 30 điểm trở lên sẽ giảm giá theo quy định,sau đó cập nhật lại điểm thưởng của kkách và in hóa đơn cho khách hàng và lưu hóa đơn.còn nếu không phải là khách hàng thân thiết sẽ kiểm tra giá hóa đơn hiện tại nếu trên 50.000đ sẽ tiếp nhận yêu cầu đăng ký tham gia khách hàng thân thiết và cấp thẻ khách hàng thân thiết luư thông tin về khách hàng than thiết và cuối cùng là in hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn

*chế độ ưu đãi đối với khách hàng than thiết có nghĩa là:

Khi một khách hàng chưa là khách hàng thân thiết của siêu thị đến mua hàng, nếu tổng giá trị hàng hoá trong một lần mua từ 50.000đ trở lên thì sau khi tính tiền khách hàng có thể đăng ký chương trình khách hàng thân thiết của siêu thị với nhân viên quản

lý Nhân viên quản lý sẽ lưu trữ lại các thông tin của khách hàng và cấp cho các khách hàng này thẻ khách hàng thân thiết

với số điểm thưởng tương ứng giá trị hóa đơn ở trên

Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ, trước khi thanh toán hóa đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống sẽ

tự động tính toán và cập nhật điểm thưởng của khách hàng

Khi khách hàng thân thiết có số điểm trên 30 điểm của siêu thị thì trong cácđợt mua hàng sau đó, họ sẽ được giảm giá 5% trên tổng giá trị hàng họ mua.Tuy nhiên, cuối năm hệ thống phải tự động xoá khách hàng này ra khỏi danhsách khách hàng thân thiết của siêu thị

.khi thanh toán xong bộ phận sẽ đóng gói hàng cho khách và khách hàng có thể nhận được hóa đơn thanh toán

-sau khi đã nhận hàng khách hàng sẽ đến bộ phận gửi đồ để nhận lại đồ đã gửi trước đó,đồng thời trả lại khóa gửi đồ cho bộ phận gửi đồ

*thống kê báo cáo

Sau khi tiếp nhận yêu cầu báo cáo thông kê bộ phận quản lý sẽ cập nhật các thông tin về hàng hóa( như số lượng nhập ,suất,lượng tồn trên quầy ) để tính số lượng tồn của hàng hóa từ đó xác định những mặt hàng gần hết từ đó lập dự trù gửi tổ mua hàng

-tổ mua hàng chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt hàng đã nêu, sau đó thương lượng và gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng đồng

thời bên giao hàng sẽ thanh toán tiền hàng với bộ phận tài chính và kèm theo hóa đơn thanh toán.

*quá trình nhập hàng

Quản lý kho sẽ tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp,lập và in phiếu nhập hàng,sau đó phân loại hàng hóa theo loại hàng,theo chủng loại và theo đơn vị tính sau đó lưu trữ thông tin về hàng hóa và số lượng hàng đó

Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý Các thông tin bao gồm: mã vạch,giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,…

Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, thực hiện theo quy tắc:

- Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa Siêu Thị (bên bán) và người tiêu dùng (bên mua) Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để phân biệt với những hàng khác

- Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch

đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất Nếu một mặt hàng nào không có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khả năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của Siêu Thị làm mã bán hàng, và mã này có chiều dài 8 ký tự

*quá trình suất hàng lên quầy bán

Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra số luwngj hàng tồn nếu còn hàng sẽ lập phiếu xuất hàng,cập nhật số lượng hàng tồn của mặt hàng đó sau đó

in và lập phiếu xuất hàng.nếu lượng hàng tồn trng kho hết sẽ đặt hàng với nhà cung cấp

để cập nhật hàng vào kho

*quá trình kiểm kê hàng hóa :khi tiếp nhân yêu cầu kiểm kê hàng hóa tổ kiểm kê sẽ kiểm

tra chất lượng tình trạng hàng hóa kiểm tra số lượng hàng tồn sau đó lập và in báo cáo kiểm kê hàng hóa

1.4 quy tắc quản lý

+Khi khách hàng không mua một hàng hóa nào đó nữa, ở thời điểm đó nếu hóa đơn chưa được in ra thì ta có thể cho phép xóa Ngược lại, ta không cho xóa

+Hàng hóa chỉ được bán cho khách hàng khi hàng có mã vạch quản lý

+Khi lập hóa đơn, một hóa đơn phải có tối thiểu một hàng hóa

+Khách hàng đăng ký làm khách hàng thân thiết của siêu thị khi người đó có hóa đơn thanh toán từ 50000 trở lên

+Khi khách hàng có số điểm thưởng từ 30 điểm trở lên trong một năm hiện tạithì khách hàng mua hàng được giảm 5% trị giá hóa đơn thanh toán

+Giá bán sản phẩm cho khách hàng được tính thuế VAT nộp cho nhà nước

Giá một sản phẩm đến tay khách hàng được tính toán như sau:

giá bán sản phẩm * (1 + Thuế VAT/100)

1.5 các dạng mẫu biểu

Dưới đây là một số dạng mẫu biểu giao dịch của hệ thống:

1.mẫu biểu giới thiệu mặt hàng

Nhà cung cấp gửi cho hệ thống bảng giới thiệu về mình và đơn giá của từng loạimặt hàng mình cung cấp được Hệ thống lưu lại thông tin đó trong tệp DM-NCC gồm cócác thông tin cơ bản sau:

GIỚI THIỆU SẢN PHẨM Tên nhà cung cấp:………

HÓA ĐỎN NHẬP HÀNG

Số hiệu:…….

Tên nhà cung cấp:……….

Địa chỉ:………

Điện thoại:……… fax:……….

Ngày nhập:………

Những mặt hàng đã nhập từ nhà cung cấp

Tên mặt hàng Đơn vị tính Đơn giá Hãng sản

xuất Số lượng Thành tiền

3.hóa đơn thanh toán do bộ phận bán hàng lập

Khi khách hàng yêu cầu thanh toán bộ phận bán hàng sẽ tính tiền trả cho khách và in hóa đơn thanh toán cho khách,hóa đơn thanh toán gồm các muc sau:

HÓA ĐỎN THANH TOÁN

Số hiệu:…….

Tên nhà khách hàng:……….

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Ngày bán hàng:………

Những mặt hàng bán cho khách Tên mặt hàng Đơn vị tính Đơn giá VAT(%) Số lượng Thành tiền Tổng cộng:……

Giảm giá:…

Tổng tiền phải trả:…… VNĐ

% VNĐ

4.thống kê hàng hóa

Khi nhận được yêu cầu thống ke hàng hóa theo kì,theo quý hoặc theo năm,bộ phận quản

lý hàng sẽ cập nhật lượng hàng nhập,hàng xuất,hàng tồn trên quầy hàng,lượng hàng bán

ra từ đó đưa ra bảng thống kê báo cáo gồm các nội dung sau:

6.phiếu giao hàng của nhà cung cấp:

Khi nhà cung cấp giao hàng cho bộ phận quản lý hàng sẽ kèm thêm phiếu giao hàng

7.hóa đơn xuất từ kho lên quầy hàng

Khi nhân được yêu cầu xuất hàng lên quầy hàng ,bộ phận quản lý hàng sẽ xuầt hàng lên quầy kèm theo hóa đơn xuất

HÓA ĐƠN XUẤT

Số hiệu:…….

Người nhận:……….

Ngày xuất:………

Những mặt hàng xuất lên quầy

Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính

8.biên lai trả tiền

Khi tài vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp ,bộ phận tài vụ sẽ gửi biên lai trả tiền cho bộ phận nhập hàng để kiểm tra đối chiếu,nếu có sai xót sẽ khiếu lại tới nhà cung cấp

BIÊN LAI TRẢ TIỀN

Gửi bộ phận quản lý hàng

Danh sách các mặt hàng đã thanh toán

Tổng tiền đã trả:…………

Ghi chú:………

5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống (Định nghĩa ký hiệu sử dụng, vẽ mô hình ).

-thường xuyên cập nhật lượng

hàng ở trong kho

-lập dự trù và nhập hàng vào

kho-in và lưu trữ phiếu nhập,quản

lý thông tin hàng hóa

-báo cáo và kiểm kê hàng hóa

BỘ PHẬN BÁN HÀNG

-tiếp nhận hàng và giao hàng cho khách -tiếp nhận yêu cầu đăng

kí khách hàng thân thiết -nhận tiền thanh toán của khách -làm thủ tục đăng kí khách hàng thân thiết -lập và in phiếu thanh toán cho khách và lưu vào CSDL

NHÀ CUNG CẤP

KHÁCH HÀNG

TÀI VỤ

Thanh toán tiền

Hàng+hóa đơn thanh toán

Yêu cầu đkkhtthiết+tt khách

hàng Thẻ khách hàng thân thiết

Phiếu xuất hàng

Hàng+hóa đơn xuất

Tiền+hóa đơn thanh toán

Giao dịch Hàng+phiếu giao hàng

Đơn hàng

Tt trả lời

Biên lai trả tiền Khiếu lại

II Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát :

1.Mô tả chi tiết công việc :

Dự án Tiểu dự án: Xuất hàng +phiếu xuất Trang: Loại: Phân tích hiện

trạng Mô tả công việc Số TT: Ngày:

+Điều kiện khi xuất hàng hóa từ kho lên quầy trưng bày

+Cách thực hiện: lập phiếu nhập, lưu thông tin hàng hóa vào CSDL

+Kết quả: Lượng hàng xuất ra khỏi kho

+Tần suất: Tùy thuộc vào lựong khách hàng đến mua hàng

+Điều kiện.: khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp

+Kết quả:nhập hàng vào kho

+Cách thực hiện: lập phiếu nhập, lưu thông tin hàng hóa vào CSDL

+Tần suất: Tùy thuộc hóa đơn nhập và số lượng hàng

+Thời lượng

- Thời gian nhập tùy thuộc vào nhà cung cấp

+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: Xe chở hàng phảm đảm bảo yêu cầu

- Quy tắc quản lý: Cập nhật lại số lượng các mặt hàng trong kho và các mặthàng đã nhập

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của kho từ 7h30’ đến 11h30’ và từ1h30 đến 5h30’

Dự án Tiểu dự án: Bán hàng+phiếu thanh toán Trang:

Loại: Phân tích hiện

+Kết quả: Tính tiền cho khách, lập hóa đơn và cập nhật vào CSDL

+ Tần suất: Tùy thuộc vào tần suất đến mua hàng của khách

+Thời lượng

- Thời gian bán 3-10 phút/lần

+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc quản lý: Tổng hợp lại lượng hàng đã bán trong ngày

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận bán hàng từ 7h đến

22 hàng ngày,với các tổ làm việc theo ca

Dự án Tiểu dự án: Mua hàng Trang:

Loại: Phân tích hiện

trạng Mô tả công việc Số TT: Ngày:

+Điều kiện

- Phiếu dự trù

- Phiếu trả lời từ nhà cung cấp

+Kết quả: Lượng hàng hóa mua về

+Tần suất: Tùy thuộc phiếu dự trù và lượng hàng mà nhà cung cấp có thể đápứng

+Thời lượng

- Thời gian 10-20 phút/lần

+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc quản lý: Tổng hợp lại lượng hàng đã mua trong ngày

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận mua hàng từ 7h30’

đến 11h30’ và từ 1h30 đến 5h30’

Dự án Tiểu dự án: Lập đơn hàng Trang:

Loại: Phân tích hiện

trạng

Mô tả công việc Số TT:

Ngày:

+Điều kiện.

- lượng hàng trong kho dưới mức quy định

- khi có lời đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp+Kết quả: đưa ra đơn hàng giao cho tổ thu mua,có thể bằng điện thoại hoặcđơn

+Tần suất: Tùy thuộc vào số lượng khách hàng mua và lượng hàng công tycần mua

+Thời lượng

- Điện thoại 15-20 phút/lần

- Số dòng đơn 6-8 dòng

+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định

- Quy tắc quản lý: Những khoản tiền trên 5 triệu phải do phó giám đốc tàichính hay giám đốc ký

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của công ty từ 7h30’ đến 23h

Dự án Tiểu dự án: Nhận tiền thanh toán của khách hàng

Trang:

Loại: Phân tích hiện

trạng Mô tả công việc Số TT: Ngày:

+Điều kiện

- Khi khách hàng đã lựa chọn hàng xong và tới bộ phận ban hang

+Kết quả: Khách hàng trả tiền theo giá đã định sẵn trên từng mặt hàng

+Tần suất: Tùy thuộc vào lượng khách hàng đến thanh toán

+Thời lượng

- Thời gian 2-10 phút/lần

+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: Tiền khách trả phải là tiền không rách

- Quy tắc quản lý: Tổng lượng tiền khách hàng trả trong ngày

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận tài chính từ 7h30’

đến 23h hàng ngày

Dự án Tiểu dự án: Trả tiền cho nhà cung cấp

+Kết quả: Trả tiền cho nhà cung cấp theo phiếu biên nhận nhận hàng

+Tần suất: Tùy thuộc phiếu biên nhận hàng mà bộ phận tài chính nhận được.+Thời lượng

- Thời gian 5-10 phút/lần

+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: Tiền trả cho nhà cung cấp là tiền không rách

- Quy tắc quản lý: Tổng lượng tiền trả cho nhà cung cấp trong ngày

- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận tài chính từ 7h30’

- Khi có yêu cầu xem chi tiết tình hình xuất

- Khi tới thời hạn định kỳ( hàng tháng hoăc năm)+Kết quả :Đưa ra bảng báo cáo xuất theo tháng, quí, năm

- Tần suất: bộ phận thanh toán phải lập báo cáo xuất theongày, tháng,quí, năm

Loại: Phân tích hiện

trạng Mô tả công việc Số TT: Ngày:

+Điều kiện.

- Khi có yêu cầu xem chi tiết tình hình nhập

- Khi tới thời hạn định kỳ( hàng ngày , tháng hoăc năm)+Kết quả :Đưa ra bảng báo cáo nhập theo tháng, quí, năm

- Tần suất: tổ thu mua phải lập báo cáo xuất theo ngày, tháng, quí, năm

+Thời lượng

- Thời gian lập theo ngày,tháng ,quí hoặc năm/lần

+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: báo cáo đúng sự thật

Dự án Tiểu dự án: kiểm kê

kiểm tra tình trạng hàng hóa và số lượng tồn trên quầy

Kết quả :Đưa ra tra số lượng tại kho và hàng trưng bày tại quầy+phiếu kiểm kê +Thời lượng

- Thời gian lập theo ngày+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: báo cáo đúng sự thật

Dự án Tiểu dự án: đăng ký khách hàng thân thiết

Nhận được yêu cầu đăng ký khách hàng thân thiết

Kết quả :Đưa ra thẻ khách hàng thân thiết

+Thời lượng

- Thời gian lập theo ngày+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: luu trữ đúng

Dự án Tiểu dự án: danh mục nhà cung cấp

Trang:

Loại: Phân tích hiện

trạng Mô tả công việc Số TT: Ngày:

+Điều kiện

Khi nhà cung cấp có nhu cầu quảng bá nhũng mặt hàng cần bán

Kết quả :Đưa ra bảng giới thiệu sản phẩm

+Thời lượng

- Thời gian tùy thuộc vào nhà cung cấp+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: uy tín

CHƯƠNG II:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

1 Sơ đồ phân rã chức năng

1.1 Các chức năng chi tiết

a Bước 1: Gạch chân những động từ, bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống

*qua trình bán hàng

-khi khách hàng đến quầy hàng lựa chọn được những mặt hàng cần mua , khách hàng sẽ tới bộ phận bán hàng để thanh toán tiền hàng Tổ thu ngân có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu thanh toán của khách,sau đó lập hóa đơn thanh tóan.nếu hàng không có mã vạch

sẽ cập nhật thong tin mặt hàng,còn nếu hàng có mã vạch thì sẽ tính tổng giá trị hóa đơn nếu là khách hàng thân thiết thi kiểm tra số điểm thưởng nếu có 30 điểm trở lên sẽ giảm giá theo quy định,sau đó cập nhật lại điểm thưởng của kkách sau đó in hóa đơn cho kháchhàng và lưu hóa đơn.nếu không phải là khách hàng thân thiết sẽ kiểm tra giá hóa đơn hiệntại nếu trên 50.000đ sẽ tiếp nhận yêu cầu đăng ký tham gia khách hàng thân thiết và cấp thẻ khách hàng thân thiết luư thông tin về khách hàng than thiết và cuối cùng là in hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn

*chế độ ưu đãi đối với khách hàng thân thiết có nghĩa là:

Khi một khách hàng chưa là khách hàng thân thiết của siêu thị đến mua hàng, nếu tổng giá trị hàng hoá trong một lần mua từ 50.000đ trở lên thì sau khi tính tiền khách hàng có thể đăng ký chương trình khách hàng thân thiết của siêu thị với nhân viên quản

lý Nhân viên quản lý sẽ lưu trữ lại các thông tin của khách hàng và cấp cho các khách hàng này thẻ khách hàng thân thiết

với số điểm thưởng tương ứng giá trị hóa đơn ở trên

Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ, trước khi thanh toán hóa đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống sẽ

tự động tính toán và cập nhật điểm thưởng của khách hàng

Khi khách hàng thân thiết có số điểm trên 30 điểm của siêu thị thì trong cácđợt mua hàng sau đó, họ sẽ được giảm giá 5% trên tổng giá trị hàng họ muaTuy nhiên, cuối năm hệ thống phải tự động xoá khách hàng này ra khỏi danhsách khách hàng thân thiết của siêu thị

.khi thanh toán xong bộ phận sẽ đóng gói hàng cho khách và khách hàng có thể nhận được hóa đơn thanh toán

-sau khi đã nhận hàng khách hàng sẽ đến bộ phận gửi đồ để nhận lại đồ đã gửi trước đó,đồng thời trả lại khóa gửi đồ cho bộ phận gửi đồ

*thống kê báo cáo

Sau khi tiếp nhận yêu cầu báo cáo thông kê bộ phận quản lý sẽ cập nhật các thông tin về hàng hóa( như số lượng nhập ,suất,lượng tồn trên quầy ) để tính số lượng tồn của hàng hóa từ đó xác định những mặt hàng gần hết từ đó lập dự trù gửi tổ mua hàng

-tổ mua hàng chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt hàng đã nêu, sau đó thương lượng và gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng đồng thời thanh toán tiền hàng với bộ phận tài chính và kèm theo hóa đơn thanh toán

*quá trình nhập hàng

Quản lý kho sẽ tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp,lập và in phiếu nhập hàng,sau đó phân loại hàng hóa theo loại hàng,theo chủng loại và theo đơn vị tính sau đó lưu trữ thông tin về hàg hóa và số lượng hàng đó

Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý Các thông tin bao gồm: mã vạch,giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,…

Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, thực hiện theo quy tắc:

- Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa Siêu Thị (bên bán) và người tiêu dùng (bên mua) Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để phân biệt với những hàng khác

- Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch

đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất Nếu một mặt hàng nào không có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khả năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của Siêu Thị làm mã bán hàng, và mã này có chiều dài 8 ký tự

*quá trình suất hàng lên quầy bán

Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn nếu còn hàng sẽ lập phiếu xuất hàng,cập nhật số lượng hàng tồn của mặt hàng đó sau đó

in và lập phiếu xuất hàng.nếu lượng hàng tồn trong kho hết sẽ đặt hàng với nhà cung cấp

để cập nhật hàng vào kho

*quá trình kiểm kê hàng hóa :khi tiếp nhân yêu cầu kiểm kê hàng hóa tổ kiểm kê sẽ kiểm

tra chất lượng tình trạng hàng hóa kiểm tra số lượng hàng tồn sau đó lập và in báo cáo kiểm kê hàng hóa

b.bước 2:danh sách các chức năng các chức năng liên quan đến hệ thống

1.tiếp nhận yêu cầu thanh toán hóa đơn

2.lập hóa đơn thanh toán

3.kiểm tra hàng có mã vạch hay không có mã vạch

4.cập nhật thông tin mặt hàng

5.tính tổng giá trị hóa đơn

6.xác nhận khách hàng than thiết

7.kiểm tra giá trị hóa đơn hiện tại

8.tiếp nhận yêu cầu đăng ký tham gia khách hàng than thiết

9.cấp thẻ và lưu thông tin về khách hàng

10.kiểm tra số lượng điểm thưởng và giảm giá trên hóa đơn theo quy định

11.tính điểm thưởng của hóa đơn hiện tại và cập nhật lại số điểm thưởng của khách hàng12.in hóa đơn cho khách

13.lưu trữ hóa đơn vào CSDL

14.tiếp nhận yêu cầu báo cáo thống kê

15.lấy thông tin hàng hóa

16.tính số lượng tồn thực và thống kê những mặt hàng cần mua

17.lập bảng dự trù gửi tổ mau hàng

18.tìm và liên hệ với nhà cung cấp

19.tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp

20.lập và in phiếu nhập hàng

21.phân loại hàng hóa khi nhập vào kho

22.lưu trữ thông tin hàng hóa và số lượng mặt hàng đó

23.tiếp nhận yêu cầu mau hàng

24.kiểm tra số lượng tồn hàng

25.đặt hàng với nhà cung cấp

26.lập phiếu xuất hàng

27.cập nhật số lượng tồn của mặt hàng đó

28.in và lưu phiếu xuất hàng

29.tiếp nhận yêu cầu kiểm kê hàng hóa

30.kiểm tra tình trạng và số lượng hàng tồn

31.lập báo cáo kiểm kê hàng hóa

32.in và lưu phiếu kểm kê

c.bước3+ 4+5gom nhóm các chức năng đơn giảnvà chỉnh sửa lại tên các chức năng

7 xuất hàng lên quầy bán

8 kiểm kê hàng hóa

2.Gom nhóm chức năng.

Gom nhóm các chức năng chi tiết thành các chức năng lớn hơn của hệ thống

Để gom nhóm chính xác ta căn cứ vào cơ cấu tổ chức của công ty Gồm có 2 bộ phận

Bộ phận quản lý hàng

Bộ phận bán hàngNhư vậy các chức năng ở trên mức chi tiết của hệ thống là 2 nhóm chức năng trên

Đưa từng chức năng chi tiết đã xác định ở bước trước vào từng nhóm Cụ thể như sau:

1.cập nhật lại kho hàng và lập bảng dự trù

2 giao dịch với nhà cung cấp

3 nhập hàng vào kho

4 xuất hàng lên quầy bán

5 kiểm kê hàng hóa

Bộ phận quản lý hàng

3 Vẽ sơ đồ phân rã chức năng.

QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI SIÊU THI

BỘ PHẬN QUẢN LÝ

cập nhật kho hàng và lập bảng dự trù

giao dịch với nhà cung

Kiểm kê hàng hóa

xuất hàng lên quầy bán

II Sơ đồ luồng dữ liệu.

1.Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ

Lưu ý : Trong thực tế thì tên tiến trình phải trùng với tên chức năng trong sơ

đồ phân rã chức năng

Biểu diễn : Hình chữ nhật góc tròn hoặc hình tròn hay hình Oval (Như hình vẽ dưới đây)

 Luồng dữ liệu

Định nghĩa : Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình

Tên gọi : Danh từ + tính từ

Biểu diễn : Là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

Ví dụ :

Chú ý : Luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật

lý Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau

Tên gọi : Là Danh từ + tính từ Chỉ nội dung dữ liệu trong kho

Biểu diễn : Là cặp đường thẳng song song chứa tên của thông tin được cất giữ

Quan hệ giữa kho dữ liệu , chức năng và luồng dữ liệu

Và vì lý do trình bày thì một tác nhân ngoài có thể xuất hiện ở nhiều nơi

2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0.

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đangnghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống.Các luồng dữliệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào ra của hệ thống.

Quản lý bán hàng tại siêu

3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1.

Quản lý hàng

Bán hàng

Khách hàng Nhà cung cấp

Tài vụ

Thanh toán tiền Mua hàng Hàng+hóa đơn thanh toán

Tiền+

phiếu.tt

Biên lai trả tiền

Xuất hàng+hóa đơn xuất Đơn hàng

Hàng+phiếu giao hàng

Khách hàng

4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2.

In và lưu hóa đơn

Khách hàng

Khách hàng

(truy xuất)

Khách hàng (tạo mói)

Hóa đơn (truy xuất)

Hóa đơn ( tạo mới) Hàng hóa

Thanh toán

Lập hóa đơn thanh toán

đăng ký khách hàng thân thiết Thẻ khách hàng thân thiết

Hàng+hóa đơn thanh toán

Khách hàng

Nhà cung cấp

Tài vụ Bản ghi trả tiền

Đơn hàng

Giao dịch

T.t.trả lời

Hàng+phiếu

Lấy thông tin

4.đặc tả chưc năng theo sơ đồ khối

4.1 quản lý khách hàng thân thiết

> 50.000

Tiếp nhận yêu cầu đăng ký khách hàng thân thiết

Cấp thẻ khách hàng thân thiết

Lưu trữ thông tin khách hàng

Kiểm tra giá trị mua hang gần nhất

Tiếp nhận yêu cầu thanh toán hóa đơn

Lập hóa đơn thanh toán

Hàng có mã vạch

Tổng giá trị hóa đơn

Xác nhận khách hàng thân thiết

Kiểm tra giá trị hóa đơn hiện tại

Dưới 50.000

Tiếp nhận yêu cầu đăng ký khách hàng thân thiết

Cấp thẻ khách hàng thân thiết

Lưu trữ thông tin khách hàng

<30 đ

Kiểm tra điểm

thưởng

Giảm giá trên hóa

đơn theo quy định

Đầu ra:hàng

Tiếp nhận yêu cầu kiểm kê hàng

hóa

Lập báo cáo kiểm kê hàng hóa

In và lưu phiếu kiểm kê

Kiểm tra số lượng hàng tồn Kiểm tra tình trạng chất lượng

hàng hóa

Đầu vào:yêu cầu kiểm kê hàng hóa

Đầu ra:phiếu kiểm kê

a quản lý xuất hàng

Tiếp nhận yêu cầu xuất hàng

Lập phiếu xuất hàng

Cập nhật số lượng tộn của mặt

hàng đó Kiểm tra số lượng hàng tồn

Đầu vào:yêu cầu xuất hàng

Đầu ra:hàng+phiếu xuất

b thống kê báo cáo

Tiếp nhận yêu cầu báo cáo thống

kê

Lấy số lượng hàng hóa nhập Lấy số lượng xuất hàng

Lấy thông tin hàng hóa

Kiểm tra số lượng tồn trên quầy Lấy số lượng bán được tại siêu thị

Tính số lượng tồn thưc của hàng hóa

Tính doanh thu bán được của

siêu thị

Lập và in báo cáo thống kê

Đầu vào:yêu cầu báo cáo thống

kê

Đầu ra:bảng bóa cáo thống

kê

2 Kết luận.

Sau khi phân tích hệ thống về chức năng ta thu được một số kêt quả như sau:

- Các chức năng cơ bản đã được xác định

- Ta xác định được nguyên lí hoạt động của các chức năng

- Một số chức năng do điều kiện thời gian nên chưa phântích chi tiết hết

Lấy các chức năng đã phân tích làm cơ sở thiết kế hệ thống

Chương III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

I/ Xây dựng ER mở rộng

1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính

* Gạch chân các danh từ và động từ mô tả quá trình xử lý

Qua điều tra khảo sát thực tế Hệ quản lý bán hàng tại siêu thị , ta thấy được quytrình làm như sau :

*qua trình bán hàng

-khi khách hàng đến sạp hàng sẽ lựa chọn những mặt hàng cần mua sau đó khách hàng sẽ tới bộ phận bán hàng để thanh toán tiền hàng Tổ thu ngân có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu thanh toán của khách,sau đó lập hóa đơn thanh tóan.nếu hàng không

có mã vạch sẽ cập nhật thong tin mặt hàng,còn nếu hàng có mã vạch thì sẽ tính tổng giá trị hóa đơn nếu là khách hàng thân thiết thì kiểm tra số điểm thưởng nếu có 30 điểm trở lên sẽ giảm giá theo quy định,sau đó cập nhật lại điểm thưởng của kkách và in hóa đơn

cho khách hàng và lưu hóa đơn.còn nếu không phải là khách hàng thân thiết sẽ kiểm tra giá hóa đơn hiện tại nếu trên 50.000đ sẽ tiếp nhận yêu cầu đăng ký tham gia khách hàng

thân thiết và cấp thẻ khách hàng thân thiết luư thông tin về khách hàng than thiết và

cuối cùng là in hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn.bộ phận bán hàng sẽ gửi hóa

đơn thanh toán và tiền tới bộ phận tài chính khi hết ca làm của mình.

*thống kê báo cáo

Sau khi tiếp nhận yêu cầu báo cáo thông kê bộ phận quản lý kho sẽ cập nhật các thông tin về hàng hóa( như số lượng nhập ,suất,lượng tồn trên quầy ) để tính số lượng

tồn của hàng hóa từ đó xác định những mặt hàng gần hết từ đó lập dự trù gửi tổ mua

hàng

-tổ mua hàng chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt hàng đã nêu, sau đó thương lượng và gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng đồng thời bên giao hàng sẽ thanh toán tiền hàng với bộ phận tài chính và kèm theo hóa đơn thanh toán

*quá trình nhập hàng

Quản lý kho sẽ tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp,lập và in phiếu nhập hàng,sau đó

phân loại hàng hóa theo loại hàng,theo chủng loại và theo đơn vị tính sau đó lưu trữ thông tin về hàng hóa và số lượng hàng đó

Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên phụ trách tin học lưu trữ các thông tin

của hàng vào hệ thống quản lý Các thông tin bao gồm: mã vạch,giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,…

Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, thực hiện theo quy tắc:

- Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa Siêu Thị (bên bán) và người tiêu dùng (bên mua) Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để phân biệt với những hàng khác

- Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch

đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất Nếu một mặt hàng nào không có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khả năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của Siêu Thị làm mã bán hàng, và mã này có chiều dài 8 ký tự

*quá trình suất hàng lên quầy bán

Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng ,bộ phận quản lý sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn nếu còn hàng sẽ lập phiếu xuất hàng,cập nhật số lượng hàng tồn của mặt hàng đó sau đó

in và lập phiếu xuất hàng.nếu lượng hàng tồn trong kho hết sẽ đặt hàng với nhà cung cấp

để cập nhật hàng vào kho

*quá trình kiểm kê hàng hóa :khi tiếp nhân yêu cầu kiểm kê hàng hóa tổ kiểm kê sẽ kiểm

tra chất lượng tình trạng hàng hóa kiểm tra số lượng hàng tồn sau đó lập và in báo cáo

kiểm kê hàng hóa

*Sau khi gạch chân các danh từ ta tiến hành xác định xem chúng là một thực thểhay chỉ là thuộc tính, chúng có bị trùng lặp không và kết hợp với các mẫu biểu để xácđịnh các thực thể và các thuộc tính tương ứng của nó

1) Nhân viên bán hàng (NVId,họ tên nhân viên,số CMND , địa chỉ,điện thoại ,ngày vào làm)

2) Danh mục khách hàng (KHId,họ tên,ngày sinh,địa chỉ,ngày cấp thẻ).3) Đơn đặt hàng của khách(KHId,LoạihàngId , số lượng)

4) Danh mục nhà cung cấp(NCCID,tên nhà cung cấp,địa chỉ,điện thoại)5) Mặt Hàng (ma_id,tên mặt hàng,loại,ngày sản xuất,hạn sử dụng,đơn

vị tính,ngày nhập vào,giá bán ra)

6) Phiếu xuất (KHId , LoạihàngId, số lượng)

7) Hoá đơn bán (Hoáđơnbán Id, Mã khách hàng , địa chỉ, LoạihàngId ,số lượng ,đơn giá , hình thức thanh toán ,ngày bán).8) Nhân viên Quản lí kho(NVId , Tên nhân viên , địa chỉ)

ang11)9)Đơn hàng (Tên nhà cung cấp, loại hàng, số lượng , đơn giá, ngày giaohàng)

10) Hoá đơn nhập (HDNId ,NCCId , địa chỉ, LoạihàngId , số lượng, giá ,ngày nhận , hình thức thanh toán)

11)kiểm kê hàng hóa(ma_phiêukk,ma_nv,ngày lập)12)dự trù(sốhiệu dự trù,ngày lập,ma_hàng,số lượng)

2.Xác định kiểu liên kết:

-Từ qui trình sử lí ta gạch chân các động từ liên kết giữa các thực thể ta có các liênkết:

+Khách hàng lập đơn hàng

+Nhân viên bán hàng kiểm tra hàng

+Nhân viên bán hàng lập hoá đơn bán

+Nhân viên bán hàng lập phiếu xuất.

+ Nhân viên quản lý kho lập hóa đơn nhập

+Nhân viên quản lý kho lập phiếu dự trù

+Quản lí kho lập đơn hàng

+ Nhân viên quản lý kho lập phiếu kiểm kê

+nhà cung cấp giao hàng

+Phiếu xuất gửi đến quản lí kho

+hàng gửi cho khách

+hàng nhập vào kho

+Đơn hàng được gửi cho nhà cung cấp

+Hóa đơn bán được gửi cho khách hàng

3.Định nghĩa ký hiệu sử dụng trong ER mở rộng :

+Một kiểu thực thể được biểu diễn bởi hình chữ nhật gồm 2 ngăn: ngăn trênchứa tên

của kiểu thực thể, ngăn dưới chứa danh sách các kiểu thuộc tính của nó Các kiểuthuộc tính hợp thành khóa chính của kiểu thực thể được gạch dưới, và đặt lên đầudanh sách

Ví dụ:

- Kiểu liên kết :Gồm các thực thể và kiểu liên kết giữa chúngVídụ:

4.Vẽ ER mở rộng :